Västfastigheters arbetssätt vid
2.4 Val av upphandlingsform
Att använda sig av rätt upphandlingsform är inte alltid enkelt då regelverken kring offentlig upphandling kan vara snåriga. Varje upphandling är unik och inte sällan kan mallar och riktlinjer inte användas utan anpassning till aktuell upphandling.1
Vid upphandlingar över tröskelvärdena är öppet eller selektivt förfarande huvudregel medan förhandlat förfarande endast undantagsvis tillämpas. Konkurrenspräglad dialog kan också användas under närmare angivna förutsättningar.
Vid upphandlingar som inte omfattas av direktivet (under tröskelvärdet) används förenklat förfarande eller urvalsförfarande. Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till högst 28 procent (ca 505 000 kr) av det tröskelvärde som avses i 3 kap 1 § första stycket 2 och andra stycket inte överstiger 287 000 kr och får användas endast i undantags fall och då synnerliga skäl föreligger. Vidare får direktupphandling användas i tillämplig omfattning i de fall förutsättningar för förhandlat förfarande utan föregående annonsering (4 kap 5-9§§) är uppfyllda eller om det finns synnerliga skäl.
Skälet till att en direktupphandling görs och annat av betydelse ska alltid antecknas om upphandlingens värde överstiger 100 000 kr.
2.4.1 Öppet förfarande
Med öppet förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer får lämna anbud.
Vid öppet och selektivt förfarande är det inte tillåtet att uppta förhandlingar med leverantörer och begränsade möjligheter finns att förtydliga respektive komplettera ofullständiga anbud.
2.4.2 Selektivt förfarande
Med selektivt förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta (så kallad kvalificering) men endast anbudssökanden som inbjuds av den
upphandlande myndigheten att delta, får lämna anbud. Vid selektivt förfarande ska den upphandlande myndigheten i annonsen ange vilka kriterier eller regler som den kommer att tillämpa vid valet av anbudssökande samt det lägsta antal anbudssökande som kommer att inbjudas och – om det är aktuellt – högsta antal. Antalet får inte vara färre än fem förutsatt att minst fem har ansökt och kvalificerat sig.
Vid öppet och selektivt förfarande är det inte tillåtet att uppta förhandlingar med leverantörer och begränsade möjligheter finns att förtydliga respektive komplettera ofullständiga anbud.
2.4.3 Förhandlat förfarande
Förhandlat förfarande får endast undantagsvis tillämpas. Med ett sådant förfarande avses ett förfarande där den upphandlande enheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. Även vid förhandlat förfarande ska den upphandlande myndigheten i annonsen ange vilka kriterier eller regler som den kommer
1 Läs vidare;
Offentlig upphandling i praktiken (5, val av upphandlingsförfarande – allmänt) Niclas Forsberg
Upplaga 3:1
Norstedts Juridik AB
5
att tillämpa vid valet av anbudssökande samt det lägsta antalet anbudssökande som kommer att inbjudas och – om det är aktuellt – högsta antal. Antalet får inte vara färre än tre förutsatt att minst tre har ansökt och kvalificerat sig. Omförhandlat förfarande är tillåtet får den upphandlande myndigheten minska det antal anbud som förhandlingen ska omfatta i successiva steg. En förutsättning för detta är att det angetts i annonsen.
Förhandlat förfarande med föregående annonsering får exempelvis tillämpas om det som ska upphandlas är av sådant slag eller förenat med sådana risker att det på grund av särskilda omständigheter inte går att ange något totalpris i förväg.
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering får användas om ursprungliga kontraktsvillkor inte ändras väsentligt om
- samtliga anbud vid öppen eller selektiv upphandling inte motsvarar de krav på föremålet för upphandlingen som ställts,
- det vid öppen eller selektiv upphandling inte lämnats några anbud eller lämpliga anbud, - det som ska upphandlas av tekniska eller konstnärliga skäl endast kan utföras av en leverantör eller
- synnerligen brådska föreligger orsakad av omständigheter som inte kan förutses av den upphandlande myndigheten.
Den förhandlade upphandlingen ska annonseras, om den förhandlande upphandlingen enligt första strecksatsen ovan inte omfattar samtliga korrekt lämnade anbud.
2.4.4 Förenklat förfarande
Upphandling under tröskelvärdena där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
2.4.5 Urvalsförfarande
Ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
Upphandlingen sker i två steg. I första steget ansöker leverantörerna om att få lämna anbud. I annonsen bör anges hur många leverantörer myndigheten avser att bjuda in att lämna anbud. I steg två bjuds lämpliga leverantörer in att lämna anbud.
2.4.6 Konkurrenspräglad dialog
Upphandlingsförfarandet är ett komplement till övriga former av upphandling.
