Efter g e n o m f ö r d granskning b e d ö m e r v i att den interna kontrollen avseende system och rutiner f ö r hantering av kundfakturering inte f u l l t u t ä r tillräcklig.
B e d ö m n i n g e n baseras p å de intervjuer som gjorts med redovisningsenheten samt de verifieringar som g e n o m f ö r t s avseende barnsomsorgsavgifter och s t r ö f a k t u r e r i n g i n o m kommunen. Den interna kontrollen som beskrivs av b e r ö r d a enheter/ förvalt-ningar och som delvis finns dokumenterad b e d ö m s ge bra f ö r u t s ä t t n i n g a r f ö r att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering u t i f r å n ovan n ä m n d a kontrollmål.
Kommunen och redovisningsenheten har inga systematiska kontroller avseende kundfaktureringen. Redovisningsenheten b e d ö m e r att den kontroll som u t f ö r s i samband med betalningsbevakningen samt de m å n a d s v i s a a v s t ä m n i n g a r n a av balanskonton och kundreskontran är bra och tillräckliga k o n t r o l l avseende k u n d -faktureringen.
I samband med granskningen har det f r a m k o m m i t att registrering avseende u n derlag f ö r s t r ö f a k t u r e r i n g sker utan att h a n d l ä g g a r n a p å redovisningsenheten k o n -trollerar uppgifter eller underlag. Med andra o r d litar redovisningsenheten p å att e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r har l ä m n a t korrekta uppgifter och gör ingen särskild kontroll av att s å är fallet. Samtidigt litar chefer p å olika e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r p å att hand-läggare p å redovisningsenheten registrerar r ä t t avgift/taxa och uppgifter u t i f r å n l ä m n a d e underlag. Detta f ö r f a r a n d e kan m e d f ö r a att felaktiga kundfakturor skickas ut utan att detta u p p m ä r k s a m m a s . G e n o m f ö r d verifiering påvisar att det finns en-h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r som en-har interna kontroller f ö r att minska risken f ö r f e l i sam-band med detta.
N ä m n d e r n a s internkontrollplaner omfattar endast kontroll av kundfakturering i b e g r ä n s a d u t s t r ä c k n i n g . Detta b ö r rimligtvis kompletteras med att centrala k o n -troller av redovisningsenheten, b l a i f o r m av stickprov.
G e n o m f ö r d granskning visar p å att en central reglering kring n ä r s t å e n d e t r a n s a k -t i o n e r / - ä r e n d e n saknas i kommunen. Medarbe-tare p å barn- och u-tbildningskon- utbildningskon-toret ser ingen risk i att förvaltningen inte har n å g o n reglering kring n ä r s t å e n d e s transaktioner. De menar p å att inkomstuppgifterna registreras av v å r d n a d s h a v a r n a . Dock visar g e n o m f ö r d granskning att k o n t r o l l av inkomstuppgifterna inte sker enligt r u t i n samt att manuella ä n d r i n g a r är möjliga att u t f ö r a av endast en h a n d l ä g -gare utan att detta kontrolleras av annan h a n d l ä g g a r e eller chef. Eftersom en stor del av kundfaktureringen i n o m kommunen avser o m r å d e n d ä r f ö r e k o m s t e n av n ä r -s t å e n d e -s fakturor ä r -sannolik, b ö r detta reglera-s i en k o m m u n ö v e r g r i p a n d e policy.
Detta med u t g å n g s p u n k t i att kommunen har som ambition att behandla alla med-borgare lika. Medarbetare i n o m kommunen b ö r informeras om risker kopplade t i l l hantering av n ä r s t å e n d e s fakturor och kontroller b ö r g ö r a s av förslagsvis redovis-ningsenheten och/eller chefer p å olika e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r i kommunen.
G e n o m f ö r d verifiering p å tre e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r visar p å interna kontroller som b e d ö m s ge bra f ö r u t s ä t t n i n g a r för att säkerställa en ä n d a m å l s e n l i g kundfakturering u t i f r å n ovan n ä m n d a kontrollmål. E n h e t e r n a / f ö r v a l t n i n g a r n a saknar dock doku-mentation kring de kontroller som u t f ö r s i samband med olika steg i
kundfakture-December2013 Sollentuna kommun PwC
20 av 21
ringsprocessen. F ö r att tydliggöra och möjliggöra u p p f ö l j n i n g av de kontroller som u t f ö r s p å olika e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r , rekommenderas att dessa kontroller doku-menteras.
