Dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar Gäller för:

(1)

Revisions nr: 3 Identifierare: 118196

Dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar

Gäller för: Region Kronoberg Utförs på: Region Kronoberg

Råd om bevarande eller gallring av administrativa handlingar

Syftet med denna dokumenthanteringsplan är att fastställa hur administrativa handlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring.

Målgrupp är administrativ personal inom Region Kronoberg.

Ansvarig för dokumentet är regionarkivet.

Dokumenthanteringsplanen revideras och följs upp vid behov.

(2)

Innehåll

1 Inledning ...3

2 Begreppsförklaring ...3

2.1 Administrativ handling ...3

2.2 Allmän handling ...3

2.3 Arbetsmaterial ...3

2.4 Bevara, gallra och rensa ...4

2.4.1 Bevara ...4

2.4.2 Gallra ...4

2.4.3 Rensa ...4

2.4.4 Exempel på handlingar av tillfällig och ringa betydelse ...5

3 Diarieföring och fil-format ...5

4 Handlingar i EU-projekt ...5

4.1 Vad händer om handlingar/information gallras för tidigt? ...5

5 Dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar ...7

(3)

1 Inledning

Dokumenthanteringsplanen har tagits fram för att vara ett stöd och ge generella riktlinjer för hur administrativa handlingar inom Region Kronoberg ska hanteras.

Planen är verksamhetsoberoende men även medieoberoende, vilket innebär att den ska användas både för analog och digital information.

Med handling avses framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt. Enligt Tryckfrihetsförordningen är en handling allmän om den förvaras hos en

myndighet och är att anses som inkommen till eller upprättad hos en myndighet.

Dokumenthanteringsplanen bygger främst på SKR:s skrift ”Bevara eller Gallra ”, med lokal anpassning till Region Kronobergs verksamheter.

För vägledning om närliggande handlingar till det administrativa området se även:

- Dokumenthanteringsplan för ekonomiska handlingar (identifierare 145063) - Dokumenthanteringsplan inköp och upphandling (identifierare 115094)

- Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar (identifierare 41614) Övriga relaterade rutiner och riktlinjer är:

- Arkivbeständighet och arkivförvaring (29449) - Diarieföring av allmänna handlingar (33910) - Bevara, rensa och gallra (29747)

2 Begreppsförklaring

2.1 Administrativ handling

All dokumentation som förekommer inom Region Kronoberg, undantaget är den som skapas vid vård av patient.

2.2 Allmän handling

Med handling förstås en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

En handling är allmän om den kommit in till, upprättats eller förvaras hos Region Kronoberg. En allmän handling behöver inte vara offentlig. Den kan också innehålla uppgifter som skyddas av sekretess. En allmän handling kan vara till exempel ett protokoll från Regionstyrelsen eller en patientjournal.

2.3 Arbetsmaterial

Arbetsmaterial är inte allmänna handlingar om de inte har expedierats eller tagits hand om för arkivering. Exempel på arbetsmaterial kan vara utkast,

minnesanteckningar. Arbetsmaterial kan rensas direkt när ett ärende är färdigt utan gallringsbeslut.

(4)

2.4 Bevara, gallra och rensa

2.4.1 Bevara

Bevara innebär att handlingen/informationen ska bevaras för all framtid.

Handlingar/information som ska bevaras ska uppfylla de krav och regler som ställs gällande format.

Pappershandlingar som ska bevaras för framtiden ska vara upprättade på åldersbeständigt papper eller arkivbeständigt underlag. Digitala handlingar ska bevaras i de format som anges i rutinen Arkivbeständighet och arkivförvaring.

Handlingar som är diarieförda ska bevaras för all framtid om inte arkivmyndigheten fattat annat beslut.

2.4.2 Gallra

Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Gallring av allmänna handlingar innebär en inskränkning i offentlighetsprincipen.

Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras och gallring endast får göras om det stöds av lag, framkommer av dokumenthanteringsplan eller tillåts i gallringsbeslut från regionarkivet.

Gallring får tidigast ske när gallringstiden gått ut.

