Arbetsstrukturer för minskad stress och ökad produktivitet
SEXMINUTERSADVOKATEN
GREGORY LOIS
First Printing: August 2010 [CreateSpace]
Permissions for Derivative
This English version of this book is also available in Kindle and iBook format.
Disclaimer
This Book: The materials presented in this book are for nformational purposes only and are not offered as legal advice as to any particular matter. No reader should act on the basis of these materials without seeking appropriate professional advice as to the particular facts and applicable law involved. The materials are not represented to be correct, complete, or up-to- date. Opinions presented n this book are solely the op nions of Greg Lois.
Permissions for Derivative
Use This is an educational work licensed under the Creative Commons Attribution- Noncommercial 2.5 License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/
licenses/by-nc/2.5/ or send a letter to Creative Commons, 543 Howard Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA.
Attribution. You may copy, distribute, display, and perform this copyrighted work — and derivative works based upon it — but only if you credit Greg Lois, Esq., in the derivative work.
Noncommercial. You may copy, distribute, display, and perform this copyrighted work — and derivative works based upon it — but for noncommercial purposes only.
Översättn ng: Jens Näsström Illustrationer: Jens Näsström
© 2013 svensk översättn ng och utgåva: Jens Näsström.
Published with generous permission by Gregory Lois.
Printed in the U.S. by Createspace.
Published by Secare Publish ng ISBN 978-91-87349-16-4
5 Förord
6 Varför ska du läsa denna bok?
Vad du kommer att lära dig Systemet
Sexminutersregeln Hur ska boken läsas?
9 Varför GTD kan fungera för advokater
13 Viktigt att kommunicera Orsak nr 1: Smitning Orsak nr 2: Störning Orsak nr 3: Överbelastning
18 Advokater som
”kunskapsarbetare”
Därför fungerar GTD för kunskapsarbetare
22 Vad är traditionell GTD?
25 Insamling – och att komma till botten
Insamling av inputs Resan till tom inkorg Åtgärder
Arkivera eller kasta?
Delegera det
Gör det nu! – sexminutersregeln Skjut upp det
35 Ditt betrodda system Mitt system
Ditt system När allt havererar
INNEHÅLL
41 Hantera mailfloden Steg 1: Vi får ett mail Steg 2: Att värdera mail Steg 3: Åtgärda mail
47 Radikal mailhantering Fejka hårddiskkrasch Filter och regler
48 Åtgärdslistan (och något om motivation)
Din enda lista
Organisera åtgärdslistan Granska åtgärdslistan
51 Att planera sin tid 52 Att behålla motivationen
Alla tappar taget någon gång Hur vet du när du tappat greppet?
De små undanflykterna (eller ”jag fixar det imorgon”-fällan) Jobblaviner
Byte av miljö Det enklaste först Ett första löst utkast Fira framgångar!
Det kommer inte att fungera Lite bling bling?
Ge upp!
Vad är dina tips?
59 Jobbet i långa loppet
61 Veta mer?
Att läsa Att se
Att läsa bara om du är masochist
62 Om Gregory Lois
FÖRORD
Genom åren har jag hunnit med att läsa en hel del litteratur om orga- nisering av advokaters arbete och time management. Gregory Lois lilla bok The Six Minute Lawyer: GTD For Lawyers – Work Patterns to Re- duce Stress and Increase Lawyer Productivity hör till de allra bästa, av flera skäl.
För det första är hans metod baserad på ett mycket beprövat upplägg;
David Allens Getting Things Done är på goda grunder världens mest tillämpade time management-system.
Det andra stora värdet i boken är att Lois förstår nyttan av att ta sig friheter med GTD, och han utgår därför ifrån advokatyrkets speciella villkor – och sitt personliga temperament. Situationer och problem är därför helt analoga med de som den tänkte läsaren ställs inför.
Den tredje aspekten av boken som jag tycker gör den utomordentligt värdefull är att han tar hänsyn till den psykologiska utmaningen av att implementera hans metod. Han berättar inte bara vad läsaren ska göra utan också hur och varför. Det är en sak att besitta den intellektuella förståelsen att joggning ökar konditionen, minskar vikten och förbättrar hälsan, och en helt annan att faktiskt genomföra den beteendeföränd- ring som regelbunden joggning innebär. Sexminutersadvokaten speglar Gregory Lois mycket goda insikt i den distinktionen.
Jens Näsström
Arbetspsykolog med specialisering på advokater www.lawyerpsychology.com
Grundare av Lawyer Professional Developmenter Center www.lpd-center.com
VARFÖR SKA DU LÄSA DENNA BOK?
Den här boken är avsedd för advokater som vill bli effektivare och stres- sa mindre. Här presenterar jag ett antal GTD-strategier1 som är skräd- darsydda för advokater och som gör den tid de använder för kvalificerat arbete effektivare. Samtidigt kommer källor till onödig oro och stress att minska med hjälp av dessa speciella GTD-strategier.
Vad du kommer att lära dig
Att minska stress och bli mer produktiv är till 90% en fråga om att ändra beteende och bara till 10% en fråga om kunskap. Mitt syfte är att hjäl- pa dig att identifiera vad som inte fungerar och hjälpa dig att förändra ditt beteende. Denna bok uppmuntrar dig att få dina åtaganden ut ur huvudet och ner på bordet och att skapa ett system för att hantera dessa åtaganden. Boken presenterar också en systemmodell för dig att fundera över och uppmuntrar dig att undvika smitningsbeteenden (pro- krastinering); att helt enkelt få jobbet gjort! Att ändra beteende är svårt, betydligt svårare än att lära sig något utantill.
En verklig förändring av ditt beteende förutsätter en anpassad och sys- tematisk motivering. För många innebär de första bortbantade 3 kilona en uppmuntran att fortsätta. I detta fall är jag övertygad om att du kom- mer att göra snara vinster när du börjar tillämpa metoden och därige- nom bli motiverad att gå vidare med ditt förändringsarbete.
1
”GTD” och ”Getting Things Done” är varumärken registrerade av David Allen & Co. Författaren är inte på något sätt knuten till David Allen & Co.
Systemet
Denna bok ger en introduktion till ett enkelt system för att hjälpa dig att omvandla inputs – som telefonsamtal, sms, mail, brev – till handling. När du är klar med boken kommer du att ha utvecklat ett eget system för att hantera dina inputs och att styra och organisera ditt advokatarbete.
Du har också hittat några smitningsdämpande metoder som håller dig på rätt spår.
Vad är då GTD? Det är en akronym för Getting Things Done, ett pro- duktivitetshöjande system som utvecklats av David Allen. GTD är en arbetsmetodik speciellt utvecklad för vad man kan kalla kunskapsarbe- te. Under de tio senaste åren har GTD anammats av tekniker – IT-folk, mjukvaruutvecklare och nördar i allmänhet – som har blivit stora fans.
Intresset för GTD har vuxit lavinartat och hundratals engelskspråkiga hemsidor har skapats som diskuterar GTD, Getting Things Done.
I den här boken har jag förenklat David Allens GTD-metod genom att stryka onödigt gods och sedan anpassa metoden just för jurister genom att lägga till juristspecifika knep.
Sexminutersregeln
Jag går händelserna i förväg, men låt mig förklara redan nu att nyckel- begreppet är Sexminutersregeln:
Om ett jobb kan bli gjort på sex minuter eller mindre, gör det nu, lägg det inte åt sidan!
Varför just sex minuter?
Det är inget konstigt med det, min fakturering beräknas på tiondels tim- mar. Så den minsta tidsenheten som jag räknar med är just sex minuter.
När ska du använda sexminutersregeln? Hur kan den minska din stress och öka din effektivitet? Fortsätt att läsa så kommer svaret.
Hur ska boken läsas?
Den här boken utgår från att du inte vet någonting om David Allens
”Getting Things Done”-metod för time management, men även om du har läst Allens böcker eller någon gång försökt att tillämpa hans erfaren- heter i ditt arbete så kommer de speciella modifieringarna av ”traditio- nell GTD” som föreslås i kapitel 2 att göra det kapitlet värt att läsa. Se- dan följer kapitel speciellt inriktade på speciella problemområden som mail, korrespondens, kalender och kontaktarbete.
Läs gärna också min hemsida www.SixMinuteRule.com och bloggen om områden som är under utveckling. Där kan du läsa nya artiklar, delta i diskussionerna och gärna lämna egna kommentarer!
Varför GTD kan fungera för advokater
Låt mig måla upp en bild:
Du är på din advokatbyrå. Den där du arbetar idag.
