DIGITALISERINGENS PÅVERKAN PÅ REDOVISNINGSKONSULTERS PRAKTIK
THE IMPACT OF DIGITALIZATION ON THE ACCOUNTANTS PRACTICE
Examensarbete inom Företagsekonomi Grundnivå 15 Högskolepoäng
Vårtermin 2020 Eric Gustafsson Stina Johansson
Handledare: Fredrik Lundell Examinator: Marina Grahovar
2 Digitaliseringens påverkan på redovisningskonsulters praktik
Examensrapport inlämnad av Eric Gustafsson och Stina Johansson till Högskolan i Skövde, för Kandidatexamen (BSc) vid Institutionen för handel och företagande.
2020-05-17
Härmed intygas att allt material i denna rapport, vilket inte är vårt eget, har blivit tydligt identifierat och att inget material är inkluderat som tidigare använts för erhållande av annan examen.
Signerat:
3
Förord
Vi vill börja med att tacka våra respondenter för deras deltagande i studien, utan deras hjälp hade inte studien kunnat genomföras. Vi vill även tacka alla opponenter under arbetets gång för deras givande kommentarer och input. Slutligen vill vi rikta ett stort tack till vår handledare Fredrik Lundell för hans engagemang och tillgänglighet under terminen som fått vårt arbete att framskrida på ett bra sätt.
Skövde, våren 2020
Eric Gustafsson & Stina Johansson
4
Sammanfattning
Bakgrund: Digitaliseringen har lett till en utveckling av redovisningsbranschen där de idag har mycket hjälp av datorer vid utförandet av sin praktik. Det innebär att arbetssättet förändras och redovisningskonsulternas praktik påverkas. Det finns tidigare studier som behandlar digitalisering och redovisning men utvecklingen inom IT går snabbt och kunskapen förbättras ständigt, ytterligare studier på området blir därför relevanta.
Syfte: Syftet med studien är att ge en inblick i redovisningskonsulternas praktik och hur digitaliseringen är institutionaliserad i denna. I studien kommer redovisningskonsulternas praktik ses som en arbetsprocess. För att möta upp syftet kommer de olika delarna i arbetsprocessen att identifieras - vad som görs, hur det görs, varför det går till på detta sätt.
En analys av hur digitalisering har institutionaliserats i processen kommer att göras samt en djupare analys av digitaliseringens påverkan på redovisningskonsulternas praktik.
Metod: Studien genomfördes med en kvalitativ metod för att få en fördjupad bild över redovisningskonsulters praktik och hur den har påverkats av digitalisering. Detta gjordes genom semistrukturerade intervjuer med sex olika redovisningsbyråer, varav två var stora och de andra fyra var små eller medelstora.
Slutsats: Digitalisering har institutionaliserats främst av imiterande och normativ isomorfism. Stora redovisningsbyråer har i högre grad institutionaliserat digitalisering i sin arbetsprocess än vad mindre redovisningsbyråer gjort. De digitaliserade programmen för redovisningsbyråer är i ett tidigt stadie att det ännu inte fungerar felfritt vilket gör att de ännu inte sparar någon nämnvärd tid i arbetsprocessen samt att kostnadsfrågan för implementering ska vägas in. Trots digitaliserade förändringar har redovisningskonsulterna en sammantagen god praktisk och generell förståelse för deras praktik.
Nyckelord: Institutionell teori, praktikteori, praktik, redovisningskonsult, redovisning, digitalisering, förändring, utveckling.
5
Abstract
Background: The digitalization has developed the accounting profession to where it today has a lot help from computers when performing their practice. It means that the way of working changes and the accountants’ practice is affected. There are previous studies that cover digitalization and accounting but the development within IT goes fast and the knowledge is constantly improved, further studies in the field are therefore relevant.
Purpose: The purpose of the study is to give an insight to the accountants practice and how digitalization is institutionalized in this. In the study the accountants’ practice will be seen as a working process. To meet the purpose the different parts of the working process will be identified - what is performed, how is it performed and why is it performed that way.
An analyzis of how digitalization has been institutionalized in the process and a deeper analyzis of the digitalizations impact on the accountants’ practice.
Method: The study was accomplished with a qualitative method to get a deeper picture of the accountant's practice and how it has been affected by digitalization. This was done through semi-structured interviews with six different accounting firms, where two of them were large firms and the other four were small or medium-sized firms.
Conclusion: The digitalization has been institutionalized primarily by imitative and normative isomorphism. Large accounting firms has institutionalized digitalization in their working process to a greater degree than smaller accounting firms. The digitalizated programmes for accounting firms are at an early stage not making it work perfectly, and yet not saving any significant time in the working process and the cost issue to implement should be considered. Despite the digitalized changes the accountants have an overall good practical and general understanding of their practice.
Keywords: Institutional theory, practice theory, practice, accountant, accounting, digitalization, change, development.
6
Innehåll
1. Inledning ... 9
1.1 Problembakgrund ... 9
1.2 Problemdiskussion ... 11
1.3 Forskningsfrågor ... 13
1.4 Syfte ... 13
2. Referensram ... 15
2.1 Relevant bakgrundsinformation till studien ... 15
2.2 Redovisningsprocessen i företag enligt Marton (2013)... 16
2.3 Digitalisering ... 17
2.4 Den nyinstitutionella teorin ... 18
2.5 Practice Theory ... 21
2.6 Analysmodell ... 22
3. Metod ... 25
3.1 Metodval ... 25
3.1.1 Kvalitativ undersökning ... 25
3.1.2 Intervjuer ... 26
3.1.3 Urval ... 27
3.2 Datainsamling ... 27
3.3 Trovärdighet och överförbarhet ... 29
3.3.1 Trovärdighet ... 29
3.3.2 Överförbarhet ... 30
3.4 Etiska överväganden ... 30
3.5 Metodkritik ... 30
4. Empiri ... 32
4.1 Respondent A... 32
4.1.1 Arbetsprocessen i redovisningsbyrå A ... 32
4.1.2 Respondentens uppfattning om praktiken och dess relation till digitaliseringen ... 34
4.2 Respondent B ... 34
4.2.1 Arbetsprocessen i redovisningsbyrå B ... 35
4.2.2 Respondentens uppfattning om praktiken och dess relation till digitaliseringen ... 35
4.3 Respondent C ... 36
7
4.3.1 Arbetsprocessen i redovisningsbyrå C... 37
4.3.2 Respondentens uppfattning om praktiken och dess relation till digitaliseringen ... 37
4.4 Respondent D ... 38
4.4.1 Arbetsprocessen i redovisningsbyrå D ... 38
4.4.2 Respondentens uppfattning om praktiken och dess relation till digitaliseringen ... 39
4.5 Respondent E ... 39
4.5.1 Arbetsprocessen i redovisningsbyrå E ... 40
4.5.2 Respondentens uppfattning om praktiken och dess relation till digitaliseringen ... 40
4.6 Respondent F ... 41
4.6.1 Arbetsprocessen i redovisningsbyrå F ... 41
4.6.2 Respondentens uppfattning om praktiken och dess relation till digitaliseringen ... 42
4.7 Sammanställning av redovisningskonsultens arbetsprocess ... 42
5. Analys ... 45
5.1 Varför har digitalisering institutionaliserats i redovisningskonsulternas praktik? ... 45
5.1.1 Tvingande isomorfism ... 45
5.1.2 Imiterande isomorfism ... 46
5.1.3 Normativ isomorfism ... 46
5.1.4 Svårigheter vid implementering av digitala arbetssätt ... 47
5.2 På vilka sätt påverkas redovisningskonsulternas praktik av digitalisering? ... 48
5.2.1 Generell och praktisk förståelse ... 48
5.2.2 Regler ... 51
5.2.3 Teleoaffective structure ... 52
5.3 Sammanfattning av analys ... 52
6. Slutsats ... 54
6.1 Återkoppling till syfte och frågeställningar ... 54
6.2 Varför har digitalisering institutionaliserats i redovisningskonsulters praktik? ... 54
6.3 Redovisningskonsulternas praktik ... 55
6.4 Studiens bidrag ... 55
6.5 Etiska och samhälleliga reflektioner ... 56
6.6 Vidare studier ... 57
Referenser ... 58
8
Förkortningslista/ordlista
API – Application Programming Interface BFL - Bokföringslagen
FAR – Föreningen Auktoriserade Revisorer
K2 & K3 – Bokföringsnämndens regelverk för hur man avslutar löpande bokföring i olika företag.