Finns önskemål om att gallra allmänna handlingar där de saknas stöd i

dokumenthanteringsplan eller gallringsbeslut kan regionjuristen på delegation fatta beslut om gallring i enskilda fall. Verksamheten måste lämna in ett underlag och presentera motiv till varför handlingen bör gallras. Underlaget lämnas till regionjurist eller regionarkiv för utredning och beslut.

I underlaget bör det framgå:

1. Motiv för gallring 2. Vad som ska gallras

3. När handlingen framställdes, tidsperiod eller datum 4. Omfattning, hel- eller del av information

2.4.2.1 Gallras vid inaktualitet

Gallras vid inaktualitet innebär att handlingen/informationen kan gallras när verksamheten bedömer att handlingen inte längre är aktuell för verksamheten.

Verksamheten avgör själv tidsfristen för de handlingar som kan gallras vid inaktualitet.

2.4.3 Rensa

Rensa innebär att man förstör information som inte faller in under kategorin allmän handling.

Det kan handla om att slänga arbetsmaterial, utkast, kopior, dubbletter eller liknande. Rensa innebär också att man tar bort gem, plastfickor, kartongomslag etc.

(5)

2.4.4 Exempel på handlingar av tillfällig och ringa betydelse

 Handlingar som inkommit till Region Kronoberg för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd

 Handlingar som utgjort underlag för Region Kronobergs interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, detta under förutsättning att handlingarna inte har i övrigt någon funktion.

 Inkomma eller expedierade framställningar, förfrågningar och

meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär, handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är

meningslösa eller obegripliga och som inte föranleder åtgärd.

 Mottagnings- och delgivningsbevis som inkommit till Region Kronoberg under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende eller mål sakuppgift.

 Kopior och dubbletter som inte tas upp i annan dokumenthanteringsplan.

3 Diarieföring och fil-format

Handlingar som ska diarieföras registreras i Region Kronobergs ärendehanteringssystem. Se riktlinje Diarieföring av allmänna handlingar.

Dokument som ska diarieföras lämnas till diariet för vidare hantering och

registrering. Innan handling överlämnas till diariet ska handlingen om nödvändigt konverteras till rätt format, se rutinen Arkivbeständighet och arkivförvaring eller annat uppställt krav.

En diarieförd handling får inte gallras utan ska bevaras för all framtid.

4 Handlingar i EU-projekt

Alla EU-projekt är olika, vilket innebär att gallringsfristerna varierar och är beroende av vilken programperiod och vilken EU-fond som är aktuell.

Man bör också tänka på att inom ett EU-projekt kan det finnas andra avtal som ställer krav på längre gallringsfrister än vad fonden ange inom ramen för

respektive program eller partnerskap.

Ingen gallring får ske tidigare än vad som framgår i reglerna för respektive EU- projekt.

4.1 Vad händer om handlingar/information gallras för tidigt?

Efter ett EU-projekts avslut kan både uppföljning och revision förekomma. Om dokumentation inte lever upp till revisorernas krav eller om man inte kan visa att pengarna har använts på rätt sätt kan projektet bli återbetalningsskyldigt. Det är huvudmannen, det vill säga den myndighet/verksamhet som bedrivit och genomfört projektet som ansvarar för att dokumentationen och hantering.

(6)

Viktigt att tänka på är att samtliga handlingar/information även underlag och arbetsmaterial ska finnas tillgängliga till och med sista tidpunkt för revision.

Tillämpa alltid den längsta gallringsfristen för samtliga handlingar i projektet.