Granskningen visar att det inte f i n n s n å g r a systematiska kontroller avseende f a k t u rering av barnomsorgsavgifter p å barn och utbildningskontoret. G e n o m f ö r d a i n -tervjuer visar att det finns ett behov av att interna kontroller utvecklas i de system som a n v ä n d s p å barn- och utbildningskontoret, f r ä m s t avseende de inkomstupp-gifter som l ä m n a s av v å r d n a d s h a v a r e och som ligger t i l l grund f ö r att r ä t t avgift fakturereras. Detta f ö r att dels säkerställa att v å r d n a d s h a v a r e erhåller korrekta kundfakturor, dels f ö r att säkra kommunens i n t ä k t e r . Enligt uppgift g e n o m f ö r d e s en kontroll av inkomstuppgifter f ö r fyra å r sedan, vilken m e d f ö r d e 3,5 m n k r i f ö r l o -rade i n t ä k t e r som senare drevs i n .
En f u l l s t ä n d i g verifiering avseende barnomsorgsavgifter p å barn- och utbildnings-kontoret har inte kunnat g e n o m f ö r a s . Endast nio av 30 kundfakturor har kunnat kontrolleras som avsetts, vilket beror p å att kontoret inte i n k o m m i t med väsentliga uppgifter som ligger t i l l grund f ö r faktureringen. Kontoret har i n k o m m i t med f ö r -ldaringar t i l l b e r ä k n i n g a r samt v a r f ö r korrigeringar skett p å kundfakturor. V i har dock inte kunnat verifiera n å g r a av dessa uppgifter/underlag och d ä r m e d inte k u n -nat g e n o m f ö r a en fullständig verifiering av samtliga kontrollerade kundfakturor.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
21 av 21
Bilaga i
Kontroll Vård- och o m s o r g s n ä m n d e n Miljö- och b y g g n a d s n ä m n d e n Bygglovsenheten
S o c i a l n ä m n d e n
Jourhemspoolen och Familjepoolen F ö r s y s t e m Mobipen (tidmätningssystem) och Combine
(verk-samhetsystem)
CASTOR 8
Policy Vård- och omsorgsnämndens författningssamling (uppdaterad/antagen av kommunfullmäktige 2013-05-29) tillämpas. Enligt denna ska en taxa utfärdas.
Utifrån det årliga prisbasbeloppet höjs taxan. Con-trollern på förvaltningen tar fram dessa värden i kronor. Systemansvarige för Combine lägger in värdena i systemet en gång per år utifrån denna beräkning. En ny broschyr tas fram och ett brev går ut till alla berörda för kännedom om förändringen av taxan.
Förvaltningens policy består av taxan som fastställs av kommunfullmäktige.
Enheten har ett samverkansavtal som tillämpas.
Rutin-beskrivning
Redovisningsenhetens rutinbeskrivning för kund-fakturering följs. Enligt uppgift finns en överens-kommelse mellan vård- och omsorgskontoret och redovisningsenheten.
Bygglovsenheten har en dokumenterad rutin-beskrivning som beskriver administrationen avseende underlag för fakturering.
Enheten har två dokumenterade ru-tinbeskrivningar avseende fakture-ring Jourhemspoolen och Familje-poolen. Detta omfattar en arbetsgång med beskrivning av de aktivite-ter/kontroller som ska utföras i sam-band med fakturering samt ansvarig medarbetare för varje
aktivi-tet/kontroll.
Interna kon- Enligt uppgift finns följande interna kontroller: Enligt uppgift finns följande interna kontrol- Enligt uppgift finns följande interna
December 2013 Sollentuna kommun PwC
1 av 5
trollers
Alla utförda tjänster faktureras: I Mobipen finns en löpande redovisning avseende utförda hem-tjänstinsatser av förvaltningens utförare i hemmet.
Alla hemtjänstutförare lägger löpande (varje dag) in i systemet antal matlådor som levereras till kund.
Förvaltningens systemansvariga för Combine och Mobipen gör veckovis återrapportering i Combine för att utförda hemtjänstinsatser ska generera fak-turaunderlag. För övriga insatser, som t ex korttids-boende och dagverksamhet ska antal närvarodagar rapporteras direkt i Combine av förvaltningens utförare. Sedan finns särskilda boenden där brukare betalar fast hyra, mat och omvårdnad. Här ska utfö-rarna rapportera (i en Excel-fil) månatliga be-talar dels utifrån maxtaxa, dels utifrån erhållna tjänster. Detta registreras i Mobipen löpande (varje dag). Biståndshandläggare inom äldreomsorgen gör en löpande kontroll (tre gånger i månaden, fast-ställda tidpunkter av avdelningschef) av utförda an-vänder sig av en beräkningsmall med en taxa som är fastställd av kommunfullmäktige.
Upprättade fakturor överensstämmer med underlag: Bygglovenheten erhåller en rap-port frän faktureringsavdelningen som stäms av mot de fakturaunderlag som skickats till faktureringsavdelningen. fakturaunderl-ag för att säkerställa att alla tjänster är fakturerade till rätt belopp. Vid
3 Interna kontroller som säkerställer en ändamålsenlig hantering av kundfakturering enligt följande kontrollmål:
Alla utförda tjänster faktureras. | Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. | Upprättade fakturor överensstämmer med underlag. | Regi-strering av underlag sker vid rätt tidpunkt. | Fullständig information finns pä fakturor. | Intäkter bokförs till rätt belopp på rätt enhet.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
2 av 5
tjänster i systemet mot beviljade uppdrag. fak-tura, d v s att beräkningar sker korrekt.
