Efter ett EU-projekts avslut kan både uppföljning och revision förekomma. Om dokumentation inte lever upp till revisorernas krav eller om man inte kan visa att pengarna har använts på rätt sätt kan projektet bli återbetalningsskyldigt. Det är huvudmannen, det vill säga den myndighet/verksamhet som bedrivit och genomfört projektet som ansvarar för att dokumentationen och hantering.
Viktigt att tänka på är att samtliga handlingar/information även underlag och arbetsmaterial ska finnas tillgängliga till och med sista tidpunkt för revision.
Tillämpa alltid den längsta gallringsfristen för samtliga handlingar i projektet.
5 Dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Adressregister Gallras Vid inaktualitet
Affischer Se anmärkning Bevaras
Analoga versioner:
Ett exemplar av varje version lämnas till regionarkivet för arkivering
Ett exemplar ska enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Digitala versioner:
Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Aktiebrev Bevaras
Anbudsöppningsprotokoll Se anmärkning Bevaras
Gäller öppningsprotokoll som skannats, men som ändå måste bevaras i pappersform Se dokumenthanteringsplan för inköp och upphandling, dokument id 115094
Anmälan av dataskyddsombud Gallras 5 år efter att uppdraget upphört att gälla Anmälan av
personuppgifts-incidenter till datainspektionen Bevaras Anmälningar enligt
personuppgiftslagen Bevaras Diarieförs
Anmälningar från
Diskrimineringsombudsmannen Bevaras Diarieförs Anmälningar om brott/skada/
händelse
Bevaras Diarieförs eller registreras i Region Kronobergs ärendehanteringssystem Anmälningar till kurser Gallras Vid inaktualitet
Annonser Se anmärkning Annonser gällande större
marknadsföringsinsatser ska bevaras Annonser av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet
Anslag för protokoll Se anmärkning Anslag för protokoll/Anslagsbevis ska bevaras tillsammans med protokollet Anslag för protokoll och kungörelser, externa parter ska gallras vid inaktualitet
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Anslagsframställningar Se anmärkning Beviljade anslagsframställningar/Anhållan om anslag ska bevaras
Ej beviljade anslagsframställningar gallras vid inaktualitet
Ansvarsärenden Bevaras Diarieförs
Ansökningar till utbildningar
och kurser Gallras Vid inaktualitet
Ansökningar och beslut om beviljade/ej beviljade medel
Bevaras Diarieförs
Anvisningar, egenupprättade Bevaras Ett exemplar av varje version
Arbetsbeskrivningar Gallras Vid inaktualitet
Arbetsmaterial/utkast Se anmärkning Gallras
Detta är inte en allmän handling. Rensas vid behov
Arkivbeskrivningar med beskrivning av verksamhetens organisation och allmänna handlingar
Bevaras 1 exemplar av varje version
Arkivförteckningar Bevaras 1 exemplar av varje version Artiklar, egenproducerade Bevaras 1 exemplar av varje version
Arvodesbestämmelser Bevaras Diarieförs, gäller för politiskt fastställda arvodesbestämmelser
Avskrifter, kopior och
dubbletter som tillkommit för att underlätta det egna arbetet
Gallras Vid inaktualitet
Avsägelser och nomineringar,
förtroendevalda Bevaras Diarieförs
Avtal med digital signering Bevaras Avtal och kontrakt som
undertecknats Bevaras Gäller avtal och kontrakt som skannats,
men som ändå måste bevaras i pappersform Avtal/kontrakt av tillfällig
betydelse Gallras 2 år efter de upphört att gälla.
Till exempel leasing-, serviceavtal m.m.
Avtal/kontrakt av varaktig betydelse
Bevaras Diarieförs
Till exempel, avropsavtal, hyresavtal gällande hyra av fast egendom,
köpekontrakt, konsultavtal, avtal rörande forskningsmedel, samverkansavtal m.m.