Reko – en svensk standard för redovisnings- och lönetjänster. Det är en metodik som ska tillämpas av auktoriserade redovisnings- och lönekonsulter med målsättning att arbetet som utförs ska göras av hög kvalitet.
SFS – Svensk Författningssamling SIE – Standard Import Export ÅRL - Årsredovisningslagen
9
1. Inledning
Digitalisering har haft och förväntas fortsatt ha stor inverkan på redovisningskonsultens arbete. Allt fler arbetsuppgifter sker digitalt och är på gång att bli automatiserade. Det blir därför aktuellt att studera redovisningskonsultens praktik och hur den påverkas av digitalisering.
1.1 Problembakgrund
Ett företags arbetsmiljö består av en stor mängd drivkrafter som på kort sikt är bortom företagsledningens kontroll, och som driver samhället framåt och bidrar till nya hot och möjligheter som företagen måste ta i beaktning (Ward et al., 1995). Det alltmer digitaliserade samhället är en drivkraft som företag inte direkt har kontroll över men är någonting de måste ta i beaktning. De blir mer eller mindre tvingade att följa med i utvecklingen för att överleva men kan till viss del göra anpassade lösningar för det enskilda företaget. Med digitaliseringen menas att arbetsuppgifter som gjorts på papper omvandlas och blir digitalt och sköts med hjälp av en dator (Digitaliseringskommissionen, 2015; 2014;
FAR & Kairos Future, 2013; 2016; Ilcus, 2018). Denna förändringsfaktor gör det enklare att hantera ekonomisystemets olika arbetsprocesser likt kassasystem, inköpssystem och personaladministration (Cöster & Westelius, 2016).
Digitaliseringen har haft en stor effekt på redovisningsekonomens arbetsuppgifter och kommer fortsatt ha stor effekt på redovisningsekonomens bransch (Sjöström, 2013).
Bokföringen, som utgör en del av arbetsuppgifterna, är en viktig komponent och spelar en stor roll för att förklara det ekonomiska flödet i företaget åt alla intressenter (Dimitriu &
Matei, 2014). Digitaliserade bokföringsprogram bidrar med aktuell redovisningsinformation som leder till att intressenter får en bättre bild över företaget och dess dagliga verksamhet (Ghasemi et al., 2011).
Ett hjälpmedel som vuxit fram genom digitaliseringen är molntjänster som gör informationen mer lättillgänglig åt aktörer via ett datacenter (Carretero & Blas, 2014).
Molntjänster är en teknisk innovation som enligt Ghasemi et al. (2011) haft en stor påverkan på redovisningsbranschen, dessa tjänster kan generera automatisering av bokföringsrapporter, olika transaktioner samt avstämningar av diverse finansiella konton.
10 Appliceringen av molntjänster medför förändringar i arbetsuppgifter och redovisningskonsulter behöver se över deras yrke och vilken kompetens som kommer att krävas framöver (Dimitriu & Matei, 2014).
Graden för hur digitaliserade företag är kan förklaras genom deras storlek där små och medelstora företag bland annat har en högre flexibilitet men mindre utrymme i form av tid för att ta till sig ny teknik än större företag och därav kan appliceringen av digitala lösningar skilja sig åt (Taylor & Taylor, 2014). Mindre företag har en tendens att inte använda programvaror i samma utsträckning som större företag och förekomsten av en teknikstrategi som är knuten till företagets övergripande strategiska plan är också högre i större företag. Det finns också en skillnad i hur programvaror uppdateras beroende på företagets storlek, det är mer troligt att mindre företag ersätter eller uppdaterar programvara årligen eller då det inte längre stöds av operativsystemen medan större företag är mer benägna att ha mer proaktiva ersättningsscheman för programvaror (Drew, 2015).
Föreningen Auktoriserade Revisorer (FAR) menar på att allt fler företag ska realtidsredovisa istället för dagens fördröjda redovisning. FAR är en branschorganisation för bland annat redovisningskonsulter som utvecklar branschen med tydliga riktlinjer, rätt kompetens och tillförlitlig information. Realtidsredovisning kräver digitala lösningar av redovisningen vilket kommer underlätta hantering av kontanta medel, fakturering eller inrapportering till olika myndigheter, detta leder till en bättre bild över företag och dess verksamhet för stunden. För att skapa ett förtroende för de digitala processerna ska företagarna inte kunna manipulera informationen. Detta kan motverka negativ påverkan på företags solvens och kreditbedömningar (FAR & Kairos Future, 2019). Ambitionen med digitaliseringen och automatiseringen är att få fram snabba och säkra digitala kedjor där olika arbetsuppgifter länkas samman och komplicerade regler eller modeller gör redovisningen mer uppdaterad och tillförlitlig.
Marton (2013) beskriver redovisningsprocessen, för företag som upprättar egen redovisning, utifrån tre olika steg; transaktioner och omständigheter, hantering i redovisning samt rapportering. I slutet av räkenskapsåret leder denna process till en årsredovisning där en rättvisande bild över företaget ska visas. Det är därför viktigt att kvaliteten i processen är god då detta påverkar redovisningen (Artsberg, 2005). God
11 kvalitet på redovisningen skriver Skatteverket (2020) är att följa god redovisningssed som finns reglerat i 4 kap 2§ BFL och berör regler kring löpande bokföring, det finns även reglerat i 2§ ÅRL där värderings- och periodiseringsfrågor berörs.
1.2 Problemdiskussion
Utvecklingen av digitaliseringen i redovisningsbranschen har lett till nya modeller av redovisningssystem. Genom en ökad användning av utvecklad informationsteknologi (IT) har de nya digitala redovisningssystemen nått en ny nivå av bland annat tillgänglighet.
Redovisningsinformationen har också påverkats genom att den visar en mer rättvis och aktuell bild över ett företags verksamhet (Ghasemi et al., 2011).
Användandet och nya sätt att konstruera organisationer har potential att vända upp och ned på, eller åtminstone ändra, hur redovisningsyrket utövas (Tysiac & Drew, 2018). Smith (2018) menar att det inte verkar ologiskt att dra slutsatsen att redovisningskonsulter framöver kommer att få en mer strategisk och ledande roll. Andra forskare är inne på samma spår och menar att redovisningsekonomens arbete kommer att få en mer rådgivande roll (FAR & Kairos Future, 2019; Goretzki et al., 2013; De Loo et al., 2011). Detta är något som även Greenman (2017) påpekar, hon säger att den artificiella intelligensen inte kommer ersätta redovisningsekonomerna, den kommer bara att ändra fokus på deras arbete.
Trots ändrat fokus på redovisningsekonomens arbetsuppgifter förutser Bureau of Labor Statistics en fortsatt positiv framtid för redovisningsyrket med en prognostiserad tillväxt inom yrket på 10 procent mellan år 2016 och 2026 (Tysic & Drew, 2018). En förändrad yrkesroll borde rimligtvis leda till förändrade arbetsuppgifter där de förändrade arbetsuppgifterna i många fall leder till att även redovisningskonsulternas praktik påverkas och förändras på olika sätt.
Ghasemi et al. (2011) har i sin studie försökt tydliggöra informationsteknologins inverkan på redovisningssystemen. Den största inverkan de rapporterar är företags förmåga att utveckla och använda datoriserade system för att spåra och registrera transaktioner.
Informationsteknologin har minskat tiden som behövs för att förbereda och presentera finansiell information till ledningen, det tillåter företag att skapa individuella rapporter snabbare och enklare till ledningens beslutsfattning. Andra möjligheter med datoriserade
12 redovisningssystem som författarna rapporterar är: ökad funktionalitet, ökad precision, snabbare bearbetning och bättre extern rapportering. Ghasemi et al. (2011) har gjort sin studie med utgångspunkt i företag som upprättar sin redovisning internt, till skillnad från vår studie som kommer att undersöka redovisningskonsulternas arbetsprocess vid upprättandet av deras kunders redovisning. Ghasemi et al. (2011) ger oss en bra förståelse för informationsteknologins utveckling och påverkan samt hjälper oss vid upprättande av intervjufrågorna. Skillnaderna i intern kontra extern redovisning möjliggör att studierna kommer kunna ställas i relation till varandra, till svaren våra respondenter ger oss men också andra studier som tyder på att redovisningskonsultens yrkesroll och arbetsuppgifter kommer få ändrat fokus och ha en mer rådgivande roll.
