Skoda och Mats Strömberg Bil AB för Citroën. Dessa ingick in en länsupphandling som gällt sedan februari 2008. För hantverksbilar begärs offerter in från 2-3 stycken leverantö-rer. Transportcentralen arbetar i samarbete med inköpsavdelningen.
Bränsle betalas av förvaltningarna, men bensinkort från Preem kan beställas hos Trans-portcentralen eftersom kommunen har avtal med dem. Om kunden önskar ett annat ben-sinbolag får de ordna kortet på egen hand. Service och underhåll utförs av kommunens egen verkstad och ingår i månadshyran. Vid skadereparationer köps ibland tjänster från märkesverkstäder. Kommunen har ett storkundsavtal med Länsförsäkringar när det gäller fordonsförsäkringar.
Transportcentralens fordon ska täcka kommunens basbehov. Om tillfälliga behov uppstår hyrs fordon genom Hertz, som kommunen har ett prisavtal med.
4 Sammanfattande revisionell bedömning
Med underlag av den granskning vi genomfört bedömer vi att de granskade nämnderna har en god intern kontroll över sina fordon. Det grundar vi på att det finns ett kommunöver-gripande policydokument som tydligt styr verksamheten. Transportcentralen samordnar anskaffandet av de flesta av kommunens fordon. De tar hänsyn till de krav som ställs på fordonen utifrån trafiksäkerhet och miljöpåverkan vilket stämmer överens med kommu-nens policydokument.
Av de granskade förvaltningarna har flertalet dokumenterade riktlinjer kring hanteringen av fordonen. Baserat på de granskade fordonen anser vi att riktlinjerna följs. Vi rekom-menderar samtliga nämnder att genomföra stickprovskontroller avseende antal körda mil i förhållande till förbrukade liter för att bedöma rimligheten i bränsleförbrukningen.
Vidare bedömer vi att granskade nämnder har en god uppföljning av sin fordonsekonomi och att de har en relativt ny och ändamålsenlig fordonspark. Enligt rekommendationen från Transportcentralen ska fordonen servas en gång per år. Detta ingår i internhyran och medför inte någon ökad kostnad för förvaltningarna. Vi anser att det är viktigt att denna rekommendation följs för att bilparken ska vårdas optimalt.
4.1 Revisionsfrågor
Vilka typer av tjänsteresor behöver utföras och till vilka volymer har kommunen be-räknat dessa, uppdelat per förvaltning?
Omsorgsförvaltningen använder 61 % av kommunens personbilar och tillsammans med socialförvaltningen når de upp till 80 %. Fordonen används främst av hemtjänsten, men även av sjuksköterskor inom hemsjukvården och kommunrehab. Inom LSS används de flesta fordonen till att transportera brukare som inte kan åka kollektivt. Socialförvaltning-en besöker institutioner, familjehem och myndigheter samt gör hembesök.
Förvaltningarna identifierar ett behov och kontaktar Transportcentralen som går igenom verksamhetens önskemål enligt en ISO-certifierad mall. Det är förvaltningarnas behov som styr Transportcentralens dimensionering. Enligt deras policy ska de inneha fordon för att klara kommunens basbehov. Vår bedömning är att planeringen av transportbehovet är relevant.
Vilka typer av fordon behövs?
Transportcentralen hyr ut 194 personbilar och minibussar, 71 fordon av typen skåpbilar, lätta lastbilar etc samt 48 traktorer, släpvagnar och övriga arbetsredskap. Utöver det finns vissa specialfordon som köps in direkt av förvaltningarna t ex räddningsfordon, bokbussar etc.
Vilka villkor på fordon ställer kommunen ur arbetsmiljösynpunkt?
Enligt rese- och transportpolicyn ska fordon som leasas eller köps in ha alkolås, vara sä-kerhetsklassade med minst 4 EuroNcap, ha antisladdsystem (EPS) samt uppfylla Vägver-kets miljöbilsdefinition alternativt miljöklass 5, Euro 3 eller motsvarande. I policyn anges även krav på egna personbilar som används i tjänsten. Vår bedömning är att bilparken an-passas till kraven. När det gäller alkolås sätts det in i alla minibussar samt i övriga person-bilar när förvaltningen så önskar. Kostnaden för alkolås är ca 13 000 kronor per bil i inköp och ca 1 000 kronor per år i driftskostnader för bland annat kalibrering.
Hur är ansvar och organisation för verksamheten organiserad?
Transportcentralen leasar merparten av kommunens fordon och hyr i sin tur ut dem till förvaltningarna. Respektive förvaltning ansvarar för driften av fordonet, men internhyran inkluderar service och normala reparationer som utförs av kommunens verkstad. Flera förvaltningar använder sig av MobilCenter för tvätt och bilvård.
