Framtida kontorsförvaring

Framtida kontorsförvaring

Emelie Larsson

0

Malmö högskola

Examensarbete

Framtida kontorsförvaring

Future office storage

Emelie Larsson

Kandidatexamen 180 hp Handledare: Ange handledare

Produktdesign 2010-06-04

Examinator: Sara Gottschalk

1

2

Sammanfattning

Ursprunget till detta projektarbete är det rådande informationssamhälle vi nu befinner oss i. Detta innebär förändringar rörande både kontorsutformning och arbetssätt. Examensarbetet har gjorts för Martela AB. Martela är Finlands största tillverkare av möbler för offentliga miljöer och fann idén med framtida kontorsförvaring intressant. De har själva utfört projekt inom området, samt ser stundande förändring på de svenska kontoren. Tidsramen berör 5-10 år framåt, fokus ligger på att arbeta fram rätt form och känsla i möbeln.

Projektet behandlar hur dagens informationsteknologi har förändrat och påverkat kontorens sätt att bearbeta och förvara information. Tyngden ligger på att reda ut hur framtidens kontorsförvaring kommer att fungera och se ut. Kommer vi verkligen ha användning för papper och pärmar då teknik och arbetsmodeller utvecklas och effektiviseras? Kommer andra krav ställas på kontorsförvaringen i framtiden? Tydligt är dock att möblerna bör följa den snabbt förändrade marknaden på ett flexibelt och smart sätt.

Kopplat till ämnet är användaren en del i det förändrade kontorssamhället. Bekant med den flexibla arbetsmodellen, som i detta projekt innebär distansarbete i kombination med kontor som anammat öppna ytor med mindre rum, samt tekniken. Resultatet blev Linja. En kombinerad kontorsförvaring samt sittmöbel. Möbeln är anpassad för framtidens flexibla kontor då kontoret ses som en mötesplats. Linja gör det möjligt att skapa korta möten på önskat tillfälle. Möbeln ska uppfattas som en optimerad förvarings samt sittmöbel, med möjligheter för den allra nödvändigaste förvaringen.

Abstract

The origin for this project is the current information society we now find ourselves in. This means changes on both office design and our way of working. The project is done for Martela AB. Martela is Finland's largest manufacturer of furniture for public areas and found the idea of future office storage interesting. They have done some work in the field, and forcasts an upcoming change in the Swedish offices. The time frame for the project has been 5-10 years from now and the focus has been on finding and developing the right shape of the furniture to reflect this atmosphere.

The project deals with how today's information technology has affected and changed the way offices process and store information. Important is to find out how the future of office storage will work and look. Are we really going to use paper and binders when technology and working

procedures are developed and made more effective? Will there be other demands on office storage in the future? However, it seems clear that the furniture should comply with the rapidly changing market in a flexible and intelligent way.

The result was Linja, a combined office and storage furniture. The furniture is designed for future flexible offices which are seen as meeting places. Linja makes it possible to create short meetings at desired time. It should be understood as an optimized storage and seating, with opportunities for the most essential storage.

4

Innehåll

1.3 Syfte och målsättning ... 7

1.4 Avgränsningar ... 7

2 Metod och genomförande ... 8

2.1. Inledande om metodval ... 8 2.2 Litteraturstudie ... 8 2.3 Kvalitativ undersökningsmetod ... 8 2.4 Kvantitativ undersökningsmetod ... 9 2.5 Studier ... 10 2.6 Utvecklingsprocess ... 10 2.7 Tidplan ... 10 3 Research ... 11

3.1 Kontorsutformning förr och dess utveckling ... 11

3.2 Flexibla arbetsplatser och framtidens arbetskraft ... 11

3.3 Distansarbete ... 12

3.4 Informationsteknologins inverkan på samhället och kontorsmiljön ... 12

3.5 Lagar om förvaring ... 13

3.6 Psykiska faktorer ... 13

3.7 Kulturella beteenden ... 14

3.8 Kontorsinredning och förvaring ... 15

3.9 Ergonomi ... 15

3.10 Färg och forms inverkan på kontorsmiljön ... 16

3.11 Trendstudie ... 16 4 Resultat av undersökningsmetoder ... 18 4.1 Kvalitativ undersökningsmetod ... 18 4.2 Kvadrantdiagram ... 18 4.3 Kvantitativ undersökningsmetod ... 19 5 Utvecklingsprocess ... 20 5.1 Idégenerering ... 20 5.1.1 Behovet av ordning ... 20 5.2 Skissprocess ... 20 5.2.1 Skissfas 1- funktion ... 21

5 5.2.2 Skissfas 2- form ... 22 5.3 Fyra koncept ... 23 5.3.1 Konceptval ... 27 5.4 Vidareutveckling ... 27 6 Resultat ... 31 6.1 LINJA ... 31

6.1.1 Känsla och färgval ... 32

6.1.2 Materialval och tillverkning ... 32

6.1.3 Detaljer ... 33

6.1.4 Funktion... 34

6.1.5 Säkerhet och rengöring ... 34

6.1.6 Användarscenario ... 35 6.1.7 Storlek ... 36 7 Diskussion... 37 8 Slutsatser ... 38 9 Källförteckning ... 39 9.1 Tryckta ... 39 9.2 Internet ... 39 9.3 Artiklar ... 39 9.4 Uppsats/rapport ... 39 9.5 Muntliga källor ... 40

9.6 Källor via mail ... 40

9.7 Bildreferens... 40

Bilagor ... 41

Bilaga 1 marknadsstudie ... 41

Bilaga 2 delar från Martelas kontorsförvaring ... 41

Bilaga 3 funktionsanalys ... 42

Bilaga 4 tidplan ... 42

Bilaga 5 framtidens förvaringsbehov, kontorsarbetsplats ... 43

Bilaga 6 skissfas 1 – funktion ... 44

Bilaga 7 skissfas 2 – form ... 44

Bilaga 8 prioriteringslista Grab N’ Go ... 45

6

1 Inledning

1.1 Bakgrund

Projektet behandlar hur dagens informationsteknologi har varit en bidragande förändringsfaktor till kontorsarbetarens sätt att bearbeta och förvara information. Tyngden ligger på utredning av framtida kontorsförvarings funktion och utseende. Researchen tydliggör att möblerna bör följa den snabbt förändrade marknaden på ett fördelaktigt sätt.

Fler studier har gjorts på området. I Morgondagens kontor, skriven för NCC Property

Development, diskuteras att, ”kontoren kommer i ökad omfattning att vara mötesplatser som ska stödja kreativitet och idégenerering, rekrytering och förändring”.1 Denna förändring berör även detta projekt.

Projektet görs för möbelföretaget Martela AB och initierades efter att författaren gjort en

loungemöbel för företaget vilket skapade ytterligare intresse för Martela. Önskan var att fokusera på framtida kontorsförvaring (om 5-10 år) då Martela anser att det ligger bra i tiden, samt då man vill vara först med det nya. Granskning av framtidens utformning och förändring är alltid ett intressant ämne och viktigt om man som starkt företag vill vara med och konkurrera. Tanken från Martelas sida var att ta fram en möbel som sticker ut från dagens stilrent designade kontorsmöbler.2 Fokus ligger på form och upplevelse, alltså hur möbeln passar in i sin tänkta miljö och vad den ger för uttryck. Fokus läggs även på möbelns funktion mer än på tillverkningstekniska aspekter.

Viktiga utgångspunkter har varithur dagens informationssamhälle förändras och att uppskatta hur långt man kommit med den digitala tekniken inom den givna tidsramen. Hur kommer man i framtiden använda sin arbetsplats? Spenderas mer tid hemma eller på resande fot? Hur kan förvaring fungera på ett smidigt sätt?

1.1.1 Martela

Martela är ett finskt familjeföretag grundat 1945. De är Finlands största tillverkare av möbler för offentliga miljöer och tar även fram kontorsinredning. Martelas produkter är kända för sitt ”höga

designinnehåll och kännetecknas av det skandinaviska, moderna formspråk som blivit internationellt uppskattat”.3 Målet för företaget är att producera möbler som har ett praktiskt värde och är enkla att anpassa, flytta samt användas på många sätt. Produkterna måste vara eleganta, funktionella och av hög kvalitet.4

1.1.2 Användare/målgrupp

Användaren innefattar kontorsarbetande kvinnor och män som är en del av det förändrade kontorssamhället och bekant med den flexibla arbetsmodellen och tekniken. Användaren är inte främmande för förändringar och ser möjligheter med egen tidsdisponering. Då projektet riktar sig mot framtida användning har användaren hunnit bli än mer insatt i teknikens utveckling och fått mer förståelse för fördelar och nackdelar med digital förvaring. Målgruppen för projektet definierades inte av Martela utan har vuxit fram under författarens analys av researchen. Målgruppen är inköparen av produkten. Produkten bör tilltala målgruppen ur dess funktion och form, samt vara anpassad till den föränderliga kontorsmiljön.

