Enligt ekonomistyrningsmodellen sker central uppföljning efter tre månader, delårsrapport efter åtta månader och därefter årsbokslut. Varje nämnd avgör därutöver behovet av uppföljning av
verksamhet och ekonomi, inom sitt ansvarsområde.
I kommunen ska ingen kostnad eller intäkt tas utan att man bestämt vem som ansvarar för kostnaden/intäkten.
Ekonomienheten tar fram tidplaner för årets uppföljningar. Tidplaner och anvisningar återfinns på Ekonomimappen under G. Per mars, augusti och december kommer en större uppföljning med prognos att göras, enligt den tidplan som finns för kommunen. Dessa tas i den egna nämnden samt lämnas till ekonomienheten, för att ingå i kommunens gemensamma dokument.
Enhets-/resultatenhetscheferna ansvarar för sin egen uppföljning när det gäller såväl verksamhet som ekonomi.
Enligt ekonomistyrningsmodellen:
”Verksamhetsansvarig chef följer verksamhet och ekonomi, fattar beslut om, genomför och vid behov förändrar sin verksamhet i enlighet med nämndens delegationsordning. Det kan handla om att anställa personal, leda verksamheten och personalen, driva arbetsmiljöarbetet, avveckla personal, göra inköp av varor och tjänster, förändra lokalutnyttjandet eller arbeta med kvalitets- och resultatförbättringar i verksamheten.”
Månadsuppföljning
Månadsuppföljning bör ske på enhets-/ansvarsnivå för att varje ansvarig chef ska kunna ha kontroll och vidta åtgärder vid behov.
Varje nämnd/utskott avgör själva i vilken utsträckning uppföljning ska sammanställas och redovisas för nämnden.
Kvartalsuppföljning per mars
Enhets-/resultatenhetschef tar ut erforderliga rapporter från ekonomisystemet. Datum för när rapportuttag kan ske, finns i tidplanen för uppföljning. Rapporterna analyseras och årsresultat prognostiseras. Genomgång och analys av siffrorna sker tillsammans med ekonom.
Enhets-/resultatenhetschefen redogör för produktionschefen om verksamheten och om det
ekonomiska resultatet samt rapporterar i verksamhetens mall för enheterna/resultatenheterna, samt verksamhetens excelmall för enheterna/resultatenheterna (för ekonomin). Avvikelser mot budget kommenteras och åtgärder för att komma tillrätta med ev. underskott redovisas. Uppföljning av verksamhetsförändringar och uppdrag för enheten redovisas.
Produktionschef och ekonom analyserar tillsammans ekonomirapporterna, beräknar och bedömer prognossiffror för verksamheten. Enheternas/resultatenheternas redovisningar vävs in och
verksamheternas förväntade resultat tas fram. Uppföljning av verksamhetsförändringar och uppdrag
12
redovisas. Anvisningar och särskild mall för kvartalsuppföljningen finns under
G:Ekonomi\Uppföljning-prognos, mars. Här finns också en tidplan för rapportuttag för hela året.
Ekonom gör siffersammanställningar och produktionschef sammanställer och skriver verksamhets-berättelse, uppföljning/prognos till den egna nämnden, med kopia till ekonomichef och till ekonom.
Nämndernas/utskottens berättelse sammanställs i ett kommungemensamt dokument och behandlas i KSau, KS och KF.
Delårsrapport per augusti
Delårsrapport tas fram efter augusti månads utgång. Då görs kommunens officiella delårsrapport och kommunens resultat ska vara periodiserat i redovisningen. Mall tas fram för enhetlig uppföljning inom kommunen. Den, liksom tidplan för arbetet med rapporten, återfinns under G:Ekonomi\Bokslut.
De olika momenten i det ekonomiska arbetet, samt datum för när rapporter kan tas ut, finns beskrivna där.
Eftersom detta är ett delårsbokslut ska alla inkomster och utgifter bokföras i den period de hör hemma. Ansvarig för detta är respektive enhets-/resultatenhetschef. Bokningarna bör ske tillsammans med ekonom. Enhets-/resultatenhetschef tar ut erforderliga rapporter från ekonomisystemet, analyserar och bedömer tillsammans med ekonom, poster som behöver
periodiseras. Inkomster som hör till augusti, men inte finns med, bedöms och bokförs. Fakturor för inköp tom augusti, som inte hunnit komma, bokförs också och ev. förskottsbetalda poster bokas till senare månader (september-december). För personalkostnader t o m augusti, som inte utbetalats, beräknar vår personalenhet tillsammans med lönekontoret (Håbo) belopp som skall bokföras.