(7)

5 Dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Adressregister Gallras Vid inaktualitet

Affischer Se anmärkning Bevaras

Analoga versioner:

Ett exemplar av varje version lämnas till regionarkivet för arkivering

Ett exemplar ska enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966

Digitala versioner:

Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin, dokument id 99966

Aktiebrev Bevaras

Anbudsöppningsprotokoll Se anmärkning Bevaras

Gäller öppningsprotokoll som skannats, men som ändå måste bevaras i pappersform Se dokumenthanteringsplan för inköp och upphandling, dokument id 115094

Anmälan av dataskyddsombud Gallras 5 år efter att uppdraget upphört att gälla Anmälan av personuppgifts-

incidenter till datainspektionen Bevaras Anmälningar enligt

personuppgiftslagen Bevaras Diarieförs

Anmälningar från

Diskrimineringsombudsmannen Bevaras Diarieförs Anmälningar om brott/skada/

händelse

Bevaras Diarieförs eller registreras i Region Kronobergs ärendehanteringssystem Anmälningar till kurser Gallras Vid inaktualitet

Annonser Se anmärkning Annonser gällande större

marknadsföringsinsatser ska bevaras Annonser av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet

Anslag för protokoll Se anmärkning Anslag för protokoll/Anslagsbevis ska bevaras tillsammans med protokollet Anslag för protokoll och kungörelser, externa parter ska gallras vid inaktualitet

(8)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Anslagsframställningar Se anmärkning Beviljade anslagsframställningar/Anhållan om anslag ska bevaras

Ej beviljade anslagsframställningar gallras vid inaktualitet

Ansvarsärenden Bevaras Diarieförs

Ansökningar till utbildningar

och kurser Gallras Vid inaktualitet

Ansökningar och beslut om beviljade/ej beviljade medel

Bevaras Diarieförs

Anvisningar, egenupprättade Bevaras Ett exemplar av varje version

Arbetsbeskrivningar Gallras Vid inaktualitet

Arbetsmaterial/utkast Se anmärkning Gallras

Detta är inte en allmän handling. Rensas vid behov

Arkivbeskrivningar med beskrivning av verksamhetens organisation och allmänna handlingar

Bevaras 1 exemplar av varje version

Arkivförteckningar Bevaras 1 exemplar av varje version Artiklar, egenproducerade Bevaras 1 exemplar av varje version

Arvodesbestämmelser Bevaras Diarieförs, gäller för politiskt fastställda arvodesbestämmelser

Avskrifter, kopior och

dubbletter som tillkommit för att underlätta det egna arbetet

Gallras Vid inaktualitet

Avsägelser och nomineringar,

förtroendevalda Bevaras Diarieförs

Avtal med digital signering Bevaras Avtal och kontrakt som

undertecknats Bevaras Gäller avtal och kontrakt som skannats,

men som ändå måste bevaras i pappersform Avtal/kontrakt av tillfällig

betydelse Gallras 2 år efter de upphört att gälla.

Till exempel leasing-, serviceavtal m.m.

Avtal/kontrakt av varaktig betydelse

Bevaras Diarieförs

Till exempel, avropsavtal, hyresavtal gällande hyra av fast egendom,

köpekontrakt, konsultavtal, avtal rörande forskningsmedel, samverkansavtal m.m.

Avtalsregister Bevaras Om avtalen inte diarieförs utan enbart registreras i eget register

Avvikelserapporter/

incidentrapporter Se anmärkning Avvikelserapporter/incidentrapporter som registreras i Region Kronobergs

ärendehanteringssystem eller

avvikelsesystem bevaras. Vid skanning gallras pappersunderlag vid inaktualitet

(9)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Avvikelserapporter/

incidentrapporter, fortsättning

Se anmärkning Avvikelserapporter/ incidentrapporter av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet Begäran om förstöring av

patientjournal Bevaras Diarieförs

Begäran om registerutdrag enligt GDPR, EU:s dataskydds-

förordning 2016/679, artikel 15.1

Bevaras Diarieförs

Behörigheter, blankett Gallras 2 år efter behörighetens utgång

Beredskapsplaner Bevaras 1 exemplar av varje version

Besiktningsprotokoll Se anmärkning Besiktningsprotokoll, slut-, efter- samt garantibesiktning gällande fastigheter bevaras för byggnader med kulturhistoriskt värde

Besiktningsprotokoll, slut-, efter- samt garantibesiktning gällande fastigheter gallras 10 år efter garantitidens utgång

Besiktningsprotokoll av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet, vilket innebär att protokoll gallras när nytt protokoll upprättats

