Sammanfattning
Uppföljning av internkontroll ska enligt kommunens policy årligen lämnas till kommunstyrelsen som ansvarar för utvärdering av kommunens samlade internkontrollresultat.
Kommunstyrelsens förvaltning Administration- och kommunikationsenheten har genomfört kontroller av den egna verksamheten under år 2020 enligt kommunstyrelsens antagna plan.
Kontrollmomenten har valts utifrån enhetens huvudsakliga arbetsuppgifter och kontrollen syftar till att säkerställa rättssäkerhet och transparens i verksamhetens rutiner.
Resultaten för genomförd kontroll avseende 2020 visar några avvikelser, dock inte av allvarligare karaktär utan indikerar mest på att arbetsrutinerna inom förvaltningen fungerar väl. De identifierade avvikelserna är åtgärdade eller är under åtgärdsprocess.
Förvaltningens målsättning är att kontinuerligt förbättra verksamhetens rutiner och sträva efter att säkerställa rättssäkerhet, transparens och effektivitet i det dagliga arbetet.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse i ärendet daterad 2021-03-30 Internkontrollplan 2021 för AK-enheten Förslag till beslut
Förvaltningens förslag till beslut:
• Uppföljning av internkontrollplan 2020 för administrations- och kommunikationsenheten godkänns.
Fam Sundquist Nämndsamordnare
Ärende 6
KOMMUNSTYRELSENS
Administrations- och kommunikationsenhetens internkontrollplan har tagits fram i syfte att få en helhetssyn över hur rutinerna på de olika verksamhetsområdena fungerar. 2020 års internkontrollplan för enheten består av följande punkter:
• Hemsidans nyhetsflöde uppdateras och jämn fördelning mellan olika områden/förvaltningar upprätthålls
• Registrering av sekretesshandlingar följer lagkraven
• Inga otillåtna personuppgifter publiceras på webb
• Kallelser och protokoll upprättas och görs tillgängliga för politikerna och allmänheten på sätt som beslutats av fullmäktige
• Personer vars personuppgifter behandlas av Administrations- och kommunikationsenheten informeras enligt krav i GDPR
• Kritiska informationssäkerhetstillgångar på Administrations- och kommunikationsenheten KLASSA:s
1. Hemsidans nyhetsflöde uppdateras och jämn fördelning mellan olika områden/förvaltningar upprätthålls
Herrljunga kommuns externa webbplats, herrljunga.se, är navet för kommunens externa kommunikation, där information och service från vår kommunala verksamhet samlas.
Nyhetsflödet 2020 har granskats och varje nyhet har kategoriserats utifrån kommunens förvaltningar och tillhörande funktion. Till kategorin kommunstyrelsens förvaltning räknas även information som kommer utifrån organisationen till exempel information från
myndigheter. Nyheter från folkhälsa, politiken, besöksnäring, kommunala bolag och Fokus Herrljunga räknas också in i kommunstyrelsens förvaltning. Så här ser fördelning av nyhetsflödet ut 2020:
Bildnings-förvaltningen Samhällsbyggnads-förvaltningen
Social-förvaltningen Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomi och personal IT/växel och telefoni
33 47 39 65 3 3
Totalt antal nyheter 2020 är 190, vilket är en ökning av föregående år med 42 nyheter. En anledning till detta kan vara Corona pandemin, då det informeras frekvent om nya
restriktioner och anpassningar. I snitt skrivs det cirka 3,7 nyheter i veckan. Vad innehållet beträffar har nyheterna bedömts vara relevanta men spridning och variation kan
utvecklas något. Arbete pågår med att påminna och uppmuntra handläggare och chefer inom de olika förvaltningarna att höra av sig till Administrations- och
kommunikationsenheten när något är på gång. Webbplatsen ska även jämställdhetssäkras enligt Handlingsplan för jämställdhetsarbetet i Herrljunga kommun. Stickprov har valts att göra på nyhetsflödet för att undersöka, där bilder på människor förekommer, hur
fördelningen ser ut mellan män och kvinnor. Vid flera personer på en bild räknas det kön som är i majoritet på just den bilden till den övergripande sammanställningen. Människor förekommer i 54 bilder totalt i nyhetsflödet. Av dessa är 30 stycken kvinnor eller i kvinnlig majoritet på bilden, 16 män eller i manlig majoritet på bilden, 4 bilder har jämn
Ärende 6
KOMMUNSTYRELSENS en majoritet kvinnor som arbetar i kommunens verksamhet och bildresultatet följer den linjen. Men webbplatsens bilder ska likväl eftersträva efter en jämn fördelning.
