Framgångsfaktor!
4.2 Upplevelse av digitaliseringens påverkan
Figur 9 Upplevelse av digitalisering
Respondenterna som har besvarat enkätundersökningen anser att digitaliseringen är en naturlig del i arbetsprocessen. Den övergripande upplevelsen av digitaliseringen är mycket bra (62 %) respektive bra (38 %) (se figur 9). Ingen av respondenterna höll sig negativ gentemot digitaliseringen och vad den medför deras yrkesroll.
Figur 10 Effektivisering
Samtliga respondenter menar att upplevelsen av digitaliseringen är positiv och att effektiviteten även har ökat på arbetsplatsen till följd av digitaliseringens effekter. Som framgår i figur 10 menar 67 procent av respondenterna att det stämmer helt och hållet att effektiviteten ökat på arbetsplatsen till följd av digitaliseringen, medan 28 procent hävdar att det stämmer ganska bra. Slutligen anser 5 procent att det inte vet om effektiviteten ökat eller minskat i och med digitaliseringen. Därmed menar ingen av de besvarade respondenterna uttryckligen att effektiviteten minskat.
Samtidigt påtalar en av respondenterna att digitaliseringen inte påverkat och förändrat arbetssättet på ett markant sätt under sina år inom branschen: “Under mina 5 år har jag inte upplevt någon större förändring. Det har varit digitalt sen dag ett.”
Mycket!
Ett flertal respondenter menar att det är många vardagliga moment som försvunnit. De syftar främst på minskad pappershantering då mer dokumentation kan sparas digitalt istället för i pärmar och så vidare. Digitaliseringen möjliggör att tidrapporter kan läsas in digitalt istället för att registrera manuellt. Vissa anser även att tidsåtgången vid kopiator/scanner har minskat avsevärt vilket resulterat i sparad tid. Mer tid läggs nu på analyser och att arbeta med informationen, medger respondenterna. Dokumentationen och spårbarheten har förenklats och förbättrats. En av respondenterna nämner även att:
“Digitaliseringen har effektiviserat och förbättrat vårt sätt att arbeta.”
Figur 11 Ärenden per tidsenhet
Kärnan i citatet framgår även i respondenternas svar i figur 11. Övervägande del av respondenterna menar att de klarar av fler ärenden per tidsenhet (86 %). Ingen respondent anser att det inte stämmer alls, likväl finner 5 procent att påståendet stämmer ganska dåligt samtidigt som 9 procent inte kan svara på frågan.
Figur 12 Stressnivå
Majoriteten anser i figur 11 att fler ärenden kan hanteras per tidsenhet, det vill säga att arbetet har effektiviserats. Kopplat till detta ställdes frågan hur stressnivån påverkats av
digitaliseringen (se figur 12). Huvudparten av respondenterna menar att stressnivån är
oförändrad (38 %). Därtill finner 24 procent att stressnivån har minskat delvis och 14 procent att den minskat. Ett fåtal respondenter anser att stressnivån har ökat delvis (10 %) och 14 procent kunde inte besvara frågan.
Minskat!
Ett övergripande intryck från respondenterna är att digitaliseringen resulterat i att det är lättare att arbeta på distans och att du inte är lika låst till ett kontor. Däremot menar samtliga
respondenter att man är mer beroende av datorn då all information är dokumenterad digitalt. I och med att mycket information scannas in och skickas digitalt, kan granskning ske på ett smidigare och snabbare sätt. Vissa respondenter anser även att digitaliseringen minskat det fysiska arbetet och fokus är på mer avstämningar, rapportering och samtal med kunder. Detta resulterar även i att den fysiska relationen med kund kan komma att påverkas och ifrågasättas, menar flera av respondenterna.
Det blir mindre personliga möten med kunder och kollegor. Nu blir det mer mail och kunderna lämnar sitt material digitalt istället för att komma in på kontoret med det. Därför är det viktigt att aktivt boka in möten så att man träffas personligen också.
