Om du valt någon eller några artikelmarkeringar i Avancerad sökning kan du se fördelningen när du skapat din Varukorg. Klicka på länken Fördelning per artikelmarkering under Varukorgens innehåll:
Ett nytt fönster visas där du markerar den artikelmarkering du är intresserad av att följa upp.
Om en artikel har flera markeringar inkluderas beloppet endast en gång, d.v.s. systemet kontrollerar om artiklarna i varukorgen hänvisar till någon av valda markeringar.
6 Leverantörs webbutik 6.1 Vad är en punch-out?
Vissa leverantörer kommer att vara anslutna i e-handelssystemet via s.k. punch-out. Det innebär att du skapar en varukorg i leverantörens webbutik. Dessa varukorgar kan inte sparas som Favoriter.
6.2 Skapa varukorg via punch-out
När du klickar på Leverantörs webbutik i Mina genvägar eller under Rekvisitioner i Inköps-menyn visas en lista på leverantörer som erbjuder handel via egen webbutik. När du klickar på aktuellt leverantörsnamn öppnas dennes webbutik.
Välj leverantör och skapa en varukorg enligt leverantörens instruktioner.
För att komma tillbaka till Agresso klickar du på knappen ”Skicka kundvagn” eller motsvarande. Du hamnar då automatiskt på sidan Rekvisitioner:
. 1) Fyll i Projekt i rekvisitionshuvudet
2) Klicka på Åtgärdsknappen Hämta varukorg 3) Följ instruktionerna i kapitlet Rekvisition
KI har tidigare beställt produkter inom IT och telefoni i beställningssystemet Wisum/IT-handel. Under en övergångstid kommer varor i Wisum att finnas som punch-out. Du plockar ihop din varukorg på samma sätt som för andra leverantörers webbutiker.
När inköp gjorts genom webbutik blir Attestanten informerad om detta i samband med attest av rekvisitionen. Detta för att säkerställa att manuell kontroll av rangordnad och/eller avtalad vara görs, då detta steg utgår vid köp i leverantörens webbutik.
7 Rekvisition
7.1 Vad är en rekvisition?
En rekvisition är en fråga, beställning eller begäran för vanligtvis pengar eller varor, ofta skriftligt på en förtryckt blankett. Inom företag kan rekvisitioner användas i form av ett elektroniskt dokument, som genom sin väg i företagets arbetsprocess lämnas till ansvariga avdelningar för att färdigställa och godkänna den innan den omvandlas till en beställning/-order.
Genom att klicka på menypunkten Till rekvisition i Sökmotorn Agresso E-handel eller motsvarande i Leverantörs webbutik avslutas beställningsprocessen och du hamnar i Agresso Self Service – Rekvisitioner
7.2 Rekvisitionshuvud och Rekvisitionsdetaljer
I rekvisitionsbilden finns ett antal fält som innehåller information och som är förifyllt av systemet.
Rekvisitionshuvud: Övre delen i fönstret rekvisitioner
Rekvisitionsdetaljer: Nedre i fönstret rekvisitioner
Rekvisitionsnummer: Rekvisitionen tilldelas ett nummer automatiskt när den färdiga beställningen sparas.
Rekvirent: Ditt namn.
Börja dock alltid med att fylla i Projekt genom att skriva i de första siffrorna eller
bokstäverna i projektnamnet. Du får då upp alternativ i rullgardinsmenyn. Välj projekt och tryck sedan på Tab-tangenten. Värdet i detta fält kopieras till alla varor när du hämtar varukorg. Projekt kan ändras för en eller flera varor senare.
Välj sedan leveransadress genom att leta upp önskad adress i rullgardinsmenyn. Välj rätt adress och tryck sedan på Tab-tangenten.
Om du skulle glömma att byta leveransadress går rekvisitionen inte iväg till attestanten utan du kommer få en ”uppgift” om att byta adress.
Du fortsätter sedan med att ange följande valfria information:
Godsmärke: Anges i de fall där det behövs ytterligare information utöver leveransadress för att varor ska levereras på rätt plats. T.ex. namn på den som beställningen är till.
Verifikationstext: Möjlighet att ange kompletterande information som följer med till huvudboken. Informationen som anges här är även tillgänglig i attest av rekvisition, varumottagning samt attest av inköpsfaktura.
Meddelande: Här kan du skriva upplysningar till attestanten. T.ex. om du delat en produkt på flera projekt.
7.3 Hämta varukorg
Klicka på åtgärdsknappen Hämta varukorg i Rekvisitionsdetaljer. Dina varor från varukorgen importeras till rekvisitioner.
Konteringen på varje produkt visas i Rekvisitionsdetaljer. Projekt hämtas från det ifyllda fältet i Rekvisitionshuvudet och konto hämtas automatiskt från varans artikelgrupp.