Förfarandet innefattar en möjlighet att föra en dialog med utvalda leverantörer i syfte att identifiera och definiera hur myndighetens behov bäst ska kunna tillgodoses. Får användas när det är omöjligt att utforma någon mer exakt specifikation eller när det inte går att utforma specifikationer som gör det möjligt att värdera alla lösningar som marknaden kan erbjuda.
2.4.7 Elektronisk auktion
Elektronisk auktion är inget upphandlingsförfarande utan får användas som en avslutande del av ett sådant förfarande om förfrågningsunderlaget kan fastställas med tillräcklig grad av exakthet.
6
Med elektronisk auktion avses en upprepad process med hjälp av elektroniska medel för att presentera nya lägre priser eller nya värden för vissa delar av anbuden och möjliggör en rangordning på grund av automatiska utvärderingsmetoder.
En elektronisk auktion får genomföras efter att en utvärdering av anbuden har gjorts men är alltså inte ett fullständigt upphandlingsförfarande. Ett krav som ska vara uppfyllt för att en elektronisk auktion ska få användas är att kontraktet tilldelas med ledning av resultatet av auktionen.
2.4.8 Direktupphandling
Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till högst Om det finns synnerliga skäl kan upphandlingen ske utan krav på formaliserat anbudsförfarande.
Beloppsgränsen vid direktupphandling får inte överstiga 28 procent av det tröskelvärde som avses i 3 kap 1 § första stycket 2 och andra stycket. Vidare får direktupphandling användas i tillämplig omfattning i de fall förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering som avses i 4 kap 5-9 §§ är uppfyllda eller om det finns
synnerliga skäl 287 000 kr (motsvaras av 15 % av det tröskelvärde som gäller för
upphandling av varor och tjänster) vid såväl byggentreprenader som tjänster. Vid otillåtna direktupphandlingar kan avtal ogiltigförklaras och en upphandlingsskadeavgift kan utdömas.
Skälet till att direktupphandling görs och annat av betydelse ska alltid dokumenteras om upphandlingens värde överstiger 100 000 kr. För detta används blankett framtagen av Konkurrensverket http://www.konkurrensverket.se/direktupphandling
En direktupphandling är en upphandling utan krav på viss form. Den vanligaste
förekommande situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som understiger gränsen för direktupphandling. Det är emellertid inte enbart det aktuella köpet som räknas utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret.
Även vid direktupphandling är man skyldig att beakta de grundläggande principerna för all EU-rätt och för upphandlingsdirektiven:
Principen om likabehandling Proportionalitetsprincipen Principen om öppenhet
Principen om icke-diskriminering Principen om ömsesidigt erkännande
Under vilka förutsättningar direktupphandling får göras i Västfastigheter beskrivs i Bilaga 2 och 3 till detta dokument.
2.4.9 Ramavtal
Ramavtal ska träffas för sådana konsulttjänster och entreprenader där det är lämpligt och möjligt att redan vid upphandlingen av ramavtal fastställa samtliga villkor för varje senare utnyttjande. Notera skillnaden vid ramavtal med en leverantör och med tre eller flera leverantörer. Huvudregeln är att ett ramavtal inte kan slutas med två leverantörer. Avrop vid ramavtal mot tre eller fler leverantörer ska ske enligt en i kontraktet fastställd
fördelningsnyckel. Vid förnyad konkurrensutsättning bland antagna ramavtalsleverantörer
7
ska tilldelningsbeslut meddelas. Observera att ramavtal upphandlade före 080101 lyder under något annorlunda bestämmelser.
Ramavtal med alla villkor fastställda som upphandlas enligt 15 kap LOU (d v s det icke direktivstyrda området) får ingås med ett valfritt antal leverantörer, 15 kap 2 §.
2.4.10 Formgivningstävling och parallella uppdrag
En formgivningstävling kan vara ett bra alternativ när man vill uppnå hög kvalitet med begränsade resurser och därmed välja utformning och arkitekt eller annan teknisk konsult genom jämförelse mellan olika förslag.
Parallella uppdrag är lämpliga när man vill ha bredare underlag för sitt eget fortsatta arbete och inga löften kan ges om fortsatt uppdrag.
2.5 Dokumentation
Med hänsyn till senare eventuell granskning och överprövning ska alla ställningstaganden och annat av vikt under upphandlingsprocessen dokumenteras till exempel annons, förfrågningsunderlag, sändlista, öppningsprotokoll, anbudsansökningar, anbud, tjänsteanteckningar avseende kontakter med leverantörer, utvärderingsprotokoll,
handlingar som visar motiven för val av anbudsgivare och leverantör, skäl för förkastande av anbudsansökningar och anbud, dokumentation om upplysning om tilldelningsbeslut. Se även 9 kapitlet 12 § (krav på protokoll) och 15 kapitlet 18 – 20 §§ LOU.