SYSTEMISING BA

Systemising ba definieras som en plats för kollektiva samt virtuella interaktioner, en plats för kombination av redan existerande explicit kunskap. Inom systemising ba återfinns kollaborativa platser där explicit information delas, ofta via nätverk, databaser och dokumentation i en virtuell värld (Nonaka 2002).

Tengbom berättade att teknologin har varit en viktig fysisk faktor till skapandet av lokalerna under hela arbetet. Resultatet blev en mängd skärmar, uppsatta runt om på hela arbetsplatsen, vilka delar med sig av information och kunskap till samtliga anställda. Särskilt tydliga är dessa skärmar vid samlingsplatser som vid hissar, coffice, The Hub och den samlande trappan nära entrén till kontoren. På skärmarna visas för det mesta

informationsteknologi med hjälp av virtuella faktorer (Nonaka 1998).

Informationsteknologi via exempelvis online nätverk och skärmar erbjuder en virtuell miljö för skapandet av systemising ba (Nonaka 2002). Arbetsplatsens olika digitala verktyg kan distribuera en bredare övergripande kunskap och kommer säkerligen vara något som präglar framtida kontor. Dock bör det hållas i åtanke att den empiriska studien är utförd på ett telekombolag med avsikt att vara ledande inom digitaliseringen.

Omfattningen av fysiska virtuella faktorer på arbetsplatsen kan se annorlunda ut inom andra branscher och företag, därmed kan även det empiriska utfallet skilja sig vid en studie av en organisation inom ett annat arbetsområde.

Den kollektiva information- och kunskapsspridningen kan underlättas med hjälp av fysiska virtuella verktyg, som nämnt ovan. Den kollektiva kunskapen utformas i övergripande ämnen, såsom organisationens mål, vision eller eventuella riktlinjer. Med stöd från svaren i undersökningen syns dock inte någon större påverkan på de anställdas individuella kunskap som medarbetarna använder i sitt individuella arbete. Samtliga respondenter menar att den mest omfattande kunskapen som används i arbetet grundas via de mer traditionella icke-fysiska kommunikationssätten som till exempel intranät, sms och mail. Den fysiska miljön kan absolut bidra till systemising ba och således till

kunskapsförädlingen, men än så länge är de mer traditionella icke-fysiska kommunikationsvägarna ledande inom det virtuella kunskapsdelandet.

5.4. Exercising ba

Exercising ba är en blandning av både individuell och virtuell interaktion som skapar en kontext vilken möjliggör för internalisering av explicit kunskap. Den explicita kunskapen övergår vid internalisering åter till implicit kunskap hos individen (Nonaka 2002).

Exercising ba skapar internalisation av kunskap kontinuerligt genom nyttjandet av explicit kunskap (Nonaka 1998). Det skapar en kontext för internalisering av explicita kunskapen vilken ska omvandlas till implicit kunskap (Nonaka 2002). Tack vare ett nära samarbete mellan Tengbom och Telia har kontoret i allra högsta grad utformats efter Telia som organisation. Konceptet Spectrum speed of light baserades på Telias ledord “dare, care, simplify” där resultatet speglas i en öppen, social och energirik omgivning med

roll för Telias uttryck som en digitaliserad organisation. Den fysiska miljön har utformats med hjälp av organisationens mål och värderingar vilket i sin tur är en form av explicit kunskap som konstant finns i omgivningarna på kontoret. Medarbetarna på Telia “andas” dagligen “dare, care, simplify” vilket även respondenterna håller med om. Enligt

majoriteten av respondenterna är det enklare att förstå och arbeta i linje med företagets värderingar och mål då lokalerna utstrålar Telias verksamhet, digitalisering, nyskapande och öppenhet. Liksom tidigare nämnt är arbetsplatsen utformad för att främja personlig interaktion och social aktivitet, att försöka få medarbetare att arbeta i riktning med organisationens mål och vision kan även ses som ett socialt event. Genom ett noggrant, genomtänkt utformande av lokaler där medarbetarna känner sig bekväma kan

medarbetaren bli mer motiverad och känna sig som en del av företaget på således skapas internaliseringen av företagets explicita kunskap. Den fysiska omgivningen förmedlar den explicita kunskapen vilket skapar en atmosfär med Telias värderingar och integritet, detta kan i sin tur omvandlas till individens implicita kunskap.

En annan tydlig aspekt av exercising ba är att denna del har en tydlig koppling till

originating ba. Originating ba skapar som tidigare nämnt sociala möjligheter men även en hemtrevnad för de anställda på företaget. Detta skapar i sin tur internalisering av

atmosfären och således organisationen. Originating ba utgör en bas för exercising ba. Det är viktigt att varje individ känner gemenskap samt trygghet inom företaget för att vidare kunna förkroppsliga det som företaget står för. Exercising ba är möjligtvis extra vitalt för större företag för att nå ut med kunskap till alla sina medarbetare. De anställda är många med olika preferenser och tidigare olika implicit kunskap. Att då försöka få alla att agera i samma linje är komplicerat men med hjälp av exercising ba kan kontext bidra samt underlätta kunskapsförädlingen.