7.4 Hantera rekvisition
Om du vill kan du ändra, eller dela upp konteringen av en vara på flera projekt. Du hanterar detta under Kontering, längst ned på sidan.
7.4.1 Ändra projekt
1. Klicka någonstans på raden med den vara som ska belasta ett annat projekt i Rekvisitionsdetaljer:
2. Klicka sedan på Kontering för att öppna upp konteringsfältet.
3. Markera kopierad rad
4. Ändra projekt på den nya raden.
5. Tryck på Tab för att uppdatera
Om du vill byta projekt på flera rader klickar du någonstans på raden med det projekt du vill byta till. Markera raden där du vill ändra projekt genom att bocka i rutan.
Klicka sedan på Uppdatera kontering
7.4.2 Dela rad
Om du vill dela upp en kostnad för en vara på flera projekt behöver du dela konteringsraden.
Markera kopierad rad från Rekvisitionsdetaljer och tryck på Dela upp raden.
Fortsätt sedan med att:
1) Ändra projekt på rad 2.
2) Ändra procent eller belopp på samma rad.
3) Tryck på Tab för att uppdatera. Den övre raden räknas automatiskt om.
4) Observera att den delade konteringen enbart syns i Konteringsfältet, inte i Rekvisitionsdetaljerna.
7.4.3 Spara och skicka rekvisition för attest
När hela rekvisitionen är klar klickar du på knappen Spara (högst upp till vänster). När rekvisitionen är färdigattesterad skapas en Inköpsorder som automatiskt tilldelas ett ordernummer. Sedan skickas inköpsordern iväg till leverantören. Ordern skickas som en elektronisk fil eller som ett PDF-dokument via mail beroende på vilken samverkansform som är överenskommen med leverantören.
Du kan se vilket ordernummer din beställning har fått under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn. Observera att en rekvisition kan bli flera inköpsorder, t.ex. om rekvisitionen innehåller artiklar från olika leverantörer eller om alla rader inte attesteras vid samma tillfälle.
Vid en eventuell avvisning av attestanten informeras du om detta via mail och processen avslutas.
7.5 Förattesterad inköpsplan
För att korta ledtiden i godkännandeflödet, samt för att undvika att attestanter blir alltför belastade, finns stöd att hantera Förattesterade inköpsplaner. Det innebär att behöriga beställare i förväg har fått attest upp till en överenskommen beloppsnivå, för ett givet projekt och konto, leverantör samt period.
Om du bedömer att du frekvent beställer samma typ av artiklar kontaktar du din
inköpssamordnare eller administrativa chef. Givet att de bedömer att du uppfyller kraven för att få förattesterade inköpsplaner kontaktar de därefter Centrala inköp.
7.6 Inköpsorder skapas och skickas till leverantör
När attestanten mottagit och attesterat rekvisitionen skapas en Inköpsorder per automatik.
Beställningen tilldelas ett ordernummer för att sedan skickas iväg till leverantören. Ordern skickas som en elektronisk fil eller som ett PDF-dokument via mail beroende på avtal med leverantör.
Använd frågan ”Mina beställningar” eller ”Alla beställningar” i Rapporter för att se vilket ordernummer en beställning har fått. Observera att en rekvisition kan bli flera inköpsorder, t.ex. om rekvisitionen innehåller artiklar från olika leverantörer eller om alla rader inte attesteras vid samma tillfälle.
8 Varumottagning
Inköp Inköpsorder Varumottagning
För att en inköpsfaktura och order ska kunna matchas i systemet måste du när dina varor levererats göra en Varumottagning. Vid varumottagning kan antingen hela eller delar av beställningen registreras.
8.1 Ta emot vara genom uppgift
I anslutning till att leverantören skickar en beställd vara till dig kommer leverantören samtidigt att skapa och skicka en faktura till KI. Så fort denna faktura tas emot i
inköpssystemet kommer en s.k. uppgift att skapas och publiceras i Self Service hos dig som har gjort beställningen. Det kan innebära att uppgiften ”Varumottagning” kan komma att skapas innan du har fått paketet. I de fallen får du betrakta uppgiften som en signal på att paketet är på väg.
Utgångspunkten är att du, i de allra flesta fall, gör varumottagning på det sätt som beskrivs nedan.
1. Gå in i Self Service under Dina uppgifter för att se vilka uppgifter som har skapats.
Uppgifterna visas till vänster i bilden.
2. Välj ut den uppgift som har rätt ordernummer d.v.s. det ordernummer dom framgår av följesedeln. Du får då en uppmaning ”Bekräfta varumottagningsförslaget eller klicka på Varumottagning på verktygsmenyn för att korrigera mottagningen”.