När du kom till arbetet i morse var din inkommande brevkorg helt tom. Alla gårdagens inkommande brev är redan lästa, be- handlade och insorterade. Dina mail är redan lästa och när du öppnar mailprogrammet är inboxen tom. Din röstbrevlåda är tom och du vet att du redan har besvarat alla viktiga samtal.
Dina aktuella filer är i ordning och tillgängliga och klara att job- bas med. När du tar dig an dina fall under arbete är deras ”näs- ta steg” redan klart definierade och du har en checklista som påminner dig om vad som står på tur för varje fall. Din kalender är uppdaterad med alla ”hårda deadlines”. Ditt system för kon- takter är uppdaterat. Du har ett system som du litar på och du vet att du har en klar bild av vad som pågår på byrån.
Från den stund du kommer till ditt skrivbord kan du helt fokuse- ra på vad som står på tur att göras. Alla distraktioner har mini- merats. Du känner ett lugn och du är fokuserad på vad som ska göras. Det finns inga lösa trådar med information som saknas.
Din assistent har blivit informerad om hans eller hennes ansvar för dagen. I det ögonblicket är du helt närvarande mentalt. Du vet att din tid och din uppmärksamhet kan riktas mot det som är viktigast just nu. Du är redo att göra ditt allra bästa.
Låter bra, eller hur? Det är bra.
Min önskan är att du varje morgon när du kommer till kontoret och varje kväll när du lämnar för att åka hem till familjen ska känna dig lugn, nöjd och samlad. Färdig.
Det är en tuff dröm. De flesta advokater har det inte så.
De beskriver sitt arbete som en utmaning, men inte alltid som en positiv utmaning. Istället för ett engagerat och förväntansfullt pirrande känner de obehag. En alltför stor del av dagen går åt till tidsödande prokrasti- nering. Ängslan och ångest kännetecknar deras arbete.
Ångesten är ofta verklig: advokater arbetar under hårt tryck med höga förväntningar, man kan bli beundrad eller förnedrad för sitt arbete och det finns en verklig risk för att begå misstag, stora eller små.
Jag ska inte trötta ut dig med statistik över hur olyckliga advokater är över sitt yrkesval, men undersökningar talar sitt tydliga språk. Och jag har skäl att anta att några helt enkelt gjort fel yrkesval bara för att få göra karriär. (Att vara advokat är inte som det ser ut att vara på amerikanska TV-deckare!)
Jag tror inte att någon kan skriva en handbok som skulle kunna räta ut ett problem i privatlivet, stoppa ett missbruk eller rädda att haltan- de äktenskap. Det är inte heller avsikten med denna bok (även om ett mer välfungerande yrkesliv också kan leda till ett bättre liv hemma…).
Genom den här boken vill jag däremot skapa effektivare och mer har- moniska advokater med hjälp av de framgångsrika arbetsmetoder som baseras på David Allen”s Getting Things Done-strategier anpassade för advokater.
Vad jag gör är att presentera en slimmad version av konsten att få det gjort, och bara just de delar som behövs. Det börjar med ett tänkesätt och ska leda till en kontroll och tydlighet i vad som ska göras, ungefär som det beskrivs i det inledande stycket. Jag har redan skissat på en bild av hur målet kan se ut. Nu ska jag försöka leda dig dit, men det förutsätter att du följer mina råd.
I korthet: att arbeta som en rationellt arbetande advokat förutsätter två saker:
1. att du reducerar dina arbetsuppgifter till urskiljbara delmoment (åtaganden) och
2. att du hanterar åtagandena.
Om du har hört talas om David Allen känner du säkert också till hans system för personlig effektivitet, vilket kallas för Getting Things Done (GTD). Det var starten för mig när jag ville utveckla min egen produktivi- tet. Men min version av GTD för advokater är betydligt mindre komplext och har ett större fokus på rent manuellt arbete.
Jag har gjort det genom att ta bort allt från traditionell GTD som har med värderingar, livsmål eller andra existentiella vagheter att göra. Jag uppskattar David Allens diskussioner om dessa ämnen, men jag tror att advokater önskar sig en mera processinriktad metod för att förbättra sin produktivitet. Och att ”hitta sig själv” är ingenting du ska ägna dig åt efter att ha tillbringat åtskilliga år av ditt liv instängd på ett universitet för att ta en juridisk examen. Så låt oss bli målinriktade och gå direkt
”down to business”.
Genom att stryka allt som för advokater är lättviktigt dödkött i GTD-fi- losofin så kan vi koncentrera oss på det väsentliga: att förbättra din produktivitet som advokat och minska stress och oro.
Det är just det jag vill hjälpa till med. Och bara det. De följande sidorna handlar om förbättrad effektivitet. Om du följer grundsatserna i texten kommer du att:
• bli produktivare, oavsett om det gäller att bli ansvarsfullare mot klienterna, öka faktureringen eller tjäna mer;
• minska din arbetsrelaterade stress;
• börja utveckla en tydligare gräns mellan arbetsliv och privatliv och definiera den gränsen så att ditt arbetsliv inte ska distrahe- ra dig i ditt privatliv;
• minska risken att begå misstag eller drabbas av missnöjda kli- enter.
”Svart bälte” i rationell arbetsmetodik börjar med ett system. Jag vet vad du tänker: den här mannen ska sälja på mig ett mirakelprogram till min dator eller en prenumeration på ett nyhetsbrev.
Nej, absolut inte. Jag är 100% säker på att du inte behöver köpa nå- gonting för att genomföra de förslag som kommer för att de ska fungera för dig. Jag är övertygad om att du redan har de fysiska verktyg – en kalender, en dator, en mobil etc. – som du behöver för att kunna börja.
Den här boken ger dig verktygen för att du ska kunna bygga ditt system, inte mitt eller något annat hopsnickrat system.
Ditt system ska handla om att hantera åtgärder, inte saker eller perso- ner. Du kan kontrollera åtgärder, dvs. det som du och dina medhjälpare faktiskt gör, mycket enklare än du kan kontrollera saker (som t.ex. de papper som täcker skrivbordet eller de mail som fylls på i din inbox) eller individer (som dina motparter). Tro mig, jag har motståndare som försöker dränka mig i meningslösa och irrelevanta dokument som inte har med fallet att göra.
Tillsammans ska vi skapa ett system som ska leda dig från kaos till åtgärd. Varför åtgärder? Därför att åtgärder är den minsta byggbiten i arbetet på din byrå.
Genom att tillämpa mitt system med klara regler så frigör jag dig från överordnat tänkande som t.ex. ”Vart tar mitt liv vägen?” eller ”Är jag verkligen en lyckad advokat?” Det är frågor du får ställa och besvara själv. Mina svar är inte samma som dina. Men jag tror att du kommer att bli förvånad när du inser att när din verksamhet är ”under kontroll” så kommer ditt fokus och syn på de här övergripande frågorna att föränd- ras radikalt.
Synen på det området – De Stora Frågorna – är vad som skiljer sig mest från mitt och David Allens system. De är också den innovationen som gör att du med laserskarp precision kan förbättra ditt arbete, din pro- duktivitet och din personliga tillfredsställelse.
Den stora fördelen med denna ”åtgärdsinriktade” attityd är att det egent- ligen inte spelar någon roll vilket system som din byrå redan utnyttjar. Jag kommer aldrig att argumentera för något särskilt dataprogram eller sor- teringssystem eller ha synpunkter på byråns eget managementsystem.
Det bästa med detta är att du inte behöver få hela byrån att börja med GTD. Ingen behöver ens veta att du är en GTD-användare, de kommer
bara att märka att du presterar bättre, du uppträder effektivare och ditt skrivbord är renare och bättre organiserat.
Det är därför det här systemet är bäst för den typ av advokat jag var när jag, en delägare på en mellanstor byrå, började utveckla min version av GTD, jag behövde inga redskap som jag inte redan hade och jag be- hövde inte fråga någon om tillstånd att köpa några särskilda hjälpmedel eller förbrukningsvaror för att bygga ”mitt” arbetssystem.
För ledningen på mellanstora eller stora byråer så innebär implemen- teringen av GTD inga kostnader alls utöver vad som redan finns i form av kontorsmaskiner och förbrukningsvaror. Liksom advokatyrket i sig själv, handlar min metod mer om ett sätt att tänka och handla än någon specifik uppsättning av fysiska verktyg. Det handlar till 90% om änd- rat beteende och till 10% praktisk kunskap. Den sokratiska metoden i juristutbildningen lärde dig hur du närmar dig klientens problem. Min svartabältesteknik lär dig hur du närmar dig det faktiska advokatarbetet, den del som handlar om att verkligen uträtta något.
