Hur upplever användarna möjligheten till samarbete via intranät?

Linköpings universitet Institution: IDA Kandidatuppsats | Kognitionsvetenskap VT/2020 | ISRN: LIU-IDA/KOGVET-G--20/026--SE

Hur upplever användarna

möjligheten till samarbete via

intranät?

Magdalena Haglund Holst

Handledare: Leelo Keevallik Examinator: Mathias Broth Kund: Combitech

Upphovsrätt

Detta dokument hålls tillgängligt på Internet – eller dess framtida ersättare – under 25 år från publiceringsdatum under förutsättning att inga extraordinära omständigheter uppstår.

Tillgång till dokumentet innebär tillstånd för var och en att läsa, ladda ner, skriva ut enstaka kopior för enskilt bruk och att använda det oförändrat för ickekommersiell forskning och för undervisning. Överföring av upphovsrätten vid en senare tidpunkt kan inte upphäva detta tillstånd. All annan användning av dokumentet kräver upphovsmannens medgivande. För att garantera äktheten, säkerheten och tillgängligheten finns lösningar av teknisk och administrativ art.

Upphovsmannens ideella rätt innefattar rätt att bli nämnd som upphovsman i den omfattning som god sed kräver vid användning av dokumentet på ovan beskrivna sätt samt skydd mot att dokumentet ändras eller presenteras i sådan form eller i sådant sammanhang som är kränkande för upphovsmannens litterära eller konstnärliga anseende eller egenart.

För ytterligare information om Linköping University Electronic Press se förlagets hemsida http://www.ep.liu.se/.

Copyright

The publishers will keep this document online on the Internet – or its possible replacement – for a period of 25 years starting from the date of publication barring exceptional circumstances.

The online availability of the document implies permanent permission for anyone to read, to download, or to print out single copies for his/hers own use and to use it unchanged for non-commercial research and educational purpose. Subsequent transfers of copyright cannot revoke this permission. All other uses of the document are conditional upon the consent of the copyright owner. The publisher has taken technical and administrative measures to assure authenticity, security and accessibility.

According to intellectual property law the author has the right to be mentioned when his/her work is accessed as described above and to be protected against infringement.

For additional information about the Linköping University Electronic Press and its procedures for publication and for assurance of document integrity, please refer to its www home page:

http://www.ep.liu.se/.

iii

Sammanfattning

Ett intranät utgör en stor plattform för den interna kommunikationen och samarbetet mellan medarbetare inom företag. Detta projekt genomfördes i samarbete med företaget Combitech. Combitech står idag inför ett skifte gällande intranät, från intranätet SaabNet till det nya intranätet CombiNet. Syftet med studien var att undersöka hur användarna uppfattar möjligheten till samarbete och kommunikation genom CombiNet i jämförelse med SaabNet. Detta undersöktes genom en kvalitativ ansats bestående av en enkätundersökning, intervjuer samt en tematisk analysmetod. Analys av enkätundersökningen gjordes först, vilket resulterade i huvudteman som utformandet av intervjufrågor och analys av intervjuerna utgick från. Resultatet visade att intranäten uppfattades som två vitt skilda forum. SaabNet sågs som en källa till information och CombiNet sågs som en källa till kommunikation.

iv

Förord

Jag vill tacka Combitech för möjligheten att skriva detta arbete i samarbete med dem, samt ett tack till Jon Kasimir för handledning från Combitech. Jag vill även tacka alla som deltagit i studien och ställt upp på enkätundersökningen samt i intervjuerna. Jag vill även rikta ett stort tack till min handledare Leelo Keevallik för hennes stöd under arbetets gång. Tack!

v

Innehållsförteckning

3.1 Intranät och organisationer ... 14

3.2 Kommunikation inom organisationer ... 14

3.3 Computer mediated communication ... 16

3.4 Samarbete ... 16 4 Metod ... 18 4.1 Deltagare ... 18 4.2 Etik ... 18 4.3 Pilotstudie ... 18 4.4 Användarintervjuer ... 19 4.5 Analysmetod ... 19 4.5.1 Tematisk analys ... 19 4.5.2 Enkätundersökning ... 20 4.5.3 Intervjuer ... 20 5 Resultat ... 22 5.1 Pilotstudien ... 22 5.1.1 Informationssökning ... 22 5.1.2 Användarvänlighet ... 23 5.1.3 Samarbete ... 23 5.1.4 Kommunikation ... 24 5.2 Analys av intervjuer ... 25 5.2.1 Analys SaabNet ... 25 5.2.2 Analys CombiNet ... 32 6 Diskussion ... 42 6.1 Metoddiskussion ... 42 6.2 Resultatdiskussion ... 43

6.3 Diskussion kring frågeställningarna ... 45

6.3.1 Vad är användarnas uppfattning av SaabNet som medel för kommunikation och samarbete? ... 45

vi

6.3.2 Vad är användarnas uppfattning av CombiNet som medel för kommunikation och

samarbete? ... 45

6.3.3 Hur kan CombiNet komma att utvecklas från ett kommunikations- och samarbetsperspektiv? ... 46 6.4 Vidare forskning ... 46 7 Slutsats ... 47 Referenser ... 48 Appendix A - Enkätundersökning ... 50 Appendix B – Intervjufrågor ... 51

7

1 Inledning

Ett intranät utgör en stor plattform för den interna kommunikationen och samarbetet mellan medarbetare inom företag, allt från dagliga uppdateringar kring nyheter inom företaget, en bred kommunikation, till en mer direkt riktad kommunikation via exempelvis mail. Det aktuella arbetet ämnar undersöka hur intranätet CombiNet upplevs som samarbetsmiljö i jämförelse med intranätet SaabNet. Arbetet ämnar undersöka detta genom att utreda vilka beståndsdelar i intranäten som användarna uppskattar ur ett samarbetsperspektiv, samt vad användarna anser utgör en bra kommunikation och grund för att möjliggöra samarbete mellan medarbetare och företaget via intranät.

Ett intranät har gemensamma nämnare med Internet, de är båda plattformar som erbjuder en möjlighet för kommunikation och informationssökning. En fundamental skillnad mellan internet och ett intranät är att internet finns det bara ett av, det står självt, medan det finns oändligt många intranät (Heide, 2002). Det är även en fundamental skillnad vad gäller bredden och storleken av internet och intranät. Tillgången till internet är spridd över världen, medan ett intranät är bundet till antingen ett privat forum eller till en organisation.

Gonzales (1998) har lyft tre huvudsakliga aspekter för vad ett intranät inkluderar: (1) Det fysiska mediet

(2) En uppsättning webbstandarder och protokoll som kan användas för att skapa och överföra innehåll

(3) En virtuell plats där människor kan utbyta information och kommunicera.

Det fysiska mediet inkluderar själva grundförutsättningen för att ett intranät ska kunna existera, hårdvaran som datorer, servrar och kablar. Punkt nummer två, webbstandarder och protokoll, är mer fokuserade på överföringsprocesser och kommunikationen mellan datorer. Den virtuella platsen är ett intranäts förmåga att just vara ett eget forum, en egen plattform där användarna kan föra en dialog och interaktion mellan varandra, dela nyheter, idéer och

arbetsuppgifter (Heide, 2002).

Teknologin för ett intranät, ett privat datornätverk inom ett företag, öppnar upp för möjligheten inom en organisation att skapa, dela, samarbeta och kommunicera

organisationsrelaterade uppgifter. Intranätet kan därmed ses som en grundpelare för ett företags informationsutbyte och förmåga att hålla en nära och uppdaterad kontakt med och mellan medarbetarna inom företaget (Amcoff Nyström, 2006).

Funktionerna för ett intranät kan variera, men en konstant faktor för de flesta intranät är att underlätta för kommunikationen, därmed även samarbetet, mellan företagets medarbetare (Uysal, 2016). Detta kan ske på en rad olika sätt, exempelvis via listtjänster, anslagstavlor, chattrum och nyhetsbrev. Intranätet blir på så vis en social plattform för nyheter och

kommunikation inom ett företag, som i sin tur skapar en form av gemenskap hos de anställda på företaget.