Bokning av detta sker centralt och återfinns därför inte i hos enheterna. Rimlighetskontroll av de upplupna personalkostnaderna sker tillsammans enhets-/resultatenhetschef och ekonom, enligt tidplanen.
Nya slutliga rapporter tas fram (se tidplan) och analyseras och årsresultat prognostiseras. Analys av siffrorna sker tillsammans med ekonom. När det gäller verksamhetsuppföljningen ska information och diskussion ske på en relativt detaljerad nivå och tillsammans med produktionschef. Enhets-, resultatenhetschefen redogör för produktionschefen om verksamheten och om det ekonomiska resultatet. Varje verksamhet bör ta fram mallar, wordmall, för enheterna som stämmer väl med kommunens mall för verksamhetsberättelse samt excelmall (för ekonomin). Avvikelser mot budget kommenteras och åtgärder för att komma tillrätta med ev. underskott redovisas.
Verksamhetsresultat, måluppfyllelse, verksamhetsförändringar mm, enligt mall redovisas.
Produktionschef och ekonom analyserar tillsammans verksamhetens ekonomirapporter, beräknar och bedömer prognossiffror. Enheternas/resultatenheternas redovisningar vävs in och verksamheternas förväntade resultat tas fram. Verksamhetsberättelsen till delårsrapporten ska utformas och innehålla de uppgifter som framgår av mall, verksamhetens utveckling, avstämning mot mål, nyckeltal etc.
Ekonom gör siffersammanställningar och produktionschef sammanställer och skriver delårsberättelse till den egna nämnden, med kopia till ekonomichef och till ekonom. Nämndernas/utskottens
berättelser ingår i kommunens delårsrapport och ska vara tagen i nämnd innan den tas i KSau, KS och KF.
13
Årsbokslut
Arbetssättet vid årsbokslutet påminner om det vid delåret. Tidplan och mall för arbetet finns under G:Ekonomi\Bokslut. De olika momenten i det ekonomiska arbetet, samt datum för när rapporter kan tas ut, finns beskrivna där.
Vid årsbokslut ska alla inkomster och utgifter bokföras i det år de hör hemma.
Enhets-/resultatenhetschef tar ut erforderliga rapporter från ekonomisystemet, analyserar och bedömer tillsammans med ekonom, poster som behöver periodiseras. Ansvarig för detta är respektive enhets-/resultatenhetschef. Arbetet bör ske i nära samarbete med ekonom.
Ev. rättningar sker och inkomster och utgifter periodiseras till rätt år. Ej kända belopp bedöms och bokförs. Personalkostnader t o m december, som inte utbetalats, beräknar vår personalenhet tillsammans med lönekontoret i Håbo. Rimlighetskontroll av de upplupna personalkostnaderna sker tillsammans enhets-/resultatenhetschef och ekonom, enligt tidplanen. Bokning av upplupna personalkostnader återfinns i december hos enheterna.
Nya slutliga rapporter tas fram, enligt varje års tidplan för årsbokslut, och analyseras. Analys av siffrorna sker tillsammans med ekonom. När det gäller verksamhetsuppföljningen ska information och diskussion ske på en relativt detaljerad nivå och tillsammans med produktionschef. Enhets-/resultatenhetschefen redogör för produktionschefen om verksamheten och om det ekonomiska resultatet. Varje nämnd/utskott bör ta fram mallar, wordmall för enheterna/resultatenheterna som stämmer väl med kommunens mall för verksamhetsberättelse samt excelmall (för ekonomin).
Avvikelser mot budget och ev. påverkan på nästa års resultat kommenteras och förslag till åtgärder redovisas. Uppföljning av måluppfyllelse, verksamhetsförändringar och nyckeltal redovisas enligt mall.
Produktionschef och ekonom analyserar tillsammans verksamheternas ekonomirapporter.
Enheternas/resultatenheternas redovisningar vävs in. Verksamhetsberättelsen till årsbokslutet ska utformas och innehålla de uppgifter som framgår av mall, verksamhetens utveckling, avstämning mot mål, nyckeltal etc.
Ekonom gör siffersammanställningar och produktionschef sammanställer och skriver verksamhetsberättelsen till den egna nämnden och till ekonomichef och ekonom.
Nämndernas/utskottens berättelser ingår i kommunens årsbokslut och ska vara tagen i nämnd innan den tas i KSau, KS och KF.
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se