3. Om paketets innehåll stämmer överens med ordern klickar du på knappen Varan mottagen/Receive goods.
4. När det är gjort visas nedanstående bild där status har uppdaterats.
8.2 Delleverans
Om pakets innehåll avviker från vad som framgår av ordern trycker du på knappen Varumottagning:
Du får nu möjlighet att registrera en delleverans.
Ange antal i ”Mottagen kvantitet” och välj orsakskod och sedan Spara.
8.3 Ta emot vara genom funktion i menyn
Under vissa omständigheter kan det finnas behov av att istället göra varumottag genom en funktion i inköpsmenyn.
Ett exempel är att paketet har kommit, verksamheten önskar ta paketet i bruk men beställaren är inte på plats
Paketet har kommit, beställaren är på plats, men ingen uppgift har skapats i systemet 1. Öppna Varumottagning i inköpsmenyn:
2. Skriv in ordernumret eller sök fram ordern med hjälp av fälthjälpen (den blåa ikonen):
Du kan sortera sökresultatet genom att klicka på rubrikerna i Fälthjälp:
3. Klicka på raden med den vara som du mottagit. Ordern kopieras då till fönstret Varumottagning:
4. Fyll i mottagen kvantitet och klicka därefter på Spara i fönsterhuvudet.
5. När ovanstående är gjort kommer det skapas en uppgift hos beställaren att acceptera att matchning sker.
8.4 Orderinformation
För att titta på en kopia av din inköpsorder, klicka på Dokument och därefter på aktuell fil i dokumentarkiv ”Inköpsorderkopia”.
Öppna filen genom att trycka OK. En kopia av inköpsordern öppnas som PDF-fil:
Om du bara mottagit delar av din beställning fyller du i antal levererade varor och väljer sedan Spara.
Då resterande leverans mottagits fyller du i resterande varor enligt ”Registrera leverans”.
Välj Spara.
Restannullerad bockas i och kompletteras med en orsakskod om leverantören meddelat att resterande antal inte kommer att levereras. När restannulleringen är sparad kan inga
ytterligare artiklar tas emot på den specifika orderraden.
8.5 Varuretur
Om du vill göra en varuretur gör du detta utanför Agresso. Kontakta leverantören för följ deras rutiner.
Knappen Avvisa används endast om det är något fel på fakturaunderlaget, d.v.s. att någon registreringsinformation är felaktig och kräver korrigering av ekonomiavdelningen. Vid avvisning är kommentar obligatorisk.
9 Attest av rekvisition
Mina uppgifter Uppgifter arbetsflöde Attest rekvisition
De rekvisitioner du ska attestera hittar du under Dina uppgifter. Det är viktigt att du skyndsamt attesterar dina rekvisitioner för att beställningen snabbt ska nå leverantören.
9.1 Attestera
Attest av rekvisition skall ske utifrån av KI beslutad delegationsordning och inom givna beloppsgränser.
Har rekvisitionsraderna konterats på olika sätt sänds varje konteringsrad till respektive attestant.
Attestanten får information om de rekvisitioner som ska attesteras i sin uppgiftslista eller via e-post. Genom att klicka på Attest rekvisition får du upp den eller de rekvisitioner du ska attestera.
Följande information finns:
Verifikationstext: Möjlighet att ange kompletterande information som följer med till huvudboken. Informationen som anges här är även tillgänglig i varumottagning samt attest av inköpsfaktura.
Logg arbetsflöde: Här syns vad som har skett tidigare i attestflödet. Om någon har skrivit in en kommentar syns den här.
Rekvisitionsdetaljer: Visar vilka artiklar som beställts, antal och pris. Längst till höger på raderna syns kontering av raden.
Varningsinformation : Om denna symbol visas, för muspekaren över varningstriangeln för att visa info om artikeln. Du kan få information om:
o Ej avtalad artikel - indikerar att artikelns pris inte är avtalat.
o Extern webbshop - indikerar att artikeln kommer från extern webbshop och innebär att artikeln och priset inte godkänts på förhand och att eventuell kod för rangordning saknas.
o Avsteg från rangordning – Om artikeln är rangordnad men inte är
förstahandsval. Klicka på Orsak avsteg rangordning som ger en förklaring till avsteget.
Kontering: Detta fält visar konteringen för den aktiva rekvisitionsraden.
I Normalt läge hittar du åtgärdsknapparna högst upp, under fönsterhuvudet:
Gör följande för att attestera rekvisitionen:
1. Kontrollera konteringen genom att klicka och markera en rad. I Konteringsfältet visas konteringsinformation, t.ex. om en vara är delad på en eller flera projekt.
Om du är nöjd med konteringen och vill attestera rekvisitionen, klicka på åtgärds-knappen ”Attestera”. Beställningen går nu vidare som order till leverantören.