1

http://www.centralhuset.com/kontor/kairoskort.pdf 2010-05-18 20:08 2

Jonas Källberg, Martela AB 3

Jonas Källberg, Martela AB

7

1.2 Problemställning

Huvudfrågeställningen som behandlas i projektet är, hur ser framtida kontorsförvaring ut? Följt av, på vilka ytor behöver man en förvaringsmöbel? Vad ska förvaras? Hur såg kontorsförvaring ut förr, förändringar, idag? Vilka krav kommer ställas på förvaringsmöbeln i framtiden? Vilka är användarna? Vad vill de förvara? Hur arbetar användaren? Hur förhåller sig användaren kring en sådan möbel? Hur spelar form, känsla, material etc. in på hur möbeln uppfattas? Kulturella aspekter? Hur spelar

ergonomi in på en sådan möbel?

Om 5 år väntas en markant förändring inte hunnit verkställas, sett till 10 år då en mer synlig förändring kan ha ägt rum. Denna problematik beaktas under projektet genom att titta på dagens förvaringsbehov samt göra en anpassning till utvecklingen, genom kontakt med användaren samt tolkning av research. Fokus riktas mot ett framtidssträvande perspektiv.

1.3 Syfte och målsättning

Syftet är att ta fram ett koncept för framtida kontorsförvaring (5-10 år) och produkten ska passa in i Martelas sortiment. Målsättningen med arbetet är att göra en realistisk granskning av framtidens svenska kontormiljö och hur det påverkar framtida kontorsförvaring.

1.4 Avgränsningar

Då projektet behandlar ett brett område läggs fokus på möbelns användningsområde och form. Därav tas inte utformning av omgivande miljö i större beaktning, mer än hur framtida arbetsmodeller förändras och hur man kommer att behandla information. Då projektet endast är på 10 veckor läggs inte tid på att ta fram en prototyp. En skalmodell utarbetas för att kommunicera en fysisk känsla och storleksförhållande till möbeln. SolidWorks är utgångspunkt för visualisering. Beräkning på

försäljningspris frångås på grund av tidsbrist. Då kontorsförvaring kan variera storleksmässigt

beroende på dess tänkta funktion, ligger fokus på flexibilitet som troligen kommer vara ett nyckelord i de framtida kontoren. Projektet avgränsar sig till dagens och framtidens kontor. För att fokusera på syftet läggs ingen vikt vid hur kontoren har sett ut, endast en kortare redovisning av tidigare

arbetsmodeller görs. Detta för att ge läsaren en förståelse för de olika arbetsmodeller som finns, när de uppkom och vilken inverkan de haft på framtiden. Fokus läggs på den s.k. flexibla arbetsmodellen som i detta projekt står för en arbetsplats där medarbetarna inte har en bestämd plats på kontoret. Man är fri att själv bestämma vart man ska arbeta för dagen och större delen av förvaringen görs i gemensamma digitala system (modellen beskrivs mer ingående längre fram i rapporten). Återkoppling till modeller som lagt grunden till den flexibla arbetsmodellen görs, andra arbetsmodeller som kan ses som en utveckling av den flexibla arbetsmodellen tas alltså inte upp i projektet.

8

2 Metod och genomförande

2.1. Inledande om metodval

Utgångstanken var att lägga störst tyngd på litteraturstudier då vetenskapligheten anses vara hög. Litteraturstudier genomfördes men inte i önskad utsträckning då materialet inte behandlade projektområdet på önskat vis samt var av äldre sort. Artiklar användes istället i större utsträckning. Kritiskt förhållningssätt anammades på studerade c-uppsatser då vetenskapligheten anses lägre från dessa källor. Kontroll av källorna som användes i studerade c-uppsatser gjordes på den information som ansågs användbar i författarens arbete.

2.2 Litteraturstudie

För att styrka denna rapport studerades olika litteratur för att säkerställa att researchen bekräftades från fler håll. Litteratur berörande historisk research samt kontorsutveckling fram tills idag studerades ur

Framtidens kontor – kontorets framtid (1998). Christiansson, Carl och Eiserman, Martin. Källan har

förekommit vid författarens granskning av andra uppsatser samt har flera källor som styrker deras research. En del studerad litteratur var utgiven från slutet av 90-talet eller början av 2000-talet. Vid granskning av sådan litteratur antogs ett kritiskt förhållningssätt om faktan fortfarande var aktuell. Då litteraturen behandlade det aktuella området på ett bra sätt, valdes att ta del av litteraturen trots utgivningsåret.

Bibliotekarie på Orkanen biblioteket tillfrågades för att studera var och hur mer aktuell information kunde skaffas. Bibliotekarien hittade inte mycket vid sin egen sökning, inte heller vid gemensam sökning. En del tidsskrifter och andra arbeten, både c-uppsatser samt d-uppsatser hittades på egen hand efter detta vilket gav en bredare inblick i ämnet. Libris samt Google Scholar är forum som främst använts.

2.3 Kvalitativ undersökningsmetod

För att tidigt skapa kommunikation med användaren och diskutera ämnet med dessa användes en kvalitativ undersökningsmetod i form av intervjuer samt observationer på arbetsplatser. Intervjuerna var semistrukturerade vilket innebär att frågornas utgångspunkt är desamma, kommer intervjun in på något särskilt intressant kan kompletterande frågor ställas. En intervjuguide gjordes innan då frågorna ställdes i ordningsföljd.5

Blandade arbetsplatser valdes ut för att skapa mernyanserade svar. Besökta arbetsplatser var Malmö Högskola (Orkanen, Kranen), NCC, Temagruppen samt Epsilon. Cirka 7-10 stycken intervjuer gjordes på varje arbetsplats. Detta för att skapa en bred insikt om hur användaren ställer sig till sin arbetsmiljö samt hur de ser på framtiden. Författaren hade ingen direkt kontroll över vilka användare som skulle intervjuas. Därför önskades ett brett spektra på användarna av kontaktpersonen på varje arbetsplats, för att erhålla synpunkter och tankar från en bred användargrupp. Utifrån Martelas huvudmarknad grundas rapporten ur ett västerländskt synsätt då det är den marknad som är mest aktuell för Martela i dagsläget.

Intervjuer på fem minuter genomfördes med varje användare för att snabbt skapa en uppfattning om vem användaren är, samt skapa en bild av om man är nöjd eller missnöjd med den nuvarande arbetsmiljön och arbetsmodellen. De flesta intervjuerna genomfördes i ett enskilt rum med

ljudinspelning kompletterat med anteckningar. Användarna kunde i dessa fall inte ta del av varandras svar och påverkas på så sätt. På ett par ställen intervjuades användaren vid arbetsplatsen vilket gjorde att de kunde vara mer aktivt deltagande. Det var möjligt för andra att höra intervjun vilket kan ha

5

http://www.csc.kth.se/utbildning/kth/kurser/DH2408/utvard08/forelasningar/F4_Kvalitativ_08.pdf 2010-05:19 14:40

9 påverkat det egna ställningstagandet.

Slutsatser kunde dras eftersom svaren upprepades, därför hölls antalet besökta arbetsplatser öppet till upprepning började ske. Upprepning urskildes i tidigt skede och slutsatsen togs att man överlag har likvärdigt synsätt rörande kontorets framtid samt krav på förvaring oberoende arbetsplats. De tidigt upprepande svaren kan bero på författarens sätt att framföra frågorna. Tidsbrist försvårade uppföljning av användarens synpunkter angående framtagna koncept vilket hade kunnat stärka resultatet.

Intervjuareffekten, då resultatet påverkas av intervjuarens tolkningar och referenser, kan ha haft en negativ påverkan.

Fältarbeten i form av observationer gjordes i anknytning till intervjuerna. Under intervjuerna observerades på varje arbetsplats, där det var möjligt, hur möbler var placerade, vad man förvarade synligt och hur man använde varandra som hjälp. Snabba anteckningar togs, samt fotografier för att studera placeringen av möbler samt förvaring. Fotografier togs då författaren i många fall kände sig stressad av situationen då kontaktpersonen hela tiden varnärvarande, vilket inverkade på

koncentrationen. I samband med intervjuerna delades kvadrantdiagram ut. Diagrammet ställer motsatser mot varandra för att på så sätt se ett mönster i användarens smak och tankar kring, i detta fall, färg och material. Användarna hade inte tillgång till andras svar och påverkades inte på det sättet.

Mailkontakt med Alexandra Moore gjordes vid de tillfällen då framtagen research behövde styrkas eller kommenteras. Alexandra är civilekonom samt inredningsarkitekt och verkar bland annat i M.O.R.E Design Concept. Författaren har varit i kontakt med Alexandra i tidigare projektarbeten vilket har varit fördelaktigt. Parallellt med arbetet som inredningsarkitekt bedriver hon

forskningsprojektet "Designfaktorer för välbefinnande i arbetsmiljön” vid Luleå tekniska universitet.6 Hon är en välciterad person som deltagit i en mängd olika uppsatser, intervjuer och rapporter. Utrymme finns alltid för feltolkning samt problematiken med att inte kunna följa upp svaren på samma sätt som vid muntlig kontakt.

2.4 Kvantitativ undersökningsmetod

Enkäter skickades ut med mer specifika frågor för att komplettera den kvalitativa undersökningen och skapa en stadigare grund att arbeta vidare med. Även för att se hur svaren skiljer sig mot intervjuerna, samt ge användaren tid för sig själv att tänka igenom svaren. Enkäterna distribuerades ut på NCC genom en elektronisk svarsblankett för att lättare sammanställa svaren. Cirka 40 svar beräknades som godtagbart, varpå 62 uppnåddes. Svarsalternativen gjordes i 1-4 intervall för att undvika ett neutralt ställningstagande.

Problematiken med enkäter där författaren inte medverkar är att det inte går att fråga vid funderingar. Tidsbrist kan bidra till att enkäten genomförs för snabbt utan att tänka igenom svaren. Förhoppningsvis är svaret i de fall grundat på känsla, vilket kan ses som ett ärligt svar.

Alternativa metoder som frångicks i detta projekt var att personligen dela ut enkäter. Detta hade förmodligen bidragit till snabbare svar, då det tog ett tag för kontaktpersonen att distribuera ut enkäten till användaren. Det hade frångått syftet med att jämföra svaren med intervjuerna.

6

10

2.5 Studier

En marknadsstudie gjordes i tidigt skede för att skapa en känsla för dagens marknad angående

kontorsförvaring (se bilaga 1).Studien genomfördes genom research på internet och sammanställdes i en översiktlig imageboard. En studie som behandlar Martelas nuvarande förvaringssortiment

genomfördes där författaren analyserade fördelar och nackdelar med befintliga produkter, och vilka kompletterande produkter som behövs(se bilder ur Martelas kontorsförvaring i bilaga 2). Studien kring Martelas sortiment genomfördes på aktuella möbler från deras hemsida. En funktionsanalys fungerade som checklista under projektets gång för att vara säker på att resultatet uppfyllde

utgångstanken (se basfunktioner i bilaga 3). En funktionsanalys samlar de funktioner som möbeln, i detta fall, eftersträvas att erhålla. De är listade efter HF, huvudfunktion, N, nödvändig funktion, Ö, önskvärd funktion och genomfördes av författaren genom att lista de funktioner som eftersträvades, listan kompletterades allt eftersom information framkom frånresearchen. Andra studier på annan förvaring så som smyckesförvaring, skoförvaring etc. genomfördes genom research på internet som sammanställdes i en imageboard. Detta för att hitta inspiration och andra synvinklar än just

kontorsförvaring. En trendstudie gjordes för att studera vilka trender som är på ingång och hur de antas utvecklas i framtiden. Research kring trendstudien studerades från artiklar kommenterad av en erkänd trendanalytiker, för att få mer information kontaktades analytikern även via mail. En studie berörande semiotik genomfördes för att studera vad som gör att vi förstår hur föremål ska förvaras och användas. Likaså genomfördes en studie som behandlar hur vi förvarar saker, samt en formstudie som granskar vad och varför vi uppfattar en form som lätt, tung, stabil etc.

2.6 Utvecklingsprocess

Fyra koncept togs fram från funktionsskissningen. Funktionsskissning innebär i detta projekt att fokusera på möbelns funktioner i koncepten mer än på formen. För att skilja koncepten åt utformades fyra olika områden för att täcka funktionsområden som framkommit ur researchen. En intensiv skissprocess under en vecka inleddes för att snabbt ta fram koncepten och få Martelas åsikter. Återkopplingen från Martela analyserades självständigt genom att tydliggöra vad de ansåg vara positivt samt negativt med koncepten genom att sätta plus och minus. Feedbacken analyserades även tillsammans med Malmö Högskolas handledare för att skapa fler infallsvinklar till konceptval samt vidareutveckling. Ytterligare skissprocess inleddes i vidareutvecklingsfasen som till viss del grundade sig i utveckling av funktioner, men med vikt på form, material, tillverkning och färg för att skapa en känsla anpassad till miljön. 3D-modelleringsarbetet utvecklades i SolidWorks. Detta på grund av förkunskaper vilket var tidsbesparande samt förbättrade programerfarenheten. Fullskalemodell arbetades fram i kartong för att skapa en fysisk känsla ochför atttesta mått.

2.7 Tidplan

Tidplanen (se bilaga 4) har följts, den har reviderats under projektets gångdå visst arbete tagit längre eller kortare tid än väntat. Positivt är dock att delarna tagit ut varandra vilket gjort att tidsramarna ändå kunde hållas för projektet. Största förändringen gjordes genom att korta ner konceptskissningen en vecka för att förlänga vidareutvecklingen. Detta för att snabbt få fram spontana idéer till koncept och för att få mer tid till utveckling av produkten. Hade förändringen inte gjorts kunde mer genomtänkta koncept redovisats för Martela, med risk att författaren hade missförstått Martelas tanke vilket hade försvårat utvecklingsfasen.

11

3 Research

3.1 Kontorsutformning förr och dess utveckling

Fem generaliserade pendelsvängningar kan urskiljas från historien vilka skapat var sin arbetsform.7 Vid kontorets början var det få som arbetade med kontorsuppgifter vilket var orsaken till användandet av tillgängliga utrymmen. Trälhaven bildades i början av 1900-talet vid första svängningen. Trälhav kallas den modell där man satt i täta rader övervakad av tjänstemän i glasburar längs fasaderna. Målet var att rationalisera och effektivisera kontorsarbetet. Vid andra svängningen, mellankrigstiden,

framhävde man individualitet och hälsa. Detta ledde till att storrummen blev mindre och enpersonsrum tog över. Arbetsmodellen i Sverige var starkt influerad från internationella mönster. Andelen smårum och kontorsceller ökade i takt med ökat kvalificerat arbete. Kontorsceller främjar det enskilda arbetet men försvårar samarbete och flexibilitet.Efter inspiration från Tyskland vid tredje svängningen i slutet av 1950-talet återgick det till rationalisering och effektivisering, kontorslandskapen infördes. Då man insåg att kontorsceller försvårade informationsflödet, bidrog kontorslandskapet till att placera personal i stora rum. Under 1970-talet kom den fjärde svängningen och kombikontoret framträdde som

förespråkade individualitet igen. Alla hade ett eget tvåmodulsrum med dagsljus inströmmande. Inåt var väggarna i glas med skjutdörrar för att sprida dagsljuset vidare in i lokalen. Kombikontoret inbjuder till samarbete och kontakt. Under sista svängningen på 1990-talet formades flexkontoret. Detta på grund av att teknikens utveckling, rationalisering och effektivisering åter var aktuellt. Allt arbetsmaterial finns i gemensamma databaser och distribueras via nätverk när som helst och var som helst. Flexkontoret är öppet likt ett kontorslandskap och förespråkar hög kontakt mellan medarbetarna. Man arbetar för att vara yteffektiva vilket innebär att cirka 60-75 procent av de anställda kan närvara samtidigt på kontoret. I regel har man ingen specifik plats utan sätter sig där det för tillfället är ledigt. Kontoret är organiserat för både enskilt och gemensamt arbete. Det mesta arbetsmaterialet finns på datorn eller i den gemensamma servern och det fysiska material förvaras i flexibla hurtsar eller liknande. Flexkontoret vänder sig främst till företag där teamarbete och distansarbete är vanligt. Man pratar om tre uppfinningar från industrialismen som förändrade kontorsarbetets förutsättningar: telegrafen, skrivmaskinen och telefonen. Kontoren behövde inte längre förläggas där tillverkningen fanns.8

3.2 Flexibla arbetsplatser och framtidens arbetskraft

”Flextid, flexibel arbetstid, rörlig arbetstid innebär att en arbetstagare inom en viss tidsram själv har möjlighet att välja tidpunkt för att börja eller sluta arbeta för dagen.”9

Arbetsplatserna har genom tiderna haft olika funktion och utseende. Ny teknik är oftast det område som främst tas upp vid förklaring av utveckling av det nya arbetslivet. Vidare diskuteras att gränserna mellan arbetare och tjänstemän suddas ut, man kallar istället alla för medarbetare. Flexibla arbetsplatser blir vanligare och vanligare, men man påstår sig urskilja att i en miljö som framhåller teknisk förändring ligger den största andelen flexibla arbetsplatser.10 Dåvarande chef på Enators hus i Kista, Jan Carlzon: ”/---/

kreativitet och goda idéer skapas aldrig när man sitter vid sitt skrivbord, utan i möten mellan människor och när man är harmonisk.”11

Generationer som tar över arbetslivet ute på kontoren har växt upp under en tid som förespråkar självständighet och individualitet. Författaren Lorentz Lyttkens påpekar att vi går från

7 _{Christiansson, Carl och Eiserman, Martin (1998). Framtidens kontor - kontorets framtid s 9-103} 8

Christiansson, Carl och Eiserman, Martin (1998). Framtidens kontor - kontorets framtid s 9-103 9

http://www.ne.se/flextid 2010-03-26 11:44 10

Karlsson, Ch. Jan och Eriksson, Birgitta (2000). Flexibla arbetsplatser och arbetsvillkor: en empirisk prövning av en retorisk figur s 11-85

11

12

föremålskonsumtion mot upplevelsekonsumtion. Trots en ökad konsumtion syftar de konsumerade föremålen till upplevelse.12 Kontorslandskap har i många omgångar varit populära på grund av kommunikation och kreativitet, när denna syn svänger och självständigheten står i centrum letar man efter nya utformningar. Enligt forskaren Vinesh Oommen talar 90 procent av genomförda studier mot arbetsmiljö i kontorslandskap.13

3.3 Distansarbete

För läsarens kunskap har författaren tagit större delen av detta avsnitt från samma källa (Distansarbete

- i framtida IT-samhälle). Distansarbete innebär att arbetet utförs någon annanstans än just kontoret

med hjälp av data- och telekommunikation. Mer än hälften av arbetstiden tillbringas utanför kontoret och är både omtyckt av arbetsgivare och arbetstagare. Moderna arbetsplatser blir dessutom mindre hierarkiska och gränsen mellan olika arbetsområden suddas ut och överlappar varandra. Arbete i grupp är och blir vanligare och man arbetar tillsammans tills målet är uppnått, det blir även vanligare att både intern och extern arbetskraft arbetar tillsammans.

Skälet till att distansarbete är intressant för både arbetsgivare och arbetstagare är att motivationen ökar om båda parter anser att distansarbete är en bra arbetsmetod. Studier har gjorts då man ökat effektiviteten med 40 procent. Detta indikerar sänkt sjukfrånvaro och lägre personalomsättning. Icke kontinuerlig kontorsnärvaro sparar hyreskostnader då lokalerna kan ha en annan funktion. Det blir även friare för arbetstagaren att disponera tiden för att få arbete, familj och fritid att fungera bättre. Pappersarbete minskar då digital förvaring antas öka i användning och man kan skaffa arbetskraft som finns längre bort.

Nackdelar är när den sociala kontakten med kollegor och arbetsgivare minskar. Fel i teknisk utrustning i hemmet kan för många vara svårt att lösa på egen hand. Hög självdisciplin krävs samt förmågan att sätta stop då arbetstimmarna är gjorda.14

Enligt en artikel som baserats på statistiska centralbyråns uppgifter ser man ingen ökning av distansarbete. Ju större företaget är desto vanligare är denna arbetsmodell. Man ser på dessa uppgifter som att distansarbetet har normaliserats.15

3.4 Informationsteknologins inverkan på samhället och kontorsmiljön

IT, informationsteknologi, är skälet till att den flexibla arbetsmodellen är möjlig. Man kan genom denna teknik samla in, överföra, lagra, bearbeta, använda ljud och bild var som helst och när som helst. IT innebär att data- och telekommunikation utvecklas snabbt, vilket innebär att förutsättningarna för framtidens arbetsmodell kan formas med stor flexibilitet. Datorn driver verksamheten, all delad och privat information förvaras där. Då IT stödjer distansarbete blir det vanligare att man har olika arbetsgivare. Arbetstagaren blir inte lika bunden till en speciell plats vilket ökar deltidsarbete och tillfälligt anställda.16

Databas eller server är de forum för digital förvaring som de flesta företag idag använder sig av. Data som tidigare var i pappersform scannas in till digital form. Hinder för ett helt pappersfritt kontor i framtiden är fysisk förvaring av viktiga dokument, så som dokument med underskrift. Det är möjligt med elektronisk underskrift vilket bidrar till att detta antagligen kommer öka i framtiden. Det som är tveksamt idag är om elektronisk underskift kan användas som laglig bevisning. Positivt med digital förvaring är kostnadsaspekten på grund av att man slipper stora arkiveringsrum. Det som försvårar för papperslöst kontor är att man inte kan anta att alla människor världen över anammar det digitala

12

Christiansson, Carl och Eiserman, Martin (1998). Framtidens kontor - kontorets framtid s 61 13

http://www.arbetarskydd.se/nyheter/halsa_ledarskap/halsa/article99507.ece 2010-03-05 11:36 14

Lundin, Anita och Persson Birgitta (2001). Distansarbete- i framtida IT-samhälle s 23-44 15

http://www.arbetarskydd.se/nyheter/arbetsmiljoratt/foreskrifter/article100031.ece 2010-03-05 11:06 16

13

arbetet. Då IT gör arbetet mer globaliserat, måste man ha förståelse för att det tar längre tid att göra en sådan övergång i länder eller på andra arbetsplatser i Sverige etc. där utvecklingen inte går lika snabbt.17

Det finns ingen tvekan om att vi idag blivit mer digitala än för 10-20 år sedan. Många läser tidningen digitalt, vi kommunicerar via mail, facebook, skype, msn, twitter etc. Trots detta är pappret fortfarande aktuellt vilket av intervjuerna att döma beror på att man tror mer på fakta i fysisk

pappersformat. Många ser det som en vana att ha en bok, anteckningsblock eller dylikt nära till hands. Långa dokument uppfattas som exempelvis svårlästa på datorn vilket leder till att man hellre skriver ut.

Viktiga papper sparas fortfarande så som lönespecifikationer, kontrakt etc. Ett antagande kan vara att även detta beteende minskar för att gynna miljön. För att elektroniska underskrifter ska fungera behövs lagändringar göras. Då IT- utvecklingen går så mycket snabbare än beslut om lagändringar uppstår här en konflikt, vilket innebär att vi rimligen kan anta att pappersförvaringen inte kommer försvinna inom de närmsta åren.18

3.5 Lagar om förvaring

Arkivlagen från 1991 behandlar hur allmänna handlingar ska hanteras vid statliga och kommunala myndigheter.19 En allmän handling är kortfattat text, bild, bandinspelning, film eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. En del allmänna handlingar är dock hemliga och får inte lämnas ut.20

Arkivlagen innehåller kortfattat att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna i företaget. Arkiven ska vara i ordning och upprätthållas för forskningens behov och det är myndigheten själv som står för att detta fungerar.21

Gunnar Sundberg, anställd på riksarkivet, förklarar att ”vid framställning av handlingar ska

material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet användas av arkivbeständighet. Det är i princip fritt för myndigheterna att välja vilket medium handlingarna upprättas på, förutsatt att de följer vissa tekniska krav som ställs på respektive medium. Huvudprincipen idag är att det som upprättats digitalt även bör bevaras i digital form. Andelen handlingar som upprättas digitalt har naturligtvis ökat på senare år, och kommer troligen att öka än mer när man nu håller på att införa elektroniska rutiner för upphandling m.m.”22

Alla myndigheter ska ha en färdig strategi för hur de elektroniska handlingarna ska bevaras. Viktigt är att de är i ett skick så att all information som från början fanns är lika tydlig under hela livstiden.23

3.6 Psykiska faktorer

Större delen av detta avsnitt är studerad från arbetsmiljöverkets hemsida: www.av.se. Den fysiska miljön har stor inverkan på vår arbetsprestation, hälsa och beteende. Så kallade psykiska

arbetsstressorer så som förvirring, ytförlust, trängsel och störande ljud etc. benämns som negativa stressorer. Dessa påverkar människan mer eller mindre beroende på hur kontoret är utformat.

17

http://scholar.google.se.support.mah.se/scholar?hl=sv&q=paperless+office&as_ylo=2005&as_vis=0 ISSUES AND DISADVANTAGES OF MOVING TO A PAPERLESS OFFICE 2010-03-20 15:05

18

http://www.acm.org.support.mah.se/ubiquity/volume_9/pf/v9i13_andersen.pdf?CFID=80921347&CFTOKEN =55278134 2010-03-20 15:20

19

Gunnar Sundberg, riksarkivet, tillsynsavdelningen 2010-03-25 20

http://www.riksdagen.se/templates/R_Page____5595.aspx 2010-03-26 13:12 21

http://www.karolinska.se/sv/Verksamheternas/Administration/Administrativa-staben/Arkivarie-2/Arkivlag-och-arkivreglemente/ 2010-03-26 13:16

22 _{Gunnar Sundberg, riksarkivet, tillsynsavdelningen 2010-03-25} 23

14

Enligt arbetsmiljölagen ska man eftersträva att arbetet ger möjlighet till variation, sociala kontakter och samarbete samt ett sammanhang mellan enskilda arbetsuppgifter. I framtiden ser man kontorets uppgift att fungera som en mötesplats. Sociala rum så som kontorets vardagsrum, kök eller café är viktiga beståndsdelar för kollegor att behålla kontakten.24

Det finns två olika sektorer på kontor: visuell privat sektor och akustisk privat sektor. Den förstnämnda innebär visuell isolation, dvs. att inte känna sig störd av synliga intryck från de andra. Den andra innebär isolation från ljud och andras kontorsredskap så som dator, telefon, förbipasserande samtal etc.

För att få förståelse för hur människor reagerar i de olika arbetsmodellerna (kontorsceller, kontorslandskap, flexkontor etc.) som tidigare tagits upp, studerade författaren en undersökning som gjorts på 491 kontorsanställda. De som arbetade i kontorsceller var mest nöjda angående att intebli störda av ljud och trängsel. Att dela arbetsplats, andra arbetsytor och faciliteter ansågs mest positiv i flexkontor, medan de som satt i stora kontorslandskap (mer än 24 st) var minst nöjda. Intressant är att kontorsceller och flexkontor delade samma positiva attityd angående hur man såg på att bli visuellt observerad. Att bli avlyssnad av kollegor var man på cellkontor minst störd av, följt av flexkontoren. Kontorslanskap var minst nöjda på alla nämnda punkter. Slutsatsen är att utifrån undersökningen verkar man dela likvärdig uppfattning angående att bli störd på cellkontor och flexkontor, trots att man på flexkontor medgav att det inte fanns stor chans för avskildhet. Likheter mellan flexkontor och cellkontor kan förklaras med att arbetsformen erbjuder personlig kontroll över vart man ska sitta, då det finns tillgång till tysta rum eller valet att arbeta hemifrån.25

En människa behöver också en viss fysisk yta att röra sig på för att inte känna sig instängd. Enligt arbetsmiljöverket finns det inga föreskrifter på hur stor en arbetsplats ska vara, men det ska vara tillräckligt stort för verksamheten.26 De tar även upp faktorer som kan vara ljuddämpande i stora öppna ytor, exempelvis material som textilier, absorberande skärmar, mjuka mattor etc.27 Arbetsmiljöverket tar även upp placering av fax, kopieringsmaskin, scanner och laserskrivare. För att andra inte ska störas av dess ljud rekommenderas att de ställs i ett välventilerat rum.28

3.7 Kulturella beteenden

Kommunikationssfärer är osynliga och synliggörs när någon obehörig inkräktar i dem och kan skapa irritation och missförstånd. Detta skiljer sig från kultur till kultur. Svenskar lever i allmänhet ett strukturerat liv, med tider, arbete, barnhämtning etc. Länge har vi haft samma mönster, vilket nu kan komma att brytas på grund av den nya flexibla arbetsmodellen. I västerländska kulturer är det viktigt att ha ett syfte med det man gör, medan det kan vara mindre viktigt i andra kulturer. En tydlig skillnad är att andra kulturer oftare umgås med släkt och vänner och har lättare för att ta kontakt med

människor än den svenska kulturen. Man engagerar sig i människors liv runt omkring sig vilket svenskar kan anse som privat information. Svenskar tycks ha lättare till vardaglig kort

kommunikation. Andra olikheter är att i Sverige anser vi jämlikhet och självständighet som positivt, s.k. individualism. En motsats till det är exempelvis de östafrikanska länderna där familjen och gruppen det viktigaste, s.k. kollektivism.29

Ur en rapport som inriktar sig mot att belysa integration på två arbetsplatser, framkommer under intervjuerna att fördelar med människor från olika kulturer är att de kan hjälpa varandra genom

24

Christiansson, Carl och Eiserman, Martin (1998). Framtidens kontor . kontorets framtid s 105-106 25 http://intellagence.eu.com/acoustics2008/acoustics2008/cd1/data/articles/000222.pdf 2010-03-20 16:26 26 Ihttp://www.av.se/teman/kontorsarbete/hur_stort/ 2010-03-27 16:27 27 http://www.av.se/teman/kontorsarbete/oppet_kontor/oppna/ 2010-03-27 16:29 28 http://www.av.se/fragorochsvar/152.aspx 2010-03-28 09:37 29

Wellros S. (1986). Kulturmöten till vardags – Om kommunikation över kulturgränser och om flerkulturell undervisning

15

erfarenhet av olika kulturella bakgrunder. Respondenterna menar att man på så sätt kan förhindra att man av kulturella skäl av misstag kränker kunden man syftar till att hjälpa. Under intervjuerna framkommer även att de från andra kulturer än den svenska ofta anpassar sig efter situationen. I dessa fall märker man inte så stor skillnad i det dagliga arbetet, utom att kanske just den språkliga biten blir till en fördel liksom att man har olika värderingar som i många fall ses som positivt. En intressant del i intervjuerna är hur invandrare ser på den svenska arbetssituationen där man ofta får vara delaktig i hur arbetet läggs upp. Många ansåg att det var stor skillnad från det egna hemlandet där det mesta styrdes ovanifrån, att få vara med och bestämma var något nytt.30

3.8 Kontorsinredning och förvaring

Beroende på arbetsmodell och den image företaget vill utstråla spelar valet av inredning stor roll. Möbler och dylikt utstrålar den känsla eller det intryck man vill att kunder och medarbetare ska känna av. Många kontor arbetar för flexibilitet vilket bidrar till utvecklandet av anpassad interiör. Större delen av de intervjuade användarna anser att tekniken kan ta över fokus och menar att möbler är ett sätt att mjuka upp stämningen för att inte skapa en alltför steril miljö.

Inredningsarkitekter och arkitekter har tagit fram inredning anpassat till de specifika kontorens förutsättningar. Detta har visat sig positivt då medarbetarna får en känsla att denna miljö är till för oss och våra behov. De s.k. flexmöblerna på kontorslandskap är t.ex. möbler som hurtsen där man har plats för de viktigaste pärmar och mappar. De är rullbara för att den anställde skall kunna ta med sig sitt material till där det finns plats.31 Behovet av flexiblare möbler är bl.a. för att kontorsytan minskat dramatiskt de senare åren. Alexandra Grifford, designchef på Kinnarps i Stockholm konstaterar att man har cirka fyra m² per arbetsplats. Hon tror inte att de kommer krympa mer, men distansarbete bidrar till att kontorsmiljön krymper på andra sätt. Skrivborden krymper i storlek, hörnskrivborden försvinner som tar upp onödigt mycket plats osv.32 Kajsa Nordström, inredningsarkitekt, menar att

”/---/ Viktigt är att miljön andas öppenhet och känslan av att förändring är möjlig.”

Enligt en undersökning på 1035 kontorsarbetare gjord av Vasakronan, var efterfrågan på nya möbellösningar den väsentligaste förändringsaspekten. Medarbetarna belyser de små förändringarna så som ommöblering, ommålning och detaljer.33 Ytterligare undersökningar gjorda av Vasakronan, tar upp kontorsfolkets syn på personliga föremål. 1000 personer deltog vilket visade att kvinnor främst har fysiska foton, bilder och blommor vid arbetsplatsen. Digitala bilder var däremot mer aktuellt hos männen. Det fastställdes att ju yngre/färre barn man har, desto mer personliga saker hade man. Skälet till detta var att man ville skapa sin egen plats. Undersökningen visar att det är svårare att ha privata saker i ett kontorslandskap där ytan ofta är liten.34

3.9 Ergonomi

Viktigt är att arbetsplatsen stimulerar till rörelse. Då fysisk aktivitet är låg hos många idag har detta problem börjat jämföras med tobaksrökning, förhöjda blodfetter och högt blodtryck. Därför är det viktigt att både lokalen och inredningen stimulerar till aktivitet.35 Vid utformning av kontorsmöbler utgår man från människans anatomi, hur kroppen är uppbyggd och fungerar. Då alla är olika är det viktigt att möblerna också tillgodoser allas behov. Möbler som kan justeras i olika höjd, vinklar och

30

http://hkr.diva-portal.org/smash/record.jsf?pid=diva2:230073 2010-03-28 10:39 31

Framtidens kontor - kontorets framtid, Carl Cristiansson, Martin Eiserman, 1998 sid 148-152 32 http://www.kinnarps.com/sv/se/Nyheter/Kinnarps-Magazine/NO7/MobilaMedarbetare/ 2010-03-06 16:55 33 http://www.vasakronan.se/sv/Kontorskunskap/Kontorsbarometern2/Mer-om-Kontorsbarometern/Kontorsanstallda-vill-inte-flytta---men-garna-ha-nya-mobler/ 2010-03-06 14:14 34 http://www.vasakronan.se/sv/Kontorskunskap/Kontorsbarometern2/Mer-om-Kontorsbarometern/Sa-pyntar-vi-var-arbetsplats/ 2010-03-06 16:36 35 http://www.av.se/teman/kontorsarbete/belastningsergonomi/ 2010-03-28 09:50

16

läge är en fördel.36 Då användarens åldersspektra är brett, bör sitthöjden vara mellan 48-50 cm hög då det handlar om kort sittande, höjden gör det lättare för exempelvis äldre att ta sig ur möbeln. 45 cm är mer vanlig för stolar med lätt bakåtlutning. Sittställning som innebär ett lätt bakåtlutat sittande är minst uttröttande för ryggen då kroppstyngden avlastas på ryggstödet. Stolar av denna typ används i hörsalar, biografer, väntrum och liknande miljöer där man inte använder bord.37 Vanliga mått på vilstolar är sitsens höjd cirka 42 cm, sitsens lutnig 15º, sitsens djup 47 cm och sitsens bredd 46 cm. Ryggstödets lutning är cirka 30º. Av de olika stöden är vinklingen och tillbakalutningen av ryggstödet det viktigaste. Muskelaktiviteten i ryggen sägs minska då vinkeln mellan rygg och sits ökar. En vinkling med mer än 110º bidrar till marginell förbättring.38 Ett lägre sittande ner mot golvet ökar trygghetskänslan och harmonin.39

Tanken med den blivande produkten är att sitta under korta stunder vid möten etc. För att uppskatta den ungefärliga tiden räknas 10-20 minuter som ett kort sittande. Då tanken inte är att sitta länge kan detta förtydligas med att exempelvis inte ha en stoppad sittyta som bidrar till ett mjukare och skönare sittande.

3.10 Färg och forms inverkan på kontorsmiljön

Efter diskussion med Alexandra Moore, inredningsarkitekt, klargjordes vikten av samspelet mellan färg, ljus och dagsljus för att skapa rätt atmosfär. Varma färger så som gul, röd, orange främjar kommunikation. Kalla färger så som blå och grön är mer kyliga och stimulerar en intellektuell miljö där exempelvis konferenser äger rum.40 Kombination av motsatserna kan vara positiv, man bör dock vara medveten om i vilka färgskalor man arbetar med vid inredning. Vid skapandet av en

kommunikativ miljö kan den varma kulören vara dominant medan de andra mer neutrala.41 Ju kortare tid man befinner sig på en plats, desto starkare färger kan man använda.42

Former har stor inverkan på hur vi uppfattar en miljö. En överdriven skala kan exempelvis bidra till något som känns positivt och roligt. Alexandra menar att det oväntade kan skapa kreativitet och arbetslust. Man ska dock vara medveten om vad det är man vill stimulera. Lekfulla, flexibla former kan omedvetet kopplas till barndomen vilket kan öka kreativiteten hos användaren och stimulera till kommunikation. Just kreativa och kommunikativa rum förespråkar inredningsarkitekter och

trendanalytiker i framtidens kontor. I öppna, offentliga ytor bör lösningarna vara flexibla för att snabbt kunna ändras vid behov. I mindre rum bör miljön istället vara lättillgänglig, kreativ och flexibel.43 Lena Thromé, certifierad Feng Shuikonsult menar att de organiska formerna fungerar som kontrast till de hårda elektroniska prylarna. Vi trivs bra med naturens former och färger. Hon har samma

uppfattning som Alexandra om att gult etc. ökar kreativiteten medan blått och grönt är lugnande.44

3.11 Trendstudie

Definition av trend är ”något tillfälligt som kan övergå till ett allmänt beteende” enligt trendspanaren Stefan Nilsson. Det kan också beskrivas som en slags pendel som svänger från den ena ytterligheten

36

http://epubl.luth.se/1402-1617/2004/176/LTU-EX-04176-SE.pdf 2010-03-28 11:12 37

Berglund, Erik (2001). Sittmöblers mått s 10-75. 38

http://scholar.google.se.support.mah.se/scholar?hl=sv&as_sdt=2000&q=rekommendation+sittm%C3%B6blers +m%C3%A5tt uppsats institutionen för teknik och samhälle

39

Alexandra Moore, inredningsarkitekt 40

http://www.naturvetarna.se/sv/KARRIAR/Medlemsartiklar/Design-pa-jobbet-gor-dig-mer-kreativ/ 2010-05-21 14:20

41

Alexandra Moore, inredningsarkitekt 42

http://www.naturvetarna.se/sv/KARRIAR/Medlemsartiklar/Design-pa-jobbet-gor-dig-mer-kreativ/ 2010-05-21 14:20

43

Alexandra Moore, inredningsarkitekt 44

17 till den andra, i takt med att folk tröttnar på en trend.45

Stefan ser starka trender från årets möbelmässa i Stockholm. Sammanfattande beskriver han ”Det

mobila kontoret blir allt vanligare. Skrivborden är inte så viktiga längre när de flesta arbetar mycket hemma eller på café. Därför riktar många designers in sig på kontorets kreativa rum – köket eller fikarummet. Där möts medarbetarna och idéer uppstår.” Mer specifika trender som Stefan ser är de

intensiva färgerna. ”Efter flera år av vitt, är det nu mer färg på kontoret igen /---/”. Färg i kontrast till det vita poängterar han. Rent trä spås även komma tillbaka. Stefan menar att vi längtar tillbaka till det genuina och äkta. Tysta möbler har blivit intressant då kontorslandskap fortfarande är en vanlig arbetsform.”Vi fokuserar allt mer på att minska bullret på kontoren. Samtidigt tror jag att en ny trend

är på väg, där varje kontor har en särskild, specialdesignad ljudbakgrund som skapar en kreativ stämning.” Han tar upp gummi som ljuddämpande exempel. Den sista tydliga trend som Stefan ser är

ekologi. ”Hållbar utveckling är fortfarande ett starkt tema. Men nu är miljöstämpeln väldigt diskret.

Det syns inte på produkten att den är miljövänlig.”46 Stefan spår att nio-till-fem-jobbet kommer att luckras upp och bli till två timmar hemma, två timmar på ett kafé och två timmar i ett mötesrum.47

45 http://www.konferensvarlden.se/artiklar/profiler/id/202956 2010-03-22 11:30 46 http://www.chef.se/dynamisk/index.php/index/artikel/fyra-moebeltrender-pa-kontoret-i-var/#lasmera 2010-03-22 12:15 47 http://www.konferensvarlden.se/artiklar/profiler/id/202956 2010-03-22 11:30

18

4 Resultat av undersökningsmetoder

För att få svar på huvudfrågeställningen användes följande undersökningsmetoder för att erhålla synpunkter från användarens behov och önskningar.

4.1 Kvalitativ undersökningsmetod

De kvalitativa undersökningsmetoderna återges nedan genom en sammanfattande del där likheter kunde kopplas till majoriteten av användarna.

4.2 Kvadrantdiagram

Kvadrantdiagrammen ställer motsatser mot varandra för att på så sätt se ett mönster i användarens smak och tankar kring, i detta fall, färg och material.

 Merparten antog att digital förvaring kommer öka i framtiden. Många hade redan förvaringen elektroniskt. Det skilde sig på ekonomiarbeten och administrativa uppgifter som hade svårt att se en drastisk minskning av fysisk förvaring inom de närmsta åren.

 Överlag var man positiv till distansarbete och man tror att det kommer öka i framtiden. Man framhävde friheten och förmågan att anpassa arbetet till familjesituationen. Påpekade dock vikten av att stämma av med kollegor några gånger i veckan.

 Användaren beskriver digital förvaring och distansarbete som effektivt och positivt.

 De flesta delade inte arbetsmaterial. Man förvarade pärmar och dylikt nära sig för att snabbt kunna ta fram information.

 De äldre ansåg att man hellre hade papper att bläddra i, man tror mer på det man har i händerna, medan de yngre verkade föredra digitalt.

 Gemensam server nyttjades på samtliga ställen vilket tycktes vara ett positivt forum.

 Ett flertal önskade en mer ombonad känsla, skäl till att röra på sig och gemensamt fikarum. Man önskade avsaknad av damm och fettfläckar.

 Det främsta redskapet var datorn, många hade bärbar dator eller tillgång till en sådan. Många förvarar fortfarande mycket material i pärmar.

 Småsaker så som pennor, gem, linjal etc. förvarades i en låda, medan pärmar, böcker, mappar förvarades i de öppna utrymmena.

 Speciell förvaring av ytterkläder verkade inte ha hög prioritering. Väskan kunde förvaras synlig i en hylla eller på golvet vid sidan om, detta sågs inte som något problem.

 Äldre tycks ha svårare med kontorslandskap, medan yngre verkar ha lättare att anpassa sig.

 NCC:s undersökningar har visat att motståndet mot kontorslanskap kan vara en generationsfråga.

 Alla Epsilons medarbetare hade inte plats på kontoret. Många var dagligen ute hos kunder.

 För personlig förvaring på Epsilon används rullskåp vilka inte är optimala då många glömmer att låsa upp skåpen och lämna tillbaka nyckeln vid uppsägning etc.

 I kontorslandskapen hos Epsilon har man mer förvaring än nödvändigt.

 Intressant är att vid frågan om man förvarar personliga föremål på kontoret blir nästan alltid svaret nej. Tittar man noggrannare så ser man att där faktiskt finns föremål som bröd, frukt, kaffe, gitarr, skor, foton etc.

Figur 1 kvadrantdiagram färg

Ljus (vit, transparent, glas, trä etc.)

Enfärgad

Mörk (svart, metall, trä etc.)

Figur 2 kvadrantdiagram material

Lätt, dynamisk Hård känsla (metall, glas etc.)

Tung, statisk Flerfärgad

X: män O:kvinnor

19

4.3 Kvantitativ undersökningsmetod

Den kvantitativa undersökningsmetoden i form av mer specifika frågor till användarna distribuerades ut av kontaktpersonen på NCC, Malmö. På grund av platsbrist visas visuellt de resultat som anses mest intressanta för projektet. Övriga resultat sammanfattas i skriven form.

På frågeställningen ”Jag kommer fortsätta skriva ut trots digital förvaring” ansåg sig flest

användare positiv till detta. Nästan 100 procent ansåg att man bör vistas på kontoret en del i framtiden trots teknikens utveckling. Majoriteten önskade ändå att arbetet blir mer mobilt. Ett jämnt resultat framkom på frågeställningen ”Jag distansarbetar idag”. Majoriteten önskar att distansarbete blir vanligare i framtiden. 1 (Stämmer helt) 2 3 4 (Stämmer inte alls) Total Antal 7 7 11 36 61 Procent 11.48% 11.48% 18.03% 59.02% 100% 1 (Stämmer helt) 2 3 4 (Stämmer inte alls) Total Antal 17 14 24 6 61 Procent 27.87% 22.95% 39.34% 9.84% 100% 1 (Stämmer helt) 2 3 4 (Stämmer inte alls) Total Val 14 28 11 8 61 Procent 22.95% 45.9% 18.03% 13.11% 100%

Jag skulle acceptera att inte ha en fast arbetsplats om det var möjligt

Jag tror på en kraftig reducering av pappersförvaring om 10-20 år

Jag kommer förvara allt material digitalt om 10-20 år

Figur 3 diagram 1

Figur 4 diagram 2

20

5 Utvecklingsprocess

Med genomförd research samt undersökningsmetoder startades utvecklingsprocessen. Från idégenerering till konceptval och vidareutveckling skapar kapitlet en vägledande övergång till resultatkapitlet. Faserna ger inblick i delar av skissprocessen med kompletterande skisser i bilaga för att skapa förståelse för tankar och utveckling.

5.1 Idégenerering

Självständig idégenereringssessions utfördes med problemställningen som utgångspunkt. Exempelvis idégenererades om framtida förvaringsbehov, kontorsarbetsplats, funktioner. Frågor som: Ska

framtidens möbler kunna förändras av användaren, ha en mobil del eller byta färg? Framtidens kontorsförvaring kanske är radiostyrd eller av glidbart material? etc. (se bilaga 5) Sessionerna hjälpte till att bena ut områden som var viktiga för författaren att skapa en klar personlig bild av. Med större delen av researchen gjord, hade till viss del insikt erhållits på områdena.

5.1.1 Behovet av ordning

Kaos, oordning, oförutsägbarhet. Lådor, hyllor, bänkar fyllda med papper och andra föremål är vardag i vissa kontor. Skräpiga och ovårdade platser kan också ge negativa synintryck för användaren och dess gäster.48 Med digital förvaring är författarens tanke att komma ifrån den onödiga papperssamling och enorma ytåtgång som en sådan förvaring upptar. Oordning kan för många definieras på olika sätt. Definitionen i detta projekt är att komma ifrån att onödiga föremål kan förvaras nära arbetsplatsen. Ur författarens syn är tanken att det ska vara lätt att komma åt och hitta det man behöver, lätt i den bemärkelsen att det ska vara synbart för ögat.

5.2 Skissprocess

Skissfas ett behandlar funktionsskissning vilket i detta projekt har inneburit att fokusera på möbelns funktioner i koncepten, mer än på formen. Detta för att sätta form på tankar från funktionsanalysen och ge en visuell förståelse för vad utgångstankarna från funktionsanalysen verkligen har inneburit. Vad menas egentligen med att möbeln ska vara mobil? Hur yttrar sig det i form? Funktionerna är en viktig del för att klargöra framtida förvaringsfunktion vilket är en del av syftet.

Funktionsskissningen varvade längre skissessions med kortare femminuters, vilket har inneburit att snabbt få ner tankar kring exempelvis ordet effektivitet under fem minuter. Detta för att skapa

nivåskillnader på skisserna och se hur spontana tankar skiljer sig från skisser med mer eftertanke. Vidare in i skissfas två var utgångstanken att ta med funktionsskissningen och sätta form på dessa tankar och att skissa in hur exempelvis en effektiv, enkel möbel kan formas. Att bestämma de olika riktningarna koncepten skulle handla om var viktigt för att skapa struktur under skissfasen och se skillnad på olika idéer.

48

http://www.bth.se/fou/cuppsats.nsf/all/3f5fa9497ec7522ac1257175005d3a9c/$file/1_Fem_sinnen_II.pdf 2010-05-10 18:21

21 5.2.1 Skissfas 1- funktion

Grundförutsättningar inför skissandet var bland annat att användaren skulle kunna förflytta möbeln vid behov då det framkom från researchen att framtida kontor blir mer flexibla. Funktioner så som

förvaring av viktiga dokument och plats för ett fåtal utskrivna papper skulle vara möjligt, liksom plats för en bärbar dator. Även plats för 1-2 pärmar samt småsaker så som pennor, suddigummi, usb etc. Nedan visas resultatet från fem-minuters sessionen där målet har varit att skapa en trygg, ombonad och mysig känsla där användaren själv har möjlighet att strukturera sin möbel efter eget tycke och smak. Detta då det framkom ur researchen att arbetsytorna minskar i framtiden vilket kan försvåra förvaring av personliga föremål vid arbetsplatsen. Då möbeln är tänkt att delas med andra medarbetare, är en kombination av effektivitet, säkerhet och material som är lätt att hålla rent viktig.

Göra rent Figur 6 funktionsskiss Ombonad, trygg Effektiv Förflytta, låsa Möjlighet för avskildhet Namnskylt för att veta vems möbeln är

Visa upptagen/ledig med färg

22 5.2.2 Skissfas 2- form

Med utgångspunkt från de olika inriktningarna delades skissningen upp i fyra olika områden i fas två. Läs mer om konceptens utgångstankar i nästkommande avsnitt (se mer av skissfasen i bilaga 7).

23

5.3 Fyra koncept

GRAB N’ GO riktar sig mot de riktigt flexibla arbetsplatserna. Möbeln är liten och kompakt och tar liten plats vid arbetsstationen. Tanken är att förvara det allra viktigaste. Spontana möten ska kunna ske när som helst och var som helst. GRAB N’ GO tar man med sig och använder som sittplats. En skrivyta sitter fast vid sidan och används vid dessa möten. På ett smidigt sätt kan man även visa medarbetare om platsen är upptagen eller ledig.

Efter feedback från Martela

+ Känns som framtiden, flexibel, liten/kompakt, effektiviserar förvaring, skrivyta, upptagen/ledig är smidigt, enkelt utseende, namnskylt (orientera), lås, socialt, öppen/trygg, ombonad (mjuk sittyta) - Kabelhantering (ej löst med trådlös laddning), stuvas den under bordet blir den ej synlig Utveckling

Sittkomfort, storlek, form/färgval, stabilitet i ryggstöd, förflyttning, stapling? upptagen/ledig

24

INTERACT syftar till att användaren interagerar med möbeln. Utarbetad för att underlätta arbetet. På möbeln kan användaren placera morgonkaffet under transport, placera papper som man inte får glömma till möten etc. ytterkläder för en mer ombonad känsla och pärmar i en vinkel som ska få användaren att röra sig på ett mer varietat sätt.

Efter feedback från Martela

+ Bordsyta (allt i ett), annan rörelse (hämta pärmar), fälla ihop (kompakt), ombonad (klädförvaring), ”paper on the go”, kaffemugg, tydligt med färg

- Om kaffet ramlar (förstör), stabiliteten Utveckling

Större klädplats (hänga), storlek, form, stabilitet, skrivbordsyta (hållbar), placering nät/pärmar, vinkel

25

DESIGN IT tillåter användaren att forma möbeln efter eget tycke och behov genom att haka i modulerna på önskat vis. Användaren formar möbeln på sitt eget vis, vilket gör användaren mer delaktig i sin möbel. Skapandet ska locka fram kreativitet och lekfullhet och på så sätt skapa en trivsammare miljö för alla.

Efter feedback från Martela

+ Forma själv, delaktighet, kreativitet, flexibel - Krångligt? kommer skenorna brytas av? Utveckling

Antal moduler, sken och låsfunktion, form, förflyttning

26

ALL IN ONE förvarar ytterkläder, väska, och de viktigaste kontorsmaterialen. En öppen lösning som går att sitta på, med en hängmappskonstruktion i lådan med plats för småsaker.

Efter feedback från Martela

+ Förvarar ytterkläder bra, sittyta (trygg), hängmappskonstruktion (originell), färg förstärker formen, namnskylt, pärmar långt ner (röra sig)

- Aningen otymplig, plats för onödiga föremål på sittyta Utveckling

Optimera, förhindra onödiga föremål, form, lås för ytterkläder?