4.2.1 Fördelar med digitalisering
Samtliga respondenter menar att digitaliseringen har skapat ett mer effektivt och smidigare arbetssätt. Majoriteten av respondenterna är överens om att det finns en ökad tillgänglighet och bättre organisering bland dokument vilket medför att det är lättare att hitta information och material. Det går snabbare att finna tidigare års material och sparad information med bättre sökmetoder. “En mer flexibel arbetsplats” är en återkommande kommentar bland respondenterna. Mer tid till analys möjliggör bättre rådgivning och rapportering menar respondenterna.
En av respondenterna ser även digitaliseringen ur ett miljöperspektiv: “Miljöbesparing i och med att vi gör av med betydligt mindre papper och det blir mindre manuella fel när vi hanterar information elektroniskt mellan system.”
Att informationen samlas på ett och samma ställe är något som respondenterna anser som mycket positivt. Tillgängligheten till att granska material, vart man än befinner sig, hemifrån, hos kund, på kontoret et cetera är återigen en positiv effekt som digitaliseringen medfört. Som en av respondenterna uttrycker sig:“Högre effektivitet, fler kan använda informationen och det är lönsammare för samtliga parter.”
Åtskilliga respondenter menar även att det är lättare att få in material och dokument från kunder. Tillgängligheten till dokument ökar i och med att större delen av arbetet sker på ett mer digitalt sätt nu än förut, beskriver en av respondenterna. Ett snabbt och effektivt informationsutbyte där system möjliggör att alla parter arbetar mer på samma sätt.
4.2.2 Nackdelar med digitalisering
Som påtalat tidigare är ett övergripande intryck från respondenterna att digitaliseringen leder till färre fysiska möten med kunder vilket leder till minskad kundkontakt. Eftersom att kundkontakten till stor del sker via mail och telefon samt att material lämnas in digitalt kan den personliga kontakten försämras. “Mindre kundkontakt, vi arbetar inte lika nära kunden vilket är en nackdel.” Detta ställer krav på sättet att arbeta mot kund.
En respondent påpekar: “Digitaliseringen kräver mer av oss som konsulter, och kanske behöver vi förändra vårt sätt att arbeta för att ta tillvara på fördelarna som digitaliseringen medför.” Medan en annan respondent uppmärksammar företagets fokus på affärsrådgivning:
“Kundmöten blir färre, vilket är negativt, men samtidigt läggs det mer tid och krut på affärsrådgivning, vilket är bra.”
Ett flertal respondenter menar att säkerhetsrisken kan vara ett problem. Det vill säga om en hårddisk skulle krascha eller dokument blir felaktigt raderade alternativt felaktigt scannade.
Somliga respondenter anser även att tillgängligheten, att ständigt finnas tillgänglig och vara uppkopplad, kan vara ett problem om kunden förväntar sig att alltid få snabb återkoppling.
Slutligen, är ett fåtal respondenter eniga om att det kanske inte är alla som hänger med i digitaliseringen och dess utveckling. Då de är inarbetade i sina arbetssätt och anser att det befintliga arbetssättet fungerar bra som det är. Detta kan skapa oro för de som har svårt att ta sig an den nya tekniken och av förändrade arbetsuppgifter som digitaliseringen medför. Som en respondent nämner:“Vissa kan ha svårt att anpassa sig, främst kunder, som inte är
inarbetade med digitaliseringen och sättet att arbeta mer digitalt.”
Dock menar majoriteten av respondenterna att det inte finns någon direkt nackdel med digitaliseringen om man kan hantera möjligheterna som digitaliseringen medför.
4.3 Ledning
Vidare ställdes frågor hur respondenterna uppfattar ledningens förhållningssätt gällande digitaliseringen.
Figur 13 Ledningens mål
Som visas i figur 13 ansåg 71 procent att det stämmer helt och hållet respektive 14 procent att det stämmer ganska bra, att ledningens mål med digitaliseringen har kommunicerats. Somliga respondenter menar att de inte fått tillräckligt med information från ledningen (10 %, se figur 13). Ett fåtal respondenter (5 %) anser att de inte kunde svara på denna fråga.
