I det här avsnittet beskrivs händelser för verksamheten under perioden som inte direkt kan utläsas ur den ekonomiska redovisningen eller rapporten i övrigt. Exempelvis särskilda insatser/åtgärder, oförutsedda händelser eller viktiga avtal som tecknats.
År 2020 har i mycket hög utsträckning varit ett år som gått i krishanteringens tecken. Den i skrivande stund fortfarande pågående Coronapandemin är den kris som överlägset högst utsträckning påverkat verksamheten detta år. Kanske är det den största kris som någonsin påverkat vår verksamhet så
fundamentalt? Oro, osäkerhet och restriktioner förändrade under året snabbt villkoren för mötet mellan barn, elev, vårdnadshavare och vår personal. Det är i mötet som vi skapar värde och kvalitet och det är där många av våra 3000 anställda är proffs. Kanske är den mest väsentliga händelsen för året att villkoren för detta möte, åtminstone över en tid, har förändrats. Delvis har vi arbetat på som vanligt, delvis har vi tvingats att finna nya arbetssätt. Digitaliseringen i verksamheterna har tagit ett enormt kliv, men kan inte ersätta det mellanmänskliga mötet mellan professionella pedagoger och barn, elever och vårdnadshavare.
Omedelbara effekter av covid-19 som ses är en ökad frånvaro bland barn, elever och personal. Barn- och ungdomsförvaltningen har av den anledningen tvingats att omfördela personal inom den egna förvaltningen. Viss personal från kulturskolan och resurscentrum kärnhuset har flyttats ut för att tillfälligt arbeta på hårt utsatta skolor och fritidshem. Skolområdena har inbördes fördelat om sin personal för att täcka behoven. Bemanningsenheten har under året gjort ett stort arbete med att förse verksamheterna med vikarier. Under våren förberedde förvaltningen dessutom att stötta upp med att planera för en förflyttning av personal till hemvårdsförvaltningen (en förflyttning som sedan aldrig behövde att genomföras). Enstaka klasser i vissa grundskolor har under kortare perioder gått över till distansundervisning liksom delar av kulturskolans verksamheter. Öppna förskolan har varit stängd under delar av året.
En krisledningsstab har under 2020 varit sammanhållande för krisarbetet. Staben har följt nationella och regionala beslut, planerat proaktivt kopplat till händelseutvecklingen. Stundtals har beskeden från myndigheterna kommit med kort varsel och arbetet har då varit intensivt och frågorna från
verksamheten har varit många. Staben har dock haft som målsättning att kommunikationen ska ske på ett sådant sätt att den skapar trygghet och förutsägbarhet så långt det går i vår stora organisation.
Responsen från verksamheterna kring stabens arbete har varit mycket god.
Cornapandemin tar av förklarliga skäl upp mycket utrymme av denna text, men nedan följer ett urval av händelser som "ett normalt år" skulle fått långt mycket mer uppmärksamhet:
• Halmstads kommun fortsätter att bygga nya förskolor och skolor. Positiva effekter ses i nya fräscha undervisningslokaler och minskade behov av dyra tillfälliga lokaler. Ett stort antal avvecklingar av paviljonger och äldre förskolor är genomförda eller planeras. Personalen
påverkas såklart och ansträngs genom flyttar av verksamhet, men fördelarna överväger. Exempel som bör nämnas är Engelbrekts förskola med nattavdelning, Linehed 12 avdelningar (som fick starta om pga. vattenläcka), Kärlekens nya skola och den nybyggda Steningeskolan.
Linehedsskolan och Sofiebergsskolan är om- och tillbyggda.
• Byggprojektering pågår av Nyhemsskolan, Kvibilleskolan och Galgbergets förskola.
Fyllingeskolans F-3 är färdigritad och börjar byggas 2021. Projektering har startat för Ranagårdsskolan, Östergårdsskolan och Strandvallens förskola.
• Branden som totalförstörde förskolan Vallgården på Vallås och det fina arbete som gjordes av alla inblandande för att rädda upp situationen och erbjuda nya platser åt behövande barn.
Planering är påbörjad för en mer permanent lösning.
• Förvaltningen har under året tagit fram sin första utvecklingsplan i en tillitsbaserad styrmodell till vilken vi nu har en organisation som utgår från BUN:s mål. Då BUN och BUF har varit "ett år före" andra nämnder och förvaltningar i den nya styrningen har förvaltningen föredragit vårt arbete med vår styrning och kompetensförsörjningsfrågor i flera andra förvaltningar.
• Den viktiga samverkan gällande lokaler mellan barn- och ungdomsförvaltningen, teknik och fastighetsförvaltningen, bygg- och miljöförvaltningen med flera har förbättrats och fördjupats under året.