Vi koncentrerar oss på att undvika de vanligaste fällorna i professionellt yrkesliv. Och det allra vanligaste som kan ge advokater problem är att det har brustit i kommunikationen.
Viktigt att kommunicera
Varför är kommunikation så viktig? Jo, därför att advokater kan bli stämda för att ha brustit i kommunikationen.
För försvarsadvokater och affärsjurister kan det få andra tydliga konse- kvenser: Att ha brustit i kommunikationen med sin klient är den främsta anledningen till att de ”förlorar” klienter till andra byråer.
Jag tror att det finns tre orsaker till att advokater brister i att kommuni- cera med sina klienter. Den första är vad jag kallar ”smitning”, den andra vad jag kallar ”störning”, den tredje är ”överbelastning”.
Orsak nr 1: Smitning
Jag hatar att förlora. Jag hatar det. Jag till och med undviker att tänka på det.
Några av mina klienter är ”givna förlorare”. Min uppgift är att minime- ra smärtan för min klient, men jag kommer inte att kunna ”vinna”. Jag hatar verkligen den typen av fall. Men alla får den typen av fall förr eller senare. Som ny delägare i en större byrå så får du en större andel av sådana fall än din andel är i byrån. En advokat som säger att han eller hon inte har något emot att driva sådana dödfödda fall till ett slutligt nederlag eller minimiuppgörelse ljuger. Det är inte bara jag som tycker så här, det finns ingen som gillar givna förlorare.
Det är ett djupt mänskligt drag att undvika sådant som vi inte tycker om. När jag får ett meddelande på telefonsvararen från min klient som vi kan kalla ”John” där han frågar hur det går med hans fall – samma fall som domare ”Smith” har planerat att avvisa nästa vecka baserat på min motståndares inlaga – så är det en ryggmärgsreflex att undvika att ringa tillbaka till ”John”.
Vad är det som får mig att smita från att ringa tillbaka till ”John”? Därför att jag tror att jag inte har något nytt att säga till ”John”. I varje fall inte något positivt. Jag tror att vi kommer att förlora och jag vill inte tänka på fallet förrän det är dags att ta den smällen inför domare ”Smith”. Att ringa tillbaka till ”John” och redogöra för läget för honom är bara att ti- digarelägga nästa veckas förnedring och att förlora två gånger; en gång under samtalet och sedan igen nästa vecka.
Så jag ringer inte tillbaka.2
Det är en svårlöst knut. Den bekymrar mig undermedvetet. Jag känner gnagande att han väntar på mitt samtal. Jag vet att jag borde ringa tillba- ka till min klient som vill höra av mig. Jag vet också att jag sviker mitt upp- drag, min skyldighet att kommunicera med alla mina klienter. Och, någon- stans i mitt medvetande finns också vetskapen om att inte kommunicera är att bryta mot god advokatsed, en insikt om att mitt juridiska operativ- system inte fungerar (även om jag inser att ett obesvarat samtal inte är att göra så väldigt mycket våld på gott uppförande). Ser du hur invecklat det är? Men det är en befogad känsla och du kan känna obehaget.
Orsak nr 2: Störning
Jag brukade betrakta ”kommunikation med klienter” som en störning.
Inte alltid, men ibland. Om du är advokat så vet du vad jag menar. ”Kom- munikation som störning” såg för mig ut ungefär så här:
Jag kommer till kontoret tidigt, före min assistent. Jag laddar inför ar- betsdagen: en stor kopp kaffe, datorn startad, mitt favoritprogram (of- tast mailen) är öppnat. Jag har bett filhanteraren öppna en fil på skriv- bordet och jag har fått ett nytt dokument från min motpart. Jag är redo att analysera hans eller hennes inlägg, gå igenom mina egna filer för att uppdatera mig om fakta i just detta fall och leverera mitt briljanta svar.
Jag har formuleringarna klara i mitt huvud och jag är helt beredd att skriva ett svar. Jag har ”flyt”. Det är just i det läget som jag gör mitt allra bästa arbete.
2
Senare kommer jag att beröra myten om hur advokater bedömer sig själva i förhållande till sitt arbete. Helt kort: att beräkna förhållandet mellan ”vunna” och ”förlorade” fall är antagligen en dålig metod, men det vore naivt att tro att ditt personliga vinna/förlora-förhållande inte påverkar hur du reagerar på externa inputs som samtal från klienter.
Då ringer telefonen.
Min direktlinje. Min assistent har inte kommit än, så jag svarar.
Det är ”Jill”, en av mina bästa klienter. Jag ser på klockan, hon är 08.30.
Aj. Det är ”Jill” och hon ringer innan hennes kontor har öppnat och jag fruktar att hon har ett problem.
Hon har ett problem.
”Jill” vill veta reglerna för att avskeda en anställd som har missbrukat närvaroreglerna. Typiskt, tänker jag. En komplicerad fråga om ett pro- blem som måste hanteras med omsorg och snabbt – ”Jill” behöver vägledning omedelbart så att avskedandet, planerat samma dag, kan genomföras utan bakslag.
Min fokusering på att svara min motparts inlägg, mitt perfekta zen-till- stånd där jag var redo att avfyra mina vassa argument? Som bortblåst.
Det har nu ersatts med kravet att fokusera på det nya problem som hamnat i mitt knä och som kräver ett kvalificerat svar snabbt.
Någonstans långt inne, i hemlighet, blir den del av mig som var beredd att avfyra den briljanta argumentationen mot det obesvarade inlägget kränkt av den uppmärksamhet jag nu riktade mot ”Jill”, en av mina bäs- ta klienter. Jag var taggad att hantera ett problem, bara för att kastas in i ett helt annat problem som krävde hela min uppmärksamhet.
Det här är ett vanligt scenario. Klient-kommunikation är en störning.
Som en advokat i en medelstor byrå med klienter som finns på Fortune 500-listan så händer det mig varje dag. Som delägare i byrån vet jag att mina arbetsresultat bedöms efter hur min chefs klienter upplever min uppmärksamhet, reaktionsförmåga och mitt engagemang för deras verksamhet.
Jag var tvungen att svara i telefonen. Det är mitt jobb.
Men det är också mitt jobb att på ett meningsfullt sätt svara på inlägg och korrespondens i löpande ärenden. Oförmågan att fokusera på det arbete som ligger framför mig skapar stress.
När jag sedan pratar med ”Jill” lyssnar jag inte till 100% på henne. En liten del av min hjärna jobbar med det öppnade fallet och det inlägg som väntar på svar. När jag funderar på ”Jills” problem för att finna en lösning på det höjs min stressnivå eftersom min hjärna inte kan släppa tanken på det andra uppdraget som väntar på en åtgärd.
På något undermedvetet plan blir jag irriterad över samtalet från ”Jill”. På något undermedvetet plan funderar jag på att sluta kommunicera med mina klienter. Jag är på väg in i en fälla, en icke-kommunikationsfälla, som lamslagit många skickligare och skarpsinnigare advokater än mig.
Den andra fasen i denna situation är att komma tillbaka dit där jag blev avbruten. När jag har löst ”Jills” problem måste jag komma tillbaka till det jag började göra, och ett ”brutalt” och krävande avbrott kan ibland göra det ganska svårt.
Orsak nr 3: Överbelastning
Räck upp handen om det här skulle kunna hända dig:
Jag kommer till kontoret 09.30, det är sent eftersom min lilla dotter har dubbel öroninflammation och jag måste lämna henne till min mamma i stället för på dagis. Min mobil har ringt oavbrutet sedan 08.30 eftersom en av mina klienter – ”Jill”, som råkar vara en av byråns största kun- der – har en akut situation där hon behöver vägledas inför en uppsäg- ning av en underpresterande anställd. Mitt skrivbord är ett kaos med två veckors oläst korrespondens; en halvmeterhög trave i inkorgen. Min assistent har inte kommit och även hans skrivbord är överfullt med do- kument som ska arkiveras. Mailens inkorg har 357 olästa mail, några över en månad gamla. Jag kollapsar vid skrivbordet, som är överhopat med olika projekt och jag bara hoppas att överleva dagen så att jag kan ta hand om min dotter när jag kommer hem i kväll.
Det här är informationsöverbelastning.
