Uppdragsfunktionen ansvarar för att årligen revidera uppdragsbeskrivningarna i dialog med utförarna om behov av revidering föreligger. Hur och när revideringen ska genomföras ska finnas beskrivet i en fastställd processbeskrivning.1
4. Uppdragsbeskrivningar
Det finns uppdragsbeskrivningar för alla verksamhetsområden/processer inom vuxenförvaltningens utförarverksamhet.
Uppdragsbeskrivningar finns för:
1. Anhörigcentrum 2. Avlösarservice LSS
3. Bostad med särskild service för personer med psykisk funktionsnedsättning enligt SoL/LSS
4. Bostad med särskild service enligt LSS
5. Daglig verksamhet/sysselsättning enligt LSS/SoL 6. Dagverksamhet för äldre enligt SoL
7. Hemtjänst enligt SoL
8. Hjälp i hemmet för personer med psykisk funktionsnedsättning (omfattar hemtjänst till personer med psykisk funktionsnedsättning och boendestöd) enligt SoL
9. Kommunal hälso- och sjukvård enligt HSL 10. Kontaktperson enligt LSS
11. Korttidsvistelse enligt LSS 12. Korttidsvistelse enligt SoL 13. Kostverksamheten
14. Ledsagarservice enligt LSS
15. Personlig assistans enligt LSS/SFB
16. Vård- och omsorgsboende för äldre enligt SoL
17. Öppen verksamhet och fritid för personer med funktionsnedsättningar 18. Öppen verksamhet för personer över 65 år och hälsofrämjande verksamhet
Därutöver finns särskild uppdragsbeskrivning för myndighetskontorets verksamhet.
5. Uppdrag och inriktning
Utföraren ska verkställa beslut som fattats enligt socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt utföra hälso- och sjukvård och personlig assistans enligt gällande lagstiftning. Utföraren ska också bedriva öppen verksamhet som framgår av berörda uppdragsbeskrivningar.
1 Arbete pågår under 2014
6
5.1. Lagstiftning, riktlinjer och styrande dokument
Utföraren ska följa gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella riktlinjer för verksamhet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Utföraren ska också följa den lagstiftning som reglerar skyldigheter ur ett arbetsgivarperspektiv.
Utföraren ska följa gällande styrande dokument som gäller för Eskilstuna kommun och vuxenförvaltningen.
5.2. Myndighetsutövning och individuppdrag
Vuxennämndens handläggare på myndighetskontoret tar emot ansökningar, utreder, bedömer behov och fattar beslut om bistånd enligt SoL och LSS. Överlämning av beslut från myndighetskontoret till utföraren för verkställighet görs genom att beställning skickas i förvaltningens verksamhetssystem, Viva. Om beställningen skickas till fel utförarenhet har mottagande skyldighet att annullera beställningen i verksamhetssystemet innan den blivit verkställd, på detta sätt får handläggaren tillbaka beställningen och kan skicka den till rätt enhet.
Verkställighetsdatum är den dag då insatsen är tillgänglig för den enskilde, efter att den enskilde tackat ja. Vad som ska tolkas som verkställighetsdatum för del olika verksamheterna framgår av”Rutin för definition av verkställighetsdatum”. Utföraren ska följa rutinen och utan dröjsmål registrera verkställighetsdatum i
verksamhetssystemet.
Utföraren ska rapportera alla avvikelser från beslutet, dödsfall och in- och utflyttningar till berörd handläggare på myndighetskontoret genom att ”flagga”
journalanteckning i verksamhetssystemet.
5.3. Kvalitetsarbete
5.3.1 Ledningssystem
Utföraren ska ha ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 vilket ska ingå i förvaltningens integrerade ledningssystem.
Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
5.3.1.1 Processer och rutiner
Utföraren ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. För varje aktivitet som ingår i processen ska utföraren utarbeta och fastställa de rutiner som behövs. Rutinerna och
beskrivningarna i processen ska beskriva hur en arbetsuppgift ska utföras och ange vem/vilka som är ansvariga för utförandet. Medarbetarna ska ha tillgång till, och vara väl förtrogna med processen och dess tillhörande dokument.
Det ska framgå av processerna och rutinerna hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten samt med andra vårdgivare, myndigheter, organisationer.
7
5.3.1.2 Systematiskt förbättringsarbete
Riskanalys
Utföraren ska systematiskt använda sig av tillgänglig information för att beskriva och bedöma risker, samt uppskatta sannolikheten för oönskade händelser och dess
konsekvenser i syfte att minimera risken för brister i verksamhetens kvalitet.
Utföraren ska ha rutiner för detta.
Egenkontrollen
Utföraren ska utöva egenkontroll dvs. systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att verksamheten bedrivs enligt de processer, rutiner och beskrivningar som ingår i verksamhetens ledningssystem.
Klagomål och synpunkter
Utföraren ska aktivt verka för att den enskilde, dennes anhöriga eller annan person ges möjlighet att lämna synpunkter, klagomål, förslag och beröm på verksamheten eller begära rättelse för något som man anser vara fel. Gäller anmälan något som behöver åtgärdas akut ska det göras omgående.
