Skoladministratörers erfarenheter och upplevelser av hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnande på arbetet

Skoladministratörers erfarenheter och

upplevelser av hur arbetsmiljöfaktorer

påverkar välbefinnande på arbetet

Emelie

Axelsson

Sara Nystedt

Arbetsterapeut 2020

Luleå tekniska universitet Institutionen för hälsovetenskap

Axelsson, E. & Nystedt, S.

Skoladministratörers erfarenheter och upplevelser av hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnande på arbetet. Examensarbete i arbetsterapi 15 hp, Luleå Tekniska universitet, Institutionen för Hälsovetenskap, Avdelningen för hälsa och rehabilitering, 2020.

Abstrakt

Syftet var att undersöka och beskriva skoladministratörers erfarenheter och upplevelser av hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnande på arbetet. Som metod har författarna valt kvalitativ ansats för att fånga skoladministratörers subjektiva erfarenheter och upplevelser. En intervjuguide utifrån WEIS-S togs fram och sedan genomfördes semistrukturerade intervjuer enskilt med deltagarna. Intervjuerna transkriberades och analyserades genom kvalitativ innehållsanalys. Resultatet presenteras i fyra kategorier; ”Upplevd delaktighet, uppskattning och mening”, ”Arbetsbelastning kontra egna resurser”, ”Frihet som påverkar på vardagen och återhämtning” samt ”Yttre förutsättningar i förhållande till arbetets krav” som tillsammans gav en fördjupad presentation med en bred och komplex bild av hur de olika arbetsmiljöfaktorerna påverkar välbefinnande på arbetet. Gemensamt för deltagarna var att de trivdes i att ha en central position på arbetsplatsen och de fann stort värde i sitt arbete. Frihet under ansvar genomsyrar deltagarnas arbetsmiljö och blir därför viktiga faktorer för välbefinnande. Slutsatsen är att arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnandet och för att hantera arbetsbelastningen använder deltagarna olika strategier. I beskrivningarna återkom uppgifter om digitaliseringens möjligheter som innebär stor frihet och förutsätter stort eget ansvar. Digitaliseringen medför också en gränslös förväntan på arbetsinsats som kan vara både stödjande och hindrande. Då studien belyser hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnande i ett brett perspektiv kan studien vara till nytta för andra yrkeskategorier som har liknande arbetsuppgifter.

Axelsson, E. & Nystedt, S.

School administrators’ experiences of how work environment factors affect well-being at work. Examensarbete i arbetsterapi 15 hp, Luleå Tekniska universitet, Institutionen för Hälsovetenskap, Avdelningen för hälsa och rehabilitering, 2020.

Abstract

The purpose was to investigate and describe the experiences of school administrators’ on how work environment factors affect well-being at work. As a method, the authors have chosen a qualitative approach to capture the subjective experiences of school administrators. An interview guide based on WEIS-S was produced and then semi-structured interviews were conducted individually with the participants. The interviews were transcribed and analyzed through qualitative content analysis. The results are presented in four categories; "Perceived

participation, appreciation and meaning", "Workload versus own resources", "Freedom that affects everyday life and recovery" and "External conditions in relation to work requirements" which together gave an in-depth presentation with

a broad and complex picture of how different work environment factors affect well-being at work. Common to the participants was that they enjoyed a central position in the workplaces and found great value in their work. Freedom with responsibility permeates the participants' work environment and becomes important factors for well-being. The conclusion is that working environment factors affect well-being and to manage the workload, participants use different strategies. In the descriptions recurs information about possibilities of digitization of opportunities which means great freedom and requires a great responsibility. Digitization also entails a boundless expectation of work that can be both supportive and hindering. As the study highlights how work environment factors affect well-being in a broad perspective, the study can be useful for other occupational categories that have similar work tasks.

INLEDNING ... 3 1. BAKGRUND ... 3 2. METOD OCH MATERIAL ... 7 2.1. Design ... 7 2.2. Urval ... 8 2.3. Datainsamling ... 8 2.4. Analys ... 9 2.5. Forskningsetiska aspekter ... 9 3. RESULTAT ... 10 3.1. Upplevd delaktighet, uppskattning och mening ... 10 3.1.1. Ledarskapets inverkan på välmående ... 10 3.1.2. Delaktighet och inflytande ... 11 3.1.3. Arbetsgemenskap och stöd ... 11 3.1.4. Känna mening i arbetet ... 13 3.2. Arbetsbelastning kontra egna resurser ... 13 3.2.1. Arbetsbelastning och möjligheter till fokusering ... 13 3.2.2. Deadlines som är hindrande och stödjande ... 14 3.2.3. Hållbar arbetsbelastning över tid ... 14 3.2.4. Uppfattning om den egna förmågan ... 15 3.3. Frihet som påverkar återhämtning och vardagen ... 15 3.3.1. Frihet under ansvar och gränslösa arbetstider ... 15 3.3.2. Möjlighet till återhämtning ... 16 3.4. Yttre förutsättningar i förhållande till arbetets krav ... 17 3.4.1. Fysisk arbetsmiljö ... 17 3.4.2. Fungerande utrustning ... 17 3.4.3. Kompetensutveckling ... 18 4. DISKUSSION ... 18 4.1. Resultatdiskussion ... 18 4.2. Metoddiskussion ... 23 5. KONKLUSION ... 25 Tillkännagivanden ... 25 REFERENSLISTA ... 26 BILAGOR ... 32 Bilaga 1 ... 32 Bilaga 2 ... 33 Bilaga 3 ... 37

Inledning

Ofta läser vi i media om kaos i skolan, om lärarnas arbetssituation och hur de förlorar kontrollen i klassrummet. Sällan läser vi om organisationen av skolan och vikten av en fungerande administration. De som i bakgrunden arbetar med att det ska finnas lärare på alla lektioner, söka efter elever som inte kommit till skolan och vara den spindeln i nätet som gör att verksamheten fungerar förekommer sällan i diskussionen. De som åsyftas är skoladministratörerna. Författarna har erfarenhet som skoladministratör på grundskola och upplever att yrket har utvecklats i snabb takt och idag ställs högre krav på kompetens inom flera olika områden.

1. Bakgrund

Skolan är en grundbult i det demokratiska samhället då Skollagen (SFS 2010:800) slår fast att undervisningen ska “förmedla och förankra respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande demokratiska värderingar som det svenska samhället vilar på”. Detta innebär att skolan ska lära ut demokratiska värderingar till eleverna och samtidigt vara en demokratisk arena där eleverna får pröva sina kunskaper i området. Läroplanen för grundskolan, förskoleklassen och fritidshemmet beskriver att skolans uppdrag är att förmedla kunskap och främja det livslånga lärandet (Skolverket, 2018). På en skola samverkar flera professioner bland andra rektor, pedagoger, elevhälsa och skoladministratör. Det är viktigt att professionerna upplever välbefinnande i arbetet utifrån en fungerande verksamhet (Kern, Waters, Adler & White, 2014; Huse, Peeters, Palermo & Evans, 2019) Skoladministratören är en central framgångsfaktor för att en skola ska vara väl fungerande (Jpinfonet, 2019). Betydelsen av en fungerande skola avspeglas i att en persons utbildningsnivå påverkar i hög grad socioekonomisk status vilket i sin tur påverkar hälsa. Ju högre socioekonomisk status desto bättre hälsa hos personen (Folkhälsomyndigheten, 2015; Kristenson, 2017). Det är relativt vanligt att personer med låg socioekonomisk status lider av psykisk ohälsa vilket kan leda till större svårigheter att komma ut på arbetsmarknaden (Folkhälsomyndigheten, 2015; Folkhälsomyndigheten, 2018).

Personer som upplever stressrelaterad psykisk ohälsa uppger att de presterar sämre på arbetet (Kessler, Greenberg, Mickelson, Meneades & Wang, 2001). En stressande arbetsmiljö kan leda till långvarig ohälsa (Lohlea, Björklund, Vingård, Hagberg & Jensen, 2009). De främjande faktorer som påverkar anställda positivt är egenförmåga, motivation, känsla av kontroll och upplevd hälsa (de Wit, Wind, Hulshof & Frings-Dresen, 2018). Människor har en inre och en yttre drivkraft som påverkar utförande av arbete. Den inre drivkraften stärks av att få stöd i att

vara självständig och bredda sin kompetens (Blustein, 1988; Dysvik & Kuvaas, 2011). Kontroll och övervakning ger motsatt effekt (Blustein, 1988; Westerlund et al., 2010). Positiv återkoppling på utförda uppgifter stärker den inre drivkraften. Det finns en tydlig koppling mellan motivation och prestation, alltså att det ger bäring på verksamhetens resultat (Vroom, 1994). Om de anställda ser värdet av det de gör kommer de också att prestera bättre, den motiverade anställde kommer då att bidra till organisationens utveckling i högre utsträckning, leverera i tid och till hög kvalitet (Vroom, 1994; Lohela-Karlsson, 2010; de Moura, Abrams, Retter, Gunnarsdottir & Ando, 2009). Arbetsmiljöpolitiska kunskapsrådet (2009) slår fast att en god arbetsmiljö som förverkligas genom systematiskt arbetsmiljöarbete är en framgångsfaktor för företagen då det ger kreativa och motiverade anställda.