• Under 2020 infördes ett nytt skolsystem, IST administration, för elevregistrering och hantering av placeringar på förskola och fritidshem. Fler system pilotades för en effektivare
resursanvändning och administration.
Internkontroll
Risk Kontrollmoment Kontroll
Representation sker
vidlyftigare än vad som kan anses rimligt. Regler för representation följs inte i bokföringen.
Kontroll att regler för
representation enligt anvisningar i handboken och god
redovisningssed följs.
Kontrollera alla fakturor/First Card-transaktioner för en månad (2020 maj) med konto 587*
(personalrepresentation) och 710 (extern representation) att deltagare samt syfte finns angivet. Kontrollera rimligheten i bokfört belopp.
Relatera avvikelse i antal och procent mot totala antalet fakturor/First Card inköp som har konterats med konto 587* och 710 under kontrollmånaden.
Jämför även med föregående år. En kontrollrapport per skolområde/annan enhet.
Alla verifikationer som är konterade på konto 710 och 711 för maj och augusti på ansvar 70*, 71*, 72*, 53*
54* och 05* har kontrollerats.
Avvikelse: verifikationer saknar information eller justering av moms.
Oftast saknas syfte och/eller deltagare. I årets kontroll har 172 verifikationer granskats varav 34 saknade innehåll, på en hade momsjustering inte gjorts. Orskak:
troligen tidsbrist, slarv eller okunskap Jämförelse med 2019: en större försämring jmf med föregående år då ingen av kontrollerade verifikationer saknade information.
2019, inga avvikelser på 58 kontrollerade verifikationer, vilket innebär en förbättring till bästa möjliga resultat.
2020, 34 verifikationer avviker av 172 kontrollerade, vilket är en ökning till 19,7 %
Inköp görs ej enligt ramavtal.
Kontroll av avtalstrohet Kontroll av inköp via statistikfil i Doris, inköpsstatistik per konto. utbildning, konsulttjänster men även andra konton kan kontrolleras. Tio konton väljs för kontroll varje år. De inköp som gjorts med leverantörer utan avtal följs upp per skolområde.
För nyckelområdena jämförs antal inköp med avtal föregående år.
Kontroll har gjorts från
statistikmodulen i Ekonomiweb på de inköp som gjorts utanför avtal. De konton med störst avvikelsebelopp har kontrollerats djupare. för kurser, Uppvaktningar, Reparation och underhåll av maskiner och inventarier). 3 ,4 % av totala inköpsbeloppet har gjorts utanför avtal. En marginell höjning jmf föregående år som var 3,0%. Ofta beror felaktiga inköp på kort framförhållning, tidsbrist, och ibland på kunskapsbrist. Avtalsstatistiken har viss felmarginal då det saknas registrering av vissa avtal och direktupphandlingar. På grund av pandemin har en del bristvaror varit tvungna att köpas in utanför avtal och verksamhetens behov.
Risk Kontrollmoment Kontroll
Rättssäkerheten hotas på grund av att beslut inte motiveras
Kontrollera att beslut motiveras Stickprov på avstängningar av elever, stickprov på beslut om utökad tid i förskolan på grund av barnets situation i övrigt.
Rektorer kan ta beslut om utökad tid i förskolan enligt skollagen. Stickprov på 16 beslut (tagna ht 2020) om utökad tid i förskolan (barn födda 2017 och 2018) enligt 8 kap 5 § och 8 kap 7 § SL har genomförts för att kontrollera att beslut som rör enskilda motiveras. I kontrollen framkom att 9 beslut var motiverade, 5 beslut är delvis motiverade (kortfattat) och 2 beslut inte motiverade alls.
Rektor kan stänga av elever i grundskolan enligt skollagen. För att kontrollera att beslut motiveras har kontroll gjorts på samtliga beslut om avstängningar av elever i
grundskolan (höstterminen 2020).21 beslut är kontrollerade varav 17 är motiverade och det saknas
motivering i 4 beslut. Orsaken till att det saknas motivering är att rektor använt sig av den gamla mallen och inte den nya.
Belastningsregisterutdrag uppvisas inte innan anställning ingås, gäller anställda i andra förvaltningar men även anställda på andra förvaltningar som är verksamma inom barn- och ungdomsnämndens verksamhet
Stickkontroll utfördes under decembermånad på
arbetsmarknadsenheten samt på fm-service. På de båda enheterna valdes slumpmässigt fem personer ut ur framtagna personalregister.
Belastningsregisterutdrag fanns på samtliga av de kontrollerade personerna.