Uysal (2016) utreder i sin studie huruvida anställda upplever gemenskapsliknande

beteenden och processer genom interaktion via intranät. Uysals (2016) studie utreder även hur medlemmarnas uppfattning om gruppens normer påverkas utifrån den teoretiska modellen för

8

sense of community (SOC) via intranätet. Begreppet SOC refererar inom den sociala

psykologin till en individs perception, förväntningar, förståelse och känsla inom ett samfund, samt deras upplevda relation till samfundet, det vill säga företaget (Uysal, 2016). McMillan och Chavis (1986) bryter ner begreppet SOC till fyra huvudsakliga beståndsdelar;

membership, influence, needs fulfillment samt emotional connection. En upplevd sense of community (SOC) innebär därmed en känsla av gemenskap (membership), upplevd känsla av att personen i fråga kan influera och påverka andra (influence), uppfattningen av att

medlemmarna inom en grupp kommer möta varandras behov och att medlemmarna får utbyte av varandra inom gruppen (needs fulfillment), samt en upplevd delad emotionell förbindelse mellan medlemmarna i gruppen (emotional connection). Konceptet för SOC fungerar därmed som en form av ramverk för förståelsen av interaktionen mellan de anställda inom

organisationen. Intranät kan därmed höja engagemanget hos användarna inom en organisation genom att via olika verktyg möjliggöra en ökad upplevd känsla av SOC. Verktyg inom ett intranät som skulle kunna bidra till en förhöjd känsla av SOC kan exempelvis vara via chatt, nyhetsuppdateringar, anslagstavlor m.fl. Resultatet av Uysals (2016) studie visade att genom kommunikation och utbyte av stöd via intranätet upplevde användarna en förhöjd känsla av SOC. Ett väl utvecklat intranät är därav av stor vikt för en slags känsla av tillhörighet och gemenskap inom ett företag.

Amcoff Nyström (2006) menar att genom att se på intranätet och dess utveckling som en central fråga inom organisationen kommer det även att öka engagemanget för organisationen som helhet. Då en organisations mål ofta är att utvecklas och växa är informationssystem som ett intranät en stor förutsättning för att detta ska ske. Vidare menar Amcoff Nyström (2006) att det finns fyra huvudsakliga begrepp som är centrala att ha i åtanke vid en utveckling av ett intranät: Viability, Autonomy, Empowerment, samt Participation. Med viability (sve.

genomförbarhet) menas att intranätet ska vara utformat så att det är intuitivt för användaren att nyttja intranätets verktyg, utan att det uppstår tvetydigheter eller att det finns en risk för att begå misstag. Begreppet autonomy (sve. självständighet) är relaterat till viability i den mån att det möjliggör för användaren att vara självständig i sitt nyttjande av intranätet. Ett intranät får en hög autonomy när användaren upplever att hen självständigt kan ta de beslut som krävs i intranätet för att uppnå de uppsatta målen hen har vid sitt användande. Begreppet

empowerment (sve. möjliggörande) innebär att intranätet ger den anställde en möjlighet, ett forum, för att utföra sina arbetsuppgifter. Participation (sve. deltagande) innebär användarnas vilja att delta i användandet av intranätet, vilket bottnar i att de upplever att intranätet kan bidra med något som i sin tur leder till en vilja att använda produkten (Amcoff Nyström, 2006). Likt Uysal (2016) ligger därmed även Amcoff Nyströms riktlinjer gällande

utformningen av intranät i linje med ett mål om att användarna ska känna gemenskap, att de har ett inflytande och möjligheten till deltagande.

1.1 Motivering av arbete

I dagsläget står företaget Combitech inför ett skifte gällande intranät. Från det nuvarande intranätet, SaabNet, till det nya intranätet, CombiNet. Det aktuella arbetet ämnar utreda hur anställda på företaget Combitech upplever möjligheten till kommunikation och samarbete med andra medarbetare via intranätet CombiNet i jämförelse med SaabNet. CombiNet är i

9

dagsläget inte helt färdigställt, men en pilotgrupp har fått ta del av verktyg som möjliggör kommunikation och samarbete via intranätet. Då Combitech är ett företag bestående av teknikkonsulter, är det många som dagligen arbetar ute på kunduppdrag och därmed även sitter på en extern arbetsplats. Det är därför av stor vikt att bibehålla en god kommunikation inom organisationen, samt att de anställda upplever att de får ett utbyte av varandra och kan samarbeta för att nå ett gemensamt mål. Detta för att anställda ute på externa arbetsplatser ska känna en samhörighet inom företaget, trots att de inte befinner sig på Combitechs

huvudsakliga kontor. För att detta ska vara möjligt är det av vikt att det finns faktiska medel som användarna upplever som användbara för detta. Då intranätet CombiNet som helhet inte är helt färdigställt än är det viktigt att undersöka huruvida användarna uppfattar dess

möjligheter i dagsläget, så att de eventuella problematikerna som uppkommer kan förbättras och förhoppningsvis undvikas vid en vidare utveckling av intranätet. Det är även av vikt att undersöka vad användarna av intranätet uppskattar, så att det blir tydligt vilka beståndsdelar och verktyg som bör behållas som de är.

1.2. Syfte

Syftet med studien är att undersöka hur CombiNet upplevs som samarbetsmiljö i jämförelse med SaabNet. För att utreda detta ämnar arbetet även att undersöka hur intranätens

möjligheter till kommunikation upplevs av användare, då kommunikation är en central del av samarbete.

1.3. Frågeställning

Vad är användarnas uppfattning av SaabNet som medel för kommunikation och samarbete? Vad är användarnas uppfattning av CombiNet som medel för kommunikation och samarbete? Hur kan CombiNet komma att utvecklas från ett kommunikations- och samarbetsperspektiv?

10

2 Bakgrund

Detta arbete gjordes på uppdrag av företaget Combitech. Combitech är ett oberoende teknikkonsultbolag med en rad olika spetskompetenser inom tillverkningsindustri, tjänstesektorn, offentlig verksamhet och försvar. Combitech är även en del av Saab AB:s försvars- och säkerhetskoncern. Basen för Combitech är beläget i Norden, men företaget jobbar även internationellt med kunder. I dagsläget består Combitech av 1900 konsulter placerade i Sverige, Norge, Finland och Danmark.

2.1 SaabNet

SaabNet är det intranät som i dagsläget används på Combitech. SaabNet är väldigt brett och har många olika funktioner. Startsidan för SaabNet inkluderar den lokala tiden för anställda i olika länder på Saab offices, en navigationsmeny, sökfunktion, nyhetsflöde, knapp som tar användaren till sin profil, genvägar, möjligheten att byta språk på intranätet samt en noticeboard där användare kan skriva egna meddelanden. SaabNet inkluderar även arbetsbeskrivningar och administrativa uppgifter, vilket utgör intranätet till en stor

informationskälla för användarna. Informationen på nyhetsflödet går att modifiera till viss mån efter användarens önskemål såsom nyheter från en specifik källa och liknande. Sökfunktionen ger användaren möjlighet att söka efter andra anställda på företaget, deras kontaktuppgifter, specifika dokument eller nyheter. Även genvägarna på intranätets startsida går att anpassa efter individuella användares önskemål, något som gör SaabNet mer modererat efter varje användare som individ. Detta är bra då många anställda har olika huvudsakliga syften och funktioner som de använder mest, vilket då gör att användaren kan utforma en effektivare användning av intranätet själv.

Vidden av SaabNet gör att det kräver väldigt mycket minne och kan uppfattas som mindre användarvänligt då få av de applikationer som finns tillgängliga faktiskt kommer till

användning för alla användare. Då SaabNet även används av anställda på Saab, går det heller inte att exkludera vissa delar då dessa är vitala för anställda inom Saab. Att Combitech har använt och använder sig av SaabNet grundas i att det är ett företag som ligger under Saabkoncernen, som i sin tur behöver de funktioner som SaabNet erbjuder i en större utsträckning.

Kommunikation och samarbete inom SaabNet kan ske genom en rad olika verktyg

beroende på uppdrag. De främsta verktygen för kommunikation och samarbete inom SaabNet är Jira, Confluence, Skype samt Microsoft Outlooks e-postklient.

Jira är ett kraftfullt arbetshanteringsvertyg för olika typer av användsningsområden som exempelvis testfallshantering, kravhantering och programvaruutveckling. Jira erbjuder

användare möjligheten att skapa användarhistorier, problemformuleringar, planera sprints och distribuera uppgifter över en arbetsgrupp (Atlassian, 2020). Det går även att lägga upp en plan för att kunna prioritera och diskutera sin arbetsgrupps projekt i ett sammanhang med

fullständig synlighet över dokument relaterade till arbetsgruppen.