Evstafyeva et al. (2019) studerar några avancerade perspektiv på modern redovisning som används i några ledande processer med ursprung i de nuvarande trenderna av digitalisering.
Precis som Ghasemi et al. (2011) diskuterar författarna ökningen av informationsteknologi.
Evstafyeva et al. (2019) menar att informationsteknologin har gjort att redovisningen omfamnat många nya verktyg som bidrar till att snabbare uppnå resultat och med mindre felmarginal. När verksamma redovisningsekonomer fortsätter att ta till sig digitaliserad redovisning hjälper de företag att uppnå nya tillväxt- och utvecklingsperspektiv.
Evstafyeva et al. (2019) menar att innovationer som sammanför digitalisering med de traditionella finansiella produkterna inducerar en revolution inom redovisning där till exempel skatt bättre rapporteras och samlas in. Dessutom har molntjänster och en modern ledning en stor inverkan på redovisningen och redovisningsekonomer samt hur de tillhandahåller sina tjänster. Detta har förändrat kraven som ställs på verksamma företag inom branschen (FAR & Kairos Future 2013; 2016). Det verkar som att framgången med automatiserade strategier och den framträdande digitala tidsepoken i stor utsträckning beror på mänskliga faktorer, från enskilda anställda till en holistisk personalresursstrategi (Evstafyeva et al., 2019). Denna studie tar upp många aspekter som vi tror oss få fram genom våra intervjuer och kan därför vara till hjälp vid analys av empirin genom att ställa dem mot varandra.
Periáñez-Cañadillas et al. (2019) skriver att en redovisningsekonom, och därmed en redovisningskonsult, behöver ha vissa kompetenser för att inneha den lämplighet som krävs för att kunna utföra den digitala praktiken på ett bra sätt. Dessa kompetenser är innehållsutveckling, problemlösning, säkerhet och kommunikation. Utifrån denna studie
13 fås en förståelse kring vilka digitala kompetenser som efterfrågas hos en redovisningskonsult. Författarnas slutsatser tyder på att kompetenskraven vid rekrytering av en redovisningsekonom har blivit förändrade i och med den digitala utveckling som skett.
En annan faktor som är viktig att ta hänsyn till vid studerandet av digitaliserad redovisning är storleken på organisationen. Detta är något som Drew (2015) och Taylor & Taylor (2014) diskuterat i sina studier där större organisationer ofta är digitaliserade i högre grad.
Det blir därför intressant att undersöka huruvida detta förhåller sig till vår studie och därmed något som vi kommer ta i beaktning.
Vår förhoppning är att studien ska ge inblick i redovisningskonsulters praktik och hur digitala implementeringar förändrar praktiken. Redovisningsbranschen förändras med nya digitala arbetssätt som ständigt utvecklas, vår studie ger därför en ögonblicksbild över hur praktiken ser ut just nu som kan vara intressant att följa upp ju mer branschen utvecklas.
1.3 Forskningsfrågor
Frågorna vi ska undersöka och utgå från för att möta upp syftet i studien är:
• På vilka sätt påverkar digitaliseringen redovisningskonsulternas praktik?
o Varför har digitaliseringen institutionaliserats i redovisningskonsulternas praktik?
1.4 Syfte
Syftet med studien är att ge en inblick i redovisningskonsulternas praktik och varför digitaliseringen har institutionaliserats i denna. För att kunna göra detta ser vi deras praktik som en arbetsprocess och behöver därför först identifiera de olika delarna i processen - vad som görs, hur det görs och varför det går till på detta sätt. Därefter analysera varför digitalisering har institutionaliserats i arbetsprocessen samt djupare analysera digitaliseringens påverkan på redovisningskonsulternas praktik.
14 I redovisningskonsulternas arbetsprocess återfinns många av de arbetsuppgifter som de ställs inför, det är därför något som alla redovisningskonsulter har kunskap och insikt i och som de behandlar i sitt vardagliga arbete. De bör därför ha insyn i deras arbetsprocess och hur digitalisering påverkar deras praktik.Resultatet av studien kan vara av intresse för alla inom redovisningsbranschen, både de som är verksamma genom en större förståelse för utvecklingen av dess yrke och deras yrkesidentitet, samt för de som studerar eller funderar på att studera då detta kan beröra deras eventuella framtid.
15
2. Referensram
Kapitlet inleds med en beskrivning av redovisningsprocessen i företag enligt Marton samt begreppet digitalisering för att ge läsaren en bättre förståelse för studiens övergripande innehåll. En redogörelse för tidigare studier inom ämnet presenteras för att kunna sätta dessa i relation till vår studie. Practice theory kommer att beskrivas för att ge en klarare bild över vad en praktik är och den nyinstitutionella teorin kommer att beskrivas för att kunna förstå varför redovisningsbyråer implementerar digitala lösningar. Teorierna kommer, tillsammans med övriga delar i den teoretiska referensramen, vara grunden för samt forma analysen av empirin.
2.1 Relevant bakgrundsinformation till studien
I denna studie har vi utgått från att redovisningskonsulters praktik består av deras arbetsuppgifter som påverkas av bland annat regler och konsultens egen inställning samt förståelse till praktiken. Hur praktiken påverkas av digitalisering kommer att analyseras med hjälp av Practice Theory. Som tidigare nämnt kommer redovisningskonsulternas praktik i denna studie ses som en arbetsprocess som kommer att identifieras i empirin. Då vi inte funnit någon tydlig beskrivning över redovisningskonsulternas arbetsprocess kommer vi utgå från Martons modell över redovisningsprocessen i företag som upprättar sin egen redovisning. I denna modell finns tre huvudsakliga steg som vi senare kan jämföra med redovisningskonsulternas arbetsprocess som kommer att identifieras.
I bokföringslagen regleras vilka som är bokföringsskyldiga, de bokföringsskyldiga ska visa alla affärshändelser i form av en huvudbok och sedan ett årsbokslut. Aktiebolag och handelsbolag är också skyldiga att presentera en årsredovisning där balansräkning, resultaträkning, förvaltningsberättelse och tilläggsupplysningar ingår (SFS 1999:1078).
Upprättandet av redovisningen kan skilja sig åt mellan olika företag, alla är dock skyldiga att följa god redovisningssed (Skatteverket, 2020). God redovisningssed innebär att gällande redovisningslagar och vedertagen praxis ska följas.
I denna studie diskuteras skillnader mellan stora företag respektive små och medelstora företag. Enligt Skatteverket (2020) menas stora företag som företag med minst 250
16 anställda eller företag med en omsättning på minst 50 miljoner Euro och en balansomslutning på minst 43 miljoner Euro.
2.2 Redovisningsprocessen i företag enligt Marton (2013)
Vi är intresserade av hur redovisningskonsulternas praktik påverkas av digitalisering och varför digitalisering har institutionaliserats i den arbetsprocess som praktiken består av. Vi har inte funnit någon tydlig beskrivning eller modell för hur denna arbetsprocess ser ut, däremot har Marton (2013) har tagit fram en modell över hur redovisningsprocessen kan se ut i företag som upprättar sin redovisning internt. Martons modell delas in i tre huvudsakliga steg, transaktioner och omständigheter, hantering i redovisning samt rapportering (Marton, 2013). Martons modell hjälper oss att förstå redovisningens olika delar i grova drag samt ger oss en grund att stå på när vi undersöker redovisningskonsulternas arbetsprocess. Martons redovisningsprocess samt redovisningskonsulternas arbetsprocess som vi ska undersöka kommer att jämföras i analysen av empirin.
Det första steget i Martons modell, transaktioner och omständigheter, syftar till att det i organisationen sker transaktioner och att det finns existerande ekonomiska omständigheter.
