Söderlund (2003) menar att projektkompetenser, för att bevaras, måste förändras och anpassas för att utgöra konkurrensfördelar. När projektkontexten förändras på grund av exempelvis omvärldsfaktorer måste organisationen anpassa sig för att bibehålla sin effektivitet. Davies och Brady (2000) anser att behovet av organisatorisk förändring och omställning är permanent över tiden allt eftersom företaget utvecklar sina kompetenser och processer. Detta innebär att kärnkompetenserna inom en projektbaserad organisation utvecklas genom de projekt som genomförs och att dessa påverkar framtida projekt. Samtidigt uppvisar projektorganisationer en låg nivå när det handlar om att dra fördel av kunskap och erfarenheter erhållna genom tidigare projekt enligt Ben Mahmoud-Jouini (2000), något som även styrks av Hobday (2000).
Inom denna typ av organisation finns visserligen strategier gällande standardiserade komponenter, men eftersom en projektorganisation upplöses vid projektets slutförande uppstår det komplikationer gällande kunskaps- och erfarenhetsöverföring. Detta gäller för såväl produktionsprocessen som den övergripande organisationens lärande. Svårigheterna att tillvarata och överföra kunskaper som förvärvats i ett projekt till ett annat inom CoPS försvårar rutinmässig inlärning och kan leda till att ”hjulet uppfinns flera gånger”. (Davies & Brady, 2000; Hobday, 1998). Tell och Söderlund (2001) tar även upp problematiken med lärande mellan projekt. Projekt innehåller unika element och möjligheterna för lärande mellan projekt avtar generellt ju större andel projektspecifika aktiviteter som ingår. Författarna menar dock att den specifika och kontextberoende kunskapen i ett avgränsat projekt kan ta sin grund i en mer generell kunskap. Även om projektets uppgift är unik, menar Tell och Söderlund (2001) att det kan finnas möjligheter att upprepa somliga
[Referensram]
kunskapsöverföring kan vara av strukturell karaktär och utgöras av regler och procedurer, vilka hör samman med verksamhetens organisering.
Det finns två aspekter när det gäller utvecklingen av kompetenser inom projektbaserade organisationer enligt Davies och Brady (2000). Först är det en interaktion mellan de olika nivåerna i organisationen – strategisk, projekt och funktionell – som är viktig för att bygga upp kärnkompetenser. På den strategiska nivån tas beslut om att övergå till en ny typ av verksamhetsgren eller affärsområde. Projektnivån utgör kärnan för att utveckla kunskaper inom nya aktivitetsområden. Den funktionella nivån utgörs av de olika funktionerna inom företaget vilka representerar kunskaps- och erfarenhetsreservoaren som associeras med företagets befintliga verksamhetsområde. (Davies & Brady, 2000).
Den andra aspekten enligt Davies och Brady (2000) avser den organisatoriska inlärningsprocessen som är dynamisk och beroende på företagets inriktning. Kompetenser förändras över tiden allt eftersom företaget utökar sina kärnkompetenser och förbättrar sin förmåga att uppmärksamma och nyttja nya marknadsmöjligheter. Funktionella förmågor och projektutveckling är nödvändiga för att tillgodose kommersiella målsättningar. Detta implicerar samtidigt att organisatoriska förändringar måste till för att anpassa företaget till en ökad förfrågan av de nya projekt som uppkommer i och med en utveckling av företagets verksamhet.
Davies och Brady (2000) föreslår en variant av den organisatoriska inlärningscykeln, vilken uppvisar fyra överlappande faser som behandlar processen för en organisations uppbyggnad av kompetenser och kunskap. Författarna menar att företag kan ses följa en bana från det att det första projektet i sitt slag utförs till att en volymökning av liknande projekt sker. Denna inlärningscykel presenteras i figur 4.4 nedan.
[Referensram] Tidigare och pågående projekt Funktionell omorganisation
Kostnad (per projekt)
Antal projekt Pilotprojekt Ny affärsenhet eller avdelning Tidigare och pågående projekt Funktionell omorganisation
Kostnad (per projekt)
Antal projekt
Pilotprojekt Ny affärsenhet
eller avdelning
Figur 4.4 Organisatorisk inlärningscykel (Davies & Brady, 2000:941), egen översättning
I den första fasen skapas en ny projektorganisation med företagets traditionella verksamhet som utgångspunkt gällande teknik, produkter, service eller marknadsmöjligheter. I den efterföljande fasen dras erfarenheter och rekommendationer från tidigare projekt till nuvarande eller efterföljande projekt. Projektet kan bli till en permanent verksamhet och övergår då i den tredje fasen, som förutsätter omstrukturering inom organisationen eller skapelsen av en ny grupp inom en affärsenhet. Slutligen återstår en fas som innebär möjlighet till att ett nytt affärsområde eller produktdivision skapas för att hantera en ökande andel liknande projekt. Denna inlärningscykel påbörjas åter igen när nya projekt startas och innebär att organisatoriska kompetenser byggs upp underifrån och att det på detta sätt uppstår feedback. (Davies & Brady, 2000).
Det är viktigt att säkerställa en tillströmning av innovativa projekt som utvecklar de relevanta kärnkompetenserna samt överför kärnkompetenser till projektprocessen. Erfarenheter från projekt kan tillvaratas genom att i projekturvalsprocessen välja de projekt som bidrar till att utveckla kunskap och kompetenser. Vidare lyfter Ben Mahmoud-Jouini (2000) fram att det är viktigt att det finns en koppling mellan utveckling av företagets kärnkompetenser och de projekt som företagen engagerar sig i.
[Referensram]
Genom en förflyttning längs kurvan kan ett företag utnyttja vad Davies och Brady (2000) kallar ”economies of repetition”. När projekt upprepas uppstår urskiljbara beteendemönster och vissa slutsatser kan förutses. Tack vare stödfunktioner som manualer och IT-verktyg, kan eventuella problem uppmärksammas och rent utav att undvikas. De fördelar som härstammar från repetition ökar möjligheten att utföra liknande projekt mer kostnadseffektivt enligt Davies och Brady (2000). Tell och Söderlund (2001) menar att det i projektbaserade organisationer behövs kunskapsöverföring på flera plan och inte enbart genom att kunskap från varje projekt skrivs ner, via erfarenhetsrapporter, och skapar ett organisatoriskt minne som finns kvar när projektmedlemmarna inte längre finns att tillgå. Författarna nämner idéutbyten, internutbildning, arbetsrotation som några strategier för lärande mellan projekt. En personalpolitik som baseras på att rotera personal och kompetenser kan utgöra ett alternativ för att tillfångata maximalt värde från de olika kärnkompetenserna genom hela företaget. Ben Mahmoud-Jouini (2000)framhåller även hon personalrotation, men hävdar att genom att ta in utomstående parter i projektets utformningsprocess kan värdefull kunskap och insikt genereras.
Vi anser att, även om modellen av Davies och Brady (2000) åsyftar större tekniskt komplicerade projekt, så kallade CoPS, kan modellen visa på ett utvecklingsscenario över tiden gällande organisationens kompetenser och kunskaper även gällande andra projekttyper.
[Empiri]
5 Empiri
I detta kapitel kommer vi att redovisa resultatet av vår empiriska datainsamling. Den historiska beskrivningen tar sin början i slutet av 1800- talet och stäcker sig fram till nutid vilket innebär att det empiriska materialet är extensivt. Vi har medvetet valt att presentera en rik redogörelse av händelseförloppet för att läsaren ska få en mer heltäckande bild av företagens utveckling.