2. Registrering av sekretesshandlingar följer lagkraven
Administrations- och kommunikationsenheten registrerar ett stort antal handlingar varje år, däribland handlingar med sekretessbelagda uppgifter. Några av de
vanligast förekommande handlingarna med sekretessbelagda uppgifter som registreras är ansökningar om bostadsanpassning och parkeringstillstånd för rörelsehindrade. De handlingar som omfattas av sekretess ska enligt rutin sekretessbeläggas i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem. Efter en kontroll av samtliga ärenden avseende ansökningar om bostadsanpassning (60 stycken) och parkeringstillstånd för
rörelsehindrade (23 stycken) för 2020 hittades inga avvikelser.
Ett stickprov har också utförts i tio av dessa 83 ärenden för att se om handlingarna är stämplade och för att kontrollera att rätt handling ligger i ärendet. Ärendena valdes ut slumpmässigt. Bland dessa tio ärenden hittades ingen avvikelse. Nio av tio
handlingar diariefördes därtill samma dag som de kom in, medan en handling diariefördes dagen efter (TK 215/2020).
3. Kallelser och protokoll upprättas och görs tillgängliga för politikerna och allmänheten
Enligt kontrollplanen ska kallelser och protokoll upprättas och göras tillgängliga för politikerna och allmänheten på ett sätt som beslutats av fullmäktige.
Genom granskning på hemsidan och politikplattan har samtliga kallelser och protokoll på olika mötesdatum för samtliga politiska orgon kontrollerats. En avvikelse identifierades; en kompletterande handling till ett befintligt ärende publicerades i politikplattan men inte för allmänheten.
Avvikelsen bedöms vara minimal och förbättras kontinuerligt i det dagliga arbetet. Avvikelsen har åtgärdats!
4. Publicera otillåtna personuppgifter på webb
Enligt internkontrollplan 2020 för kommunstyrelsen ska stickprov bland protokoll och kallelser göras för att säkerställa att inga otillåtna personuppgifter publiceras på kommunens hemsida. En kallelse och ett protokoll för kommunfullmäktige,
kommunstyrelsen samt samtliga nämnder och beredningar har valts ut slumpmässigt och granskats. Inga avvikelser har framkommit.
5. Personer vars personuppgifter behandlas av Administrations- och kommunikationsenheten informeras enligt krav i GDPR
Ärende 6
KOMMUNSTYRELSENS Administrations-och kommunikationsenheten samlar in och hanterar personuppgifter med hjälp av e-tjänster, foton och blanketter på kommunens hemsida. Enligt
dataskyddsförordningen har de registrerade rätt att få information om hur deras personuppgifter behandlas. Informationen ska tillhandahållas kostnadsfritt, i en
lättillgänglig skriftlig form och med ett tydligt och enkelt språk. De registrerade ska bland annat informeras om ändamålet med behandlingen, kontaktuppgifter till
personuppgiftsansvarig samt den rättsliga grunden för behandlingen.
För att säkerställa att personer vars personuppgifter behandlas av Administrations-och kommunikationsenheten informeras enligt krav i GDPR har det gjorts stickprov av e-tjänster, blanketter och foton på kommunens hemsida. Administrations- och
kommunikationsenheten ansvarar för fyra e-tjänster varav samtliga har kontrollerats. Inga avvikelser har förekommit.
Vidare gjordes ett stickprov att Administrations-och kommunikationsenhetens tre blanketter gällande arvode för extra uppdrag, ersättning förlorad arbetsinkomst och autogiroanmälan. Samtliga blanketter visade på en avvikelse då det inte fanns någon lättillgänglig information eller hänvisning till hur vi behandlar personuppgifter. Avvikelsen ska åtgärdas av centralt registeransvarig i samarbete med kommunikatör.
För att säkerställa att personer vars personuppgifter behandlas av Administrations-och kommunikationsenheten informeras enligt krav i GDPR har det gjorts stickprov av fotografier på Herrljunga kommuns hemsida. 1 avvikelser har upptäckts i stickprov av 10 bilder där personer inte återkopplat kring samtycke för bildpublicering. De kontrollerade bilderna har dock publicerats med korrekt information om hur vi behandlar
personuppgifter. Avvikelsen ska åtgärdas av kommunikatör genom att ta bort bilden där samtycket inte har inhämtats.
6. Kritiska informationssäkerhetstillgångar på Administrations- och kommunikationsenheten KLASSA:s
Herrljunga kommun använder sig av verktyget KLASSA för klassning av kritiska informationssäkerhetstillgångar. Samtliga kritiska system som ägs av
Administrations- och kommunikationsnäten har informationssäkerhetsklassats enligt gällande plan. Systemen behöver dock klassas om då tidigare KLASSA-verktyget har uppdaterats.
Samverkan
Samverkan ej aktuell i detta ärende.
Ekonomisk bedömning
Ärendet utgör ingen ekonomisk påverkan för verksamheten.