Om du vill ändra någonting i konteringen, t.ex. projekt, väljer du Avancerat läge och följer beskrivningen nedan.
9.2 Göra ändringar i rekvisitionen
Välj Till avancerat läge i huvudmenyn:
I avancerat läge hittar du åtgärdsknapparna längst ned i bilden, under konteringsfältet.
Vill du avvisa någon rad, bockar du i den och väljer Avvisa. Bocka för resterande rader och välj Attestera och sedan Spara under konteringsfältet.
9.2.1 Byta projekt
Markera aktuell rad i Rekvisitionsdetaljer genom att klicka någonstans på raden.
Markera kopierad rad i Konteringsfältet.
Ändra projekt genom att skriva i de första siffrorna eller bokstäverna i projektnamnet. Du får då upp alternativ i rullgardinsmenyn. Välj projekt och tryck sedan på Tab-tangenten. Värdet i detta fält kopieras till Rekvisitionsdetaljer.
Bocka sedan för alla rader du vill attestera i Rekvisitionsdetaljer, välj Attestera och sedan Spara för att skicka order till leverantör.
9.2.2 Dela upp rad på flera projekt
Markera aktuell rad i Rekvisitionsdetaljer genom att klicka någonstans på raden. Markera sedan kopierad rad i Konteringsfältet och välj Dela upp raden.
Ändra projekt genom att skriva i de första siffrorna eller bokstäverna i projekt namnet. Tryck på Tab-tangenten och ändra procent i nästa fält:
Bocka sedan för alla rader du vill attestera i Rekvisitionsdetaljer, välj Attestera och sedan Spara för att skicka order till leverantör.
9.2.3 Ta bort en delad rad
Om attestanten önskar ta bort en delad rad, som rekvirent har skapat, gör du enligt nedan:
Byt till samma projekt på båda raderna och dela upp beloppet genom att ange t.ex. 50 % på vardera rad.
Välj ”Attestera” under Rekvisitionsdetaljer eller under Kontering (båda raderna) och sedan Spara.
9.3 Inköpsorder skapas och skickas till leverantör
När rekvisitionen är färdigattesterad skapas en Inköpsorder som automatiskt tilldelas ett ordernummer. Sedan skickas inköpsordern iväg till leverantören. Ordern skickas som en elektronisk fil eller som ett PDF-dokument via mail beroende på avtal med leverantör.
Du kan se vilket ordernummer din beställning har fått under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn. Observera att en rekvisition kan bli flera inköpsordrar, t.ex. om rekvisitionen innehåller artiklar från olika leverantörer eller om alla rader inte attesteras vid samma tillfälle.
10 Ordersvar
Det finns möjlighet att ta emot ordersvar i AGRESSO. Dock är det inte alla leverantörer som gör det eller där KI har bedömt att det är önskvärt med ordersvar.
Om ordersvar har mottagits från leverantör återfinns det under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn.
Möjliga svar från leverantören är:
Mottaget: Leverantörens system har tagit emot ordern.
Accepterat: Leverantören bekräftar att man accepterar ordern som den är.
Accepterat med ändringar: Leverantören bekräftar att man accepterar ordern, men med angiven ändring (ändrat leveransdatum, kvantitet etc.) i aktuella kolumner. Vilka ändringar leverantören får göra står i affärsavtalet eller rutinbeskrivning.
Avvisat: Leverantören avvisar ordern.
Leveransaviserad: Leverantören har skickat en leveransavisering (elektronisk följesedel).
11 Rapporter
Rapporter Globala rapporter E-handel
Rapporter i Agresso svarar på frågor om din beställning och inköpsordrar.
11.1 Mina beställningar
I Rapporten Mina beställningar hittar du bl.a. information om vem som attesterat, order-nummer och vilket projekt som belastats. Välj Sök så får du upp alla dina beställningar:
11.2 Alla rekvisitioner
I Rapporten Alla rekvisitioner hittar du bl.a. information om var i attestflödet din beställning befinner sig eller vem som har, eller ska, attestera.
Klicka på raden i kolumnen Status arbetsflöde. Då öppnas ett nytt fönster med information om flödet:
11.3 Inköpsordrar leveransstatus
Här finns information om din beställnings ordernummer och status på varumottagning. Välj Rekvirent lika med och sedan Sök, för att se dina beställningar eller bara Sök, för att se din institutions ordrar.
Du kan också söka på Leverantörsnamn för att endast få sökresultat från en specifik leverantör. Skriv in leverantörens namn, tryck på Tab-tangenten och sedan Sök:
Om du inte kan det fullständiga namnet på leverantören kan du skriva in den första delen av namnet och sedan * för att få träff på din sökning.