Transaktionerna utgörs av anskaffning samt avyttring av resurser, betalningar relaterade till fordringar och skulder samt i de fall lån finns utgör upptagandet och amortering av lånet en form av transaktioner. De existerande ekonomiska omständigheterna utgörs av att exempelvis organisationen äger tillgångar eller att det finns skulder till externa intressenter.
Det första steget hanterar saker som sker i organisationens verksamhet, de verkliga transaktionerna och omständigheterna. En utmaning i detta steg är att verkligheten ofta är komplicerad som kan vara svår att avspegla i mätningar (Marton, 2013).
Steg två, hantering i redovisning, innefattar två olika typer av aktiviteter, löpande redovisning (bokföring) och bokslutsarbete. Den första aktiviteten, löpande redovisning, omfattar uppsamling av transaktioner och omständigheter i ett redovisningssystem, de noteras systematiskt och sorteras under olika konton. I den andra aktiviteten, bokslutsarbete, sker periodiseringar. Periodiseringar behandlar tidsförskjutningar i form av bland annat huruvida en inkomst blir en intäkt och en utgift blir en kostnad. Även värdering
17 av den resurs som motsvaras av en anställds arbete och rätten till eventuella framtida pensionsbetalningar ska tas hänsyn till i denna del av redovisningsprocessen.
Periodiseringen innebär att intäkter och kostnader kan komma att hamna i andra tidsperioder än betalningarna, vilket ger en bättre avspegling av den ekonomiska prestationen i varje enskild period (Marton, 2013).
I det tredje steget, rapportering, kommuniceras redovisningen till användaren i form av olika slags rapporter. En vanlig form av rapportering är årsredovisningen, som presenterar periodiserad information i balansräkning och resultaträkning, samt information bland annat i noter, kassaflödesanalys och förvaltningsberättelse. Andra former av rapportering kan vara kvartalsrapport, emissionsprospekt och pressmeddelanden (Marton, 2013).
2.3 Digitalisering
Digitalisering innebär att arbetsuppgifter som traditionellt sett gjorts på papper omvandlas till att göras digitalt med hjälp av en dator (Digitaliseringskommissionen, 2015; 2014; FAR
& Kairos Future, 2013; 2016; Ilcus, 2018). Digitalisering är ett brett begrepp som inom engelskan går att dela upp i två olika delar: digitization och digitalization. Digitization är att information omvandlas och blir digital och digitalization är användning av digital teknik (Edvardsson et al., 2018). Enligt Hagberg och Jonsson (2016) är samhällets digitalisering associerat med den ökande användningen av informationsteknologi (IT) och kan därmed kopplas till Edvardsson et al.’s (2018) benämning av digitization.
Digitaliseringen innebär att företag kan automatisera olika processer vilket leder till högre effektivitet. Företagen tar hjälp av molnbaserade tjänster som gör det möjligt att hantera information i molnet (Kane et al., 2015). Detta har förändrat verktygen för redovisningen och dess åtkomst, där allt går mot mer onlinebaserade tjänster (Dimitriu & Matei, 2014).
Det finns företag som erhåller molntjänster, vilket gör informationen mer lättillgänglig från valfri plats (Kane et al., 2015). Detta hjälpmedel påverkar framförallt samhället men även företag (Digitaliseringskommissionen, 2016; Guthrie & Parker, 2016).
Automatisering möjliggörs med hjälp av artificiell intelligens, Frankish och Ramsey (2014) säger att artificiell intelligens är ett verktyg som är till för att efterlikna och konstruera
18 mänsklig intelligens eller olika processer. Syftet med artificiell intelligens är att få fram system som agerar på liknande sätt som människor, system som ska kunna arbeta självständigt och upprätta egna modeller för bearbetning likt en människa (Kaplan, 2016).
För att dessa system ska fungera i praktiken räcker det inte med att den artificiella intelligensen vet hur ramverket ser ut, utan den behöver också kunna lagar och normer som rör området den verkar inom. Att med hjälp av lagar, normer och information som tagits in kunna veta vad dess konsekvenser kommer bli vid ett speciellt agerande. Idag har avancerade algoritmer tagits fram och på så vis gjort det möjligt för systemet att ha liknande processer som en människa med antingen likvärdig eller bättre prestanda. Algoritmen är programmerad till att ha kännedom om de olika valen i olika situationer som exempelvis en redovisningsekonom kan ha (Frankish & Ramsey, 2014).
Redovisningskonsulternas praktik påverkas av digitaliseringen, vi vill därför se på vilket sätt digitalisering påverkar deras praktik samt varför den har institutionaliserats i redovisningsbyråer.
2.4 Den nyinstitutionella teorin
En central grundsats i den institutionella teorin är att det finns olika krafter som verkar inom samhället och som medför att organisationer efterliknar varandra (Deegan, 2006).
Digitaliseringen kan ses som en drivkraft till utveckling, både för samhället i stort som för enskilda organisationer, det kan därför kopplas till den centrala grundsatsen inom den institutionella teorin. På 1970-talet ifrågasatte forskare att organisationer är ett rationellt verktyg som uppnår sina mål genom att producera varor och tjänster. De argumenterade istället för att organisationer är institutionaliserade, vilket innebär att det snarare är omgivningen och hur saker har gjorts tidigare som påverkar vad som görs i en organisation och att det bara är på ytan som organisationen framstår som rationell (Eriksson-Zetterquist et al., 2015). Att omgivningen digitaliseras kan således vara en förklaring till redovisningsbyråernas digitala utveckling och att dess praktik påverkas på liknande sätt.
Ur den tidiga institutionella teorin växte nyinstitutionell teori fram. Både den tidiga och den nya institutionella teorin ser till förhållandet mellan organisationen och dess omgivning samt betonar kulturella aspekter för att förstå hur organisationer utvecklas (Czarniawska &
19 Sevón, 1996). Den nyinstitutionella teorin tar dock, till skillnad från den tidiga, hänsyn till hur en organisation påverkar sin omgivning (Perrow, 1986).
DiMaggio & Powell (1991) menar att strukturella förändringar inom organisationer inte drivs av att öka effektiviteten, utan snarare att förändringarna blir ett resultat av anpassning.
Anpassningen gör organisationer mer likartade utan att nödvändigtvis göra dem mer effektiva. I de fall det ändå uppstår en förbättrad effektivitet beror detta ofta på att organisationen belönas för sin likhet med andra aktörer inom samma organisationsfält (DiMaggio & Powell, 1991; Eriksson-Zetterquist et al., 2015).
Den nyinstitutionella teorin diskuterar begreppet organisationsfält, som innebär att en omgivning skapas av, och skapar, organisationer. Bilden av omgivningen förändras med begreppet organisationsfält, DiMaggio (1983) menar att enskilda organisationer inte påverkas av direkta effekter från andra organisationer, de påverkas snarare av förändringar i strukturen inom dess organisatoriska fält. Varför organisationer inte verkar handla självständigt förklaras av att de strävar efter att likna varandra, det blir en homogeniseringsprocess (DiMaggio & Powell, 1991). Homogeniseringsprocessen kan drivas av olika faktorer, till exempel att organisationer, efter påtryckningar om att rätta sig efter mer accepterade standarder, frivilligt antar en praxis eller att de ofrivilligt antar praxis på grund av tvång från institutioner med mer makt. Denna homogeniseringsprocess förklaras med begreppet isomorfism (DiMaggio & Powell, 1991).
DiMaggio & Powell (1991) menar att det finns tre olika former av isomorfism, tvingande, imiterande och normativ.
• Tvingande isomorfism beror till största del av politisk påverkan, den starkaste organisationen i detta fall är staten som kan påverka genom bland annat lagstiftning.
Kreditgivare och företag i monopol är andra exempel på starka organisationer. De starka organisationerna inom ett organisatoriskt fält kräver av de svagare att de ska anpassa sig till formella och informella krav.
• Imiterande isomorfism kommer ur känslan av osäkerhet, till exempel om en organisation använder sig av teknik de inte riktigt förstår kan den välja att imitera någon annan som är mer framgångsrik. De kan genom detta sätt, förutom att
20 möjligen bli lika framgångsrika, få motsvarande legitimitet som den organisation de imiterar.