Eskilstuna kommuns broschyr ”Säg vad du tycker” och blankett om
synpunktshantering och Patientnämndens broschyr ”Har du synpunkter eller klagomål på vård och behandling i landsting eller kommun” ska finnas tillgänglig och synlig ute i verksamheten. Information om kommunens synpunktshantering och Patientnämnden ska ges till den enskilde och företrädare då insats börjar utföras.
Utföraren ansvarar för att alla medarbetare vet vad som räknas som en synpunkt och hur de kan hjälpa till att fylla i synpunkts blanketter. Kommunens rutiner för
synpunktshantering ska vara känd i verksamheten.
Avvikelser
Utföraren ska bedriva ett aktivt förbättringsarbete där avvikelser och synpunkter blir en naturlig del av kvalitetssäkringen för verksamheten.
Utföraren ska ha rutiner för avvikelserapportering enl. socialtjänstlagen (SoL) och lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och hälso- och
sjukvårdslagen (HSL) som beskriver hur fel och brister identifieras, dokumenteras, analyseras och följs upp. Rutinerna ska vara kända i verksamheten.
Rapporteringsskyldighet
Rapportering enligt Lex Sarah vid missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden gäller såväl aktiva handlingar som försummelser, och ska ske omgående och gäller alla medarbetare, uppdragstagare m.fl. i verksamheten. Socialt ansvarig samordnare utreder och rapporterar till nämnd. Socialt ansvarig samordnare gör på delegation från vuxennämnden en anmälan till Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) om rapporten och/eller utredningen visar att det var ett allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande. Detta gäller oavsett om det allvarliga missförhållandet har avhjälpts eller inte.
Avvikelserapportering utifrån hälso- och sjukvårdslagen inklusive Lex Maria ska ske omgående. Medicinsk ansvarig sjuksköterska bedömer om avvikelsen ska
rapporteras enligt Lex Maria till Inspektionen för vård- och omsorg (IVO).
8
Utföraren ansvarar för att kommunens riktlinjer för anmälan enligt Lex Sarah och Lex Maria och avvikelser görs kända och följs i verksamheten.
Sammanställning och analys
Enhetschef ansvarar för att inkomna klagomål, beröm, synpunkter och avvikelser ska sammanställas och analyseras för att utföraren ska upptäcka mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. På grundval av resultatet ska åtgärder vidtas för att utveckla verksamhetens kvalitet samt för att undanröja att avvikelser upprepas.
5.3.2. Evidens
Utföraren ska i all verksamhet arbeta utifrån en evidensbaserad och/eller en kunskapsbaserad praktik. Det innebär att verksamheten grundar sig på ett samspel mellan den för tillfället bästa vetenskapliga kunskapen alternativt bästa kända praxis, den enskildes erfarenhet och önskemål samt den professionelles erfarenhet och förmåga.
5.3.3. Jämställdhet
Utföraren har ansvar för att verksamheterna bedrivs på ett, för kvinnor och män, jämställt sätt avseende tillgänglighet, kvalité och anpassning. Utföraren ansvarar för att genomföra kartläggningar av verksamheterna och verksamhetsprocesserna ur jämställdhetsperspektiv i syfte att synliggöra kvinnor och mäns förutsättningar och livsvillkor. Dessa kartläggningar ska sedan analyseras och användas för att öka kvaliteten i verksamheten. Den metod som ska användas i Eskilstuna kommun för kartläggning ur jämställdhetsperspektiv är 3-5 R metoden.
Utföraren har ett ansvar för att se till att verksamheten arbetar medvetet för att uppmärksamma och förebygga våld i nära relationer hos den enskilde, och att kunskap finns om vilken hjälp och stöd en drabbad kan erbjudas.
All personal bör regelbundet få kompetensutveckling inom området våld och andra övergrepp av eller mot närstående. Personal ska känna till styrdokument gällande våld i nära relationer.
5.4. Säkerhet
Utföraren ansvarar för säkerheten inom verksamheten. Rutiner för systematiskt säkerhetsarbete ska finnas för att förebygga händelser och för att ha beredskap och kunskap om hur man ska agera vid krissituationer som t.ex. brand, inbrott/stölder, hot och våld. Med krissituation menas också beredskap vid större händelser som t.ex.
längre elavbrott, avbrott i värmeförsörjning, svårighet att förse den enskilda med mat/livsmedel samt avbrott kommunikation så som IT-kommunikation och telefoni.
Utföraren ska tillhandahålla den skyddsutrustning och säkerhetsutrustning som behövs för att skydda den enskilde, personal och andra som vistas i verksamheten, samt hantera riskavfall enligt gällande rutiner. Säkerhetsutrustningen ska hållas i driftdugligt skick.
9
Utföraren ska medverka i kommunens krisledningsarbete.
Larmanrop från den enskilde åtgärdas skyndsamt om inget annat framgår beträffande inställighetstider. Alla typer av larm ska underhållas och driftsäkras i nödvändig omfattning.
All personal ska kunna styrka att de är anställda av vuxenförvaltningen, Eskilstuna kommun. Rutin för återlämnande av presentationskort/ tjänstelegitimation/nycklar ska finnas.