Arbetsmiljölagen (AML 1977:1160) pekar på arbetsgivarens ansvar för en god arbetsmiljö och att arbetsförhållanden ska anpassas till människors olika förutsättningar, både fysiska och psykiska. Där framgår också krav på ett systematiskt arbetsmiljöarbete som har fokus på fyra huvudområden; organisatorisk- och social arbetsmiljö [OSA], fysisk-, fysikalisk- samt digital arbetsmiljö. OSA ersätter tidigare det begreppet psykosocial arbetsmiljö (suntarbetsliv, 2020; Arbetsgivarverket, u.å.). Till OSA hör bland annat organisation, arbetsbelastning, relationer på arbetsplatsen samt arbetstid (Gunnarsson, Johansson & Stoetzer 2016). Arbetsmiljöverkets korta arbetsskadefakta (2019) visar att faktorer kopplade till organisatorisk och social arbetsmiljö är den främsta orsaken till stressrelaterade sjukdomar. Världshälsoorganisationen [WHO] (2019) beskriver hälsofrämjande arbetsplatser som de som lägger störst vikt vid att förbättra arbetsorganisation och arbetsmiljö. De ökar arbetstagarnas deltagande i utformningen av arbetsmiljö och uppmuntrar personlig kompetens och professionell utveckling. En frisk arbetsplats är då medarbetarna görs delaktiga i verksamheten och beslut som rör deras arbetsdag. Upplevelsen av delaktighet ökar välbefinnande och engagemang och skapar ökad förmåga att hantera de krav som ställs på arbetet (Svartengren et al., 2013). Friskfaktorer definieras som faktorer som främjar fysisk och psykisk hälsa (Lindberg & Vingård, 2012; Vingård, 2015). Arbete med olika friskfaktorer är en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet (Sveriges kommuner och regioner, 2019; Arbetsmiljöpolitiska kunskapsrådet, 2009). Friskfaktorer finns både utanför och inom arbetet och är olika för olika personer (Sveriges kommuner och regioner, 2019; Vingård, 2015). Riskfaktorer är det motsatta och beskrivs bland annat av Stansfeld och Candy (2006) och Schimdt et al. (2014) som faktorer som påverkar välbefinnande i negativ riktning.

Det finns många krav att leva upp till som anställd. Det kan vara att uppgifter ska levereras en viss tid eller att den anställde ska kunna vara flexibel. I servicefunktioner finns vanligen också kravet på att alltid vara trevlig och ge ett professionellt bemötande (Gunnarsson et al., 2016). Ibland kan det uppstå ohälsosam arbetsbelastning, när arbetets krav och personliga resurser inte samverkar under en längre period (Gunnarsson et al., 2016; Håkansson & Ahlborg, 2010). I de fall en arbetstagare inte känner stöd i sitt arbete ger det högre risk för att utveckla depressiva symtom, detsamma gäller att inte få belöning i samma omfattning som arbetets krav ställer (Statens beredning för medicinsk utvärdering, 2014). Personer som upplever kontroll i sin arbetsdag har mindre risk att utveckla utmattningssyndrom eller depressiva symtom (SBU, 2014; de Wit et al., 2018).

Aktivitetsvetenskap tillsammans arbetsterapiteori erbjuder en djupare förståelse för hur en aktivitet påverkar en persons hälsa och välbefinnande samt vilka faktorer som påverkar en persons val och engagemang i aktivitet (Hocking & Wright-St. Clair, 2011; Erlandsson & Persson, 2014). En person utför en viss uppgift i en specifik miljö, detta är grunden i arbetsterapiteori (Taylor, 2020; Erlandsson och Persson, 2014; Townsend & Polatajko, 2007). Utförandet av uppgifter påverkas av personens egen vilja, vanor och utförandekapacitet (Taylor, 2020; Townsend & Polatajko, 2007). Erlandsson och Persson (2014) beskriver utförandet av och engagemang i uppgifter genom makro-, meso- och mikroperspektiv. Enligt Taylor (2020) är miljö bland annat de faktorer i vår omgivning som påverkar vår motivation, organisation och utförande av uppgifter. Alla uppgifter vi utför sker i olika kontext under olika delar av dagen där våra egna förmågor påverkar utförandet. Townsend och Polatajko (2007) beskriver miljön i fyra dimensioner; kulturell, psykisk, social och institutionell. Dessa samverkar med personens utförandekapacitet vid aktivitetsutförande. Enligt Erlandsson och Persson (2014) är miljön det som hindrar eller möjliggör utförande av aktiviteter och hit räknas den sociala miljön såväl som den fysiska. Taylor (2020); Erlandsson och Persson (2014); Townsend och Polatajko (2007) visar på att faktorer i miljön kan verka hindrande eller möjliggöra aktivitetsutförande beroende på person. Det vill säga att utförandet påverkas av hur personens egna resurser och önskemål överensstämmer med de faktorer som är närvarande på arbetsplatsen.

Arbetsmiljö definieras i Svenska Akademins ordlista som “(yttre) förhållanden kring en arbetsplats” (Svenska Akademien, 2020). Arbetsmiljöfaktorer är bland annat organisatoriska och sociala, fysikaliska och fysiska faktorer som påverkar upplevelsen av välbefinnande på

arbetet (SBU, 2014; Aronsson et al. 2012). Omgivningsfaktorer beskrivs i Internationell klassifikation för funktionstillstånd [ICF], som ett subjektivt begrepp där det är perspektivet hos personen som intervjuas som avgör vad som är en omgivningsfaktor och syftar på alla aspekter av den yttre världen som bildar kontexten i en persons liv och som sådan påverkar den personens funktionstillstånd (Socialstyrelsen, 2020). Det skiljer sig åt vilka faktorer som upplevs hindrande och stödjande i arbetsmiljön, det vill säga att det som kan upplevas som ett hinder för någon är stöd för en annan (Socialstyrelsen, 2020; Ekbladh & Haglund, 2010). Även Taylor (2020) beskriver faktorer i miljön som kan verka stödjande eller hindrande för att en person ska kunna bibehålla sin arbetsroll och känna välbefinnande i arbetet. K. Nielsen, M. B. Nielsen, Ogbonnaya, Känsälä, Saari och Isaksson (2017); Bryce och Haworth (2002) definierar välbefinnande som en persons fysiska, psykiska och allmänna hälsa samt den subjektiva upplevelsen av tillfredsställelse på och utanför arbetet. Arnold (2017) beskriver psykiskt välbefinnande som subjektivt välbefinnande med fokus på personens upplevelse.

Det finns flera arbetsterapeutiska bedömningsinstrument som syftar till att undersöka hur olika arbetsmiljöfaktorer verkar hindrande eller stödjande på bland annat hälsa, välbefinnande och utförande. Olsson och Sörensen (2011) beskriver att ett bedömningsinstrument ska ha hög validitet och reliabilitet då resultatet ska bli detsamma oavsett vem som genomför bedömningen. Work Environment Impact Scale [WEIS-S] är ett bedömningsinstrument som har sin teoretiska grund i Model of Human Occupation [MOHO] och bedömer den subjektiva upplevelsen hos personen hur psykosociala och fysiska faktorer påverkar känslan av välbefinnande vid utförande av arbete (Ekbladh & Haglund, 2010). Även The Worker Role Interview [WRI] har sin teoretiska grund i MOHO, men syftar till att identifiera hur psykosociala faktorer påverkar en persons möjlighet att vara kvar i arbete (Braveman, Ekbladh & Haglund, 2005; Taylor, 2020). WRI kan kombineras med WEIS-S för att få en bred bild av personens subjektiva uppfattning om hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnande på arbetet. Båda instrumenten identifierar arbetsmiljöfaktorer och hur dessa påverkar personens arbetsförmåga (Taylor, 2020). Canadian Occupational Performance Messure [COPM] har sin teoretiska grund i Canadian Occupational Model och Performance and Engagement [CMOP-E] och undersöker bland annat en persons synsätt på prioriteringar av arbetsuppgifter (Förbundet Sveriges Arbetsterapeuter, 2014). Assessment of Work Performance [AWP] och Assessment of Work Characteristics [AWC] har sin teoretiska grund i MOHO och är bedömningsinstrument som kan kombineras med varandra för att bedöma arbetsförmåga. De används då för att bedöma arbetets krav och en persons prestation. AWP bedömer

