Örebro Universitet
Institutionen för humaniora, utbildnings- och samhällsvetenskap
Distansarbete under en pandemi - hjälpande eller
stjälpande för arbetsmotivationen?
En kvalitativ studie om arbetsmotivation vid distansarbete till följd av
coronapandemin
Sociologi, kandidatkurs, inriktning organisation och arbetsliv, 30 hp Självständigt arbete, 15 hp
Författare: Julia Bolinder & Sofia Täckdal Handledare: Carina Green
Förord
Vi vill rikta ett stort tack till förvaltningsföretaget och de respondenter som varit en del av vårt arbete. Tack vare dem och deras berättelser har det möjliggjort att denna studie har kunnat genomföras. Vi vill även tacka vår handledare Carina Green som har varit ett bra stöd under hela arbetet.
Örebro, december 2020
Örebro University
School of Humanities, Education and Social Sciences Sociology, Advanced course, 30 hp Essay, 15 hp, Autumn 2020
Title: Distansarbete under en pandemi - hjälpande eller stjälpande för arbetsmotivationen? Authors: Julia Bolinder and Sofia Täckdal
Abstract
The corona pandemic has led to many different changes in society, where many companies have had to adapt and readjust to teleworking. This has resulted in different challenges within the working life, for both employers and employees. One of these challenges is how to
manage work motivation among the employees. The purpose with this study is therefore to increase awareness of which factors that are important for work motivation among the employees during a forced telework. Furthermore, the aim of this study is to increase awareness of what conditions the employer creates for the work motivation and how the conditions have become valuable for the work motivation among the employees. Previous research about work motivation includes a discussion between intrinsic and extrinsic sources of motivation. Furthermore, it also presents different perspectives of work motivation, both through an individual and organizational. The previous research in the field of teleworking shows that combining teleworking with office work is the most preferable way, since there are several advantages and disadvantages with teleworking. This study is based on qualitative interviews with employees and management within a construction and maintenance
company. The result of the study shows that the most important motivational factors for work motivation among employees are related to intrinsic work motivation. These factors are the work itself, responsibility, confirmation and accomplishment. The result also shows that the management of the company has created favorable conditions for the work motivation during the teleworking period. Lastly, the result shows how the conditions that the company has created have become valuable for the work motivation during the readjustment to
teleworking. The adjustments that the management have made have created the right
conditions for the employees. Because of these adjustments, the employees have been able to perform their working tasks without further issues. Thus the created conditions by the
company has contributed to maintaining the work motivation among the employees.
Sammanfattning
Coronapandemin har tvingat samhället till olika förändringar, däribland att många företag behövt ställa om till distansarbete. Det har resulterat i olika utmaningar inom arbetslivet, både för arbetsgivare och arbetstagare. En av dessa utmaningar är arbetet med de anställdas
arbetsmotivation. Syftet med denna studie är därför att ge en ökad förståelse för vilka faktorer som är viktiga för arbetstagares arbetsmotivation vid ett påtvingat distansarbete. Vidare ämnas studien ge en ökad förståelse för vilka förutsättningar arbetsgivaren skapar för arbetsmotivationen, samt hur dessa förutsättningar fått betydelse för de anställdas
arbetsmotivation. Tidigare forskning om arbetsmotivation diskuterar kring inre- och yttre motivationskällor samt arbetsmotivation ur ett individuellt och organisationellt perspektiv. Den tidigare forskningen inom ämnet distansarbete visar att kombinationen av distans- och kontorsarbete är att föredra, då det finns både för- och nackdelar med att arbeta hemifrån. Denna studie baseras på kvalitativa intervjuer med anställda och ledning inom ett bygg- och förvaltningsföretag. Studiens resultat visar att de viktigaste motivationsfaktorerna för de anställdas arbetsmotivation är relaterade till en inre motivation. Dessa faktorer är själva arbetet, ansvar, prestation samt bekräftelse. Resultatet visar även att företagets ledning har skapat förutsättningar för medarbetarna som är gynnsamma för arbetsmotivationen under det påtvingade distansarbetet. Slutligen framkommer det att de förutsättningar som företagets ledning har skapat har haft betydelse för medarbetarnas arbetsmotivation under omställningen från kontorsarbete till distansarbete. De anställda har genom dessa åtgärder kunnat utföra sina arbetsuppgifter utan större problem. Således har Företagets skapade förutsättningar bidragit till att bibehålla arbetsmotivationen hos de anställda.
Innehållsförteckning
1. INLEDNING ... 1
1.1.
S
YFTE&
FRÅGESTÄLLNINGAR... 2
1.2
P
RESENTATION AV FÖRETAGET... 2
1.3 AVGRÄNSNING ... 3
1.4
D
ISPOSITION... 3
2. TIDIGARE FORSKNING ... 4
2.1
A
RBETSMOTIVATION... 4
2.2
D
ISTANSARBETE... 5
2.3
V
ÅRT BIDRAG... 6
3. TEORI ... 7
3.1 ARBETSMOTIVATION ... 7
3.2
D
ISTANSARBETE... 7
3.3
M
OTIVERING AVH
ERZBERGS TEORI... 8
3.4
H
ERZBERGS TVÅFAKTORSTEORI... 9
3.5
T
EORITILLÄMPNING... 13
4. METOD ... 14
4.1 KVALITATIV METOD ... 14
4.2
U
RVAL... 14
4.3
D
ATAINSAMLING... 15
4.4
B
EARBETNING OCH ANALYS AV DATAMATERIAL... 15
4.5
E
TISKA ÖVERVÄGANDEN... 16
4.6
T
ILLFÖRLITLIGHET... 17
5. RESULTAT OCH ANALYS... 19
5.1
U
PPLEVELSEN AV ETT PÅTVINGAT DISTANSARBETE... 19
5.2
V
IKTIGA FAKTORER FÖR ARBETSMOTIVATION UNDER DET PÅTVINGADE DISTANSARBETET ... 215.3
F
ÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ARBETSMOTIVATION... 25
6. SLUTSATS OCH DISKUSSION ... 31
6.1 SLUTSATSER ... 31
6.3 VIDARE FORSKNING ... 34
REFERENSER ... 35
BILAGA 1: INTERVJUGUIDE (FÖR INTERVJUER MED ANSTÄLLDA) ... 37
1. Inledning
Under våren 2020 drabbades världen av coronaviruset vilket resulterade i en pandemi. Detta tvingade samhället till förändringar, då många länder införde olika restriktioner för att minska smittspridning. I Sverige infördes restriktioner för allmänheten och Folkhälsomyndigheten kom med allmänna råd för att minska smittspridningen. I mars rekommenderades att de arbetsgivare med möjlighet skulle överväga att låta sina anställda arbeta hemifrån
(Krisinformation, 2020). Det innebar att många företag behövde ställa om från kontorsarbete till distansarbete. Efter en lugnare period av smittspridning under sommaren och början på hösten, har spridningen av viruset börjat öka igen och därmed har det kommit nya
restriktioner och allmänna råd, för organisationer och privatpersoner. Restriktionerna har inneburit att många behövt förflytta arbetet från kontoret till hemmet ännu en gång
(Folkhälsomyndigheten, 2020). Detta har medfört olika utmaningar för företag att hantera gällande arbetsmiljön och arbetstagarnas arbetsmotivation. Distansarbetet kan tänkas ha medfört utmaningar för inte bara arbetsgivaren, utan även för arbetstagarna och de arbetsgrupper de ingår i.
Coronapandemin har bidragit till förändrade förutsättningar för att organisera arbetet. Då många tvingats arbeta hemifrån och många fortfarande gör det har även förutsättningarna och arbetsmiljön för de anställda förändrats. Previa (2020) rapporterar att den psykiska och fysiska ohälsan ökat kraftigt efter den långvariga period av hemarbete till följd av pandemin. Psykiskt och fysiskt mående går att koppla ihop med god arbetsmotivation (jfr Fernet, 2013:72). Därför är det viktigt att arbetsgivaren arbetar med dessa frågor. Arbetsgivare har ansvaret för att arbetstagarna ska ha en tillfredsställande arbetsmiljö. Detta gäller även under de former då arbetet bedrivs hemifrån. Det är essentiellt med en god kommunikation och samarbete mellan chef och medarbetare gällande arbetsmiljön vid hemarbete
(Arbetsmiljöverket, 2020a). Under de senaste åren har det riktats fokus mot ett mer
hälsofrämjande arbetsmiljöarbete (Arbetsmiljöverket, 2020b). Ett sådant arbetsmiljöarbete kan gynna enskilda individer, men också organisationen i sin helhet. Om man arbetar med arbetsmiljön på detta sätt skulle det kunna öka individers motivation som kan leda till att individer känner mer glädje i sitt arbete. Det skulle därmed också kunna innebära fördelar för organisationer och företag i form av ökad konkurrenskraft och lönsamhet (Arbetsmiljöverket, 2020b).
