Inledning
I mars 2014 fastställde Kommunstyrelsen intern kontrollplanen för år 2014. Bland annat fastställdes kommunövergripande och nämndspecifika internkontrollobjekt som alla nämnder ska arbeta med under året t.ex. uppföljning av avtalstrohet, inrapportering i PS-självservice, uppföljning, av delegationsbeslut, återrapportering av nämndbeslut, tillgänglighet per telefon, gallring/ genomlysning av styrdokument, betalningspåminnelser och tillgänglighet via epost. Resultatet från granskningarna redovisas i korthet nedan, mer information finns i nämndernas årsredovisningar.
Delegationsbesluten
De beslut som lämnas till nämndkansliet anmäls till kommunstyrelsen för att vinna laga kraft. I de flesta fall finns en hänvisning till med vilket stöd som beslutet är fattat. Huruvida beslut fattade med delegation görs ute i förvaltningen och som inte anmäls till kommunstyrelsen är svårt att bedöma eftersom dessa handlingar inte passerar registraturen. Ett sätt att medvetandegöra att beslut fattade med delegation ska anmälas till styrelse/nämnd är att mallar upprättas utifrån punkterna i styrelsens delegationsordning.
Uppföljning av beslut
Alla ks-beslut har gåtts igenom och är verkställda precis som föregående år.
Inköp/upphandling
Under 2014 har 11 upphandlingar avslutas och därutöver har 6 stora upphandlingar påbörjats.
Kommunen har arbetat intensivt med att följa upp avtalstroheten bland kommunens förvaltningar.
Avtalstroheten är ganska god men det finns behov av uppföljning av direktupphandling och eventuellt nya ramavtalsupphandlingar baserat på resultatet av dessa uppföljningar.
Uppföljningen har utvisat att kommunen under året nyttjat 1631 leverantörer för en total inköpsvolym av 452 223 791 SEK. Inköp hos avtalade leverantörer har gjorts för 342 768 022 SEK vilket motsvarar 75,8 % av totala volymen. I den statistik som framtagits har dessa inköp markerats med grön färg. Gul färg markerar inköp där endast en möjlig leverantör finns eller där äldre avtal finns, främst inom omsorgen och dess HVB-placeringar. Totalt motsvara gröna och gula inköp 87,7 % av den totala inköpsvolymen.
Av den av fullmäktige antagna upphandlingspolicyn framgår att vid inköp över 1 basbelopp ska upphandlingsenheten kontaktas innan upphandling sker. Kontroll utvisar att vid inköp mellan denna gräns och direktupphandlingsgränsen (505 000 SEK) tas sällan denna kontakt.
Arbetet med att utveckla kommunens samlade inköp fortsätter. Utifrån förändrade gränsvärden för direktupphandling har förslag till uppdaterade riktlinjer arbetats fram under 2014. I bestämmelserna om nytt gränsvärde har även införts ett krav på dokumentation av upphandlingar överstigande 100 000 SEK. Denna bestämmelse har ännu inte fått full effekt i kommunen i och med att beslutade kontakter med inköpsavdelningen vid dessa upphandlingar sällan tas. De nya riktlinjerna är ännu ej antagna.
Kommunen har under året införskaffat ny avtalsdatabas och ett nytt upphandlingsverktyg. Detta innebär att samtliga ramavtal nu publiceras via såväl intranät som via hemsida samt att kommunen nu
Årsredovisning 2014
47
kan genomföra sina upphandlingar elektroniskt. Verktyget innehåller även en modul för
direktupphandling. Den nya direktupphandlingsgränsen kan komma att innebära en totalöversyn av kommunens inköpsorganisation.
Kontroll av kommunens styrdokument
Hallstahammars kommun har under 2014 arbetat intensivt med att uppdatera och katalogisera sina så kallade reglementspärmar. Pärmarna som förvaras hos nämndkansliet innehåller ca 750 olika
dokument med högst varierande innehåll. Dokumenten har under hösten katalogiserats och skannats.
En bedömning av respektive dokuments giltighet har gjorts och dokumenten har åsatts ett
uppföljningsdatum. Kommunchefen har under hösten utarbetat regler för dokuments klassificering.
Dessa regler ligger till grund för den indelning som pågår av innehållet i dokumentpärmarna.
Bedömningen av giltighet och klassificeringen kommer sedan att ligga till grund för eventuellt upphävande av dokumenten, för uppdatering av dokumenten. Utifrån resultatet av allt detta kommer sedan nya och uppdaterade styrdokument att publiceras.
Betalningspåminnelse / Sena betalningar
Granskningen 2013 visade att vi har kostander för betalningspåminnelser om nästan 40 000 kr/år.