arbetsfärdigheter och AWC ser till arbetsuppgiftens omfattning och kraven på personens färdigheter (Sandqvist, 2007). Dialog Om Arbetsförmåga (DOA) är ett bedömningsinstrument som också har teoretisk grund i MOHO. Personen skattar sin egen förmåga och tillsammans med arbetsterapeut bedöms resultatet och en åtgärdsplan tas fram (Norrby & Linddahl, 2006). WEIS-S är ett instrument som används för personer som ska återgå i arbete samt för personer som utför arbete i en specifik miljö (Ekbladh & Haglund, 2010). WEIS-S ger viktig information kring faktorer som påverkar och kan verka stödjande för individen. Det görs inte en objektiv bedömning av arbetsmiljön utan i fokus är personens subjektiva uppfattning av arbetsmiljön (Ekbladh, Thorell & Haglund, 2010). Till WEIS-S finns en intervjuguide som ger stöd till intervjuaren att bibehålla en struktur som är personcentrerad (Ekbladh & Haglund, 2010). WEIS-S är tydlig och ger en överblick av personens uppfattning om arbetsmiljöfaktorers påverkan. Instrumentet använder begrepp som är enkla för den intervjuade att förstå (Williams, Fossey & Harvey, 2010). Med stöd i WEIS-S samlas information om arbetstagarens uppfattning om arbetsplatsen och för att identifiera vilka specifika områden i arbetet som är hindrande eller stödjande (Taylor, 2020). Därifrån är det möjligt att i samråd ta fram förslag till förändringar och anpassningar för att minska stress på arbetsplatsen och förbättra framgångar deras sin roll som arbetstagare (Ekbladh, 2008).

Det finns många studier som pekar på arbetsförhållanden och meningsfullhet i arbetet för till exempel lärare och rektorer (Spilt, Koomen & Thijs, 2011; Konu, Viitanen & Lintonen, 2010; Riley & See, 2019), däremot har författarna inte funnit forskning kring skoladministratörens arbetsmiljö och hur deras välbefinnande påverkas av olika arbetsmiljöfaktorer. Genom att presentera skoladministratörers erfarenheter och upplevelser av hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnande på arbetet kan författarna erbjuda underlag för vidare utveckling av strukturer som skapar god arbetsmiljö och välbefinnande hos gruppen. Detta kan i sin tur bidra till en väl fungerande skola som då kan öka möjligheten att fullfölja sitt uppdrag som en viktig funktion i samhället. Syftet med studien är därför att undersöka skoladminsitratörers erfarenheter och upplevelser av hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnande på arbetet.

2. Metod och material

Då studiens syfte var att undersöka skoladministratörers erfarenheter och upplevelser av hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnandet på arbetet valdes kvalitativ metod. Den ger

möjlighet för den intervjuade att ge en subjektiv bild av omgivningens påverkan (Backman, 2016: Kvale & Brinkmann, 2014). En semistrukturerad intervju med utgångspunkt i WEIS-S med öppna frågor som datainsamlingsmetod valdes i enlighet med Olsson och Sörensen (2011). Bredden av erfarenheter och upplevelser från det insamlade materialet analyserades utifrån kvalitativ innehållsanalys i enlighet med Lundman och Hällgren-Graneheim (2012).

2.2. Urval

Enligt Kristensson (2014) ska en kvalitativ studie eftersträva en bred variation av personer till ett urval så att det blir en spridning av upplevelser som berör det studien ska undersöka. Författarna har valt att göra ett subjektivt urval som avspeglas genom att personer inom urvalsgruppen anmälde intresse för deltagande. Olsson och Sörensen (2011) beskriver att det subjektiva urvalet inte är slumpmässigt och att deltagarna anmäler sig frivilligt.

Urvalskriterierna var skoladministratörer inom grundskola i en mellanstor kommun i västra Sverige. Kontaktuppgifter skickades till författarna efter förfrågan till förvaltningsadministratör. De 28 skoladministratörer som matchade urvalskriterierna kontaktades via e-post med information om studien i ett missiv (bilaga 1), deras chefer fick information för kännedom. De första åtta som gav positiv respons var de som skulle väljas för intervju. Då det var åtta som svarade att de ville delta blev det inte aktuellt att tacka nej till några av de tillfrågade.

Alla som intervjuades var kvinnor 35-60 år och hade vid intervjutillfället arbetat inom skoladministration i aktuell kommun i genomsnitt 8,5 år. Gemensamt för deltagarna var att de hade samma basuppdrag i form av till exempel att hantera löner, vikarieanskaffning, ansvar för uppdatering av elevsystem, supportfunktion gentemot annan personal. Utöver detta fanns en variation av uppgifter och uppdrag som på olika sätt påverkade deras arbetsdag.

2.3. Datainsamling

Författarna som genomfört en kvalitativ intervjustudie är arbetsterapeutstudenter. Intervjuerna genomfördes med åtta skoladministratörer under vecka 8-10, 2020. Alla skoladministratörer var anställda inom samma kommun och arbetade i grundskolan.

Varje intervjutillfälle varade mellan 58-118 minuter och genomfördes med en deltagare och en intervjuare. Deltagarna fick själva välja plats för intervju och genomfördes på deltagarnas respektive arbetsplatser. Två av intervjuerna genomfördes med digitalt verktyg med kamera, även då var deltagarna på sina respektive arbetsplatser. Intervjuerna spelades in med

smartphones och transkriberades efteråt för att sedan raderas när transkriberingen var genomförd. Deltagarna var väl informerade om syftet och problemområdet innan intervjuerna började. Detta dels genom att författarna informerade om studien i en utvecklingsgrupp för skoladministratörer och dels via utskick av missiv. Deltagarna var även både muntligt och skriftligt informerade om policyn kring sekretess och deltagarna fick information om att de hade möjligheten att avbryta när som under själva intervjun. En intervjuguide utvecklades av författarna utifrån WEIS-S och som användes för att genomföra semistrukturerade intervjuer (bilaga 2).

2.4. Analys

Analyserna genomfördes genom kvalitativ innehållsanalys i enlighet med Lundman och Hällgren-Graneheim (2012). I analysenheten ingick alla de åtta intervjuerna. Författarna använde sig av induktiv ansats då detta enligt Lundman och Hällgren-Graneheim (2012) innebär att det insamlade materialet analyseras förutsättningslöst, det vill säga utan att ha en förutbestämd mall. Därför lästes alla transkriberingar igenom flera gånger innan författarna tillsammans reflekterade över intervjuernas innehåll. Då materialet var omfattande behövde författarna få en tydlig känsla för materialet och detta blev vägledande för urval av kategorier. Författarna tog fram meningsenheter från tre intervjuer tillsammans, därefter togs meningsenheter ut var för sig från de intervjuer författarna själv genomförde. Därefter kondenserades och kodades materialet tillsammans (bilaga 3). Sedan jämfördes likheter och skillnader i materialet och intervjuerna kategoriseras tillsammans av författarna. 12 preliminära kategorier sorterades fram där fokus var att fastställa hur olika arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnandet. Kategorierna jämfördes sedan med varandra och sammanfördes till fyra kategorier och 13 underkategorier

2.5. Forskningsetiska aspekter

Forskning är en förutsättning för utveckling av samhället. Forskningskravet innebär fördjupning av de kunskaper som finns sedan tidigare. För den enskilde finns individskyddskravet som innebär att enskilda personer inte får komma till skada, kränkas eller förödmjukas inom ramen för forskningen (Vetenskapsrådet 2002; Olsson och Sörensen, 2011). Förbundet Sveriges Arbetsterapeuter (2012) framhåller att respekt för personens integritet, ha ett professionellt bemötande och att respektera autonomin är några av de etiska principer som vägleder arbetsterapauter. Vad gäller forskningsetik är det också viktigt att vara vaksam på att den svarandens intresse sätts i första rummet. Därför var alla deltagare i studien informerade

om syftet, att de hade rätt att avbryta under intervjun och de garanterades anonymitet. Deltagarna informerades även om vilka som hade tillgång till insamlat material och att de inspelade intervjuerna raderades efter transkribering. Författarnas förhoppning är att studien ska bli en del i arbetsmiljöarbetet riktat mot professionen.

3. Resultat

Analysprocessen resulterade i fyra olika kategorier; Upplevd delaktighet, uppskattning och mening, Arbetsbelastning kontra egna resurser, Frihet som påverkar vardagen och återhämtning samt Yttre förutsättning i förhållande till arbetets krav. Kategorierna illustrerar hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnande på arbetet bland skoladministratörer. Nedan följer en beskrivning av de fyra kategorierna.

