2008-02-21
Verksamhetsberättelse Förvaltningsutskottet (FU) verksamhetsåret 2005 – 2006
Den 31 juli 2006 – Erik Strömblad
Ledamöter
Jeanette Ekström, ordförande t.o.m. 050926.
Eric Strömblad, sekreterare t.o.m. 050926, ordförande resterande del av VÅ.
Emil Andersson, ledamot t.o.m. 050926, sekreterare 050926 - 060206.
Emelie Gyllencreutz, ledamot t.o.m. 060206, sekreterare resterande del av VÅ.
Henrik von Sydow, kassör.
Jennifer Park, ledamot.
Johan Salvén, ledamot.
Gustaf Stukàt, ledamot fr.o.m. 051013.
Elin Holmblad, ledamot fr.o.m. 060301.
Möten
Utskottet har haft sex möten under verksamhetsåret.
Intendenter
Intendenter under verksamhetsåret har växlat enligt ovan.
Löpande verksamhet
Möten och övrig medlemsverksamhet
MFG:s olika organ har flitigt använt huset till möten och andra sammankomster.
Corpser, föreningar och intresseorganisationer har använt sig av huset som tidigare.
Stroke-ensemblen har slutat nyttja villan, då man ej ville deltaga i villandagarna.
Villandagar
Villandagar hölls vid fyra tillfällen under verksamhetsåret. Corpserna uppfyllde i de flesta fall sina skyldigheter mot MFG genom att närvara med minst tre representanter vid varje tillfälle. I de fall detta inte gjordes uträttades restarbeten i efterhand, dock kvarstår restuppgifter för kören (2), IFMSA (1) och inälfvorna (1) då dessa inte hann uppfyllas innan verksamhetsårets slut. Detta planeras dock tas itu med under
sommaren/hösten. Vi har dessutom erhållit benäget SIC-bistånd.
MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG
VERKSAMHETSBERÄTTELSE MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG VERKSAMHETSÅRET 2005-2006
2008-02-21
Uthyrning
Villan har hyrts ut gratis för kursfester, max en fest/kurs/termin. I de fall då kurser ej ställt upp med servering på sexets sittningar har dessa ej fått ha någon gratis kursfest.
Utöver detta har Villan hyrts ut mot betalning för bl a disputationsfester och interna kalas.
Försäljning
Försäljning av pappersartiklar och kontorsmateriel har fortsatt som tidigare år. Under året har nya regler för alkoholförsäljning samt en ny bättre kontantkassahantering införts.
Vasaskolan
Nytt kontrakt med Vasaskolan har skrivits. Bashyran har höjts med 9000 kr till 144.000 kr/termin (den höjdes senast 0304). Dessutom har avgiften för slitage höjts med 2.500 kr till 6.000 kr/år. Inga andra ändringar i kontraktet har gjorts.
Ett möte har företagits med vasaskolans rektor där ömsesidig kritik samt framtidsplaner diskuterats.
Tele2
Inga förändringar gjordes under året i avtalet eller arrangemangen vad gäller
upplåtandet av plats på Villans vind för en basstation för mobil GSM-telefoni till Tele2.
Städning
Även i år har Sesab AB utfört vecko- och feststädning på Villan. De tidigare myckna problemen med kvalitet på städningen har förbättrats något, dock kvarstår dock problemet med felaktiga fakturor. Nya rutiner för kontroll av städningsfakturorna har dock visat sig effektiv.
Myndigheter Tillståndsenheten
Medicinska föreningens intendent Eric Strömblad och sexmästare Jennifer Park har utbildats i alkohollagen. Dessa har tillsammans med MFG:s ordförande Katarina Glise och skattmästare Henrik von Sydow godkänts som PBI (personer med betydande inflytande) av Tillståndsenheten.
MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG
VERKSAMHETSBERÄTTELSE MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG VERKSAMHETSÅRET 2005-2006
2008-02-21
Eric Strömblad och Jennifer Park har hållit i utbildningen av serveringsansvariga.
