I detta avsnitt kommer en teoretisk referensram att presenteras. Denna är uppdelad i två delar där respektive del presenterar relevanta teorier till var sin problemfråga (se Figur 3.1). Teorier som tas upp i del 1 behandlar problemfråga 1 och därför kommer dessa teorier att vara generella logistiska begrepp som kan tänkas beröras vid inköp från Kina. Medan den andra delen tar fram teorier som behandlar problemfråga två, vilket innebär lösningsteorier till de problem som identifieras.
3.1 Del 1
3.1.1 Leverantörsval
Det spelar ingen roll vad för sorts företag det handlar om, det första steget ett företag bör ta vad gäller handel med Kina är att välja rätt leverantör. Eftersom det kan finnas skillnader mellan köpande företag och leverantör vad gäller deras intressen, kapaciteter, egenskaper och kulturer, krävs det att företag är väldigt noggranna när de ska välja leverantörer. Detta för att försöka minska på de skillnader som kan leda till problem mellan västerländska och kinesiska företag. (Tian, 2007)
Figur 3.1 Del av analysmodell som beskriver den teoretiska referensramen
Problemfråga 1
Vilka problem stöter företag på vid inköp från Kina och varför uppstår dessa problem?
Problemfråga 2
Vilka åtgärder kan företag vidta för de problem som uppstår vid inköp från Kina?
Enligt Tian (2007) finns det en del olika kriterier när företag ska välja samarbetspartner i Kina. De huvudsakliga kriterierna som författaren nämner är strategic fit, capacity fit och organization fit.
Strategic fit
Detta kriterium handlar om att det är viktigt för företag att deras strategier går att anpassas till de strategier som deras partner har. När företag ska välja leverantör, går det inte att förvänta sig att den andre har exakt samma strategier som en själv. I verkligheten finns det alltid skillnader, därför är det viktigt att försöka hitta leverantörer med strategier som går att komplettera med sina egna strategier. (Tian, 2007)
Capacity fit
För att företag ska kunna uppnå detta kriterium krävs det att båda parterna strävar efter att kunna uppfylla varandras behov och är kapabla till att hjälpa varandra för att uppnå deras respektive strategiska aktiviteter. Detta är viktigt för att samarbetet ska lyckas, uppfyller inte företagen varandras behov kan det leda till att samarbetet misslyckas. Det kan hända att ett kinesiskt företag har en väl etablerad kundbas, men detta innebär inte att det är ett företag som bör väljas som partner. Det är viktigt att se till att hitta de leverantörer som passar ens egen verksamhet. (Tian, 2007)
Organization fit
Det är även viktigt för företag att ta reda på hur den kinesiska leverantörens egenskaper ser ut. Faktorer som företag bör lägga fokus på vid val av leverantörer i Kina, kan vara att exempelvis se på hur ledarskapet ser ut, hur bra leverantören är på att lära sig saker, har de erfarenhet vad gäller handel med utländska företag och hur hanterar de arbetskraften. Detta är faktorer som kan påverka hur samarbetet kommer att fungera i framtiden. (Tian, 2007)
En annan viktig faktor som företag behöver vara medvetna om att det finns tre stycken grova uppdelningar av ägarskap i Kina. Dessa är antingen statligt, kollektivt eller privat ägda företag. De behöver även veta vad som är för- och nackdelar med respektive typ. Beroende på vad företag har för mål och strategier, skiljer sig inriktningen på val av leverantörer med olika ägarskap. Exempelvis om ett företag som vill ha goda kontakter med regeringen och vill uppnå marknadspenetrering genom kontakter är statligt ägda företag att föredra. Däremot om företag har som mål att göra stora vinster är privatägda företag att föredra som partner. (Tian, 2007)
3.1.2 Leverantörsrelationer
Som företag finns det alltid en strävan efter att kunna erbjuda kunder ett bra erbjudande som möjligt. För att möjliggöra detta måste det finnas en stark relation mellan företag och leverantör och en stark relation kräver att en tät kontakt hålls. Sker inget bra samarbete är det i princip omöjligt att nå optimalt nyttjande av resurser hos bägge parter. (Axelsson & Laage-Hellman, 1991)
Starka relationer ligger också till grund för att företag ska kunna genomföra lyckade inköp, tanken med nära relationen är i detta fall att skapa så kallad “win-win”
situationer så att båda parter gör sitt yttersta för att gynna samarbetet. Genom flexibilitet i relationen söker båda parter ständigt efter förbättringar och effektivisering som skall gynna båda parter. Det formella i relationen är av stor vikt även det då samarbetet regleras av kontrakt och avtal som slutits mellan parterna.
