Var är min plats idag? : En studie i hur aktivitetszoners funktioner kan kommuniceras i det digitala rummet för en bättre användarupplevelse på aktivitetbaserat flexkontor.

Var är min plats idag?

En studie i hur aktivitetszoners funktioner kan kommuniceras i

det digitala rummet för en bättre användarupplevelse på

aktivitetbaserat flexkontor.

Anna Carlén

För avläggande av filosofie kandidatexamen i Informationsdesign med inriktningen rumslig gestaltning

Ett examensarbete på grundnivå, 15 hp Examinator Yvonne Eriksson

Handledare Mia Sas

Akademin för Innovation, design och teknik Mälardalens högskola

Abstract

This thesis is in the field of information design with a focus on spatial design. The study has been conducted to investigate how theories and methods in information design can be applied to digitally communicate activity zone functions in an activity-based flex office.

Previous research indicates that one of the biggest challenges with the transition from celloffice to activity-based flex office is that the new way of working is not used as planned. A zoning that is obvious to everyone is recommended. The thesis includes a study of how employees relate to the workplace and how they interact with the digital tool Campuskartan, which has been applied to facilitate the everyday work.

The methodological work includes a physical and digital site analysis that describes and evaluates visual elements and functions. It also includes an analysis of the factors that indicate strengths and challenges in terms of the interaction between the physical and the digital space. Employees at Mälardalen University have functioned as a focus group to capture needs from a user perspective and a qualitative interview with an expert have contributed good insights to the study. Subsequently, a participatory observation has been implemented to understand the university's communication work and overall goals with the transition to a new way of working.

The study also has a scientific theoretical basis that includes previous research in activity-based flex office and how the digitalization has affected how we work. The study highlights theories in, among other things, visual communication and cognition as well as interaction design. With support from the methodological work, previous research and theories, a visual concept has been created in order to digitally communicate the functions of the activity zones and how employees can relate to them.

Keywords

Activity-based flex office, workplace, zone, availability, interaction, digital tool, digitization, congeniality, visual communication, user experience.

Sammanfattning

Detta är ett examensarbete inom informationsdesign med inriktning rumslig gestaltning. Studien har genomförts för att undersöka hur teorier och metoder inom informationsdesign kan tillämpas för att digitalt kommunicera aktivitetszoners funktioner på ett aktivitetsbaserat flexkontor.

Tidigare forskning tyder på att en av största utmaningarna med övergången från cellkontor till aktivitetsbaserat flexkontor är att det nya arbetssättet inte nyttjas som planerat. En

zonindelning som är tydlig för alla är även att rekommendera. Studien inkluderar en

undersökning av hur medarbetare förhåller sig till arbetsplatsen samt hur de interagerar med det digitala verktyget Campuskartan som har tillämpats för att underlätta arbetsvardagen. Det metodiska arbetet inkluderar en fysisk och digital platsanalys som beskriver och värderar visuella element och funktioner. Det inkluderar även en analys av vilka faktorer som tyder på styrkor och utmaningar vad gäller samspelet mellan det fysiska och det digitala rummet. Medarbetare på Mälardalens högskola har fungerat som en fokusgrupp för att fånga upp behov ur ett användarperspektiv och en kvalitativ intervju med sakkunnig har genomförts i syfte att bidra med goda insikter till studien. Därefter har en deltagande observation

genomförts för att förstå högskolans kommunikationsarbete och övergripande mål med övergången till ett nytt sätt att arbeta på.

Studien har även en vetenskaplig teoretisk grund som inkluderar tidigare forskning inom aktivitetsbaserat flexkontor och hur digitaliseringen har påverkat hur vi arbetar. Studien lyfter teorier inom bland annat visuell kommunikation och kognition samt interaktionsdesign. Med stöd i det metodiska arbetet, tidigare forskning och teorier har ett visuellt koncept skapats i syfte att digitalt kommunicera aktivitetszonernas funktioner samt hur medarbetare kan förhålla sig till dem.

Nyckelord

Aktivitetsbaserat flexkontor, arbetsplats, zonindelning, tillgänglighet, interaktion, digitalt verktyg, digitalisering, kongenialitet, visuell kommunikation, användarupplevelse.

Förord

Efter ett minst sagt annorlunda 2020 närmar jag mig äntligen mitt examensbevis. Jag vill tacka Mälardalens högskola för tre lärorika år och för det varma välkomnande jag fått i de projekt jag varit delaktig i kopplat till högskolan och flytten till nya campus.

Nu antar jag och mina informationsdesignerskollegor nya utmaningar mot ett mer

användarvänligt samhälle. Vi kommer att skapa design som väcker uppmärksamhet, behövs, uppskattas och förstås av alla.

Ett enormt och kärleksfullt TACK till Mia Sas, Tina Knuutinen, Ida Cardestål, min klass, min Nisse och min familj.

Innehållsförteckning

INLEDNING ... 7

Aktivitetsbaserat flexkontor - det moderna kontorets arbetssätt ... 7

Bakgrund ... 7

Problembeskrivning ... 8

Syfte och frågeställningar ... 8

Målgrupp ... 8

Avgränsningar ... 8

TEORI OCH TIDIGARE FORSKNING ... 9

Digitaliseringens betydelse ... 9

Rum skapade för mänsklig aktivitet ... 9

Designa för att upptäcka, uppleva och förstå... 10

Visuell kommunikation och hur vi uppfattar den ... 11

Tillgänglig och användarvänlig kommunikation ... 12

Källkritik ... 13

METOD OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT ... 14

Platsanalys – det fysiska rummet ... 14

Platsanalys – det digitala rummet ... 14

Rymdupplevelse ... 14

Fokusgrupp ... 15

Kvalitativ intervju ... 15

Deltagande observation ... 16

METODRESULTAT ... 17

Platsanalys – det fysiska rummet ... 17

Rymdupplevelse – det fysiska rummet ... 21

Rymdupplevelse – det digitala rummet ... 24

Fokusgrupp ... 25

Kvalitativ intervju ... 26

Deltagande observation ... 27

Metodreflektion och etiska aspekter ... 28

DESIGNPROCESS ... 29

Problemdefinition ... 30

Idégenerering ... 30

Konceptutveckling ... 31

Koncept – zonernas funktioner i det digitala rummet ... 34

Omgestaltning utav Campuskartans visuella uttryck ... 35

Kommunicering utav förhållningssätt ... 37

AVSLUTNING ... 39

Diskussion och slutsats ... 39

En reflektion om framtidens arbetsplats ... 40

KÄLLFÖRTECKNING ... 41

Inledning

Aktivitetsbaserat flexkontor - det moderna kontorets arbetssätt

Den moderna arbetsplatsen är annorlunda idag om man jämför med 10–15 år tillbaka i tiden. Den utvecklas ständigt och vi i takt med den. Kanske är det på gott och ont vi behöver anpassa oss utefter den arbetsplats som är mer mobil och flexibel. Under de senaste åren har fler organisationer applicerat konceptet aktivitetsbaserat flexkontor, även kallat ABW (activity based workplace), vilket är det begrepp som kommer att uttryckas i denna studie. ABW innebär en arbetsplats anpassad utefter de aktiviteter som ska genomföras och där flexibilitet, mobilitet och variation är grundingredienserna (Tentant & Partner, 2020). Berthelsen m.fl. beskriver att ABW sedan 2010 har marknadsförts i Sverige som framtidens hållbara kontorstyp. Det är en utveckling som även kan ses som ett sätt för organisationer att enklare anpassa arbetsplatsen till framtidens föränderliga behov (Berthelsen m.fl., 2017 s. 9). Arbetsplatsen är indelad i zoner utifrån verksamhetens vanligaste aktiviteter. Den rumsliga utformning sägs utgå från medarbetarens behov och de anställda förutsätts växla mellan olika arbetsmiljöer utifrån den uppgift som står till hands för stunden.

Vad definierar ett rum?

Denna typ av arbetsplats har varit möjligt att implementera i större utsträckning tack vare den växande digitaliseringen. I takt med den och den nya formen utav arbetsplats ställs det även krav på användbara digitala verktyg, vilket även kan definieras som digitala rum. Under de senaste åren har digitaliseringen fått ett stort genomslag. Den har haft en revolutionerande effekt på hur vi interagerar med vår omvärld. Vi förväntar oss att världen fungerar på ett annat sätt än tidigare. Vi räknar med att digital information är tillgänglig och att digitala verktyg kan användas utan begränsning. Vi kräver även interaktivitet och anpassning till våra specifika behov i olika situationer (Regårdh, 2015 s.323). På samma sätt är dagens digitala verktyg något som vi använder oss av för att uppleva och förstå vår omgivning (Höök, 2015 s.175). Den digitala framgången har blivit en del av kärnverksamheten och bevisligen har detta givit oss möjligheter att förändra vårat sätt att exempelvis konsumera, träffa en läkare, samarbeta, ta kontakt och förenkla vardagen. Det är en självklarhet att det även ska nyttjas kopplat till vår arbetsdag och den moderna arbetsplatsen.

Bakgrund

I mars 2020 flyttade Mälardalens Högskola i Eskilstuna till ett nytt campus. Drygt 4000 studenter och 300 medarbetare samverkar i en öppen och modern byggnad. För

medarbetarnas del innebär flytten en övergång från cellkontor till ABW. För att underlätta arbetsvardagen används det digitala verktyget Campuskartan, en smart-office lösning för den moderna arbetsplatsen skapad av Sony. Campuskartan används framförallt genom

smartphones och inkluderar förenklade kartsystem över byggnaden där medarbetaren bland annat kan söka efter ledig arbetsplats och arbetsrum, navigera och ta kontakt med kollegor. Mälardalens högskola är den första akademiska verksamhet som använder denna typ av digitalt verktyg.

Problembeskrivning

I det fysiska rummet har aktivitetszonerna olika rumsliga uttryck baserat på dess funktioner och de behov som de ska tillfredsställa. Det kan innebära val av kulör, material, möblering och andra rumsliga element. Problemet är att i det digitala rummet är det inte möjligt att skilja aktivitetszonera åt, de har samma visuella uttryck. Min hypotes är att om det digitala

verktyget är tänkt vara ett stöd i arbetsvardagen kan denna bristande kommunikation påverka medarbetarnas upplevelse och förståelse av arbetsplatsen. Min hypotes är även att det kan ha en påverkan för hur medarbetarna förhåller sig till dem.

Syfte och frågeställningar

Syftet med denna studie att undersöka hur medarbetare förhåller sig till aktivitetszonerna samt att undersöka hur den fysiska miljön avspeglas digitalt. Utifrån denna förståelse har ett

gestaltningsförslag skapats i syfte att kommunicera aktivitetszonernas funktioner. Studien innebär även att utveckla och omgestalta Campuskartan i syfte att efterlikna det rumsligt upplevda. Studien besvarar forskningsfrågorna;

a) Vilka utmaningar finns i kommunikationen utav aktivitetszonernas funktioner i det digitala verktyget Campuskartan?

b) På vilket sätt kan tydligare kommunikation utav zonernas funktioner bidra till en ökad kongenialitet mellan det fysiska och det digitala rummet?

Målgrupp

Studien och gestaltningsförslaget riktar sig till verksamheter som använder digitala verktyg för att underlätta arbetsvardagen på en arbetsplats. Specifikt riktar sig denna studie till medarbetare på Mälardalens högskola med varierande tidigare erfarenheter och attityder till ABW som arbetssätt.

Avgränsningar

Högskolan är en byggnad om sex våningsplan, varav tre av dem är anpassade för medarbetare. Den rumsliga ytan som har studerats är avgränsad till en del utav

medarbetarplan fyra. Förslaget är en omgestaltning utav Campuskartan som inkluderar förändring och tillägg utav visuella element samt utökade funktioner. Förslaget tar inte hänsyn till tekniska möjligheter och begränsningar. Förslaget kommunicerar snarare ett koncept anpassat utefter användarens (medarbetarens) behov är även och baserat på teoretiska grunder. Förslaget tar hänsyn till högskolans grafiska uttryck och profil.

Teori och tidigare forskning

Nedan presenteras teorier och vetenskaplig forskning som bidrar till en grund för studien i sin helhet och gestaltningsförslaget. Här presenteras teorier kring digitaliseringens påverkan, tidigare forskning om ABW och aktivitetszoner, visuell kommunikation-och kognitionsteori samt interaktionsdesign.

Digitaliseringens betydelse

Digitaliseringen formas av oss och vi formas av den. Höök lyfter att vi behöver överblicka vad den tekniska utvecklingen möjliggör och hur vi på bästa sätt implementerar den som en del i vårt samhälle för att kunna forma den till att bygga det samhälle som är önskvärt (Höök, 2015 s.167). Hon menar på att digitaliseringen av det vardagliga kan komma att

professionalisera, effektivisera och kontrollera vår vardag (ibid, s. 168). Toivonen lyfter att det idag förekommer en ökad användning av informations- och kommunikationsteknologi för att stödja aktivitetsbaserat arbetssätt samt användning av delade arbetsytor på̊ kontor

(Toivonen, 2018 s. 74). Det digitala lagret vi lägger ovanpå alla fysiska saker och dess interaktion leder till att vi kan förstå vad som händer och visualisera och kontrollera det på olika vis (Höök, 2015 s.180). Genom digitaliseringen har enorma mängder fakta, information, kunskap och erfarenheter blivit tillgängliga, men det kan även öka risken att desinformeras (Puranen, 2015 s. 294).

Människan har så långt tillbaka som vi kan spåra använt verktyg för att utforska, känna, se, påverka samt skapa interaktioner med vår omgivning (Höök, 2015 s.179). På samma sätt använder vi digitala verktyg för att uppleva och förstå (ibid s.175). Bodin Danielsson lyfter även att tekniken idag har kommit ifatt kontorsdesignen, att det är tekniken som styr hur vi formar vår arbetsplats och inte tvärtom (Bodin, Danielsson, 2014 s. 104). Forskning inom digitalisering och de tekniska möjligheterna utvecklas och blir mer avancerade för varje dag. Dessutom kommer digitaliseringen fortsättningsvis att utvecklas vilket innebär att denna studie och det gestaltningsförslag som presenteras är en produkt av sin tid.

Rum skapade för mänsklig aktivitet

Rummets form, arrangemang av möbler, ljud och ljus är faktorer som påverkar hur rymden i ett rum upplevs. Vår uppfattning av ett rum påverkas även utav hur vi använder det. Det är aktiviteterna som vi utför i rummet som påverkar hur vi formar och planerar en rumslig yta (Ching, Bingeli, 2012 s.17). Även om enskilda ytor kan utformas för ett visst syfte eller antyda till en viss aktivitet så är samtliga rumsliga ytor funktionsmässigt relaterade till

varandra. De relaterar till varandra genom exempelvis rumslig närhet och visuella egenskaper och funktioner (ibid s.37). Ching och Binggeli lyfter även människans relation till rummet genom begreppet zonindelningar. De beskriver intim zon som ett rum med begränsad fysisk kontakt, personlig zon som en rumslig yta där andra tillåts vara i närheten och där en

konversation sker i låga röstnivåer. Social zon innebär informella och sociala möten som sker med en normal röstnivå. Den offentliga zonen är mer accepterande för formellt beteende och högre ljudnivåer krävs vid kommunikation (Ching, Binggeli, 2012 s. 51). Tidigare forskning inom ABW tyder på att interiörens former, graden av öppenhet, zonindelningen, mängden utav olika typer av zoner samt byggnadens läge och tillgänglighet är betydelsefulla för

medarbetares generella tillfredsställelse (Toivonen, 2018 s. 80). Oljud, ineffektivt arbete, minskad fysisk interaktion och en osäkerhet om hur man ska agera är några av utmaningarna med ABW. Dock kan medarbetaren i andra fall uppleva en högre prestation och

arbetstillfredsställelse (Hultberg, 2019 s. 6). I flera fall konstaterar forskning att medarbetare inte nyttjar de möjligheter de har att välja sin arbetsplats eller arbetar hemifrån i större utsträckning. Däremot tyder nyare studier på att variation av arbetsplats blir allt mer vanligt förekommande och att de som byter arbetsplatser oftare upplever sig mer produktiva. En rekommendation är att skapa förutsättningar för gemensamma spelregler samt skapa en zonindelning som är tydlig för alla (ibid s. 4). Även om ABW idag är ett vanligt

förekommande fenomen, så utvecklas forskningen ständigt och mängden forskning kring ABW kopplat till akademiska verksamheter är fortfarande bristfällig.

Designa för att upptäcka, uppleva och förstå

Norman diskuterar upplevelse som begrepp i The Design of Everyday Things. Han menar att upplevelse som begrepp ofta anses av många vara subjektivt och av personlig åsikt. Norman tydliggör dock att upplevelsen är kritisk, för den avgör hur användare minns sina

interaktioner. När användaren upplever en förståelse kan allt leda till en känsla av kontroll, av behärskning och tillfredsställelse. Kognition och känslor är tätt sammanflätade, vilket innebär att designers behöver designa med båda i åtanke (Norman, 2013 s. 13).

När vi interagerar med en produkt eller tjänst behöver användaren ta reda på hur den fungerar, alltså att upptäcka vad den gör och vilka funktioner som är möjliga. Norman sammanfattar detta i begreppet discoverability. Discoverability bygger på tillämpningar utav sex

grundläggande psykologiska begrepp; affordance, signifiers, conceptual models, constrains,

mapping och feedback (Norman, 2013 s. 10). Affordances

Affordances innebär relationen mellan det fysiska objektet och användaren. Det är förhållande mellan egenskaperna hos ett objekt och dess funktioner som bestämmer hur objektet kan användas, även så användarens förmåga att använda ett objekt. Det innebär mer konkret vad en produkt eller en tjänst, analog eller digital, bjuder in till. En del liknar det vi redan känner till, andra är nya för oss (Norman, 2013 s.11). Ondia m.fl. lyfter affordance som begrepp i artikeln Spatial Configuration and Users’ Behavior in Co-Working Spaces, en vetenskaplig artikel om hur rumslig gestaltning påverkar användares beteende på samarbetsytor. De utvecklar Normans begrepp till spatial affordance, vilket innebär de upplevda egenskaperna hos den fysiska miljön som bjuder in till någon typ utav aktivitet (Ondia m.fl., s. 21).

Även Holsanova lyfter sin beskrivning utav begreppet. Hon beskriver det som ett funktionellt attribut som tyder på att en artefakt bjuder in till viss interaktion. Holsanova lyfter även ledtrådsstrukturer som en central princip för användarvänlig design. Ledtrådsstrukturerna ger exempelvis instruktioner om vad som anses vara viktigt och mest relevant i ett sammanhang (Holsanova, 2010 s. 91).

Signifiers

Holsanovas beskrivning utav ledtrådsstrukturer leder oss in på begreppet signifiers. Om affordance innebär vad ett objekt bjuder in till så innebär signifiers de element som signalerar hur ett objekt är tänkt användas, d.v.s. vilka element som gör objektets funktioner förståeliga för användararen. Om affordance signalierar vad, så signalerar signifiers var (Norman, 2013 s. 14).

Conceptual models

Norman beskriver begreppet conceptual model som en förenklad förklaring av hur något fungerar. Han menar på att denna förklaring nödvändigtvis inte behöver vara komplett eller exakt, huvudsaken är att den är användbar. Detta är ett effektivt sätt för att göra ett system enklare att använda (Norman, 2013 s. 25), även om dessa förenklade modeller är värdefulla bara när de stödjer det som det ska (ibid, s. 26). Ekholm menar att vi gärna bygger modeller för att förstå vår omvärld (Ekholm, 2015 s. 52). Lanier menar dock på att allt digitalt i någon mening är en förenkling av verkligheten, en modell som saknar detaljer (Lanier, 2010, återgivet av Höök, 2015 s.179). Digitala verktyg används med andra ord som ett sätt för oss att förhålla oss till det som finns runt omkring oss, det stödjer oss i att förstå hur det ena hör ihop med det andra. Kanske är det just den förenklingen av verkligenheten som krävs för att ges möjlighet att kommunicera något mer avancerat. Normans teori om conceptual models grundar sig i en tid innan teknologin fick sin framfart. Vid begreppets begynnelse är min teori att det användes i mer analoga sammanhang, exempelvis visualiseringen utav Londons tunnelbanesystem skapad av Harry Beck 1931. Däremot är min uppfattning att

digitaliseringen har bidragit till att begreppet blivit både mer användbart och enklare att applicera i designsammanhang.

Visuell kommunikation och hur vi uppfattar den

Bergström beskriver visuell kommunikation som ett samlande begrepp för olika discipliner som används för att skapa en förändring. Han beskriver det som att en sändare, genom en budbärare, når en mottagare (Bergström, 2016, s.36). Sändaren arbetar utifrån ett

intentionsperspektiv, med mål och budskap i fokus. Budbäraren verkar utifrån närhetsperspektiv, som främst omfattar det visuella. Mottagaren agerar utifrån

receptionsperspektiv som omfattar perception, upplevelse och tolkning (Bergström, 2016 s. 37). Det är betydelsefullt hur visuella element sätts samman (ibid s. 220), en ordnad eller rörig form avgör om användaren upplever det visuella som enkelt eller svårt att förstå.

Det vidgade textbegreppet

Holsanova beskriver att bilder instruerar till handling. Den förmedlar viktig information och kan underlätta igenkänning av konkreta objekt, uttrycker spatiala relationer och visar föremåls storlek, läge, utseende och funktion (Holsanova, 2010 s.44). Även de enskilda grafiska

elementen uppfyller kommunikativa funktioner (ibid s.45). Grafiska representationer kan användas för att uppnå direkt perceptuell verkan och omedelbar identifikation (ibid. s46). Text och bild i samverkan utformas med vilken funktion de har, exempelvis att informera. Målet är att skapa en estetisk tilltalande, effektiv och användarvänlig design som underlättar för användaren att bearbeta och förstå. En funktionell design innebär att användaren ska uppnå sitt mål, exempelvis att bli informerad. Det främsta målet med en funktionell design är

att den ska vara intuitiv, det ska i bästa möjliga mån vara uppenbart vilken interaktion som krävs av användaren (ibid s. 90).

Visuella objekt

Holsanova lyfter även att människor har en förmåga att visuellt känna igen former, mönster och helheter av sådant som skulle kunna uppfattas som bara en samling utav linjer, kurvor och streck. Hon lyfter att sådana former kan vara av stor betydelse för en snabb igenkänning (Holsanova, 2010 s. 92). Ware är enig och menar på att om målet är att ett objekt ska identifieras snabbt och vara pålitligt, bör dessa objekt vara typiska och visas från en typisk synvinkel (Ware, 2008 s.121). Han menar även att människan ofta kopplar de visuella drag vi stöter på i vår omvärld till det vi redan känner till. Exempelvis är vår moderna värld till stor del uppbyggd utav vertikalt orienterade rektanglar vilket innebär att vi har enkelt att

identifiera vertikala och horisontella konturer. Därför gör det dem till ett effektivt sätt att kommunicera visuella objekt (Ware, 2008 s.57). Däremot menar Ware även på att människan uppmärksammar visuella element beroende på tidigare erfarenheter och intressen (Ware, 2008 s. 21).

Ikoner

Ikoner kommunicerar information snabbt och används när komplicerade illustrationer eller fotografier är olämpliga. Dem anger en abstrakt skildring än det visade objektet (Coates, Ellison, 2014 s. 96). Generellt används bildikoner bäst när visualiseringsändamålet är

pedagogiskt (Ware, 2013 s. 320). Att använda en bild för att representera information betyder ett steg mindre i förståelseprocessen. Ware menar på att ikoniskt minne är mycket kortvarigt och som håller det som finns på näthinnan tills det ersätts av något annat (ibid s. 320). Detta verkar vara begränsat till cirka tre till fem enkla objekt, beroende på kontexten. Det finns åtta faktorer som riktar uppmärksamhet; färg, position, storlek, isolering, komplexitet, ton, riktning och underförstådd rörelse. Enkelheten i en ikon kan vara en fördel, men enkelheten även kan innebära brist på information vilket gör ikonen svårtolkad.

Gestaltlagarna

Närhetslagen innebär att visuella objekt som placeras intill varandra framträder som ett sammansatt objekt. Likhetslagen tyder på att objekt med samma form eller färg tenderar att uppfattas som samma grupp. Symmetrilagen innebär att områden som är avgränsade upplevs sammanhängande och kontinuitetslagen innefattar att användaren inte uppfattar enskilda punkter och linjer utan snarare har förmågan att se ett sammansatt mönster (Holsanova, 2010 s. 92–93).

Tillgänglig och användarvänlig kommunikation

Coates och Ellisson tydliggör att vi måste förstå hur användaren kommer att interagera med en tjänst eller en produkt för att kunna utforma den effektivt (Coates, Ellison, 2014 s. 64).

Legibility och readability är två begrepp som avser att skapa design som tydligt kan avläsas

och beskriver hur begriplig och användarvänlig kommunikationen är (ibid s. 78). Färgkodning exempelvis innebär en specifik färg kopplat till en kategori eller grupp av innehåll för att göra den direkt igenkännbar i syfte att förmedla information, vilka kan vara abstrakta eller mer direkta. Om den används effektivt kan färg förmedla mening, det kan också bidra till förståelse för om element är sammankopplade eller separata (ibid, s. 82). Ware lyfter

primärfärger som röd, grön, blå och gul och sekundärfärger som exempelvis rosa, orange och lila (Ware, 2008 s. 77). Han menar på att om en färg är nära en idealröd eller en idealgrön är det enklare att minnas än om produkten eller tjänsten är designad med sekundärfärger (Ware, 2003 s. 110). Bakgrunden kräver även en kontrast till typografin eller de grafiska element som applicerats, vilket är avgörande för att användaren ska uppfatta informationen tydligt. Det måste finnas en betydande skillnad i ton mellan komponenter (Coates, Ellison, 2014 s. 84). Pop out-effekt och visuella hierarkier

De starkaste pop out-effekterna inträffar när ett objekt skiljer sig i någon funktion från alla andra objekt. Visuell distinktion, d.v.s. visuella skillnader, har att göra med de visuella karaktärsdragen och objektets egenskaper. Det är graden av funktionskontrast mellan ett objekt och dess omgivningar som skapar distinktion. Pop-out-effekt innebär distinktion i bland annat färg, orientering, storlek, rörelse och stereoskopiskt djup (Ware, 2008 s.29). För att skapa en pop out-effekt är en låg nivå ofta inte tillräcklig för att skapa denna distinktion, den behöver vara tillräckligt kraftig. Ju mer bakgrunden varierar i form utav exempelvis färg, struktur eller orientering desto större pop-out effekt krävs (Ware, 2008 s.31) Ware menar på att för många utstickande egenskaper kan försvåra läsligheten, begreppet för det är visual

interference (Ware, 2008, s.51).

Källkritik

Vid studier om tillgänglighet, kognition och perception ligger vikt vid förståelse att den mänskliga uppfattningen är i vissa fall individuell. Det gör dessa teorier och antaganden generella baserat på tidigare studier och slutsatser. Dessutom kan kulturella skillnader påverka hur vi tolkar exempelvis ikoner och färgkodning.

Det är viktigt att motivera och kritisera de källor som använts. Don Norman (2013), Kevin Lynch (1960), Francis D.K Ching & Binggeli Corky (2012) och Colin Ware (2008, 2013) är samtliga erkända författare vars verk och teorier använts under flera årtionden. Många utav verken är senare upplagor och uppdateras pågående för att anpassas ytterligare efter det föränderliga samhället.

De vetenskapliga artiklar som använts i studien är granskade av experter, publicerade och tillgängliga att ta del utav. Bland annat lyfts kunskaper från experter på det aktuella området. Susanna Toivonen, Professor i Sociologi på Mälardalens Högskola och Annemarie Hultberg, forskare vid Institutet för stressmedicin är exempel på den expertiskunskap som nyttjats i denna studie.

För vidare forskning hade det varit intressant att lyfta fler teorier inom digitala tillgänglighetsaspekter för att därmed notera fler perspektiv.

Metod och tillvägagångssätt

I denna del presenteras metodarbetet med syfte att vara ett stöd till att förstå användarens behov samt motivation till gestaltningsförslaget. Metodarbetet är format utefter studiens syfte och frågeställningar och innefattar platsanalys, fokusgrupp, kvalitativ intervju samt

deltagande observation.

Platsanalys – det fysiska rummet

Denna analys syftar till att beskriva den rumsliga miljön på Mälardalens Högskola i syfte att skapa en förståelse för den rumsliga kontexten. Ching och Bingeli beskriver att förstå rummets funktion är lika viktigt som att förstå användarens behov (Ching, Bingeli, 2012 s. 58). Platsanalys genomförs oftast genom specifika punkter som lyfts i Interior Design

Illustrated (ibid, s. 60). I och med att denna studie behandlar kongenialiteten utav det fysiska

och digitala rummet har dessa punkter anpassat utefter relevans.

Platsanalysen genomfördes 2020.05.15 kl. 09:00-10:30 och var uppdelad i tre faser utefter de tre aktivitetszonernas olika rumsliga uttryck och tänkta aktiviteter. De faktorer som

analyserades i samtliga delar inkluderade; • Dokumentering utav platsen • Rymd och rumslig upplevelse • Ljud och ljus

• Material och kulör • Möbler och grupperingar

• Tillgänglighet och mänsklig rörelse

• Funktioner som rummet signalerar

Platsanalys – det digitala rummet

Den andra delen utav platsanalysen är en analys utav Campuskartan i syfte att förstå dess funktioner och visuella uttryck. Analysen genomfördes med grunder i studiens teoretiska perspektiv och genomfördes 2020.05.15.

Den digitala analysen inkluderade;

• Funktion, tillgänglighet och digitala begränsningar • Kulörer, nyanser och tonalitet

• Pop out-effekter • Ikoner och symboler

Rymdupplevelse

Som ett komplement till platsanalysen noterades även den upplevda rymden i rummet enligt Branzells teori om upplevelsebubblan. Detta är ett typ av notationssystem som förklarar den mänskliga upplevelsen av ett rum eller en plats (Branzell, 1976 s. 9). Syftet med metoden i denna studie var att tydliggöra skillnader i rymdupplevelsen mellan det fysiska och det digitala rummet.

Fokusgrupp

Målet för kvalitativ forskning är att nå insikt om fenomen som rör personer och situationer i dessa personerna sociala verklighet (Dalen, 2015 s. 15). Tre medarbetare på Mälardalens Högskola har fungerat som en fokusgrupp, där mötet skedde genom ett videointervjusamtal. Wikberg Nilsson m.fl. beskriver metoden intervju som ett möte med användare för att ta reda på deras upplevelser, åsikter, attityder, motivation och beteende kring en kontext (Wikberg Nilsson m.fl., 2016 s. 83). Intervjusamtalet genomfördes semistrukturerad där de förberedda frågorna diskuterades i en gruppdialog. Detta möjliggjorde ett flexibelt och levande

konversationsformat som även placerar informanterna i en bekväm intervjusituation (Hanington, Martin, 2012 s. 102). Informanterna kontaktades med deltagarförfrågan inkluderat ett samtyckeskrav med beskrivning utav studiens syfte i sin helhet, syftet med intervjun samt förutsättningar inför deltagandet. Analys utav materialet baseras på grundligt utförda anteckningar.

Urval

Vid småskalig forskning är urval mest framträdande vid surveyundersökningar, men är möjligt att anpassa kopplat till andra strategier (Denscombe, 2017 s. 57). Denscombe beskriver representativa och explorativa urval, varav det explorativa perspektivet oftast används i småskalig forskning och förknippas ofta till kvalitativa data (ibid s. 58). Det används även som ett sätt att undersöka relativt outforskade ämnen (ibid s. 58). Detta gör det explorativa perspektivet välfungerande i denna kontext. Dels för att det finns begränsat med forskning inom ABW kopplat till en akademisk verksamhet samt att det finns bristande vetenskapliga ämnen som rör ABW kopplat till digitala verktyg. Urvalet är även ett

bekvämlighetsurval. Denscombe beskriver att bekvämlighetsurvalet som en strategi ofta är grundat på bristande resurser (ibid s. 71). I detta fall var få medarbetare fysiskt på plats och de flesta hade ännu inte hunnit arbeta kontinuerligt på arbetsplatsen, vilket är en konsekvens av Covid 19-pandemin. Därav valdes bekvämlighetsurval som strategi, vilket innebär att

medarbetare som arbetat kontinuerligt på arbetsplatsen samt var intresserade deltog i studien. Syftet med mötet med fokusgrupp var att skapa en uppfattning kring hur användarna förstår och använder arbetsplatsens aktivitetszoner idag, vilka behov som finns samt lyssna till vad som motiverar medarbetare till att variera eller inte variera arbetsplats utefter behov. Mötet med fokusgrupp genomfördes 2020.04.05.

Kvalitativ intervju

Intervju som metod kan innebära uttalanden från experter inom ett visst område (Wikberg Nilsson m.fl., 2016 s. 83). Därför inkluderar metodarbetet i denna studie en kvalitativ intervju med en sakkunnig på området. Sanna Ridhagen, arbetsstrateg och förändringsledare på Tentant & Partner, har expertiskunskap i förändringsarbeten inom arbetsplatser och har även erfarenhet av flera övergångar till ABW.

Urval

Sanna Ridhagen har valts som informant då hon har privilegierad kunskap och erfarenhet kring det aktuella ämnet som kan ge goda insikter till studien. Denscombe beskriver detta som ett subjektivt urval, där informanten är handplockad då hen har en relevans för det ämne som undersöks (Denscombe, 2017 s. 67). Denscombe beskriver även att ett subjektivt urval

fungerar när forskaren redan har en viss kännedom om de människor eller företeelser som ska undersökas och medvetet väljer dem då de kan bidra till värdefulla data (ibid s. 68). Det kan även användas för att försäkra sig om ett brett tvärsnitt och kan efterlikna ett representativt urval.

Syftet med intervjun var att få en ökad förståelse för det aktivitetsbaserade flexkontorets styrkor och utmaningar, lyssna till goda exempel på hur man bör kommunicera

förhållningssätt och regler samt hur medarbetare kan motiveras att variera sin arbetsplats. Intervjun genomfördes 2020.04.05. Analys utav materialet baseras på grundligt utförda anteckningar. Materialet sammanställdes och skickades tillbaka till informanten för kommentarer och korrigering.

Deltagande observation

Denscombe förklarar deltagande observation som en källa till kvalitativa data (Denscombe, 2017 s. 297). Direkt observation, till skillnad från andra kvalitativa metoder, bygger på direkt evidens genom att bevittna händelser när de inträffar, snarare än att informanterna berättar om en situation (ibid, s. 297). Den deltagande observationen har i denna studie inte inträffat vid ett specifikt tillfälle, utan snarare har deltagandet pågått kontinuerligt i samband med möten och andra projekt jag personligen deltagit vid på Mälardalens högskola. Syftet med denna deltagande observation har varit att förstå användaren samt definiera problem och behov. Den deltagande observationen inkluderar;

• Identifiera informationdesignsproblem

• Förståelse för övergripande mål med övergång till ABW

• Förståelse för kommunikationsarbete och inkludering utav medarbetare • Förståelse för medarbetarnas behov

Metodresultat

Platsanalys – det fysiska rummet

Den rumsliga yta som har studerats på våningsplan fyra består utav tre aktivitetszoner; aktiv zon, semityst zon och tyst zon. För att förstå rummets funktioner har Lynch teori om hur människan uppfattar och navigerar i stadsrummet använts.

Hur rör sig användaren?

De tre aktivitetszonerna kan enligt Lynch teori delas in i distrikt (districts). Districs innebär en plats eller platser som är av liknande karaktär (Lynch, 1960 s. 47). De tre aktivitetszonerna är av olika karaktär med olika funktioner, men alla tre syftar till olika typer utav arbetsplatser. Användaren rör sig emellan de olika distrikten beroende på vilket behov användaren har. Lynch lyfter även stråk (paths) som innebär de vägar som användaren rör sig längs med för att ta sig från ett distrikt till ett annat (ibid, s. 47). Barriärer (edges) innebär rumsliga hinder som begränsar människan att ta sig från A till B eller som avgränsar ett distrikt från det andra (ibid, s. 47). I detta fall kan ingångspassage och den stängda dörren in till tyst zon tolkas som de tydligaste rumsliga barriärerna.

Var möts användaren?

Knytpunkter (nodes) är en plats där människor möts av sociala skäl, det kan även innebära att människors möts för att det faller sig så naturligt (Lynch, 1960 s. 47). Ett exempel på detta är tunnelbanestation T-centralen i Stockholm, där samtliga kollektivtrafiklinjer möts för att därefter passera vidare mot olika destinationer. Den aktiva zonen fungerar på liknande vis. I den aktiva zonen finns användarens förvaringsskåp, kaffestation och samtalsplatser vilket gör detta till den naturliga knytpunkten för sociala möten. Landmärken (landmarks) innebär oftast ett fysiskt objekt vid en plats som sticker ut ur mängden och som är enkel att identifiera. Ett landmärke är därmed ofta en plats att mötas vid (ibid, s. 47). I denna analys anses byggnadens stora trappa vara ytans landmärke.

De aktiva zonerna finns direkt i anslutning till byggnadens atriumgård och även i ansultning till utgångspunkter, den plats medarbetare utgår ifrån vid arbetsdagens start. Det är öppna ytor avsedda för interaktion och spontana möten. De aktiva zonerna har utökade möjligheter för samarbete, diskussioner

och annat kreativt arbete. I direkt anslutning till aktiva zoner finns mötesrum av varierande storlek. (Presentationsmaterial nya MDH Eskilstuna s.21-23, 2019)

• Modernt, kreativt med färgstarka och pigga kulörer • Öppet, varierat, inbjudande, stor rymd • Varierande rumsliga former och funktioner

• Öppna arbetsytor, kaffestation och utgångspunkter i kombination med transportsträckor såsom korridorer till mötesrum och andra zoner

• Spontana möten, samverkan, gemenskap • Plats för paus och vila

• Låst dörr som motverkar att obehöriga tar sig in på medarbetarplan, men det finns en transparens genom glaspartier och öppna ytor

• Ljust, vertikalt och horisontellt dagsljusinsläpp • Påtagligt ljudintryck

AKTIV ZON

SEMITYST ZON

I varje semityst zon finns mellan 6-22 arbetsplatser. I de större semitysta zonerna finns det fokusrum för att gå undan och samtala, ha längre telefonsamtal, hålla videokonferenser eller arbeta i. Här finns även ett antal läsfåtöljer. Samtliga arbetsplatser i de semitysta zonerna har ljuddämpande och visuellt avskärmande skärmar

längs långsidan av arbetsborden. I de semitysta zonerna arbetar medarbetarna enskilt eller tillsammans. (Presentationsmaterial nya MDH Eskilstuna s.21-23, 2019)

• En känsla av rum i rummet • Fokuserat arbete men även samverkan

• Röda toner och neutrala väggar i vitt

• Heltäckningsmatta fungerar som ett ljuddämpande material • En mer dämpad rymdupplevelse vad gäller ljud och ljus • Ljud utifrån aktiv zon eller utomhusmiljö påverkar inte ljudnivån

• Breda höj-och sänkbara arbetsbord i ask med svarta stommar och ergonomisk arbetsstol • Skärmar för avskildhet

• Arbetsbord varierat placerade oftast i grupper fyra om fyra • Trämaterial - ljus ask och rödmålad ask

TYST ZON

I de tysta zonerna är arbetsplatserna speciellt avsedda för fokuserat arbete och ska främja arbete utan störande avbrott. Arbetsplatserna har en ljuddämpande och visuellt avskärmande golvskärm som omsluter arbetsplatsen.

Här finns även fokusrum för än mer koncentrerat arbete. I de tysta zonerna arbetar medarbetare enskilt under tystnad. Telefon och dator är i tyst läge utan signal och vibration.

(Presentationsmaterial nya MDH Eskilstuna s.21-23, 2019)

• En stilla miljö som uttrycker en respekt • Statisk och majestätisk rymdupplevelse

• Möblernas utformning bidrar till att mindre rum i rummet skapas • Avsedd för tyst arbete utan sociala möten

• Behagligt dagsljusfall, väl belyst och dimbar arbetsbordsbelysning • Vita väggar, tegelröd heltäckningsmatta och mjuka material

Rymdupplevelse – det fysiska rummet

Figur 5. Visualisering utav rumslig rymdupplevelse.

Denna analysen tog hänsyn till den upplevda rymden, om det fanns någon tydligt upplevd riktad rymd samt ljudnivåer. Den aktiva zonen är en öppen yta intill ett stort atrium som gör att rymdupplevelsen sträcker sig över till andra delar av byggnaden. I semityst zon kan

väggformationen skapa en känsla utav två rum, vilket i sin tur kan påverka hur rummets rymd upplevs. Tyst zon är en mindre yta där rummets form och möblering kan skapa en riktad rumsupplevelse, framförallt då arbetsborden med tillhörande väggskärm är riktade åt ett håll, till skillnad från exempelvis semityst zon där arbetsborden är riktade åt varierade håll.

Platsanalys – det digitala rummet

Analysen utav det digitala rummet har utgått från den version utav Campuskartan som var aktuell under våren 2020. I denna del presenteras en analys utav funktioner, ikon-och symbolbeskrivning samt uttryck, färg och pop out-effekter.

Campuskartan är en så kallad smart office-lösning för den moderna arbetsplatsen skapad av Sony. Detta digitala verktyg är kopplad till sensoser i rum och intill arbetsplatser som känner av om ett rum eller en arbetsplats är tillgänglig eller ej. Tack vare detta kan användaren boka rum och söka efter lediga arbetsplatser i en lämplig zon. Tjänsten stödjer även vid navigering och ger möjlighet att se vart kollegorna befinner sig på arbetsplatsen. Campuskartan appliceras dels i användarens smart-phone, på större väggskärmar och i form

av mindre skärmar utanför exempelvis fokusrum och undervisningssalar för att tydliggöra tillgänglighet. Analysen avser endast den digitala tjänsten för smart-phone.

(Nimway.com, 2020)

CAMPUSKARTAN

FUNKTIONER

• Se vart jag befinner mig just nu

• Hitta ledig arbetsplats, ledigt fokusrum, ledig undervisningssal utefter storlekar (antal personer) samt utefter tidsspann

• Navigera på olika våningsplan • Boka mötesrum

• Zooma in, zooma ut

• Lokalisera WC, kopieringsrum, kaffestation, hiss, trappa, tyst zon • Se pågående/nästkommande möte

• Söka efter personer (med godkännande) • Markera en person som favorit

• Kontakta person genom mail eller Teams (chatt) • Söka efter platser

• Rumsbeskrivningar (rumsnamn, våningsplan, ort)

• Välja karta (exempelvis ”Campuskartan MDH Eskilstuna” eller ”IT-Västerås” • Inställningar, information om verktyget samt hjälp och feedback

Figur 6. Bilder av hur Campuskartan är gestaltad idag.

UTTRYCK, FÄRG & POP OUT-EFFEKTER

IKONER & SYMBOLBESKRIVNING

• En avskalad och enkel utformning utav den befintliga planritningen, reducerat brus vilket gör att det relevanta ges uppmärksamhet.

• Sval bakgrund i vit. Utomhusomgivningen (andra byggnader och passager) är skuggade i grå. • Blå används som huvudkulör som ramar in applikationen, men den blå färgen används också för

andra symboler såsom för våningsplan, rumsmarkör samt hitta ledig arbetsplats/arbetsrum. • Pastellfärgad röd, grön och gul markerar tillgängliga/otillgängliga arbetsplatser och rum. Dessa

bi-drar till en pop out-effekt, vilket fyller en funktion då det är relevant information för användaren. • Symbolen för ”här är du” är cerise-rosa och tydliggör vilket plan användaren befinner sig på. Denna

symbol är den som digitalt rumsligt slukar stor plats i applikationen, och som även är snarlik den pastellfärgade röda kulören för otillgänglig arbetsplats/arbetsrum.

• Symboler för WC, dusch, vilorum, kopieringsrum, hiss, kaffestation har även dem en pop out-effekt då det svarta konstraterar mot de annars avskalade och svaga nyanserna.

• Det är endast tyst zon som har en symbol och en digital beskrivning utav rummets funktion.

Toalett Våningsplan Våningsplan - här är du Arbetsplats Hiss Här är du Mötesrum/fokusrum Rumsmarkör Hitta ledig arbetsplats/mötesrum Kopieringsrum Kaffestation

Tyst zon Navigerar användaren Vilorum

Rymdupplevelse – det digitala rummet

Figur 8. Visualisering utav digital rymdupplevelse.

Vad gäller den digitala rymdupplevelsen analyserades det hela valda våningsplanet, då hela våningsplanet ofta exponeras vid användandet utav Campuskartan. Analysen tog hänsyn till den upplevda digitala rymden samt upplevda digitala barriärer. För att kunna dra slutsatser kring hur det är möjligt att utveckla den digitala rymdupplevelsen har två frågor legat till grund för analysen;

- Vilka faktorer tyder på en kongenialitet mellan det digitala och det fysiska rummet? - Vilka faktorer tyder på en utmaning i hur aktivitetszonerna kommuniceras i det

digitala respektive fysiska rummet? Slutsatser

Arbetsplatser och arbetsrum är tydligt kommunicerade och stämmer överens med

verkligheten. Det är korrekt antal platser och rum med en korrekt placering. Det finns även en digital tydlighet vad gäller tillgängliga och upptagna arbetsplatser. Rummets proportioner är förenklat gestaltade i syfte att fungera i ett digitalt format. Detta bidrar till en god överblick vilket underlättar vid kognitiv förståelse och navigering. Ett annat resultat utav denna metod är att det saknas visuella skillnader mellan de tre aktivitetszonerna, det är endast tyst zon är markerad med en mindre ikon. Bristen på visuella skillnader kan leda till att våningsplanet upplevs som en helhet där markering för tillgängliga och upptagna arbetsrum upplevs som digitala barriärer, att markeringar för arbetsplatser och arbetsrum skiljer ytorna ifrån varandra snarare än zongränserna. Min slutsats är att en omgestaltning utav visuella element bör genomföras för att förändra de digitala barriärerna och därmed tydliggöra zongränserna i det digitala rummet så att det överensstämmer mer med det rumsligt upplevda.

Fokusgrupp

Här nedan sammanställs det som framkom utav mötet med tre medarbetare på Mälardalens högskola. Sammanställningen lyfter övergripande uttalanden oberoende utav vem som uttryckt sig. Analysen utgår från fyra rubriker och avslutas med en slutsats där uttryck översätts till behov.

Förståelse för zonernas syfte

”Den zon som är enklast att förstå är tyst zon, likaså vad gäller fokusrummen. Den semitysta zonen är mer problematisk. Där saknas det direktiv och det är svårt att veta vad som är okej och inte i de semitysta zonerna”

Det lyftes även att det finns behov utav fler direktiv och förhållningssätt. Det uppkom att ljud från dator och mobiltelefon kan störa. Detta kan leda till stress och irritation och till att medarbetaren behöver genomföra fler byten av arbetsplats varje dag av fel anledning. Det lyftes även att ligger stor vikt vid att medarbetarna har en dialog kring vad som gäller i vilken zon. Det som även uppkom var tanken om att alla är olika individer med varierande

toleransnivåer och arbetskulturer. Även att människor är varierande socialt, vilket leder till varierande röstnivåer och hur interaktionerna mellan varandra ser ut.

Att anpassa arbetsplats utefter behov

”Det kan kännas krävande att ofta byta arbetsbord, stol och dator vid varje arbetsplatsskifte”

Det lyftes att det ofta rör sig om att det kräver sin tid att anpassa arbetsplatsen efter sina egna behov. Den tysta zonen är uppskattad och det nämndes att det bidrog till ett starkt arbetsfokus, att det hos vissa fungerade bättre än en cellkontorsplats. Det lyftes även att det fanns ett behov att kunna arbeta med sekretessbelagda arbetsuppgifter i en trygg miljö och att det påverkar val av arbetsplats. Det fanns även en oro att störa andras arbetsro. Närheten till fokusrum och samtalsrum är viktig.

Mottagande av information

”Förhållningssätt och överenskommelse är viktiga faktorer”

Informationsvägar som nämndes var genom avdelningschef gång på gång och återkommande information på olika platser och i olika form, analogt och digitalt.

Utökade funktioner av Campuskartan

”Att kunna ta kontakt är också en viktig faktor, både individuellt och i gruppkonstellationer”

Det uppkom önskemål om att direkt se vilka kollegor i arbetslaget som är på plats.

Informanterna påpekade att på en mer klassisk arbetsplats vet man var kollegorna befinner sig i och med att de då har en fast arbetsplats. Återigen lyftes direktiv och förhållningsätt kring de olika zonerna, att de också gärna kan förtydligas i Campuskartan genom exempelvis genom notifikationer. I så fall fanns önskemål om att notifikationerna skulle vara ljudlösa.

IDENTIFIERAT PROBLEM ÖVERSATT BEHOV

Svårt att veta vad som gäller vart Byter arbetsplats pga störningsmoment Oljud

Varierande toleransnivåer

Svårt att hitta kollegor utan fasta platser Önskemål om att kommunicera effektivt

Tydliga förhållningssätt

Tydlig zonfördelning och förhållningssätt

Ljudlösa funktioner

Smidig navigering och notisfunktioner Snabbmeddelanden individuellt och i grupp

Dialog Slutsats

Figur 9. Visualisering utav de slutsatser som drogs av metoden fokusgrupp.

Kvalitativ intervju

Här nedan sammanställs det som framkom utav den kvalitativa intervjun med Sanna Ridhagen, förändringsstrateg på Tentant&Partner. Sammanställningen lyfter övergripande uttalanden och utgår från fyra rubriker. Därefter avslutas analysen med en slutsats.

Erfarenhet av flytt till ABW

Sanna lyfte att ABW inte bara innebär en övergång till nya lokaler utan det är även ett nytt arbetssätt. Arbetssättet passar inte alla men syftet med ABW har förändrats genom åren. För 10 år sedan passade detta arbetssätt färre verksamheter, idag fungerar det för fler. Hon menar på att mycket beror på att vi är mer taktila, flexibla och mobila idag. Sanna lyfte även att det ligger vikt vid att alltid utgå utefter verksamhetens eller medarbetarnas behov. Att arbeta mot ett tydligt mål och hur ABW som arbetssätt stödjer att nå det målet även är en viktig faktor.

Styrkor och utmaningar med ABW

Sanna lyfte att ABW ger en möjlighet för medarbetare att hitta sin arbetsplats utefter behov, snarare än att vara hänvisad till en fast plats. Det ligger stor vikt vid att kommunicera varför verksamheter väljer att övergå till ABW. Det man måste förstå dock är att alla har behov av att samarbeta vid olika tidpunkter och i varierande grad, likväl som man har behovet av att arbeta enskilt fokuserat. Miljöerna behöver stödja båda på ett bra sätt och designas efter verksamhetens behov. Hon menar även på att ABW på rätt sätt gör att det fria valet sker i större utsträckning och att ABW därmed ger möjlighet till att fler behov kan tillgodoses.

Medarbetarens motivation att anpassa sig

Sanna lyfte att det svåraste med övergång till ABW är kulturförflyttningen och attityder, och att det därför ligger stor vikt vid kommunikation. Att organisationen tidigt skapar en trygghet och en hög grad av tillit. Sanna menar på att det handlar om att minimera spelregler och direktiv. Det handlar snarare om att arbeta med vägledning och att uppmuntra till det önskade

UTTRYCK

Utgå efter verksamhetens och medarbetarnas behov Möjligheter att hitta sin arbetsplats utefter behov Skapa trygghet

Minimera spelregler och direktiv- arbeta istället med vägledning Tydliggör vad zonerna kommunicerar

Tydlighet gör att medarbetarna inte behöver känna oklarhet kring förhållningssätt Kommunicera det önsvärda beteendet genom nuding och beteensedesign

beteende samt att arbeta mer tillåtande än att förbjuda. Sanna lyfte även att det är bra att fundera över vad zonerna kommunicerar, att rummets utformning själv kan tala för rummets funktioner snarare än att allt kräver en förklaring. Under samtalet med Sanna lyftes även begreppet nudging, att kommunicera det önskvärda beteendet och göra det lätt att göra rätt.

Förhållningssätt och direktiv

Sanna lyfte att det ligger vikt vid att arbeta med tydlighet, att det är lätt annars att medarbetare behöver fantisera om förhållningssätt. Det är viktigt att tydliggöra hur det kan se ut, hur det kan gå till och att involvera medarbetarna och låta dem vara med att anpassa.

Slutsats

Figur 10. Visualisering utav de slutsatser som drogs av metoden kvalitativ intervju.

Deltagande observation

Den deltagande observationen har inneburit att jag som forskare varit delaktig i Mälardalens högskolas arbete inför flytten till nya lokaler. Det har inneburit tidigare projektarbeten som har inkluderat återkommande möten, workshops och dialog med målgruppen. Detta har givit mig som forskare en förförståelse inför starten av denna studie och har fungerat som ett stöd i att förstå vad som upplevs vara ett problem, vad som förutspås kunna bli ett problem och vilka behov som finns. Den deltagande observationen har även givit mig en förståelse för hur verksamheten har arbetat med att inkludera målgruppen i arbetsplatsens utveckling.

Förståelsen för det agila och tvärfunktionella arbetssättet har inte bara givit kunskap till min studie, utan är även en kunskap jag bär med mig vidare i arbetslivet. Den deltagande

observationen har även haft en stor påverkan på vilken riktning studien tog och har varit ett stöd i att finna ett informationsdesignsproblem i en byggnad där människor då ännu inte hade befunnit sig.

Metodreflektion och etiska aspekter

Dalen beskriver i Intervju som metod om att forskare, i en intervjusituation, alltid bidrar med en förförståelse vilket bidrar till att man som forskare har åsikter och uppfattningar för ett fenomen på förhand. Den förförståelsen att bra att applicera på ett sådant vis att det gynnar arbetet med att förstå informantens upplevelser och uttryck. Dalen menar på att i en

intervjusituation lyssnar inte forskare passivt, utan snarare är lyssnandet en skapande process (Dalen, 2015 s. 17). Därav låg stor vikt att låta informanterna styra samtalet.

Dalen lyfter att forskaren i en intervjusituation behöver tolka det informanten uttrycker sig kring och att tolkningen främst bygger på informantens direkta uttalanden. Hon menar dock på att tolkningen även utvecklas i dialogen med informanten (Dalen, 2015 s. 17). Forskaren tolkar inte bara det informanten direkt uttalar sig om. Kroppsliga uttryck kan även tala för hur informanten upplever den aktuella kontexten. Av den anledningen hade ett fysiskt möte varit att föredra framför det digitala mötet som behövde ske som en konsekvens av rådande Covid 19-pandemi. Ett fysiskt möte hade även kunnat bidragit till ett annat typ av möte där användarnas visualiseringar och skisser hade kunnat fungerat som stöd i det metodiska arbetet.

Det digitala mötet med användarna genomfördes i grupp. Par- eller gruppintervjuer är effektiva och bidrar ofta en mer naturlig konversation där deltagarna ofta utmanar varandra. Som forskare behöver man dock också vara medveten om det inflytandet en deltagare kan ha på en annan och även identifiera tillvägagångssätt att minimera risken för att en röst är högre än en annan (Hanington, Martin, 2012 s. 10). En annan viktig aspekt är att deltagarna vid den tidpunkten hade en mycket kort erfarenhet utav ABW, vilket såklart påverkade hur de

besvarade intervjufrågorna.

I samband med båda intervjutillfällen med fokusgrupp och sakkunnig har informanterna tagit del utav ett samtyckesdokument. Ett frivilligt samtycke innebär att samtycket har lämnats utan yttre påtryckningar eller begräsningar av den personliga handlingsfriheten (Dalen, 2015 s. 25). Dokumentet beskrev studiens och deltagandets syfte, vart studien senare skulle

publiceras offentligt och information om deltagararens rätt att när som avsluta sin medverkan. Vad gäller medarbetarnas medverkan så tydliggjordes även att deras medverkan var anonym, för att säkerställa en säker intervjumiljö. Ett informerat samtycke innebär att informationen om vad deltagandet innebär har lämnats över till informanten på förhand (ibid, s. 25). Samtliga informanter tog del utav samtyckeskravet innan intervjutillfället.

En aspekt som har påverkat det metodiska arbetets form är Covid-19. Hade möjligheterna sett annorlunda ut hade metodarbetet kunnat vidareutvecklas genom fler samtal med fokusgrupp, test av gestaltningsförslaget i den faktiska kontexten och en intervju med Sony som skapat Campuskartan för att undersöka hur den har fungerat i andra kontexter samt hur de har anpassat den till en akademisk miljö. Det är dessutom omöjligt att dra generella slutsatser baserat på så få användarröster. Om läget sett annorlunda ut hade fler intervjuer kunnat genomförts och en enkätundersökning hade även kunnat bidragit till kvantitativa data. Arne Branzell (1976), Kevin Lynch (1960), Francis D.K Ching & Binggeli Corky (2012), Martyn Denscombe (2017). Bella Martin & Bruce Hanington (2012) är samtliga erkända författare vars verk och metodteorier använts under flera årtionden. Många utav verken är senare upplagor och uppdateras pågående för att anpassas ytterligare efter det föränderliga samhället.

Designprocess

I denna del presenteras designprocessen och de kreativa metoder som tillämpats för idégenerering. Processen har varit en iterativ och organisk process där problemdefinition och gestaltningsförslag har formats baserat på det metodistiska arbetet och litteraturstudier. Designprocessen inkluderar visualiseringar, skisser, rumsligt och digitalt protypskapande samt hur designprocessens faser har påverkat varandra.

Designprocessen innebär en serie itererande steg med aktiviteter för att uppnå målet med ett uppdrag. Designprocessen är med andra ord sällan linjär, utan snarare är processen cirkulär där steg upprepas gång på gång för att säkerställa att konceptet uppfyller användarens behov (Wikberg Nilsson m.fl., 2015 s. 29). Designprocessen har genomförts parallellt med en forskande process, vilket bidrar till att studien och designarbetet är vetenskapligt förankrat (Martin & Hanington, 2012 s. 76).

Problemdefinition

Vid studiens start hade medarbetarna precis flyttat in i de nya lokalerna. Detta medförde en viss problematik, då min hypotes är att det är omöjligt att dra slutsatser kring ett

informationsdesignsproblem utan att människor rört sig i den aktuella kontexten. Hur definierar man då ett problem i en kontext utan mänsklig rörelse? Jo, problemet behöver formas efter tid vilken gör denna designprocessen till en utforskande process även i den tidiga fasen.

För att säkerställa informationsproblemet har tre metoder varit till stöd; deltagande

observation, möte med fokusgrupp och litteraturstudier. Den deltagande observationen har inneburit en förförståelse för högskolans flytt till ABW, där det under projektets gång har uppkommit behov och problem att studera i förebyggande syfte. Mötet med fokusgrupp gav stöd och djupare förståelse för medarbetarnas behov och litteraturstudierna bidrog till en insikt om hur omställningen till ABW har fungerat i andra kontexter. Det som var relevant i denna fas var att säkerställa att studien och dess resultat kunde bidra till en samhällsnytta och besvara medarbetarnas behov. Metoderna ovan gav ett ramverk till studien och fungerade även som ett stöd för gestaltningsförslaget att falla tillbaka på för att säkerställa att lösningen kunde bidra till en ännu bättre arbetsvardag.

Idégenerering

Det huvudsakliga målet med idégenereringen var att nå en design som kunde kommunicera aktivitetszonernas funktioner. Detta inkluderade till en början idéer på lösningar i det fysiska rummet. Vid den tidpunkten hade inte det digitala formatet tagit plats i designarbetet ännu. Det som studerades främst under denna fas var att utforska hur övergångar från en zon till en annan kunde kommuniceras. Genom kreativa metoder föddes idéen om att gestalta ett

mönster inspirerat från rörelse och ljudnivåer, då just rörelse och ljud är faktorer som är varierande från zon till zon. Denna idé var grunden till det koncept som sedan utvecklades till det slutgiltiga designresultatet.

Figur 12. Analog skiss. Idégenerering av rumslig kommunikation.

Senare i processen togs ett aktivt beslut om att rikta fokus från det fysiska rummet mot att utveckla det digitala rummet – Campuskartan. Anledningen till detta var att i mötet med fokusgruppen uppkom det idéer på hur Campuskartan kunde utvecklas och varför det fanns ett behov. Hur kopplas då detta till rumslig gestaltning? Jo, Campuskartan används som ett hjälpmedel för användaren att navigera och förstå det fysiska rummet, vilket innebär att det är kopplat till en rumslig kontext. Det mönster som tagits fram tidigare i processen behölls som koncept och utvecklades i olika former och gestaltningar genom processens gång.

Konceptutveckling

Den drivande faktorn i konceptutvecklingen var teorier om visuell kommunikation och interaktionsdesign. Med fokus på tillgänglighet och användarvänlighet inkluderade denna fas;

- Idégenerering utav formspråk och visuell kommunikation - Förståelse för högskolans grafiska profil och uttryck - Utveckling utav zonernas titlar

- Digital prototyping och test av formspråk - Rumslig prototyping

SVAL

TYST

STILLA

LUGN

ZEN

RO

LJUMMEN

ÖPPEN

BLANDAD

STRECH

FLEXIBEL

MELLAN

VARM

DYNAMISK

AKTIV

PIGG

RÖRLIG

LIV

Figur 14. Digital skiss. Symbol med mönster i kombination med färg och form.

Figur 15. Digital skiss. Test av mönster och symbol i en kontext.

Under designprocessen testades även gestaltningsförslaget i det fysiska rummet. Syftet med den kreativa metoden var att se hur det var möjligt att skapa en röd tråd mellan det digitala och det fysiska rummet. Detta för att förstärka förståelsen för zonernas funktioner och som en påminnelse när användaren lämnar en arbetszon för en annan. Testet genomfördes på två vis; vid entrédörrar mellan zoner och längs pelare i varje zon. Denna kreativa metod var givande men behölls inte till det slutliga gestaltningsförslaget.

Figur 18. Prototyping i rummet vid entrédörrar.

Gestaltningsförslag

I denna del presenteras det gestaltningsförslag som inkluderar tre delar; ett koncept för tydliggörande utav zonernas funktioner, en omgestaltning utav campuskartans visuella uttryck samt applicering utav förhållningssätt och individanpassade funktioner.

Koncept – zonernas funktioner i det digitala rummet

För att kunna illustrera zonernas funktioner har ett mönster skapats. Mönstret är inspirerat utav rörelse och ljudvågor som anspelar på de varierande aktiviteterna. Zonerna kallas idag för aktiv, semityst och tyst zon. Dessa har blivit tilldelade nya titlar för att starkare kopplas an till konceptet.

Figur 20. Visualisering utav zonernas titlar och mönster.

Om detta appliceras i den aktuella kontexten ser det ut såhär;

Figur 21. Visualisering utav applicering utav mönstret i det digitala rummet

Det är möjligt att beskriva detta som att en digital affordance och signifier har adderats. Mönstret visar på hur medarbetare kan interagera med den rumsliga miljön. Det är även skapat för att fungera i olika former och i olika kontexter. Det kan återkomma i Campuskartan och den kan även återspeglas rumsligt för att stärka kongenialitet mellan det digitala och det fysiska rummet.

1

Campuskartan är vad Norman skulle kalla en conceptual model, vilket innebär en förenklad förklaring av hur något fungerar. Den är skapad för att underlätta förståelse och stödja oss i att navigera i vår omvärld (Norman, 2013 s. 25). Campuskartan är sedan innan en förenkling utav omvärlden, men i denna studie har den omgestaltats med fokus på tillgänglighetsaspekter. Med inspiration från högskolans grafiska uttryck på andra digitala plattformar har det visuella uttrycket även förändrats. När det mänskliga ögat behandlar information är färg, position, storlek, isolering, komplexitet, ton, riktning och rörelse viktiga faktorer för vår uppfattning (Goldsmith 1984). Ware lyfter primärfärger som röd, grön, blå och gul och sekundärfärger som exempelvis rosa, orange och lila (Ware, 2008 s. 77). Färgkodning innebär en specifik färg kopplat till en kategori eller grupp av innehåll för att göra den direkt igenkännbar i syfte att förmedla information. Campuskartans grund är gestaltad i svart, vit och grå för att skapa en starkare kontrast och en tydligare hiearki till det som kan anses vara mest relevant. Färgerna för tillgängliga, upptagna eller reserverade arbetsplatser har behållt sina primärfärger, men de har gestaltats med en mer idealisk och skarpare nyans i syfte att underlätta användarens förståelse och minne (Ware, 2003 s. 110).

Ware menar att människan ofta kopplar de visuella drag vi stöter på i vår omvärld till det vi redan känner till. Exempelvis är vår moderna värld till stor del uppbyggd utav vertikala orienterade rektanglar vilket innebär att vi har enkelt att identifiera vertikala och horisontella konturer (Ware, 2008 s.57). Av den anledningen har de horisontiella och verikala linjerna behållts i gestaltningen. I övrigt har en meny skapats, söksymbol och fler knappval med funktioner har adderats och

rubriker har blivit gestaltade med en underlinje som ger användaren feedback på att ett tryckval har

KULÖRER

Omgestaltning utav Campuskartans visuella uttryck

Symbolbeskrivning Stilla zon Upptaget Här är du WC Kaffe Kopiering Sjukvård Sök Hiss Trappa Navigera Tillgängligt Reserverad Flexibel zon Aktiv zon 12:52 Tele2 51%

3

3

2

För att öka tillgänglighetsaspekten ytterligare har en symbolbeskrivning adderats för att stödja användaren i sitt användande. Likhetslagen tyder på att objekt med samma form eller färg tenderar att uppfattas som samma grupp (Holsanova, 2010 s. 92–93). Av den anledningen har symboler för bland annat hiss, WC och återvinning liknande uttryck i färg och form.

Symbol för att mer eller mindre information har adderats genom plus-och minustecken. Fler menyflikar har adderats såsom symbolbeskrivning, förhållningssätt i arbetszoner samt rapportering utav problem.

Figur 23–24. Omgestaltning av Campuskartan.

5

Att hitta en ledig arbetsplats eller arbetsrum är en viktig funktion i Campuskartan. Möjligheten för användaren att kunna välja arbetsplats utefter arbetszon har adderats. Även funktionen att kunna reservera en arbetsplats eller arbetsrum har förtydligats.

4

4

Figur 25. Omgestaltning av Campuskartan.

Kommunicering utav förhållningssätt

En anledning till att Campuskartan fungerar så pass bra kopplat till det fysiska rummet är att de rumsliga ytorna är kopplade till sensorer som effektivt känner av när en användare kliver in i ett mötesrum eller slår sig ned vid en arbetsplats. På det viset är det möjligt att

kontinuerligt se den aktuella aktivitetsstatusen, exempelvis vilka arbetsplatser som är tillgängliga och vilka arbetsrum som är upptagna. Av den anledningen skulle det även vara möjligt att när användaren kliver in i ett rum blir hen notifierad kring hur hen bör förhålla sig till aktivitetszonen. Se exempel på nästa sida.

5

Hultberg betonar vikten av att medarbetarna ges möjlighet att involveras i förändringsarbetet och att verksamheten erbjuder en mångfald i typer av arbetsmiljöer samt tydliga förhållningsregler kring delandet av arbetsplatser (Hultberg, 2019 s. 6). De anställda bör även ha möjlighet at ta större kontroll över sitt eget arbete genom att de själva kan bestämma var och när de ska arbeta (Toivonen, 2018 s. 76).

Under rubriken ”Förhållningssätt i arbetszoner” kan användaren få information kring

förhållningssätt i respektive zon. Zonernas mönster återkommer även här och antyder på en igenkännnings-faktor. Här kan även användaren ta sig vidare till ”Min arbetsplats” där användaren själv kan beskriva hur de bäst förhåller sig till de olika arbetszonerna för att kunna individanpassa val av arbetsplats utefter behov.

5

Figur 26. Omgestaltning av Campuskartan med fokus på förhållningssätt.

Figur 27. Visualisering utav omgestaltning utav hur förhållningssätt kan uppmärksammas.