Respondenterna är övergripande positiva till ledningens arbete med digitaliseringsprocessen.
Majoriteten av respondenterna menar att de fått tillräcklig information för att utföra nya digitala arbetsuppgifter, 52 procent anser att det stämmer helt och hållet medan 38 procent menar att det stämmer ganska bra. Ingen av respondenterna förhåller sig negativ i denna fråga, emellertid svarar 10 procent vet ej.
Stämmer!helt!
och!hållet!
71%!
Stämmer!
ganska!bra!
14%!
Stämmer!
ganska!dåligt!
5%!
Stämmer!inte!
alls!
5%!
Vet!ej!
5%!
Har+du+fåD+informa@on+om+företagets+
mål+med+digitaliseringen?+
Figur 14 Stöd och support
Även på frågan angående upplevelsen av stöd och support från ledning svarar respondenterna övergripande positivt, vilket exemplifieras i figur 14. De flesta respondenterna (80%) anser sig nöjda eller till och med mycket nöjda med ledningens stöd i och med digitaliseringen.
Figur 14 visar hur 10 procent förhåller sig neutrala inför denna fråga och 10 procent kan inte ge ett svar.
En respondent beskriver att: “Det är viktigt att alla arbetar likadant. Det borde finnas bättre framtagna arbetsrutiner.”
Medan en annan respondent förklarar att:
Vi är i början av digitaliseringen så det krävs ännu mycket arbete för att ta vara på dess fulla potential. Det blir allt viktigare att få fler system att prata med varandra och skapa standard för hur denna kommunikation mellan system skall ske.
Samtidigt som en respondent påtalar sin belåtenhet med utvecklingen på företaget: “Vi har bra verktyg för att kunna driva digitaliseringen framåt.”
4.4 Kompetens
Inledande undersöks hur respondenterna upplever digitaliseringsprocessen av sitt arbete, om de uppfattar att de kan följa med i utvecklingen. Figur 15 illustrerar hur huvudparten av respondenterna anser att det är ganska till mycket lätt att följa med i processen. Endast 5 procent upplever att det är ganska svårt och 5 procent vet inte tillräckligt mycket om frågan för att kunna uttala sig. Därtill anser alla respondenter att deras befintliga kompetens är tillräcklig för att kunna utföra digitala arbetsmetoder (30 % svarar att det stämmer ganska bra och 70 % svarar att det stämmer helt och hållet).
Mycket!
nöjd!
30%!
Nöjd!
50%!
Varken!
nöjd!eller!
missnöjd!
10%! Missnöjd!
0%!
Mycket!
missnöjd!
0%!
Vet!ej!
10%!
Hur+upplevs+stöd+och+support+
från+ledning+i+o+m+
digitaliseringen?+
Figur 15 Digitaliseringsprocessen
Majoriteten av respondenterna (78 %) menar att de har utbildningar som håller dem uppdaterade inom det digitala arbetssättet. Nämnvärt är att 22 procent av respondenterna svarar nej på samma fråga.
Figur 16 Utbildningarnas kvalitet
På frågan angående kvaliteten på utbildningarna svarar 17 procent att de inte kan svara på frågan vilket kan återkopplas till de 22 procent som svarade nej på frågan om det erbjuds utbildningar. 72 procent av respondenterna upplever att kvalitén på dessa utbildningar är till belåtenhet medan 11 procent förhåller sig indifferent till frågan. En respondent beskriver: “Vi har många bra program med många bra funktioner som man inte vet om eller kan använda.”
Mycket!
läQ!
Ganska! 45%!
läQ!
45%!
Ganska!
svårt!
5%! Mycket!
svårt!
0%!
Vet!ej!
5%!
Hur+tycker+du+aD+det+är+aD+följa+med+
i+digitaliseringsprocessen+av+diD+
arbete?+
Mycket!
nöjd!
22%!
Nöjd!
50%!
Varken!
nöjd!eller!
missnöjd!
11%!
Missnöjd!
0%!
Mycket!
missnöjd!
0%!
Vet!ej!
17%!
