Vägledningssamtal på distans

Vägledningssamtalen som sker på distans upplevs annorlunda från vägledningssamtal som sker på plats av samtliga informanter. Maj beskrev tidigare att mötet och promenaden från receptionen kunde innehålla varmprat om resan till universitetet som den sökande tagit bland annat. Det ser annorlunda ut för vägledningssamtal som hålls digitalt. Maj beskriver en annan typ av inledning i dessa samtal som är naturliga ”ice-breakers”. När sökanden ansluter till ett vägledningssamtal över Zoom frågar Maj denne hur det var att komma in samt om tidigare erfarenheter av Zoom. Det kan även handla om ljudet i samtalet och bilden, om dessa är bra eller om något behöver justeras. Momentet kring inledande varmprat beskrivs fortfarande vara kvar i de samtal som Maj håller, men när det sker på distans innehåller detta andra ämnen än tidigare.

Samtal bokas som tidigare via mail och telefon för informanterna som arbetar på universitet. Dock upplever Ava och Bell en förändring i hur elever uppsöker vägledarna.

Tidigare var det många sökanden som tog kontakt med vägledarna genom att besöka dessa på deras kontor på skolan. Nu när vägledningen sker digitalt så behöver elever mejla eller ringa för att boka ett vägledningssamtal. Ava beskriver det så här:

...men det krävs ju att eleven mailar mig och bokar tid, och sen dyker upp på den tiden, den här spontaniteten försvinner, att de kommer spontant, sitter här utanför mitt kontor och kommer in, så det måste vara mer planerat nu. [...] Bara elever som känner det här med ansvar och boka tid, kanske planera men det är inte att vi utesluter dem, utan dem måste ta det här steget att boka (Ava, intervju 2021).

I intervju med Maj berättar hon att det förekommer mer spontana vägledningssamtal nu när hon håller vägledningssamtalen via Zoom. Hon berättar bland annat att hon nu kan ta in en sökande i ett Zoom-möte om hon har tid under dagen. Detta är en skillnad från innan då det fanns faktorer som restid bland annat att ta hänsyn till. Spontana kontakter kan leda till vägledningssamtal nu, som det inte kunnat innan. Maj säger att detta inte är något som är vanligt, men att det kan förekomma nu. Något hon har märkt är att hon kan boka in samtal med kortare varsel än tidigare. Detta var något som inte förekom när vägledningen skedde på plats. Maj berättar:

...ja men vet du vad, då tar vi Zoom nu för jag har en halvtimme innan nästa möte. Det ges möjlighet till lite mer det här spontana men jag ska inte säga att det är jättemycket så. Men jag märker att man kan boka in saker med lite kortare varsel på ett lite annat sätt, än när man kanske pratade i telefon med någon och bokade in samtal på plats där man ändå behövde ta hänsyn till att personen i fråga ska ta sig någonstans. [...] Nu kan man klämma in ett ganska tidigt möte eller ett ganska sent möte, tillgängligheten har ökat. Jag upplever att det är lite lättare att peta in spontansamtal än vad det var innan (Maj, intervju 2021).

Innan övergången till digitala vägledningssamtal använde många av informanterna datorn som komplement till samtalet. Detta har ändrats nu när datorn är kommunikationsmedlet. Andra verktyg beskrivs vara whiteboard, penna och papper eller övningar. Eftersom dessa inte kan användas via Zoom eller Google Meet delger informanterna att de övergått till digitala verktyg. Roy beskriver att han tidigare använt sig av whiteboard mycket i samtal och fortsätter använda detta verktyg digitalt. Andra verktyg var en utmaning att anpassa till det digitala samtalet. Tess beskriver att hon hade övningar i pappersformat som hon tidvis använde i samtalen. Bland annat kunde det handla om övningar med kortlek. När samtal började bedrivas över Zoom fanns det inga digitala verktyg som brukade användas på Tess arbetsplats, då arbetssättet var nytt. Tess beskriver övergången så här:

Det som var svårt i början med detta var väl att vi hade inga egentliga digitala verktyg. Utan de övningarna som vi då hade de finns ju i pappersformat, det var väldigt besvärligt med att skicka, de ska ta foto och så […] Nu har vi testat att köra lite digitala verktyg i form av kortlekar på olika sätt där man får ta olika ställningstaganden. Det fungerar faktiskt bra tycker jag (Tess, intervju 2021).