Confluence är en programvara för samarbete utvecklat av det Australiensiska företaget Atlassian. Programvaran möjliggör för organisationer att skapa, samarbeta, organisera och

11

recensera dokument relaterade till aktuella projekt. Systemet för Confluence erbjuder både molnbaserad och lokal implementering (Atlassian, 2020). Confluence inkluderar en rad olika funktioner såsom redigeringsverktyg, möjligheter för att recensera och ge feedback på

specifika dokument, sökfunktion för att söka efter specifika uppgifter m.m. Programvaran har en så kallad kunskapshanteringsmodul som tillhandahåller användare ett arkiv som möjliggör sökning efter relevant innehåll enligt projektkrav. Modulen låter ansvariga begränsa tillträde till viss konfidentiell data och öppnar upp för samarbete inom stängda grupper (Atlassian, 2020).

Skype är ett verktyg som möjliggör kommunikation via chatt- samt videosamtal. Det går även att ha audiosamtal utan att inkludera kameran (Skype, 2020).

Microsoft Outlook är en programvara som erbjuder en e-postklient samt kalender. Detta är den programvara som används för email inom SaabNet (Microsoft, 2020).

2.2 CombiNet

CombiNet är det nya intranätet som idag är i utvecklingsfasen. Det riktar sig till Combitechs anställda till skillnad från SaabNet, som även är för anställda på Saab. Åtkomsten till SaabNet på externa arbetsplatser kan vara relativt svår då det krävs ett flertal inloggningar för att kunna ta del av det. Detta kan vara problematiskt då Combitech är ett företag bestående av

teknikkonsulter som ofta jobbar på externa arbetsplatser. Tanken med CombiNet är därför att det ska vara mer lättillgängligt, och mer användaranpassat för alla anställda. CombiNet är en plattform baserad på Microsoft Office 365. Ett ytterligare syfte med implementationen av CombiNet är att öka Combitechs digitala möjligheter. Det är möjligt för de anställda att komma åt CombiNet oavsett vart de befinner sig, samt går även att använda via mobilen. CombiNet ämnar vara en plattform som erbjuder ett enkelt och effektivt sätt för användaren att nå ut till till sina medarbetare på flera plan, vilket görs genom tre huvudsakliga verktyg: SharePoint, Yammer samt Teams. Samtliga presenteras nedan.

2.2.1 SharePoint

SharePoint är en webbaserad programvara, utvecklad av Microsoft, vars

innehållshanteringssystem är integrerad med Microsoft Office. SharePoint fungerar som en samarbetsyta och kan underlätta för användaren gällande flera olika aspekter: sites,

communities, content och search (Microsoft, 2011). Inom sites inkluderas verktyg för målgruppsinriktning, styrningsverktyg och webbanalysfunktionalitet. För communities-kategorien erbjuder SharePoint verktyg för skapandet av en egen profil inklusive

kompetenshantering och sökverktyg, företagets ‘wikis’, organisationshierarki-webbläsare, taggar samt anteckningar (Microsoft, 2011). Denna del utgör ett stort kommunikativt forum som möjliggör för användarna att på ett smidigt sätt kunna samarbeta och nå ut till

medarbetare. Istället för att skicka multipla versioner av samma dokument fram och tillbaka via mail, kan användarna använda funktionen för dokumentbibliotek för att kunna se

modifikationer och hålla koll på olika versioner av samma dokument (Mani & Cocca, 2013). Content-kategorin inkluderar verktyg för dokumenthantering, hantering av metadata och ordautomationstjänster. Search ger användaren facetterad sökning och mobilsökning. Den sista huvudpelaren i SharePoint - composites - erbjuder användaren förbyggda

12

Microsoft Sharepoint utgör därmed en kommunikativ del av ett intranät som kan underlätta

för användaren gällande funktionalitet för dokumenthantering och innehållshantering. Sharepoint gör det även möjligt för utvecklare att integrera anpassade windows- eller webbaserade applikationer, likaså APIs (Application Programming Interface) till intranätet, vilket gör att det är väldigt öppet för att anpassa det efter företagets egna behov (Mani & Cocca, 2013).

2.2.2 Yammer

Yammer är en social nätverksservice för organisationer som används för kommunikation inom företaget. Åtkomsten till Yammer är beroende av internetdomänen, vilket gör att bara personer vars mailadress är godkänd av företaget i fråga kan få åtkomst till det. Yammer har en rad olika funktioner i syfte att underlätta för användarna att kontakta och på ett smidigt sätt samarbeta med andra användare. Yammer inkluderar funktioner såsom feeden “Upptäck”, där användaren kan hålla sig uppdaterade om nyheter, input från andra användare samt bygga på befintligt arbete. Användaren kan även söka efter andra användare, konversationer samt filer. Yammer möjliggör även en direkt interaktion genom att svara på inlägg, trycka på en “gilla”-button eller att dela inlägget. Det går även att skapa och redigera dokument, göra anteckningar samt dela resurser som en grupp. Yammer inkluderar även funktionen att skapa omröstningar vilket bidrar till enkel feedback från andra användare. Verktyget Yammer finns även som mobilapplikation, användaren kan därmed nyttja det även utanför arbetsplatsen (Microsoft, 2020).

2.2.3 Teams

Teams är en service som interagerar med företagets Office 365 prenumeration. Teams är en plattform för kommunikation och samarbete som kombinerar chattfunktion med möjligheten att ha videomöten, lagra filer samt integrera fler applikationer (Ilag, 2018)

Plattformen möjliggör för användaren att inom ett team skapa egna kanaler, där kanalens namn utgör ämnet för den specifika gruppen. Dessa kanaler gör så att medlemmarna inte behöver exempelvis maila eller smsa, utan kan istället kommunicera om det aktuella ämnet i just den kanalen som berör ämnet. Medlemmarna i kanalen kan dels kommunicera via skrift, men även använda sig av funktioner som GIFs (Graphics Interchange Format). Det går även att kommunicera direkt till någon, som en chattfunktion mellan två personer.

Microsoft Teams använder Sharepoint för att lagra filer och mappar. När någon laddar upp en fil eller ett dokument i dess kanal i Teams laddas det därmed även upp till Sharepoint Online document library. Varje kanal i Teams stöds därmed av SharePoint. Figur 1 nedan visar arkitekturen för konversationer i Teams.

13

14

3 Teori

I denna del beskrivs begreppen för intranät och organisationer, samt begreppen för

kommunikation, computer mediated communication och samarbete introduceras. Intranätens roll i organisationer har visats bidra till organisationers utveckling genom att vara effektiva forum för informationsdelning, kommunikation samt projektplanering. Vidare definieras begreppen för samarbete samt kommunikation för att ge en bild av dess innebörder. Computer mediated communication (CMC) är kommunikation via datorer som medel. Intranät är därför starkt knutet till CMC då kommunikationen sker just över intranätet med dator eller mobil som verktyg.

3.1 Intranät och organisationer

Intranätens historia kan spåras tillbaka redan till 1960-talets PLATO (Programmed logic for Automatic Teaching Operations) (White, 2017). PLATO är ett databaserat lärandesystem utvecklat av University of Illinois i USA. Flera moderna koncept gällande funktioner för flera användare har utvecklats på PLATO, såsom anslagstavlor, onlinetestning, e-post, chattrum och skärmdelning (White, 2017). Begreppet för “intranät” krediteras Steve Tellen för att ha myntat på Amdahl Corporation år 1993 (White, 2017). När begreppet “intranät” myntades var dess konnotation “en infrastruktur baserad på internet-standarder och teknologier som stödjer delandet av innehåll inom en begränsad väldefinierad grupp”. Infrastrukturen hänvisade till organisationers- och ledningars infrastruktur vars uppgift var att hantera innehållet.

Sedan intranätets framväxt har det bedrivits en rad olika undersökningar kring huruvida intranäten kan bidra till en organisations utveckling. Vad gäller syftet med användning av intranät kan detta variera, allt från att hålla konfidentiell information inom företaget, till att på enkla sätt kunna kommunicera och nå ut till anställda i en organisation. Jason Wrench (2013) bryter ned begreppet för “organisation” till att vara ett samlingsbegrepp som består av tre följande komponenter: ett mål, en struktur och människorna inom organisationen. Dasgupta (2001) menar på att intranät kan bidra till informationsdelning och att det är vitalt för att affärsprocesser, kvalitetsledning och tvärfunktionellt projektsamarbete ska vara möjligt inom en organisation. Ett intranät kan även möjliggöra för att informationen hålls inom intranätet, och att endast anställda och personer med behörighet har tillgång till informationen. En hög säkerhet gällande tillgången till information på ett intranät kan dock leda till att det inte är särskilt användarvänligt, då detta kan kräva en rad olika inloggningar och steg för att få åtkomst till det den anställde behöver för att utföra sina arbetsuppgifter (Steele, 2013). Det är därför av vikt vid utformandet av ett intranät att ha detta i åtanke, för att underlätta för användarna i så stor mån som möjligt.