Avtalsregister Bevaras Om avtalen inte diarieförs utan enbart registreras i eget register
Avvikelserapporter/
incidentrapporter Se anmärkning Avvikelserapporter/incidentrapporter som registreras i Region Kronobergs
ärendehanteringssystem eller
avvikelsesystem bevaras. Vid skanning gallras pappersunderlag vid inaktualitet
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Avvikelserapporter/
incidentrapporter, fortsättning
Se anmärkning Avvikelserapporter/ incidentrapporter av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet Begäran om förstöring av
patientjournal Bevaras Diarieförs
Begäran om registerutdrag enligt GDPR, EU:s
dataskydds-förordning 2016/679, artikel 15.1
Bevaras Diarieförs
Behörigheter, blankett Gallras 2 år efter behörighetens utgång
Beredskapsplaner Bevaras 1 exemplar av varje version
Besiktningsprotokoll Se anmärkning Besiktningsprotokoll, slut-, efter- samt garantibesiktning gällande fastigheter bevaras för byggnader med kulturhistoriskt värde
Besiktningsprotokoll, slut-, efter- samt garantibesiktning gällande fastigheter gallras 10 år efter garantitidens utgång
Besiktningsprotokoll av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet, vilket innebär att protokoll gallras när nytt protokoll upprättats
Bevarande- och gallringsplaner Bevaras Diarieförs eller hålls ordnat i Region Kronobergs ärendehanteringssystem
Bidragsansökningar Bevaras Diarieförs
Bolagsordningar Bevaras
Borgenshandlingar Bevaras
Brandskyddsdokumentation Gallras Vid inaktualitet, när ny/nytt upprättats Broschyrer och trycksaker,
egenproducerade
Se anmärkning Bevaras
Analoga versioner:
Ett exemplar av varje version lämnas till regionarkivet för arkivering
Ett exemplar ska enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Digitala versioner:
Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Broschyrer, inkomna Gallras Vid inaktualitet
Certifiering, diplomering och utmärkelser
Bevaras
Checklistor, egenproducerade Gallras Vid inaktualitet
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Chefläkarärenden Bevaras Diarieförs
Till exempel Lex Maria
Cirkulär Se anmärkning Upprättade cirkulär ska bevaras
Inkomna cirkulär kan gallras vid inaktualitet Delegationer/delegeringar,
beslut om Se anmärkning Beslut om delegationer/delegeringar som tagits på ledningsnivå ska diarieföras och bevaras. Gäller delegationsbeslut som är delegerade av styrelse/fullmäktige Beslut om medicinska
delegationer/delegeringar gallras 2 år efter ansvarets utgång
Delegationsförteckningar/
originallistor över anmälda delegationsärenden
Bevaras
Delegations- och
bolagsordningar Bevaras Diarieförs
Delgivningsbevis/kvitto Se anmärkning Diarieförs om det tillför ärende.
Gallras vid inaktualitet under förutsättning att ingen anteckning har tillförts
Diarium Se anmärkning Bevaras
Diarium är en fortlöpande förd förteckning över upprättade, inkomna och/eller
utgående skrivelser och notering om vidtagna åtgärder
Diarieförda handlingar Bevaras
Distributionslistor Gallras Vid inaktualitet
Dokumenthanteringsplaner Bevaras 1 exemplar av varje version Drift- och
underhållsinstruktioner Gallras Vid inaktualitet
Till exempel brandlarm, hisskötsel Elektroniska handlingar,
inkomna eller upprättade i ej arkivbeständigt format
Se anmärkning Elektroniska handlingar som konverteras från ett filformat till ett annat får gallras efter genomförda kontroller av läsbarhet och lagringsformat, under förutsättning att konverteringen inte medfört
informationsförluster samt att
konverteringen skett till ett av regionarkivet föreskrivet format
Enkäter Se anmärkning Enkäter på myndighetsnivå ska diarieföras
och bevaras
Enkäter av ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet
Sammanställning av enkäter bevaras
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Fastighetshandlingar Bevaras Till exempel, gåvobrev, ritningar,
inskrivningsbevis/lagfarter, interimsbevis, reverser, köpebrev, pantbrev m.m.