• Normativ isomorfism kommer främst ur professionalisering. Till exempel att anställa personal med professionell utbildning blir ett sätt att likrikta olika organisationer genom att en viss sorts människor eller företag tenderar att agera på identiska sätt eftersom det är så de bör agera för att inte uppfattas som annorlunda.
De professionella har bland annat liknande utbildning och gemensamma nätverk som kan få de att agera likadant.
Den nyinstitutionella isomorfismen resulterar därmed i att organisationerna både överlever och blir framgångsrika.
Tidigare studier, som nämnts i det inledande kapitlet, indikerar att redovisningskonsulternas praktik är hotad på grund av digitaliseringen och deras arbete riskerar att tas över av datorer samt att yrkesrollen kommer att få ett ändrat fokus.
Redovisningsbyråer implementerar kontinuerligt nya digitala arbetssätt, det är därför intressant att studera varför dem gör dessa implementeringar trots riskerna som de tidigare studierna pekar på. Den nyinstitutionella teorin kan hjälpa oss att förklara varför dessa implementeringar görs.
För att förklara varför redovisningskonsulternas praktik ser ut som den gör kommer utgångspunkt ligga i den nyinstitutionella teorins grunder, att det är omgivningen som påverkar vad en organisation gör. Analysen kommer byggas på de olika isomorfismer som nämnts (tvingande, imiterande och normativ) där det utreds av vilka anledningar digitaliseringen har blivit en del av praktiken hos de olika redovisningsbyråer som våra respondenter arbetar på. Beror implementeringen på att det finns lagar och regler att förhålla sig till, eller för att konkurrenter använder sig av ett annat system som de försöker efterlikna eller beror implementeringen på professionalisering genom till exempel olika utbildningar? eller kanske en kombination av dessa? Genom våra intervjuer och identifiering av redovisningskonsulternas praktik sett som en arbetsprocess ska vi, med hjälp av de olika isomorfismerna inom den nyinstitutionella teorin, utreda av vilken anledning det skett digital implementering inom processen.
21 Eriksson-Zetterquist et al. (2015) skriver att om företag institutionaliserar de praktiker och procedurer som finns i det omgivande samhället ökar de sin legitimitet och överlevnadsförmåga. Det kan alltså finnas en strategisk tanke för redovisningsbyråerna att implementera ny teknik i sin arbetsprocess.
2.5 Practice Theory
Practice theory, eller praktikteori som den vidare kommer att benämnas i studien, kommer att vara en utgångspunkt i denna studie då den hjälper oss att få en förståelse kring hur redovisningskonsulterna utför sin praktik, sett som en arbetsprocess, och på vilket sätt praktiken påverkas av digitalisering.
Forskning inom människors praktik är inget nytt utan har gjorts mycket genom åren men främst inom filosofi och sociologi. Intresset i att analysera olika praktiker ligger i att förstå hur människors praktik ser ut i olika branscher eller organisationer och om dessa kan förändras med hjälp av yttre faktorer (Corradi et al., 2010). Syftet med praktikteorin har därav utvecklats till att ge en ökad förståelse kring vad som kan forma, upprätthålla samt transformera praktiken. Teorin kan även användas till att analysera vad som kan medföra att yrken begränsas (Fenwick et al., 2011).
En av skaparna till denna teori är Theodore Schatzki, hans perspektiv går ut på att analysera människor och deras vardagliga praktik (Schatzki, 2001). Praktik menar Schatzki är en sammansättning mellan handlingar och ord som är kopplade till regler, strukturer och överenskommelser inom branschen. Genom denna teori kan det teoretiska perspektivet förklara hur människor interagerar inom olika praktiker samt hur de kan utveckla en professionalism inom yrket (Schatzki, 2001).
En praktik består enligt Schatzki (2001) av följande fyra begrepp:
• Praktisk förståelse, med detta begrepp menas att arbetarna ska ha en praktisk vetskap om vad som ska göras i praktiken.
• Regler, hur utförandet i praktiken kan regleras av olika regler och instruktioner för vad som är tillåtet och inte.
22
• Teleoaffective structure, detta avser människors värderingar. Hur den praktik som utförs i organisationen möter arbetarnas känslor och humör.
• Generell förståelse, är en förståelse för hur aktiviteter hänger ihop och hur dessa kan förändras, är ofta sammankopplat med strategi och vision.
Praktisk förståelse i redovisningsbyråer är att konsulterna vet och har en förståelse för vilka uppgifter som ska göras, vad som sköts manuellt eller digitalt. Det finns regler inom redovisningsbranschen som styr yrket och talar om vad som får göras och inte.
Teleoaffective är de motstånd som kan uppstå vid förändringar som påverkar konsulternas inställning. Den generella förståelsen inom redovisningsbranschen är att verksamma inom branschen borde ha en förståelse för att saker kommer att förändras, exempelvis att den ökade digitaliseringen i samhället kan leda till förändringar för yrket. Dessa begrepp kommer att appliceras in i vår studie när vi ska ta utreda på vilka sätt redovisningskonsulternas praktik påverkas av digitalisering.
2.6 Analysmodell
Vår studie ska analyseras med hjälp av två teorier, den ena är den nyinstitutionella teorin som har blivit ett populärt val för redovisningsstudier som syftar till att förstå varför redovisning är vad det är eller inte är (Moll et al., 2006). En central grundsats i den nyinstitutionella teorin är att det finns olika krafter som verkar inom samhället och som medför att organisationer efterliknar varandra (Deegan, 2006). Den digitalisering som skett och som sker just nu kan ses som en kraft som påverkar företagen att anpassa sig till den rådande utvecklingen för att överleva och där kan den nyinstitutionella teorin bidra till bättre förståelse för hur redovisningskonsulternas praktik ser ut och ge en grund för analys av studieresultatet. Den andra teorin som vi kommer att använda oss utav är praktikteori som kommer att hjälpa oss förstå på vilket sätt redovisningskonsulters praktik blivit påverkad av digitaliseringen. Det finns ett långt gånget intresse i att analysera och förstå hur människors praktik ser ut i olika branscher och om dessa kan förändras med hjälp av yttre faktorer likt digitaliseringen (Corradi et al., 2010).
Den nyinstitutionella organisationsteorin i Sverige kännetecknas till övervägande del av kvalitativa ansatser och intresserar sig för aktörer och processer snarare än strukturer, dessa
23 aktörer är ofta enskilda organisationer inom ett fält (Johansson, 2009). Vår studie syftar till att undersöka en process och således passar den valda teorin in på den kvalitativa ansatsen som vår studie är uppbyggd på.
Att implementera ny teknik och nya digitala sätt att utföra arbetsuppgifter på kan ses som en planerad organisationsförändring av företagsledningen. Planerad organisationsförändring var början på utvecklingen av forskning om spridning av idéer som är den dominerande fåran inom svensk institutionalism (Brunsson & Olsen, 1990).
Organisationsförändringar är lättare att genomföra om de anknyter till långsiktiga trender i samhället (Forssell, 1992; Jacobsson, 1994). Det vill till att förstå och anpassa sig till digitaliseringen då den ser ut att bli allt viktigare i många samhällssektorer, däribland redovisningsbranschen (FAR & Kairos Future, 2016), digitaliseringen är därmed en långsiktig trend som vi därför borde kunna se och analysera i redovisningskonsulternas arbetsprocess genom den nyinstitutionella teorin.
Analysen av varför digitaliseringen har institutionaliserats i redovisningskonsulternas arbetsprocess kommer göras med hjälp av den nyinstitutionella teorin och de tre formerna av isomorfism, tvingande, imiterande och normativ isomorfism, som beskrivs utförligare i den teoretiska referensramen. Vår andra teori, praktikteorin, hjälper oss att förstå på vilket sätt redovisningskonsulters praktik påverkas av digitalisering med hjälp av Schatzki’s fyra olika definitioner på vad en praktik består av, som är praktisk förståelse, generell förståelse, teleoaffective structure och regler.
Dessa två teorier kommer ge oss en ökad förståelse till varför och hur de digitaliserade delarna i redovisningskonsulternas arbetsprocess används, samt hur de påverkar deras praktik.