Att söka information via en gemensam dator var ett verktyg alla informanter använde sig av tidigare i samtalen. Denna möjlighet är nu förändrad, eftersom sökande och vägledare sitter på varsitt håll med egna skärmar. Det finns dock möjlighet i både Google Meet och Zoom att dela sin skärm med den man pratar med. Detta beskrivs vara det digitala alternativet till att gemensamt söka information eller visa något för varandra via datorn. Ava berättar att hon ofta använder detta som ett medel i samtal. Något hon berättar är att hon inte har möjlighet att se den sökande när hon delar skärm i Google Meet, och den sökande har inte möjlighet att se henne om denne delar sin skärm. Hon beskriver det som en jobbig del av samtal på distans, att det blir som att gå med en ögonbindel. Majs upplevelse av skärmdelning är att detta är en bra möjlighet att dela information med varandra.

Sen tycker jag själv att det går mycket åt informationshållet. Också lite grann så jag funkar som vägledare, jag glider lätt in i informationsfacket tyvärr [...] Där är ju Zoom superbra för där är det ju lätt att “kolla här” och även: de vill visa mig någonting, då kan ju de dela skärm med mig och det är ju superpraktiskt (Maj, intervju 2021).

En taktik hon har är att byta plats på samtalet på skärmen under skärmdelningen för att kunna se den sökande. Hon upplever att det är av vikt att meddela den sökande att hon har flyttat på deras samtal på sin skärm under skärmdelning. Hon säger exempelvis att hon

ibland lägger samtalet längst ner på skärmen för att hon ska kunna visa något annat. Roy

upplever att det är en god taktik att pausa skärmdelningen frekvent. Detta för att stämma av med den sökande att denne hänger med i samtalet och även för att han vill se den sökande när de samtalar.

Störningsmoment är något som kan förekomma i samtal med sökande på distans. Ava beskriver det som att sökanden kan ha andra i hemmet, såsom familj som låter. Det skiljer sig mycket mellan elev och elev när det gäller distraktioner i hemmet. När samtal skedde på plats så blev båda parter distraherade om ett störningsmoment ägde rum menar Maj. Hon beskriver störande moment på distans så här:

Gick någon förbi då blev båda distraherade. Idag är det annorlunda. Ni har ju ingen aning om vad som händer här bakom och jag har ju ingen aning om vad som händer här (gestikulerar bakom oss i videosamtalet). Vilket ibland kan vara distraherande, att veta det och ibland blir den man pratar med distraherad (Maj, intervju 2021).

Gällande distraktioner upplever informanterna att det är av vikt att göra många sammanfattningar i samtalen på distans. Detta då det finns en benägenhet för distraktioner att uppkomma. Vägledaren kan inte heller veta om den sökande blir distraherad, då de inte sitter i samma utrymme och upplever samma saker. Love beskriver att det kan krävas att man stämmer av med den sökande att båda är på samma våglängd.

...det kanske krävs lite mer att man checkar av och stämmer av med den sökande så vi båda uppfattat det på samma sätt och att vi är överens och ses man på riktigt kan man nästan se det direkt i ett kroppsspråk att nu har vi båda förstått, men man kanske inte kan se det på samma sätt i ett Zoom-samtal (Love, intervju 2021).

Love upplever en svårighet i att engagera sökanden i samtal över distans. Han beskriver att han ofta försökte ge sökanden en uppgift om man märkte av att engagemanget för samtalet började svikta på plats. En sådan uppgift var ofta att rita på en whiteboard tillsammans med honom. Han känner därför att det är en utmaning att få sökanden att delta i samma grad i samtal på distans och andra informanter håller med honom. Ava beskriver att elever på hennes gymnasium kan ha svårt med att fokusera i samtalet. Hon har märkt att många sökanden blir distraherade av att ha på sin kamera i samtalet. Ava berättar att de kollar mer på sig själva än på Ava:

Ja, jag fokuserar på eleven och ansiktsuttrycken, det är det man ser, man ser inte kroppen, medan jag tror att eleverna fokuserar mer på sig själva och hur de ser ut, vissa vill inte ens sätta på kamera, då uppmanar jag dem att göra det, för det blir ju jättekonstigt för mig. Och nu kan jag säga att många fler sätter på kamera, så det blir i alla fall lite lättare, men fokus är som sagt kanske inte på mig, fokus ligger ju på att titta på sig själv och så. Det är lite svårt med fokus för elevens del (Ava, intervju 2021).

Ava menar att kroppsspråket är något som ofta talade om hur elevens sinnesstämning var, i samspel med elevers tonläge. Det fanns en naturlig avläsning i var eleven befann sig mentalt när denne uppsökte vägledare. När samtalen sker på distans känner hon att det inte går att avläsa elevernas reaktioner i samtalen på samma sätt. Bland annat så ser hon inte det fysiska, och om hon har svårt att se hur en person förmedlar att denne känner med kroppsspråket, är det även svårt att spinna vidare på en reaktion i samtalet. Av den

anledningen förklarar Ava att samtalen ibland kan bli kortare. Tess anser däremot att kroppsspråket kanske inte har så stor betydelse för samtalet. Så här beskriver hon kroppsspråket på plats, i relation till kroppsspråket över Zoom.