(Skoog & Widlund, 2001)
På grund av den ökande outsourcingen och det ökande beroendet av leverantören har det lett till att leverantören inte enbart påverkar ett företags totala kostnader, utan har även en påverkan på företagets kundservice. Detta leder till att företagen utvecklar program med mål att förbättra relationen med leverantörerna. Det innebär dock inte att företagen ska utveckla och skapa starka relationer med alla sina leverantörer, det
brukar oftast delas upp i olika kategorier beroende på hur stark relation företag vill ha med respektive leverantör. (Weele, 2010)
3.1.3 Kinesisk affärskultur
De tre grundpelarna till att skapa förståelse för den traditionella kinesiska kulturen är guanxi, face och renqing. (Worm, 1997)
3.1.3.1 Guanxi
Inom det kinesiska affärslivet är det viktigt med nätverkande, den personliga kontakten och tilliten går före den formella ordningen. Kinesiska folket kallar detta för guanxi och ordet kan bäst översättas till det svenska ordet kontakter. Konceptet är på inget sätt unikt för Kina utan är även vanligt inom det västerländska samhället. Det kinesiska folket har dock tagit det till en högre nivå där guanxi genomsyrar den sociala ordningen. Det kan ifrågasättas huruvida användandet av guanxi direkt påverkar företag som handlar med Kina, däremot kan det påstås att det hjälpt företagen lösa många praktiska problem. (Tian, 2007) Kineser värderar personliga relationer väldigt högt och ett vanligt uttryck är att en persons värde motsvaras av dennas relationer. Således kan en person öka sitt eget värde genom att ha många relationer. (Worm, 1997)
3.1.3.2 Face
Begreppet face, som till svenska översätts till ansikte, är ett begrepp som används inom alla kulturer i världen. I Kina är begreppet dock mer rotat i samhället än på många andra ställen. Begreppet står för en slags social status där varje individ kan förlora, behålla och vinna ansikte, en individs värde står för hur andra människor uppfattar individen. En individ förlorar ansikte om han inte når upp till de förväntningar som ställs på honom, antingen genom handlingar som han själv utgör eller någon som står honom nära. (Worm, 1997) Att ge någon annan ansikte, det vill säga göra att denna person vinner ansikte, är det som särskiljer kinesernas syn på fenomenet mot hur västerlänningar ställer sig till det. Detta är nära besläktat med
guanxi då det är mycket troligare att skapa en god relation med någon som alltid ger en face. Det finns således mycket att vinna på att utnyttja sig av det och ifall detta inte görs riskerar företaget att bli åsidosatt, särskilt bland de äldre generationerna.
(Ambler & Witzel, 2000)
3.1.3.3 Renqing
Renqing betyder tjänster och är en stor aspekt inom guanxi, människor kopplas samman inom nätverket genom att utbyta tjänster med varandra. Om en person i nätverket inte återgäldar en tjänst kommer denna att förlora ansikte, således kopplas begreppen guanxi, face och renqing nära ihop med varandra. (Worm, 1997) Att ge tjänster till en svagare part är även ett sätt att visa sin makt i hierarkin, vilket även ger en själv ansikte, den som har erhållit en tjänst förväntas även att återgälda denna när det behövs. En svagare länk i nätverket kan använda sig av detta, denna kan ge ansikte till en starkare länk genom att be denna om en tjänst. Tjänster används också som ett sätt för att utveckla vänskaper i Kina, en tjänst bör dock alltid återbetalas i större värde och den som mottar tjänster bör för vänskapens skull ha en stark vilja att återbetala den. En främling i ett nätverk kan även ta initiativet att visa sitt åtagande till de andra parterna genom att ge tjänster till de parter som behöver hjälp, detta är helt i ordning i det Kinesiska samhället och kommer alltid att uppskattas. (Su &
Littlefield, 2001)
3.1.3.4 Kommunikation
När två kulturer möts som talar olika språk är det viktigt med korrekt översättning, dock blir den aldrig perfekt. Ett vanligt problem är att det inte finns någon direkt översättning av ett ord mellan de två språken, ett målande exempel är hur eskimåerna har många olika ord för snö när engelskan endast har ett. Det finns även ord som på det ena språket kan ha flera betydelser som kan vara svåra att förstå, om man inte har insikt i det andra landets kulturella värderingar. Ett och samma ord kan, trots att det finns en direkt översättning i det andra språket, ha helt olika betydelser för de olika
exempelvis svenska till kinesiska, för att sedan översätta tillbaks till svenska.