En pandemi påverkar många aspekter av både samhället och det privata livet. Vi väljer att fokusera på en av de delar som kan sägas påverka flest människor - arbetslivet. Pandemin ändrade förutsättningarna för hur arbetslivet organiseras. Hur skapar en chef förutsättningar för en motiverad arbetsgrupp, när denne och medarbetarna inte träffas? Ur ett sociologiskt perspektiv är det ett intressant område att studera eftersom arbetslivets organisationer och de individer som verkar i dem är en stor och viktig del av samhället. Till följd av detta väcks frågor kring arbetsmotivation hos arbetstagare under ett påtvingat distansarbete och hur arbetsgivare aktivt bör arbeta med den.
1.1. Syfte & frågeställningar
Syftet med denna studie är att bidra med en ökad förståelse för vilka faktorer som är viktiga för arbetstagares arbetsmotivation under ett påtvingat distansarbete till följd av
coronapandemin. Vidare ämnar studien bidra med en ökad förståelse för hur de
förutsättningar arbetsgivaren skapar får betydelse för de faktorer som anses vara viktiga för arbetstagares arbetsmotivation. Vi kommer att undersöka hur detta ter sig i ett specifikt företag som arbetat på distans under coronapandemin.
Följande frågeställningar avser besvara studiens syfte:
- Vilka faktorer har varit viktiga för de anställdas arbetsmotivation vid distansarbetet? - Vilka förutsättningar har företaget skapat för de anställdas arbetsmotivation under
distansarbetet?
- Hur har de förutsättningar som arbetsgivaren skapat fått betydelse för arbetstagarnas arbetsmotivation under distansarbetet?
1.2 Presentation av företaget
Företaget är ett offentligt bolag som arbetar med förvaltning och nybyggen av lokaler. Det är ett mindre företag med ett 20-tal anställda, som från och med mars 2020 har arbetat hemifrån i olika utsträckning, beroende på vilka arbetsuppgifter de har. För att bibehålla företagets anonymitet kommer det att benämnas som Företaget genomgående i uppsatsen.
1.3 Avgränsning
Studien avgränsas till att undersöka arbetstagares arbetsmotivation under ett påtvingat distansarbete utifrån två aspekter - vilka faktorer som är viktiga för arbetsmotivationen och vilka förutsättningar arbetsgivaren skapar för den. En geografisk avgränsning görs till att undersöka ett företag i en region i mellansverige. Vidare har en teoretisk avgränsning gjorts till de hygien- och motivationsfaktorer som ingår i Herzbergs tvåfaktorsteori om
arbetsmotivation.
1.4 Disposition
I kapitel 2 diskuteras tidigare forskning kring arbetsmotivation och distansarbete och kapitel 3 presenterar studiens teoretiska ramverk i form av Herzbergs tvåfaktorsteori. Vidare
redogörs för de metodval, etiska överväganden och tillvägagångssätt som gjorts för studien i kapitel 4. I kapitel 5 analyseras insamlad data och resultatet presenteras. Kapitel 6 består av de slutsatser studien mynnat ut i samt en diskussion med reflektioner. Förslag ges även på vidare forskning.
2. Tidigare forskning
Detta kapitel berör tidigare forskning inom arbetsmotivation och distansarbete som vi finner relevanta för denna studie och dess ämnesområde. Kapitlet är uppdelat utifrån dessa två ämnen, där olika teman som framkommit av den tidigare forskningen tas upp. Det handlar bland annat om olika motivationskällor, arbetsmotivation och ledarskap samt för- och nackdelar med distansarbete.
Tidigare forskning har sökts efter i databaserna Primo, Sociological Abstracts och Google Scholar. Sökord som använts är bland annat “work from home”, “teleworking” och “work motivation”.
2.1 Arbetsmotivation
Ett framträdande tema i den tidigare forskningen kring arbetsmotivation är uppdelningen i inre och yttre motivationskällor. I forskningen görs åtskillnaden mellan huruvida
motivationen kommer från att utföra arbetet i sig, eller om motivationen kommer från de konsekvenser som kommer med att utföra arbeteet. Leonard, Beauvais och Scholl (1999:971) synliggör i sin artikel att den inre motivationsprocessen handlar om att individer får
motivation utifrån själva arbetsuppgiften. Motivationen ter sig så att individer genom att utföra själva arbetsuppgiften får en känsla av tillfredsställelse och belöning.
Vidare menar Leonard et al. (1999:972) att yttre arbetsmotivation handlar om att yttre belöningar fungerar som en motivationskälla när individer tror att deras beteende kan få positiva konsekvenser, såsom extra ersättning, befordran etc. Även Dysvik och Bård (2013) diskuterar inre och yttre arbetsmotivation. De menar att huruvida den anställde känner en inre eller yttre arbetsmotivation avgör hur mycket energi den anställde lägger på arbetet (Dysvik & Bård, 2013:412-413). Artiklarna belyser att arbetsmotivation kan te sig på olika sätt för olika individer, vilket gör det till ett komplext begrepp och fenomen.
Arbetsmotivation kan kopplas till den enskilda individen och dess preferenser. Detta väcker även frågor om hur chefer kan arbeta med sina anställdas arbetsmotivation på olika sätt. Amundsen och Martinsen (2015:304-305) menar att det är chefen som måste inta ett stödjande ledarskap som handlar om att förstärka den anställdes självständighet och därigenom dess arbetsmotivation. Dysvik och Bård (2013:412) bidrar med en annan
infallsvinkel från sin artikel där nya sätt att organisera arbetet på i moderna organisationer diskuteras. De menar att det krävs att de anställda själva kan upprätthålla en god arbetsinsats snarare än att genom mer traditionella försök till kontroll och standardisering tvinga de anställda att prestera (Dysvik & Bård, 2013:412). Detta visar att även ledarskapet kring arbetsmotivation är komplext och kan anta olika former. Arbetsmotivation är således ett fenomen som behöver beaktas på både individnivå och organisationsnivå.
2.2 Distansarbete
Det finns en omfattande forskning kring distansarbete där det bland annat poängteras fördelarna med att kombinera distans- och kontorsarbete, ur både ett arbetstagar- och organisationsperspektiv. Detta eftersom olika för- och nackdelar har identifierats med de olika typerna av arbetsplatser. I en litteraturgenomgång av Haddon och Lewis (1994) diskuteras de sociala aspekterna av att arbeta på en fysisk arbetsplats och hur den informella kulturen på arbetsplatsen spelar en viktig roll i socialiseringen av medarbetarna. Den sociala isoleringen som kommer med distansarbete ses som den största nackdelen med arbetsformen. För att distansarbetet ska fungera som bäst rekommenderas därför kombinationen av att arbeta hemifrån och på den fysiska arbetsplatsen.
Det framgår även att möjligheten att spontant rådfråga en kollega eller dela en idé försvinner vid distansarbete, vilket kan anses ha en negativ effekt på det gemensamma lärandet i
arbetsgruppen (Haddon & Lewis, 1994). De nackdelar med distansarbete som identifieras i denna litteraturgenomgång kan alltså tänkas vägas upp av att kombinera kontors- och distansarbete.
Även Davidescu, Apostu, Paul och Casuneanu (2020:1-2) belyser kombinationen. De menar att det har vuxit fram nya typer av arbetsplatser på grund av en ständigt föränderlig
arbetsmarknad samt restriktionerna som tillkommit till följd av coronapandemin. Studien visar att anställda i Rumänien uppskattar de nya typerna av arbetsplatser, som att exempelvis arbeta hemifrån på heltid (Davidescu et al, 2020:1-2). Att delvis arbeta hemifrån och delvis på företagets kontor anses vara den bästa kombinationen för att bland annat öka nivån av arbetsmotivationen och förbättra både den organisationella och den individuella prestationen (ibid). Dessa artiklar poängterar alltså kombinationen av distans- och kontorsarbete mest utifrån ett arbetstagarperspektiv.
En annan aspekt av att kombinera kontors- och distansarbete är ur ett ledarperspektiv. Mahler (2012:414-415) lyfter utmaningen för cheferna som ska leda distansarbetarna. Hon menar att de mest lyckade “virtuella ledarna” är de som kombinerar traditionella och virtuella
kommunikationskanaler, alltså kommunicerar med de anställda både via fysisk interaktion och via tekniska hjälpmedel såsom videosamtal och mail. Distansarbete skapar därmed utmaningar både för arbetstagare samt chefer och ledning. Samtidigt kan det skapa organisationella fördelar i form av ökad arbetsmotivation.