Bevarande- och gallringsplaner Bevaras Diarieförs eller hålls ordnat i Region Kronobergs ärendehanteringssystem

Bidragsansökningar Bevaras Diarieförs

Bolagsordningar Bevaras

Borgenshandlingar Bevaras

Brandskyddsdokumentation Gallras Vid inaktualitet, när ny/nytt upprättats Broschyrer och trycksaker,

egenproducerade

Se anmärkning Bevaras

Analoga versioner:

Broschyrer, inkomna Gallras Vid inaktualitet

Certifiering, diplomering och utmärkelser

Bevaras

Checklistor, egenproducerade Gallras Vid inaktualitet

(10)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Chefläkarärenden Bevaras Diarieförs

Till exempel Lex Maria

Cirkulär Se anmärkning Upprättade cirkulär ska bevaras

Inkomna cirkulär kan gallras vid inaktualitet Delegationer/delegeringar,

beslut om Se anmärkning Beslut om delegationer/delegeringar som tagits på ledningsnivå ska diarieföras och bevaras. Gäller delegationsbeslut som är delegerade av styrelse/fullmäktige Beslut om medicinska

delegationer/delegeringar gallras 2 år efter ansvarets utgång

Delegationsförteckningar/

originallistor över anmälda delegationsärenden

Bevaras

Delegations- och

bolagsordningar Bevaras Diarieförs

Delgivningsbevis/kvitto Se anmärkning Diarieförs om det tillför ärende.

Gallras vid inaktualitet under förutsättning att ingen anteckning har tillförts

Diarium Se anmärkning Bevaras

Diarium är en fortlöpande förd förteckning över upprättade, inkomna och/eller

utgående skrivelser och notering om vidtagna åtgärder

Diarieförda handlingar Bevaras

Distributionslistor Gallras Vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplaner Bevaras 1 exemplar av varje version Drift- och

underhållsinstruktioner Gallras Vid inaktualitet

Till exempel brandlarm, hisskötsel Elektroniska handlingar,

inkomna eller upprättade i ej arkivbeständigt format

Se anmärkning Elektroniska handlingar som konverteras från ett filformat till ett annat får gallras efter genomförda kontroller av läsbarhet och lagringsformat, under förutsättning att konverteringen inte medfört

informationsförluster samt att

konverteringen skett till ett av regionarkivet föreskrivet format

Enkäter Se anmärkning Enkäter på myndighetsnivå ska diarieföras

och bevaras

Enkäter av ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet

Sammanställning av enkäter bevaras

(11)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Fastighetshandlingar Bevaras Till exempel, gåvobrev, ritningar,

inskrivningsbevis/lagfarter, interimsbevis, reverser, köpebrev, pantbrev m.m.

Fax – försättsblad, körjournal

och sändningskvitton Gallras Vid inaktualitet

Fotosamlingar, bildarkiv, digitala

och analoga Se anmärkning Bevaras om fotografiet är av bestående värde eller verksamhetsbeskrivande Gallras om flera bilder tas av samma motiv vid samma tillfälle, görs ett urval

Fullmakter Se anmärkning Fullmakter av betydelse ska bevaras och diarieföras

Fullmakter av ringa betydelse gallras 10 år efter att fullmakten upphört att gälla, förutsatt att rättsskipningen inte kräver längre bevarande

Fullmakter för postöppning gallras vid inaktualitet

Följebrev Gallras Vid inaktualitet, av enklare slag

För övriga, se Korrespondens

Följesedlar Gallras 2 år

Föredragningslistor Se anmärkning Föredragningslistor för fullmäktige, styrelser, nämnder, utskott diarieförs och bevaras, är en del av protokollet.