Resultatet jämförs sedan med originalet och processen kan ofta leda till ganska lustiga översättningsproblem. (Jandt, 2007)
3.1.4 Ledtid
Att börja handla med Kina innebär att det geografiska avståndet ökar och transporterna blir då givetvis längre. Det ökade avståndet gör inte bara att transporttiden blir längre, det medför även en större variation i ledtid. Att det uppstår variation i ledtid medför en osäkerhet hos företaget, detta tvingar dem till att hålla en buffert, det vill säga att de lagerhåller lite varor som skall kunna täcka en sen leverans. En ytterligare faktor som gör att företag tvingas hålla lager är att det geografiska avståndet medför viss tröghet i kommunikationen som försvårar prognostiseringar. (Dornier, Ernst, Fender, & Kouvelis, 1998)
3.1.5 Volym
När företag gör inköp placeras varor på lager, beroende på i vilken kvantitet inköpet är varierar storleken på lager, därmed blir kostnaden för lagerhållning högre vid stora inköp. En anledning till att göra stora inköp, trots den ökade lagerhållningen, är att högre inköpskvantiteter kan ge lägre inköpspris vilket i sin tur leder till ett bättre resultat. När ett företag skall köpa in produkter från Asien, närmare bestämt Kina, krävs det som oftast att det beställs stora kvantiteter på grund av de långa ledtiderna.
(Gadde & Håkansson, 1998) För att uppnå maximal lönsamhet bör företag eftersträva efter att nå en så hög fyllnadsgrad som möjligt. (Jonsson & Mattsson, 2005)
3.1.6 Kapitalbindning
Lager är något som företag oftast inte vill ha och som associeras med kostnader, dock behöver inte lager vara negativt om storleken på lagret är rätt (Lumsden, 2006).
Lagrets syfte är att täcka variationer som sker i efterfrågan under olika perioder och samtidigt ge stordriftsfördelar i produktionen. Den stora fördelen som erhålls av att
hålla stora lager är att servicenivån till kunderna blir hög, men till en kostnad av att kapital binds upp i lagret. (Jonsson & Mattsson, 2005)
Kapitalbindning är ett ekonomiskt begrepp som visar hur mycket kapital företag binder i exempelvis råmaterial och komponenter. I de flesta företag finns det tillgångar och dessa är uppdelade i kategorierna anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Kapital binds när en investering i en tillgång sker, till exempel vid köp av fabrikslokaler eller att artiklar lagerhålls. När kapital binds betyder det att företagets kassaflöde och även betalningsförmåga påverkas. Kapitalbindningen påverkar lönsamheten direkt men också leveransservicen indirekt. I företag är en hög kapitalbindning inte önskvärt och helst vill företag reducera denna till en optimal nivå. (Jonsson & Mattsson, 2005)
3.1.7 Kvalitetssäkring
Inköp handlar om att säkerställa att de produkter som köps in uppfyller de krav på kvalitet som ställts. Denna uppgift brukar inköpsavdelningen ha ansvar för, där deras uppgift är att exempelvis se till att leverantörerna håller det som båda parterna har kommit överens om. Det kan exempelvis handla om leveranstider, kvantiteter och priset. Detta leder till att inköparna ibland behöver använda sig så kallad kvalitetsstyrning, till exempel ISO-certifiering. (Weele, 2010)
Enligt Weele (2010) är kvalitetssäkring ett sätt att försäkra sig om att kraven blir uppfyllda och genom att ta hänsyn till följande punkter kan kvaliteten med högre sannolikhet säkerställas:
Grundkraven för transaktionen
Se till att alla parter är medvetna om kraven som ställs
Se till att båda har koll på att kraven uppfylls
Analysera och kontrollera avvikelserna som sker ifall kraven inte uppfylls.
