1.2 Beskrivning
2.5.1 Upphandling
Inköp och upphandling som sker inom Region Kronobergs
samtliga verksamheter 2.5.1.0 Leda, styra och
organisera
Platina Digital Bevara - - - Övergripande
styrdokument/ärenden för samtliga processer tillhörande 2.5 Inköp och upphandling
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under
Direktupphandlingsgränsen enligt LUF/LOU är den som styr.
Gäller inte bara det aktuella köpet, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret.
Antagna offerter eller anbud håll samman som ett ärende
2.5.1.1 Skriftlig offertförfrågan
Gäller för direktupphandlingar över 100 000 kr
2.5.1.1 Skriftlig offert eller
anbud – antaget Platina/
TendSign Digitalt/
papper
Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Ev. 31 kap.
16 § OSL Ja Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.1 Skriftlig offert eller
anbud - ej antagna TendSign/
Outlook Digitalt/
papper Gallras,
1 år 19 kap. 3 §
OSL Ev. 31 kap.
16 § OSL Nej Hålls ordnat i TendSign eller hålls ordnade systematiskt i Outlook
Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under dokumentation av direktupphandling
Platina Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig när beslut om
leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts 2.5.1.2 Process
Hantera upphandling under/över tröskelvärde
Upphandling enligt LOU/LUF/LOV/LUK
Anmärkningen Lämnas i original till diariet gäller för pappershandlingar som ska bevaras i akt. En
originalhandling kan även vara digital
2.5.1.2
Upphandlings-uppdrag Platina Digitalt/
papper Bevaras 19 kap. 1 §
OSL Nej Ja Lämnas i original till diariet
Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.2 Fullmakt vid samupphandling (inkommen till Region Kronoberg)
Platina Digitalt/
papper Bevaras Nej Nej Ja Lämnas i original till diariet
Blir offentlig handling vid inkommen
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under
2.5.1.2 Fullmakt vid samupphandling (upprättad av Region Kronoberg)
Platina Digitalt/
papper Bevaras Nej Nej Ja Lämnas i original till diariet
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.2 Beslut om samupphandling (inkommen till Region Kronoberg)
Platina Digitalt/
papper
Bevaras Nej Nej Ja Inkommit beslut och eventuell
tillhörande handlingar till beslutet Blir offentlig handling vid
inkommen 2.5.1.2 Beslut om
samupphandling (upprättad av Region Kronoberg)
Platina Digitalt/
papper Bevaras Nej Nej Ja Upprättat beslut och eventuell
tillhörande handlingar till beslutet Blir offentlig handling vid
expediering eller vid fastställande av protokoll
2.5.1.2 Sekretess- och
jävsdeklaration Platina Digitalt/
papper Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Nej Ja Lämnas i original till diariet
Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.2 Upphandlingsstrategi
/kategoristrategi Platina Digitalt Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Nej Ja Blir offentlig handling när beslut
om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under
2.5.1.2 Annons/Förfrågning s-underlag inkl.
bilagor
Platina/
TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid
expediering 2.5.1.2 Bekräftelsemail
annonsering Platina/
TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid
inkommande 2.5.1.2 Frågor & svar Platina/
Blir offentlig handling vid expediering
Uppgifter om frågeställare - när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts 2.5.1.2 Komplettering av
förfrågningsunderlag
Platina/
TendSign
Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Svar ges i TendSign
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.2 Förtydligande av
förfrågningsunderlag Platina/
TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Svar ges i TendSign
Blir offentlig handling vid expediering
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under
2.5.1.2
Anbudsöppnings-protokoll Platina/
TendSign Digitalt/
papper Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Nej Ja Ska lämnas i original till diariet.
Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.2 Förhandlings-protokoll och/eller mötesanteckningar från möte med leverantör
Platina/
TendSign Digitalt/
papper Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Ev. 31 kap.
16 § OSL Ja Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.2 Upphandlingsrapport inkl.
utvärderingsrapport
Platina/
TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Bilaga till tilldelningsbeslut
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.2 Tilldelningsbeslut Platina/
TendSign Digitalt/
papper Bevaras Nej Nej Ja Lämnas i original till diariet
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.2 Avbrytande av
upphandling Platina/
TendSign Digitalt/
papper Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid
expediering
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under
2.5.1.2 Underrättelse om beslut -
bekräftelsemail om tilldelning
Platina/
TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja ”TED-mejl” ska bevaras
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.2 Antaget/antagna anbud inkl. bilagor och förtydligande
Platina/
Ja Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.2 Ej antaget/
antagna anbud inkl.
bilagor
TendSign Digitalt Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Ev. 31 kap.