24 Figur 1: Egen analysmodell
25
3. Metod
I detta kapitel motiveras de metodval som gjorts vid genomförandet av studien samt hur datainsamligen gått till. Studiens trovärdighet och metodkritik argumenteras.
3.1 Metodval
Eftersom vi skulle undersöka redovisningskonsulternas praktik sett som en arbetsprocess, föll det sig naturligt att genomföra studien med en kvalitativ metod, då vi behöver prata med verksamma redovisningskonsulter för att få en tydlig beskrivning. Detta gjordes genom semistrukturerade intervjuer med redovisningskonsulter från sex olika redovisningsbyråer.
3.1.1 Kvalitativ undersökning
Utifrån valt studieområde och utformad problemformulering valde vi att göra en kvalitativ undersökning för att få en fördjupad bild över hur digitaliseringen påverkar redovisningskonsulternas praktik. För att få denna fördjupade bild över praktiken genomfördes intervjuer, vi fick utförliga svar från våra respondenter och vi hade även möjlighet att ställa följdfrågor för ännu mer utvecklande svar. Detta är inte möjligt i en kvantitativ undersökning där statistiska, kvantifierbara och generaliserbara resultat eftersöks. Intervjuer minskar också risken för missförstånd mellan respondent och intervjuare då båda parter kan förklara vad som menas med antingen svar eller fråga (Larsen, 2009).
Vi har tidigare nämnt att vår studie behandlar ett mindre urval respondenter, den största anledningen till detta är den begränsade tid vi hade på oss att genomföra studien samt för att vi ville lägga stort fokus på både intervjuerna, transkriberingen samt analys av de intervjuer vi hade. Vi har således inte behandlat ett tillräckligt stort urval att vi skulle kunna dra en generell slutsats om redovisningsyrket eller redovisningskonsulten som stort. På grund av vald problemformulering, syfte samt tidsbegränsning kunde inte en kvantitativ metod användas då den innebär att data samlas in från en större urvalsgrupp som kan behandlas med statistiska beräkningar, vilket ger en mer generell kunskap och kan synliggöra olika sambands existens eller icke-existens (Trots, 2007). Fokus låg i att
26 intervjua redovisningskonsulter som arbetar på olika redovisningsbyråer för att få en bred och tydlig bild över deras praktik.
3.1.2 Intervjuer
Då ambitionen med studien var att dels identifiera en praktik dels studera utförandet av denna samt konsulternas förståelse och inställning till praktiken var en kvalitativ ansats mest applicerbar. För att få svar på våra forskningsfrågor ansåg vi det lämpligast att intervjua verksamma redovisningskonsulter då vi kunde få en utförlig beskrivning av deras praktik. Det finns olika sätt att genomföra en intervju; strukturerad, semistrukturerad eller ostrukturerad är vanliga indelningar (Bryman & Bell (2017).
Vi valde att göra semistrukturerade intervjuer som enligt Bryman & Bell (2017) tillåter att utgå från en intervjumall men att samtidigt ha en stor flexibilitet i intervjun. Det innebär att intervjuaren inte helt måste hålla sig till sin förutbestämda intervjumall men det finns ett manus att utgå från. Denna flexibilitet gav oss möjligheten att ställa relevanta följdfrågor på det respondenten svarade för att få fram svar som kunde tillföra vår studie något.
I vår intervjumall hade vi 13 öppna frågor, som gav oss en bra förståelse kring deras praktik och digitaliserad redovisning. Vi hade även försökt komma på några typer av följdfrågor som vi skulle ställa om tillfälle gavs. En semistrukturerad intervju kräver att intervjuaren lyssnar och är aktiv för att få ut så mycket som möjligt ur intervjun (Alvehus 2013).
Att genomföra en ostrukturerad intervju med ett blankt papper utan förberedda frågor skulle kunna ge ett mer avslappnat och tryggt samtal från respondentens sida och vi skulle säkert kunna tänka “utanför boxen” mer, däremot är det är lätt att missa saker som vi hade behövt få svar på och risken finns att inte samma frågor ställs till samtliga respondenter vilket kan leda till sämre analysmaterial. Detsamma men tvärtom gäller för helt strukturerade intervjuer där intervjuaren istället har en manusstyrd dialog där exakt samma frågor och följdfrågor ställs till alla respondenter. Då fås mer jämförbara svar men det får kanske inte intervjuaren att komma respondenten in på djupet, istället fås en mer övergripande grund till analysen. Vi anser därför att en kombination av dessa är det bästa
27 för vår studie - väl förberedda frågor men också utrymme att anpassa intervjun för den respondent vi satt framför och de svar som lämnades på frågorna.
3.1.3 Urval
Vi har genomfört intervjuer med redovisningskonsulter på redovisningsbyråer som dagligen arbetar med redovisning för att få en tydlig överblick över deras praktik. Urvalen gjordes delvis med hänsyn till bekvämlighet då en av oss hade två kontakter som ville ställa upp som respondenter, resterande respondenter valdes slumpmässigt ut. Intervjuförfrågan skickades slumpmässigt ut till en stor mängd redovisningsbyråer i varierande storlek för att kunna identifiera och jämföra skillnader mellan stora respektive små och medelstora byråer. Vi hade en önskan om att genomföra tio intervjuer men fick inte det gensvar vi önskat. Sex redovisningskonsulter svarade och ställde upp på intervju, variationen i ålder och erfarenhet hos redovisningskonsulterna samt storlek på byrån var så pass stor att vi ansåg dessa intervjuer som tillräckliga för vår studie. När den sista intervjun skulle genomföras medverkade två redovisningskonsulter på intervjun, detta var inget vi visste om innan men något vi inte tackade nej till då vi fick ytterligare en konsults perspektiv på praktiken. Av de sex intervjuer som genomfördes, gjordes två av intervjuerna på stora redovisningsbyråer medan övriga fyra gjordes på små eller medelstora redovisningsbyråer.
3.2 Datainsamling
Kunskap skapas genom sammanförda och bearbetade data som kan hämtas från olika datakällor (Artsberg, 2005). För att besvara våra forskningsfrågor och skapa ny kunskap har vi dels använt oss av muntliga datakällor i form av intervjuer, dels skriftliga datakällor i form av insamlade dokument och litteratur. Våra datakällor är en blandning mellan primär- och sekundärdata. Primärdata beskrivs som att forskaren själv samlar in relevant data till sin studie, medan sekundärdata är sådant som redan är insamlat och återgiven av någon annan (Artsberg, 2005).
De vetenskapliga artiklarna som använts i studien har hämtats från olika databaser som vi haft tillgång till via biblioteket på Högskolan i Skövde, exempelvis Google Scholar och
28 Emerald. För att hitta relevanta artiklar använde vi oss av sökord som till exempel redovisning, digitalisering, institutionell teori samt praktikteori.
Fokus i intervjuerna var att ta reda på hur arbetsprocessen går till samt på vilka sätt redovisningskonsulternas praktik blivit påverkad av digitalisering. För att ta reda på detta fick respondenterna återge sin arbetsgång samt svara på våra färdigformulerade frågor med tillhörande följdfrågor.
Semistrukturerade intervjuer ansåg vi passa vår studie, eftersom detta skapar en flexibilitet i intervjun och respondenten kan ge utförliga svar på frågorna, vilket gör att intervjun efterliknar mer ett samtal än ett förhör. Eftersom vi på förhand inte visste om arbetsprocessen såg likadan ut i de olika redovisningsbyråerna lämpade sig semistrukturerade intervjuer väl in i vår studie då frågorna kunde anpassas efter de svar vi fick. Vi hade förberett en intervjumall med öppna frågor, detta underlättade för oss när vi skulle jämföra de olika svaren som vi fick i intervjuerna och utifrån dessa kunna påvisa likheter och skillnader. Intervjumallen hjälpte oss att hålla intervjun inom ramen för vårt syfte, så inte intervjun seglar iväg men samtidigt se till att vi fick med alla de viktigaste komponenterna.