Fax – försättsblad, körjournal
och sändningskvitton Gallras Vid inaktualitet
Fotosamlingar, bildarkiv, digitala
och analoga Se anmärkning Bevaras om fotografiet är av bestående värde eller verksamhetsbeskrivande Gallras om flera bilder tas av samma motiv vid samma tillfälle, görs ett urval
Fullmakter Se anmärkning Fullmakter av betydelse ska bevaras och diarieföras
Fullmakter av ringa betydelse gallras 10 år efter att fullmakten upphört att gälla, förutsatt att rättsskipningen inte kräver längre bevarande
Fullmakter för postöppning gallras vid inaktualitet
Följebrev Gallras Vid inaktualitet, av enklare slag
För övriga, se Korrespondens
Följesedlar Gallras 2 år
Föredragningslistor Se anmärkning Föredragningslistor för fullmäktige, styrelser, nämnder, utskott diarieförs och bevaras, är en del av protokollet.
Föredragningslistor, övriga gallras vid inaktualitet
Försäkringsärenden Bevaras
Förteckningar Se anmärkning Förteckningar, se även register Förteckningar över konst ska bevaras Förtroendemannaregister Bevaras Registreras i verksamhetssystem
Gallringsbeslut Bevaras Diarieförs
Gallringsbevis, gallringsprotokoll Bevaras Grafiskt program, grafisk profil Bevaras Handböcker, arbetsordning,
instruktioner och rutinbeskrivningar
Se anmärkning Handböcker med mera som är framtagna för den egna verksamheten och som är av vikt för verksamheten bevaras och lämnas årsvis till regionarkivet
Handböcker med mera kortsiktig betydelse kan gallras vid inaktualitet
Handlingar som annars behövs för att styrka ett legalt
förhållande
Bevaras Pappershandling som skannats, men som måste bevaras i pappersform
Handlingar som annars behövs
för bevisvärde Bevaras Pappershandling som skannats, men som
måste bevaras i pappersform
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Handlingar/uppgifter inkomna för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd
Gallras Vid inaktualitet
Till exempel inbjudningar, protokoll- och avtalskopior
Handlingar som tillkommit för
kontroll av post Gallras 2 år
Till exempel kvittensböcker,
inlämningskvitton och postliggaren.
Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten Handlingar som inkommit till
myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande
Gallras Vid inaktualitet
Under förutsättning att sakuppgift dokumenterats genom tjänsteanteckning som tillförts övriga uppgifter i ärendet Handlingsplaner Se anmärkning Verksamhetsövergripande handlingsplaner
ska bevaras, 1 exemplar av varje version.
Handlingsplaner av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet
Hemsidor/webbsidor/intranät,
information på Se anmärkning Se riktlinje Gallringsguide (42300)
Hyresavtal Bevaras Pappershandling som skannats, men som
måste bevaras i pappersform Incidentrapporter Se anmärkning Se Avvikelserapporter
Informationsmaterial Bevaras Analoga versioner:
Ett exemplar av varje version lämnas till regionarkivet för arkivering
Ett exemplar ska enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Digitala versioner:
Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Information i röstbrevlåda,
telefonsvarare eller motsvarande Se anmärkning Uppgifter som tillför sakuppgift i ärende ska dokumenteras i en tjänsteanteckning.
Information av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet
Information om indragna legitimationer från Socialstyrelsen/HSAN
Gallras Vid inaktualitet
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig betydelse
Gallras Vid inaktualitet
Inkomna handlingar/uppgifter som inte berör regionens
verksamhetsområde eller som är meningslösa och obegripliga
Gallras Vid inaktualitet, senast efter 2 månader Under förutsättning att handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd
Inkomna och utgående
skrivelser Bevaras Se Korrespondens
Inlämningskvitton,
kvittensböcker eller liknande
Gallras Vid inaktualitet
Gallras under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten
Inspelningar Se anmärkning Inspelningar av varaktig betydelse ska bevaras Inspelningar av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet
Instruktioner Se anmärkning Egenproducerade instruktioner av varaktig betydelse ska bevaras
Egenproducerade instruktioner av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet
Intern kontroll Bevaras Dokumentation av upplägg och
arbetsformer samt rapporter och åtgärdsplaner
Internutredningar Bevaras
Interpellationer Bevaras Diarieförs
Ingår i protokoll Introduktionsscheman för
nyanställda
Gallras Vid inaktualitet Inventarieförteckningar Bevaras
Jävsdeklarationer Bevaras
Kallelser och dagordningar Se anmärkning Kallelser och dagordningar för fullmäktige, styrelser, nämnder, utskott diarieförs och bevaras
Kallelser och dagordningar, övriga gallras vid inaktualitet
Kartor Se anmärkning Egenproducerade kartor bevaras
Kartor, ritningar som på grund av format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte kan skannas ska bevaras
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Katastrofplaner Bevaras 1 exemplar av varje version
Klagomål Se anmärkning Dokumentation av klagomål av allvarlig karaktär ska bevaras och diarieföras Dokumentation av klagomål av lindrig karaktär kan gallras vid inaktualitet
Patientklagomål, se Patientnämndsärenden
Konsultrapporter Bevaras Diarieförs
Kopior och dubbletter Gallras Vid inaktualitet
Korrespondens Se anmärkning All korrespondens med vikt för
verksamheten ska bevaras oavsett media.
Exempelvis e-post, sms, fax och papperspost
Korrespondens av varaktig betydelse ska bevaras. Är korrespondens som innehåller viktig eller unik sakinformation som leder till åtgärd eller tjänsteanteckning
Korrespondens av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär gallras vid inaktualitet under förutsättning att korrespondensen inte innehåller viktig eller unik
sakinformation
Krisledning Bevaras
Kundregister Gallras Vid inaktualitet
Kurs- och
konferensanmälningar
Gallras Vid inaktualitet
Gäller även deltagarlistor Kurs- och utbildningshandlingar
gällande kurser och konferenser arrangerad av den egna
verksamheten
Bevaras Avtal ska diarieföras
Kurs-, konferens- och utbildningsmaterial, externa kurser och konferenser
Gallras Vid inaktualitet
Kvalitetsarbete, handlingar
rörande Bevaras Till exempel kvalitetsdokument,
processbeskrivning, kvalitetssäkringssystem, kvalitetsutmärkelser, underlag, rapporter, upplägg och information.
Kvittenser/kvitton Gallras Vid inaktualitet
Kvittenslistor Gallras 2 år efter inaktualitet
Till exempel gällande nycklar, passerkort Köpebrev/köpekontrakt Bevaras
Larmlistor Gallras Vid inaktualitet
Larmrapporter till
bevakningstjänst Gallras 2 år
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Ledningssystem, handlingar rörande
Bevaras Handlingar som dokumenterar
verksamhetens ledningssystem, det vill säga mål, organisation, rutiner, metoder och processer som säkerställer kvaliteten och patientsäkerhetsarbetet
Ljud- och bildupptagning från fullmäktigesammanträde
Bevaras Bandinspelning, ljudfil, fil från webbsändningar
Loggar Se anmärkning Loggar, övriga ska bevaras eller gallras enligt gallringsregler för respektive system Loggar för elektronisk post och fax gallras vid inaktualitet. Vilket innebär när de inte längre behövs för kontroll av överföringen eller återsökning av de handlingar som ska bevaras
Logotyper, handlingar rörande Bevaras
Manualer Gallras Vid inaktualitet
Gallras tillsammans med systemet när kompletta uppgifter om systemet skrivits in i systemförteckningen
Medarbetarundersökningar Se anmärkning Gallras vid inaktualitet under förutsättning att sammanställning finns annars ska de bevaras
Sammanställningar av medarbetar-undersökningar ska bevaras om de är på myndighetsnivå, funktionsområdesnivå och avdelningsnivå. Övriga kan gallras
Medborgarförslag Bevaras Diarieförs
Ingår i protokoll
Meddelandeblad Bevaras Analoga versioner:
Ett exemplar av varje version lämnas till regionarkivet för arkivering
Ett exemplar ska enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Digitala versioner:
Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Minnesanteckningar Gallras Vid inaktualitet
Egna anteckningar som inte tillför sakuppgift till ärendet
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Motioner Bevaras Diarieförs
Ingår i protokoll
Mottagningsbevis Gallras Vid inaktualitet
Under förutsättning att ingen anteckning har tillförts
Mötesanteckningar/protokoll Se anmärkning Mötesanteckningar/protokoll, arbetsplatsträffar gallras efter 2 år Mötesanteckningar/protokoll av varaktig betydelse ska bevaras.