Hur ser nuläget ut avseende fordonsparken?
Fordon med en totalvikt under 3,5 ton används i ca 8 år. I nuläget är genomsnittsåldern på fordonsparken drygt 4 år. Ca 5 % av fordonen är äldre än 8 år. 36,3 % av fordonen är klas-sade som miljöbilar.
Hur hanteras upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle?
För leasing av småbilar används en länsupphandling som gällt sedan februari 2008. Tre märken och bilfirmor ingår i upphandlingen: Ford, Skoda och Citroën. För hantverksbilar begärs offerter in från 2-3 leverantörer. Kommunen har avtal med bensinbolaget Preem.
Hanteringen bedöms som ändamålsenlig.
Hur hanteras transportplanering?
Inom omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen finns det ansvariga som har till upp-gift att på ett övergripande plan samordna utnyttjandet av förvaltningens fordon. Den dag-liga planeringen sker ute i verksamheterna av planeringsansvariga inom hemtjänsten, ar-betsledare inom gata/park och fastighetsavdelningen. På den administrativa sidan används elektroniska bokningssystem och försök med bilpool för att underlätta samordningen.
Vår bedömning är att transportplaneringen håller på att anpassas för att optimera nyttjan-det och att man utvecklar samverkan där så kan ske.
Vilken intern kontroll finns upplagd för verksamheten, t ex körjournaler, årskalkyl per bil, bensinförbrukning per bil m fl?
Transportcentralen gör varje år en uppföljning per fordon där budgeterad driftskostnad jämförs med verkligt utfall. Vid avvikelser kontaktas respektive förvaltning för att disku-tera vad som orsakat differensen samt vilka åtgärder som behöver vidtas.
Riktlinjer som bland annat anger att körjournaler ska användas finns inom de flesta för-valtningar. För de som saknar skriftliga riktlinjer bör sådana upprättas för personbilar.
Socialförvaltningen överväger att införa att personalen ska registrera mätarställning och registreringsnummer vid tankning på Preem. Detta kan göras i samband med betalning med kortet och uppgifterna finns sedan med på fakturan. Det kan med fördel användas som ett sätt att stärka den interna kontrollen även inom övriga förvaltningar.
Vi bedömer att den interna kontrollen på de granskade nämnderna är tillfredsställande.
Får fordonen användas (hyras) för privat bruk?
Barn- och ungdomsförvaltningen har en Toyota Yaris Verso som får hyras av personalen inom förvaltningen under vardagskvällar, helger och andra arbetsfria dagar. Skriftliga ru-tiner finns och uthyrningen strider inte mot den centrala policyn
Vid övriga förvaltningar får fordonen inte hyras för privat bruk. Under vissa förutsättning-ar kan de få tas hem under natten t ex vid jourtjänstgöring eller tidig avresa påföljande dag.
Bilaga
Cyklar
Enligt Kalmar kommuns rese- och transportpolicy ska kommunen aktivt uppmuntra an-vändning av cykel för korta resor samt skapa förutsättningar för att använda cykeln som transportmedel i tjänsten.
Förvaltningarna har tillfrågats om det finns möjlighet för de anställda att låna cyklar och alla har svarat att så är fallet. Ungefärligt antal cyklar per förvaltning framgår av tabellen nedan.
Förvaltning Cyklar
Kommunstyrelsen 5
Varav kommunledningskontoret 4
Varav fastighets- och inköpskontoret 1
Samhällsbyggnadskontoret 5
Samhällsbyggnadskontoret och socialförvaltningen har båda nyligen anskaffat varsin el-cykel, som går ca 6 mil på en laddning.
Skulle cykel kunna ersätta bilresor i större utsträckning?
Gatu- och parkförvaltningen menar att fler skulle välja cykel om det fanns en cykelpool som var känd och där man visste att cyklarna var hela och fungerande. Fritid- och kultur-förvaltningens cyklar utnyttjas flitigt och de uppger att det vanligaste alternativet till cykel inom centrala Kalmar är promenad. Barn- och ungdomsförvaltningens två cyklar används ungefär en gång/vecka så det finns utrymme att nyttja dem mycket mer. Användandet av socialförvaltningens cyklar ökar hela tiden och får de god erfarenhet av el-cykeln bedömer de att antalet bilresor kommer att reduceras ytterligare. Inom omsorgsförvaltningen är det en ambition att ersätta fler bilresor med cykel. Frågan är aktuell inom förvaltningen. Sö-dermöre kommundelsförvaltning är främst verksam på landsbygden och i många fall är cykel inget alternativ. Det finns dock en cykel vid förvaltningskontoret och en i hem-tjänstgruppen i Ljungbyholm.