Vi satte oss ner efter en avklarad intervju och gick igenom och diskuterade de inspelade materialet vi fått av respondenten, detta gjordes så fort som möjligt då intervjun fortfarande var färsk i minnet. Detta möjliggjordes eftersom vi spelat in alla våra intervjuer och vi aktivt kunde sitta och lyssna på vad respondenten svarade istället för att koncentrera oss på att anteckna, något som även Kvale & Brinkmann (2009) bekräftar. Vi valde att inte transkribera alla svar vi fått fram utan valde ut de vi ansåg vara mest relevant för studien, istället för en ordagrann transkribering. Detta för att vi både under intervjun samt efter uppfattade en del svar som irrelevanta och att respondenternas svar inte alltid stämde överens med studiens syfte. När vi märkte att respondenternas svar inte höll sig inom ramen för vår studie försökte vi styra dem i rätt riktning genom att ställa relevanta följdfrågor.
Därmed uppstod en del material som inte vad nödvändig att transkribera.
29
3.3 Trovärdighet och överförbarhet
3.3.1 Trovärdighet
För ökad trovärdighet i studien utgick vi ifrån begreppet tillförlitlighet, som står för funktionsduglighet samt hög sanningshalt (Nationalencyklopedin, u.å). För att få en ökad tillförlitlighet inom redovisningskonsulternas praktik, har vi försökt få en stor spridning på respondenterna i deras bakgrund vad gäller ålder, erfarenhet och redovisningsbyrå för att få en stor variation i respondenternas bakgrund (Bryman & Bell 2017; Guba & Lincoln 1994). För en så rättvis bild som möjligt valde vi att våra respondenter skulle ha en arbetserfarenhet om minst 5 år för att de skulle ha en god förståelse för yrket och förändringarna som digitaliseringen medfört.
Ett hot mot validiteten kan vara att respondenten svarar på ett sätt som inte motsvarar hur den faktiskt agerar i det dagliga arbetet, utan svarar det som anses vara korrekt (Ahrens &
Chapman, 2006). För att undvika detta var det viktigt att vi var medvetna om dessa hot och inte vinklade våra öppna frågor på ett sätt att vi riskerade att få snedvridna svar. Detta gjordes delvis genom att vi först beskrev syftet med studien och intervjun och att berätta att de i allra högsta möjliga mån kommer att vara anonyma i uppsatsen. Vi hade också formulerat frågorna på ett sätt som inte var ledande för att få fram deras egna tankar och egna verklighet.
Vi försökte få till så många besöksintervjuer som möjligt för att få en mer personlig kontakt med en bättre dialog samt för att minimera risken för distraktion vad gäller teknik och annat runt omkring. Vi har spelat in alla intervjuer, efter samtycke från våra respondenter, för att kunna återge så korrekta svar som möjligt och kunna fokusera på samtalet snarare än att anteckna under intervjun. Vi har i högsta möjliga mån försökt anonymisera respondenterna och dess arbetsplats, det skulle kunna vara så att respondenterna känner en press i att svara det som anses vara korrekt om deras identitet avslöjas. Att anonymisera respondenterna kan därför vara en trygghetsfaktor i intervjun som bidrar till ökad validitet.
30 3.3.2 Överförbarhet
Resultat i kvalitativa studier likt denna baseras på redovisningskonsulters upplevda verkligheter och antaganden, därav kan inte resultatet spegla hela redovisningsbranschen.
Detta menar även Bryman och Bell (2017) och lyfter också in att tidsspannet kan spela roll, exempelvis hade resultatet skiftat om andra redovisningskonsulter skulle tillfrågas eller om arbetserfarenhet kring yrket hos de tillfrågade hade varit annorlunda. Med detta i beaktande valde vi att fråga redovisningskonsulter på olika byråer, samt redovisningskonsulter med olika lång arbetserfarenhet.
3.4 Etiska överväganden
Vi har i denna studie förhållit oss till vetenskapsrådets (2002) fyra krav som togs upp i deras artikel Forskningsetiska principer: inom humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning. Med hjälp av de fyra kraven kunde vi försäkra oss om att studien utförs på ett etiskt korrekt sätt, dessa krav är:
• Informationskrav: innebär att vi, för berörda respondenter, informerade om studiens och intervjuns syfte.
• Samtyckeskrav: innebär att respondenterna själva hade rätt att bestämma över sin medverkan, gällande till exempel inspelning av intervjun, att kunna stå över frågor, eller avbryta intervjun.
• Konfidentialitets- och anonymitetskrav: innebär att uppgifter om respondenterna har givits största möjliga konfidentialitet och personuppgifter har bevarats på sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av dem.
• Nyttjandekrav: innebär att uppgifter om respondenterna endast har använts för forskningsändamål.
3.5 Metodkritik
Val av metod kan skapa frågor och funderingar hos läsarna, den kvalitativa metoden har både för- och nackdelar som påverkat studiens validitet och skulle en annan metod tillämpas hade detta givit andra för- och nackdelar. Van Rijnsoever (2017) skriver att det tar tid att analysera och koda det insamlade materialet och att det därför inte behöver
31 överdrivas med antalet intervjuer. Vidare skriver han att det inte finns några regler för hur stort urval kvalitativa undersökningar ska ha men att fler respondenter ökar tillförlitligheten till studien. Vårt urval bestod av sex intervjuer med olika redovisningskonsulter. Den begränsade tid vi hade, samt situationen kring pandemin Covid-19 under våren 2020 har också varit bidragande till antalet intervjuer då detta troligtvis gjorde att många inte ville ställa upp. Det gjorde också att vi inte fick till så många besöksintervjuer som vi önskat utan många skedde via distans och då över telefonsamtal. Från början hade vi önskat genomföra tio intervjuer men fick inte det gensvar vi önskat. Trots att vi inte gjort lika många intervjuer som vi först hade tänkt anser vi att de intervjuer vi gjort räckte för att ge oss ett underlag för en bra analys och slutsats, vi anser att vi har fått en empirisk mättnad eftersom våra respondenter gav liknande svar på våra frågor. De intervjuer som skedde via distans har, trots att vi önskade genomföra dem på byrån, varit givande och gett oss likvärdigt material som besöksintervjuerna, således borde det inte ha påverkat utfallet av vår empiri nämnvärt.
En av oss hade en professionell relation till två av våra respondenter, vi valde dessa på grund av ett bekvämlighetsurval. Detta urval skulle kunna haft en påverkan på studiens resultat jämfört om vi hade valt respondenter utan relation till någon av oss, dessa respondenters svar utmärker sig dock inte från övriga respondenter varför vi anser att det inte påverkat resultatet. Vi hade dock detta i beaktande och för att stärka validiteten i studien fick den utan någon relation till respondenten leda intervjun för att minska risken för denna aspekt att påverka studien.
En av intervjuerna gjordes med en redovisningskonsult på en större byrå och där var det uppdelat på ett sätt där redovisningsassistenter sköter den löpande bokföringen medan redovisningskonsulten sköter bokslut och årsredovisning. Vi hade för att få en djupare bild över hur den löpande bokföringen sköts på denna byrå behövt intervjua en redovisningsassistent men vi lyckades tyvärr inte få tag på någon.
32
4. Empiri
Vi hade sex intervjuer med redovisningskonsulter på olika redovisningsbyråer. Två av byråerna är stora och de andra fyra är små eller medelstora. Respondenterna skiljer sig åt i både ålder och erfarenhet vilket ger oss goda förutsättningar för en bred syn på redovisningskonsulters arbetsprocess. I slutet av kapitlet sammanställs svaren från våra respondenter i en gemensam arbetsprocess och denna kommer sättas i relation till Martons modell över redovisningsprocessen.
4.1 Respondent A
Respondent A är en kvinna som arbetar på en stor redovisningsbyrå som ingår The Big Four (begreppet hänvisar till de fyra största internationella revisionsorganisationerna).
Respontenten är redovisningskonsult och ansvarig för redovisningsavdelningen i sitt verksamma område där det finns 18 anställda varav 5 arbetar med redovisning och resten med revision. Respondent A har 10 års erfarenhet inom branschen fördelat på två olika byråer, den första en mindre redovisningsbyrå därefter nuvarande arbetsplats. I början arbetade hon mycket med löpande bokföring men nu är det mycket arbete med bokslut och koncernredovisning samt att hjälpa sina medarbetare att få utveckling, nyförsäljning och att skapa nya relationer. Denna redovisningsbyrå tar mestadels emot kunder som är ägarledda mindre företag, huvuddelen av kunderna är aktiebolag som befinner sig i K2 men även andra kunder förekommer.Respondent A säger att övervägande del av kunderna efterfrågar helhetslösningar för deras redovisning snarare än specifika delar.