Föredragningslistor, övriga gallras vid inaktualitet

Försäkringsärenden Bevaras

Förteckningar Se anmärkning Förteckningar, se även register Förteckningar över konst ska bevaras Förtroendemannaregister Bevaras Registreras i verksamhetssystem

Gallringsbeslut Bevaras Diarieförs

Gallringsbevis, gallringsprotokoll Bevaras Grafiskt program, grafisk profil Bevaras Handböcker, arbetsordning,

instruktioner och rutinbeskrivningar

Se anmärkning Handböcker med mera som är framtagna för den egna verksamheten och som är av vikt för verksamheten bevaras och lämnas årsvis till regionarkivet

Handböcker med mera kortsiktig betydelse kan gallras vid inaktualitet

Handlingar som annars behövs för att styrka ett legalt

förhållande

Bevaras Pappershandling som skannats, men som måste bevaras i pappersform

Handlingar som annars behövs

för bevisvärde Bevaras Pappershandling som skannats, men som

måste bevaras i pappersform

(12)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Handlingar/uppgifter inkomna för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd

Till exempel inbjudningar, protokoll- och avtalskopior

Handlingar som tillkommit för

kontroll av post Gallras 2 år

Till exempel kvittensböcker,

inlämningskvitton och postliggaren.

Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten Handlingar som inkommit till

myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande

Under förutsättning att sakuppgift dokumenterats genom tjänsteanteckning som tillförts övriga uppgifter i ärendet Handlingsplaner Se anmärkning Verksamhetsövergripande handlingsplaner

ska bevaras, 1 exemplar av varje version.

Handlingsplaner av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet

Hemsidor/webbsidor/intranät,

information på Se anmärkning Se riktlinje Gallringsguide (42300)

Hyresavtal Bevaras Pappershandling som skannats, men som

måste bevaras i pappersform Incidentrapporter Se anmärkning Se Avvikelserapporter

Informationsmaterial Bevaras Analoga versioner:

Information i röstbrevlåda,

telefonsvarare eller motsvarande Se anmärkning Uppgifter som tillför sakuppgift i ärende ska dokumenteras i en tjänsteanteckning.

Information av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet

Information om indragna legitimationer från Socialstyrelsen/HSAN

(13)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig betydelse

Inkomna handlingar/uppgifter som inte berör regionens

verksamhetsområde eller som är meningslösa och obegripliga

Gallras Vid inaktualitet, senast efter 2 månader Under förutsättning att handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd

Inkomna och utgående

skrivelser Bevaras Se Korrespondens

Inlämningskvitton,

kvittensböcker eller liknande

Gallras under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten

Inspelningar Se anmärkning Inspelningar av varaktig betydelse ska bevaras Inspelningar av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet

Instruktioner Se anmärkning Egenproducerade instruktioner av varaktig betydelse ska bevaras

Egenproducerade instruktioner av tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet

Intern kontroll Bevaras Dokumentation av upplägg och

arbetsformer samt rapporter och åtgärdsplaner

Internutredningar Bevaras

Interpellationer Bevaras Diarieförs

Ingår i protokoll Introduktionsscheman för

nyanställda

Gallras Vid inaktualitet Inventarieförteckningar Bevaras

Jävsdeklarationer Bevaras

Kallelser och dagordningar Se anmärkning Kallelser och dagordningar för fullmäktige, styrelser, nämnder, utskott diarieförs och bevaras

Kallelser och dagordningar, övriga gallras vid inaktualitet

Kartor Se anmärkning Egenproducerade kartor bevaras

Kartor, ritningar som på grund av format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte kan skannas ska bevaras

(14)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Katastrofplaner Bevaras 1 exemplar av varje version

Klagomål Se anmärkning Dokumentation av klagomål av allvarlig karaktär ska bevaras och diarieföras Dokumentation av klagomål av lindrig karaktär kan gallras vid inaktualitet

Patientklagomål, se Patientnämndsärenden

Konsultrapporter Bevaras Diarieförs

Kopior och dubbletter Gallras Vid inaktualitet

Korrespondens Se anmärkning All korrespondens med vikt för

verksamheten ska bevaras oavsett media.

