7. Möjliga vägar till hållbar tillväxt
7.8 Verktyg som stöd för företagens arbete med hållbar tillväxt
Eftersom de små företagen är så många, är det inte möjligt att stödja dem i arbetet med hållbar tillväxt enbart genom personligt stöd. Verktyg (olika typer av arbetsmaterial) som små företag kan använda själva och som hjälper dem att arbeta med rätt saker på rätt sätt, är ett nödvändigt stöd för arbetet med hållbar tillväxt. Verktyg som ska använ- das av mer än ett fåtal små företag, måste vara så enkla som möjligt att använda och att kräva ett minimum av tid. Detta ska kombineras med att de samtidigt ska vara effektiva och resultera i en reell förbättring av arbetsmiljö och miljö. Oavsett hur bra verktygen är, kommer de inte att användas om företagen inte är motiverade att an- vända dem samt känner till dem.
Som ett stöd för företagens eget arbete med miljö och arbetsmiljö, har det utarbetats en mängd skrifter, broschyrer, informations-, utbildnings- och arbetsmaterial som riktar sig främst eller bl a till små företag. Det finns många studier som visar att enbart skriftlig in- formation inte är speciellt effektivt för att initiera ett förändringsarbete i företag. Störst potential har arbetsmaterial, ofta kallade verktyg. Verktyg gör det möjligt för företag att klara av arbetsmiljö- och miljöarbetet på ett bra sätt utan tillgång på experter. Småföreta- gens behov och förutsättningar för att arbeta med arbetsmiljö skiljer sig från större före-
tag. Därför bör det finnas speciella verktyg anpassade till småföretag. Inom miljöområdet efterfrågas verktyg i form av bra och konkreta arbetsmaterial. De bör helst vara bransch- anpassade och förenkla arbetet genom färdiga mallar och checklistor. En stor uppgift är att avdramatisera miljöarbetet och ett bra arbetsmaterial bidrar i högsta grad till detta (NUTEK seminarium 1999).
Ett verktyg är ett praktiskt och konkret hjälpmedel och borde därför passa småföretag. Dessutom är verktygen utformade så att man snabbt ska kunna komma igång och jobba vilket också borde tilltala små företag som måste prioritera sin tid. Småföretagsanpassade verktyg kan vara en del av lösningen på hur småföretag ska kunna arbeta med arbetsmiljö på ett effektivt sätt.
Verktyg har definierats på följande sätt (Eurenius, 2000): Ett verktyg ska:
- vara målinriktat vilket innebär att bakgrund ofta har uteslutits.
- kunna användas rutinmässigt eller för att starta en rutin eller åtgärdsarbete. - hjälpa till att identifiera problem och vilka åtgärder som är aktuella för företaget. - leda företaget genom en beslutsprocess, ofta stegvis och välstrukturerat.
En modell, BMU-modellen, se figur 2 har utvecklats för att beskriva vad som gör att ett verktyg fungerar bra för små företag (Eurenius 2000).
Marknadsföring
Behov
Utformning
Införskaffande
Användning
Önskade effekter
Figur 2. BMU-modellen: För att uppnå önskade effekter med ett verktyg krävs en helhetssyn med avseende på behov, marknadsföring och utformning (Eurenius 2000).
Först och främst måste det inom företagen finnas ett upplevt behov av att arbeta med ett verktyg. Det fungerar inte om någon utifrån tycker att företagen har ett visst behov om inte företagen själva upplever det så. Om företagen har ett behov måste det i nästa steg finnas en marknadsföring som gör att verktyget når fram till företagen. Till sist måste verktyget vara utformat så att det motsvarar det behov företagen upplever sig ha. Dessa tre faktorer påverkar i första hand om företagen införskaffar ett verktyg. Nästa steg är att företagen använder verktyget. Att företagen använder verktyget är en förutsättning men inte en garanti för att man ska kunna nå önskade effekter.