3.2 Kommunikation inom organisationer

För att vidare få en klar bild av kommunikationen inom olika organisationer behövs en definition av vad begreppet för “kommunikation” innebär. Agarwal (2009) definierar kommunikation till att bestå av tre huvudsakliga delar, dessa presenteras nedan:

15

1. Kommunikation involverar överföringen samt uppfattningen av verbala- och icke verbala meddelanden.

2. Kommunikation kräver att det finns minst två deltagare, en sändare samt en mottagare. 3. Kommunikation beskrivs bäst som en process, då det sker aktivt, kontinuerligt,

ömsesidigt samt dynamiskt.

Vidare menar Agarwal (2009) på att kommunikation är viktig inom organisationer för att upprätthålla uppsatta mål och ha en god kontakt både inom företaget men även med dess kunder.

Agarwal (2009) beskriver processen för kommunikation som en kedja bestående av åtta steg. Kommunikationsprocessen börjar med att en sändare yttrar sig om något, exempelvis en fråga eller ett påstående som hen vill förmedla. För att möjliggöra detta kodar sändaren om sitt meddelande till att bestå av antingen symboler eller gestikuleringar, för att mottagaren ska kunna uppfatta meddelandet som sändaren vill förmedla. Meddelandet som har formats genom kodningen är nästa steg i kommunikationskedjan (se figur 2). När vi exempelvis pratar med varandra är talet meddelandet och när vi skriver till varandra är skriften meddelandet. För att det ska vara möjligt för mottagaren att uppfatta meddelandet krävs en kanal för det, vilket är nästa steg i kedjan. En kanal kan vara allt från ansikte mot ansikte interaktion till att vara en kanal via media som tidningar, bloggar eller social media. Kanaler kan också vara via mail eller andra kommunikativa medel. Nästa steg i kedjan är brus, vilket innebär interferensen som kan uppkomma vid överföringen och mottagandet av meddelandet. Detta kan vara störningar av olika slag, exempelvis störande ljud eller annat som kan påverka

kommunikationen. Det sjätte steget i kommunikationen är avkodning av meddelandet som utförs av mottagaren. Slutligen i kedjan för kommunikation är respons från mottagaren till sändaren, som tydliggör för sändaren att mottagaren har förstått meddelandet, som då ger ett gensvar efter önskat tycke. Agarwals (2009) kedja för kommunikation presenteras nedan i figur 2:

Figur 2. Översättning av Agarwals kommunikationskedja (2009, s.6) Wrench (2013) delar upp kommunikation inom organisationer till två kategorier: en på mikronivå och en på makronivå. Kommunikation relaterad till mikronivån är kommunikativa beteenden som mynnas ut i organisationen självt. Med detta menas kommunikation som exempelvis den mellan chef och anställda, kommunikation från ledning samt team- och gruppkommunikation. På makronivån inkluderas den kommunikation som utspelar sig i organisationsmiljön, men även utanför organisationen, exempelvis kontakt med externa kunder eller andra organisationer och företag.

16

3.3 Computer mediated communication

Computer mediated communication (CMC) är kommunikation som är etablerad mellan användningen av datorer eller andra elektroniska enheter (Anglada, 2019). CMC går att dela upp i två huvudsakliga kategorier, synkron samt asynkron. En synkron CMC sker i realtid, exempelvis via ett videosamtal där interaktionen sker simultant mellan deltagarna. Asynkron CMC är istället en mer passiv form av kommunikation, via exempelvis mail eller sms, där deltagarna i interaktionen kan dröja med sin respons utan att det ter sig som abnormt. Ett skeende interagerar därmed med ett annat skeende i en asynkron CMC, men är tidsmässigt oberoende av varandra.

Kommunikation via datorer inkluderar vissa grundläggande aspekter: distantless, non-synchronization samt interactivity (Vognsen, Westerberg, 2011). Dessa komponenter sker simultant med varandra vid kommunikation via datorer. Att CMC är distantless menas med att det inte finns någon distans i kommunikationen. Oavsett var sändaren av informationen

befinner sig går det att nå mottagaren via det digitala mediet. Non-synchronization innebär att tiden försvinner som avgörande faktor för interaktionen och kommunikationen. Via CMC kan deltagare i en interaktion kommunicera oberoende av tiden, exempelvis via mail.

Interaktionen är därmed inte bunden till tid på samma sätt som “ansikte mot ansikte”-interaktion är. CMC kan därmed vara åtkomstbar när som helst, där tidsfaktorn för

kommunikationen är eliminerad. Den tredje aspekten, interactivity, inkluderar möjligheten för användarna att interagera med andra. Detta kan ske via exempelvis mail, forum, anslagstavlor, bloggar eller kommentarer. CMC ger alla användare en möjlighet att vara innehållsskapare och bidra till kommunikationen på önskat sätt. CMC har visats höja engagemanget hos

anställda inom en organisation, något som även influerar delandet av kunskap positivt (Hooff, Ridder, 2004).

3.4 Samarbete

Min et al. (2005) utreder i sin studie huruvida organisationer samarbetar i dagsläget och hur samarbetet inom organisationen gynnar dess supply chain (sve; försörjningskedja). Min et al. (2005) tar upp fem huvudkomponenter för vad som inkluderas i begreppet för samarbete:

1. Delandet av information 2. Enad planering

3. Enad problemlösning 4. Mätning av utförande 5. Utnyttja resursfärdigheter

I deras studie inkluderades data från intervjuer av anställda på ett företag. Intervjudeltagarna fick svara på frågor rörande samarbete inom organisationen de jobbade för. Intervjusvaren sammanställdes till en modell över företagets supply chain collarboration (sve; samarbete gällande försörjningskedja), se figur 3 nedan.

17

Figur 3. Modell för supply chain collaboration. Översättning från Min et al (2005, s.241). Resultatet sammanställdes i en modell (se figur 3) över varför de samarbetar, hur de

samarbetar samt samarbetets konsekvenser.

Samarbeten utfört genom medel som intranät kan ske på en rad olika sätt. Exempelvis via mailkontakt, videokonferenser och informationsdelning och hantering (Vognsen, Westerberg, 2010).

Det är viktigt att information som presenteras är aktuell för att det ska vara av någon nytta för användarna av intranätet. Att ha gammal information kan leda till att användarna uppfattar intranätet som förlegat, och därmed slutar ta in och processa informationen efter en tid

(Vognsen, Westerberg, 2010). Om användarna slutar ta in information av anledningen att den upplevs som förlegad, finns risken att de missar ytterligare information som är viktig. Ett väl fungerande intranät kan vara gynnsamt inte bara ur hänsyn till den interna organisationen, men även gällande externa samarbeten och stakeholders. För att kunna upprätthålla ett bra samarbete är det viktigt att alla parter tagit till sig information som behövs. Det är därför av värde att konsekvent utföra användartester gällande användarnas uppfattning av intranät för att se vad som uppfattas som problematiskt och hur det kan vidare utvecklas.

18

4 Metod

Nedan beskrivs metoden för studien innehållande deltagare, etik, pilotstudie, användarintervjuer samt analysmetod.

4.1 Deltagare

Enkätundersökningen skickades ut till 27 personer, varav 14 deltog. I intervjudelen deltog 10 deltagare. Urvalet bestod av personer som var anställda på företaget Combitech och som hade erfarenhet av båda intranäten. Samtliga intervjudeltagare var under intervjuperiodens gång delaktiga i en pilot för att testa intranätet CombiNet. Samtliga hade även erfarenhet av SaabNet. Det var dock varierande i vilken utsträckning deltagarnas erfarenhet av intranäten var då de använde de på olika sätt och i olika syften. Deltagarna uppgav i både

enkätundersökning samt intervjuerna vilka roller de hade inom företaget. Denna information var relevant då de beroende på roll eventuellt använde intranäten i olika syften och

sammanhang.

4.2 Etik

Samtliga deltagare gav informerat samtycke gällande deltagandet i studien. Datat från

enkätundersökningen och intervjuerna var anonymiserade. Deltagarna blev även informerade om att de kunde dra sig ur när som helst samt att de under intervjutillfället blev inspelade auditivt. Datat från enkätundersökningen samt intervjuerna kommer att raderas efter slutförd studie.