Exempelvis e-post, sms, fax och papperspost

Korrespondens av varaktig betydelse ska bevaras. Är korrespondens som innehåller viktig eller unik sakinformation som leder till åtgärd eller tjänsteanteckning

Korrespondens av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär gallras vid inaktualitet under förutsättning att korrespondensen inte innehåller viktig eller unik

sakinformation

Krisledning Bevaras

Kundregister Gallras Vid inaktualitet

Kurs- och

konferensanmälningar

Gäller även deltagarlistor Kurs- och utbildningshandlingar

gällande kurser och konferenser arrangerad av den egna

verksamheten

Bevaras Avtal ska diarieföras

Kurs-, konferens- och utbildningsmaterial, externa kurser och konferenser

Kvalitetsarbete, handlingar

rörande Bevaras Till exempel kvalitetsdokument,

processbeskrivning, kvalitetssäkringssystem, kvalitetsutmärkelser, underlag, rapporter, upplägg och information.

Kvittenser/kvitton Gallras Vid inaktualitet

Kvittenslistor Gallras 2 år efter inaktualitet

Till exempel gällande nycklar, passerkort Köpebrev/köpekontrakt Bevaras

Larmlistor Gallras Vid inaktualitet

Larmrapporter till

bevakningstjänst Gallras 2 år

(15)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Ledningssystem, handlingar rörande

Bevaras Handlingar som dokumenterar

verksamhetens ledningssystem, det vill säga mål, organisation, rutiner, metoder och processer som säkerställer kvaliteten och patientsäkerhetsarbetet

Ljud- och bildupptagning från fullmäktigesammanträde

Bevaras Bandinspelning, ljudfil, fil från webbsändningar

Loggar Se anmärkning Loggar, övriga ska bevaras eller gallras enligt gallringsregler för respektive system Loggar för elektronisk post och fax gallras vid inaktualitet. Vilket innebär när de inte längre behövs för kontroll av överföringen eller återsökning av de handlingar som ska bevaras

Logotyper, handlingar rörande Bevaras

Manualer Gallras Vid inaktualitet

Gallras tillsammans med systemet när kompletta uppgifter om systemet skrivits in i systemförteckningen

Medarbetarundersökningar Se anmärkning Gallras vid inaktualitet under förutsättning att sammanställning finns annars ska de bevaras

Sammanställningar av medarbetar- undersökningar ska bevaras om de är på myndighetsnivå, funktionsområdesnivå och avdelningsnivå. Övriga kan gallras

Medborgarförslag Bevaras Diarieförs

Ingår i protokoll

Meddelandeblad Bevaras Analoga versioner:

Minnesanteckningar Gallras Vid inaktualitet

Egna anteckningar som inte tillför sakuppgift till ärendet

(16)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Motioner Bevaras Diarieförs

Ingår i protokoll

Mottagningsbevis Gallras Vid inaktualitet

Under förutsättning att ingen anteckning har tillförts

Mötesanteckningar/protokoll Se anmärkning Mötesanteckningar/protokoll, arbetsplatsträffar gallras efter 2 år Mötesanteckningar/protokoll av varaktig betydelse ska bevaras.

Till exempel

- Politiska, ex RF, RS och nämnder - Ledningsgrupper

- Samverkansgrupper - MBL

- Projektmöten

- Protokoll med beslut av principiell betydelse för verksamheten Mötesanteckningar/protokoll av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet

Nyhetsbrev Bevaras Ett exemplar av varje version lämnas till

regionarkivet för arkivering

Närvarolistor Bevaras Vid protokoll eller protokollsutdrag för möte av varaktig betydelse

Närvarolistor, av ringa betydelse Gallras Vid inaktualitet Organisationsplaner/

Organisationsscheman Bevaras 1 exemplar av varje version

Packlistor Gallras Vid inaktualitet

Pappershandlingar, inkommande eller upprättade som överförts till annat medium, skannats

Se anmärkning Pappershandlingar som överförts till annat medium, skannats får gallras efter

genomförda kontroller av läsbarhet och lagringsformat under förutsättning att det inte möter hinder i lagstiftning eller motsvarande, att skanningen inte medfört informationsförluster samt att de

inskannade handlingarna bevaras i ett av regionarkivet föreskrivet format

Patientnämndsärenden Bevaras

Personaltidningar Bevaras 1 exemplar av varje utgåva

Personuppgiftsbiträde, avtal och

instruktioner Bevaras

(17)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Planer, politiskt beslutade Bevaras Analoga versioner:

Policydokument,

egenproducerade Bevaras 1 exemplar av varje version

Postlistor Se anmärkning Bevaras om diarium inte finns, annars gallra vid inaktualitet

Prenumerationer, handlingar

rörande Gallras Vid inaktualitet

Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande gällande Region Kronoberg

Bevaras

Pressmeddelande, egna Bevaras Processbeskrivningar Bevaras

Prognoser Gallras Vid inaktualitet.

OBS! Gäller inte ekonomihandlingar Program, politiskt beslutade Bevaras Analoga versioner:

Promemorior (PM), egenproducerade

Bevaras Kan vara annat namn på riktlinje/rutin Pappersexemplar bevaras, digitala hanteras i dokument-och ärendehanteringssystem Protestlistor Se anmärkning Diarieförs och bevaras om det tillför ärende

sakinformation.

Sammanställning av protestlistor bevaras

(18)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Protokoll Se anmärkning Se mötesanteckningar

Protokollsbilagor Bevaras

Protokollsutdrag Bevaras

Rapporter, egenproducerande Bevaras Analoga versioner:

Regionarkivets sökregister Bevaras Regionarkivets förteckningsregister Register över

personuppgiftsregister Bevaras Dataskyddsombudets förteckning över register och system och andra samlingar som innehåller personuppgifter

Register/förteckningar av

varaktig betydelse Bevaras

Register, förteckningar, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel, som tillkommit för att underlätta arbetet

Avser register och liggare som har

tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet och som inte utgör sökingångar till handlingar som ska bevaras

Registerutdrag, begäran om Bevaras

Registreringsbevis Bevaras Avser stiftelser och bolag

Reklam, inkommen Gallras Vid inaktualitet

Även kursinbjudningar till externa kurser

Reklamationer Gallras 2 år

Rekvisitioner Gallras Vid inaktualitet

Journalrekvisitioner, se

dokumenthanteringsplan gällande

vårdrelaterade handlingar inom hälso- och sjukvården

Remisser, remissvar och yttrande Bevaras Diarieförs

Revisionsrapporter Bevaras

(19)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Riktlinjer, egenproducerade Bevaras Riktlinjer framtagna för den egna verksamheten och som är av värde för verksamheten ska bevaras

Versions hanteras i ärende- och

dokumenthanteringssystem för giltighet Riskanalyser, riskinventeringar Bevaras

Ritningar Bevaras

Rutiner, egenproducerade Se anmärkning Rutiner framtagna för den egna verksamheten och som är av värde för verksamheten ska bevaras

De styrdokument som kopplas till en registrering i ett ärende och

dokumenthanteringssystem versions hanteras och bevaras

Övriga gallras vid inaktualitet

Rättegångsfullmakter Bevaras Pappershandling som skannats, men som måste bevaras i pappersform

Samtycke till personuppgifts- behandling

Se anmärkning Avser exempelvis samtycke till medverkan på film eller fotografi. Ska finnas kvar så länge informationen hanteras i Region Kronoberg samt under denna tid kunna kopplas till informationen. Ska exempelvis fotografiet bevaras så ska samtycket också bevaras. Gallras fotografiet, kan även samtycket gallras

Skriftlig bekräftelse på att

handlingar inkommit Se anmärkning Diarieförs och bevaras om det tillför ärende Övriga gallras vid inaktualitet

Skyddsrondsprotokoll Gallras Vid inaktualitet, när nytt skyddsrondsprotokoll skapas Slutrapporter/dokumentation

från projekt och utredningar Bevaras

Sociala medier Se anmärkning Se riktlinje Sociala media (32702)

Statistik, handlingar rörande Se anmärkning Sammanställningar bevaras och underlag gallras vid inaktualitet

Styrande dokument,

egenupprättande Bevaras 1 exemplar av varje version

Versions hanteras i ärende- och

dokumenthanteringssystem för giltighet

Supportrapporter Gallras Vid inaktualitet

Till exempel anmälan av datorfel

(20)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Synpunkter, klagomål och förslag

Se anmärkning Sammanställningar, rapporter och statistik bevaras

Synpunkter, klagomål och förslag som har lett till åtgärder och förändringar bevaras Synpunkter, klagomål och förslag som är av rutinartad allmän karaktär kan gallras vid inaktualitet

Systemdokumentation Se anmärkning Gallras vid inaktualitet.

