VERKSAMHETSUTÖVNING OCH RUTINER

1.1

Leverantörsfakturor

Urval skall göras ur följande slag:

58 Utbildning

1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 4

1.2 Handhavande av kontanta medel, inköpskort

Enligt riktlinjer Förvaltningsekonomer inom resp. förvaltning

1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 3

1.3 Kravverksamheten Enligt riktlinjer till finanspolicyn

Ekonom ekonomiavdelningen 1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 3

1.4 Kundfakturor Enligt riktlinjer till finanspolicyn

Ekonom ekonomiavdelningen 1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 3

1.5 Lönerapporter, reseräkningar, arvoden

Enligt riktlinjer Personalsekreterare 1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 3

1.6 Bisyssla Enligt riktlinjer Personalsekreterare Varannat år Förvaltningschef 4

1.7 Upphandling, köptrohet mot avtal Upphandlingsstaben 1 ggr per år 2-3 kontrollområ-den

Förvaltningschef 5

1.8 Kontroll mobiltelefoni Enligt riktlinjer Samordnare växeln 1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 4

1.9 Diarieföring Enligt gällande

ar-kivlag och tryck

Nämndsekreterarna 1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 3

1.10 Delegationsbeslut Enligt resp. nämnd Nämndsekreterarna 1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 4

1.12 Systematiskt arbetsmiljöarbete kring hälsa och säkerhet

Enligt Lednings- och styrdokument

Personalsekreterare 1 gång per mandatperiod

Samtliga Förvaltningschef 5

1.13 Projektsammanställning Enligt Lednings- och styrdokument

Kvalitetschef Varannat år

Jämna år

Sammanställning av pågående pro-jekt

Förvaltningschef 3

1.14 Entreprenader Ekonom ekonomiavdelningen 1 ggr per år Stickprov

Minst två entrepre-nader granskas mot fastställda riktlinjer.

Förvaltningschef 4

1.15 Rutin för rapportering av extrabe-ställningar, Kontroll av att rutinen genomförs.

Ekonom ekonomiavdelningen 1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 5

1.16 Uppfyllnad av arbetsmiljölagstift-ningens krav vid entreprenader

VD Vara Bostäder AB 1 ggr per år Stickprov

Minst två entrepre-nader granskas.

Förvaltningschef 5

1.17 Badvattenprov Efter fastställt kon-trollprogram

Förvaltningsekonom

samhällsbyggnadsförvaltningen

1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 4

1.18 Måluppfyllelse

Uppföljning av politiskt fastställda mål

Enligt politiskt an-tagna styrdokument

Respektive nämnd Delårsbokslut och bokslut

Samtliga Kommunstyrelsen 4

1.19 Kontroll av brukares kontanta medel inom socialnämndens verksamheter

Enligt riktlinjer Förvaltningsekonom social-förvaltningen

1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 4

1.22 Kontroll av delegationsbeslut avseende kommunalrättslig dele-gering. Urval av beslut görs av nämndsledamöter. Redovisning av respektive handläggare på soci-alnämndsmöten

Enligt riktlinjer Respektive handläggare Månadsvis Stickprov Förvaltningschef/Nämnd 4

1.23 Kontroll av den sociala dokumen-tationen inom omsorger kring personer med funktions- nedsättning och äldreomsorg.

Enligt riktlinjer Utredare/utvecklare Äldreom-sorg och OmÄldreom-sorger kring per-soner med funktions- nedsätt-ning.

1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 4

1.24 Tillsyn miljö- och hälsoskydd Enligt tillsynsplan Assistent miljö- och byggnads-förvaltningen

2 ggr per år Avstämning plan Förvaltningschef 5

1.25 Kontroll av föreningsbidrag (LOK-stöd)

Kultur- och fritids- konsulent bildningsförvalt-ningen

2 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 3

1.26 Kontroll av bidrag till studie- förbund och SISU

1.27 Skolskjuts Enligt reglemente

och upphandling

Skolskjutsadministratör bid-ningsförvaltningen

1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 3

1.28 Resultat nationella prov och betyg Utvecklingsledare bildnings-förvaltningen

1 ggr per år Samtliga Förvaltningschef 4

1.29 Kontroll av debitering av barn-omsorgsavgift

Förvaltningsekonom bild-ningsförvaltningen

1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 3

1.30 Klagomålshantering Förvaltningsassistent

bild-ningsförvaltningen

1 ggr per år Stickprov Förvaltningschef 4

Internkontrollplan ska minst omfatta följande punkter:

• Vilka rutiner och kontrollmoment ska följas upp.

• Vem ansvarar för att uppföljningen blir gjord.

• Omfattningen på uppföljningen.

• Till vem uppföjningen rapporteras.

• Riskbedömning på en femgradig skala enligt nedan:

1 = Försumbart 2 = Ofarligt 3 = Betydande 4 = Allvarligt

5 = Mycket allvarligt

Organisation och befogenheter

§ 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott är kommunens krisledningsnämnd. Ersättare är i första hand arbetsutskottets ordinarie ersättare och i andra hand kommun-styrelsens övriga ledamöter

§ 2 Ordföranden i krisledningsnämnden bedömer, efter samråd med tjänsteman i beredskap (TiB), när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och kan besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgö rande inte kan avvaktas.

Vid ordförandens förhinder övertas nämnda bedömnings- och beslutanderätt av i första hand 1:e vice ordförande och i andra hand av, 2:e vice ordförande. Vid förfall av såväl ordförande som 1:e och 2:e vice ordföranden delegeras ordfö-randeskapet till den ersättare som ersätter ordinarie ordförande.

§ 3 Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksam-hetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nöd-vändig med hänsyn till den extraordinära händelsens omfattning eller art. Ett sådant beslut ska omgående sändas till den nämnd som berörs.

§ 4 När förhållandena medger ska krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd.

§ 5 Krisledningsnämnden beslutar när en extraordinär händelse upphör. Krisled-ningsnämnden avvecklas då och verksamhetsområdena återgår till ordinarie nämnd.

§ 6 Krisledningsnämnden får under en extraordinär händelse lämna begränsat eko-nomiskt stöd till en enskild som drabbats av händelsen, samt på begäran lämna hjälp till annan kommun eller landsting mot en skälig ersättning.

Ansvar och rapporteringsskyldighet

§ 7 Krisledningsnämnden ska se till att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt, samt de föreskrifter som finns i lag och förordning och bestämmelserna i detta reglemente.

§ 8 Krisledningsnämnden ska till kommunfullmäktige rapportera nämndens beslut samt göra en sammanställning över händelsen, vidtagna åtgärder och oförutsed-da kostnader under en extraordinär händelse. Rapportering ska under en extra-ordinär händelse ske fortlöpande och sedan föredragas vid närmast följande fullmäktigesammanträde.

§ 9 Krisledningsnämnden ska ge de myndigheter som regeringen bestämmer läges-rapporter och information om händelseutvecklingen, samt vidtagna och plane-rade åtgärder.

varvid sekretesslagens regler tillämpas.

För krisledningsnämndens utlämnande av information gäller den sekretess som skulle ha gällt i den ordinarie nämnden.

_________