27 5.3.1 Konceptval

Koncept Grab N’ Go samt Interact arbetades vidare med på grund av bäst respons från Martela samt handledaren, se en liten del från vidareutvecklingen av Interact nedan. Koncepten har båda styrka i att vara flexibla och stödja framtidens kontor på ett smidigt och enkelt sätt. Efter skissning med

inkluderad utvärdering på vardera koncept, valdes Grab N’ Go. Konceptet har stor

vidareutvecklingspotential samt kändes mer nytänkande än Interact på grund av möjligheten till spontana möten. Det tycktes samtidigt väldigt mycket om Grab N’ Go vilket var stimulerande att arbeta vidare med.

5.4 Vidareutveckling

Inledningsvis i vidareutvecklingsfasen sattes en lista upp för definition av konceptproblem: Borde handtaget vara högre än 65 cm från golv? Ska utrymmet för pärmarna vara stort? Hur stabiliseras sittytan? Handtagen får inte sticka ut vid sidan då det försvårar framkomligheten och hur ska de fungera (klickfunktion, dras ut från båda sidor, höger/vänster)? Ska standarder på skenor användas? Ska stopfunktionen på lådorna fungera? Vart ska placering av lådor vara? Kan nedfällbart ryggstöd nyttjas? Vad vinner man på ett kort ryggstöd som var koncepttanken? För att strukturera upp funktionerna sattes en prioriteringslista ihop (se bilaga 8) för att studera vilka funktioner som var nödvändiga och vilka som kunde utvecklas om det fanns en möjlighet. Funktionsskissningen fortsatte men formen från konceptet ändrades inte märkvärt i början.

En inledande tanke var att ha ett uppdragbart ryggstöd. Martela såg negativt på tanken då det, i nedfällt läge, minskade exponeringen av möbeln då det var möjligt att skjuta in möbeln under skrivbordet. Det uppdragbara ryggstödet frångicks då konstruktionskostnader samt eventuella konstruktionsfel inte gick att motivera, samt Martelas tvekan. Skrivytan frångicks då funktionen ansågs inverka negativt på den

Figur 11koncept All in one

Figur 12 vidareutveckling Interact

Figur 13 vidareutveckling funktion Figur 11 koncept All in one

28

enkla och avslappnade känsla som eftersträvades. Skrivytan hade förmodligen inte nyttjats då utgångstanken var att endast sitta korta stunder. Kaffefunktionen var omtyckt av författaren, vilken frångicks då möbeln erbjöd för många funktioner. Orsaken till att dessa funktioner frångicks var att utgångstanken med att endast den nödvändigaste förvaringen under en arbetsdag skulle utgöra produkten inte hade efterföljts.

Skisser på ryggstödet gjordes för att jämföra hur uttrycket ändrades med stålkonstruktion, men övergick till en form som följde huvudformen. Möbeln upplevdes som slankare, lekfullare och skapade en intressant berättande form.

Utgångstanken var att göra möbeln i stålplåt. En tunn godstjocklek skulle erhållas som gav en lätt, enkel, följsam känsla. Efter diskussion med Rolf Martinsson, universitetsadjunkt i maskinkonstruktion på Malmö Högskola, framkom att en stark stabiliserande konstruktion var nödvändig. En

stålrörskonstruktion kunde fungera men skulle exponera och inverka på de enkla och fria ytorna som bygger upp möbeln. Den skulle inverka på formen och uttrycket, vilket skulle ge en kallare och hårdare känsla vilket inte var önskvärt. Att bygga in stålrören var möjligt men större tjocklek skulle då behövas vilket inte var önskvärt då den lätta, enkla känslan hade minskat. Stål kändes inte som det mest optimala materialet i en miljö där ljudnivån stundtals kan vara hög.

Beslut utvecklades angående lådplacering till sidan då användning av lådorna blir lättare vid sittandet. Hade lådorna varit placerade vid benutrymmet hade detta försvårat åtkomsten. Sittfunktionen

tydliggörs då benutrymmet är fritt för benen. Ser man till konventionell lådförvaring i skrivbord brukar de också dras ut vid sidan om användaren. Placering av lådor på baksidan frångicks då det hade blivit svårt för användaren att komma åt dessa i sittande position. För att se mer av

vidareutvecklingsfasen som hade stor del i skissprocessen se bilaga 9.

Figur 14 vidareutveckling form

Figur 15 vidareutveckling lådplacering

Slank, lekfull form Benutrymme

29

Som visualiserats på föregående skisser var ryggstödet endast 15 cm högt. Ett kort ryggstöd skulle skapa en viss trygghetskänsla och medge att använda andra muskler vid detta sittande än vid skrivbordet. Problematiken var att lösa hur användaren skulle transportera möbeln på arbetsplatsen. Skisser gjordes på olika handtag som kunde dras ut eller upp från ryggstödet. Det krävdes mycket arbete att skapa en stabil konstruktion av handtaget som passade in i formen och känslan och som var ekonomiskt försvarbar.

Skissmodeller i kartong gjordes i fullskala för att skapa en fysisk upplevelse och samtidigt se hur formen förändrades då ryggstödet gjordes högre. Resväskor studerades då de har liknande

transporttanke. Cirka 90 cm höga var dessa och test gjordes på 80,85,90 cm. Ryggstödet blev högre vilket tydliggjorde känslan av en kombinerad sittmöbel. Med kort stöd hade detta för många kunnat bli svårtolkat. Det högre ryggstödet ger ett bättre stöd och en mer stabiliserande känsla.

I fasens slutskede kvarstod att studera detaljer så som hjulval, skenor etc. Kontakt gjordes med handledaren från Martela, som tipsade att kontakta deras leverantörer Swede Wheel angående hjul. Hjul valdes genom diskussion med en anställd på Swede Wheel. Handledare från Martela förklarade att lådkonstruktionen hålls enkel och i princip kan vilket material som helst användas till lådan som kläs in eller lackas för att erhålla en kvalitativ känsla. Martela gör ofta egna anpassningar på skenor till lådor men hänvisade till Hettich som är leverantör till deras Combo möbler.49 En

hängmapps-konstruktion, för förvaring av dokument i pappersform, valdes från Hettich sortiment, då en lodrätt låda är möjlig för att optimera platsen i möbeln. Detaljer som att bestämma exakta mått på lådor kvarstod och skissades i SolidWorks för att erhålla en visuell överblick. Utrymmet baktill i figur 14, där formen går mot en mer slankare, lekfullare form kvarstod även att arbeta vidare med.

49

Jonas Källberg, Martela AB

30

Inspiration till tanken med flyttbar kompakt förvaring visas i bilderna nedan, samt hur tanken är att transportera möbeln: vid sidan, bakom (likt en resväska) eller konstruktioner där brukaren inte kan gå rakt bakom produkten.

3

31

6 Resultat

Redovisning av vad författaren kommit fram till utifrån syfte, problemställning samt research.

6.1 LINJA

Linja är en kombinerad kontorsförvaring och sittmöbel. Möbeln är anpassad för framtidens flexibla kontor då distansarbete antas öka och kontoret ses som en mötesplats. Enligt genomförd research samt undersökningar är det denna förändring som utgör de framtida kontoren. Linja gör det möjligt att skapa korta möten på önskat tillfälle. Linja är enligt detta projekt svaret på huvudfrågeställningen, hur ser framtida kontorsförvaring ut? Förvaringen ska upplevas som en optimerad förvarings- och

sittmöbel för att på så sätt stödja omstrukturering på kontoret. Möbeln är utformad med möjlighet för den nödvändigaste förvaringen för att förhindra en kaotisk känsla. Möbeln skall utstråla en trygghet genom att det finns möjlighet att låsa in småsaker under dagen om man lämnar sin plats för en stund. Man skall även känna trygghet när man sitter på stolen eftersom stolsryggen uttrycker en stabil känsla. Linja är finskt och betyder linje vilket är ett starkt formelement i möbeln.

Linja har en delvis öppen form och en del av förvaringsutrymmet exponeras för att skapa en lätt och enkel känsla och ett intryck av öppenhet i möbeln. Med det menar författaren att man inte måste stänga in all förvaring som ändå används kontinuerligt av användaren och samtidigt skapar man en ”vänligare” känsla i möbeln. Då kontorsytan väntas minska i framtiden kan det vara svårt att få plats med personliga saker vid arbetsplatsen, så som blommor, foton etc. Möjligheten att kunna lägga ner

Figur 20 Linja

Linja är uppbyggd av formpressat träfaner som skapar en berättande form och förstärks av den röda högglansiga kantlinjen. De yttre mjuka linjerna skapar basen för sittytan som fungerar som en inneslutande form för

förvaringsutrymmet.

De räta linjerna utgör kärnan i

Linja, den viktiga del som utgör

förvaringen på ett tryggt sätt. Linja bildar en vinkel vid benen för att skapa utrymme och skapa en skönare och tryggare sittställning.

Ryggstödet skapar en trygghet vid sittandet samt fungerar som handtag vid transport. Likt transport av hjulförsedda resväskor skjuter man möbeln vid sidan om sig, eventuellt drar den bakom sig (se inspiration i figur 19 eller användarscenariot under 6.1.7). Handtaget på ryggen indikerar att hålla där vid transport då det är högsta punkten samt att formen skapar en mjuk kurva för handen.