Du har överväldigats av en inkommande informationsflod. Du ompriori- terar dina gamla ärenden och hoppar från ärende till ärende bara för att släcka olika eldhärdar. Det här är raka motsatsen till att arbeta ”utifrån
ett rent och samlat läge i lugn och ro”. Det här katastrofläget känneteck- nas av:
1. en oförmåga att ägna tid och uppmärksamhet åt specifika och urskiljbara åtgärder,
2. att prioritering har ersatts med panikåtgärder, 3. att det du gör blir inte det bästa du kan, 4. att risken för misstag ökar.
Längre fram vill jag visa på några strategier för att hantera ”smitning”,
”störning” och ”överbelastning” i din verksamhet.
Advokater som ”kunskapsarbetare”
Jag hävdar att advokaten är urtypen för professionella kunskapsarbe- tare. Liksom författaren och managementauktoriteten Peter Drucker definierar jag kunskapsarbetare som någon som ”ger information ett mervärde”.
Förr räckte en advokats sokratiska bildning tillsammans med en grund- kunskap om de allmänna lagarna som hans eller hennes professionella kapital. Idag måste en advokat kunna råda sina klienter i en allt mer vildvuxen flora av överstatliga, nationella och lokala lagar, regler och direktiv som styr klienternas affärsverksamhet och samspel med sam- hället. Dagligen måste vi gräva i dokument och ibland hela böcker för att på bästa sätt ge råd åt våra klienter.
De fakta vi bearbetar är egentligen allmänt tillgängliga: för ett antal hundra dollar i månaden kan man får ”obegränsad” tillgång till en infor- mation, ”lagen”, som motsvarar enorma mängder hyllmeter med juridisk
litteratur. Men det hjälper inte någon som har en specifik fråga eller ett specifikt problem, det behövs en advokat som kan ringa in och definiera frågorna, smalna av sökandet efter information och sedan leverera det bästa möjliga svaret enligt då gällande lagar. Ingen databas och inga lagböcker kan ersätta den funktionen. Inte ännu i alla fall. Och det är det som är att ”ge information ett mervärde”, den komponent som gör advokater till verkliga kunskapsarbetare. I kapitel 12 ”Jobbet i det långa loppet” diskuteras närmare vad detta innebär.
Som advokater är det oftast rådgivning som vi säljer. Att kommunicera denna rådgivning är en av våra huvuduppgifter.
Det är också det som vi får betalt för. Det är i synnerhet sant om vi breddar vår definition av kunskapsarbetare att även täcka in våra specifika kon- kurrensfördelar över lekmän när det gäller att använda de juridiska me- kanismerna för att tjäna våra syften. En stor del av de mervärde vi lägger till är våra erfarenheter från olika domstolar och domare. Det är ingenting som kan komma från en mekanisk bearbetning av fakta och paragrafer.
Några av de områden som vi har något av monopol på i egenskap av advokater har ingenting att göra med vår förmåga att lägga värde till information; precis som alla andra monopol har vi karvat fram ett eget territorium för vårt eget nöjes skull. Men de egenskaperna minskar inte vår status som ”kunskapsarbetare”.
Modernt kunskapsarbete – som förenklats genom bärbara datorer, mo- biler och billig datalagring och försvårats genom den ökade komplexite- ten i samhälle och ekonomi – löper längs två divergerande vägar:
1. Våra hjälpmedel har aldrig varit så kraftfulla (och billiga) som nu och har revolutionerat advokatarbetet, samt,
2. advokater känner sig mer överbelastade än någonsin.
Istället för att släntra iväg på eftermiddagarna till golfbanan, sippa på den tredje martinin vid nittonde hålet, som din bild av advokatyrket kan- ske ser ut, så har den nutida advokaten svårt att släppa sin mobil under kundmöten utan mailar rådgivning till en klient i Kalifornien medan han samtidigt sköter kundkontakten över ett glas vin under en kundmiddag i Maryland.
Tror du fortfarande inte att du är en kunskapsarbetare? OK, jag ska be- visa det för dig: Titta på din händer. Ser du några ovårdade eller brutna naglar, små skärsår, färgfläckar? Inte? Du ÄR en kunskapsarbetare.
Därför fungerar GTD för kunskapsarbetare
Advokater är en sluten grupp som har en tämligen sofistikerad upp- sättning av verktyg, som språk och seder, som har utvecklats under århundraden för att göra det lättare för oss att kommunicera med var- andra. Du och jag vet vad passim, certiori och res ipsa loquitor betyder och de termerna, och dussintals andra latinska termer, fungerar som ett passerkort till vår lilla exklusiva klubb och som ett snabbspråk när vi kommunicerar med varandra.
Men lagarna har ändrats, bortom domstolarnas tydliga gränser, juridiska bibliotek och gårdagens byråer. Numera smörjer vi en klient, samtidigt som vi ger råd åt en annan på en annan del av kontinenten. Att kunna samtidigt arbeta inom flera olika tidszoner är ett relativt nytt fenomen och jag rekommenderar att vi försöker anamma pionjärernas erfaren- heter när det gäller att lyckas med denna arbetssituation med ständig uppkoppling och gränslösa kontaktmöjligheter. GTD har skapat en re- volution bland kunskapsarbetare eftersom det erbjuder ett klart, tydligt och koncist system för att få uppgifter uträttade i ett allt mer gränslöst arbete medan det samtidigt är obegränsat anpassningsbart till en förän- derlig och växande arbetsbeskrivning.
Jag tror att GTD har blivit en succé också av en annan anledning:
GTD-användare upptäcker så småningom exakt vad deras jobb egentli- gen är! Inte ett jobb du tror att du har, utan det jobb du faktiskt har. Eller som produktivitetsgurun Merlin Mann uttrycker det:
”Om den tid du ägnar åt lite korrespondens med olika personer överskrider den tid du ägnar åt att uträtta saker kan du mycket väl ha ett annat jobb än du trodde från början.” (Merlin Manns hemsida: 43folders.com)
Jag tror att vad Mann menar med detta citat är att när du väl har bör- jat tillämpa ditt eget GTD-system och inser vad du verkligen gör hela
dagarna när du tar på dig din advokatmundering och kliver in på ditt eleganta kontor, så kommer du att upptäcka att du ägnar mer tid att maila ”David” om utestående fordringar än du ägnar åt att skissa på dispositiva inlagor. Du kommer att upptäcka att ditt egentliga arbete har handlat om att diskutera med ekonomiavdelningens skäggiga typer i T-tröjor och gympaskor istället för att arbeta som en advokat. Så anting- en tar du av dig din slips och eleganta kavaj och slår dig ner hos dem eller också förändrar du ditt arbetssätt NU.
Som advokater upptäcker vi att vårt arbetsområde är gränslöst; det saknas tydliga gränser var vårt ansvar slutar. Den enorma tekniska ut- vecklingen har gjort det möjligt att arbeta nästan var som helst och dina kunder kan börja förvänta sig det. Innehållet i vår arbetsbeskrivning är typisk för denna gränslösa arbetssituation, under en och samma dag kan jag hjälpa klienter, resa, hantera mina klientkontakter, planera några obligatoriska juridiska fortbildningskurser, uppfostra min assistent, gå igenom utgifter osv. Allt detta bara för att sedan kunna ”arbeta”. Defini- tionen av vad som är dina arbetsuppgifter förändras.
GTD-metoden, med sin obevekliga gå till botten-approach tvingar dig att identifiera det jobb som du faktiskt har. Låt mig ge ett exempel:
När jag började skriva den här boken och skapade hemsidan som hör till den var jag en delägare på en medelstor byrå. Hade du för fem år sedan frågat mig vad mitt arbete bestod i hade jag svarat: ”jag är en försvarsadvokat åt arbetsgivare som stämts av sina arbetstagare”. I 95% av fallen representerade jag svaranden (vanligtvis en arbetsgiva- re). I omkring 5 % av fallen representerade jag käranden. Så baserat på den informationen så förefaller min egen beskrivning av mitt arbete som försvarsadvokat som representerar företagare riktig.
Men när jag börjat använda GTD-metodens reducerande sorteringspro- cess i min verksamhet upptäckte jag att omkring 30 % av min tid an- vändes till kärandens fall som hamnat på mitt skrivbord på grund av min erfarenhet av processer. Det var sådana fall där den handhavande/an- svarige advokaten sagt: ”Vi ger det till Greg, han fixar sådana här saker”.