3.1. Upplevd delaktighet, uppskattning och mening

Kategorin handlar om att visa hur delaktighet, uppskattning och att känna mening med arbetet påverkar välbefinnandet hos personen samt att detta i sin tur leder att de blir mer välfungerande i sitt yrkesutövande.

3.1.1. Ledarskapets inverkan på välmående

Det framkommer under intervjuerna att cheferna är framträdande faktorer i att vara hindrande eller stödjande i upplevelsen av välmående på arbetsplatsen. Det framkommer tydligt att deltagare som upplever sig kontrollerade och ibland ignorerade av chef upplever lägre grad av välbefinnande på arbetet än deltagare som får stöd och uppmuntran. Deltagarna beskriver hur viktigt det är att bli respekterad av sin chef för att trivas. De beskriver också hur viktigt det nära samarbetet med chef är för att få en fungerande arbetsprocess. Samarbetet sker vanligen genom strukturerade möten, men även via snabbt uppkomna situationer och beslut. Detta samarbete ger en överblick och en trygghet i sin egen position på arbetsplatsen. Deltagare som inte har tillgång till chef via möten eller annan regelbunden kontakt beskriver oförståelse från chef för vilka krav arbetsuppgifterna ställer och de känner vanligen stor osäkerhet kring möjlighet att själva kunna fatta beslut kring sina arbetsuppgifter, vilket påverkar välbefinnandet på arbetet. Oavsett relation till chef så uppskattas den tydlighet som flera av deltagarna upplever. God kommunikation, lyhördhet och stöd är faktorer som påverkar välbefinnandet positivt. Lika viktigt är att de känner att de har chefens förtroende. Deltagare som inte upplever detta uppger även en rädsla för att ta kontakt för att ställa för arbetet nödvändiga frågor. De som har en bra relation med sin chef som ger mycket muntlig uppskattning ger intryck av att ha hög trivsel på jobbet. Uppskattningen är viktig då den lyfter och synliggör det arbete som läggs ner.

3.1.2. Delaktighet och inflytande

Det är viktigt för deltagarna att känna delaktighet i hur det egna arbetet utformas. De kan ha stort inflytande över sin arbetssituation och har möjlighet att påverka hur och när olika uppgifter utförs. Detta ger en känsla av kontroll och de får en överblick som ger möjlighet att planera arbetet. Om de inte har den möjligheten då alla arbetsuppgifter kommer från chef eller annan personal finns inget utrymme att själv avgöra vad som ska göras när. Detta påverkar välbefinnandet negativt och då upplevs stress i arbetet, en deltagare beskriver:

“Det är väldigt frustrerande att jag inte kan påverka min arbetsgång och sådana grejer, det är det absolut tyngsta”

Deltagarna har en önskan att vara delaktiga och att det arbete de utför syns och gör nytta för verksamheten. Uppskattning från andra på enheten är också en viktig del i att deltagarna upplever att arbetet synliggörs, deltagare kan ibland känna att de utför mycket arbete som inte syns förrän det är något som går fel eller inte fungerar. En deltagare beskriver det osynliga arbetet:

“Jag tror att det vi administratörer gör är väldigt mycket osynligt, det är lite som man är hemma och gör saker innan ungarna flyttade hemifrån. De

fattade inte att de smutsiga sakerna inte blev rena av sig själva. Det är så mycket saker som man gör i bakgrunden som personalen och rektor inte

vet”

De själva är medvetna om att när verksamheten fungerar så har de gjort ett bra jobb och någon uppger att de upplever att det är en häftig känsla att få vara en del i att driva en skolverksamhet. Deltagarna ser sig generellt som en spindel i nätet på flera sätt och anser för att det ska vara effektivt så är deras erfarenhet att de behöver de ha tillträde till olika möten för att få relevant information. Denna typ av delaktighet påverkar välbefinnandet positivt. Deltagarna uppger att de vanligen har stort inflytande på verksamheten när det gäller korttidsbemanning då det är de som vid sjukdom ringer in vikarier, organiserar dagen och meddelar den ordinarie personalen hur dagen kommer att se ut. Den här typen av delaktighet kan vara svår att hantera då deltagarna inte har formell beslutanderätt och detta ansvar skapar därför mycket stress.

3.1.3. Arbetsgemenskap och stöd

Det finns en önskan och ett värde i att vara flera i samma profession på enheterna, trots att så inte alltid är fallet. De deltagare som har en nära kollega är mycket nöjda med detta. Det samarbete som de beskriver är grunden i att känna trygghet på arbetsplatsen, de kan också enkelt beskriva vem eller vilka som är deras kollegor till skillnad från de deltagare som är ensamma. Deltagare som arbetar ensamma i sin roll som skoladministratör ger varierande svar

och får många gånger tänka efter vem eller vilka som är deras närmsta kollegor. Det vanligaste är att de svarar rektorer, men flertalet har social samvaro med i huvudsak andra professioner än rektor. Det skiljer sig åt hur deltagarna ser på värdet av social samvaro på jobbet. Den kan vara viktig utifrån att relationsskapande förenklar utförande av olika arbetsuppgifter, eller så kan det finnas en rädsla i att nära relationer med pedagogerna blir en belastning vid svåra beslut som rör till exempel bemanning. Då skoladministratören har en servicefunktion är deltagarna införstådda med vikten av att ge god service och support till andra på jobbet, till elever och till vårdnadshavare. En deltagare beskriver hur det är att vara eftersökt:

“...man kan väl få gå på toaletten ifred. Man är ju extremt anträffbar”

Upplevelsen av att vara effektiv framkommer som en viktig faktor, deltagarna vill göra det de är ålagda snabbt och korrekt så att de inte är orsaken till försening i olika processer. De ser också att de har möjlighet att bidra till en god stämning och positiv anda på skolenheten då de dagligen träffar övrig personal i olika sammanhang. En deltagare beskriver:

“Jag pratar ju med alla hela tiden, är jag negativ så tar ju de med sig det ut”

Erfarenheten hos deltagarna är att ett väl fungerande samarbete med närmsta kollegor och övrig personal har positiv inverkan på arbetsprocesserna. Ibland upplever deltagarna att de är ett viktigt socialt stöd genom att få ta del av andras frustration och oro, ibland möts de av tråkiga attityder och blir istället måltavla för denna. De uppger att personal ibland kan be om ursäkt för att de “sköt brevbäraren”, men vanligen sker detta inte vilket kan leda till att de då inte känner sig respekterade i sin roll vilket påverkar välbefinnandet negativt. Intervjuerna visade på att den sociala samvaron är viktig för trivseln och rasterna är viktiga. Det förekommer att fikarasten väljs bort på grund av hög arbetsbelastning eller utifrån eget val att de inte vill eller orkar vara sociala. Vid nätverksträffar delas kunskap och erfarenheter och uppges skapa både stöd och trygghet i arbetet. Det finns även regelbundna workshops vilka gör att deltagarna upplever stöd i arbetet med digitala system. Dessa träffar upplevs ge samhörighet med andra och en känsla av att ha kollegor, framförallt för de som är själva på sina enheter. Det förekommer även en rädsla att vara till besvär och därför sker det att deltagare inte väljer att rådfråga skoladministratörer på andra enheter med hänvisning till att de andra troligen har fullt upp med sina arbetsuppgifter. Deltagarna beskriver att de oftast trivs med sitt arbete, men att de hör hur andra har det. Det förekommer att deltagare inte väljer att berätta att de trivs på sitt arbete, att de nästan skäms för att säga det. Det är en jargong som kan upplevas jobbig och beskrivs av en deltagare:

“Jag vill inte sitta där och vara den där optimistiska människan som tycker att livet är underbart”

3.1.4. Känna mening i arbetet

Det finns en samstämmighet bland deltagarna, de upplever att de har ett viktigt jobb som ger värde. Även om alla uppgifter inte upplevs givande, finns en samsyn i att de utför ett viktigt arbete som påverkar många och därför kan de finna ett värde i att utföra även enklare uppgifter. En deltagare uttrycker:

“I perioder har jag det sämsta jobbet på vår jord, men i det mesta det bästa”

Det framkommer flera gånger under intervjuerna att det som främst gör arbetet roligt är variationen av uppgifter, ingen dag är den andra lik och att det i slutet av en stressig dag kan vara skönt att utföra något enkelt så att de kan få möjlighet att återhämta sig och varva ner. Kontakten med elever kan ha stort värde för deltagarna. Deltagare uppskattar att elever kommer förbi kontoret och småpratar och de upplever ha en fin relation med eleverna vilket ger välbefinnande.

