Område:
Verksamhet
Processer/rutiner:
Inköp Risker:
Att målen inte uppfylls och kostnaderna ökar
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Kontrollmoment Resultat Kommentar Att förvaltningarna följer
riktlinjerna för hållbar upphandling
Större avvikelse Det har inte gjorts en egen internkontroll av verksamheten då det har genomförts en granskning av PWC gällande
upphandlingsverksamheten utifrån följande revisionsfråga:
Finns det en ändamålsenlig organisationsstruktur för offentlig upphandling och är den interna kontrollen tillräcklig?
I rapporten redogörs bland annat för följande:
Det finns upprättade regler och rutiner i tillräcklig omfattning men att dessa inte i alla delar efterlevs, bla avseende otillåtna
direktupphandlingar och dokumentation av direktupphandlingar.
Rutinerna för spridning av ramavtal inte heller är fullt ut tillförlitliga eftersom kommunens avtalsdatabas inte är uppdaterad
Av kommunens rutiner för kontroll av ekonomiska transaktioner framgår bland annat att priser och villkor ska kontrolleras innan attest. Vi kan konstatera att det i flera fall inte på ett enkelt sätt går att stämma av fakturerade priser mot avtalade priser. Detta eftersom informationen i fakturorna i många fall är bristfällig samt att det görs köp som inte omfattas av gällande avtal. Vi noterar dock att granskade inköp i huvudsak har gjorts inom avtalsperioden och att det i huvudsak är avtalade varor/tjänster som köpts.
Det saknas rutiner för systematisk uppföljning av köptrohet och verifiering visar på en relativt låg köptrohet, mellan 53 och 82 procent, inom de granskade områdena. Vi kan även konstatera att det görs många småinköp från ett stort antal leverantörer.
Svaret i denna granskning innefattar även kontrollpunkterna:
Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar
Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 5(10)
Risker:
Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Att ramavtal och rutiner gällande kemtekniska varor följs
Större avvikelse Se kommentar under
kontrollmomentet Att
förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling.
Risker:
Att ramavtal inte följs och kostnaderna ökar
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Att ramavtal och rutiner gällande kontorsmaterial följs
Större avvikelse Se kommentar under
kontrollmomentet Att
förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling.
Processer/rutiner:
Dagliga rutiner inom IT Risker:
Att de dagliga rutinerna inte genomförs eller dokumenteras enligt rutinlistan
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Fungerar de dagliga rutinerna och dokumenteras dessa
Ingen avvikelse Rutinlistan för 2015-06-11 har gåtts igenom och alla rutiner var utförda och avprickade enligt listan.
Processer/rutiner:
Test återläsning av backup Risker:
Att backup inte fungerar för våra IT-system
Kontrollmoment Resultat Kommentar
En fil från slumpmässigt valt system återläses
Ingen avvikelse Återläsning har gjorts av ist.db samt ist.log med lyckat resultat. Filerna har rätt storlek och ser riktiga ut.
Ist.log kan man utläsa viss information ur trots att det är en databasfil.
Processer/rutiner:
Kontroll av inaktiva inloggningskonton Risker:
Att personer som har slutat i kommunen har tillgång till kommunens servrar samt att kommunen betalar för mycket licenskostnader
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Kontroll av inloggningskonton Ingen avvikelse Har gått igenom så att inga gamla inloggningskonton finns kvar.
Processer/rutiner:
Svarstider i kommunväxeln Risker:
Att svarstiderna blir långa
Kontrollmoment Resultat Kommentar
- Mätning av svarstid Inte kontrollerat Har inte kunnat utföra egna mätningar pga begränsningar i nuvarande telefonisystem. Egen mätning kommer att ske under 2016.
KKiKs mätning av svarstid mot kommunhuvudnumret (81000) visar dock att:
90% av samtalen inom 30 sekunder.
6% av samtalen besvarades inom intervallet 31-60 sekunder
1% av samtalen besvarades inom intervallet 61-120 sekunder
2% av samtalen besvarades efter 120 sekunder
1% av samtalen besvarades inte alls
Processer/rutiner:
Hantering av egenkontroll Risker:
Att personer som äter maten kan bli matförgiftade
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Att rutinen gällande egenkontroll följs
Ingen avvikelse Inga fall av matförgiftning eller felserverade allergikoster har rapporterats under år 2015.
Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 7(10)
Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet
Mindre avvikelse 2 av 50 kontrollerade anställningsavtal var felaktigt registrerade.
Processer/rutiner:
Löneskuld Risker:
Att löneskuld uppstår på grund av handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice försent
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Att kontrollera förekomst av löneskuld
Större avvikelse Antalet löneskulder under 12 månader var 83 stycken. Orsaken till 75 % av skulderna var att chef inte bevakat att frånvaroansökan inkommit samt för många semesterdagar beviljats. 10 % av skulderna uppstod på grund av felaktiga registreringar av personalredogörare. 11 % av löneskulderna uppstod utan att det går att påverka på grund av preliminärlöneberäkningen.