6. Avslutande diskussion

Mål och vision samt utveckling och konkurrens är några av de faktorer som belyser en organisation. Ur bland annat dessa faktorer uppkommer behovet av verksamhetsstyrning. Dock har ny teknologi, tankar om nya sätt att organisera arbetet och nya

konkurrensförhållanden lett till ett behov av förändrad verksamhetsstyrning (Lindvall 2005). “Styrning sker inte enbart med objektiva tekniker, verktyg, med vilka efterfrågad information tas fram. [...] Det är snarare en fråga om en mänsklig aktivitet, som för att fungera väl måste vara förankrad i den föreställningsvärld som präglar individer, grupper och företag.” (Lindvall 2005, s. 22).

I denna undersökning har det framkommit att den fysiska omgivningen kan bidra till styrningen av just faktorer som mänsklig aktivitet vilket Lindvall menar är en stor del av den nya förändrade verksamhetsstyrningen. Han menar även att den ökade betydelsen av kunskapsarbete påverkar styrningen på grund av en allt större insikt i att kunskap är en av de viktigaste resurserna för konkurrenskraft. Samtidigt som det aktivitetsbaserade

arbetssättet styr den mänskliga aktiviteten bland de anställda samt genom fokus på socialt utbyte inom organisationens fysiska omgivningar öppnas möjligheterna för interaktivt kunskapsutbyte.

Det finns även företag som har misslyckats med att implementera kunskapsstyrning samt kritiserat att metoden inte går att använda. Nonaka dementerar dock detta och menar att det är ett missförstånd då de använt teorin som en IT metod som förvaltar kunskap. Medan det egentligen ska ses som kunskapsbaserad styrning, inte som styrning av kunskap. (Nonaka 2002). Men det finns fler forskare som kritiserar ba, exempelvis Constantin Bratianu som menar att Nonakas teori är anpassad efter japansk företagskultur (Bratianu 2010). Han konstaterar alltså att Nonakas teori om kunskapsförädling kan bli förstådd i den japanska företagskulturen, dock är teorin svår att applicera och förstå inom andra företagskulturer.

En annan aspekt är att ba som modell kan berika andra forskningsperspektiv. Exempelvis finns det nu en pågående diskussion av sociomateriella aspekter, här kan ba vara

det finns inte heller något materiellt som inte är socialt” (Orlikowski 2007). Detta visar även på rikheten inom ba och dess möjligheter att appliceras inom andra

forskningsområden.

7. Slutsats

Studiens syfte var att undersöka hur den fysiska miljön påverkar kunskapsförädlingen inom en organisation. Undersökningarna har sedan visat att den fysiska omgivningen förtydligar och underlättar interaktion och skapandet av karaktär men skapar inte kunskapen i sig. Kunskapen förädlas via de mer traditionella verktygen som manualer, intranät, mail etcetera. Däremot kan den fysiska miljön spegla företagets vision och fungera som en riktlinje för de anställda.

Således underlättar den fysiska miljön kunskapsdelningen och kunskapsförädlingen inom organisationen.

En slutsats är vikten av utformandet av den fysiska miljön vilken bör syfta till att skapa en atmosfär som bas där kunskapsförädlingen grundas. De fyra olika typerna av ba

samverkar och skapar utrymme för kunskapsförädling. Undersökningen visar att originating ba och exercising ba tillsammans kan skapa en fysisk atmosfär vilken är betydande för ett fortsatt kunskapsdelande. Dialoguing ba och systemising ba bidrar till denna atmosfär genom materiella ting som designade möbler, arbetsytor och teknisk utrustning. Originating ba och exercising ba skapar däremot atmosfären. Den individuella medarbetaren ges genom sociala stimulerande omgivningar en känsla av hemtrevnad och trygghet vilket i sin tur leder till att de hellre arbetar på kontoret än hemifrån. Tack vare en grundläggande tanke att förmedla organisationens kärna i den fysiska omgivningen arbetar således varje medarbetare i en miljö anpassad för organisationen vilket

förhoppningsvis skapar en känsla av samhörighet med företaget i stort. Den fysiska omgivning är inte endast den materiella miljön utan även känslan som skapas.

Till detta hör även vikten av social interaktion för att skapa en omgivning för

arbetsplatser och arbetsupplägg, vilket leder till en interaktiv och rörlig miljö mellan anställda. En stor organisation kräver en bra sammanhållning och tydlig karaktär eftersom de har många anställda med olika kvaliteter, arbetspreferenser och implicit kunskap. Därav krävs det att organisationen anpassar sin fysiska arbetsmiljö för samtliga anställda. Studien har även bidragit med insikten om vikten av närhet till sina kollegor inom

organisationen för att utbyta kunskap. Med fler medarbetare under samma tak är det enklare att skapa sociala interaktioner, speciellt över avdelningsgränserna.

Avslutningsvis kan tilläggas att fallstudien har grundats i ett företag med ambitioner att bli digitalt ledande inom telekomteknologin. Detta kan påverka undersökningens utfall gällande de virtuella faktorerna i lokalens fysiska miljö. Således går det inte med säkerhet att säga om undersöknings resultat är applicerbart på alla branscher och organisationer.

7.1. Förslag på vidare forskning

Många gånger under arbetet med studien, särskilt under den empiriska insamlingen, har ordet företagskultur uppkommit. Flera respondenter menar att en fysisk förändring även kan visa på hur organisationen vill att företagskulturen ska se ut. Den här uppsatsen har behandlat ämnet styrning och kunskap och således har kulturaspekten undvikits. Dock kan vidare forskning kring den fysiska omgivningen och dess skapande av- alternativt påverkan på företagskultur vara intressant. Som tidigare nämnt är även kopplingen mellan ba och sociomaterialitet ett intressant område att forska vidare inom.