4.3 Pilotstudie

Enkätundersökningen utgjorde en pilotstudie i den mån att den låg till grund för utformandet av intervjufrågorna. Enkätundersökningen gjordes genom Microsofts verktyg “microsoft forms”. Vid utformandet av enkätundersökningen användes inställningen för anonymisering av deltagarna, de var därmed helt anonyma. Frågorna berörde användarnas allmänna

uppfattning av intranätet SaabNet ur ett kommunikations- och samarbetsperspektiv. Frågorna var centrerade kring just SaabNet då syftet med studien var att undersöka hur CombiNet kan bidra till en bättre samarbetsmiljö i jämförelse med SaabNet. Undersökningen öppnade därför upp för allmänna problematiker och verktyg som ansågs vara uppskattade bland användarna (se appendix A). Undersökningen tog i genomsnitt 12 minuter att utföra och inkluderade 12 frågor. Syftet med pilotstudien var att skapa underlag i form av huvudteman för utformandet samt analys av intervjufrågorna. Detta utfördes genom att göra en tematisk analys och hitta teman som föll in under begreppen samarbete och kommunikation. Dessa två begrepp eftersöktes just för att undersöka vilka problematiker och ting som användarna uppskattade kring samarbete och kommunikation i SaabNet. Pilotstudien ämnade genom denna metod att ge en grund och aktualitet för utformandet av intervjufrågorna, samt analysen av dessa.

19

4.4 Användarintervjuer

Intervjuerna i det aktuella arbetet var semistrukturerade, vilket innebar att intervjudeltagaren fick prata väldigt fritt utifrån de frågor som ställdes, samt att ytterligare följdfrågor kunde komma att ställas beroende på intervjuns utfall. Intervjuerna hölls genom Microsoft teams via högtalaren och spelades in med hjälp av Iphones verktyg för röstmemon. Intervjun utgick från 23 frågor (se appendix B). Intervjudelen inkluderade två huvudsakliga delar, en som var inriktad på intranätet SaabNet och en del som var fokuserad på det andra intranätet, CombiNet. Genom en djupare förståelse av det intranätet som används i dag, SaabNet,

ämnade den tänkta metoden att utvärdera användarnas uppfattning av CombiNet med SaabNet som referenspunkt. Intervjufrågorna var även grupperade i fyra huvudteman, de som uppkom i enkätundersökningen. Dessa teman presenteras i resultatet för pilotstudien.

Intervjudelen inkluderade 10 deltagare, varav samtliga ingick i en pilotstudie för det nya intranätet. Då flera av deltagarna hade olika typer av roller och uppgifter på företaget var även deras erfarenhet och användning av SaabNet och CombiNet varierande. Två av intervjuerna hölls i ett konferensrum i en ostörd miljö på Combitechs kontor. Resterande åtta intervjuer hölls på distans via audiofunktionen för Microsoft teams, där intervjuledaren satt i ett enskilt rum utan distraktioner. Innan intervjuerna hölls fick samtliga deltagare ge sitt informerade samtycke om deltagandet i studien.

4.5 Analysmetod

Metoden för studien hade en kvalitativ ansats för att undersöka huruvida användarna upplevde intranäten SaabNet och CombiNet ur ett samarbets- och kommunikationsperspektiv. Först analyserades enkätundersökning med en tematisk analysmetod med induktiv ansats. Då framkom huvudteman gällande användarnas användning och uppfattning av SaabNet, som utgjorde basen för utformandet och analysen av de semistrukturerade intervjuerna. Analysen av intervjuerna hade en deduktiv ansats, där teman som eftersöktes var de huvudteman som genererades vid analys av enkätundersökningen. Nedan beskrivs processen.

4.5.1 Tematisk analys

En tematisk analys är en metod för att identifiera, analysera och klargöra teman vid analys av data (Braun & Clarke, 2006). Då den aktuella studien baserades på användarnas uppfattning av intranäten valdes en tematisk analysmetod då den möjliggör systematisering av olika typer av åsikter och tankar hos intervjudeltagarna. Metoden går ut på att hitta teman, vilket kan vara både ord eller meningar som anses vara relevanta till frågeställningarna och syftet hos studien. Det finns olika ansatser för tematisk analys, induktiv eller deduktiv. Vid en deduktiv ansats är teman förutbestämda innan analysens gång. Personen i fråga som ska utföra analysen vet på förhand vilka teman som hen söker efter. Vid en induktiv ansats uppkommer teman under analysens gång. Ansatsen i detta arbete var både induktiv samt deduktiv. Överlag var det en deduktiv ansats då teman som eftersöktes skulle vara relevanta för samarbete och

kommunikation, men det var induktivt i den mån att flera teman kunde kopplas till samarbete och kommunikation i stort. Ansatsen för analys av pilotstudien var induktiv, då teman inte var förbestämda utan genererades först vid analysen.

20

Vid analys av intervjufrågorna var ansatsen deduktiv i den mån att teman som eftersöktes var de som genererades i pilotstudien. Intervjuerna analyserades därmed genom sökandet efter teman genom yttranden som föll in under dessa. Dock inkluderade analysen av intervjusvaren en induktiv ansats i den mån att nya teman inom de redan hittade temana i stort kunde

uppkomma.

Något som är fördelaktigt med tematiska analyser med en induktiv ansats är att teman uppkommer under undersökningens gång. Detta är positivt i den bemärkelse just när en undersökning förs gällande personers upplevelse av någonting. Det kan då vara svårt att i förhand veta vad exakt det är som eftersöks, då det som undersöks just är människors

uppfattning. Braun och Clarke (2006) bryter ner utförandet av en tematisk analys till sex olika faser: 1. Bekanta sig med datan, 2. Generera initiala koder, 3. Söka efter teman, 4. Granska teman, 5. Definiera och namnge teman, och slutligen 6. Producera rapporten. Det första steget innebär att läsa igenom den data som samlats in, och transkribera denna om det är intervjuer som varit metoden för insamlingen. Vid steg två genereras initiala koder som sedan ligger till grund för teman. Koder kan bestå av ord, yttranden, hela meningar eller stycken, beroende på dess innebörd och aktualitet för vad som är relevant för studien. Därefter genereras teman baserat på de koder som framkommit. Dessa teman granskas sedan i steg fyra, för att sedan namnges och definieras närmare i steg fem. Det sista steget är sedan att producera rapporten. Clarke och Braun (2006) menar vidare på att en tematisk analys är en tillgänglig, flexibel och grundläggande metod i kvalitativa studier. Tematisk analys

tillämpades som analysmetod för både enkätundersökningen samt för intervjuerna. 4.5.2 Enkätundersökning

Först analyserades enkätundersökningen. Detta utfördes genom att noggrant läsa igenom enkätsvaren och kategorisera dessa under gemensamma teman som svaren föll in under. Enkätundersökningen var utformad genom frågor som dels möjliggjorde att deltagaren själv kunde skriva in valfritt svar, samt “ja och nej”-frågor (se appendix A). Detta gjorde att koder kunde utläsas av statistik över “ja och nej”-svaren, men även specifika citat som deltagaren skrivit som svar på en fråga. Teman kunde även genereras baserat på oklarheter kring ett specifikt område som flera deltagare delade. Koderna sammanställdes sedan till huvudteman. Dessa huvudteman låg sedan till grund för utformandet av intervjufrågor, då dessa

formulerades kring dessa huvudteman (se appendix B). De genererade huvudtemana låg även till grund för den tematiska analysen av intervjusvaren, då den deduktiva ansatsen baserades på sökandet efter koder som kunde genereras till teman som föll in under de huvudteman som framställdes vid analysen av pilotstudien.

4.5.3 Intervjuer

För att utföra en tematisk analys gällande intervjuerna var det av stor vikt att transkribera dessa, för att sedan noggrant läsa igenom transkriberingen i efterhand och söka efter teman i svaren från intervjudeltagarna.

Analysen följde Braun och Clarkes (2006) samtliga sex faser. Första fasen, bekanta sig med datan, innebar att transkribera samt att noggrant läsa igenom intervjuerna.

Transkriberingen var noggrann för att inte exkludera viktiga yttranden, men inkluderade inte fakta kring prosodi eller tid då detta inte ansågs relevant för studiens syfte. Därefter gick

21

arbetet in i andra fasen, generera initiala koder. Denna del innebar att generera koder som därefter skulle sammanställas till teman. Koderna baserades på betydelsefulla yttranden gällande användarnas uppfattning av intranäten. Vad som definierar en kod kunde variera. I den aktuella analysen var koder både ord i en viss kontext men även hela meningar.