Åtgärden som planeras är att tidigarelägga stoppdatum.
Processer/rutiner:
Legitimation Risker:
Att legitimation saknas för tillsvidareanställda lärare.
Vad kan gå fel
Legitimation är ett krav enlig skollagen för självständigt ansvar för undervisning och beslut om betyg
Kontrollmoment Resultat Kommentar Att kontrollera att
tillsvidareanställd lärare har legitimation
Mindre avvikelse 7 procent av lärare och förskollärare saknade legitimation.
Processer/rutiner:
Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Risker:
Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst
Vad kan gå fel
Felaktiga underlag för utbetalning av förlorad arbetsförtjänst
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Att rätt belopp är utbetalt Större avvikelse Intyg för förlorad arbetsförtjänst har kontrollerats för anställda och för företagare. Anställda inom Lindesbergs kommun har inte kontrollerats. Sex intyg utbetalade under 2015 från anställda och sex intyg utbetalade under 2015 från företagare har jämförts med ersättningsbestämmelserna för kommunalt förtroendevalda.
Inga avvikelser har upptäckts bland utbetalningar till anställda. Samtliga inkomstbortfall har verifierats av arbetsgivare för varje sammanträde.
Större avvikelse har upptäckts när det gäller företagare då
inkomstbortfallet inte verifierats.
Angivna timmar stämmer överens med angivna sammanträdesdatum och tider. Det är dock omöjligt med dagens rutiner att kontrollera företagets existens och vad det eventuella inkomstbortfallet blir.
Åtgärden som planeras är att ta fram nya rutiner för egna företagare.
Processer/rutiner:
Utbildningsplaner Risker:
Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som då kan leda till att personer som äter maten blir sjuka
Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 9(10)
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Har utbildningsplanen för de anställda följts
Ingen avvikelse Utbildning i livsmedelshygien ska, och har, erbjudits alla nyanställda.
För tillsvidareanställa uppdateras och förnyas kunskaperna genom en utbildning vartannat år vilket också är genomfört.
Område:
Ekonomi
Processer/rutiner:
Behörighet och attestförteckning Risker:
Att attestförteckningen inte följs
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Att rätt person attesterat fakturor enligt attestförteckningen
Mindre avvikelse Internkontroll är gjord på attest av rekvisitioner som avser samtliga förvaltningar. 1250 rekvisitioner är kontrollerade. 7 rekvisitioner saknar attest, 34 rekvisitioner är attesterade av personer som inte har beslutattest och 2 rekvisitioner saknas. Åtgärden som planeras är utökad information och utbildning.
Risker:
Att för bred attest intervall är inlagt i ekonomisystemet för beslutattestanter
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarområde
Större avvikelse Stickprov på 25 personer som har attesträtt i ekonomisystemet. 10 personer som granskats har för stort attestintervall på ansvarskoden i ekonomisystemet jämfört med attestförteckningen som upprättats 2015. Åtgärden som planeras är ny rutin för attestantförteckning.
Processer/rutiner:
Fakturahantering vid representation, kurser och konferenser Risker:
Att gällande lagstiftning, skatteverkets regler och kommunens internkontrollreglemente inte följs
Kontrollmoment Resultat Kommentar Att deltagare, syfte och kurs
finns bifogat på fakturor som avser representation, kurser och
konferenser
Större avvikelse Både intern och extern
representation har kontrollerats. 20 stycken fakturor som avser extern representation och 29 stycken som avser intern representation. Av de 20 fakturor som var externa är 6 stycken felkonterade, fakturorna avser gåvor eller intern representation. 2 stycken saknade syfte och namn på
deltagarna. På 6 av fakturorna anges syftet men namn saknas. Syfte och samtliga namn finns angivna på 6 av fakturorna.
På de fakturor som avser intern representation finns syfte och namn på 10 fakturor. Syfte utan namn finns angivet på 18 fakturor. De flesta av dem avser mindre belopp som är till en hel arbetsgrupp, tex fika på arbetsplatsträffar o dyl. En faktura är felkonterad. Åtgärden som planeras är nya rutiner som ska förankras i organisationen.
Processer/rutiner:
Egna ersättningar för kommunchef Risker:
Att kommunchefen attesterar egna ersättningar
Kontrollmoment Resultat Kommentar
Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar
Mindre avvikelse Kontroll av samtliga
leverantörsfakturor har skett, 94 stycken under 2015. Tre avvikelser kan rapporteras. Avser två tågresor till SKL i Stockholm, samt en kursavgift. Finns underlag som styrker detta.