Yamaha

NYK Logistics kontrakt med Yamaha omfattar både Yamaha Music och Yamaha Motors. På NYK Logistics arbetar tre anställda med det administrativa logistiska arbetet för detta kontrakt. På detta kontrakt har man kommit längst med såväl effektiviserings- som förbättringsåtgärder såsom arbetsrotation och korsvis träning i alla administrativa processer. Av denna anledning är arbetsfördelningen jämnare då de anställda kan varandras uppgifter relativt väl, vilket underlättar vid sjukdom och arbetstoppar. Detta leder till att behovet av statusöversikt av ärenden är gemensam för alla, något som man tillgodoser i det egna informationssystemet som finns tillgängligt på företagets intranät. Dock sker fortfarande en stor del av hanteringen via dokument och inte elektroniskt.

Det administrativa logistikarbetet kring detta kontrakt har dokumenterats och analyserats utifrån problemområden enligt följande:

• Hantering av vendor parts för Yamaha Motors

• Hantering av inkommande gods för Yamaha Music

• Hantering av utgående gods för Yamaha Music

• Hantering av inkommande gods för Yamaha Motors

• Hantering av utgående gods för Yamaha Motors 4.4.1 Hantering av vendor parts för Yamaha Motors

Denna process, YMC-001, beskriver hanteringen för att förse Yamaha Motors med delar till motorer. Det som inleder processen är ordermottagningen från Yamaha Motors bestående av ett fax. I faxet anges vad som ska finnas tillgängligt om 4,5 till 5 månader, detta följs upp av en originalorder som anländer via kurirpost. Det är sedan upp till personalen på NYK Logistics att beräkna upphämtningsdatum hos leverantör samt antal fullastade pallar. Blir det inte fulla pallar returnerar administratören ordern till Yamaha för omdefiniering av ordern.

När ordern uppfyller kraven lägger administratören in en sändning i informationssystemet på NYK Logistics intranät och sändningen får ett löpnummer. Administratören skriver ut alla sändningar och faxar sedan dem till leverantörerna. Utskriften arkiveras i en särskild mapp för vidare bearbetning. Leverantörerna bekräftar tillverkning och sändning av beställda kvantiteter antingen via fax eller via e-mail. Administratören går då in på intranätet och uppdaterar sändningens status till Confirmed. Anledningen till att detta noteras dubbelt är för att kunna kontrollera sändningens status i informationssystemet gentemot det i pappersformat. Tre till fyra dagar innan godset ska lämna leverantören går administratören in på intranätet och ändrar statusen för sändningen till Pick-up. En transportbokning genereras som skrivs ut och sedan faxas eller mailas till transportören, någon bekräftelse fås inte utan transportören hör endast av sig om det inte är genomförbart.

Då lagerlokalen är strukturerad för hantering av varierande typer av gods måste administratören meddela lagerpersonalen dagen före godsets ankomst så att en lagringsplats för godset kan iordningställas. Vid godsmottagning kontrollerar lagerpersonalen godset gente-mot fraktsedeln avseende antal pall men främst utifrån emballageskador då inga för-packningar bryts, eventuella anmärkningar görs på fraktsedeln. Godset placeras sedan på en plats, som kan variera, utan systemstöd. Lagerpersonalen lämnar därefter fraktsedeln till administratören som i sin tur gör kontrollen mot lagd order. Sändningens status på intranätet ändras dessutom till Delivered.

När allt gods som ska avgå samtidigt har anlänt till NYK Logistics skapar administratören ett faktureringsunderlag på intranätet. Underlaget skrivs sedan ut hos ekonomipersonalen samtidigt som detta meddelas muntligt. Ekonomipersonalen meddelar sedan det tilldelade fakturanumret via mail eller telefon. När även detta finns tillgängligt är fakturan samman-ställd och ett antal utskrifter görs dels hos ekonomipersonalen men även två stycken för det egna arbetet. Den ena signeras och faxas eller skannas och bifogas i ett mail till Yamaha Motors. Den andra utskriften arkiveras i den särskilda mappen.

I samråd med lagerpersonalen fastställer administratören ifall en hel container ska skickas eller om det istället blir ett visst antal pall. Därefter görs förfrågningar antingen direkt till rederiet eller till speditören via telefon och bokningen kan konfirmeras direkt utöver att en skriftlig bokningsbekräftelse erhålls. Vid containerlaster måste även transport till Göteborgs hamn beställas, detta görs via telefon eller e-mail. Bekräftelse fås inte utan transportören hör av sig om problem skulle uppstå. För hela containerlaster görs en exportanmälan som budas till Tullverket så att containern ska kunna släppas in i hamnen.

Lagerpersonalen lastar godset vilket hämtas av transportören. Transportören översänder sedan en fraktsedel för sjötransporter till administratören. Fartyget avgår på fredagar och den efterföljande måndagen föraviserar administratören vanligtvis Yamaha Motors via mail. Då bifogas fakturan och fraktsedeln för sjötransporter, originalen skickas per post. Övriga kopior arkiveras i samma mapp som övriga dokument, dessa flyttas sedan över till en pärm.

Under hela processen får administratören även motta fakturor avseende processen från ekonomiavdelningen. Fakturorna kontrolleras mot arkiverade dokument och konteras sedan. Administratören tar även en kopia på fakturorna och lägger in informationen i informations-systemet på intranätet för vidare statistikbearbetning. Då alla fakturor har anlänt ändras sändningen status på intranätet till Finalized.

Problem

Utformningen av denna process är onödigt tids- och arbetskrävande. Processen inleds med ett antal fördröjande uppgifter i orderhanteringen, det resulterar ibland till och med i att kunden måste lägga om sin order. Återkommande i processen är mängden onödiga och ineffektiva moment med dubbla statusuppdateringar såväl i pappersformat som i informationssystemet. Ett sådant förfarande är endast godtagbart i en övergångsperiod. Till dessa delar hör även ett omfattande fokus på arkivering; det skapar god synlighet men är fullt av överflödiga moment. Även om företaget inom detta kontrakt har kommit längre återfinns det en del moment med effektiviseringspotential, exempelvis vid transportbokningen av inkommande gods där all information redan finns i systemet men trots det måste administratören gå in i systemet och utifrån transportörens krav generera en transportbokning. Dessutom innebär processen onödig kommunikation och beroende av lagerpersonalen angående deras uppgifter samt till ekonomipersonalen angående fakturering. Gällande interaktionen med lagerpersonalen och även i de lagerspecifika processerna är avsaknaden av systemstöd ett problem. Angående godsplacering fungerar det i mindre lager och med få anställda men relativt snart påverkar det utnyttjandet av yta och personal på ett påtagligt negativt sätt.

Den omfattande användningen av fax medför flera risker men den främsta är om sändningen misslyckas utan avsändarens vetskap, då är det inte säkert att mottagaren kan påtala detta då avsändaren inte går att spåra. Utöver det kan delar av informationen saknas och det är inte det modernaste och snabbaste kommunikationssättet.

Problemområden i den aktuella processen är att:

- kommunikation såväl inom företaget och med transportörer inte görs på ett optimalt sätt

- transportören inte alltid bekräftar transportbokningen - information skrivs in manuellt

- dokument anländer på ett ineffektivt sätt

- medarbetare är bundna till varandra i och med att de utför olika delar av arbetet, detta omfattar även moment av icke värdeadderande karaktär

- arbetet i allmänhet har ett ineffektivt upplägg i och med att dubbelarbete genomförs i relativt stor omfattning

4.4.2 Hantering av inkommande gods för Yamaha Music

Den andra processen inom Yamaha-kontraktet beskriver hanteringen av inkommande gods och reklamationer för Yamaha Music, YMC-002. Processen påbörjas genom att en avisering innehållande fakturor, ursprungscertifikat och fraktsedel mottas via fax eller post från Yamaha. Utöver det skickar Yamaha även en fil med bland annat fakturor, filens innehåll förs automatiskt över till informationssystemet Impuls. Om en containertransport väntas fås först en avisering och sedan en överlåtelse via fax från rederiet. Alla dokument arkiveras i väntan på nästa steg.

Gods som transporteras med container på fartyg har ingen transport bokad mellan hamnen och NYK Logistics till skillnad från gods som transporteras med flyg eller med lastbil vilket anländer direkt till terminalen. Den ansvarige för inkommande gods faxar transportören dagen innan godset ska vara på terminalen, följaktligen dagen innan containern ska hämtas i hamnen. Transportören returnerar en signerad bekräftelse vilket åtföljs av en dokument-förflyttning för att beteckna att bokning av transport är gjord. Den ansvarige för inkommande gods gör även en transitering genom att skapa ett transitdokument utifrån fakturor och frakt-sedel. Tullverkets ID på containern kopplas till ett eget löpnummer som plockas ur en pärm. Transitdokumentet faxas till ID-kontrollen i hamnen och sedan flyttas utskriften med övriga underlag till ett annat fack.

Vid mottagning av containergodset måste den ansvarige för inkommande gods bekräfta till Tullverket att gods samt dokument har anlänt, detta för att erhålla ett lossningsmedgivande. För lossning av godset behöver lagerpersonalen lossningslistor vilka den ansvarige för inkommande gods skriver ut. Dessa hämtas av lagerpersonalen och används vid lossning för att kontrollera kvantitet osv. samt skador. Därefter placerar lagerpersonalen godset efter eget huvud och anteckningar görs på listan. Det är sedan en uppgift för den ansvarige för in-kommande gods att registrera godset, datum och pallplats i Impuls. Senare fyller den ansvarige för inkommande gods i en inleveransrapport för att rapportera till Yamaha Music vad som anlände, när och eventuella avvikelser. Rapporten faxas sedan till Yamaha.

För att fullfölja tullhanteringen av ärendet bekräftar den ansvarige för inkommande gods till Tullverket ifall transitdokumentet var korrekt eller inte jämfört med vad som lossades. Skulle så inte vara fallet krävs det en del handpåläggning dels i det egna informationssystemet men även gentemot Tullverket. Om det istället upptäcks en skada på godset vid lossningen ska detta reklameras. Här är det då Yamaha som ger den ansvarige för inkommande gods ett reklamationsnummer som det sedan skapas en reklamation utifrån. Då den är färdigställd faxas den till Yamaha respektive postas till transportören.

Problem

Denna process uppvisar stor potential för effektivitetsförbättringar; det på flera ställen ologiska upplägget av denna process tillsammans med avsaknaden av systemstöd i lagerhanteringen medför att det finns ett beroende mellan de anställda för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det medför även dubbelarbete i och med att lagerpersonalen antecknar placering av gods på ett papper som sedan i sin tur matas in manuellt i systemet av en annan person. Reproduktionen av information ökar även risken för uppkomst av felaktigheter.

Även i denna process sker det en omfattande förflyttning av dokument för att beteckna statusförändringar. Detta gör det tydligt var i processen ärendet befinner sig och det är positivt att det görs endast i dokumentform. Dock är inte detta en optimal lösning även om den fungerar. Det skapar ingen översiktlighet på distans, det kräver att alla är väl insatta i vad som ska flyttas vart och när samt problem lätt uppstår om detta ”extraarbete” glöms bort.

Leveransrapportering är ingen värdeadderande aktivitet för företaget och därmed ifrågasätts nödvändigheten av en sådan. Det kräver manuell hantering och baserar sig på information som finns tillgänglig på andra ställen och i andra format.

Avseende skadat gods och den efterföljande reklamationshanteringen görs den på ett sätt som Yamaha önskar. Dock är inte detta effektivt för NYK Logistics utan det finns ett behov av strömlinjeformning mellan de olika kontrakten dels ur ett personalperspektiv men även ur ett processperspektiv.

Problemområden i den nuvarande processen är: - information som skrivs in manuellt

- dokument som skapas utifrån redan befintlig information

- ineffektiv kommunikation såväl inom företaget och med transportörer - icke värdeadderande statistikbearbetning samt dubbelarbete

- ett ineffektivt upplägg av arbetet i allmänhet med beroenden och ologiska fördelningar av arbetsuppgifter

4.4.3 Hantering av utgående gods för Yamaha Music

Denna process, YMC-003, beskriver hanteringen av utgående gods för Yamaha Music. Processen börjar med att Yamaha för över orderna till informationssystemet Impuls fyra gånger om dagen. Därefter sker plockning av godset för att kunna veta hur mycket gods som ska skickas med respektive transportör, detta meddelar lagerpersonalen den ansvarige för utgående gods och lämnar även över eventuell plocklista. Den ansvarige för utgående gods väljer mellan fem större, och mer frekvent använda, transportörer och flera mindre, allt beroende på mottagaren. Dessa kontaktas på olika sätt; vissa har ingen bokning utan fasta upphämtningar, de andra kontaktas via telefon eller fax och det varierar om transportören bekräftar bokningen eller inte. När bokningen är gjord följs det av en förflyttning av underlagen till ett annat fack.

Tullhanteringen som sker för visst gods baserar sig på information i den fil som fördes över från Yamaha. Dels skapas nya dokument såsom transitdokumentet med andra dokument som underlag och dels sker kommunikation med Tullverket. Den ansvarige för utgående gods skapar även fraktsedlar i ett särskilt program. Medföljande dokument skiljer sig beroende på om det är inom eller utanför EU respektive om mottagaren vill ha mer information, såsom Elkjöp som dessutom vill ha följesedeln. Godset lastas på av lagerpersonalen och fraktsedlar och eventuella transitdokument överlämnas till chauffören.

Problem

Processen har till vissa delar ett bra upplägg där filöverföring nyttjas och på så sätt undviks reproduktion av information i flera steg. Däremot finns det fortfarande en del förbättringar som kan göras; avsaknaden av samordning kring transportbokningen är stor vilket skapar ett inkonsekvent och ineffektivt arbetssätt utan tydliga riktlinjer. Dessutom finns det problem i denna process som är återkommande för NYK Logistics; dokument, i detta fall fraktsedlar, skapas utifrån befintliga underlag och reproduceras därmed. Liksom i avsnitt 4.4.2 använder sig företaget även här av pappersbaserad statusrapportering.

Ur ett logistiskt perspektiv är det inte yteffektivt att plocka godset och sedan ställa det på pallar i väntan på transportbokning och följande lastning. Att det fungerar beror troligtvis på att det finns mer lagerutrymme tillgängligt än nödvändigt vilket tyvärr inte är ekonomiskt hållbart över en längre period.

Problemområden i den befintliga processen är att:

- dokument skapas utifrån redan befintlig information - kommunikationen med transportörer är ineffektiv - transportören inte alltid bekräftar transportbokningen - utnyttjandet av lagerytan är ineffektiv

4.4.4 Hantering av inkommande gods för Yamaha Motors

Denna process, YMC-004, beskriver hanteringen för inkommande gods för Yamaha Motors vilken har likheter med den i avsnitt 4.4.2 beskrivna processen. Det som inleder processen är att en avisering innehållande fakturor, försäkringsbrev och fraktsedel anländer via post från Yamaha Motors. Det sker även en överföring från Yamaha Motors till NYK Logistics intranät av en fil som innehåller containernummer, serienummer på motorerna samt antalet motorer. Rederiet NYK Line skickar först en avisering och sedan en överlåtelse via fax angående den aktuella containern, dokument som sedan arkiveras.

Containern har ingen transport bokad mellan hamnen och NYK Logistics så den ansvarige för inkommande gods faxar transportören dagen innan containern ska hämtas i hamnen. Transportören returnerar en signerad bekräftelse vilket åtföljs av en dokumentförflyttning för att beteckna att bokning av transport är gjord. Den ansvarige för inkommande gods gör även en transitering genom att skapa ett transitdokument utifrån fakturor och fraktsedel. Tullverkets ID på containern kopplas till ett eget löpnummer som plockas ur en särskild pärm för tullager. Transitdokumentet faxas till ID-kontrollen i hamnen och sedan flyttas utskriften med övriga underlag till ett annat fack och en uppdatering av godsets status görs i informationssystemet.

När containern anländer finns transitdokumentet redan tillgängligt för den ansvarige för inkommande gods så ankomst av gods kan bekräftas och medgivande fås från Tullverket. Lagerpersonalen skannar in godset och placerar det på lagret. Då det handlar om en artikel finns det enbart en lokation och lagerhanteringen sker enligt FIFO-principen (First In First Out). Statusuppdatering görs i det egna informationssystemet. För att fullfölja tullhanteringen av ärendet bekräftar den ansvarige för inkommande gods till Tullverket ifall transit-dokumentet var korrekt eller inte jämfört med det som lagerpersonalen har lossat. Den ansvarige för inkommande gods bekräftar elektroniskt till Yamaha Motors att godset har anlänt som planerat samt lägger godset på tullager genom att fylla på med data i den avsedda pärmen. Data om sändningen går framöver att finna genom Tullverkets ID, fakturanummer eller det egna löpnumret. Alla dokument arkiveras i en pärm.

Problem

Denna process har ett bra och enkelt utförande där hanteringen av dokument är omfattande, dock reducerad i jämförelse med de flesta andra processer på företaget. Även om företaget inom detta kontrakt har kommit längre återfinns det en del moment med effektiviserings-potential, exempelvis vid transportbokningen av inkommande gods där kommunikation sker via fax. Dubbla statusuppdateringar såväl i pappersformat som i informationssystemet utgör också ineffektiva moment – ett sådant förfarande är endast godtagbart i en övergångsperiod.

Till dessa delar hör även ett omfattande fokus på arkivering och manuell inmatning av information som i vissa fall endast hanteras i pappersformat (hanteringen av tullager) vilket reducerar synligheten avsevärt inom företaget.

Problemområden i den aktuella processen är att: - dokument anländer på olika ineffektiva sätt

- kommunikation med transportörer inte görs på ett optimalt sätt - information skrivs in manuellt

- synligheten är låg då en del information endast hanteras i pappersformat - statusuppdateringar sker dubbelt vilket inte är av värdeadderande karaktär 4.4.5 Hantering av utgående gods för Yamaha Motors

Denna process, YMC-005, beskriver hanteringen av utgående gods för Yamaha Motors. Processen börjar med att den ansvarige för utgående gods varje morgon går in på en portal för att kontrollera om Volvo har lagt upp en order på motorer i orderplanen. Om så är fallet skapar den ansvarige för utgående gods en order utifrån information på portalen. En transportbokning görs sedan via mail med ett önskat leveransdatum angivit av mottagaren. Någon bekräftelse från transportören fås inte.

När det är dags för plockning meddelar den ansvarige för utgående gods detta till lager-personalen som skannar in antalet motorer och meddelar detta tillbaka. Därmed kan den ansvarige för utgående gods ändra status för godset på portalen. Ordern skrivs sedan ut i två exemplar där ett arkiveras och ett skickas till mottagaren tillsammans med tulldokument och fraktsedel. Tulldokumentet, s.k. hemtagning, skapas och skickas elektroniskt till Tullverket och returneras sedan som tullklar. Fraktsedeln skapas i ett fraktsedelsprogram utifrån ordern och plocklistan. Båda dokumenten skrivs ut i två exemplar, det ena exemplaret skickas enligt ovan medan den andra arkiveras i en mapp. För den interna hanteringen av tullager tas den specifika pärmen fram och antalet skickade motorer noteras.

Då transportören anländer överlämnas de arkiverade exemplaren av order, fraktsedel och tull-dokumentet, övriga underlag arkiveras. Den ansvarige för utgående gods går in på portalen och skickar en leveransrapport till mottagaren samt meddelar Yamaha Motors att ordern har avgått.

Problem

Utformningen av denna process är i det stora hela bra och anpassad till godsets okomplicerade art. Statusuppdateringar har tagits ett steg längre i och med att de inte sker dubbelt, dessutom är synligheten hög för såväl interna som externa användare. Likväl återfinns det en del områden med effektiviseringspotential, exempelvis transportbokningen av utgående gods där informationen redan finns i systemet men trots det måste administratören gå in i systemet och göra en transportbokning via mail utan att tillföra någon ny information. Dessutom innebär denna process ineffektiv arbetsfördelning men framför allt onödig kommunikation mellan den ansvarige för utgående gods och lagerpersonalen på grund av avsaknad av systemstöd. Skapandet av fraktsedlar är ineffektivt då det görs utifrån befintlig information, därutöver matas information in ännu en gång vilket ökar risken för fel.

Problemområden i den nuvarande processen är:

- kommunikationen såväl inom företaget och med transportörer är ineffektiv - transportbokningen som inte bekräftas av transportören

- information som skrivs in manuellt, till exempel vid skapandet av fraktsedlar - dokument skapas utifrån befintlig information

- icke värdeadderande moment vid dagliga kontroller av inkommande order och transportbokningar

- ineffektiv arbetsfördelning som binder medarbetarna till varandra i och med att de utför olika delar av arbetet

- arbetet i allmänhet har ett ineffektivt upplägg i och med att dubbelarbete genomförs och att flera moment är manuella