Botkyrka kommun
1.1. Uppdragets bakgrund och utgångspunkter
Botkyrka kommun saknar idag en överblick över vilka kommunövergripande styrdokument, såsom policys, strategier och riktlinjer, som beslutats av
kommunstyrelsen och/eller kommunfullmäktige de senaste tio åren. Frågor som har uppkommit är i vilken utsträckning beslutade strategier, policys och riktlinjer stödjer Botkyrkas nuvarande styrmodell, och om det finns styrdokument som tar ut, överlappar eller motsäger varandra. Det råder även osäkerhet kring vilken styrkraft dokumenten har i dagsläget då det är oklart i vilken utsträckning de uppfattas som styrande av kommunstyrelse, nämnder och förvaltningar.
Kommunledningskontoret önskar följaktligen en kartläggning av samtliga kommunövergripande styrdokument och att brister och förbättringsåtgärder identifieras i syfte nå en ökad styrbarhet. Kommunledningskontoret efterfrågar även stöd i att utarbeta riktlinjer bland annat för hur Botkyrka kommuns styrdokument ska utformas, klassificeras och vidare vilken terminologi som ska användas vid benämning av olika typer av styrdokument.
1.1.1. Vårt uppdrag
PwC:s uppdrag består i att genomföra en kartläggning av Botkyrka kommuns kommunövergripande styrdokument i syfte att identifiera de väsentligaste bristerna och utvecklingsbehoven. Kartläggningen ska mynna ut i ett antal konkreta
rekommendationer över vilka förändringar som behöver vidtas för att få en optimerad styrning. Inom ramen för uppdraget har PwC efter genomförd kartläggning erbjudit konsultstöd i framtagande av riktlinjer för utformning av Botkyrkas styrdokument.
1.1.2. Metod
Kartläggningens första inventering genomfördes via sökningar på relevanta nyckelord i kommunledningsförvaltningens diarium, vilket resulterade i en bruttolista på styrande dokument med kontaktyta gentemot
kommunledningsförvaltningen. Efter den första inventeringen kontaktades kansliet för en intervju om den inom kansliet pågående inventeringen av kommunens styrdokument och arbetet med publiceringen av kommunens författningssamling.
Vid intervjun gav kansliet synpunkter på kartläggningens bruttolista och bistod med att ta fram dokument ur arkivet.
En andra inventering genomfördes då tillgång till samtliga dokument från såväl digitala diariet som arkivet möjliggjorts. Ett flertal kategoriseringar av de styrande dokumenten genomfördes för att möjliggöra dokumentstudier och vidare analys.
Efter en första presentation för kommunledningsförvaltningens
ledningsgruppsmöte genomfördes fyra intervjuer med politiska företrädare för att informera om samt ta emot inspel till kartläggningen framgent.
Maj 2014
Botkyrka kommun 2 av 8
PwC
ses som en förvaltningsprocess när beslutet ska omsättas i handling i enlighet med beslutsfattarnas intentioner. I verkligheten visar erfarenheten att det fordras en rad aktiviteter, tid och uthållighet för att beslutet ska få genomslag och effekt i
verksamheten. För att exempelvis implementera en policy, som handlar om ett önskvärt förhållningssätt och beteende i organisationen, fordras att kunskap om innehållet når alla delar i organisationen vilket ställer krav på en effektiv
kommunikation, noggrann uppföljning behövs för att veta att man är på rätt väg och långsiktig uthållighet och tålamod är nödvändigt då förändring många gånger tar tid.
Vår erfarenhet från många granskningar av styrning och ledning i landets kommuner visar dessutom att det för att styra och leda effektivt inte får finnas alltför många mål och därmed även styrdokument att förhålla sig till. För många mål tenderar att göra det svårt att fokusera och veta att kommunen och
verksamheterna är på rätt väg. Kopplingen mellan målen för olika delar i
organisationen; fullmäktige, nämnder och verksamhet blir inte alltid helt tydlig, den
”röda tråden” blir därmed svår att finna.
Om det inte är klart och tydligt uttryckt vad som ska åstadkommas (målet) och vad organisationen ska uppnå så innebär det att förutsättningarna för att göra rätt minskar och att risker därmed uppstår att resurser inte används på ett optimalt, effektivt sätt. För att följa upp och mäta styrdokumentens genomslag och
måluppfyllelsen måste det också finnas effektiva rapport- och uppföljningssystem så att ansvariga politiker och tjänstemän har bra underlag för beslut. Många mål och styrdokument innebär stora utmaningar i att utforma effektiva uppföljnings- och rapporteringssystem.
För att politiska beslut ska genomföras i enlighet med beslutsfattarnas intentioner, dvs implementeras, brukar man inom implementeringsforskningen ställa sig tre frågor:
1. Förstår tillämparen vad som ska genomföras?
2. Vill tillämparen genomföra beslutet?
3. Kan tillämparen genomföra beslutet?
Att man förstår vad som förväntas för genomförandet kräver att beslutet är tydligt och inte kan tolkas på många olika sätt. Viljan att genomföra ett beslut kan variera utifrån den personliga uppfattning tillämparen har och förmågan – om tillämparen kan – beror av vilka resurser (pengar, kompetens, utrustning m m ) som är
tillgängliga för genomförandet.
Utifrån detta synsätt är det viktigt att de styrdokument som ska stödja
genomförandet är förståeliga och överblickbara. Kännedomen och kunskapen om vilka dokument som finns och deras innehåll är givetvis grundläggande
Maj 2014
Botkyrka kommun 3 av 8
PwC
Våra erfarenheter från granskningar av styrning och ledning i många kommuner visar att det ofta förekommer en mängd olika styrdokument och att kännedomen om dessa inte alltid är god. Vi konstaterar också att det ofta brister i uppföljning av verksamheternas följsamhet till de olika styrdokumenten samt även
vidmakthållande av styrdokumentens aktualitet och relevans.
För att skapa goda förutsättningar för en effektiv styrning är det således av vikt att:
• Kännedomen om vilka styrdokument som finns är god.
• Förståelse finns för styrdokumentens innehåll och status.
• Viljan att genomföra beslut och att agera i enlighet med styrdokumenten är god.
• Resurser finns för genomförandet.
• Systematisk uppföljning och utvärdering görs av styrdokumentens innehåll, resultat och effekter.
• Uthållighet och tålamod finns i genomförandet av beslut.
Maj 2014
Botkyrka kommun 4 av 8
PwC