…jag tror att det är lika mycket kvalitet i det faktiskt [...] visst du ser hur personen går, pratar och läser, man kan ju avläsa saker, man ska inte anta saker men man får en känsla, men jag tycker inte det påverkar själva vägledningsprocessen tänker jag (Tess, intervju 2021).

Love berättar att det känns som om samtalet går genom ett filter när det sker på distans. Det finns faktorer man inte kan uppfatta eftersom man inte ser hela personen eller vet vad som händer runt omkring denne. Han beskriver det som att det kan vara svårt att utmana den sökande i samtalet. Den sökande sitter i sin privata sfär, och han sitter i sin. Det finns inget gemensamt utrymme, och det är svårt att fånga upp helheten i samtalet. Han berättar att när han sitter i samma rum som den sökande, bidrar det till att kunna utmana den sökande i tankar och reflektioner. Det är en utmaning via distanssamtal, då han uppger att det är svårare att se och känna om han behöver backa lite i samtalet. Det är inte lika enkelt att känna om en utmanande fråga kan vara bidragande till konversationen.

Majoriteten av informanter tror att vägledning på distans förmodligen kommer att finnas kvar i framtiden som ett komplement till den fysiska vägledningen. Så här beskriver Roy sina framtidsvisioner angående vägledning på distans:

Vi kan faktiskt implementera de traditionella verktygen in i samtalet, inte skrämmas av de digitala tjänsterna. Grunden är att jag använder de digitala verktygen som stöd, det är videomötet som vi har nu face-to-face, men vägledningen, den är ju detsamma. Samtalsmetodiken kan vi fortfarande använda men det vi missar är ju det visuella och det icke-verbala. [...] Jag tänker lite på landsbygden eller exempelvis personer som sitter utomlands. De som inte bor närheten av ett universitet får tillgång till universitet trots att de inte bor i närheten. [...] Ju längre tiden går ju mer kommer det här bli en norm [...] jag tror att den här distansvägledningen kommer bli en del, jag tror inte den här erfarenheten de senaste månaderna kommer kastas bort utan det kommer nog bli en del av vårt seviceutbud men det finns mycket utvecklingspotential (Roy, intervju 2021).

Vidare berättar Roy att han nu försöker lägga stor vikt vid att implementera visuella uttryck i distanssamtalen. Detta beskriver han vara av vikt för att kunna engagera sökanden i samtalet.

5.3 Sammanfattning av studiens resultat

Vägledarna arbetar på gymnasium och universitet. Deras sökande är i huvudsak gymnasieelever och universitetsstudenter, samt andra sökande som har frågor eller ett intresse för universitetsstudier. De informanter som arbetar på universitet uppger att inledande kontakt med sökanden sker via mejl. Informanterna som arbetar på gymnasiet berättar att sökanden tar kontakt med vägledarna på skolan när eleverna har utbildning på plats. I samtal på plats formulerar samtliga informanter att dessa använt sig av olika verktyg i vägledningssamtalen. Ett verktyg som används i majoriteten av samtalen är dator. Merparten av informanterna har anpassat vägledningssamtalen på ett sådant sätt att verktyg kan implementeras till distanssamtal. Datorns användningsområde i samtal på plats var i syfte att utbyta information mellan parterna. Detta sker nu på distans genom skärmdelning.

Merparten av informanterna berättar i intervjuerna att distraktioner på plats, i kontrast till distraktioner på distans, får annorlunda konsekvenser för samtalet. När en distraktion skedde i ett samtal på plats, blev båda parter distraherade av samma moment. Det beskrivs finnas en förståelse för hur den andra parten kan reagera på denna distraktion. Möjligheten för att fortsätta samtalet var god. När en distraktion sker hos en part på distans, kan inte den andra parten ha samma förståelse för hur distraktionen påverkar kommunikationen.

Vägledningssamtalet på plats beskrivs av samtliga informanter vara närmast likvärdigt med vägledningssamtalet på distans. Innehållet beskrivs inte vara annorlunda gällande vägledningsprocessen. Det finns dock förändringar i förutsättningarna för kommunikationen. Detta menar merparten av informanterna får konsekvenser för vilka metoder som används i samtalet.

Samtliga informanter beskriver att det finns en ovisshet kring de sökandes kroppsspråk. Detta då kroppsspråket kan vara svårt att urskilja genom en webbkamera. Detta beskrivs få olika konsekvenser i vägledningssamtalen. Bland annat kan det finnas svårigheter i att utmana den sökandes tankegångar. Det kan även vara en utmaning att få den sökande att koncentrera sig på samtalet och delta aktivt. Majoriteten av informanterna beskriver att de oftare sammanfattar i samtalen på distans, för att på så sätt främja god kommunikation.