Google har 5,8 miljoner träffar på GTD. Googla termen ”my GTD sys-tem” och du får över 100 000 träffar, 100 000 permutationer.
Detta kapitel ger en överblick över GTD-systemet, tillräckligt mycket för att du ska komma igång. Här finns också mina invändningar mot tradi-tionell GTD, för jag tror att traditradi-tionell GTD försöker gripa in mer i ditt liv än som behövs. Och därutöver ingår mina advokatspecifika knep för att du ska dra nytta av mina GTD-tips utan att drunkna i smådetaljer. Se min webbsida 6minutrule.com för mer synpunkter på traditionell GTD.
GTD är inte en sak, det är ett synsätt. Det är ett sätt att hantera alla olika ”inputs” i ditt liv och göra allt som kommer in genom din dörr till
ett standardiserat ”output”, vanligtvis i form av en handling. Kärnan i GTD är en reducerande process. Genom att minska antalet möjliga output-åtgärder som vilken input som helst kan skapa, så hjälper sys-temet oss att renodla och förprogrammera våra åtgärder, något som förenklar ett ordnat arbetsflöde. För GTD-veteraner är metoden kraftfull inte bara genom att styra upp rutinärenden utan även hur man hanterar
”skruvbollar”.
Traditionell GTD föreskriver följande strikta angreppssätt för alla inputs:
1. Först: samla alla inputs på ett ställe, din ”hink”.
2. När du väl har samlat allt ska du åtgärda varje inkommande ärende.
3. Din åtgärd resulterar i något beslut för varje ärende.
4. Om nödvändigt så omvärderar du din metod så att du är säker på att nya inputs samlas in på ett lämpligt sätt.
5. Slutligen så agerar du enligt besluten av dina åtgärder.
Det finns ytterligare två grundregler, och de måste hållas okränkbara:
Grundregel 1: Hantera varje inkommande ärende en gång och bara en gång. Följdsatserna är: kasta inte om ordningen i de ärenden som finns i hinken och lyft inte ut ärenden ur hinken och börja arbeta med dem, om du inte tänker åtgärda hela hinken.
Grundregel 2: Omarbeta obönhörligt.
Dessa fem steg och de två grundreglerna är allt du behöver veta.
David Allens GTD har många andra steg plus någonting som han kallar
”reviews” och lite annat, men jag tror inte att du behöver det. Jag prak-tiserar en sorts ”GTD Light”.
Allens andra tankar, som ”horisonter och fokus” osv. går över huvudet på mig. Och eftersom det inte har minskat mina vinster när jag började tillämpa mitt eget GTD i mitt arbete så tror jag att du också klarar dig bra med mitt slimmade GTD du också.
Det centrala i min GTD-version är att ange ett ”nästa steg” för varje input.
Varje input, oavsett hur komplext det verkar vara (t.ex. det 900 ord långa mailet från en klient som ställer en luddig lagfråga), reduceras till en åtgärd.
Åtgärder kan hanteras. Åtgärder är mätbara. Åtgärder kan räknas.
Mitt kontor har tre ”hinkar”. Den första är min inkorg för fysisk post. Det är en verklig plastlåda längst bort på mitt skrivbord närmast dörren. Den är märkt med ”IN”. Den andra är min mailbox i datorn. Den tredje är min telefonsvarare. De flesta av mina klienter har mitt direktnummer och behöver inte passera min assistent.
En normal dag kan jag få mellan 10 och 25 brev. Den posten, staplad i min inkorg är mellan 2 och 30 centimeter hög en vanlig dag. En normal dag tar jag emot 5 klientsamtal och 10 andra samtal. Jag får mellan 30 och 150 mail per dag, skräpmail oräknade. Beroende på veckodag (måndagar är värst) kan dessa siffror vara större eller mindre. Utöver detta så är jag bara på kontoret tre dagar i veckan. En normal månad är jag i domstol mellan åtta och tolv dagar i rätten. Nackdelen med detta är att när jag kommer till kontoret så har två eller tre dagars post stap-lats på bordet, om inte mer. Jag behövde verkligen hitta en metod att bearbeta denna restlista.
Från ”hinkarna” åtgärdar jag varje ärende i den ordning de kommit in (grundregel 1). Varje input får exakt rätt åtgärd:
delegera det, arkivera det, för in i kalendern, åtgärda det, skjut upp det eller kasta bort det.
När väl detta är gjort går jag över till mina plikter, mina kalenderärenden och mina projekt.
Jag lyckas tömma mina input-”hinkar” (röstbrevlådan, postlådan och mailboxen) varje dag. Ingenting lämnas. Ingenting föser jag tillbaka till inboxen. Jag sover gott, mest beror det på att jag beter mig anständigt mot mina motståndare, men också eftersom jag vet att allt blir gjort och ingenting hamnar mellan stolarna. Jag har ett pålitligt system för att hantera mina inputs och styra mitt arbete och mina åtaganden.
Nästa kapitel kommer att visa dig in i minsta detalj hur du kan föränd-ra din nuvaföränd-rande verksamhet till ett GTD-liknande arbetsflöde. Kapit-len därefter handlar om inflödet till min verksamhet som advokat (post, mail, telefon) och visa hur GTD kan användas för att öka din produktivi-tet och minska din stress.
GTD-processen i sig är reducerande som du just har läst, det finns ett begränsat antal ”responser” till varje ”stimuli”. Jag har reducerat David Allens GTD-metod ytterligare genom att bokstavligen stryka allt från de mer abstrakta funderingar som Allen stöder.
Jag rekommenderar verkligen att du läser hans böcker. De är många och de är ordrika. Allen tror att hans ”system” kan användas även till de Stora Frågorna (vem jag är, vilka är mina livsmål? osv). Men efter-som jag är en konkret tänkare och kanske saknar personlig insikt eller spiritistisk mognad (kan vara en tillgång för den moderna advokaten!), så undviker jag den typen av resor i mitt inre och därför hamnar Allens resor i den inre världen på golvet i mitt arbetsrum.