3.2. Arbetsbelastning kontra egna resurser

Kategorin tar upp arbetsbelastning och hur olika faktorer påverkar utförande av olika uppgifter. Kategorin avhandlar också hur deltagarnas uppfattning om sin egen förmåga påverkar välbefinnandet under perioder när arbetsbelastningen är hög.

3.2.1. Arbetsbelastning och möjligheter till fokusering

Deltagarna uppger att det dagligen sker flera avbrott vid utförandet av arbetsuppgifter, detta ser de en naturlig del då de innehar ett serviceyrke, men ibland finns behov av att stänga in sig på sitt kontor för att slutföra en arbetsuppgift. Detta respekteras olika för deltagarna. Det kan finnas möjlighet att gå till ett annat rum eller stänga dörren, men detta respekteras inte alltid och de får besök på kontoret trots att det tydlig framgår att de inte ska störas. En deltagare uttrycker frustration över att inte få arbeta ostört:

“ Ibland kan jag tycka att nej inte nu, jag vill krypa ner under bordet...Nu har jag stängt dörren och de står ändå där och viftar”

Det skapar både stress och irritation hos deltagarna när dörren är stängd och personal ändå står utanför kontoret och vill ha uppmärksamhet. Det kan finnas möjlighet att arbeta hemifrån under perioder med hög belastning, detta för att ostört kunna slutföra en viktig uppgift. Ibland finns inte denna möjlighet men då uttrycks en önskan om att kunna alternera arbetsplats. Avbrotten

kan leda till att det kan ta relativt lång tid innan de återkommer till den uppgift de avbröts ifrån. Deltagarna har olika svårt att hitta tillbaka och de uppger att det kan ta allt ifrån ett par minuter till uppåt en timma eller ibland ännu längre. Avbrotten kan också leda till att de behöver börja om med sin uppgift eller avslutar den felaktigt och måste börja om, det skapas då merjobb om avbrotten framförallt sker frekvent. Det kan dock vara positivt för välbefinnandet att arbeta med många arbetsuppgifter parallellt. Gemensamt är upplevelsen att tiden inte alltid räcker till och det går inte att styra över sin arbetsdag fullt ut. I mångt och mycket uppger de att det exempelvis är inkomna mejl och samtal samt uppgifter som kommer från chef, annan personal eller akuta händelser som styr och då avgör hur arbetsbelastningen blir under en dag. Upplevelsen bland deltagarna är att de är en central funktion i verksamheten och de känner krav på att de ska vara lösningsorienterade i de flesta situationer oavsett belastning.

3.2.2. Deadlines som är hindrande och stödjande

Deltagarna beskriver att det finns för- och nackdelar med deadlines. De anses vara till stor nytta till exempel när läsåret planeras in i ett årshjul, men ibland kommer en deadline snabbt inpå vilket skapar stress hos många av deltagarna. Framförallt om det sker krockar och flera deadlines behöver tas i beaktande samtidigt. Vid dessa tillfällen behöver deltagarna prioritera, antingen själva eller med stöd av chef. Även här finns flera arbetssätt, alla använder till exempel inte årshjul. Användning av årshjul kan vara en strategi för att minska arbetstopparna eftersom det ger en grovplanering över läsåret och övergripande kontroll på viktiga datum.

3.2.3. Hållbar arbetsbelastning över tid

En arbetsbelastning som deltagarna erfar håller över tid är när arbetsuppgifter kan avslutas och att vid hemgång vid arbetsdagens slut så kan de släppa arbetsuppgifterna. Deltagarna beskriver också att hålla jämnt tempo i arbetet och slippa stress underlättar arbetsbelastningen. Vid de tillfällen det går att nyttja sin flextid hjälper det dem att justera arbetstiden på så vis att de jobbar mer under perioder med hög arbetsbelastning och lite kortare dagar när det finns perioder med återhämtning.

Deltagarna uppskattar bredden i arbetsuppgifterna, men det ger många små uppgifter vilket kan leda till hög arbetsbelastning. En strategi som beskrivs är att ligga i framkant för att slippa stresstopparna, de uppger att en god struktur på arbetet är en bidragande faktor till en hållbar arbetsbelastning då det minskar stressiga perioder. Deltagarna uppger att de även arbetar med centralt delegerade uppgifter vilka upplevs som en extra börda och de har svårt att planera in dessa uppgifter i sin ordinarie verksamhet vilket skapar stress. Upplevelsen bland deltagarna är

att det är tråkigt om det är för lite att göra och att det ger stimulans och välbefinnande att ha mycket på sitt bord. Det finns en viss samstämmighet i arbetsbelastningen över tid, en klar majoritet av deltagarna skattar sin arbetsbelastning över tid som god.

3.2.4. Uppfattning om den egna förmågan

Deltagarna ställer mycket höga krav på sig själva och det arbete de utför och det framkommer en stark pliktkänsla gentemot sin enhet. En deltagare berättar:

“Jag är nog väldigt ambitiös och vill göra rätt för mig och det har hängt väldigt tungt på mig”

Dessa egna ställda krav kan leda till svårigheter att prioritera vid arbetstoppar och några uppger att de då arbetar över sin förmåga. Det framkommer att tydliga strukturer och hög grad av förståelse från andra på arbetsplatsen hjälper till att orka dessa perioder. Arbetet uppges ha förändrats över tid med nya system, digitalisering och ser inte detsamma ut idag som förr. Detta påverkar deltagarnas förmåga och uppfattningen om sin egen förmåga. Deltagarna upplever att kraven på att prestera snabbt ökar. En deltagare beskriver hur kraven påverkar synen på sin egen förmåga:

“Jag känner att jag har väldigt mycket semester som jag inte kunnat ta ut. Jag får ut i pengar nu. Det visar ju på någonting. Det visar ju på antingen att jag är långsam och ineffektiv eller att jag tror att det handlar mer om att

jag är väldigt ambitiös och inte vill lämna något därhän.”

Det är viktigt för deltagarna att känna att de är med och bidrar till att leda verksamheten framåt. Deltagarna känner välbefinnande när uppgifter är lösta på “egen hand”, mer självständigt utan stöd eller tilldelning från någon annan.

3.3. Frihet som påverkar återhämtning och vardagen

Kategorin handlar om hur frihet under ansvar påverkar upplevelsen av välbefinnande. Kategorin tar också upp hur vardagen påverkas av den gränslöshet som kan råda i arbetstider samt hur graden av återhämtning påverkar orken under arbetsdagen.

3.3.1. Frihet under ansvar och gränslösa arbetstider

Deltagarna uttrycker att de har ett stort ansvar i att utföra sina tilldelade arbetsuppgifter på ett professionellt sätt. Det finns också ett driv efter att få mer ansvar kring de uppgifter som utförs, att känna sig kompetent kan ge högre grad av välbefinnande. Uttryck som ofta återkommer i intervjuerna är “det är att ge och ta” och “frihet under ansvar”. Genom detta synsätt skapas en tilltro mellan deltagare och övrig personal som ger välbefinnande. Detta visar sig bland annat

genom att deltagarna för att hinna utföra arbetsuppgiften vikarieanskaffning innan skola börjar, startar sin arbetsdag innan sin schemalagd arbetstid. Den flextiden som nyttjas på morgonen är självvald utifrån en ansvarskänsla för verksamheten. Därför uppger de att det är svårt att börja senare på morgonen, vilket beskrivs av en deltagare:

“...det är ju flextid, men det kan ju inte ha på morgonen, det finns ju inte en suck att börja klockan 8”

Det händer att deltagarna inte har möjlighet att nyttja intjänad flextid, antingen på grund av att chef nekar eller att verksamheten inte tillåter det. Det finns en tydlig skillnad mellan de som arbetar hemifrån på kvällar och helger och de som inte gör det alls. Deltagare som arbetar hemifrån på kvällar och helger gör detta i syfte att arbetet dagen efter ska bli mer hanterbart, till exempel vad gäller vikarieanskaffning eller andra deadlines. En deltagare berättar hur det påverkar vardagen:

“...så sitter jag hemma på söndag kväll och jobbar, sms:ar vikarier och den biten. Fördelen är för det första att jag inte är stressad på morgonen…jag

gör det ju frivilligt utanför… för det gör ju för att må bra i mitt arbete”

Deltagare som inte arbetar hemifrån har vanligen gjort detta tidigare, men har inte kunnat hantera det vilket har skapat en för dem ohållbar situation. Då har att sätta en tydlig gräns mellan arbete och fritid har blivit en viktig strategi för en fungerande livssituation.