4.1.1 Arbetsprocessen i redovisningsbyrå A
Respondent A inleder med att berätta att det ser väldigt annorlunda ut nu jämfört med för bara ett år sen och börjar sedan förklara för oss genom en hypotetisk situation att de startar upp en ny kund som vill ha en helhetslösning av redovisningsbyrån. Det börjar med den löpande bokföringen som görs i ett känt affärssystem där de skräddarsyr och ansluter olika tjänster utifrån kundens behov. Till exempel kan kundernas bokningssystem eller kassasystem länkas samman med byråns affärssystem genom så kallade API-kopplingar vilket gör att bokningar och det som genereras i kassan hamnar rätt in i bokföringen per automatik. API-koppling är ett verktyg som gör det möjligt att olika program kan
33 kommunicera med varandra, utbyta information mellan programmen. Med detta system överförs siffrorna automatiskt till bokföringen istället för att konsulten ska sitta och knappa in det manuellt som de tidigare gjort men vår respondent påpekar att bara för att informationen kommer in på ett smidigt sätt betyder det inte att det blir rätt, och att det är där redovisningskonsultens kompetens kommer in - att de måste göra avstämningar och kontrollera samt analysera inmatningen för att få siffrorna rätt.
Leverantörsfakturor finns det också ett flöde för med skanning där dem tolkas och det konteras upp ett förslag på leverantörsfaktura som behöver kollas igenom och kontrolleras.
Därefter skickas leverantörsfakturorna ut för attest och först när de kommer tillbaka attesterade bokförs händelsen i systemet och en betalfil genereras och skickas som förslag till kunden som får godkänna den på banken. Mycket av denna del är digitaliserad, men inte automatiserad då redovisningskonsulterna behöver kontrollera och eventuellt ändra i en föreslagen leverantörsfaktura, de behöver själva skicka denna till kund och sätta samman en betalfil som också skickas till kund. Ungefär samma procedur gäller för kundfakturor, det vill säga att systemen delvis hjälper till men flera moment behöver redovisningskonsulten själv fortfarande uträtta.
När den löpande bokföringen är klar är det dags för bokslutet som sker digitalt. Till bokslutet hämtas alla underlag som behövs, i form av till exempel leverantörsfakturor, direkt från affärssystemet och bifogas in i bokslutsprogrammet, ingenting behöver skrivas ut utan det flyttas bara från ett system till ett annat. Sedan avslutas det med en årsredovisning, där finns det ett digitalt system för att signera årsredovisningar men det har redovisningsbyrå A inte kommit igång med ännu, de skickas därför fortfarande med post men är på gång att bli digitalt och kommer då att signeras med BankID. Även när årsredovisningen ska skickas in till bolagsverket sker detta via post men kommer snart kunna skickas digitalt.
Däremot är det inte alla kunder som är digitala, det finns kunder som inte har digitala hjälpmedel och de som inte vill ha sin redovisning digitalt och dessa kunder hjälper de till med på det traditionella sättet. Redovisningsbyrå A poängterar dock att de försöker att få alla kunder så digitala det går och är det nya kunder som inte vill ha det digitalt diskuterar de tillsammans och kommer kanske fram till att detta inte är rätt redovisningsbyrå för dem.
34 4.1.2 Respondentens uppfattning om praktiken och dess relation till digitaliseringen Respondent A tycker att det som kräver mest tid i arbetsprocessen är den löpande bokföringen, då respondenten både måste följa upp, kontrollera och analysera bokföringen.
Självklart är det beroende på vad det är för kund men i regel anser hon att det är den löpande bokföringen som tar mest tid.
Vi frågade om respondent A tycker att kompetenskraven för en redovisningskonsult har förändrats sedan hon började arbeta, hon tycker att det egentligen är samma kompetenskrav sett till utbildning men att de kanske letar efter kompetens i att vara säljande i högre grad än vad som gjorts tidigare, att vara proaktiv och våga ställa frågor är också meriterande. Vi frågade också om hon tyckte att fokus på yrket hade förändrats sedan hon började arbeta och det tycker hon, genom att hon nu ofta hjälper till med andra delar än bara redovisning, till exempel att vara ett bollplank, att hjälpa till och sen kommer det andra typer av frågor nu. Respondent A säger att rollen som redovisningskonsult inte direkt blivit mer rådgivande på grund av digitaliseringen, men att rådgivningsrollen växer allt eftersom erfarenheten byggs på. Hon säger dock att den rollen kanske kommer tidigare i yrkeslivet nu än vad den gjort innan på grund av att digitalisering har skapat utrymme för det.
Slutligen säger respondent A att hennes arbetsprocess kräver ungefär lika mycket tid nu som innan större digitaliserade lösningar men att fokus har flyttats lite. Dem lägger ungefär samma tid men på olika saker som, enligt respondent A’s mening, nu är mer utvecklande för både företagarna och för konsulterna. Hon avslutar med att poängtera att de digitala implementeringar som gjorts och som görs kostar mycket resurser i form av både tid och pengar men att det är något som nästan måste göras för att hänga med och att de redovisningsbyråerna som inte gör det riskerar att bli tvingade till slut då det gamla sättet att upprätta redovisning på sikt försvinner.
4.2 Respondent B
Respondent B är en kvinnlig redovisningskonsult som arbetar på en stor redovisningsbyrå.
Hon har en erfarenhet om 12 år inom branschen, i tio år har hon varit på nuvarande byrå och innan dess två år på en mindre byrå. På kontoret hon arbetar är de cirka 35 anställda,
35 men i hela koncernen är det betydligt fler. Hon gör mestadels bokslut och årsredovisningar medan redovisningsassistenter sköter den löpande bokföringen.
4.2.1 Arbetsprocessen i redovisningsbyrå B
Som tidigare nämnt är det redovisningsassistenterna som gör den löpande bokföringen, varför vi inte har någon tydlig beskrivning av denna i redovisningsbyrå B.
Redovisningskonsulterna stämmer varje månad av den löpande bokföringen, som görs i samma program som redovisningsbyrå A, de gör vad som kan kallas en kvalitetsgranskning av redovisningsassistenternas arbete. Det finns även digitala leverantörsfakturor som skannas in som sedan konteras och skickas till kunden för digital attest, därefter förs det över till bokföringsprogrammet. Vanliga verifikationer knappas in men i möjligaste mån vill redovisningsbyrå B ha digitala underlag. Även en kvitto-applikation används för att få in kvitton digitalt.
Vid årsskiftet görs bokslut och årsredovisningar. Bokslutet säger respondent B sker helt digitalt, om bokföringen också sker på byrån används underlagen som redan finns i programmen annars skannas de in av antingen redovisningskonsulterna eller av kunderna själva. Alla årsakter görs alltså digitalt, de arbetar inte med pärmar eller liknande längre. I samband med årsbokslutet görs också årsredovisningen som görs digitalt men processen med att skicka in den digitalt till bolagsverket samt ut till kund har de inte kommit igång med ännu, det är dock något som är på gång inom en snar framtid.
4.2.2 Respondentens uppfattning om praktiken och dess relation till digitaliseringen Då redovisningskonsult B inte arbetar med löpande bokföring vågar hon inte riktigt svara på vad som tar mest tid i hela arbetsprocessen men skulle tro att det är den löpande bokföringen. Hon berättar om de förändringar hon varit med om under sin verksamma tid inom branschen och säger att det hänt mycket. I början var det bara papper och pärmar som de arbetade med så vid jämförelse är förändringen stor. Det som de haft mest jobb med under dessa förändringar är byte av IT-system. Hon förklarar att det alltid är svårt när rutiner byts men att det är enkelt att arbeta i de nya systemen när de nya rutinerna är inarbetade. Det svåra blir då snarare att få med kunderna på samma spår.