Då analysen hade en deduktiv ansats var det som utgjorde en kod något som kunde falla in under något av dessa teman. Baserat på koderna som uppkom i analysens andra fas formades teman vilket var början på det tredje fasen, sökandet efter teman. Teman bestod av koder som delade en gemensam innebörd som föll under de funna huvudkategorierna. Dessa teman kategoriserades genom färgkodning för att på ett tydligt sätt strukturera upp datat till

huvudtemana. Vid den fjärde fasen, granskandet av teman, granskades relevansen av de funna temana för att se vilka som var övervägande. På detta sätt tydliggjordes vilka teman som var störst samt vilken huvudkategori de föll in under, vilket var den femte fasen. Därefter påbörjades den sjätte fasen som var att producera rapporten.

22

5 Resultat

Resultatet är uppdelat i två huvuddelar, en del för pilotstudien samt en del för intervjuerna.

5.1 Pilotstudien

Under enkätundersökningen hittades fyra huvudsakliga teman för vad intervjudeltagarna uttryckte en åsikt om: informationssökning, användarvänlighet, samarbete samt

kommunikation. Samtliga teman presenteras nedan. 5.1.1 Informationssökning

Informationssökningen var starkt kopplad till frågor gällande samarbete. På frågan “Hur samarbetar ni idag?” gav deltagare svar som:

1: “Delar information på ekonomisidorna.”

2: “Kommunikation över skype + mail. Dokumenthantering på teamsites.” 3: “Mail och delar presentationer vid möten.”

Majoriteten av deltagarna samarbetar främst via verktygen för mail och Skype via SaabNet. Information och informationssökning är därigenom kopplat till samarbete och kommunikation eftersom deltagarna använde informationsdelning- och sökning i syfte att samarbeta.

På frågan “Vilka delar av SaabNet anser du att du använder mest i syfte att samarbeta”, gav fyra deltagare följande svar:

4: “I nuläget mail. Sökfunktionen är mycket dålig men skulle vara till stor hjälp om den var bra.”

5: “Nyhetsfeedet ger många gånger värdefull information till mig och mina kollegor som vi behöver i vårt arbete. Sökfunktionen används frekvent i försök att hitta specifik information för att kunna delge till kollegor.”

6: “I huvudsak för nyheter/information.”

7: “Mejl mejl mejl formar till stor del vardagskommunikationen. Skype används vid alla uppkopplade möten för röst, skärmdelning och ibland video. (Nyhetsflöden och sökfunktioner fungerar dåligt och funkar bara på webben. Jag kan inte skapa egna nyheter utan hänvisar till mejl för att kommunicera info till medarbetarna.”

Svaren från deltagarna visar på att delandet av information och informationssökning är en central del av samarbete och kommunikation. I citat 1 uttryckte deltagaren att sökfunktionen på SaabNet hade varit till stor nytta om den fungerade bra. Deltagaren för citat 2 uttrycker att nyhetsfeeden ger hen värdefull information som används i sammanhang tillsammans med hens kollegor. Samma deltagare sa även att hen använder sökfunktionen frekvent för att hitta

23

specifik information för att kunna delge det till dennes kollegor. Informationssökning spelar därmed en central roll för användarna gällande möjliggörandet av samarbete och

kommunikation via intranät. 5.1.2 Användarvänlighet

Gällande frågan “Upplever du att det är enkelt att samarbete via SaabNet?”, svarade 7 deltagare “Ja” och 7 deltagare svarade “Nej”. Det var därmed tvetydigt gällande SaabNets möjligheter till att samarbeta för användarna. Som svar på frågan hade deltagarna endast som alternativ att fylla i “ja” eller “nej”, de utvecklade därmed inte vad som låg till grund för åsikten. På frågan “Upplever du att SaabNet har bra verktyg för att kommunicera med dina medarbetare/företaget?”, svarade deltagare följande:

1: “Inte bra verktyg.”

2: Nyhetsflödet är bra för information men lämnar inga större möjligheter till interaktion tillsammans (som jag tänker är samarbetet).”

3: “SaabNet fungerar bäst som informationsspridare.”

4: “Delvis, det är enkelt att hitta och kommunicera med kollegor, men mer stöd för kollaborativt arbete liknande det som Google docs eller Microsoft Teams ger, vore bra.” Fyra av resterande deltagare svarade endast “Nej” på samma fråga, utan att utveckla det vidare. Att det inte finns bra verktyg för kommunikation tyder på att de som finns i någon mån inte är optimala, vilket väcker “användarvänlighet” som tema. Deltagare för citat 1 yttrade sig om att det inte är bra verktyg, vilket tyder på att användarvänligheten för de aktuella verktygen inte är särskilt hög. Citat 2 tyder på att SaabNet som forum mer är en källa till information, men att det inte ger några större möjligheter för interaktion. Om detta beror på att verktygen som är aktuella inte ses som användarvänliga, eller om deltagaren inte upplever att det finns några verktyg alls reds dock inte ut, vilket förstärker

“användarvänlighet” som ett relevant tema. Citat 4 tyder på att det saknas stöd för att kunna nyttja SaabNet i kollaborativa syften. För att möjliggöra för kommunikation och samarbete är det av vikt att användarna förstår och kan hantera de verktyg som finns.

5.1.3 Samarbete

Då deltagarnas åsikter var delade gällande frågan “Upplever du att det är enkelt att samarbeta via SaabNet” och hälften av deltagarna svarade “Ja” och resterande hälft svarade “Nej”, belyste detta tvetydigheten över möjligheten till samarbete via intranätet. På frågan “Önskar du att det fanns fler alternativa sätt för att samarbeta med dina medarbetare via SaabNet” svarade 10 deltagare “ja” och resterande 4 svarade “Nej”. Detta betyder att det finns deltagare som inte upplever att det finns bra verktyg för samarbete i SaabNet, men att det inte heller behövs alternativa sätt för att samarbeta. Inställningen till samarbete är därmed av vikt att undersöka i relation till hur användarna samarbetar för att vidare se vad de vill få ut av ett intranät i relation till just samarbete och kommunikation. På frågan “Vilka delar av SaabNet

24

anser du att du använder mest i syfte att samarbeta?”, svarade majoriteten att det var genom mail och Skype. På frågan “Hur samarbetar ni idag” svarade fyra deltagare följande:

1: “Jag loggar in i kundens nät och jobbar helt i deras värld.”

2: “Idag samarbetar vi mest via e-post, Skype, telefon och via testversionen av CombiNet.”

3: “Mejl, möten face to face och online. Delar presentationer vid möten. Chatt till mindre mängd telefoni, om bråttom och att kunna samtala personligt är viktigt. Enstaka SMS, Wiki samarbetsarea.”

4: “Delar information på ekonomisidorna.”

Även om majoriteten av deltagarna svarade att de samarbetade främst via mail och Skype, visar ovanstående citat att det finns en bred variation beroende på roll inom företaget för hur de går tillväga för att samarbeta. Gällande frågan “Upplever du att SaabNet har bra verktyg för att kommunicera och samarbeta med dina medarbetare” svarade majoriteten nej. På frågan “Finns det några problematiker med SaabNet utifrån ett kommunikations- och

samarbetsperspektiv enligt dig?” svarade en person:

5: “En del funktioner som stödjer kollaborativt arbete saknas.”

Fem av de resterande deltagarna svarade att de inte saknade något. Deltagarna har därmed olika syner på möjligheten att samarbeta genom intranätet.

En deltagare uttryckte följande gällande frågan huruvida SaabNet har några allmänna problematiker:

6: “Jag upplever att det saknas kunskap (i alla fall hos mig), om hur man kan använda SaabNet mer som “enskild individ” för att utöka ett samarbete med andra.” Citat 6 tyder på att användaren är osäker på om det finns fler sätt eller inte för samarbete via SaabNet än de hen vet om. Citatet belyser att kunskap om intranätets möjligheter saknas, och det är därför av vikt att undersöka användarnas upplevelse av SaabNet vidare för att se vilken kunskap de besitter i dagsläget gällande intranätets möjligheter, vad de uppskattar hos

intranätet samt vad de saknar för samarbete. 5.1.4 Kommunikation

Enkätundersökningen visade att deltagarna var enade gällande frågan “Upplever du att den interna kommunikationen på ett företag är viktig?”, då samtliga svarade “ja”. Det råder därmed ingen tvekan om att kommunikation i sig upplevs som viktigt i en arbetsmiljö.

Gällande frågan “Upplever du att SaabNet har bra verktyg för att kommunicera och samarbeta med dina medarbetare” svarade tre av deltagarna följande:

25

1: “Osäker på vad som ingår i SaabNet. Teams-sajterna verkar fungera ganska bra men jag är övertygad om att CombiNet kommer bli en riktigt bra plattform för samarbete med andra.”

