Varför har digitalisering institutionaliserats i redovisningskonsulternas praktik?

Den nyinstitutionella teorin grundar sig i att organisationer tenderar att efterlikna varandra (Deegan, 2006), denna homogeniseringsprocess förklaras utifrån olika isomorfismer (DiMaggio & Powell, 1991). Isomorfismerna beskriver av vilka anledningar som förändringar i en organisation sker till följd av att organisationer inom samma organisationsfält efterliknar varandra. DiMaggio & Powell nämner tre olika isomorfismer:

tvingande, imiterande och normativ isomorfism som innebär att organisationer efterliknar varandra på grund av antingen lagar och regler, genom att imitera andra, mer framgångsrika, organisationer eller genom professionalisering, alltså att personer eller organisationer med gemensam utbildning eller nätverk tenderar att agera likadant. Då vi i denna studie undersöker digitalisering inom redovisningsbyråer kommer vi att koppla de tre isomorfismerna till digitaliserade implementeringar på våra utvalda byråer. Den nyinstitutionella teorin hjälper oss att analysera varför digitaliserade implementeringar inom redovisningsbyråer sker.

5.1.1 Tvingande isomorfism

Utifrån våra intervjuer samt teoretiska referensram finner vi ingenting som tyder på att det skulle finnas några regler eller lagar som reglerar införandet av digitaliserad redovisning, således finns det, i vår studie, inga indikationer som tyder på att det finns någon tvingande isomorfism till varför redovisningsbyråer implementerar digitala arbetssätt. Det är möjligt

46 att det finns interna regler på vissa, kanske framförallt större, redovisningsbyråer som styr hur redovisningen ska genomföras men det är ingenting vi har insikt i eller har undersökt i denna studie.

5.1.2 Imiterande isomorfism

Mindre redovisningsbyråer har i mindre utsträckning en digitaliserad arbetsprocess än vad de större har. De digitaliserade implementeringar som de mindre byråerna gjort har de, utifrån svaren från våra respondenter, gjort delvis på grund av att hänga med i utvecklingen, av eget intresse samt efterfrågan från kunder. En av våra respondenter säger att hon “tagit med sig” en del digitalisering till sin nya mindre redovisningsbyrå från den större redovisningsbyrå som hon arbetat på tidigare och introducerat den för sina nya medarbetare. Alla våra respondenter från mindre byråer tror att de inom en snar framtid kommer att bli mer digitaliserade, som de större byråerna. Detta kan utifrån DiMaggio och Powells isomorfismer förklaras som att de mindre byråerna imiterar de större byråerna som ligger i framkant och troligtvis är mer framgångsrika. De blir därför alltmer lika de större redovisningsbyråerna på grund av imiterande isomorfism.

Alla våra respondenter har använt sig av samma bokföringsprogram, några av redovisningsbyråerna använder sig dock av ytterligare program utöver detta. Programmet är ledande inom branschen vilket är en av anledningarna till att det används hos alla våra respondenter, de använder sig av det för att “alla andra gör det” och för att det är populärt.

Att använda sig av samma program som många andra och kanske framförallt av samma program som de stora redovisningsbyråerna kan bidra till ökad legitimitet vilket också kan vara en orsak till att de väljer just det programmet. Således är redovisningsbyråernas val av program styrt av en imiterande isomorfism.

5.1.3 Normativ isomorfism

Två av våra respondenter arbetar på stora redovisningsbyråer. Trots att de arbetar på ett mindre kontor med relativt få anställda är de centralstyrda från Stockholm där företagsledningen för hela koncernen sitter och som de faller under. De har därför samma arbetssätt som de som bland annat arbetar i Stockholm inom koncernen, således finns det

47 en mycket stor personalstyrka och stor personalomsättning vilket troligtvis gör att de bland annat har en större kunskapsbank, personal med olika och högre utbildning, större kontaktnät samt mer utrymme i form av kapital och tid att genomföra digitaliserade implementeringar än vad mindre redovisningsbyråer har, vilket gör att de ligger i framkant.

De stora redovisningsbyråerna kan därför antas genomföra digitaliserade implementeringar, och därmed efterliknar varandra, på grund av en normativ isomorfism.

5.1.4 Svårigheter vid implementering av digitala arbetssätt

Vi har i empirin tagit upp att det finns så kallade applikationer som kan kopplas till bokföringsprogrammet för att snabbt och smidigt få in olika underlag digitalt till bokföringen. De respondenter som arbetade på större redovisningsbyråer använde sig i hög grad av dessa applikationer medan det används mindre frekvent eller inte alls på de mindre byråerna. Vi fick svar att det delvis var en kostnadsfråga varför de mindre byråerna inte använde applikationerna i lika hög utsträckning, att det kräver mycket resurser i form av tid och pengar att införa ett sådant arbetssätt. Det skulle också kunna förklaras genom att det är relativt nytt och att de mindre byråerna ännu inte har imiterat detta.

Några av våra respondenter som arbetar på en mindre redovisningsbyrå poängterar kostnadsfrågan i digitaliserad redovisning, att det kostar en hel del både med licenser för program och applikationer kopplade till programmen samt att varje inskannat dokument i form av faktura, kvitto eller liknande också kostar pengar. Kostnadsaspekten kan vara en stor anledning till varför de mindre byråerna inte använder sig av digitaliserad redovisning i lika hög grad som de större. De har oftast inte lika stora kunder vilket gör att de är mer känsliga för ökade kostnader samt att mindre kunder oftast inte har samma mängd fakturor, bland annat, som ska matas in i programmet. I samband med att de digitaliserade programmen är i ett så pass tidigt stadie att de inte fungerar felfritt samt inte har helhetslösningar för redovisningen gör att de mindre byråerna inte sparar någon arbetstid på att använda sig av dessa program, det blir därför en högre totalkostnad för kunden med digitaliserade lösningar för tillfället. I en större byrå med större kunder och en större volym dokument som ska hanteras kan tidsvinsten vara större och därmed bidra till en lägre totalkostnad. DiMaggio & Powell (1991) skriver att strukturella förändringar, som ett ändrat arbetssätt är, inte drivs av att öka effektiviteten utan snarare att förändringar är ett resultat av anpassning. I vår undersökning ser vi att detta stämmer framförallt på de mindre

48 byråerna men även delvis på de större. De större får troligtvis en mer tidseffektiv redovisning med digitaliserade implementeringar i och med deras större volymer av inkommande dokument, men deras digitala implementeringar kan också förklaras med att de anpassar sig efter ett mer digitaliserat samhälle.