Hallandstrafiken har skickat två excelfiler, en från varje bussbolag – Sennan och Flexbuss. Där står alla skolskjutsförare samt datum när belastningsregisterutdrag har skett för respektive. Förvaltningen har inte kunnat ta stickprov på de då trafikföretagen inte behåller belastningsregisterutdrag utan bara tittar så att det stämmer och sedan antingen lämnar tillbaka eller slänger dem på grund av GDPR.
Risk Kontrollmoment Kontroll
Familjer erbjuds inte plats i förskola inom fyra månader.
Kontroll av kön till förskolan Kontroll av hur många barn som ej fått placering inom 4 månader under 2020. Kontrollmoment under våren 2020 i IST analys.
87 barn (16 %) av 535 nyplacerade barn 200101–200630 inte fått plats i tid och av dessa är det 32 barn (6 %) har inte fått det inom 1 vecka efter garantidatumet.
Under perioden 200701-201231 är det 256 barn (32%) av 799
nyplacerade barn som inte fått plats i tid. 181 av dessa barn (22,6 %) har väntat mer än en vecka på placering.
Augusti månad är en
inskolningsperiod. Av de 256 barn som inte har fått plats i tid enligt garantidatum har 242 barn fått en placering och skolats in någon gång under augusti.
En anledning till detta resultat är att vårdnadshavare förskjuter datum för inskolning och rektorer
fördelar inskolning av barn så att de inte sker under samma tidpunkt.
Nämnden fattar beslut på bristande underlag
Kontroll att ärenden innehåller barnkonsekvensanalyser och ekonomiska analyser
Stickprov på ärenden till nämnden
En stickprovskontroll av 10 olika ärenden fördelade på året visar att 7 av 10 ärenden innehåller
barnkonsekvensanalyser. Det är positivt att de flesta ärenden innehåller barnkonsekvensanalyser, samtidigt finns mycket arbete kvar att göra för att verkligen fånga barnens perspektiv.
En stickprovskontroll av 10 olika ärenden fördelade på året visar att 1 av 10 ärenden innehåller ekonomiska analyser. Det finns flera ärenden där det inte krävs någon ekonomisk analys, men det finns också ärenden där man kunde ha övervägt att göra en ekonomisk analys. Förvaltningen behöver därför arbeta för att öka medvetenheten kring vikten av ekonomiska analyser.
Risk Kontrollmoment Kontroll
Risk att personuppgifter hanteras felaktigt.
Kontroll av att personal känner till dataskyddsförordningen och dess övergripande innehåll Enkät genomförs till rektorer och lärare. Stickprov genom enkät till 1 rektor per skolområde samt 2 lärare per skolområde.
Stickprov kontroll genom en enkät till ca 300 medarbetare, svar fick vi in från 138 . Medarbetarna har fått sex frågor om Dataskyddsförordningen.
Svaren visar att de flesta känner till vad en personuppgiftsincident är men att majoriteten vet inte hur man rapporterar in en
personuppgiftsincident. De flesta behandlar inte fullständiga
personnummer på sin e-post. Ingen lägger ut bilder på sociala medier på barn och elever utan inhämtat samtycke. Kontrollen visar därmed att det finns en viss kännedom om dataskyddsförordningen men att förvaltningen behöver fortsätta arbetet med att synliggöra förordningens innebörd.
Elever känner inte till rutiner vid brand på skolbuss
Kontroll av att brandövning genomförs på alla skolskjutsskolor varje år
Kontroll med operatör vid vilka datum övning har skett på respektive skola en gång per år
Förvaltningen har tillsammans med Hallandstrafiken och trafikbolagen tagit fram en ny utrymningsrutin för skolbussarna. Vecka 45-46 har utrymningsövningarna utförts på de skolor som har ordinarie skolskjuts upphandlat till skolan.
Utrymningsövningarna görs för alla elever i årskurs 0,4 och 7.
Tidsbokningen finns i en SharePoint fil som berörda ha tillgång till. På de skolor som inte har skolbussturer kan säkerhetsfilmen från Sveriges bussföretagsförening visas på internturer/skolbussresa.
Saknas krisplaner i verksamheterna
Kontroll av krisplaner i förskola och skola
Stickprov
Vid stickprovskontroll i de digitala egenkontrollpärmarna ser vi att krisplaner finns.
Grundmaterial med rutiner till krisplanerna finns att tillgå på intranätet för alla skolor och förskolor.
Eleverna i grundskolan får inte sin garanterade undervisningstid
Kontroll om elever får kompensation för utebliven undervisning
Stickprov på en högstadieskola per skolområde
Som följd av resultatet från
genomförd kontrollaktivitet med stöd av enkät till fem skolor konstateras att det finns brister i enheternas sätt att hantera schemabrytande inslag.