Mörkertal kan finnas i de fall där eventuell påminnelseavgift/förseningsavgift påförs nästkommande faktura. I dessa fall ”syns inte” dessa eventuella avgifter. 2014 års granskning har skett utifrån om vi betalt våra leverantörsfakturor inom rätt tid.
Under perioden januari till december 2014 har 29 108 st leverantörsfakturor slutbetalats. 25 867 av dessa, eller 89% har betalts i tid.
Inom en vecka har ytterligare 2290 fakturor betalats Inom två veckor har ytterligare 521 fakturor betalats
Efter två veckor ligger 430 fakturor kvar och väntar på betalning.
Under granskningen har konsterats att det emellanåt är svårt att reda ut orsaken till försent betalda fakturor. Det går att göra anteckningar på fakturorna men misstanke finns om att dessa anteckningar oftast är ”tillfälliga” och inte permanenta. En tillfällig anteckning tas bort i samband med att fakturan slutbetalas. Vi kommer under 2015 gå ut med förnyad information om att när ”tvist oklarhet ” föreligger skall anteckningarna göras permanenta så man i efterhand kan få bättre grepp om varför fakturan var sen.
Tillgänglighet per telefon
Mätningen inom ramen för Kommunernas Kvalitet i Korthet (KKIK) samt egen genomförd mätning uppvisar en negativ utveckling. KKIK-mätningen uppvisar att andel medborgare som söker kontakt och når handläggaren minskat från en redan låg nivå 2012 till en ännu lägre nivå 2014. Den egna mätningen som också tar hänsyn till vidarekoppling till röstbredlåda (som inte ingår i KKIK-mätningen) visar samma tråkiga utveckling. Stora problem med vår telefoniplattform med
återkommande störningar och ”tappade samtal” påverkar givetvis resultatet. Ytterst viktigt att komma tillrätta med såväl de tekniska problemen och att få upp svartfrekvensen rejält. Under året har det varit mycket störningar i kommunens telefonilösning från TDC. Samtliga incidenter och längre avbrott har
Årsredovisning 2014
48
dokumenterats och följts upp med TDC. TDC har startat ett åtgärdsprogram utifrån störningarna och kommer att göra en omfattande analys för att åtgärda problemen.
I KKIK-mätningen ingår också en uppföljning om medborgarna får svår på inskickade enkla frågor via epost inom två dagar. Resultatet för denna kontroll uppvisar en positiv utveckling och 87 procent får svar inom två dagar. Resultatet bättre än tidigare år men kan bli ännu bättre.
Inrapporteringar i ps-självservice
Kontrollmomentet som ingår i planen för år 2014 var att kontrollera att frånvaron inrapporterats i självservice av medarbetare. Vissa stickprovskontroller har genomförts men svårigheter föreligger att på ett tillräckligt systematiskt sätt kontrollera att frånvaror är helt rätt rapporterad.
Vid stickprov under året har frånvaro kontrollerats och samtliga registreringar har gjort i PS Självservice. Men dessa har inte alltid gjort av den enskilde själv utan ”upptäckts” av chef/kontrollant.
Ytterligare granskningar under 2015 bör därför genomföras för att säkerställa att alla anställda själva rapporterar in frånvaron i tid och i korrekt form.
Uppföljning av användande av egen bil istället för poolbil
Stickprov har skett utifrån utbetalda ersättning för användande av egen bil. Svårigheter föreligger att tydligt uttala sig om det funnits poolbil tillgänglig och om avsteg skett från gällande policy.
Ersättning för användande av egen bil i tjänsten uppgår till i genomsnitt 400 tkr/år under den senaste fyra årsperioden. Bilpoolens direkta bruttokostnader under samma period uppgår till i genomsnitt till 550 tkr/år. En genomlysning över dels regelverket samt dels utnyttjandegranden av poolbilarna bör ske under 2015.
10 bilar ingår i poolen. Utnyttjandegraden utifrån ett normalschema om 40 timmar i veckan (07:30-16:30) uppvisar en bokningsgrad mellan som lägst 55 procent och som högst 82 procent. Genomsnittet ligger på 65 procents utnyttjandegrad. Vid stickprov så framgår att ”tidiga och sena” tider är utnyttjande lägre medan övriga tiderna är relativt väl bokade.
Nästa byte eller tillkommande bil till poolen skall vara en elbil och den förväntas finns på plats under 2015. En elbil är dyrare i inköp men med en finansiering över 36 månaders leasing med ett restvärde motsvarande övriga fordon i bilpoolen beräknas merkostnaden kunna hanteras inom bilpoolens normala kostadsbudget efter justering för vanliga prisökningar.
Årsredovisning 2014
49