Hur+upplever+du+
utbildningarna?+
Figur 17 Antal utbildningar
På frågan som figur 17 visar, hur antalet utbildningar upplevs, går respondenternas svar isär.
Vissa respondenter anser att det är lite utbildningar inom området (28 %). Figur 17 illustrerar hur majoriteten menar att det är lagom antal utbildningar i digitaliserat arbetssätt och 6 procent anser att det var ganska mycket. Att respondenters svar går isär kan förklaras genom att vissa respondenter beskriver att det inte genomförs särskilda utbildningar utan att detta sker löpande inom företaget under möten eller till exempel i samband med andra utbildningar.
“Vi har inga specifika utbildningar för digitala arbetsmetoder. Dock har vi kontorsmöten där tips och tricks delas.”
4.5 Organisation
Figur 18 Upplevelse av arbetstider
Samtliga respondenter anser att de har möjlighet att arbeta på distans, vilket knyter an till figur 18 där större delen (95 %) finner deras arbetstider flexibla. Därmed är det endast 5 procent som upplever att det inte har en flexibel arbetspolicy, som visas i figur 18. Det mest förekommande svaret bland respondenterna är att arbeta på distans mellan 5–10 dagar i månaden. Möjligheten att arbeta på distans påverkas även av vilken typ av säsong som de anställda befinner sig i.“Beror på säsong, högsäsong arbetar jag distans nästan varje dag, lågsäsong helst inte alls.”
Mycket!
flexibel!
65%!
Ganska!
flexibel!
30%!
Oflexibel!!
5%!
Vet!ej!
0%!
Hur+upplevs+arbets@derna?+
mycket!För!
0%!
Ganska!
mycket!
6%!
Lagom!
Ganska! 44%!
lite!
22%!
För!lite!
6%!
Vet!ej!
22%!
Hur+upplever+du+antalet+
utbildningar?+
4.5.1 Organisationskultur
Figur 19 Arbetsklimat
Som framgår i figuren ovan (Figur 19) påstår en fjärdedel av respondenterna att
digitaliseringen inte har påverkat arbetsklimatet samtidigt som 60 procent anser att det har påverkat klimatet. “Mindre folk på plats, man jobbar hemifrån eller vid kund. Positivt, men negativt för nyanställda - finns få här som kan hjälpa till.” En respondent förklarar också att det sker färre möten vid kopiatorerna.
Vid frågan om företaget anordnar arrangemang för att påverka gemenskapen svarar övergripande att detta sker ibland samt ofta. Ingen respondent menar att företaget inte organiserar aktiviteter för de anställda. Arrangemang kan vara till exempel gemensamma middagar, kick-offer och att tillsammans gå på hockeymatch.
4.6 IT-infrastruktur
På frågan om företaget har utvecklat en IT-plattform som de använder i sin kundkontakt svarar huvudparten av respondenterna (89 %) ja. Därmed menar 11 procent att företaget inte har en plattform. De som svarade ja fick följdfrågan hur plattformen är att använda och 65 procent svarar att den upplevs ganska lätt att använda och 15 procent menar att den är mycket lätt att använda. Inte en enda respondent
upplever plattformens användarvänlighet negativ. Däremot svarar 20 procent att de inte kan svara på frågan.
Påverkar!
mycket!
25%!
Påverkar!
ganska!
mycket!
35%!
Det!är!
oförändra 25%!t!
Påverkar!
ganska!
lite!
0%!
Påverkar!
inte!alls!
0%!
Vet!ej!
15%!
Har+digitaliseringen+påverkat+
arbetsklimatet?+
Figur 20 Utveckling av plattform
Större delen av respondenterna upplever att plattformen uppdateras ibland (45 %) och 15 procent menar att den uppdateras ofta. Figur 20 visar hur flera respondenter (30 %) inte kan svara på denna fråga och därför svarar vet ej. Vissa respondenter, 10 procent, anser att plattformen uppdateras sällan.