Gallras tillsammans med systemet när kompletta uppgifter om systemet skrivits in i systemförteckningen

Bevaras om system är unikt Systemförteckningar Bevaras 1 exemplar av varje version

Teckningar/Illustrationer Bevaras Teckningar och illustrationer som används i Region Kronobergs trycksaker m.m.

Telefonlistor Gallras Vid inaktualitet

Testamenten Bevaras Pappershandling som skannats, men som

måste bevaras i pappersform Tidskrifter samt trycksaker,

egenproducerade

Bevaras Analoga versioner:

Digitala versioner ska en enligt pliktleverans skickas till Kungliga biblioteket samt de olika universiteten, se gällande rutin för detta, dokument id 99966

Tjänsteanteckningar Se anmärkning Tjänsteanteckning som tillför sakuppgift till ärendet ska bevaras och diarieföras

Anteckning som ej tillför sakuppgifter och är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet

Tjänsteutlåtanden Bevaras

Tvistemålshandlingar Bevaras Diarieförs

Underlag Gallras Vid inaktualitet.

När slutprodukten är färdigställd. Till exempel underlag till artiklar, rapporter, förslag, beslut, budget, bokslut m fl.

Uppsägning av hyresavtal Bevaras Pappershandling som skannats, men som måste bevaras i pappersform

(21)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Utlämnande av allmän handling/uppgift ur allmän handling

Se anmärkning Se Ärenden rörande begäran om

utlämnande av allmän handling/uppgift ur allmän handling

Utredningsuppdrag, handlingar

rörande Bevaras

Utryckningsrapporter från

bevakningstjänst Gallras 2 år

Utvärderingar Se anmärkning Utvärderingar av kortsiktig betydelse kan gallras vid inaktualitet

Verksamhetsberättelser Se anmärkning Se årsrapporter

Verksamhetsplaner Se anmärkning Bevaras på myndighetsnivå,

funktionsområdesnivå och avdelningsnivå eller motsvarande

Övriga nivåer gallras vid inaktualitet Verksamhetsuppföljningar,

dokument rörande

Se anmärkning Bevaras på myndighetsnivå,

Övriga nivåer gallras vid inaktualitet

Voteringslistor Bevaras Ingår i protokoll

Värdetransportskvitton Gallras 2 år

Yrkanden och reservationer Bevaras Ingår i protokoll

Årsrapporter/redovisning Se anmärkning Bevaras på myndighetsnivå,

Övriga nivåer gallras vid inaktualitet Ärenden rörande begäran om

utlämnande av allmän handling/

uppgift ur allmän handling

Ärenden rörande begäran om utlämnande av allmän handling/ uppgift ur allmän handling som kan omfattas av sekretess kan gallras efter 2 år under förutsättning att uppgifterna inte behövs för uppföljning, tillsyn eller rättskipning till exempel för att veta vart kopior skickats i händelse av ett journalförstöringsärende

Ärende rörande begäran om utlämnande av allmän handling/ uppgift ur allmän

handling som inte omfattas av sekretess gallras vid inaktualitet

Överenskommelser Bevaras Diarieförs

Överlåtelser av fast egendom Bevaras Köpe- och äganderättshandlingar, behörighetshandlingar

Pappershandling som skannats, men som måste bevaras i pappersform

Överprövningar Bevaras Diarieförs

(22)

Handlingstyp Bevaras/gallras Anmärkning

Övriga handlingar av kortvarig eller ringa betydelse