Denna utbildning innefattar bl a alkohollagen och brandskydd vid Villa Medici.
Vid kursfester ställer Sexmästeriet upp gratis och serverar dryck.
Ansökan om förlängt tillstånd har skett för två tillfällen under verksamhetsåret, vilket innebär att fler sådana ansökningar ej kan göras förrän .
Carlsberg
Ett nytt 5–årigt kontrakt med Carlsberg AB har upprättats. I detta fick vi förbättrade rabatter samt ett marknadsföringsbidrag 35000 kr + moms för renovering av puben.
Projekt Datorer
Datorerna på Villan är sedan verksamhetsåret 0304 uppkopplade mot Göteborgs Universitets nät. Det avtal avseende underhåll av datorerna som MFG hade med Sahlgrenska Akademien har gått ut. I fortsättningen kommer MFG få betala för underhåll av datorerna.
Nyckelsystemet
Nyckelprogrammet har fungerat förhållandevis väl under verksamhetsåret. Systemet uppdaterades och nyckeldatorn försågs med utökat minne senast verksamhetsåret 0304.
På grund av stölder på Villan är ytterdörren endast upplåst till kl 21.00, om det inte är någon aktivitet i huset.
Reparation och underhåll Långsiktigt underhåll
Ett möte med byggnadsingenjör Ronald Forsell har företagits. På detta möte gicks igenom hur man på bästa sätt skulle kunna förvalta och underhålla villan för framtiden.
Som ett resultat av detta möte skall bl a fönstren på intendentvåningen renoveras samt en vägg i köket har renoverats av målare. Mötet utgjorde även en grund till den långsiktiga underhållsplan som FU förväntas besluta om i början av nästa verksamhetsår.
MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG
VERKSAMHETSBERÄTTELSE MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG VERKSAMHETSÅRET 2005-2006
2008-02-21
Puben
Puben har renoverats för en kostnad av ca 45000 kr. Pengar till detta fick vi som ett marknadsföringsbidrag från Carlsberg AB. Bl a har väggarna målats, lampor bytts ut och nya stolar och bord köpts in. En stor del av arbetet utfördes av medlemmar.
De gamla 7:an-stolarna skall säljas på Auktionskompaniet eller motsvarande.
Inbrott
Antalet rapporterade stölder har minskat under året. Införskaffande av värdeskåp har diskuterats, men ej ansetts nödvändigt.
Golvunderhåll
Vi har som tidigare underhållit golvet i Wallenbergsalen genom att tvätta och olja det enligt gängse rutin.
Avlopp
Fr.o.m. 2006 tömmer kommunen fettavskiljartankarna två gånger per år till skillnad från tidigare då man fick ansöka om tömning. Då kostnaden för tömning är ganska hög, har försök gjorts för att få dispens för denna regel, men i nuläget har vi inte fått något beslut om detta.
Investeringar
Bord och stolar till Wallenbersalen
FU har diskuterat behovet av nya bord och stolar till Wallenbergssalen. Av budgetskäl får ett ev inköp dock avvakta till nästa verksamhetsår.
Kyl och frys till intendentvåningen
FU har köpt in ny kyl och frys till intendentvåningen. Medel till detta har äskats från styrelsen.
Kassaapparat
Ytterligare en kassaapparat har köpts in för att underlätta drickaförsäljningen och redovisningen av densamma. Både sexmästeriet och FU använder nu kassaapparat vid mat- och drickaförsäljning.
MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG
VERKSAMHETSBERÄTTELSE MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG VERKSAMHETSÅRET 2005-2006
2008-02-21
Dokumentation
Formalisering FU – Corpser/intresseorganisationer Ett dokument som formaliserar relationen mellan FU och
corpser/intresseorganisationer har skrivits. Häri regleras bl a hur mycket respektive grupp har rätt att använda villan, samt vad som skall utföras i utbyte mot användandet av lokalerna.
Arbetsordning
Arbetsordning för FU har skrivits.
MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG
VERKSAMHETSBERÄTTELSE MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG