Yrkesmässig erfarenhet

2.3.1 Yrkesmässig erfarenhet

Anbudsgivaren ska ha gedigen och identifierbar erfarenhet av att utföra lokalvård för externa kunder. Anbudsgivaren ska utföra eller ha utfört minst tre (3)

referensuppdrag avseende lokalvård likvärdigt det som efterfrågas i denna

upphandling. Anbudsgivaren skall redovisa uppdragen i referensuppdragsblankett, bilaga 3. Uppdragen får inte vara äldre än fem år. Referensblanketterna ska

innehålla uppgifter om kontaktperson hos kunden och vara underskriven av kunden.

För att betraktas som likvärdigt ska följande kriterier vara uppfyllda 1. Ha utförts i offentlig miljö eller i kontor med pågående verksamhet.

2. Avse lokalvård om minst 4 000 m²

3. Uppdragen får inte vara äldre än fem är räknat från sista anbudsdag.

4. Uppdragen ska vara utförda enligt avtalade villkor och därmed enligt uppdragsgivaren på ett godtagbart sätt.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej 2.3.2 Kvalitetsarbete

Anbudsgivaren skall tillämpa ett strukturerat och systematiskt kvalitetsarbete.

Anbudsgivaren ska ha dokumenterade rutiner för hur detta arbete följs upp och revideras.

Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO 9001-certifiering, INSTA 800 eller motsvarande eller i form av ett eget

dokumenterat kvalitetssystem.

För att verifiera att ovanstående krav uppfylls skall anbudsgivaren bifoga antingen

 Intyg om certifiering. Intyget skall vara giltigt vid tidpunkten för ansökans undertecknande och även vid tidpunkten för Länsstyrelsen förfrågan om intyg. Vidimerad kopia går bra.

eller

 en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten som minst innehåller:

 Kvalitetspolicy

 Hur anbudsgivaren följer upp att resultat motsvarar ställda krav

 Hur man arbetar med förbättringar

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

Beskrivning av kapacitet alternativt hänvisning till bilaga:

2.3.3 Miljö

Anbudsgivaren skall tillämpa ett strukturerat och systematiskt miljöarbete.

Anbudsgivaren skall arbeta systematiskt för att minimera sin miljöbelastning.

Anbudsgivaren ska ha en organisation för att bedriva ett effektivt miljöarbete och ha dokumenterade rutiner för hur detta arbete följs upp och revideras.

Anbudsgivaren skall beskriva hur denne arbetar med miljöfrågor.

Ange om företaget arbetar efter miljöledningssystem EMAS, ISO14001, FR2000 eller liknande.

För att verifiera ovanstående krav skall anbudsgivaren bifoga antingen intyg om certifiering enligt EMAS, ISO14001, FR2000

eller

 en manual som minst skall visa:

 företagets miljöpolicy

 företagets övergripande miljömål

 rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet

 rutiner och kriterier för inköp av miljöpåverkande insatsvaror

 om miljökrav ställs på egna leverantörer Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

Beskrivning av kapacitet alternativt hänvisning till bilaga:

2.3.4 Underleverantörer

Detta krav gäller endast om underleverantörer ingår i anbudet. Utelämna svar om underleverantörer inte ingår i anbudet.

Leverantören har möjlighet att anlita underleverantörer för utförande av delar av anbudet under förutsättning att underleverantörer redovisas i anbudet. Det ska redovisas vilket eller vilka områden som respektive underleverantörer kommer att engageras. Med underleverantörer avses samtliga företag och organisationer etc.

som anlitas av leverantören för att delta i leveransen av tjänsten. Leverantörer som avser att använda underleverantör ska förfoga över dessa resurser i den omfattning som krävs föra att uppfylla de krav som gäller för det åtagande som

upphandlingen omfattar. Leverantör svarar för underleverantörers arbete så som för sitt eget.

Underleverantörerna skall uppfylla kraven i 2.2. Länsstyrelsen ska godkänna varje underleverantör.

För det fall anbudsgivaren avser använda underleverantörer för att fullgöra kontraktet anges dessa nedan. Anbudsgivaren skall ange namn och

organisationsnummer på underleverantörerna. Beskriv även vilken del av kontraktet som underleverantören kommer att anlitas för.

Namn Org. nr Beskrivning

Underleverantörerna skall uppfylla kraven i 2.2.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Underleverantörer ej aktuellt

3 KRAVSPECIFIKATION 3.1 Omfattning

Anbudsgivaren skall utföra uppdraget i enlighet med bifogad städinstruktion (bilaga 1).

Lokalerna

Lokalvården skall fortgå utan avbrott i åtagandet.

Lokalerna har en lokalyta enligt hyreskontraktet på ca 6 443 m², exklusive väggar.

Lokalerna har linoleumgolv utom i trapphus, pelarhav, hisshall, huvudentré där det är skifferplattor. I vissa sammanträdesrum är det parkettgolv.

Lokaluppgifter och ritningar skall hanteras med sekretess och handlingarna får inte kopieras och/eller spridas. Länsstyrelsen reserverar sig för eventuella lokalförändringar som inte justerats på ritningarna.

Visning av lokalerna

För att anbudsgivaren ska kunna bilda sig en uppfattning om lokalerna och den kvalité som krävs så kan anbudsgivaren infinna sig för en visning av lokalerna.

Visning av lokalerna beställs hos kontaktpersonen under punkt 1.5.

Observera att inga frågor kommer att besvaras under visningen. Frågor skall ställas skriftligen till kontaktperson under punkt 1.5.

Närmare specifikationer av lokaler, städfrekvenser och förväntat resultat framgår av bifogad städinstruktion (bilaga 1).