Kvalitetssäkring är även ett viktigt kriterium när företag ska välja sina leverantörer.
Det är en faktor som bör ta hänsyn till när företag ska avgöra om en leverantör passar en eller inte. De behöver se till om leverantören klarar av att hålla den kvalitetsstandard som eftersträvas. (Weele, 2010)
3.2 Del 2
3.2.1 Kommunikation
Vid kommunikation med den kinesiska parten är det viktigt att ta i beaktning vilken roll som personen har i byråkratin då det kinesiska folket hanterar auktoritet annorlunda än i västvärlden. I väst har auktoritet ofta rätt att säga båda ja och nej i en förhandling, där den ansvarige i det Kinesiska företaget endast brukar ha auktoritet att säga nej. (Ambler & Witzel, 2000) Vid direkt konfrontation med den kinesiska affärsmannen finns även risken att han istället för att säga nej, helt sonika blir tyst, försöker byta samtalsämne eller kommer med vaga och diffusa svar. Det kan därför vara lämpligt att använda sig av en kinesisk agent, inte så mycket för språkliga anledningar utan för de kulturella tolkningar som denna kan bidra med. Genom att använda sig av en mellanhand kan alla frågor öppet hanteras med denna, sedan kan agenten sköta förhandlingen och kompromissandet. (Graham & Lam, 2003)
3.2.2 Prognostisering
En prognos är en uppskattning om hur framtiden ser ut och innehåller gissningar om vad som kommer att hända. Det är ett sätt för företag att uppskatta hur stor efterfrågan de kommer att möta, för att underlätta planeringsarbetet för hur de skall fördela sina resurser och om de eventuellt bör göra några nyinvesteringar eller nedskärningar. Desto mer som företaget tillverkar, eller beställer, mot kundorder desto större blir behovet av goda prognoser, med det sagt är prognoser även viktiga för företag som producerar mot lager. (Olhager, 2000)
3.2.3 ISO 9001
Kvalitetsledningssystem är ett ledningssystem som företag kan använda sig av för att leda och styra aktiviteter med anknytning till kvalitet. Genom planering av processer, resurser och dokumentationer som används för att nå upp till de utsatta kvalitetsmått som företag arbetar efter. Ett typiskt sådant här system är det så kallad ISO 9001 som används av miljontals företag världen över. ISO 9001 är en certifiering som grundar sig på 58 stycken krav baserat på åtta principer och uppfyller ett företag dessa krav kan de bli certifierade. (SIS, 2002)
ISO 9001 innehåller en del krav på inköpsprocessen vilket kan vara användbart vid inköp ifrån Kina. Det står att i ISO 9001 kraven att ”Organisationen skall säkerställa att inköpt produkt uppfyller specificerade krav” vilket innebär att företag innan inköp kan påbörjas måste skriva en tydlig specifikation över vilka krav som ställs för en godkänd produkt. Det skall i specifikation inte finnas det minsta lilla tvivel om vad som begärs av produkten, denna skall helst lämnas skriftligt tillsammans med ritningar och krav på leveranstid för att minimera risken för fel. (SIS, 2002)
När företaget skall hitta en lämplig leverantör bör de se efter ett antal punkter enligt ISO 9001 dessa är: (SIS, 2002)
Hur tillförlitlig leverantören är
Om de kan de leverera det som önskas
Om leveranstiden och priset är godtagbart
Om leverantören har bra anseende och är kreditvärdiga
Har dem ett kvalitetssystem och bra referenser
”Rätt sak i rätt tid till rätt pris och i rätt kvantitet och kvalitet.” (Engblom, 1997)
4 Empiri
Efter att ha presenterat den teoretiska referensramen kommer författarna i detta avsnitt att lyfta fram fem företag som valts ut för intervju. Även i detta avsnitt kommer det att delas upp i två delar där respektive del behandlar varsin problemfråga (se Figur 4.1). Den första delen av empirin presenterar intervjuomgång 1 där alla fem företag är med och syftet med denna intervju är att få fram material för att kunna besvara på problemfråga 1. Medan den andra delen presenterar intervjuomgång 2 där enbart tre av fem företag är med och syftet med denna intervju är att få fram material för att kunna besvara på problemfråga 2.