Figur 21 IT-supportens kvalitet
Alla respondenter svarar ja på frågan om det finns tillgänglig IT-support som de kan kontakta när problem eller frågor uppstår. I figur 21 illustreras respondenternas upplevelse av
kvaliteten på IT-supporten. Endast 5 procent anser att kvaliteten är dålig medan 5 procent håller sig neutrala i frågan. Respondenterna är mestadels nöjda med kvaliteten (80 %).
Uppdateras!
o`a!
15%!
Uppdateras!
ibland!
Uppdateras! 45%!
sällan!
10%!
Uppdateras!
aldrig!
0%!
Vet!ej!
30%!
Hur+upplevs+utvecklingen+av+
plaGormen?+
Mycket!
bra!
35%!
45%!Bra!
Varken!
bra!eller!
dålig!
5%!
Dålig!
5%!
Mycket!
dålig!
0%!
Vet!ej!
10%!
Hur+upplevs+kvaliteten+av+
ITIsupporten?+
Figur 22 När IT-frågor uppstår
Dock om problem eller frågor uppstår vänder sig 55 procent först till en kollega, medan 45 procent vänder sig till IT-supporten. Ingen av respondenterna svarar att de konsulterade sin närmaste chef.
4.7 Framtid
Slutligen ställdes frågan hur framtidens redovisning och revisions kommer se ut med tanke på digitaliseringen. I princip alla respondenterna påtalar att rådgivning kommer vara av vikt då många arbetsuppgifter automatiseras och digitaliseras. Mer automatisering leder till mer tid för kommunikation och möten. Enformiga arbetsuppgifter kommer att slopas vilket även ställer krav på god social kompetens och affärsmässigt agerande betonar respondenterna.
Även analyser blir ett väsentligt verktyg att använda mot kund. Som en av respondenterna uttrycker sig: “Arbetet kommer att hanteras mer digitalt och även få fram bättre analyser, och därmed kommer förmågan att presentera och utveckla analyserna till kunderna bli viktigare för oss som jobbar med detta.”
Detta ställer i sin tur högre krav på social kompetens samt affärsmässigt agerande. Som en respondent påpekar kommer rådgivningen bli en större central del i arbetet:
I princip helt automatiserad redovisning, vilket gör att behovet av revision minskar.
Mer fokus på att få programmen att fungera optimalt för det enskilda företaget och att säkerställa att det inte går att manipulera. Redovisningskonsulter/revisorer blir troligtvis i större utsträckning rådgivare åt företagen vilket ställer krav på den sociala
kompetensen.
Framtidens rådgivning och revision är svår att identifiera, däremot är respondenterna eniga om följande; “I och med att vi får in det mesta materialet digitalt så kommer revisionsarbetet mer fokusera på att bilda slutsatser utifrån analyser som verktyg tar fram. Redovisningen blir mer och mer automatiserad där rådgivning kommer bli en större faktor.”
En!kollega!
55%!
Närmaste!
chef!
IT$support! 0%!
45%!
Vem+vänder+du+dig+@ll+i+första+
hand+när+problem/frågor+kring+IT+
uppstår?+
5 Analys
I detta kapitel analyseras och tolkas vår empiriska datainsamling utifrån den teoretiska referensram vi tagit fram. Syftet med vår analys är att få en djupare förståelse för hur digitaliseringen påverkat yrkesrollen inom redovisnings- och revisionsbranschen. Analysen utgår ifrån figur 7 samt figur 4, 5 och 6 som beskriver huvudkategorierna Organisation, Individ och IT. Framgångsfaktorer kopplade till Organisation är Struktur, Kultur och Ledarskap. Huvudkategorin Individ innefattar framgångsfaktorn Kompetens och huvudkategorin IT behandlar Infrastruktur och IT-personal.
5.1 Organisation
Att införa digitaliserat arbetssätt innebär en förändring för organisationer. Halaweh och El Massary (2015) beskriver hur en organisationsförändring kan medföra dels förändringar av den dagliga driften och sättet att arbeta samt även kulturella förändringar. Förändringar bör förberedas, utvärderas och reflekteras över noggrant innan tillämpning för att försöka undvika fallgropar som kan bidra till ett misslyckande.