Inom arbetsmiljöområdet finns erfarenhet av utvärdering av några enstaka verktyg. De verktyg som fungerat i särklass bäst för små företag är checklistor som är anpassade till småföretag genom att de utformats för branscher eller delar av branscher så att företagen de riktar sig till har likartad produktion samt likartade maskiner och processer. Check- listorna är indelade efter hur produktionen ser ut och ställer frågor om vanliga problem samt om åtgärder som bör finnas. Denna typ av checklistor utarbetas vid IVL och ges ut av Prevent (Antonsson A-B, Alvarez E m fl samt Eurenius 2000). En nyligen avslutad utvärdering av ett annat arbetsmaterial som också riktar sig till små företag och som handlar om att förbättra ordning och materialhantering, visar att detta material kräver mer arbete och därför är besvärligare att arbeta med för företagen. Även om de inte lyckats använda arbetsmaterialet fullt ut, har de ändå förbättrat ordning och reda på företaget (Alvarez et al 2002). Detta speglar att de företag som använder denna typ av arbetsmate- rial måste vara mycket motiverade för att orka slutföra arbetet med detta arbetsmaterial. Arbetsmaterialet är utformat för att stödja en förändringsprocess i företaget som involve- rar alla anställda och som är innebär att beteendet på arbetsplatsen ska förändras. Detta är en relativt komplicerad process. Att enbart fylla i checklistor går snabbare och innebär ofta att mer avgränsade tekniska åtgärder vidtas.
TCO Development har utvecklat verktyget 6E som är en modell för systematiskt miljö- arbete där både den yttre miljön och arbetsmiljön är integrerade. 6E består av bestämmel- ser för ledningssystemet (standard), en arbetsmodell samt verktyg för miljöarbetet. God- kända revisorer granskar systemet som även är kompatibelt med ISO 14001 och före- skriften om internkontroll AFS 2001:1. Namnet 6E står för Ekologi, Energi, Ekonomi, Ergonomi, Effektivitet och Emission. 6E har testats i ett pilotprojekt under perioden 1997-2000. 24 företag med 3-45 anställda har deltagit i projektet.
Under den tid pilotprojektet pågick fanns det en projektledare som fungerade som en extern konsult för företagen. Mycket av arbetet med ledningssystemet” kopierades” mel- lan företagen. Det är inte troligt att företagen klarat sig så långt med 6E-arbetet om de inte hade haft den hjälpen.
6E bygger på följande grundkoncept: allas delaktighet, ständiga förbättringar, integration av arbetsmiljö och yttre miljö, integration i övrig verksamhet, ständig kompetenshöjning, ledningens åtagande samt att lagen är miniminivå. Det är delvis samma grund som för miljöledningssystem, men 6E betonar mer än t ex ISO 14001 personalens delaktighet.
Utvärderingen visar att grundkoncepten har uppfyllts, till stor del. Bäst har företagen lyckats med att få alla på företaget delaktiga i 6E-arbetet. Integrationen i övriga verksam- heten har varit svårast att uppfylla. Arbetet med 6E har tagit mycket tid och i flera fall så mycket tid att det inte är sannolikt att speciellt många små företag klarar eller vill lägga ner så mycket tid i sitt miljöarbete. De företag som ingick i pilotprojektet tillhörde dock en branschorganisation som beslutat kräva 6E av sina medlemmar (Birgersdotter L, Antonsson A-B, 2001).
Även inom Mål 4 användes verktyg i form av vägledningsprogram. Störst nytta av dessa verkar de företag ha haft, som inte arbetat med liknande frågor tidigare. Företag som har en starkt tradition av förändringsarbete, uppger att de haft mindre nytta av väglednings- programmet, eftersom arbetssättet ligger nära det arbetssätt de normalt använder (Berger 1999). Detta illustrerar att den typ av förändringsarbete som Mål 4 byggde på, är ett arbetssätt som används och kan användas i många sammanhang. Har man en gång lärt sig arbetssättet, är det lätt att tillämpa på nya uppgifter och frågeställningar. En annan fördel med vägledningsprogrammen, var att de gav företagen mod att inte använda sig av en konsult i Steg 1.