Till exempel
- Politiska, ex RF, RS och nämnder - Ledningsgrupper
- Samverkansgrupper - MBL
- Projektmöten
- Protokoll med beslut av principiell betydelse för verksamheten Mötesanteckningar/protokoll av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet
Nyhetsbrev Bevaras Ett exemplar av varje version lämnas till
regionarkivet för arkivering
Närvarolistor Bevaras Vid protokoll eller protokollsutdrag för möte av varaktig betydelse
Närvarolistor, av ringa betydelse Gallras Vid inaktualitet Organisationsplaner/
Organisationsscheman Bevaras 1 exemplar av varje version
Packlistor Gallras Vid inaktualitet
Pappershandlingar, inkommande eller upprättade som överförts till annat medium, skannats
Se anmärkning Pappershandlingar som överförts till annat medium, skannats får gallras efter
genomförda kontroller av läsbarhet och lagringsformat under förutsättning att det inte möter hinder i lagstiftning eller motsvarande, att skanningen inte medfört informationsförluster samt att de
inskannade handlingarna bevaras i ett av regionarkivet föreskrivet format
Patientnämndsärenden Bevaras
Personaltidningar Bevaras 1 exemplar av varje utgåva
Personuppgiftsbiträde, avtal och
instruktioner Bevaras
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Planer, politiskt beslutade Bevaras Analoga versioner:
Ett exemplar av varje version lämnas till regionarkivet för arkivering
Ett exemplar ska enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Digitala versioner:
Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Policydokument,
egenproducerade Bevaras 1 exemplar av varje version
Postlistor Se anmärkning Bevaras om diarium inte finns, annars gallra vid inaktualitet
Prenumerationer, handlingar
rörande Gallras Vid inaktualitet
Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande gällande Region Kronoberg
Bevaras
Pressmeddelande, egna Bevaras Processbeskrivningar Bevaras
Prognoser Gallras Vid inaktualitet.
OBS! Gäller inte ekonomihandlingar Program, politiskt beslutade Bevaras Analoga versioner:
Ett exemplar av varje version lämnas till regionarkivet för arkivering
Ett exemplar ska enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Digitala versioner:
Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Promemorior (PM), egenproducerade
Bevaras Kan vara annat namn på riktlinje/rutin Pappersexemplar bevaras, digitala hanteras i dokument-och ärendehanteringssystem Protestlistor Se anmärkning Diarieförs och bevaras om det tillför ärende
sakinformation.
Sammanställning av protestlistor bevaras
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Protokoll Se anmärkning Se mötesanteckningar
Protokollsbilagor Bevaras
Protokollsutdrag Bevaras
Rapporter, egenproducerande Bevaras Analoga versioner:
Ett exemplar av varje version lämnas till regionarkivet för arkivering
Ett exemplar ska enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Digitala versioner:
Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Regionarkivets sökregister Bevaras Regionarkivets förteckningsregister Register över
personuppgiftsregister Bevaras Dataskyddsombudets förteckning över register och system och andra samlingar som innehåller personuppgifter
Register/förteckningar av
varaktig betydelse Bevaras
Register, förteckningar, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet
Gallras Vid inaktualitet
Avser register och liggare som har
tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet och som inte utgör sökingångar till handlingar som ska bevaras
Registerutdrag, begäran om Bevaras
Registreringsbevis Bevaras Avser stiftelser och bolag
Reklam, inkommen Gallras Vid inaktualitet
Även kursinbjudningar till externa kurser
Reklamationer Gallras 2 år
Rekvisitioner Gallras Vid inaktualitet
Journalrekvisitioner, se
dokumenthanteringsplan gällande
vårdrelaterade handlingar inom hälso- och sjukvården
Remisser, remissvar och yttrande Bevaras Diarieförs
Revisionsrapporter Bevaras
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Riktlinjer, egenproducerade Bevaras Riktlinjer framtagna för den egna verksamheten och som är av värde för verksamheten ska bevaras
Versions hanteras i ärende- och
dokumenthanteringssystem för giltighet Riskanalyser, riskinventeringar Bevaras
Ritningar Bevaras
Rutiner, egenproducerade Se anmärkning Rutiner framtagna för den egna verksamheten och som är av värde för verksamheten ska bevaras
De styrdokument som kopplas till en registrering i ett ärende och
dokumenthanteringssystem versions hanteras och bevaras
Övriga gallras vid inaktualitet
Rättegångsfullmakter Bevaras Pappershandling som skannats, men som måste bevaras i pappersform
Samtycke till personuppgifts-behandling
Se anmärkning Avser exempelvis samtycke till medverkan på film eller fotografi. Ska finnas kvar så länge informationen hanteras i Region Kronoberg samt under denna tid kunna kopplas till informationen. Ska exempelvis fotografiet bevaras så ska samtycket också bevaras. Gallras fotografiet, kan även samtycket gallras
Skriftlig bekräftelse på att
handlingar inkommit Se anmärkning Diarieförs och bevaras om det tillför ärende Övriga gallras vid inaktualitet
Skyddsrondsprotokoll Gallras Vid inaktualitet, när nytt skyddsrondsprotokoll skapas Slutrapporter/dokumentation
från projekt och utredningar Bevaras
Sociala medier Se anmärkning Se riktlinje Sociala media (32702)
Statistik, handlingar rörande Se anmärkning Sammanställningar bevaras och underlag gallras vid inaktualitet
Styrande dokument,
egenupprättande Bevaras 1 exemplar av varje version
Versions hanteras i ärende- och
dokumenthanteringssystem för giltighet
Supportrapporter Gallras Vid inaktualitet
Till exempel anmälan av datorfel
Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning
Synpunkter, klagomål och förslag
Se anmärkning Sammanställningar, rapporter och statistik bevaras
Synpunkter, klagomål och förslag som har lett till åtgärder och förändringar bevaras Synpunkter, klagomål och förslag som är av rutinartad allmän karaktär kan gallras vid inaktualitet
Systemdokumentation Se anmärkning Gallras vid inaktualitet.
Gallras tillsammans med systemet när kompletta uppgifter om systemet skrivits in i systemförteckningen
Bevaras om system är unikt Systemförteckningar Bevaras 1 exemplar av varje version
Teckningar/Illustrationer Bevaras Teckningar och illustrationer som används i Region Kronobergs trycksaker m.m.
Telefonlistor Gallras Vid inaktualitet
Testamenten Bevaras Pappershandling som skannats, men som
måste bevaras i pappersform Tidskrifter samt trycksaker,
egenproducerade
Bevaras Analoga versioner:
Ett exemplar av varje version lämnas till regionarkivet för arkivering
Ett exemplar ska enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966
Digitala versioner:
Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin för detta, dokument id 99966
Tjänsteanteckningar Se anmärkning Tjänsteanteckning som tillför sakuppgift till ärendet ska bevaras och diarieföras
Anteckning som ej tillför sakuppgifter och är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet
Tjänsteutlåtanden Bevaras
Tvistemålshandlingar Bevaras Diarieförs
Underlag Gallras Vid inaktualitet.
När slutprodukten är färdigställd. Till exempel underlag till artiklar, rapporter, förslag, beslut, budget, bokslut m fl.
När slutprodukten är färdigställd. Till exempel underlag till artiklar, rapporter, förslag, beslut, budget, bokslut m fl.