Andra artiklar och studier lyfter fram fördelarna med distansarbetet i sig. En sådan studie är genomförd av Rupietta och Beckman (2018:2-3) vilken undersöker vilken påverkan
distansarbetet har på hur mycket de anställda anstränger sig. Studiens resultat visar att distansarbete har en positiv påverkan på de anställdas ansträngning och att hemarbetet ökar den inre motivationen (Rupietta & Beckman, 2018:2). Det som också poängteras är att hur ofta medarbetaren arbetar hemifrån är av betydelse. Ju oftare man arbetar hemifrån desto mer tenderar man att anstränga sig (Rupietta & Beckman, 2018:2-3). I kontrast till uppfattningen att det är en kombination av kontors- och distansarbete som är det mest gynnsamma, visar denna studie att det snarare kan vara fördelaktigt med endast distansarbete.
2.3 Vårt bidrag
Flera av de artiklar som redovisats i forskningsöversikten pekar på att distansarbete för med sig fördelar för individen och organisationen, samtidigt som det medför olika utmaningar för chefer och arbetstagare. Artiklarna belyser även att arbetsmotivation är ett fenomen som bör tas hänsyn till ur ett individuellt men också organisationellt perspektiv.
Utifrån detta ses det som relevant att undersöka arbetsmotivation vid distansarbete ur både ett arbetstagar- och arbetsgivarperspektiv. Dessutom aktualiseras den här studiens relevans genom coronapandemin, då den kan tillföra ytterligare en aspekt i form av ett påtvingat distansarbete. Vi finner det därför intressant att genom denna studie bidra med förståelse för vad som är viktigt för arbetstagarnas arbetsmotivation, när en pandemi tvingar de att i olika utsträckning arbeta hemifrån. Detta genom att i analysen av det empiriska materialet utgå från vår valda teori, Herzbergs tvåfaktorsteori.
3. Teori
Studien baseras på Herzbergs tvåfaktorsteori i syfte att kunna skapa en ökad förståelse för vad som är viktigt för arbetsmotivationen under coronapandemin. Inledningsvis förs en diskussion kring begreppen arbetsmotivation och distansarbete, som sedan åtföljs av en motivering av teorivalet. Vidare presenteras själva tvåfaktorsteorin samt de hygien- och motivationsfaktorer som kan ha betydelse för arbetstagares arbetsmotivation. Avslutningsvis förs ett resonemang kring hur teorin ämnas användas i analysen av datamaterialet.
Den valda litteraturen som används genomgående i teoriavsnittet är framförallt Hedegaard Hein (2012) där teorin är utförligt beskriven men även en artikel av Herzberg (1968).
3.1 Arbetsmotivation
Arbetsmotivation är ett brett begrepp som innefattar många aspekter. Det handlar bland annat om individuella uppfattningar samtidigt som det kan ses ur en organisationell synvinkel, och det kan därför vara svårt att definiera vad arbetsmotivation konkret innebär. Flera forskare har därmed lagt fokus på arbetsmotivation utifrån olika perspektiv. Ett sådant perspektiv är till exempel inre- och yttre arbetsmotivation (se avsnitt 2.1).
Herzberg diskuterar också begreppet. Han menar att motivation är det som får en individ att vilja göra något. Det spelar ingen roll hur mycket påtryckning en arbetstagare får från
arbetsgivaren, utan individen måste själv känna en vilja att utföra arbetsuppgifterna för att det ska handla om arbetsmotivation (Herzberg, 1968:88). Mot bakgrund av detta samt den
tidigare forskningen, kommer vi i denna studie syfta till begreppet arbetsmotivation som den motivation en individ känner inför sitt arbete, alltså vad som driver individen framåt i arbetet.
3.2 Distansarbete
Arbetsmiljöverket (2020a) gör en distinktion mellan distansarbete som ingår i ett anställningsavtal och hemarbete som rekommenderas till följd av coronapandemins restriktioner. Vidare beskrivs hemarbete som den arbetssituation som uppstår för de som rekommenderas att inte arbeta från sina ordinarie arbetsplatser (Arbetsmiljöverket, 2020a).
Trots detta upplever vi att när distansarbete används i dagligt tal, syftas det ofta till att man arbetar hemifrån i enlighet med Arbetsmiljöverkets (2020a) definition av hemarbete. Med hänsyn till detta använder vi därför begreppet distansarbete synonymt med hemarbete i denna studie.
3.3 Motivering av Herzbergs teori
Det finns flera teorier som skulle kunna vara relevanta för denna studie, till exempel McClellands prestationsbehovsteori eller Hackman och Oldhams motivationsmodell. Detta då de erbjuder förklaringsmodeller för hur motivation kan te sig. Dessa teorier väljs dock bort då Herzbergs tvåfaktorsteori med den begreppsapparat teorin presenterar, ses som mer
fördelaktig i analysen av studiens datamaterial. Detta då tvåfaktorsteorin kan fungera som ett bra verktyg för att skapa förståelse för hur olika aspekter av arbetets organisering kan ha en inverkan på arbetstagares arbetsmotivation och arbetstillfredsställelse.
Herzbergs teori är applicerbar på vår studie då hygien- och motivationsfaktorerna ringar in och kategoriserar olika områden och aspekter som kan ha betydelse för arbetsmotivationen hos arbetstagare. Genom att utgå från faktorerna vid utformningen av intervjuguiderna och låta dessa utgöra grunden för disponeringen av analyskapitlet, ämnar vi fånga mönster i empirin som går att koppla till hygien- och motivationsfaktorerna. Således ser vi hur tillämpandet av tvåfaktorsteorin är relevant för studien.
Syftet är att i analysen försöka koppla ihop respondenternas berättelser med olika faktorer. På så sätt ser vi att teorin kan hjälpa oss att belysa vilken betydelse dessa har fått för de
anställdas arbetsmotivation under det påtvingade distansarbetet. Därigenom ses
tvåfaktorsteorin, med sin begreppsapparat, som användbar i identifierandet av vilka faktorer som varit viktiga för arbetsmotivationen hos de anställda.
Tvåfaktorsteorin anses även bidra med ett användbart underlag att utgå från vid analysen av vilka förutsättningar arbetsgivaren skapat under denna period. Detta eftersom
hygienfaktorerna även fokuserar på organisationella aspekter av arbetstillfredsställelse, där fokus ligger på hur arbetsgivare kan arbeta med att motverka missnöje och otillfredsställelse hos de anställda. Hygienfaktorerna ses som ett lämpligt verktyg för att identifiera vilka åtgärder Företaget har vidtagit och hur åtgärderna har skapat förutsättningar för
arbetsmotivationen. Detta i och med att faktorerna pekar på omständigheter i de anställdas arbetssituation som kan skapa missnöje eller otillfredsställelse.
3.4 Herzbergs tvåfaktorsteori
Tvåfaktorsteorin bygger på antagandet att tillfredsställelse och otillfredsställelse i arbetet inte är två sidor av samma mynt. Herzberg menar att “the opposite of job satisfaction is not job dissatisfaction but, rather, no job satisfaction; and similarly, the opposite of job
dissatisfaction is not job satisfaction, but no job dissatisfaction.” (1968:91). Det görs alltså en skillnad mellan otillfredsställelse i arbetet och arbetstillfredsställelse, där dessa inte är
varandras motsatser (ibid). Detta lägger grunden för de två delar som tvåfaktorsteorin delas in i, hygienfaktorer och motivationsfaktorer.
Hygienfaktorer är relaterade till arbetsmiljön och motsvarar yttre motivation (jfr Herzberg, 1968:92). Det är faktorer som ofta bidrar till missnöje med arbetet och leder sällan till ökad tillfredsställelse eller motivation. Om en arbetstagare känner otillfredsställelse i sitt arbete är det hygienfaktorerna som arbetsgivaren behöver arbeta med att förbättra för att minska missnöjet. Det kommer inte göra att arbetstagaren känner sig tillfredsställd med arbetet, utan endast att känslan av missnöje minskar.
Motivationsfaktorer är faktorer som bidrar till arbetstillfredsställelse och motivation, medan de inte direkt kan leda till missnöje (Hedegaard Hein, 2012:121). Dessa faktorer är relaterade till arbetets innehåll och motsvarar inre motivation (jfr Herzberg, 1968:91). En arbetstagare som inte känner tillfredsställelse med sitt arbete, behöver inte alltid känna missnöje. Men för att arbetstagarens arbetstillfredsställelse ska öka behöver arbetsgivaren arbeta med
motivationsfaktorerna och vilket kan bidra till arbetstagarens arbetsmotivation. Innebörden av de olika hygien- och motivationsfaktorerna kommer redogöras för mer ingående i avsnitt 3.4.2.
En viktig del av tvåfaktorsteorin är antagandet om att det är lika viktigt att förebygga missnöje och mental ohälsa som det är att skapa god hälsa i form av motivation och
arbetstillfredsställelse (Hedegaard Hein, 2012:122). Det ses alltså som viktigt att aktivt arbeta med sina anställdas arbetsmotivation, men också med förebyggandet av ohälsa i
att dessa är tillgodosedda. Om arbetsgivaren gör detta, görs ett arbete med att försöka
förebygga mental ohälsa hos medarbetarna (Hedegaard Hein, 2012:138-139). Genom att även arbeta med sina anställda utifrån motivationsfaktorerna kan arbetsmotivationen hos
medarbetarna öka. Således poängteras vikten av att förebygga missnöje samtidigt som man arbetar med arbetsmotivationen.
3.4.2 Motivationsfaktorer och hygienfaktorer
Tvåfaktorsteorin består av 14 faktorer som är bundna till objektiva händelser som identifieras som viktiga för arbetstillfredsställelse (Hedegaard Hein, 2012:128). De kan sedan delas in i hygien- eller motivationsfaktorer, vilket redovisas i tabell 1. Nedan följer även en förklaring av de olika faktorerna.
Tabell 1: Hygien- och motivationsfaktorer
Företagspolitik och administration: Faktorn handlar om den övergripande företagspolitiken
och hur den kommer till uttryck i arbetets organisering. Detta kan påverka
arbetstillfredsställelsen genom att organisationsstrukturen inte tillåter de anställda att utföra arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt eller genom otydlig kommunikation. Det kan även
omfatta huruvida medarbetaren delar företagets övergripande mål och företagets förhållande till samhället (Hedegaard Hein, 2012:132).
Ledning: Faktorn handlar främst om relationen till närmsta chef och dennes ledningsförmåga.
Det inkluderar chefens vilja att delegera ansvar och arbetsuppgifter och dela med sig av kunskap till medarbetarna. Även närmsta chefs attityd till medarbetarna spelar roll för denna faktor, om denne ofta kritiserar eller höjer medarbetarna och är rättvis i sitt ledarskap
(Hedegaard Hein, 2012:131).
Lön: Faktorn inkluderar dels känslan av att få rätt lön för sitt arbete, dels löneförhöjningar,
förväntningar på löneförhöjning, som både uppfylls och inte. Därigenom kan även lön ses som en faktor med både positiva och negativa aspekter (Hedegaard Hein, 2012:130-131).
Interpersonella relationer: Interpersonella relationer gäller alla interna relationer i
organisationen, relationer kollegor emellan och relationer till över- och underordnad
inkluderade. Faktorn hur relationen mellan ledning och medarbetare ser ut, finns det ett stöd från den närmsta chefen och lyssnar ledningen på de anställda? Herzberg skiljer mellan arbetsrelation och personlig relation, vilket gör faktorn mångdimensionell. Det handlar dels om huruvida relationen till sina kollegor är bra eller inte, dels känslan av gemenskap i arbetsgruppen (Hedegaard Hein, 2012:131).
Arbetsförhållanden: Det är främst fysiska arbetsförhållanden som berörs i denna faktor. Men
den kan även beröra den psykiska arbetsmiljön och tillfredsställelse kring arbetsmängd (Hedegaard Hein, 2012:132). Faktorn berör därmed arbetsmiljöfrågor.
Utvecklingsmöjligheter: När förändringar sker av medarbetarnas arbetssituation kan det
skapa möjlighet till mognad och utveckling, vilket är vad faktorn handlar om. Det är den objektiva händelsen som skapar möjlighet till utveckling, inte den subjektiva känslan av att ha förändrade utvecklingsmöjligheter. Det kan även vara händelser som gör att
utvecklingsmöjligheterna minskar för medarbetarna. Slutligen kan utvecklingsmöjligheter handla om lärsituationer, där en händelse skapar möjlighet för utveckling (Hedegaard Hein, 2012:130).
Privata faktorer: Situationer inom arbetslivet som har betydelse för medarbetarens privatliv
kan ha en positiv eller negativ inverkan på arbetstillfredsställelsen (Hedegaard Hein, 2012:133). Privatliv och arbetsliv får alltså betydelse för varandra.
Status: Det är viktig att skilja status från befordran, då status handlar om statussymboler,
snarare än position i hierarkin. Status har endast en påverkan i situationer då medarbetaren anser att deras status påverkar deras arbetstillfredsställelse (Hedegaard Hein, 2012:133).
Anställningstrygghet: Anställningstryggheten påverkas av objektiva tecken på hur säker
anställningen är, till exempel anställningsform. Det kan även vara instabila miljöer och händelser i samhället som påverkar upplevelsen av anställningstrygghet (Hedegaard Hein, 2012:133).
Prestation: Prestation är en faktor som kan omfatta positiva och negativa dimensioner. En
positiv aspekt kan vara slutförandet av en arbetsuppgift eller att ta in en ny kund. Ur ett negativt perspektiv kan prestation handla om att inte prestera eller misslyckandet med en arbetsuppgift (Hedegaard Hein, 2012:129-130).
Bekräftelse: Faktorn inkluderar handlingar där medarbetarens insats får beröm eller kritik.
Det handlar om både positiv och negativ bekräftelse och kan inkludera allt från belöningar och erkännande för goda idéer till brist på beröm och ignorerande från medarbetare. Denna bekräftelse kan komma från kollegor, ledning eller kunder. Den behöver inte komma med en belöning eller bestraffning, men kan göra det (Hedegaard Hein, 2012:129).
Själva arbetet: Arbetet i sig kan påverka arbetsmotivationen positivt eller negativt beroende
på om det upplevs som kreativt, för enkelt eller svårt och om det är varierande eller rutinartat (Hedegaard Hein, 2012:132-133). Denna faktor baseras alltså på hur arbetstagaren upplever arbetsuppgifterna och arbetets utförande.
Ansvar: Tillfredsställelsen av att få arbeta oövervakat och ha kontroll över sitt arbete samt
känslan av att få anförtros med ansvar för andras arbete ingår i faktorn. Även tilldelandet av nya ansvarsområden, utan att det innebär en formell befordran, inkluderas. Ansvar har även en negativ aspekt som handlar om missnöjet över att inte få det ansvar man anser sig ha rätt till, eller en stark känsla av att vara övervakad (Hedegaard Hein, 2012:132).
Befordran: Befordran är enbart kopplat till aktuella förändringar av en medarbetares position
i företaget (Hedegaard Hein, 2012:130). Denna faktor får alltså betydelse vid de tillfällen då arbetstagaren har en faktisk möjlighet att klättra i hierarkin.
Det är alltså dessa olika hygien- och motivationsfaktorer som på olika sätt antingen kan leda till missnöje och otillfredsställelse i arbetet, eller bidra till en ökad motivation och
arbetstillfredsställelse. Genom att ta hänsyn till dessa faktorer kan arbetsgivare arbeta med arbetstagares arbetsmotivation och samtidigt förebygga missnöje och ohälsa.
3.5 Teoritillämpning
Genom att undersöka vad som är viktigt för de anställdas arbetsmotivation ämnas den första frågeställningen besvaras med hjälp av den valda teorin som analysverktyg. Detta genom att med hjälp av tvåfaktorsteorin försöka identifiera hygien- och motivationsfaktorer i
respondenternas beskrivningar samt få en ökad förståelse för vilken betydelse de får.
Vi avser att använda tvåfaktorsteorin för att analysera vilka förutsättningar som arbetsgivaren har skapat för arbetsmotivationen, i syfte att besvara den andra frågeställningen. Vidare ämnas teorin användas som ett analysverktyg för att bidra med en förståelse för vilken
betydelse de förutsättningar som arbetsgivaren skapar får för arbetstagarnas arbetsmotivation.
Genom att först identifiera vilka faktorer som är viktiga för de anställdas arbetsmotivation samt vilka förutsättningar som arbetsgivaren har skapat för dessa faktorer, avser vi analysera hur dessa får betydelse för faktorerna. Således kan teorin tänkas bidra till bevarandet av den tredje frågeställningen.
4. Metod
I följande kapitel kommer valet av en kvalitativ metod och datainsamlingsmetoden semistrukturerade intervjuer att redogöras för och motiveras. Sedan presenteras
tillvägagångssättet för studiens målstyrda urval, varpå en redogörelse för datainsamlingen samt utformningen av de två intervjuguiderna som ligger till grund för denna ges. Vidare beskrivs bearbetningen och analysen av datamaterialet. Slutligen behandlas etiska
överväganden samt en åtföljande diskussion kring studiens tillförlitlighet.
4.1 Kvalitativ metod
Då vi i studien ämnar att få en ökad förståelse för hur de förutsättningar arbetsgivaren skapar får betydelse för de faktorer som anses vara viktiga för arbetstagares arbetsmotivation, ses kvalitativ metod som ett lämpligt val av metod. Detta eftersom de anställda på Företaget genom semistrukturerade intervjuer ges möjlighet att själva berätta kring vad som är viktigt för deras arbetsmotivation under det påtvingade distansarbetet.
Semistrukturerade intervjuer erbjuder även en flexibilitet som gör det möjligt att anpassa frågorna efter det som framkommer under intervjuerna, reda ut eventuella missförstånd och ställa följdfrågor. Vidare kan semistrukturerade intervjuer med ansvariga chefer på Företaget ge dem utrymme att beskriva hur strategin har sett ut under det påtvingade distansarbetet. Genom detta val av metod kan en analys av respondenternas berättelser göras i syfte att besvara studiens frågeställningar. Vi valde enskilda intervjuer för att försöka ge
respondenterna utrymme att tala så fritt som möjligt.
4.2 Urval
Respondenterna för studien har valts utifrån två kriterier och det rör sig därför om ett målstyrt urval, vilket innebär att det är ett icke-slumpmässigt urval. Dessa kriterier är att
respondenterna ska ha arbetat hemifrån eller ska ha haft personal som arbetat hemifrån. Genom kontakt med företaget fick vi en lista på de anställda som arbetat på distans under pandemin samt de arbetsgivarrepresentanter, det vill säga avdelningschefer och VD, som haft personal som arbetat hemifrån under denna period.
Utifrån den mottagna listan gjordes sedan ytterligare ett målstyrt urval utifrån vilka anställda som arbetar under vilken avdelningschef, i syfte att få en spridning bland avdelningarna. Denna information hittades på Företagets hemsida. I detta urval valdes totalt sju
respondenter, där tre är arbetsgivarrepresentanter och fyra är anställda. Det andra urvalet gjordes i syfte att bibehålla respondenternas anonymitet. I urvalet finns en spridning i kön och ålder för att undvika att få en homogen urvalsgrupp, där fyra respondenter är kvinnor och tre stycken är män i varierande åldrar.
4.3 Datainsamling
Då vi har tre olika frågeställningar och ämnade intervjua både anställda samt ansvariga chefer, konstruerades två olika intervjuguider (se bilaga 1 och 2). Dessa intervjuguider utformades på liknande sätt med samma teman, men utifrån olika perspektiv. En pilotintervju genomfördes för att testa den intervjuguide som riktar sig mot anställda, vilket resulterade i små justeringar av intervjuguiden. Vi ansåg att pilotintervjun räckte för båda intervjuguiderna eftersom de täcker in liknande frågor.
Vi hade föredragit att ha fysiska intervjuer, men till följd av Folkhälsomyndighetens (2020) restriktioner så var vi tvungna att hålla intervjuerna på distans. För att få så likt en fysisk intervju som möjligt, valde vi att använda oss av videosamtal då man kan observera kroppsspråk och se ansiktsuttryck i viss utsträckning. Totalt sett genomfördes sju
semistrukturerade intervjuer med tre ansvariga chefer och fyra anställda på Företaget, där vi båda medverkade vid varje intervju. Samtliga intervjuer genomfördes digitalt via tjänsten Teams, som är den mötestjänst som används inom Företaget. Alla intervjuer spelades in i samtycke med respondenterna.
4.4 Bearbetning och analys av datamaterial
Efter intervjuernas genomförande påbörjades transkriberingen av datamaterialet. Transkriberingen av intervjuerna gjordes ordagrant med undantag för småord som inte tillförde något till kontexten. Eftersom vi båda deltog vid samtliga intervjutillfällen delades transkriberingsarbetet upp mellan oss, dock har allt transkriberat material lästs igenom av oss båda.
I nästa steg i bearbetningen av intervjumaterialet identifierades övergripande teman. Dessa teman gjordes sedan om till kategorier där vi utgick från teorin som studien baseras på i syfte att besvara frågeställningarna. Utifrån dessa kategorier urskiljdes sedan tre teman som kom att utgöra grunden för analysen och resultatet, där det första huvudtemat är upplevelsen av ett
påtvingat distansarbete. Detta tema kan förstås mot bakgrund av coronapandemin och att det
ses som en bakomliggande orsak till vilka faktorer som är viktiga för de anställdas
arbetsmotivation under distansarbetet. Det ses därmed som ett tema som lägger grunden för ett fördjupat resonemang kopplat till den första frågeställningen, utifrån temat viktiga faktorer för arbetsmotivationen. Resterande teman som identifierats är viktiga faktorer för
arbetsmotivation under det påtvingade distansarbetet och förutsättningar för
arbetsmotivation i syfte att föra analysen vidare i relation till studiens frågeställningar.
4.5 Etiska överväganden
Gällande etiska överväganden kring genomförandet av denna studie så har vi utgått från fyra etiska grundprinciper. Dessa är informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet (jfr Bryman 2011:131-132).
Vid förfrågan om deltagande i studien via mejl beskrevs syftet med studien och vad intervjun skulle handla om, i syfte att uppfylla informationskravet. Under intervjutillfället delgavs respondenterna också information om vilka rättigheter de har gällande att deltagande är frivilligt. De blev även informerade om att de när som helst under intervjun kunde välja att inte svara på en fråga eller avbryta intervjun, detta med avsikt att tillgodose samtyckeskravet (jfr Vetenskapsrådet, u.å).
Vidare fick respondenterna information om att deras personuppgifter och alla uppgifter de lämnar under intervjun, kommer att behandlas konfidentiellt och att de endast kommer att användas utifrån vårt forskningsändamål. I studien benämns respondenterna som AT (arbetstagare) eller AG (arbetsgivare) samt en siffra för att skilja dem åt och för att de ska förbli anonyma. Därmed ämnar vi även att uppfylla konfidentialitetskravet och
4.5.1 GDPR
Under intervjuernas och studiens gång har hänsyn tagits till GDPR. Vi har endast samlat in personuppgifter som är i enlighet med studiens ändamål och det har skett i samtycke med respondenterna som intervjuats. Det inspelade materialet samt transkriberingarna sparas till dess att studiens ändamål är uppnått, för att sedan raderas (jfr. Datainspektionen, u.å).
4.6 Tillförlitlighet
Tillförlitligheten är den kvalitativa motsvarigheten till kvantitativ forsknings reliabilitet och validitet (Bryman, 2011:354). Den delas in i trovärdighet, överförbarhet, pålitlighet och möjlighet att styrka och konfirmera. Även studiens generaliserbarhet kommer diskuteras.
I syfte att försöka uppnå trovärdighet har vi under intervjuerna ställt kontrollfrågor för att säkerställa att vi tolkar respondenterna på rätt sätt. I analysen av materialet har vi löpande hänvisat till citat från transkriberingen, för att försöka återge respondenternas berättelser.
Vi har försökt ge så täta och fylliga beskrivningar som möjligt av respondenternas sociala verklighet och studiens sociala kontext, i syfte att ge utrymme till en överförbarhet av studiens resultat. Vidare finns en spridning i respondenternas ålder och könstillhörighet, vilket kan hjälpa till att undvika snedvridningar av resultatet och kan därmed tänkas bidra med en högre överförbarhet.
Vi har ämnat ge en utförlig redogörelse av forskningsprocessen och dess olika delar för att tydliggöra detta för läsaren. Genom detta har vi försökt visa en pålitlighet.
Eftersom det är en samhällsvetenskaplig studie är fullständig objektivitet svårt att uppnå, men vi har haft som mål att i största möjliga mån agera objektivt och inte låta våra värderingar påverka resultatet. Detta i syfte att tillgodose möjligheten att styrka och konfirmera.
En teoretisk generalisering möjliggörs då intervjuguiderna är grundade i tvåfaktorsteorin och de teoretiska begreppen fångar fenomen som inte är unika för vår studie. Även de
frågeställningar som studien utgår från, syftar till att förstå sammanhang som skulle kunna förekomma på andra ställen i arbetslivet, exempelvis i andra organisationer. Detta gör att den förståelse som kan komma av studiens resultat kan tänkas bidra till en teoretisk
generalisering, genom att vi ämnar dra teoretiska slutsatser i analysen av intervjuunderlaget. Studiens resultat kan därför tänkas bidra med en förståelse för arbetsmotivation i andra, liknande sociala kontexter.
5. Resultat och analys
I detta kapitel redovisas och analyseras datamaterialet från de genomförda intervjuerna. Respondent 1-4 är arbetstagare (AT) medan respondent 5-7 representerar arbetsgivaren (AG). Kapitlet är indelat i tre avsnitt utifrån de huvudteman som har identifierats i det insamlade datamaterialet, dessa är: Upplevelsen av ett påtvingat distansarbete, Viktiga faktorer för
arbetsmotivationen under det påtvingade distansarbetet samt Förutsättningar för arbetsmotivationen.
Vi ämnar tillämpa tvåfaktorsteorin som analysverktyg för att identifiera vilka faktorer som varit viktiga för arbetsmotivationen. Detta görs genom att utgå från de hygien- och
motivationsfaktorer som redogörs för i teorin och försöka hitta kopplingar mella dessa och respondenternas beskrivningar. Citat från intervjuerna används i analysen för att exemplifiera dessa kopplingar. Hygien- och motivationsfaktorerna ämnas dessutom användas för att analysera respondenternas berättelser av vilka åtgärder som arbetsgivaren har vidtagit under det påtvingade distansarbetet. Detta görs genom att försöka identifiera olika mönster i respondenternas utsagor och koppla samman dessa med hygien- och motivationsfaktorerna. För att belysa de mönster vi funnit i den insamlade empirin återges citat från intervjuerna i syfte att exemplifiera dessa. Vidare ämnar vi att använda tvåfaktorsteorin för att relatera de åtgärder som vidtagits med de faktorer som har varit viktiga för arbetsmotivationen i syfte att synliggöra hur de skapade förutsättningarna fått betydelse för de anställdas arbetsmotivation.
5.1 Upplevelsen av ett påtvingat distansarbete
Mot bakgrund av coronapandemin och den tidigare forskningen kring arbetsmotivation och distansarbete, finner vi temat Upplevelsen av ett påtvingat distansarbete relevant för analysen. Detta eftersom det ses som en bakomliggande aspekt som skulle kunna ha en inverkan på vilka faktorer som kommer att få betydelse för arbetstagarnas arbetsmotivation. Vi tänker att hur respondenterna upplever det påtvingade distansarbetet skulle kunna få olika konsekvenser för arbetstagarnas arbetsmotivation och vad som ses som viktigt för den. Genom att inleda med detta avsnitt ämnar vi föra in analysen på den första frågeställningen. Avsnittet kan därför ses som ett första steg mot en mer fördjupad analys av vilka faktorer som är viktiga för de anställdas arbetsmotivation.
I analysen av datamaterialet framkom ett huvudtema kring det påtvingade distansarbetet:
faktorernas betydelse för upplevelsen av det påtvingade distansarbetet.
5.1.1 Faktorernas betydelse för upplevelsen av det påtvingade distansarbetet
Det tycks vara en positiv upplevelse av det påtvingade distansarbetet och att
arbetstillfredsställelsen inte har förändrats till följd av detta. Först upplevdes vissa tekniska svårigheter, till exempel hur digitala hjälpmedel ska användas, att få till en fungerande internetuppkoppling hemma och en allmän ovana för det nya arbetssättet. Efter en kortare inlärningsperiod av de nya rutinerna, upplevs arbetet flyta på hemifrån och att det inte är några stora skillnader rent instrumentellt från att arbeta på kontoret:
Det fungerar ju bra arbetsmässigt. Alla som kan jobba på distans, verkar det som, upplever att det här funkar bra, alltså, rent tekniskt funkar det bra och alla möten som är nu digitalt och så vidare. (AG6)
Att behöva lära sig ett nytt arbetssätt kan vara utvecklande för de anställda, framförallt i en tid då arbetslivet tenderar att bli mer digitaliserat. Omställningen till distansarbete kan ses som en sådan objektiv händelse som skapar en lärandesituation som uttrycks i hygienfaktorn utvecklingsmöjligheter (Hedegaard Hein, 2012:130). Även om de anställda kanske inte ser det nya arbetssättet som en chans till att utvecklas så kan omställningen resultera i att de har utvecklat sina digitala kunskaper och utökat sin kompetens.
I detta fall bidrar hygienfaktorn, utvecklingsmöjligheter, till en oförändrad
arbetstillfredsställelse, då den inte minskar och därmed motverkas missnöje i arbetsgruppen. Faktorn utvecklingsmöjligheter kan utifrån detta resonemang ses ha en viss betydelse för bibehållandet av de anställdas arbetsmotivation och därmed varit delvis viktig för den. Faktorn kan dessutom ha fått betydelse för hur de anställda upplevt distansarbetet genom den oförändrade arbetstillfredsställelsen.
Arbetstagarnas upplevelse av distansarbetet kan även förstås utifrån hygienfaktorn privata faktorer, då förändringen som skett i respondenternas arbetsliv inverkar på privatlivet. Effekterna av det kan leda till en minskad eller oförändrad känsla kring
privatlivet och arbetslivet flyter ihop under distansarbetet och att det därför kan vara svårt att avsluta arbetet i slutet av dagen:
Det är ju bättre när jag går till jobbet klockan 8 och går hem vid 17. Dagen flyter ju lite och så gör man något annat emellan, alltså det flyter ihop fritid och jobb på ett, tror jag, inte så hälsosamt sätt. Alltså avgränsningen mellan fritid och jobb blir ju inte så markant. (AT1)
Även om avgränsningen mellan privat- och arbetsliv suddas ut, tycks det inte vara ett så pass stort problem att det påverkar de anställdas övergripande upplevelse av hemarbetet. De privata faktorerna får därmed inte en så betydande inverkan att det påverkar den allmänna arbetstillfredsställelsen hos medarbetarna på Företaget. Således innebär inte effekterna av förändringen som skett en minskad känsla av arbetstillfredsställelse som beskrivs i hygienfaktorn privata faktorer (jfr Hedegaard Hein, 2012:133).
Genom att hygienfaktorerna utvecklingsmöjligheter och privata faktorer inte har bidragit till en minskad arbetstillfredsställelse, får de betydelse för upprätthållandet av
arbetsmotivationen under distansarbetet. Hygienfaktorerna kan tänkas ha varit så pass betydande att de har påverkat upplevelsen av det påtvingade distansarbetet. Att de anställda har en positiv upplevelse kan därför ses som en grund för vilka faktorer som senare i analysen visar sig vara viktiga för arbetsmotivationen under hemarbetet.
5.2 Viktiga faktorer för arbetsmotivation under det påtvingade
distansarbetet
Under bearbetningen av empirin kunde olika motivationskällor urskiljas utifrån
respondenternas svar, som går att koppla till arbetstagarnas arbetsmotivation samt hygien- och motivationsfaktorerna. Motivationskällorna presenteras genom två teman i underrubriker utifrån tvåfaktorsteorin där arbetets utformning är en sammanslagning av
motivationsfaktorerna prestation och själva arbetet. Dessa underrubriker är: Bekräftelse,
arbetets utformning och anställningstrygghet samt Interpersonella relationer.
5.2.1 Bekräftelse, arbetets utformning och anställningstrygghet
Arbetsmotivationen hos medarbetarna tycks inte ha förändrats till följd av det påtvingade distansarbetet. Detta kan tänkas förklaras av att de motiveras av faktorer som inte är direkt
relaterade till att arbeta på kontoret. En motivationskälla som poängteras som viktig är bekräftelse, som bland annat kan komma från hyresgäster:
Det är nog där jag får mest feedback, ifrån våra hyresgäster. Jag känner mig motiverad att göra någonting för jag vet att mina hyresgäster uppskattar det. Gör jag det här snabbt, gör jag det bra, så får jag alltid någonting positivt tillbaka. Det är kul. (AT2)
Att få positiv feedback ökar motivationen att upprätthålla en god arbetsinsats, trots
förändrade förutsättningar. Detta skulle kunna vara en delförklaring till varför de anställdas arbetsmotivation inte har förändrats till följd av distansarbetet, vilket går i linje med
motivationsfaktorn bekräftelse. Motivationsfaktorn betonar vikten av bekräftelse genom exempelvis beröm, vilken kan komma från både kollegor, ledning och kunder (Hedegaard Hein, 2012:129).
En annan motivationskälla verkar vara hur själva arbetet är utformat. Utifrån intervjusvaren tycks arbetsuppgifterna och att nå resultat vara en stor del av vad som motiverar dem. Det beskrivs bland annat som motiverande att slutföra saker och att fullfölja projekt, samt hitta lösningar på olika problem:
Hitta lösningar. Det är ju det som är en del av mitt jobb, försöka hitta lösningar på problem. Det är inte bara att byta en matta i ett rum, utan det är att försöka lösa ett problem som en verksamhet har. Det är motiverande. Det är väl huvudsakligen det, bli klar med saker. Kunna checka av saker och oj nu blev det här bra, då kan man släppa det. (AT4)
Citatet understryker att det kan vara motiverande att prestera i arbetet. Detta kan innebära att nå resultat och slutföra uppgifter, vilket sammanfaller med motivationsfaktorn prestation. Känslan av att ha presterat och slutfört arbetsuppgifter kan ge en positiv inverkan på drivkraften i arbetet hos medarbetarna.
Det som det ovanstående citatet ger uttryck för överensstämmer med ytterligare en av tvåfaktorsteorins motivationsfaktorer, själva arbetet (Hedegaard Hein, 2012:129-133). Arbetsuppgifterna upplevs som stimulerande och varierande och bidrar därmed till en ökad arbetsmotivation. Dessa förändras inte av att arbetet utförs på distans, vilket kan förklara varför arbetsmotivationen upplevs som oförändrad.
Utifrån intervjuerna tycks ytterligare en viktig aspekt av de anställdas arbetsmotivation handla om ansvarstagande. Utifrån empirin framgick det att de anställda tar mycket ansvar och arbetar självständigt. Distansarbetet verkar dessutom resulterat i ett ökat eget ansvar. Det kan tänkas bero på att medarbetarna inte sitter på kontoret. Det gör det inte lika naturligt att stämma av eller rådfråga varandra som innan. Eftersom mycket av kommunikationen gällande avstämning istället har skett över telefon verkar det finns en delad mening kring detta:
Sen kan ju det här också tolkas på olika sätt. En del tolkar det så att man är ute för att kolla, medan andra tycker att det är jättebra. Så det är också svårt att hitta rätt balans i. (AG5)
Känslan av att arbeta oövervakat och ha kontroll över sitt eget arbete är viktigt för
arbetsmotivationen, enligt motivationsfaktorn ansvar (Hedegaard Hein, 2012:132). Om den anställde känner en känsla av att vara övervakad kan detta minska motivationen. Utifrån de övriga intervjuerna är det ingen av respondenterna som uttryckt en sådan känsla som beskrivs i citatet. Detta faller också i linje med att arbetsmotivationen tycks vara intakt och oförändrad hos medarbetarna. Ett utökat ansvar till följd av distansarbetet kan i det här fallet ha bidragit till att bibehålla den arbetsmotivation som de anställda hade sen tidigare. Detta tyder på att motivationsfaktorn ansvar har varit viktig för de anställdas arbetsmotivation.
Coronapandemin har medfört en generell otrygghet i arbetslivet då många företag har sagt upp stora delar av sin personal. På Företaget verkar det inte finnas en oro eller otrygghet kring sin anställning och det finns även en överensstämmande bild kring att verksamheten inte har påverkats nämnvärt av pandemin. Mängden arbete har varit oförändrad och verksamheten har fortsatt som vanligt, om än några justeringar till följd av
Folkhälsomyndighetens rekommendationer. Detta är förmodligen anledningen till den anställningstrygghet som uttrycks:
Nej. Nej jag är inte orolig. Det här är ju arbetsuppgifter som oavsett epidemi eller inte så, ah det är faktiskt same same. (AT3)
Det har alltså inte uttryckts någon oro eftersom deras arbetsuppgifter och arbetsmängden kvarstår, oberoende av coronapandemin. Denna bild delas även av arbetsgivarrespondenterna
då de inte känt någon oro över att behöva säga upp anställda. Detta har kommunicerats ut till de anställda.
Utifrån tvåfaktorsteorin kan känslan som beskrivs kopplas till hygienfaktorn anställningstrygghet. Om den anställde ser objektiva tecken på att dennes
anställningstrygghet hotas kan missnöjet öka (Hedegaard Hein, 2012:133). Detta verkar inte vara fallet för medarbetarna på Företaget, utan genom en egen inblick i verksamheten samt kommunikation från arbetsgivaren ges tecken på en trygg anställning. Trots att pandemin kan skapa oro kring andra delar av medarbetarnas liv bidrar dessa tecken till att de inte behöver oroa sig över sin anställningstrygghet.
Sammanfattningsvis kan det konstateras att respondenternas arbetsmotivation inte har förändrats till följd av distansarbetet, där vissa saker har förändrats och vissa inte, vilket kan tyda på vilka faktorer som varit viktiga för arbetstagarnas arbetsmotivation. Arbetstagarna tycks motiveras av faktorer som inte är direkt kopplade till distansarbete, såsom känslan av bekräftelse, ansvar, anställningstrygghet, prestation samt själva arbetet. Detta visar på att det är dessa faktorer som blir viktiga för deras arbetsmotivation även vid ett påtvingat
distansarbete.
5.2.2 Interpersonella relationer
Resultatet visar att det även finns några konsekvenser som uppstått till följd av distansarbetet som skulle kunna inverka på arbetsmotivationen hos medarbetarna på Företaget. Det som framkommer av intervjuerna är att de dagliga, sociala kontakterna har blivit lidande. Det påtalas att det är svårare att få en förståelse för hur medarbetarna mår när de inte träffar varandra i vardagen. Det krävs mer ansträngning för att kommunicera och hålla sig uppdaterad på hur medarbetarna har det under distansarbetet. Även om det krävs mer ansträngning så verkar kommunikationen flyta på bra:
[...] när jag pratar med dem så, asså, det är en bra dialog och de är positiva och vi stämmer ju av om de har frågor. [...] Så att jag känner ändå att det är en nära dialog fastän vi sitter på olika ställen och man är ju anträffbar även om man inte sitter i rummet bredvid. (AG6)
Det tycks inte vara kommunikationen i sig som brister, snarare att medarbetarna saknar de vardagliga sociala kontakterna som sker på en gemensam arbetsplats. Det handlar om
aktiviteter som sker dagligen och även utanför arbetet. Det har blivit tydligare för vissa hur betydelsefulla dessa gemensamma aktiviteter är:
Men sen är inte jag den här personen som är den mest sociala på jobbet. Utan jag har redan innan varit rätt noga med vad jag varit med på och inte varit med på. [...] Men det jag har valt att vara med på, känner jag att jag saknar. Både utbyte av social karaktär och arbetsmässiga saker. (AT1)
Citatet synliggör vikten av interpersonella relationer, som är en hygienfaktor. Det handlar både om relationen till chefer och ledning samt om relationen kollegor emellan. Känslan av gemenskap i arbetsgruppen ses också som en viktig dimension av hygienfaktorn (Hedegaard Hein, 2012:131). Relationen mellan chefer och anställda tycks inte ha förändrats till följd av distansarbetet, även om förutsättningarna för kommunikation och interaktion har förändrats.
Den sammantagna bilden tycks fortsatt vara att de anställdas arbetsmotivation inte har förändrats till följd av distansarbetet. Detta indikerar att de interpersonella relationerna inte har blivit sämre och inte bidrar till en minskad arbetstillfredsställelse. Det tycks vara så att avsaknaden av sociala kontakter får konsekvenser för individen på ett personligt snarare än på ett arbetsmässigt plan. Interpersonella relationer under hemarbetet får således en viss betydelse för de anställda, men inte i så stor utsträckning att det kan ses som en viktig faktor för arbetsmotivationen. Detta kan tänkas bero på att Företaget i viss mån har kunnat
upprätthålla relationen mellan arbetstagare och ledning under det påtvingade distansarbetet.
5.3 Förutsättningar för arbetsmotivation
I avsnittet kommer de teman som rör förutsättningarna som arbetsgivaren skapat för de anställdas arbetsmotivation under det påtvingade distansarbetet redovisas. Under
bearbetningen av intervjuunderlaget kunde vi identifiera vilka åtgärder som Företaget vidtagit under distansarbetet. Åtgärderna kommer att presenteras i underrubriken Åtgärder till följd av
pandemin och distansarbetet. Två andra teman som identifierats under databearbetningen
relateras till tvåfaktorsteorin och presenteras i underrubrikerna, Arbetsförhållanden och
Kommunikation. Underrubriken arbetsförhållanden kommer från hygienfaktorn med samma
namn medan kommunikation är en sammanslagning av hygienfaktorerna ledning och interpersonella relationer.
5.3.1 Åtgärder till följd av pandemin och distansarbetet
Genom intervjuerna framkom att Företaget vidtagit vissa åtgärder för att anpassa sig efter Folkhälsomyndighetens restriktioner till följd av coronapandemin:
[...] vi har ändå haft en Covid-stabsgrupp som i början träffades i stort sett varje dag, där vi gick igenom hur läget ser ut, har vi några sjuka, hur mår alla, hur funkar det? Sen försökte vi bibehålla personalinformation en gång i veckan. Dom kickade även igång det nya intranätet i samband med covid. För då tänkte vi att det va ett ypperligt tillfälle att dra igång den sidan där vi har all information på ett ställe. (AG5)
Det har alltså funnits olika informationskanaler för arbetsgivaren att kommunicera ut information till de anställda om nya direktiv och om läget. Detta kan ses som att Företaget försökt vara tydliga i sin kommunikation när det gäller information och arbetets organisering under distansarbetet. Denna typ av åtgärd går i linje med hygienfaktorn företagspolitik och administration (Hedegaard Hein, 2012:132). En alltför otydlig kommunikation kring arbetets organisering kan påverka motivationen och arbetstillfredsställelsen hos de anställda, vilket gör detta till en viktig åtgärd från arbetsgivarens sida.
Företaget har även vidtagit andra åtgärder som de sett ett behov av för att de anställda ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt under distansarbetet. Detta går också att koppla ihop med hygienfaktorn företagspolitik och administration (Hedegaard Hein, 2012:132). Åtgärderna handlar bland annat om att individanpassa omställningen till
hemarbete. Detta då vissa ibland har behövt vara ute på fältet för att utföra sitt arbete, medan vissa tillhör riskgrupper och har behövt arbeta på distans på heltid sedan mars. Arbetsgivaren har även försökt anpassa arbetsplatsen för de som inte har velat arbeta hemifrån på heltid, genom att minska kontaktytorna och dela upp arbetsveckan mellan kontoret och hemmet. Detta skedde innan de nya lokala råden från Folkhälsomyndigheten (2020) tillkom i november och de anställda beordrades att arbeta hemifrån på heltid i den mån arbetsuppgifterna tillåter.
En åtgärd som Företaget inte har sett som nödvändig är arbetet med de anställdas
arbetsmotivation. Detta då arbetsgivarrespondenterna verkar dela de anställdas syn på hur deras motivation sett ut i och med distansarbetet. Det tycks inte finnas några större problem
med arbetsmotivationen och det har heller inte märkts av någon skillnad till följd av att medarbetarna har arbetat hemma:
Jag har ju en grupp som är högmotiverade, så jag har inte behövt motivera dem. Vi har ju stora pågående projekt [...] ja, det sköts helt enkelt, så den motivationen behöver jag inte jobba med hos dem. (AG7)
I och med att verksamheten inte har påverkats i stort av coronapandemin, har de flesta arbetsuppgifter kunnat utföras ändå. Arbetsgivarrespondenterna uttrycker att de därför inte har känt behovet av att vidta åtgärder gällande de anställdas arbetsmotivation på något annat sätt än vad de gjort tidigare. I relation till detta kan det ses som att arbetets organisering inte har påverkat de anställdas arbetstillfredsställelse, vilket även här går i linje med
hygienfaktorn företagspolitik och administration (Hedegaard Hein, 2012:132).
De åtgärder som Företaget har vidtagit till följd av coronapandemin, kan tänkas ha bidragit till att uppfattningen bland de anställda är att Företaget har agerat professionellt och tagit hänsyn till Folkhälsomyndighetens restriktioner:
Jag kan känna att man tar ju själva smittan i sig på största allvar och man är ju väldigt snabb i de ändringar man gör så fort det kommer nya restriktioner, så det är bra. (AT4)
Det som citatet belyser faller också in under hygienfaktorn företagspolitik och administration (Hedegaard Hein, 2012:132). Det är viktigt för arbetstillfredsställelsen att medarbetarna delar företagets förhållande till samhället. Hade Företagets hantering av coronapandemin inte överensstämt med medarbetarnas inställning till den rådande situationen, hade det kunnat leda till missnöje och minskad arbetstillfredsställelse.
Genom att introducera ett nytt intranät samt ha löpande personalinformationsmöten har Företaget vidtagit åtgärder som skapat förutsättningar för de anställdas arbetsmotivation. De har genom olika informationskanaler gett de anställda informationen de behöver för att kunna fortsätta arbetet som vanligt. Individanpassningen av omställningen till hemarbetet har också skapat förutsättningar för de anställdas arbetsmotivation genom att de tillgodosett
medarbetarnas olika behov. Dessa vidtagna åtgärder kan tillsammans med att verksamheten inte har förändrats i stort, tänkas förklara varför arbetsgivarrespondenterna inte har upplevt en
förändring i de anställdas arbetsmotivation. Således har de åtgärder som Företaget vidtagit i relation till hygienfaktorn företagspolitik och administration, fått betydelse för
arbetstillfredsställelsen och arbetsmotivationen hos de anställda.
5.3.2 Arbetsförhållanden
Den sammantagna bilden tycks vara att arbetsmiljön har fungerat bra under distansarbetet. Ur intervjuerna urskiljs att medarbetarna i stor utsträckning har haft möjlighet att ta hem
kontorsmaterial som kan behövas för att skapa förutsättningar för goda arbetsförhållanden. Det har köpts in material såsom headset och annan teknisk utrustning för att underlätta för de anställda som arbetat hemifrån:
Vi har även erbjudit att, vill man ta hem sin kontorsstol eller, säga till om man behöver ta hem några andra hjälpmedel helt enkelt så att man ska kunna jobba på ett lika bra sätt. Förutom kanske det här med höj- och sänkbara skrivbord då, det kan vi ju inte erbjuda, men annars kan man jobba lika säkert arbetsmiljömässigt hemma som på kontoret. (AG6)
Företaget har alltså försökt skapa förutsättningar för en god arbetsmiljö för de anställda under distansarbetet. Även om arbetsmiljön tycks ha fungerat bra, har det uppkommit vissa
praktiska svårigheter för de anställda. Bland annat tas internetuppkoppling upp som ett problem:
Tillgång till alla fjärrfiler, är en daglig frustration. Vi har en mappstruktur, där man kommer åt alla filer, det gör man ju genom en WPN. Så det går ganska mycket segare hemma. [...] Men nej, det är den praktiska biten som inte är 100 men det är inga problem egentligen. (AT4)
Trots dessa mindre problem så tyder respondenternas svar på att de anställda har kunnat arbeta under goda arbetsförhållanden under distansarbetet. Intervjuerna visar att arbetsgivaren har tagit sitt ansvar gällande arbetsmiljön för distansarbetet genom åtgärderna som har
vidtagits.
En fungerande arbetsmiljö är viktigt för att inte minska arbetstillfredsställelsen vilket uttrycks i hygienfaktorn arbetsförhållanden. En bra arbetsmiljö ökar inte arbetsmotivationen, eftersom hygienfaktorerna inte bidrar till motivation utan endast motverkar missnöje (Hedegaard Hein,
2012:132). Att medarbetarna till största del haft en fungerande arbetsmiljö kan därför ses som en anledning till att arbetsmotivationen inte har förändrats under distansarbetet. Detta kan tänkas bero på att de förutsättningar som arbetsgivaren har skapat under det påtvingade distansarbetet har varit gynnsamma för arbetstagarnas arbetstillfredsställelse. Hygienfaktorn arbetsförhållanden blir således viktig för att upprätthålla de anställdas arbetsmotivation.
5.3.3 Kommunikation
Det verkar finnas en uppfattning om att kommunikationen under distansarbetet har fungerat bra för det mesta. Det går dock att identifiera vissa utmaningar gällande kommunikationen via digitala hjälpmedel. Det beskrivs som att det blir en förändring i dynamiken på
exempelvis personalmöten. När mötena varit på kontoret har det varit mer naturligt med en dialog mellan medarbetarna och det har lättare diskuterats kring olika ämnen. Det tycks ha lett till att personer som håller i möten får mindre respons än tidigare, innan distansarbetet:
Vi hade ju personalinformation innan också, sittande där alla va samlade. Då var det ju en dialog, nu är det ju en envägskommunikation. [...] Och jag kan tycka att det börjar blir bättre, men det är svårt att få alla att vara aktiva på Teams eller ja, den digitala vägen. Det blir platt på något sätt. (AG5)
Om det ofta rör sig om en envägskommunikation till skillnad mot en dialog, skulle det kunna få konsekvenser för de interpersonella relationerna och den sociala gemenskapen i
arbetsgruppen. Detta skulle då kunna skapa missnöje bland medarbetarna, till följd av att hygienfaktorn interpersonella relationer inte tillfredsställs (jfr. Hedegaard Hein, 2012:131).
I intervjuerna framkommer det att arbetsgivaren har försökt hitta nya vägar för att skapa tillfälle för dialog i arbetsgruppen, genom att boka in möten utan agenda. Detta skapar en mer informell miljö där medarbetarna kan prata fritt, om både arbetsrelaterade och privata ämnen. Tanken tycks vara att efterlikna de fikaraster som normalt sett sker på kontoret, genom att de kopplar upp sig via Teams och exempelvis fikar tillsammans:
[...] vi har dels vanlig personalinformation, då har vi ett program, någonting som vi vill delge, men även om vi inte har något program, så bara för att se varandra, när det ändå är den tiden vi brukar fika, istället för att vi ses i fikarummet då så kan alla koppla upp sig på teams och bara snicksnacka litegrann [...] om det är något speciellt någon vill ta upp, som någon varit
med om eller så. Det är ju också ett sätt liksom att försöka hålla ihop företaget ändå fast vi alla sitter ute på olika ställen då. (AG6)
Genom att öppna upp för nya kommunikationssätt och dialog mellan medarbetare och chefer kan de interpersonella relationerna upprätthållas. Det tyder på att ledningen har en vilja att skapa goda förutsättningar för sina medarbetare och därmed har en attityd som främjar relationen mellan ledning och de anställda. Detta går i linje med hygienfaktorn ledning och därmed hjälper det till att motverka missnöje i arbetsgruppen (jfr. Hedegaard Hein,
2012:131).
Trots de utmaningar som identifierades kring kommunikationen verkar ledningen ha skapat förutsättningar för att komma runt utmaningarna, bland annat genom att vidta åtgärder som kan öppna upp för nya kommunikationssätt. Detta kan ses som att Företaget har tillgodosett det som behövs för att upprätthålla hygienfaktorn interpersonella relationer och därmed bibehålla arbetstillfredsställelsen hos de anställda. Att ledningen dessutom tycks ha en främjande attityd gentemot de anställda visar att hygienfaktorn ledning också får en viss betydelse för de anställdas arbetstillfredsställelse och därmed inte minskar