2: “ja telefon/Skype/mail.”

3: “Delvis, det är enkelt att hitta och kommunicera med kollegor, men mer stöd för kollaborativt arbete liknande det som Google docs och Microsoft Teams ger, vore bra.” Citat 1-3 tydliggör att det råder en delad uppfattning gällande intranätets möjligheter till kommunikation. Deltagare för citat 1 uttrycker en osäkerhet för vilka verktyg som finns, medan deltagare för citat 2 anser att det finns bra verktyg och deltagare för citat 3 tycker att det finns verktyg men att de skulle kunna finnas bättre verktyg som medel för

kommunikation. Fem av resterande deltagare svarade att de inte tyckte att det fanns något bra medel för kommunikation och samarbete på SaabNet.

Resultatet för enkätundersökningen visade på tydliga teman för vad användarna

uppskattade hos intranätet samt vad de såg som problematiskt. Enkätundersökningen var av denna anledning en bra grund för utformandet och analysen av intervjuerna.

5.2 Analys av intervjuer

Intervjuerna utgick från de teman som uppkom vid analys av enkätundersökningen. Det som eftersöktes vid analysen av intervjuerna var subkategorier som föll in under de centrala teman som hittades vid analys av enkätundersökningen. Vid analys av enkätundersökningen

klargjordes fyra huvudsakliga teman som användarna hade en tydlig åsikt kring kopplade till samarbete och kommunikation för SaabNet. Dessa teman var informationssökning,

användarvänlighet, samarbete och kommunikation. Enkätundersökningen var centrerad kring SaabNet då syftet med studien var att undersöka huruvida CombiNet kan bidra till en bättre samarbetsmiljö med utgångspunkt från SaabNet. Vid analysen av intervjusvaren söktes det därmed efter yttranden och koder som kunde falla in under något av dessa teman, för att sedan komma att jämföra de teman som uppkom vid analys av SaabNet med de som uppkom vid analys av CombiNet.

5.2.1 Analys SaabNet

Totalt genererades tio teman inom de huvudteman som eftersöktes i analysen. Gällande informationssökning hittades tre teman: att det finns värdefull information i SaabNet, att det finns en tydlig struktur men att den kan vara svår att hitta i, samt att det kan vara svårt att hitta rätt information och att detta kan vara tidskrävande. Vad gäller användarvänlighet hittades ett tema, att SaabNet inte ses som användarvänligt. Denna punkt är kopplat till flera andra subteman som figur 4 nedan visar. I huvudtemat för kommunikation hittades tre teman: SaabNet saknar verktyg för kommunikation, vanan av mail som medel för kommunikation är stor och därmed effektiv, samt att SaabNet går att använda som kommunikationsmedel mot externa parter. Gällande huvudtemat för samarbete hittades även där tre subteman: SaabNet ses inte som ett verktyg för samarbete, samarbete inom SaabNet beror på projekt, samt att det

26

samarbete som sker, sker främst via mail, Jira och Skype. Samtliga teman visas i figur 4 nedan:

Figur 4. Tematisk analys av SaabNet. Flödesschema för subteman som genererades under analys av SaabNet.

27

5.2.1.1 Informationssökning

I detta stycke presenteras de subteman som uppkom vid analys av SaabNet gällande temat för informationssökning.

Finns värdefull information

Flera deltagare yttrade att det finns värdefullt stöd i SaabNet i form av information och informationssökning. Följande deltagare menar på att informationen som finns i SaabNet är viktig för deras arbete:

1: “Det finns mycket mer processer och beskrivningar på SaabNet, om jag behöver stöd i den biten och se efter vad som funkar och om man ska jobba på det viset, så finns ju det på SaabNet.”

2: “Använder SaabNet mer än Combinet. På SaabNet finns det ju processer och beskrivningar av hur man jobbar och dokumenthanteringssystem och lite sånna här

manegementsystem som vi använder oss av i mitt uppdrag.”

3: “Det finns en wikisida som har information om de olika projekten, beskrivningar och projektens organisationer osv. Så finns ju det med

dokumenthanteringssystemet också. Så i SaabNet kommer jag åt det mesta som jag i princip behöver då om jag behöver någon information.”

Citaten ovan visar att deltagarna uppskattar informationen som finns i SaabNet, samt att informationen bidrar till att deras arbete ska vara möjligt att utföra.

Finns en struktur men den är svår att navigera i

Gällande informationssökning i SaabNet uppskattade intervjudeltagarna att det finns en struktur för informationen på SaabNet, men att strukturen i sig ibland kan vara svår att förstå sig på:

4: “Information om vad som gäller. Den strukturen, på SaabNet, är inte lättletad.”

5: “Det är ganska bra struktur på saker och ting. Men, det svåra är ju att man måste förstå strukturen innan man kan börja leta i den. Det känner jag att jag inte gör.” Intervjudeltagarna indikerade på att det finns en struktur, men att strukturen i sig är svår att förstå sig på vilket även leder till att informationssökningen kan te sig problematisk och tidskrävande.

Svårt att hitta information

Deltagarna uttryckte att det var svårt att avgöra informationens aktualitet, hur relevant den var, samt att det var svårt att sålla bland mängden information i SaabNet.

Det var en delad uppfattning gällande deltagarnas användning av SaabNet. Många deltagare ansåg att SaabNet var en värdefull informationskälla till arbetsbeskrivningar och till att hitta

28

anställda inom företaget. Andra deltagare hade lite erfarenhet av SaabNet och använde det i en liten utsträckning. Erfarenheten av att söka och hitta information på intranätet var därmed också varierad. Följande citat kommer från deltagare som ansåg att det var svårt att hitta information i intranätet:

6: “Man vet inte när man använder sökfunktionen om det är det som är aktuellt idag eller om det är någonting gammalt som man får upp.”

7: “Informationen är inte särskilt lättillgänglig, det kan ta tid att hitta det man letar efter och det kan vara svårt att veta vad som är relevant.”

8: “Om man söker inne i saabnätet så får man upp information som är tio år gammal lika gärna som någonting som är nytt. Så det är liksom ingen urskiljning på hur pass aktuell informationen är. Man vet inte när man använder sökfunktionen om det är det som är aktuellt idag eller om det är någonting gammalt som överspeglat man får upp då.”

Citat 6-8 ovan tyder på att användarna av intranätet anser att informationssökningen i SaabNet är svår i den mån att det är tvetydigt hur aktuell informationen i intranätet är. Citat 7 tyder även på att informationen inte är lättillgänglig ur en tidsaspekt, det tar tid att sålla bland informationen och det kan även ta tid att avgöra informationens relevans.

5.2.1.2 Användarvänlighet

För huvudtemat användarvänlighet yttrade sig intervjudeltagarna om att SaabNet inte ansågs vara användarvänligt på grund av svårigheter gällande informationssökning, navigering samt avsaknad av verktyg som skulle kunna stödja kommunikation.

Anses inte som användarvänligt

Överlag ansågs inte SaabNet vara särskilt användarvänligt. Deltagarna uttryckte att det krävdes många inloggningar för att komma åt intranätet från en extern arbetsplats, om man inte hade särskild åtkomst. SaabNet ansågs även vara “omodernt” och svårt att navigera i. Som svar på frågan “Anser du att SaabNet är användarvänligt” svarade deltagare följande:

1: “Till viss del. Att komma åt information och söka efter personer har varit lite mer krångligt.”

Samma deltagare uttryckte även att för att ett intranät ska vara just användarvänligt ansåg hen att det var av vikt att informationen har en tydlig placering och att det inte finns för mycket information.

2: “Det är ju äldre produkter, så det är mindre användarvänligt då. Om man jämför Skype med Teams så ger Teams bättre stöd för kommunikation.”

29

4: “Njae, det är ju ett hopplock av väldigt många verktyg så det är inte

användarvänligt på så sätt. Jag menar CombiNet känns ju mycket mer modern och intuitivt, SaabNet är mer ett ihopplock.”

5: “Det är lite svårletat. Det är en ganska bra struktur på saker och ting men det svåra är att man måste förstå strukturen innan man kan börja leta i den. Det känner jag inte att jag gör.”

Citat 1-5 ovan tyder på att det finns problematiker gällande SaabNets användarvänlighet. Intranätet uppfattas inte som särskilt intuitivt då vissa deltagare yttrade att intranätet ansågs vara förlegat i viss mån, exempelvis gällande informationens aktualitet och verktygens relevans. Citat 5 visar även att deltagaren som yttrade citatet ansåg att SaabNet hade en struktur, men att hen själv inte riktigt förstod den vilket gjorde att hen uppfattade intranätet i stort som mindre användarvänligt.