Uppriktigt sagt så hatar jag kärandemål. Jag har helt enkelt inte rätt per- sonlighet för dem, det där advokatandet, om du så vill. När jag nu hade
ett kvantifierbart resultat i min GTD-lista insåg jag att dessa kärandemål – och allt vad de innebar – utgjorde den del av mitt arbete som jag tyck- te sämst om. När jag förstod hur många lösa trådändar och angripbara resultat som jag hade arbetat med i dessa kärandemål insåg jag också att jag måste sluta med den typen av uppdrag. Mitt nyårslöfte år 2007 blev: ”Inga mer kärandemål!”
Jag satte upp en gräns; när någon kom in på mitt kontor med ett po- tentiellt kärandemål sa jag bara: ”Nej, jag tar inga sådana”. Om jag blir pressad så kan jag erbjuda rådgivning, men har orubbligt hävdat att jag inte tar i sådana papper. Min egen beskrivning av mitt arbete (mitt ”upp- drag” om du så vill) och vad jag faktiskt gör överensstämmer numera perfekt.
Den stresskapande diskrepansen mellan min självbild och verkligheten är borta. Det blev en stor upplevelse.
Vad är traditionell GTD?
Google har 5,8 miljoner träffar på GTD. Googla termen ”my GTD sys- tem” och du får över 100 000 träffar, 100 000 permutationer.
Detta kapitel ger en överblick över GTD-systemet, tillräckligt mycket för att du ska komma igång. Här finns också mina invändningar mot tradi- tionell GTD, för jag tror att traditionell GTD försöker gripa in mer i ditt liv än som behövs. Och därutöver ingår mina advokatspecifika knep för att du ska dra nytta av mina GTD-tips utan att drunkna i smådetaljer. Se min webbsida 6minutrule.com för mer synpunkter på traditionell GTD.
GTD är inte en sak, det är ett synsätt. Det är ett sätt att hantera alla olika ”inputs” i ditt liv och göra allt som kommer in genom din dörr till
ett standardiserat ”output”, vanligtvis i form av en handling. Kärnan i GTD är en reducerande process. Genom att minska antalet möjliga output-åtgärder som vilken input som helst kan skapa, så hjälper sys- temet oss att renodla och förprogrammera våra åtgärder, något som förenklar ett ordnat arbetsflöde. För GTD-veteraner är metoden kraftfull inte bara genom att styra upp rutinärenden utan även hur man hanterar
”skruvbollar”.
Traditionell GTD föreskriver följande strikta angreppssätt för alla inputs:
1. Först: samla alla inputs på ett ställe, din ”hink”.
2. När du väl har samlat allt ska du åtgärda varje inkommande ärende.
3. Din åtgärd resulterar i något beslut för varje ärende.
4. Om nödvändigt så omvärderar du din metod så att du är säker på att nya inputs samlas in på ett lämpligt sätt.
5. Slutligen så agerar du enligt besluten av dina åtgärder.
Det finns ytterligare två grundregler, och de måste hållas okränkbara:
Grundregel 1: Hantera varje inkommande ärende en gång och bara en gång. Följdsatserna är: kasta inte om ordningen i de ärenden som finns i hinken och lyft inte ut ärenden ur hinken och börja arbeta med dem, om du inte tänker åtgärda hela hinken.
Grundregel 2: Omarbeta obönhörligt.
Dessa fem steg och de två grundreglerna är allt du behöver veta.
David Allens GTD har många andra steg plus någonting som han kallar
”reviews” och lite annat, men jag tror inte att du behöver det. Jag prak- tiserar en sorts ”GTD Light”.
Allens andra tankar, som ”horisonter och fokus” osv. går över huvudet på mig. Och eftersom det inte har minskat mina vinster när jag började tillämpa mitt eget GTD i mitt arbete så tror jag att du också klarar dig bra med mitt slimmade GTD du också.
Det centrala i min GTD-version är att ange ett ”nästa steg” för varje input.
Varje input, oavsett hur komplext det verkar vara (t.ex. det 900 ord långa mailet från en klient som ställer en luddig lagfråga), reduceras till en åtgärd.
Åtgärder kan hanteras. Åtgärder är mätbara. Åtgärder kan räknas.
Mitt kontor har tre ”hinkar”. Den första är min inkorg för fysisk post. Det är en verklig plastlåda längst bort på mitt skrivbord närmast dörren. Den är märkt med ”IN”. Den andra är min mailbox i datorn. Den tredje är min telefonsvarare. De flesta av mina klienter har mitt direktnummer och behöver inte passera min assistent.
En normal dag kan jag få mellan 10 och 25 brev. Den posten, staplad i min inkorg är mellan 2 och 30 centimeter hög en vanlig dag. En normal dag tar jag emot 5 klientsamtal och 10 andra samtal. Jag får mellan 30 och 150 mail per dag, skräpmail oräknade. Beroende på veckodag (måndagar är värst) kan dessa siffror vara större eller mindre. Utöver detta så är jag bara på kontoret tre dagar i veckan. En normal månad är jag i domstol mellan åtta och tolv dagar i rätten. Nackdelen med detta är att när jag kommer till kontoret så har två eller tre dagars post stap- lats på bordet, om inte mer. Jag behövde verkligen hitta en metod att bearbeta denna restlista.
Från ”hinkarna” åtgärdar jag varje ärende i den ordning de kommit in (grundregel 1). Varje input får exakt rätt åtgärd:
delegera det, arkivera det, för in i kalendern, åtgärda det, skjut upp det eller kasta bort det.
När väl detta är gjort går jag över till mina plikter, mina kalenderärenden och mina projekt.
Jag lyckas tömma mina input-”hinkar” (röstbrevlådan, postlådan och mailboxen) varje dag. Ingenting lämnas. Ingenting föser jag tillbaka till inboxen. Jag sover gott, mest beror det på att jag beter mig anständigt mot mina motståndare, men också eftersom jag vet att allt blir gjort och ingenting hamnar mellan stolarna. Jag har ett pålitligt system för att hantera mina inputs och styra mitt arbete och mina åtaganden.
Nästa kapitel kommer att visa dig in i minsta detalj hur du kan föränd- ra din nuvarande verksamhet till ett GTD-liknande arbetsflöde. Kapit- len därefter handlar om inflödet till min verksamhet som advokat (post, mail, telefon) och visa hur GTD kan användas för att öka din produktivi- tet och minska din stress.
GTD-processen i sig är reducerande som du just har läst, det finns ett begränsat antal ”responser” till varje ”stimuli”. Jag har reducerat David Allens GTD-metod ytterligare genom att bokstavligen stryka allt från de mer abstrakta funderingar som Allen stöder.
Jag rekommenderar verkligen att du läser hans böcker. De är många och de är ordrika. Allen tror att hans ”system” kan användas även till de Stora Frågorna (vem jag är, vilka är mina livsmål? osv). Men efter- som jag är en konkret tänkare och kanske saknar personlig insikt eller spiritistisk mognad (kan vara en tillgång för den moderna advokaten!), så undviker jag den typen av resor i mitt inre och därför hamnar Allens resor i den inre världen på golvet i mitt arbetsrum.
Insamling – och att komma till botten
Det är tre viktiga steg – handlingar – som du ska göra för att börja. Se- dan måste du vara ihärdig och målmedveten för att konsekvent tillämpa dina nya beteenden. Jag ska berätta hur jag började organisera min
verksamhet för att tillämpa de grundläggande GTD-principerna. Jag började med:
• en underbar assistent, Eleanor,
• ett normalt kontorsrum med skrivbord, stolar, belysning osv.,
• Microsoft Office med Outlook,
• reserverade ett veckoslut för detta, samt
• en mycket stark vilja att minska min stress.
Insamling av inputs
Så här började jag:
Jag gick till kontoret tidigt på lördagsmorgonen. Jag hade försett mig med ett antal skisser och flödesscheman som jag ritat medan jag läste David Allens Getting Things Done. Mitt första mål var att nollställa allt.
För att kunna nollställa allt måste du vara säker på att du har absolut ALLT framför dig. Och ALLT betyder ALLT. Jag ska följa dig genom pro- cessen. Reservera tid (veckoslut är bäst), köp den största kaffe du kan hitta i kvarteret och bestäm dig för att bli klar och ren och färdig.
Först utnämnde jag min trevliga inkorg av plast till min ”hink”. Du kan använda vad som helst, det spelar ingen roll. All inkommande post som ännu inte hade blivit läst fick ligga kvar i denna korg. Hittills gick allt väl.
Sedan lade jag alla telefonmeddelandelappar från min assistent i ”hin- ken”. Sedan lyssnade jag av alla meddelanden på telefonsvararen. Jag hade omkring femton meddelanden, några nya, andra var gamla och jag hade ignorerat några och ansett att de inte var brådskande. Varje röstmeddelande skrev jag ut för hand på vanligt A4-papper, varje med- delande på eget papper. Alla dessa papper lade jag i ”hinken”.