Innan fakturaunderlag lämnas vidare till redovis-ningsenheten kontrollerar avgiftshandläggare hela avgiftsfilen. Alla utförda tjänster registreras i Mo-bipen och Combine, vilket ska medföra att korrekt faktura skickas till brukare. Om brukare skulle er-hålla en felaktig faktura tas kontakt med avgifts-handläggare.
Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt:
Förvaltningen skickar fakturor per utförd tjänst för föregående månad till brukare/boende. Registre-rade uppgifter per dag (i Mobipen) utgör faktura-underlag för utförd tjänst på fakturor som skickas till brukare varje månad. Fakturaunderlag genere-ras i Combine genom en integrering mellan syste-men. Enligt uppgift ska systemen vara säkra och inga felaktiga beräkningar eller fel perioder ska kunna uppstå. I samband med fakturakörning framkommer ibland en fellogg där en samlad upp-gift om felkontering erhålls. I dessa fall upplyser förvaltningen redovisningsenheten om detta.
Intäkter bokförs till rätt belopp på rätt en-het: Att bokföring sker till rätt konto på rätt ansvar övervakas av ekonom på klass-ning av verksamheter för årliga avgifter m m (om avgiften överklagas kontrolleras de av
Fullständig information finns på fakturor: I verk-samhetssystemet Combine finns en standardin-ställning med en viss fakturalayout som ska under-lätta för brukarna så att de enkelt kan se och förstå vad de betalar för.
Intäkter bokförs till rätt belopp på rätt enhet: Con-troller på förvaltningen gör en månatlig kontroll av att hyresintäkter, matintäkter samt taxor och
Enligt uppgift finns en reglering på förvaltningen.
Förvaltningens avgiftshandläggare tar fram ett av-giftsbeslut och i samband med den kontrollen tas hänsyn till make/makas inkomst då beräkning av maxtaxa baseras på inkomstuppgifter. Kund ger fullmakt till avgiftshandläggaren att inhämta in-komstuppgifter. Dock ska inte en annan anhörig än den som erhållit tjänsten kunna erhålla fakturor.
Förvaltningen har ingen särskild reglering kring närståendetransaktioner/-ärenden.
Dock anger enheten att kommunen har regler om jäv som följs. En medarbetare får inte på något sätt vara jävig i handläggning av kund-fakturering eller i samband med beslut.
En avgiftshandläggare och en controller som ska granska dels att avgiftsunderlag är korrekta, dels att inkomna förväntade intäkter är korrekta.
Biståndshandläggare (totalt nio medarbetare) ska kontrollera alla utförda tjänster via förvaltningens verksamhetssystem.
Utöver dessa finns två systemansvariga som
ge-Tre handläggare. Fakturering i Jourhemspoolen sker
månatligen. I den processen är tre handläggare involverade. Fakturering i Familjepoolen sker en gång per år där två handläggare är involverade.
nomför löpande kontroller och uppdateringar i systemet. Därutöver är utförare inom korttidsboen-den och särskilda boenkorttidsboen-den ansvariga för uppgifter som lämnas i samband med återrapportering i sy-stemet.
Kontroll av fakturerat belopp mot bokfört belopp sker.
T v å h a n d s -principen
Enligt uppgift tillämpas tvåhandprincipen i enlighet med ovanstående beskrivning.
Enligt uppgift tillämpas tvåhandsprincipen på förvaltningen. En medarbetare räknar ut det belopp som ska faktureras med hjälp av en beräkningsmall, en annan medarbetare gör fakturaunderlag och en tredje medarbe-tare som fakturerar utifrån de uppgifter som finns på fakturaunderlag. Den tredje medar-betaren sitter på en annan förvaltning.
Enligt uppgift tillämpas tvåhands-principen på enheten i enlighet med kommunens attestreglemente med ändrat attestförfarande f r 0 m 2013-10-14 som anger att en ekonomisk transaktion ska attesteras av två per-soner.
Intern-kontrollplan
Internkontrollplanen för 2013 omfattar kontroll av att avgiftsbeslut till brukare är korrekta samt kon-troll av att process vid utbetalande av fakturerade ersättning är korrekt. Förslag ges till att rutin läggs upp för kontinuerlig stickprovskontroll.
Enligt uppgift ingick kundfakturering i in-ternkontrollplanen för 2011 och kommer att ingå i 2014 års internkontrollplan.
Internkontrollplanen för 2013 om-fattar inte kontroll av kundfakture-ring.
Samman-fattning
Se avsnitt 4.1.2. Se avsnitt 4.1.2. Se avsnitt 4.1.2.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
5 av 5