Tider

Lokalvårdsarbetet skall i huvudsak utföras på Länsstyrelsens arbetstid vilket innebär måndag – fredag 07.00 – 17.00. Undantag kan komma att göras efter särskild överenskommelse, exempelvis vid golvvård, flytt- eller extra städning.

Maskiner och förbrukningsmateriel

Anbudsgivaren skall tillhandahålla bekosta och underhålla alla maskiner, redskap och annan utrustning samt kemikalier och förbrukningsmateriel för lokalvård som behövs för att genomföra uppdraget.

Anbudsgivaren skall endast använda miljömärkta produkter vid utförandet av lokalvård. Dessutom skall anbudsgivaren använda doftfria produkter p.g.a.

allergirisk. Redovisning av de produkter som anbudsgivaren kommer att använda för den dagliga underhållningsstädningen skall bifogas anbudet.

Redovisning av produkter som kommer att användas i den dagliga underhållsstädningen alternativt hänvisning till bilaga:

Förbrukningsartiklar

Länsstyrelsen tillhandahåller vissa förbrukningsartiklar och hygienartiklar så som toalettmateriel, pappmuggar, hushållspapper, plastpåsar till papperskorgar, flytande tvål, diskmateriel m.m..

Det åligger leverantören att distribuera ut ovanstående materiel samt vid anskaffningsbehov rapportera till utsedd kontaktperson vid Länsstyrelsen.

Personal och förrådsutrymmen för städpersonal

Länsstyrelsen tillhandahåller låsbar lokal och städförråd med tillgång till varmt och kallt vatten. För närmare beskrivning av dessa lokaler hänvisas till visningen av lokalerna och till ritningar som delas ut då.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej 3.2 Krav på personal

Arbetsledare

Arbetet skall ledas och kontrolleras av arbetsledare med SRY-utbildning eller annan utbildning som kan anses likvärdigt. För samtliga lokaler skall en ansvarig arbetsledare leda och ansvara för den löpande driften samt kvalitetssäkring av lokalvårdsarbetet. Kontaktperson gentemot Länsstyrelsen ska finnas tillgänglig på telefon då städning pågår och vara ytterst ansvarig för kontroller.

Lokalvårdare

Leverantören skall inneha personella resurser med adekvat utbildning avseende städmetoder, städredskap och kemisktekniska produkter samt kompetens och erfarenheter att utföra förekommande städuppgifter så att uppsatta mål och avtalade villkor nås.

Möten

Leverantören arbetsledare skall medverka på möten med Länsstyrelsen. Dessa möten skall hållas en gång i månaden. Leverantören skall kalla till dessa möten.

Påkallar Länsstyrelsen ytterligare inspektionsbehov skall leverantören erbjuda detta, utan extra kostnader.

Personal

Tjänstgöringslistor med fullständiga namn och personnummer för personal som arbetar i Länsstyrelsens lokaler skall lämnas vid uppdragets början. Leverantören ansvarar för att denna förteckning uppdateras löpande under avtalstiden.

Personalen skall ha enhetlig klädsel, dvs. profilklädsel samt namnbricka med eget och företagets namn.

Språkkunskaper

Personal skall tala och läsa det svenska språket för att kunna tillgodo göra sig information, anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivningar m.m. som är en del av lokalvårdsarbetet.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej 3.3 Kvalitetsuppföljning

Leverantörens egenkontroll

Leverantören skall fortlöpande kontrollera städkvalitén mot städinstruktionen (bilaga 1). Leverantören skall utföra egen kvalitetskontroll minst en gång per månad, eller med den frekvens som är överenskommet mellan parterna. Dessa skall dokumenteras och redovisas till Länsstyrelsen vid månatliga möten.

Egenkontrollen ska minst omfatta kontroll av:

 Städresultat

 Att städinstruktionen är uppdaterade och aktuella

 Städmetoder, utrustning och kemikalier

 Personalens komptens och klädsel

 Eventuell vikarietillsättning under perioden

Länsstyrelsens kontroll

Utöver leverantörens löpande kontroller kommer Länsstyrelsen att göra kontroller av att lokalvården utförts enligt städinstruktionen (bilaga 1). Dessa görs på

Länsstyrelsens initiativ och i den utsträckning som Länsstyrelsen bedömer att det finns behov av. Dessa kontroller dokumenteras av Länsstyrelsen. Arbetsledare eller dennes ställföreträdare kommer att bli kallad för genomgång av resultaten.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej 3.4 Pris

Anbudsgivaren skall använda det prisformulär (bilaga 2) som bifogats anbudet.

Anbudsgivaren skall fylla i samtliga uppgifter för att anbudet skall vara komplett.

De volymer som Länsstyrelsen anger i prisbilagan är endast ämnade för

anbudsutvärdering. Objekts städytor kan komma att reduceras eller utökas under avtalstiden. Pris som lämnats ska användas som underlag vid reducering eller utökning av städytor.

Priset skall omfatta samtliga med uppdraget förenade kostnader. Länsstyrelsen accepterar inte några administrativa avgifter såsom fakturerings- eller

expeditionsavgifter.

Anbudsgivarna skall räkna på angivna ytor (punkt 1.3) för objektet, oavsett om anbudsgivaren kommit fram till annat vid egen kontroll.

Alla ersättningar i anbudet skall vara totalkostnader och anges exklusive moms i SEK.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

3.5 Kommersiella villkor

Anbudsgivaren skall acceptera bifogade avtalsutkast, i dess helhet.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

4 UNDERTECKNANDE AV ANBUD

Anbud är bindande enligt de förutsättningar som angivits ovan och bekräftas tillsammans med övriga uppgifter ovan.

Anbudsgivaren bekräftar på heder och samvete att lämnade uppgifter är med sanningen överensstämmande.

……….(ort) den ……….(datum)

_________________________

Namnförtydligande

Titel och företag