Observera att jag lägger ner alla papper i korgen utan att sortera eller värdera dem eller åtgärda dem. De bara läggs på hög.
Då har vi samlat in alla telefonmeddelanden och all snigelpost på ett ställe. Nu vill du säkert ha en övergripande kontroll över läget, hur obe- hagligt det än kan vara. I mitt fall innebar det att jag gick in till chefens kontor för att se om han hade något i sin utlåda till mig. Idag var det tomt där. Om något hade legat där hade jag lagt också det i min ”in-hink”.
Sedan samlade jag in alla uppdrag som jag har under arbete, i det här fallet uppdrag med inbokade rättegångsdagar, och lade dem på in-hö- gen. Det fanns också några projekt spridda i rummet – granskning av en juridisk argumentation och några anteckningar om obligatoriska vidare- utbildningskurser. De hamnade också i inkorgen.
Nu har inkorgen blivit klart överlastad och högen kan välta när som helst. Men jag är rätt övertygad om att jag har allt liggande i (och om- kring) korgen. Allt finns på ett ställe.
Det obehagligaste av allt har jag skjutit upp, nämligen monstret i mail- programmets inbox. Det har blivit en vana för mig att ta emot mail och svara på de viktigaste. Jag har aldrig tagit bort några mail från inboxen, inte ens de jag har besvarat. Ibland, beroende på avsändaren eller äm-
net, blir mailet oläst tills det drunknar i andra mail. De enda mail som jag agerade direkt på var uppenbara spam som jag tar bort omedelbart.
I min inbox fanns mer än tusen meddelanden. Vad göra?
Min lösning var enkel; inne i inboxen skapade jag nya mappar. Det är inte så svårt. De flesta mailprogram kan skapa mappar inne i andra mappar.
Jag skapade fyra undermappar:
• Delegerat
• Arkiverat
• Åtgärdat
• Uppskjutet
Dessutom finns ju mailprogrammets papperskorg för sådant som ska kastas.
Dessa mappar motsvarar ungefär tankarna i traditionell GTD (Gör det, Delegera det, Skjut upp det och Vänta på). Som jag kommer att diskute- ra längre fram i denna bok (se kapitel 7. Hantera mailfloden) har jag bara EN lagringsmapp i min IN-mapp: ”Arkiverat” och det har förenklat min dagliga mailhantering avsevärt. Men för att snabbt få ordning på din in- box föreslår jag att du skapar fyra olika mappar enligt ovan. Vi kommer att komma till ett tuffare upplägg av mailen längre fram i boken.
Nu, med mailprogrammet öppet och de fyra mapparna, var jag redo att hantera alla mina mail ner till en tom inbox.
Eftersom den bearbetning vi kommer att göra med mailprogrammets inkorg också kommer att beröra den bearbetning vi kommer att göra med ”hinken” så kommer jag att beskriva processen mycket noggrant.
Det första jag vill att du ska lägga märke till är att du måste vara absolut konsekvent med hur du hanterar alla olika inputs. Traditionell GTD skulle uppmana dig att skriva ut vartenda inkommande mail på separata pap- per och lägga dem i ”hinken”.
I den här metoden ska vi bearbeta alla inkommande ärenden på exakt samma sätt, oavsett ursprung. En annan observation är att deras krono-
logi inte spelar någon roll för denna inledande storstädning. Vi kommer att behandla allt på ditt kontor, en enda gång, och vi kommer inte att sluta förrän vi har granskat varje ärende på samma sätt.
Jag vill inte att du skriver ut vartenda mail i din inkorg. Det är inte bara slöseri med papper, det är också helt onödigt. Vi kommer istället att behandla alla mailmeddelanden in situ.
Nu är vi klara att tömma ”hinken”.
Resan till tom inkorg
Att samla ihop alla inputs tog ett par timmar. Att bearbeta allt, på rätt sätt, tog mycket längre tid.
Som jag nämnt tidigare är det några få enkla regler som måste följas okränkbart:
• Behandla varje ärende bara en gång.
• Ingenting får läggas tillbaka i inkorgen.
• Du får inte omprioritera eller kasta om ordningen i inboxen.
• Varje ärende i inboxen måste behandlas.
OK, du avslöjade mig; det här var fyra sätt att säga samma sak. Men man kan inte säga det tydligt nog.
Har du nu bestämt dig för att behandla varje ärende bara en enda gång så måste du behandla dem på exakt följande sätt:
• Om du är osäker på vad ärendet är, vanligtvis därför att du inte kan besvara frågan ”Vad är nästa steg för detta ärende?” på ett enkelt sätt, då är det antagligen skräp som ska kastas eller något som bör arkiveras som referensmaterial. Kasta det eller Arkivera det.
• Om ärendet är något som någon annan på byrån bör göra så delegera det.
• Om ärendet är något som tar mindre än sex minuter att fullfölja, så gör det nu! (Just det, gör det nu!)
• Om ärendet innebär en åtgärd som tar mer än sex minuter, skjut upp det. Det innebär att du placerar det i din ”åtgärdslista” med en anteckning om ”nästa åtgärd”.
Sorteringsprocessen ser ut så här:
• Varje input ställer frågan: Kan detta åtgärdas?
• Om svaret är ”Nej”, ska det kastas eller arkiveras.
• Om svaret är ”Ja”, ska det sorteras som DELEGERAT, ÅTGÄR- DAT eller UPPSKJUTET.
Enkelt, inte sant? Den knepiga biten är UPPSKJUTET, så det kommer jag att behandla senare.
Åtgärder
Varje input som utlöser en annan åtgärd än ar- kivera (för att det är ett referensmaterial) eller kasta har tre alternativa åtgärder, som beskrivs senare.
Arkivera eller kasta?
Den avgörande frågan som ställs inför varje input är ”kan detta hante- ras?” Men det är inte säkert att varje input kan knytas till en ”möjlig”
handling. Till exempel: ett brev från din motpart som inte kräver ett svar (t.ex. ett kort meddelande som bekräftar ett datum du redan har fört in i din kalender). När en input inte utlöser en åtgärd av något slag ska du antingen arkivera eller kasta det.
Arkivera innebär att materialet antingen ska hamna i en relevant mapp eller bland annat referensmaterial. Jag arkiverar ingenting när jag nu vär- derar det, det skulle ta fokus från sorteringsprocessen. Istället har jag en hög på kontoret, på soffbordet faktiskt, och min arkivassistent vet att hon ska titta in varje dag och ta hand om den högen. När jag beslutar att en input ska arkiveras läggs den i den högen.
Detsamma gäller referensmaterial. Jag hade tidigare ett antal mappar för referensmaterial där jag samlade nya lagar som jag ville gå igenom, klientspecifik information (som nya artiklar som handlade om någon av mina klienter) och löpande notiser om utbildning och kursbeskrivningar.
Jag har i stor utsträckning gjort mig av med alla mina referensmappar och har numera bara en kallad ”För hemsidan” där jag samlar texter som jag tror kan vara intressant att skriva om på min hemsida (www.
greglois.com). När jag väl har skrivit om ett ämne på bloggen kastar jag bort referensmaterialet som initierade blogginlägget, så foldern är ungefär lika tjock hela tiden.
Kasta fysiskt är härligt, och du kan sopsortera allt fysiskt kastbart ma- terial i din inkorg. I genomsnitt kan jag kasta 25 % av det som ligger i inkorgen, i ditt fall kan siffran vara annorlunda.
Ett knep med att kasta saker är att faktiskt behandla materialet snabbt och sedan kassera det. Ett exempel: Jag har rätt att arbeta i New York, New Jersey och Massachusetts. New York och New Jersey har regler för obligatoriska fortbildningskurser, jag måste alltså lägga ett visst an- tal timmar på plågsamt tråkiga föreläsningar och illa presenterade ”se- minarier” för att hålla mina licenser aktuella. Dessa obligatoriska krav göder pappersindustrin, som verkar besatt av tanken på att förstöra
jorden genom att oupphörligt skicka mig glassiga kurskataloger nästan varje dag. Jag har lagt mig till med vanan att snabbt bläddra igenom katalogerna för att se om det finns någon kurs i något ämne som intres- serar mig. Om det finns en kurs jag vill gå på, så river jag ut sidan, fyller i blanketten där och då och för in datumet i min kalender (det tar mindre än sex minuter). Sedan kastar jag katalogen! Oftast kan jag bläddra ige- nom katalogen på mindre än 30 sekunder innan jag kastar den.