3.3.2. Möjlighet till återhämtning

Under arbetsdagen kan det vara viktigt för deltagarna att ta en rast på förmiddagen och ibland en på eftermiddagen, detta för att få släppa arbetet och ha social samvaro. Det förekommer att rasten används till att avhandla jobbrelaterade frågor eftersom många i personalen samlas dessa tider, vilket en deltagare berättar om:

“...man blir kvar i fikarummet en halvtimma ibland. För det händer ju, men jag hävdar det att i fikarummet där löser jag jättemycket problem.”

Lunchen är däremot en tid när de flesta deltagarna inte vill diskutera arbete eller svara på frågor, om det inte är akut. Några av deltagarna väljer att äta sin lunch på annan plats eller gå en promenad så att de får möjlighet återhämta sig under arbetsdagen. Tid för återhämtning kan påverkas negativt av att deltagarna ibland jobbar hemifrån på kvällar och helger med att till exempel ringa in vikarier. Det är också möjligt för deltagarna att ha jobbmejl i sin privata mobil eller ta med sig jobbmobilen hem. Då flera är ensamma i sin profession blir det ibland svårigheter att få ledigt kortare perioder. Det förekommer en föreställning om att inte ta semester under läsåret eftersom det blir så mycket arbete att ta igen när de kommer tillbaka, det

vill säga att det skapar stress att ta semester. I de fall den stressen inte förekommer får de vanligen beviljat kortare ledighet när de önskar. Deltagarna uppger att det kan finnas svårigheter att ta mer än fyra veckors sammanhängande semester på grund av hög arbetsbelastning före och efter semestern. Sommarsemestern kan också påverkas av en jourbemanning då några skoladministratörer arbetar centralt och hanterar skolrelaterade frågor. Hur det påverkar välbefinnandet berättar en deltagare om:

“...[Vid sommarbemanningen] har det varit olikt att skolsköterskan kan åka hem, de behöver inte vara på plats. Det gör stor skillnad och det retar en,

det gör att man blir negativ till det och det känns inte bra. Vi blir kommunens lilla piga...”

3.4. Yttre förutsättningar i förhållande till arbetets krav

Kategorin avhandlar hur den fysiska arbetsmiljön påverkar välbefinnandet samt den digitala utrustningens påverkan. Kategorin behandlar även synen på kompetensutveckling och hur organiserad kompetensutveckling ersätts av kollegialt lärande.

3.4.1. Fysisk arbetsmiljö

Rummet och placeringen i förhållande till andra professioner är viktig enligt deltagarna. De uppger att det finns fördelar att vara placerad nära cheferna då det sker samarbete kring olika arbetsuppgifter. Finns chef på en annan enhet finns det strukturer för regelbundna möten. Egna kontor skapar välbefinnande för deltagarna, det finns tillgång till ergonomisk stol och höj- och sänkbart bord, de är nöjda med hur det ser ut i rummet och kan inreda det själva för att skapa en för dem trivsam miljö. En deltagare uttrycker:

“Jag har bra utrymmen med skrivbord, jag flyttade på min arbetsposition, när de andra kom in kollade bakom ryggen på mig och det har jag ändrat

nu så nu är det harmoni”.

Dessa förutsättningar är viktiga för att de ska känna välbefinnande med sin fysiska arbetsmiljö. Den fysiska arbetsmiljön påverkar generellt deltagarnas välbefinnande i positiv bemärkelse. Placering nära ofta använd utrustning, som till exempel skrivare, ses också som en viktig del i välbefinnandet.

3.4.2. Fungerande utrustning

Deltagarna är överens om att fungerande utrustning är en förutsättning för att arbetet ska fungera. De upplever att det finns god tillgång till den utrustning de behöver och att den vanligen fungerar felfritt. En faktor för välbefinnande är ett fungerande nätverk, vilket ibland kan sluta fungera eller fungera sämre. Detta saktar ner arbetsprocessen vilket kan skapa stress

hos deltagarna. Deltagarna arbetar i många olika digitala system och för att de ska kunna genomföra arbete effektivt krävs att systemen fungerar och att det finns en fungerande supportfunktion. Det finns en efterfrågan efter att ha uppdaterade manualer då detta kan underlätta i arbetet och göra att arbetsuppgifter utförs mer effektivt. Den generella upplevelsen är att kommunens support är en stor tillgång, men att det har varit svårt att få hjälp under en period när det varit låg bemanning. Ibland kvarstår problemen trots insats från support vilket skapar en frustration och är tidskrävande. Deltagarna uppger att det vid implementering av nya system har funnits problem med funktionalitet som skapat mycket stress inledningsvis. När de digitala systemen fungerar som de ska och deltagarna har lärt sig funktionerna upplevs de vara en stor tillgång för utförande av olika arbetsuppgifter.

3.4.3. Kompetensutveckling

Kompetensutveckling anses vara en viktig del, men efterfrågas ändå inte alltid av deltagarna själva med hänvisning till att de inte hinner eller att kurserna är för dyra. Den kompetensutveckling som erbjuds från arbetsgivaren idag är inom de olika digitala systemen. Några utbildningar upplevs ha varit av sämre kvalitet vilket påverkar välbefinnandet negativt då kunskap om de digitala systemen är viktigt för utförande av arbete. Varje vecka ses administratörer från olika skolor på workshops vilket ger kompetensutveckling. Dessa tillfällen ger chans till att få breddad kompetens inom de digitala system som används, här sker ett kollegialt lärande då de som närvarar lär och undervisar varandra. Workshops beskrivs av en deltagare som ett lärtillfälle:

“Administratörer som ses på workshop, det där då vi träffas, det är något som våra chefer tycker är viktigt att vi har”.

Möjligheten till att träffas på detta sätt styrs av chefer som godkänner att administratören deltar. Det finns en upplevelse av orättvisa då andra yrkesverksamma i större utsträckning får ta del av riktad kompetensutveckling. Ett fåtal gånger har dagar med fokus på administratörer anordnas i kommunen, det upplevdes som positivt, socialt och roligt. Känslan som beskrivs är dock att det var mer teambuilding än att det gav högre kompetens. Något som beskrivs som positivt är de många vardagliga utmaningar som blir kompetensutveckling.

4. Diskussion

4.1. Resultatdiskussion

Resultatet gav en fördjupad bild genom att presentera bred och komplex bild av hur de olika arbetsmiljöfaktorerna påverkar välbefinnande på arbetet, vilket framträdde under intervjuerna.

Deltagarna har frihet att utföra arbetsuppgifterna och tar ansvar för att de utförs. Deltagarna ser ett stort värde i sitt arbete och uppger sig trivas i funktionen som “spindeln i nätet” där de samverkar med bland andra all personal på skolan, elever, vårdnadshavare och centrala funktioner. Det framkommer även att digitala verktyg har stor inverkan på välbefinnandet då dessa har inverkan på arbetsstrukturer, vart arbete utförs och stressnivå hos deltagarna. Socialstyrelsen (2020); Sveriges Kommuner och Regioner (2019); Vingård (2015); Taylor (2020); Erlandsson och Persson (2014); Townsend och Polatajko (2007) visar att personens egna resurser och förväntningar påverkar utförande av uppgifter och därmed upplevelsen av välbefinnande.

Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160) visar på arbetsgivarens ansvar för en god arbetsmiljö. Friskfaktorer är element i arbetsmiljön som främjar hälsa och välbefinnande. Dessa faktorer kan motverka negativa aspekter som kan förekomma på en arbetsplats. Några faktorer som påverkar positivt på arbetsplatsen är det goda ledarskapet och belöning (Vingård, 2015; Lindberg & Vingård, 2012). Det framkommer från deltagarna att ledarskapet fyller en viktig funktion för upplevelsen av välbefinnande på arbetsplatsen. De som beskriver en närvarande och kommunikativ chef uppger tillfredsställelse med sin arbetssituation i stort. Ledarskapet har tydlig inverkan, både positiv och negativ, på arbetstagarens välmående (Lohela et al., 2009; Schmidt et al., 2014). Deltagarna beskriver att en frånvarande eller kontrollerande chef påverkar välbefinnandet negativt genom att arbetsuppgiften tar längre tid att genomföra och de känner osäkerhet i utförandet. Detta överensstämmer med Blustein, 1988; Westerlund et al., 2010 som beskriver att en kontrollerande chef som övervakar sin anställda orsakar minskat välbefinnande. Vahtera, Kivimäki, Pentti, och Theorell (2000) beskriver hur ett bra ledarskap kan motverka negativ psykosocial påverkan på välbefinnande. Resultatet visar att även om inte alla upplever uppskattning och stöd av sin chef i den utsträckning de skulle önska, framkommer detta ändå som en mycket viktig faktor för att känna välbefinnande på arbetet. Vidare beskriver SBU (2014) att en arbetstagare som inte upplever stöd av sin chef löper högre risk att utveckla ohälsa. Detsamma gäller om en person upplever en för liten belöning i förhållande till arbetsinsatsen. de Jonge, Bosma, Peter och Siegrist (2000) beskriver hur obalans mellan belöning och arbetsinsats kan ha negativ påverkan på välbefinnandet och personen kan utveckla stressrelaterad ohälsa.