5.2.1.3 Kommunikation

Subteman som uppkom gällande huvudtemat “kommunikation” presenteras nedan.

Saknas verktyg för kommunikation

Gällande kommunikationen i SaabNet var det många av deltagarna som ansåg att det inte var ett medel för kommunikation över huvud taget. Många uttryckte att SaabNet är en källa till information, inte ett verktyg för kommunikation. De verktyg som användes för

kommunikation i störst utsträckning var mail och Skype. Dessa ansågs fungera bra, särskilt mot externa parter då många har erfarenhet av verktygen och kan hantera dessa, samt att verktygen inte är bundna till intranätet utan går att använda mot utomstående parter.

Deltagarna uttryckte även att vanan av mail som kommunikationsmedel är stor, och därmed effektiv då det är de medel som används på arbetsplatser i stor utsträckning. Majoriteten av deltagare uttryckte att det fattades kommunikationsverktyg:

1: “SaabNet saknar kommunikationsverktyg. Det som saknas i SaabNet är det Combinet har.”

2: “Ser inte SaabNet som ett kommunikationsverktyg förutom Skype.”

3: “Saknar chattfunktion i SaabNet, någon form av snabbare kommunikation.” SaabNet ses därmed från majoriteten av deltagarna inte som ett optimalt verktyg för

kommunikation, utan mer som en källa till information. Även då ett flertal deltagare uttryckte att de var nöjda med de verktyg som finns för kommunikation i dagsläget och inte saknar något, var det fler deltagare som ansåg att de behövdes ytterligare verktyg. Personerna som yttrade citat 1 samt citat 3 tyder på att det som saknas i SaabNet är en snabbare form av kommunikation, som exempelvis chatt. Skype har en chattfunktion, men många deltagare använde mail i större utsträckning. Även deltagare för citat 2 uttryckte att hen inte ser SaabNet som ett verktyg som möjliggör kommunikation, utöver Skype.

30

Vanan av mail som medel för kommunikation är stor, därmed effektiv

Gällande medel för kommunikation yttrade sig deltagare om att de verktyg de använder i störst utsträckning i SaabNet var mail och Skype. Mailen ansågs vara ett värdefullt verktyg för kommunikation och samarbete då det är möjligt att nyttja det mot både interna- och

externa parter. Deltagare menade att eftersom vanan av mail som medel för kommunikation är så pass stor för många, är det därmed även ett effektivt sätt att kommunicera genom. Många har tagit för vana att ofta kolla sin mail, vilket gör att verktyget blir väldigt användbart för att det är ett så utbrett forum för just kommunikation. Följande citat kommer från deltagare som menar på att email är ett effektivt medel för kommunikation:

4: “Jag skulle säga att det mest effektiva verktyget för kommunikation är att skicka mail eftersom att folk är så vana vid det.”

5: “För kommunikation så är det mail i huvudsak som jag använder.”

6: “Kommunikation genom SaabNet sker främst genom mail, det funkar väldigt bra.”

5.2.1.4 Samarbete

Gällande temat för samarbete var det två huvudsakliga läger som uppkom gällande frågan, ett som ansåg att SaabNet inte ses som ett verktyg för samarbete och ett som ansåg att det är beroende på vilket projekt man jobbar med. Av de deltagare som ansåg att SaabNet möjliggjorde samarbete, skedde samarbetet främst via verktygen för mail, Jira och Skype. Som svar på frågan “Hur upplever du möjligheten till samarbete genom SaabNet?” uttryckte ett flertal deltagare att de inte hade någon åsikt. SaabNet ses därmed inte som ett verktyg för samarbete i första hand, utan används mer som tidigare nämnt främst som en källa till information.

Ses inte som ett verktyg för samarbete

Saabnet ses inte som ett verktyg som möjliggör samarbete enligt intervjudeltagarna. Detta på grund av avsaknad av snabbare typ av kommunikation samt verktyg som skulle kunna bidra som medel för samarbete överlag. Följande citat kommer från deltagare som svarade på frågan “Hur upplever du möjligheten till samarbete genom SaabNet?”:

1: “Finns det några möjligheter? Vet faktiskt inte, inte använt det i så fall.” 2: “På SaabNet nu finns det ju inga kommunikationsverktyg utan de handlar ju mer om andra typer av verktyg.”

3: “Saabnet i sig är ju.. det är ju inte så mycket samarbete utan samarbetet sker ju då via skypemöten till exempel.”

31

4: “Det är små saker som jag tycker att kanske CombiNet har som SaabNet inte har. Att det är smidigt till exempel med chatter och dela upp det i olika forum och olika chatter i CombiNet.”

Personen som yttrade citat 1 påvisar att han inte ser några som helst möjligheter för samarbete inom SaabNet. Person som sa citat 2 menar att det finns andra typer av verktyg i intranätet, men inte sådana som möjliggör kommunikation, därför inte heller samarbete. Citat 3 visar på att SaabNet i sig inte har några verktyg, men att Skype, som inkluderas i SaabNet, möjliggör samarbete. Indirekt kan det därför ses som att SaabNet möjliggör samarbete, men inte i första hand. Personen som yttrade citat 4 visar att hen saknar den typen av kommunikation i

SaabNet som CombiNet erbjuder i form av chattar i olika forum och kanaler.

Samarbete inom SaabNet beror på projekt

Somliga deltagare ansåg inte att SaabNet i första hand var ett verktyg för samarbete, men att det kunde ses som det beroende på projekt.

5: “Det är ju väldigt mycket olika applikationer som används, till exempel kravhanteringsapplikationer och mycket annat som används som en del i ett gemensamt arbete. Det är ju inga utpekande kollaborationsverktyg de här kravhanteringsverktygen, men samtidigt kanske det är 10 personer inne och jobbar med en kravmängd samtidigt.”

6: “Man har ju olika ärenden och sådär i jira och så, det är lite olika folk från olika enheter som deltar beroende på projekt.”

7: “Om vi tittar på de olika uppgifter jag har när jag jobbar i saabs nät, då har det funnits motsvarande verktyg mot de som finns i CombiNet. Det finns ju inte tillgängligt för kanske combitechanvändarna, men det finns ju alltså olika samarbetsverktyg som fyller samma funktion som de som finns i CombiNet, det beror på vilket projekt man jobbar med.” Citaten ovan visar på att SaabNet kan ses som ett kollaborationsverktyg men att detta beror på vilket projekt personen i fråga arbetar med. Det finns därmed inga utbredda verktyg för samarbete som är tillgängliga för alla användare, utan dessa blir aktuella först när den anställde ska arbeta med en specifik uppgift.

Samarbete sker genom mail, Skype, och Jira

Det samarbete som sker genom SaabNet var enligt deltagarna främst genom verktygen för mail, Skype samt Jira. Följande citat kommer från deltagare som besvarade frågan “Hur samarbetar du med dina medarbetare?:

8: “Det mesta av samarbetet sker på kontoret. Sen jobbar vi ju i sånna här Jira-ärenden där vi lägger upp Jira-ärenden och hanteringssystem och bockar av i backlogen när vi ska utföra uppgifter.”

32

10: “Mot de som fortfarande lever i SaabNet-världen så blir det mycket mail för samarbete.”

5.2.2 Analys CombiNet

I analysen av CombiNet genererades elva teman. Gällande informationssökningen uppkom två teman: att informationen kan försvinna i CombiNet på grund av mängden kanaler, samt att det kan bli överflöd av information på grund av mängden kanaler i intranätet. I huvudtemat för användarvänlighet hittades sex teman: de olika verktygen i CombiNet fyller sitt syfte, tillgängligheten kan vara störande på grund av många notifikationer och förväntningar på snabb kommunikation. Resterande teman gällande användarvänlighet var

följande: mobilstödet i CombiNet var uppskattat, syftet hos de olika verktygen behöver förtydligas, det är bara möjligt att vara inloggad i en Microsoftmiljö åt gången, samt att CombiNet kan vara problematiskt att använda hemifrån. Gällande kommunikation uppkom två teman: CombiNet har bra verktyg för kommunikation samt att kommunikationen inom intranätet främst sker genom Teams. För det sista huvudtemat, samarbete, hittades två teman: samarbete inom CombiNet sker främst via teams, samt att CombiNet har bra verktyg för samarbete men att det inte finns något syfte att nyttja verktygen för samarbete inom CombiNet. Samtliga teman presenteras nedan i figur 5:

33

Figur 5. Tematisk analys CombiNet. Flödesschema för subteman som genererades vid analys av CombiNet.