Delegera det
Det här är min favorit.
När en input kräver det och närhelst det är möjligt, ska du delegera åtgärden. Vanligast är att jag vidarebefordrar mailet till den jag valt och lägger till några instruktioner. Jag tycker om att lägga till ett senaste da- tum då jag vill ha en bekräftelse på att åtgärden är utförd. Oftast raderar jag sedan mailet. Om jag delegerar till en person utanför byrån skriver jag ut en kopia av delegerandet och sparar mailet i byråns arkivsystem.
En av mina favoritmetoder är vidarebefordra mailet som ett ”task” inom Outlook till någon [i den svenska versionen av Outlook kallas ”task” för
”uppgift”, reds. anm.]. Om du inte använder Outlooks ”task”-hanterare är det dags att börja.
Så här tilldelar du någon ett ärende i Outlook: dra helt enkelt mailet till
”task”-foldern. Lägg till ett senaste datum. Välj vem som ska slutföra ärendet. Om du vill kan du skicka en kort anteckning till den utsedde med ärendet. Outlook kommer i sin grundinställning att lägga en kopia av ärendet i din ”task”-lista och uppdatera dig när ärendet är åtgärdat, dvs. när personen som har fått uppdraget har klickat på ”åtgärdat” på sin dator.
Enkelt!
Om du inte använder Outlook (kom ihåg att metoden är oberoende av typen av hjälpmedel) så kan du fortfarande vidarebefordra mailen till- sammans med dina kommentarer och senaste datum. Sedan gör du en notering av senaste datum och ärende på din ”task”-lista, som kan vara
vad du vill. Jag rekommenderar dock inte att du för in dessa kontrollda- tum i din kalender av anledningar som jag kommer att beskriva senare i kapitlet om kalendrar. (Det korta svaret: det skulle belamra din kalender med meningslösa ”påminnelser” som skulle få dig att vänja dig med att inte respektera dem.)
Min erfarenhet är att ett delegerat ärende är något som antingen kom- mer tillbaka till mig (och skapar på så sätt en automatisk uppdatering) eller något som är så oviktigt att jag inte bryr mig om att följa upp om ärendet åtgärdats. I 90% av de ärenden som jag delegerar bryr jag mig alltså inte om att föra upp ett delegerat ärende på min åtgärdslista.
För att ta ett par exempel:
Om jag delegerar ett svar per telefon till min assistent eller en kollega är det något som inte behöver min övervakning. Jag har delegerat det och jag förutsätter att det blir utfört.
Ett vanligt förekommande ärende är ett mail från en klient som vill kolla datum för nästa hearing i ett fall. Oftast kan jag kolla direkt via nätet domstolens kalender och svara direkt (jag ”Gör Det Nu” enligt ”under sexminuter”-regeln). Om jag av någon anledning inte kan göra det dele- gerar jag det till en assistent, varvid jag förutsätter att jag får en kopia på hur det åtgärdats. Jag bryr mig inte om att föra upp en sådan åtgärd på min åtgärdslista för att följa upp det eftersom min assistent enkelt kan
”kopia till”-markera mitt namn i mailet.
Gör det nu! – sexminutersregeln
Det här är enkelt: Om en input kan åtgärdas på sex minuter eller mindre, gör det nu! Jag får massor av ”gör det nu”-ärenden via mail.
Vanligtvis är det en klient som ställer en enkel fråga som: när ska fallet upp igen? Eller: Vilken domare ska närvara vid hearingen? Det är väldigt enkla frågor och jag försöker besvara dem omedelbart.
Traditionell GTD säger ”gör det nu” om åtgärden tar mindre än 2 minu- ter. Jag har (med all respekt) en annan åsikt.
Den här sexminutersregeln är flexibel: kanske din regel är en minut (om
din byrå är hårt belastad) eller kanske tre minuter. Men jag tror inte att din gräns bör vara bortom 6 minuter, då kommer du att bli överbelastad.
När åtgärden är klar dokumenterar jag mitt svar (jag skriver upp det på papper som läggs till handlingarna och en kopia av mitt mail sparas i byråns datoriserade arkiv). Det mail som utlöste åtgärden raderas eller placeras i ”arkiverat”-mappen i min inbox.
(Ett ord om fakturering: Jag fakturerar mottagandet och svaret på mai- len. Det innebär tre steg här: 1. Besluta om åtgärd, 2. Åtgärda, 3. Fak- turera.)
Observera att när mailet har åtgärdats tas det bort från inboxen. Det är den chockerande tanken som gör det här systemet så fantastiskt. Läm- na inte det uppmärksamhetspockande mailet kvar i inboxen!
Men med tanke på att vi är advokater och därför måste vara oerhört noggranna, ja till och med överdrivet petiga, med att dokumentera allt vi gör inser jag att många tycker det är obehagligt att radera mail från klienter, kolleger eller motparter. Så lägg sådana mail i arkiv-mappen inne i inboxen. Det försvinner ut synfältet och förhoppningsvis även ur medvetandet. Och du vet att om ett mail ligger i inboxen så är det ett mail som du inte har behandlat. Det gör allt enklare. Min erfarenhet är att omkring hälften av alla ärenden i inboxen klaras av på det här sättet varje dag.
Skjut upp det
Om den åtgärd som krävs av inputen antingen inte kan åtgärdas inom sex minuter ELLER inte kan delegeras, vad gör man då? Man skjuter upp det!
Ett par exempel:
Korrespondens från min motpart med svar på förhör, mail från min klient som behöver rådgivning rörande en invecklad fråga som kan behöva lite undersökningar eller planeringskommentar rörande ett rättegångs- datum.
I alla dessa ärenden krävs någon form av åtgärd från min sida. Vanligtvis behöver jag studera det nya ärendet i lugn och ro tillsammans med den fysiska mappen för att driva ärendet vidare. Nästa steg, som är ”kärnan”
i GTD-metoden (det diskuteras nedan i ”Ditt trusted system”), är att det uppskjutna ärendet placeras i ditt trusted system för att behandlas en angiven tid och på ett angivet sätt.
Ett annat sätt att se på den hanteringen är att det uppskjutna ärendet är ett ärende som du har ”delegerat till dig själv”.
Ditt betrodda system
Det geniala med GTD-systemet, och dess svaghet, är att det inte finns något ”perfekt” system som säljs eller rekommenderas av någon av GTD-metodens förespråkare. Det är också en stor nackdel (enligt min uppfattning), eftersom att var och en som vill anamma dessa principer måste själv ”uppfinna” ett system som passar dem.
”Betrott system”-konceptet är den centrala funktionen i GTD. När du kan bearbeta åtaganden och projekt i en serie av ”nästa åtgärd”-hand- lingar och sedan placera dem i ett betrodda system för att följa upp dem kommer också allt psykiskt bagage knutet till dessa ärenden och pro- jekt att försvinna (för ett tag). Det är som att din hjärna kan vila sig och kan säga till sig själv: ”Nu behöver jag, Gregs hjärna, inte skicka några små adrenalindoser till Gregs kropp var tjugonde minut och oroa mig för att han missar en viktig deadline. Jag vet nu att Gregs alla åtaganden har lagrats säkert i hans trusted system som håller reda på dem så att jag slipper det.”
Betrodda system-filosofin är inget nytt. De flesta system för personlig effektivitet startar med en kalender; och de flesta känner sig också lätt-
are till sinnet när man har fört in alla sina åtaganden i en kalender. Men olyckligtvis är en kalender ett bristfälligt planeringsverktyg, speciellt när man jämför den med GTD-metodens gå till botten-filosofi.
Varför är då ett kalenderbaserat system inte så bra? Jag tror att svaret är att efter några veckors arbete styrt från kalendern börjar vi tappa respekten för dessa ”påminnelser”. Vi börjar i tanken prioritera om våra svar och våra påminnelser. Så när femton påminnelser poppar upp i vår mobils kalender så bläddrar vi genom dem och tänker: ”Den här är viktig, den där har ingen fix deadline, den där kan jag hoppa över, osv.”
och systemet faller ihop eftersom vi faktiskt ber hjärnan hålla allt i min- net igen.
Tillbaka till ”betrodda system”. Eftersom den här boken riktar sig till ad- vokater kommer jag att ge några specifika idéer hur du kan konstruera ditt eget system, idéer som fungerat för mig. Du behöver inte använda exakt samma system som jag, men det kan vara en bra startpunkt att utveckla ditt eget system ifrån.