Deltagarna upplever att de är en viktig del i verksamheten och utför ett värdefullt arbete som påverkar många. Vidare beskriver deltagarna ett arbete som har högt tempo och många pågående arbetsuppgifter samtidigt, vilket kräver kontroll och överblick över verksamheten.

Antonovsky (2005) beskriver känsla av sammanhang [KASAM] som förmåga att hantera olika situationer i livet och består av komponenterna begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet. Om det uppstår obalans mellan komponenterna kan personen uppleva stress (Antonovsky, 2005). Personer med hög KASAM har färre stressrelaterade symtom kopplade till arbetet än de med låg KASAM (Albertsen, Nielsen och Borg, 2001). Det framkommer i studien att det är viktigt för deltagarna med variation i arbetsuppgifterna och de ser värdet av och helheten i sitt uppdrag. Vroom (1994); Lohela-Karlsson (2010); de Moura et al. (2009) visar att anställda som ser ett värde i utförande av arbetsuppgifter presterar bättre och har högre välbefinnande. En anledning till upplevelse av stress kopplat till arbete är att vissa grupper kan känna sig undervärderade, det blir ett utanförskap (Cassidy, 2003). Resultatet visar att ibland kan deltagarna sakna förståelse från andra för sin arbetssituation som de beskriver som mycket krävande emellanåt. De får ta emot andras frustration utan möjlighet att få reflektera kring det. Resultatet visar även att mycket av de arbete de gör inte syns vilket kan skapa frustration och en känsla av otacksamhet. Deltagarna har inte alltid en tydlig bild av vem eller vilka som är ens närmaste kollega. Detta skiljer sig mot de som är flera administratörer på enheten. De deltagare som är två i samma funktion beskriver en trygghet och hur det påverkar välbefinnandet i positivt riktning. Wheelan (2017) beskriver vikten av att ingå i en väl fungerande grupp eller team. Detta ökar effektiviteten och välmåendet genom gemensamma mål och det finns en naturlig tillhörighet.

Stress kan även vara en källa till välmående då det kan öka fokusering på arbetsuppgiften (Stressforskningsinstitutet, 2015; Risberg, Risberg & Risberg, 2016). Perioder av hög stress måste däremot följas av period med återhämtning, om detta inte sker finns det stor risk att personen drabbas av ihållande trötthet som i sin tur kan leda till utbrändhet (Stressforskningsinstitutet, 2015; Aronsson, 2018; Risberg et al., 2016). Resultatet visar att för många av deltagarna är det ojämn arbetsbelastning över året vilket kan påverka planeringen av arbetet. Vissa uppger att de i perioder arbetar över sin förmåga och att detta påverkar välbefinnandet negativt. Deltagarna fick skatta sin arbetsbelastning över tid och uppger generellt att de anser att belastningen ligger på en acceptabel nivå då det efter en period av hög arbetsbelastning vanligen följer möjlighet till återhämtning. Bridger och Brasher (2002) belyser att kognitiva arbetskrav påverkar välbefinnandet och efter perioder med kognitivt krävande uppgifter behövs en periods vila. Resultatet visar att deadlines påverkar arbetet i hög utsträckning. Deltagarna upplever stress när det uppstår flera deadlines samtidigt, men det finns de som har tydliga strategier för att försöka motverka denna typ av krockar. Gunnarsson et al.

(2016) och Håkansson och Ahlborg (2010) visar att ohälsa kan uppstå om arbetsbelastning och personliga resurser inte samverkar under en längre tid.

Avbrott vid utförande av arbetsuppgifter gör att personer hittar nya strategier och ändrar arbetsrytm. Det tar också längre tid att utföra en uppgift, men det beror på att det tar tid att återkomma till uppgiften vilket kan kompenseras vid högre arbetstempo och mer stress. Kvaliteten på utförandet blir lidande (Mark, Gudith och Klocke, 2008). Resultatet visar att deltagarna utsätts för frekventa avbrott under arbetsdagen och att detta skapar stress hos flertalet och de uppger att det också leder till merarbete. De kan därför inte planera sina arbetsdagar då de är styrda av yttre faktorer som till exempel inkommande mejl, akuta händelser och delegering från chef. En kontorsarbetare avbryts av yttre faktorer eller byte av arbetsuppgift var 10:e minut (Lagerwall, 2016). Denna typ av avbrott påverkar vanligen välbefinnandet och effektiviteten negativt (Pachler et al., 2018). Det framkommer att deltagare som har strategier som till exempel att arbeta hemifrån vid hög arbetsbelastning, eller där en stängd dörr accepteras upplever mindre stress och därmed högre välbefinnande. Pachler et al. (2018) beskriver vidare att personer med hög kapacitet att arbeta med parallella processer också klarar att hantera avbrott på ett bättre sätt. Gulliksen, Lantz och Walldius (2015) beskriver kognitiv arbetsmiljö och hur det krävs koncentration för att föra över information från arbetsminne till långtidsminne. Deltagarna beskriver hur det sker ständiga avbrott under arbetsdagen och att det ger upphov till ökad arbetsbelastning då de ofta behöver börja om från början. Erlandsson och Persson (2014) visar att avbrutna aktiviteter ofta tappas bort och därför inte slutförs. Frekventa avbrott ger därför upphov till lägre grad av upplevt välbefinnande.

Cassidy (2003) beskriver värdet i att själv uppleva kontroll och inflytande över sin arbetssituation. En person med starkt inre kontroll-lokus ser sig som en aktiv deltagare som har stort inflytande över sin arbetsmiljö. I resultatet framkommer att deltagarna själva anser att de har stort inflytande över sin arbetssituation, när och på vilket sätt arbetsuppgifterna ska utföras vilket påverkar välbefinnandet positivt. Svartengren et al. (2013) beskriver hur upplevelsen av delaktighet och inflytande påverkar välbefinnandet positivt.

Upplevelsen bland deltagarna är att det är positivt att ha mycket att göra under arbetsdagen, deltagarna upplever stimulans i utmanande arbetsuppgifter och de ställer höga krav på sig själv och sitt utförande. I resultatet framkommer att det finns en önskan att få mer ansvarsfulla uppgifter då ett ökat ansvar ger ökat välbefinnande. Taylor (2020) beskriver att människor som känner tilltro till sin egen förmåga och kapacitet har en drivkraft att påverka sin omgivning och

nå uppställda mål i högre utsträckning. Upplever personen en oförmåga att kontrollera situationen kan det istället resultera i en känsla av maktlöshet. Även de Wit et al. (2018) beskriver att upplevelsen av kontroll har positiv inverkan på välbefinnandet.

Återhämtning på arbetsplatsen är centralt för att klara av dagen och ska ske i ostörd miljö på arbetsplatsen. Det behövs tillfällen till pauser under arbetets gång för att orka prestera under hela arbetsdagen (Gunnarsson et al., 2016). Resultatet visar att det stärker välbefinnandet att få möjlighet till återhämtning på arbetet för att orka med och hålla fokus hela arbetsdagen. Det framkommer olika strategier hur återhämtningen fungerar bäst, några lämnar arbetsplatsen för att få vara ostörda andra ser social aktivitet som återhämtning. Erlandsson och Persson (2014) tar upp vikten att skapa struktur för att ta paus under dagen. Det finns även ett självbelönande värde i att för en stund kunna komma ifrån. Resultatet visar att sammanhållen återhämtning under sommarsemestern är viktigt. För att kunna nyttja hela sin semester väljer flera deltagare att till exempel korta ner arbetsveckan innan. Taylor (2020) beskriver viljekraften och vikten av värderingar som viktiga för motivation.

