Teoribaserad analys och diskussion utifrån organisationens perspektiv

Här genomförs en analys och diskussion med utgångspunkt i teorikapitlet informationssystem och användbarhet.

Jayaratna (1994) menar att ett informationssystem ska ses i förhållandet till sin verksamhet. Informationssystem existerar inte för sin egen del utan för att stödja en verksamhet. Jayaratna menar vidare att i dagens konkurrens mellan olika verksamheter är det viktigt att

informationssystemet utformas på rätt sätt. Därför tycker jag att processynsättet är en bra metod att verkligen synliggöra vad som verkligen görs och av vem, dessutom är det kundfokusering i första hand. Observera att detta förutsätter att de som verkligen arbetar i processen och kan alla aktiver är med vid kartläggningen.

Jayaratna menar att en svaghet som många metoder har är att de egentligen inte bryr sig om vad som händer i organisationen, men det upplever jag att det gör processynsättet med rätt perspektiv. Men förutsatt att filosofin utgår från ledningen och att ett processynsätt införs i organisationen innan systemet. Detta stämmer då bra överens med vad Jayaratna menar att en stor vikt bör läggas på att förstå organisationen och dess syfte, för att designa ett bra system. Systemet designas sedan efter aktiviteterna och deras syften. Även Gulliksen & Göransson menar att man måste på absolut bästa sätt samla in den kunskapen om användarna, och det bästa sättet är genom att mer eller mindre leva i deras arbetsmiljö. Vi måste alltså ut till användarnas arbetsplats för att lyckas fånga saker som inte går att fånga på annat sätt än med fysisk närvaro. Processmodelleringen med användaremedverkan ger en bra grund för att få fram ”vad som görs” och ”vem som gör vad”. Att sedan modellera idagprocess respektive imorgonprocess ger användarna ett bra sätt att påverka till en effektiv process. Vissa kan påpeka att det bara kommer att ställa till problem för användarna är bara oense och vill ha sin egen personliga vilja igen. Visst kan det vara så, men då gäller det att ha en bra ledare som kan lyfta blicken och lotsa användarna till en gemensam lösning, som är effektiv för både intern och extern kund.

Jag upplever att metoden verkligen visade på de svagheter och styrkor som finns i systemet. Metod visade klart på att huvudprocessen är den process som fungerar sämst medan många stödprocesser fungerar mycket bättre. Nu är systemet ett standardsystem som är mer

Utvärdering av IT-system

_________________________________________________________________________ effektivt, medan vissa delprocesser som exempelvis servicemarknad är väldigt effektiv och kan stödja huvudprocessen bra. Men både Jayaratna, (1994)och Gulliksen & Göransson, (2002) påpekar vikten av att förstå användarna för att skapa effektivare informationssystem och då är frågan om inte en leverantör av ett branschsystem bör ha bättre kännedom om respektive målgruppers behov. Det har de säkert, men de ser inte återförsäljarens verksamhet i processer utan i egna avskilda funktioner, och det gör även återförsäljarna. Men även om de har det synsättet så finns de viktiga funktionerna, men de är inte effektiva.

Även om återförsäljarna skulle vilja ändra sitt arbetssätt till ett mer processinriktat sådant så kan det inte införas utan vidare, utan det kräver en noggrann planering för att detta påverkar organisationens kultur, status, arbetsfördelning, och sociala kontext etc. Jayaratna (1994) menar att många företag inte tar någon som helst hänsyn till en organisationsförändring. Det finns alltså kritiska faktorer som påverkar om systemet ska bli en framgång eller inte. Det behövs alltså kännedom innan införandet och en planering hur omläggningen ska göras. Det kan handla om hela organisationens arbetssätt och sådant ändras inte under ett par veckor. Jag menar att med processmodellering som utvärderingsperspektiv så måste även utövaren granskas för sitt syfte. Min uppfattning av metoden är att den är bra men att det är utövaren som bestämmer syfte och perspektiv. Det som är en nackdel med metoden är att den inte möter användarnas icke-funktionella krav. Därför kan en perfekt modellerad process i ett IT- system som utgår från användarnas behov bli helt ineffektivt p.g.a. av att gränssnitten inte har en bra användbarhet som bidrar till en effektiv arbetssätt. Detta har lämnats helt åt godtyckligt tyckande.

Utvärderingsmetoden processmodellering påvisade att de målgrupper som var mest

tillfredsställda med det nya IT-systemet var målgrupper som definierades som stödprocesser, vilket innebär att det enligt processynsättet är huvudprocessen som har flest brister. Detta ser jag som en stor nackdel för även om återförsäljarna inte arbetar processorienterat så påverkar det deras kapacitet att arbeta effektivt. Nu har de blivit lovade att många av problem ska åtgärdas vid nästa uppdatering men det får inte innebära konsekvenser, som t.ex. att

gränssnittet tappar sin ledtext för leveransansvariga. Det påminner dock om liknade problem som Ljungberg & Larsson (2001) tar upp att varje programversion är full av buggar som måste elimineras i uppdateringen. De nya versionerna innehåller dock nya möjligheter, vilket också innebär att ett antal nya buggar förs in.

Återförsäljaren har inlett en diskussion om att införa ett mer processorienterat arbetssätt, men målgrupperna är starkt funktionellt inriktade. Men ur konkurrenssynpunkt är det viktigt att se vilka olika möjligheter som finns och som Ljungberg & Larsson (2001) beskriver är en verksamhetsprocess det som utgör att system kan förverkliga affärsidén. Det är processerna som skapar värde för kunderna. Processerna avgör vad som produceras men också hur. I en tid när differentieringen svårligen uppnås på basis av eventuell fysisk produkt, är processerna ofta det enda som skiljer det ena företaget från de andra. Därför sågs de nya IT-systemet som en naturlig del i strategi att effektivisera verksamheten. Viktiga moment har datoriserats så som säljdokumentet mellan säljare och leveransansvarig. En annan effektiv funktion har

8.4 Utvärdering med Målbaserad utvärdering