Ett fungerande ”betrodda system” bör ha följande egenskaper:
• vara generellt,
• vara beständigt,
• vara säkert, samt
• vara lätt att använda.
Innan jag går igenom vad dessa krav innebär ska jag gå händelserna i förväg och berätta att Outlook och Blackberry fungerar utmärkt, liksom i stort sett vilket mailprogram och vilken smartphone som helst.
Generellt: Du behöver ett system som är tillgängligt var och när du vill mata in nya åtaganden och åtgärder.
Beständigt: Ditt system ska vara pålitligt och lätt att ta back-up på.
Säkert: Innehållet är privat och innehåller troligen klientinformation. Be- stäm dig för en säkerhetsnivå.
Lätt att använda: Du kommer inte att använda ett system om det inte är lätt att använda. Själv anser jag att Outlook är lätt att använda. När-
maste bibliotek har säkert ett halvdussin böcker om hur man använder Outlook. De flesta datorerna kommer med Outlook färdigt installerat. Att sedan många inte bryr sig om att lära sig något mer än mail och kalen- dern är en annan sak.
Mitt system
Mitt ”betrodda system” har genomgått ett antal utvecklingssteg. I den första versionen hade jag ett digitalt system som bestod av Outlooks åtgärdslista i Outlook och Outlooks kalender, plus en komplett backup utskriven på papper (som var insorterat i 43 flikregister, en dagfil osv.) Det förbrukade kilovis med papper. Allteftersom jag började lita på digi- tala hjälpmedel kunde jag göra mig av med säkerhetskopior på papper.
Mitt nuvarande system består av Outlooks åtgärdslista och Outlooks kalender. De verktygen finns allmänt tillgängliga och som du kommer att förstå så kan de ersättas med nästan alla andra task- och kalenderpro- gram som Google Calendar, iCal för Mac, Entourage osv.
När du betar av dina inputs (vare sig de är telefonmeddelanden, röst- brevlådan, brev, möteskallelser, mail…) så gör du en av följande åtgär- der:
Kasta eller arkivera – när du antingen trycker på raderingstangenten i din inkommande mailbox (eller kastar fysiska papper) eller arkiverar ärendet,
Utför åtgärden – enligt sexminutersregeln – då ärendet inte placeras i ditt
”betrodda system”, eftersom att det hamnar direkt i Åtgärdat-mappen;
eller
Uppskjuter en åtgärd, som innebär att du ska placera ärendet i ditt
”betrodda system”.
Det är detta uppskjutande-val som ditt ”betrodda system” ska använ- das till. Det är så det ska fungera; det är det obearbetade, uppskjutna åtagandet som du ska avlasta din hjärna med så att du kan koncentrera dig på vad du har framför dig idag.
Metoden för att få en senarelagd åtgärd ur din hjärna och bort från din inbox är att besluta om nästa steg för den. Det innebär att du, oavsett vad det är, ställt dig frågan:
Vad är det nästa steg för att detta ärende ska kunna gå vidare mot att slutföras?
Om det innebär mer än en åtgärd för att slutföras är det ett projekt. Om ärendet kan slutföras genom en enda åtgärd från din sida är det en task.
Dessa distinktioner, även om de är användbara, påverkar inte din bear- betning så mycket i din egenskap av advokat. Låt oss inse att de flesta klientärenden inte kan avklaras med bara en enda åtgärd för att vara avslutade. Inte på långa vägar.
Mycket av det du kommer att se är en trigger för en specifik åtgärd i ett ärende (projekt på traditionellt GTD-språk) och det är osannolikt att denna ”nästa åtgärd” kommer att vara den sista i det ärendet.
Därför bryr jag mig inte om distinktionen mellan projekt och task. Min process ser ut så här:
1. Ett ärende kommer in som klientfall ”A”, exempelvis förhörsre- sultat från min motpart.
2. Denna input skapar sitt eget ärende: gå igenom förhörsreaktio- nerna, sammanfatta för klienten, överväga uppföljande utred- ningsbehov, osv.
3. Jag kollar med mitt betrodda system (eller domstolens informa- tionssystem) för att ta reda på nästa förhörsdatum, slutdatum eller rättegångsdatum i fallet. På så sätt får jag en uppfattning om de externa tidsramarna för att agera i ärendet.
4. Sedan ”delegerar” jag studerandet av det inkommande materi- alet, tillsammans med ärendemappen, till mig själv genom mitt
”trusted system”. Jag bestämmer ett senaste datum för nästa steg och lägger till andra viktiga datum som jag måste ta hän- syn till när denna input, tillsammans med övrigt material i fallet, ska upp på mitt skrivbord. Ärendet blir en åtgärdspunkt i mitt Outlookprogram, snyggt arrangerat i en datorproducerad lista, som är ordnad efter åtgärdas senast-datum.
Parallellt med denna sorteringsprocess löper en process av fysiska in- puts. Om det kommer ett fysiskt brev sänds det till två personer: till mig och till min arkivarie (en person som rent fysiskt tar brevet och läg- ger det på mitt bord). I Outlook går ärendet till mig och till min arkiva- rie. Ärendet skrivs det ut och häftas vid en åtgärdsbeskrivning. Det är min arkivarie som fångar upp det ur min utkorg. Sistadag antecknas av henne och hon returnerar ärendet med mappen för min bearbetning på lämpligt sätt när det är dags.
På det här sättet finns det två exemplar av varje ärende: ett i digital form i Outlooks ärendelista och en fysisk utskrift häftad vid det fysiska in- kommande ärendet i min arkivaries förvar. Om jag inte har fått in ärendet på avsedd dag kommer min minneslista i datorn att påminna mig. På så sätt får jag en kontroll tack vare mitt betrodda system. Oftast får jag in ärendet samma dag, så det brukar inte utgöra något problem.
De flesta inkommande ärendena kan inte bearbetas omgående eller re- turneras. Visst kan det finnas akutärenden då och då, men den över- vägande mängden korrespondens och mail som kräver en ”nästa åt- gärd”-markering kan föras in i ”betrodda system” och hanteras i tur och ordning.
Som du förstår innebär mitt system att jag i många fall måste skriva ut mail på papper. Det beror på att om jag ska ge ett genomtänkt svar på mailet bör jag gå igenom hela ärendet. I dessa fall brukar jag skicka iväg ett mail där jag bekräftar att jag har fått mailet och kommer att svara när jag har gått igenom hela ärendet.
Ditt system
Ditt system kommer att bli annorlunda. Det är helt i sin ordning, det är dig det ska passa.
Berätta gärna om ditt system! Gå in på SixMinuteRule.com och använd kontaktformuläret.
När allt havererar
De första två veckorna på en ny diet, ett nytt gymprogram eller en annan livsförändring är värst. Om du har börjat bygga ditt eget ”betrodda sys- tem” har du redan gått igenom sorteringsprocessen för att komma ner till en överskådlig ”hink”. Eller, troligare, du utnyttjade ”action”-reglerna för att komma till botten, och har redan ett bra, eller tillräckligt bra, sys- tem för att ha kontroll över ärenden och åtaganden.
Om du nu har kommit så här långt, är jag övertygad om att du har haft dina plågor. Men jag tror också att du har haft några genombrott. Vid det här laget har metoden att värdera allt, utan prioritering, och bestämma nästa åtgärd för varje input kanske blivit naturlig.
Kommen så här långt i boken måste jag erkänna: Alla tappar greppet när de försöker tillämpa GTD i arbetet. Det händer därför att du plöts- ligt behöver vara borta några dagar från kontoret på förrättningar eller rättegångar och har inte energi eller tid att nollställa allt varje kväll. Det händer därför att du är på semester ett par veckor och kommer tillba- ka till en halvmeterhög inkorg och 200 mailmeddelanden. Det händer därför att det ibland behövs en brandkårsutryckning för att klara av ett ärende NU, och att snygga till mailens inbox kommer då i andra hand.
Det är OK. Det händer.
De följande kapitlen presenterar specifika och detaljerade exempel på strategier för att hantera haverier: överfull mailboxar, överväldigande åtaganden och sviktande motivation. Precis som din bil behöver service med jämna mellanrum, behöver du finjustera ditt GTD-system då och då. Ännu troligare behöver vi också fintrimmas själva; hur vi hanterar våra tidsmässiga åtaganden och hur vi ser på vårt arbete.
De återstående kapitlen kommer att ge dig några utgångspunkter om hur du kan fundera kring din mailbox, din tidsplanering och, framför allt, hur du bibehåller din motivation.