4.1 Intervjuomgång 1
Nu när den teoretiska referensramen har presenterats kommer författarna i detta avsnitt att lyfta fram fem företag som valts ut för intervju. Därmed kommer de in på det andra steget i analysmodellen. Dessa fem företag är Flugorna, Galvin Green, Hall Miba, Vartex och Vendotec. I Tabell 4.1 och Tabell 4.2 visas kort information om
Problemfråga 1
Vilka problem stöter företag på vid inköp från Kina och varför uppstår dessa problem?
Problemfråga 2
Vilka åtgärder kan företag vidta för de problem som uppstår vid inköp från Kina?
Figur 4.1 Del av analysmodell som beskriver intervjuomgångarna
respektive företag för att läsaren enklare skall följa den röda tråden genom avsnittet, slutligen kommer en sammanställning av de vanligaste problemen som företagen stött på vid handel med Kina.
Flugorna Vendotec
Antal heltidsanställda 3 st 2 st
Deltid 0 st 0 st
Omsättning (tkr) >1 000 Ca 1 000
Produkttyper Flugor och näsdukar Låsanordningar för elektroniska apparater
Handel med kina (cirka/år)
3 1
Syfte med inköp Låga inköpspriser Låga inköpspriser, brist på alternativ
Antal leverantörer i Kina
1 st 6 st
Andel inköp från Kina 100 % 80 %
Tabell 4.1 Sammanställning av företag som har handlat med Kina i mindre än 3 år
Galvin Green Hall Miba Vartex
Antal heltidsanställda 25 st 15 st 20 st
Syfte med inköp Låga inköpspriser Låga inköpspriser Låga inköpspriser Antal leverantörer i
Kina
10 st 6 st 8 st
Andel inköp från Kina 30 % 10 % 66,5 %
Tabell 4.2 Sammanställning av företag som har handlat med Kina i mer än 3 år
4.1.1 Flugorna
Flugorna är ett småländskt företag som är verksamma inom klädbranschen. De tillverkar och säljer egentillverkade flugor och näsdukar. Företaget startade för tre år sedan och består idag av tre personer och omsätter under en miljon kronor
Företaget började direkt vid uppstarten av verksamheten att köpa hem textiler från Kina till sin tillverkning. Anledningen till att de började göra inköp ifrån Kina var att priserna på textiler i Sverige och norden var väldigt höga. Att det just blev Kina som de valde att köpa in ifrån grundar sig i att de erhöll en hög kvalitet på materialet till väldigt förmånliga priser och att de kunde tillverka egendesignade mönster på textilen. För att hitta lämpliga leverantörer sökte de kontakter via alibaba.se och fann där en som lämpade sig bra dock kände dem en osäkerhet i vilken leverantör dem kunde lita på eller ej. Redan vid det första köpet stötte företaget dock på ett problem, nämligen hur kvaliteten på materialet skulle säkerställas,
“Man köper verkligen grisen i säcken första gången” – Robin Johnsson
Löpande problem de stött på under åren som gått är att betalningslösningar som Western union blir väldigt dyrt för ett litet företag som flugorna och därför lett till en hög kostnad då de inköpen från Kina utförs ofta.
Det finns även en del positiva sidor som de verkligen tyckt varit bra. Först och främst har kommunikationen varit oerhört bra då de lätt kunnat få tag på leverantören via skype, msn och mail oavsett tid på dygnet. Leverantörens kontaktperson har även haft väldigt goda kunskaper inom engelska och alltid varit väldigt service minded vilket de funnit otroligt väderfullt vid skapandet av deras affärsrelation. Dock har de stött på problem med Kinas affärskultur, de fick tips om att det var väldigt lätt att pruta ner priset på varorna som skulle beställas hem och gjorde därför detta utan någon protest ifrån leverantören, men när leveransen anlände var kvaliteten på textilen väldigt mycket lägre än tidigare, vilket medförde en ekonomisk förlust. Efter detta har företaget aldrig diskuterat priserna igen.
4.1.2 Galvin Green
Galvin Green är ett ledande företag i Storbritannien och Skandinavien inom
Galvin Green är ett ledande företag i Storbritannien och Skandinavien inom