5.1.1 Struktur – digitalisering skapar ett effektivare och flexibel arbetssätt
En av anledningarna till att många organisationer kontinuerligt tar sig an nya tekniker är för att effektivisera samt skapa bättre förutsättningar för arbetsprocesser, vilket även stämmer överens i denna studie. Lee, Whitworth, och Hermanson (2015) belyser att IT har blivit en viktig del i redovisnings- och revisionsföretag, vilket respondenterna tycks vara eniga om.
Innovationer inom IT förbättrar effektiviteten i samband med redovisnings- och
revisionsprocesser genom att minimera risker, finna effektiva lösningar och därmed skapa bättre förutsättningar. Detta är något som respondenterna även påpekar som några av de främsta fördelarna med digitaliseringen inom branschen. Digitaliseringen har medfört nya förändrade och förbättrade arbetssätt. Arbetsuppgifter som tidigare tog lång tid att utföra har idag ersatts med digitala lösningar. Det finns en ökad tillgänglighet och bättre organisering bland dokument vilket medför att det är lättare att hitta information. Digitaliseringen har möjliggjort genom bättre sökmotorer att det går snabbare att finna tidigare års material och sparad information. I fallföretaget menade samtliga respondenter att upplevelsen kring digitaliseringen var positiv.
Åldersfaktorn kan också haft inverkan på det positiva resultatet gällande digitalisering och de nya arbetsmetoder som det innebär. Övervägande del av respondenterna i fallföretaget är födda under 80-talet, en generation som vuxit upp i en mestadels digital miljö. Därför kan förmodligen digitaliseringen uppfattas som en naturlig del i sättet att arbeta då majoriteten av respondenterna är vana vid fenomenet och förändringarna som tillkommer. Noterbart är att respondenternas inställning även kan tolkas som att de har en god förmåga att anpassa sig efter nya omständigheter. Som tidigare nämnt är digitaliseringen en central del och ett krav för branschen som måste hantera och följa upp förändringar. Det är en förutsättning att ta till sig förbättringsåtgärder för att kunna följa med i utvecklingen.
Precis som teorierna beskriver bedömer även respondenterna att digitaliseringen effektiviserar deras arbete. Ett flertal respondenter ansåg att det var många vardagliga moment som
försvunnit, vilket resulterat i sparad tid. De syftade på minskad tidsåtgång vid kopiatorn men främst på minskad pappershantering, då mer dokumentation kan sparas digitalt istället för i pärmar och så vidare. Istället för att registrera manuella tidrapporter möjliggör
digitaliseringen att rapporten kan läsas in digitalt, vilket underlättar det vardagliga arbetet.
Den papperslösa hanteringen är något som digitaliseringen bidragit till. Som Kairos Future (2013) beskriver möjliggör förbättrade system att pappershantering ersätts av digitala verifikationer och fakturor. I och med att mycket information och rapporter scannas in och skickas digitalt, kan granskning ske på ett smidigare och snabbare sätt, menar majoriteten av respondenterna. Bättre automatiska kontroller och lättare sökmetoder är något som
digitaliseringen bidragit till.
Digitalisering upplevs som en naturlig del i arbetsprocessen där redovisnings- och
revisionsbranschen är under ständig utveckling. Utifrån sett kan man tro att stressnivån bör öka i och med att branschen ständigt förändras. Likafullt förklarar flertalet av respondenterna att stressnivån inte har ökat nämnvärt, tvärtom menar åtskilliga att den minskat. Sambandet mellan minskad stressnivå och digitaliseringen är möjligen just effektiviteten, att de klarar av
revisionsbranschen är under ständig utveckling. Utifrån sett kan man tro att stressnivån bör öka i och med att branschen ständigt förändras. Likafullt förklarar flertalet av respondenterna att stressnivån inte har ökat nämnvärt, tvärtom menar åtskilliga att den minskat. Sambandet mellan minskad stressnivå och digitaliseringen är möjligen just effektiviteten, att de klarar av