Utvecklingssamtal och mentorstid räknas exempelvis som
undervisningstid av vissa av skolor medan det i andra skolor görs en striktare tolkning. Beroende på vilken skola eleven går i kan bedömningen av vad som utgör undervisningstid skilja sig. Det innebär en betydande risk för bristande likvärdighet i elevernas förutsättningar att få sin garanterade undervisningstid.
Risk Kontrollmoment Kontroll
Förvaltningsgemensam timplan följs inte
Kontroll om timplanen och schema överensstämmer Stickprov på en F-9-skola per skolområde.
Granskningen av grundskolors timplaner och scheman visar att den stadieindelade nationella timplanen generellt följs när undervisningstiden fördelas per årskurs och scheman läggs. Varje jämförelse kombinerar ett ämne/ämnesområde, en
elevgrupp/klass samt en skoleenhet.
Avvikelser förekommer men den stora majoriteten gör att eleverna får lika mycket tid utlagd på sina scheman. Samtidigt visar
granskningen att ju mer medvetet och systematiskt skolor arbetar med att planera, fördela, schemalägga och följa upp undervisningstiden desto större förutsättningar har eleverna att minst få den garanterade
undervisningstiden.
Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) involveras inte i nyanställning av
skolsköterskor.
Kontroll om medicinskt ansvarig sjuksköterksa varit delaktig vid anställning av skolsköterskor
Granskning av alla anställningar av skolsköterskor som sker 2020.
Medicinskt ansvarig sjuksköterska har varit delaktig vid anställning av skolsköterskor. Det har fungerat bra i samarbete med berörda rektorer. Det har handlat om annons såväl som delaktighet vid bedömning av behörighet (rätt specialistutbildning), deltagande vid intervjuer samt dialog om vem som ska erbjudas att få en tjänst. Medicinskt ansvarig
sjuksköterska gör också kontroll hos Socialstyrelsen och IVO inför ett eventuellt erbjudande av tjänst.
Uppgifter om barn och elever med skyddad identitet lämnas ut.
Kontroll av att rutiner följs för barn och elever med skyddad identitet
Efterfråga att handlingsplan för skyddade barn och elever är upprättad av rektorer i
verksamheterna. Kontroll av samtliga elever med skyddad identitet.
Barn- och elevenheten har under november skickat ut enkät med frågeställning kring uppdaterade handlingsplaner för skyddade elever.
31 av 36 rektorer har svarat på enkäten. Svaren är anonyma. Av dessa 31 har 27 rektorer svarat att de har handlingsplan. Av dessa fyra rektorer som svarat nej är det en där man flyttat fram startdatumet eftersom barnet inte har börjat. En annan rektor är mitt i att uppdatera sin handlingsplan. De resterande två rektorerna kände inte till att det ska göras en handlingsplan.
Utifrån underlaget ser barn- och elevenheten att information kring handlingsplaner behöver ut till verksamheten och rektorer.
Utbildning om brand och kemikalier genomförs ej.
Kontroll att brandutbildning samt utbildning gällande kemikalier genomförts
Stickprov kontroll genom skyddsrond
Utbildning i nytt
kemikaliehanteringssystem, Chemgroup har genomförts.
Gällande brandutbildning så har stickprov genom
skyddsrondsprotokoll genomförts på 14 skolor och 11 förskolor. Enligt protokoll har samtliga förskolor och 11 skolor genomfört
brandskyddsutbildningar. 3 skolor har ingen dokumenterad utbildning.
Risk Kontrollmoment Kontroll
Åtgärder vidtas inte efter genomförda skyddsronder
Kontroll av att åtgärder vidtagits efter skyddsronder Skyddsrond genomförs två gånger per år men de åtgärder som görs är framför allt de som har lagkrav.
Stickprov.
Tre förskolor och två skolor per skolområde mellan åren 2019–2020 har följts upp.
De kontrollpunkter som styrs av arbetsmiljölagen har åtgärdats. Ett antal utbildningar har blivit uppskjutna pga av covid-19.
Kvalitetsfaktorer
I denna text kommer BUNs beslutade kvalitetsfaktorer att redovisas. Den data som ligger till grund för redovisningen är hämtad från olika källor som exempelvis Skolverket, medarbetarenkät, SCB och personalsystem.
Innehållet i redovisningen är ett urval som förvaltningen har gjort utifrån den data som är tillgänglig och som kan anses vara tillförlitlig. Innehållet är också framtaget för att det på ett bra och enkelt sätt ska ge en bild om kvaliteten i verksamheten utifrån det som kvalitetsfaktorn har för avsikt att uttala sig om.
Innehållet i redovisningen kan i framtiden komma att förändras då förvaltningens kunskap om den tillitsbaserad styrningen blir större eller att information blivit mer tillgänglig genom nya IT-system och uppföljning ökar.