16 § OSL Nej Anbudet ska finnas i TendSign Behöver ej skickas till diariet Finns registrerade i TendSign.
Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.2 Inbjudan att lämna
anbud Platina/
TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Gäller för urvals- och selektiv
upphandling
När beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts.
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under
2.5.1.2 Ansökningsinbjudan Platina/
TendSign Digitalt Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Nej Ja Gäller för urvals- och selektiv
upphandling
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.2 Anbudsansökningar – antagna
Ja Gäller för urvals- och selektiv upphandling
Blir offentlig när beslut om leverantör fattats eller om ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.2 Anbudsansökningar – ej antagna
TendSign Gallras,
5 år
Nej Nej Nej Gäller för urvals- och selektiv
upphandling
2.5.1.2 Urvalsbeslut Platina/
TendSign Digitalt/
papper Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Nej Ja Gäller för urvals- och selektiv
upphandling
Urvalsbeslut skickas individuellt till varje anbudsansökande Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller om ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.2 Efterannons Platina/
TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid
expediering
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under
2.5.1.2.1 Process
Avtal inkl. bilagor
Avtal kopplade till upphandlingar enligt LOU. Se 2.5.1.2
För avtal som gäller
Direktupphandling, se 2.5.1.1 Offerter/Anbud
Anmärkningen Lämnas i original till diariet gäller för pappershandlingar som ska bevaras i akt. En
originalhandling kan även vara digital
2.5.1.2.1 Avtal Platina/
TendSign Digitalt/
papper Bevaras Nej Ev. 31 kap.
16 § OSL Ja Lämnas i original till diariet
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.2.1 Ev. tillägg eller
ändring av avtal Platina/
TendSign Digitalt/
papper Bevaras Nej Ev. 31 kap.
16 § OSL Ja Lämnas i original till diariet
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.2.1 Avtalsförlängningar Platina/
TendSign
Digitalt/
papper
Bevaras Nej Nej Ja Lämnas i original till diariet
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under upphandling
Sekretess efter
upphandling
Diarieföring, PDF/A-format
Anmärkning
2.5.1.2.1 Prisjustering - begäran från leverantör samt bekräftelse
Platina/
Outlook Digitalt/
papper Bevaras Nej Nej Ja Lämnas i original till diariet
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.2.2 Process
Överprövningar
Överprövningar av upphandlingar i domstol.
Avtal kopplade till upphandlingar enligt LOU. Se 2.5.1.2
2.5.1.2.2 Föreläggande Platina Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid
inkommande
2.5.1.2.2 Yttrande Platina Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid
expediering
2.5.1.2.2 Beslut Platina Digitalt Bevara Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid
inkommande
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under upphandling
Sekretess efter
upphandling
Diarieföring, PDF/A-format
Anmärkning
2.5.1.3 Process
Hantera övrig upphandling Gäller för LOV
Gäller för ersättningsetablering Anmärkningen Lämnas i original till diariet gäller för pappershandlingar som ska bevaras i akt. En
originalhandling kan även vara digital
2.5.1.3 Anmälan om
ersättningsetablering Platina Digitalt/
papper Bevaras Nej Nej Ja Gäller för ersättningsetablering
2.5.1.3 Annons Platina/
TendSign Digital Bevaras Nej Nej Ja Gäller för ersättningsetablering
Blir offentlig handling vid expediering
2.5.1.3 Frågor & svar Platina/
TendSign Digitalt Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Nej Ja Gäller för ersättningsetablering
Fråga och svar inkommer via i TendSign/post/e-post Blir offentlig handling vid expediering
Uppgifter om frågeställare - när
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under
2.5.1.3 Antaget/antagna
anbud inkl. bilagor Platina/
TendSign Digitalt Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Ev. 31 kap.
16 § OSL Ja Gäller för ersättningsetablering Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.3 Anbudsansökningar - ej antagna
TendSign Digitalt Gallras, 5 år
19 kap. 3 § OSL
Nej Nej Gäller för ersättningsetablering Behöver ej skickas till diariet.
Finns registrerade i TendSign.
2.5.1.3 Öppningsprotokoll Platina/
TendSign Digitalt/
papper Bevaras 19 kap. 3 §
OSL Nej Ja Gäller för ersättningsetablering
Lämnas i original till diariet.
Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts
2.5.1.3 Beslut Platina/
TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Gäller för ersättningsetablering
Diarieförs
Beslut vinner laga kraft 10 dagar efter fattat beslut
Blir offentlig handling vid expediering
Nod Process/
handlingsslag/
handlingstyp
IT-stöd Medium Bevara/
gallra Sekretess under upphandling
Sekretess efter
upphandling
Diarieföring, PDF/A-format
Anmärkning
2.5.2 Process