Det behövs tydliga överenskommelser kring övertidsarbete och uppföljningar kring arbetsbelastning (Aronsson, 2018). Det förekommer att deltagarna arbetar kvällar och helger i syfte att minska arbetsbelastningen dagen därpå. Detta gäller inte alla och det framkommer olika strategier från deltagarna; de som aldrig jobbar övertid kvällar och helger samt de som gör det mer eller mindre regelbundet. Erlandsson och Persson (2014) beskriver hur kraven har ökat på en effektivare tidsanvändning i livet, vilket även påverkar arbetslivet. Detta leder till en utmaning för personer i dagens samhället att sätta gräns mellan arbete och fritid (Wadsworth & Facer, 2016). Hur nöjd en person är med aktivitetsbalans i livet kan påverka upplevelsen av välbefinnande på arbetet (Scanlan, Meredit & Poulsen, 2013). Meningsfulla aktiviteter och aktivitetsbalans möjliggör välbefinnande i livet i stort (Håkansson, Lissner, Björkelund & Sonn, 2009)

Den fysiska arbetsmiljön har inverkan på välbefinnandet hos en arbetstagare. Detta påverkar i sin tur utförandet av arbetsuppgifter (Lamb & Kwok, 2016). Studien visar att den fysiska arbetsmiljön påverkar deltagarna positivt, de har den utrustning de behöver, till exempel höj- och sänkbara skrivbord och ergonomiska kontorsstolar. De har vanligen möjlighet att påverka sin kontorsmiljö genom att själva få inreda och på så sätt skapa en trivsam miljö. Taylor (2020) beskriver hur den omgivande fysiska miljön kan fungera stödjande eller hindrande vid utförande av arbete och vikten av att omstrukturera och anpassa miljön vid behov. Även i

arbetsplatsens utformning (AFS 2009:2) beskrivs vikten av en god fysisk miljö som är omsorgsfullt planerad.

Digital arbetsmiljö är ett samspel mellan digitala verktyg, ergonomiska faktorer och arbetstagaren vid utförande av arbete. Den digitala kompetensen är hur väl förtrogen arbetstagaren är med de digitala verktygen och hur det påverkar arbetslivet (Gulliksen et al., 2015). Det framkommer i studien att digitala verktyg är stödjande eller hindrande i olika moment. Alla intervjuade är helt beroende av att utrustningen fungerar, sker det avbrott så förändras hela arbetsdagen vilket skapar stress och frustration hos många. Generellt är de intervjuade nöjda med de digitala systemen och anser att de oftast fungerar tillfredsställande. Gulliksen et al. (2015) beskriver vidare hur kontrollförlust, känslan av osäkerhet och avbrott är vanliga stressorer vid arbete med IT-system.

Resultatet visar att kompetensutvecklingen brister i flera delar, dels på grund av utbildningarnas innehåll och dels på grund av att deltagarna inte upplever sig hinna reflektera över kompetensbehovet. Det sker ett samarbete som mynnar ut i ett kollegialt lärande. Deltagarna upplever att det ger välbefinnande både för den som lär ut och den som lär. Risberg et al. (2016) beskriver att ju fler gånger en uppgift utförs desto effektivare utförs den vilket också påverkar förmågan att prestera. Korp (2017) tar upp hur empowerment står för att bibehålla makten över sitt eget liv. Det vill säga att en person kan stärkas att själv kunna fatta välgrundade beslut som rör ens egen situation.

4.2. Metoddiskussion

Studien genomfördes som en kvalitativ intervjustudie. Enligt Lundman och Hällgren-Graneheim (2012) möjliggör den kvalitativa ansatsen en beskrivning av människors erfarenheter och upplevelser. Även Kvale och Brinkman (2014) beskriver hur den kvalitativa ansatsen försöker skapa en förståelse för en persons subjektiva upplevelse. Detta sammantaget medförde att författarna valde att genomföra kvalitativ intervjustudie då det var subjektiva erfarenheter och upplevelser som undersöktes. Valet av denna metod har resulterat i ett brett spektra av upplevelser och erfarenheter kring faktorer som påverkar välbefinnande på en arbetsplats. Urvalet var subjektivt och alla deltagare matchade inklusionskriterierna. Olsson och Sörensson (2011) beskriver att risken med subjektiv urval kan vara att resultatet blir ensidigt och därför inte generaliserbart. Då studiens deltagare arbetar inom samma kommun kan det göra att den kultur som råder kan avspeglar sig i resultatet. Det genomfördes semistrukturerade intervjuer utifrån en intervjuguide som var framtagen av författarna utifrån

bedömningsinstrumentet WEIS-S. Olsson och Sörensen (2011) beskriver vidare hur intervjusituationen är en dialog och att det är viktigt att ett samarbetsvilligt klimat skapas. Därför har intervjuerna genomförts av båda författarna, men enskilt och med lika många deltagare var. Fördelen var att det gav möjlighet att skapa en trygg miljö så att deltagaren inte känner sig i underläge. Nackdelen kan vara att det finns en risk att deltagarnas svar tolkas olika och det blir annorlunda följdfrågor beroende vem som intervjuar. Två av intervjuerna genomfördes via digitalt mötesrum med kamera, vilket innebär att intervjuarens upplevelse av miljön tas bort, men i gengäld hamnar personens egen berättelse i fokus. En risk i den specifika situationen är också om personen som intervjuas inte är van användare av digitala verktyg, men detta var en faktor som inte bedöms ha påverkat. Valet av tidpunkt på året kan ha påverkat resultatet, intervjuerna genomfördes under en period med relativt låg arbetsbelastning. Svaren kan också ha påverkats av händelser tidigare under dagen. Frågeguiden innehöll frågor som svarade mot syftet att undersöka erfarenheter och upplevelser av hur arbetsmiljöfaktorer påverkar välbefinnande på arbetet. Det insamlade materialet var mer omfattande än vad författarna förutsett och författarna hade kunnat minska antal frågor i intervjuguiden och ändå fått fram samma resultat. Omfattning medförde svårigheter att kondensera fram väl avgränsade kategorier inom ramen för studien.

Tillförlitligheten kan påverkas av sanningshalten i resultatet samt om forskarnas förförståelse har haft påverkan (Lundman & Hällgren-Graneheim, 2012). Tillförlitligheten i studien kan också ha påverkats av att deltagarna inte berättar helheten kring sin upplevelse av arbetsmiljöns påverkan med rädsla att kunna identifieras i studien. Viss förförståelse finns då båda författarna har arbetat som skoladministratörer och för att undvika påverkan i analysarbetet har båda författarna genomfört enskilda intervjuer och sedan tillsammans reflekterat kring och analyserat alla moment. För att undvika påverkan i intervjusituationen har intervjuguiden varit en viktig faktor och som även möjliggjort att alla deltagare fått samma grundfrågor. Delaktighet enligt Lundman och Hällgren-Graneheim (2012) innebär att forskaren är medskapare till texten. På detta sätt kan studien inte ses som oberoende av författarna, dels utifrån att intervjun styrs av intervjuguiden och följdfrågor och dels utifrån viss förförståelse. Lundman och Hällgren-Graneheim (2012) beskriver vidare kring en studies giltighet då det som är representativt beskrivet har bäring på syftet. För denna studies giltighet har ett resultat som har bäring på syftet presenterats samt att resultatet har förstärkts med flera citat. Vad gäller överförbarhet definierar Lundman och Hällgren-Graneheim (2012) begreppet som i vilken utsträckning det går att applicera resultatet på andra grupper. För att stärka studiens överförbarhet presenteras

och analyseras syfte, deltagare, datainsamling och resultat. Överförbarheten stärks också genom att intervjuerna skedde utifrån en intervjuguide som mäter psykosociala och fysiska arbetsmiljöfaktorers påverkan på välbefinnande på arbetet.

5. Konklusion

Det framkom av denna studie hur olika arbetsmiljöfaktorer påverkar deltagarnas välbefinnande och att de använder olika strategier för att hantera arbetsbelastningen. Vidare visar resultatet att deltagarna påverkas av att arbetsmiljön är i förändring där digitaliseringen möjliggör inflytande och frihet i arbetssätt men skapar möjligheter till gränslöshet vad gäller arbetstid. De digitala systemen förändras över tid vilket kan skapa stress när det leder till ojämn arbetsbelastning bland annat på grund av bristande kompetensutveckling. Den digitala arbetsmiljön och dess system spänner över samtliga traditionella arbetsmiljöfaktorer såsom; psykosociala-, organisatoriska-, fysiska- och fysikaliska faktorer och måste därför medvetet beaktas för att uppnå välbefinnande på arbetet. Studien visar hur relationen person - uppgift - miljö påverkar upplevelsen av välbefinnande på arbetet. Arbetsterapeuten kan synliggöra faktorer som verkar hindrande och stödjande och tydliggöra hur olika uppgifter påverkar hälsa och välbefinnande hos personen och kan då vara ett viktigt bidrag i det förebyggande arbetsmiljöarbetet.

Då det saknas forskning som berör hur skoladministratörers välbefinnande påverkas av olika arbetsmiljöfaktorer finns det för författarna anledning att föreslå vidare forskning kring hur avbrott påverkar effektivitet samt hur digitalisering påverkar välbefinnande på arbetet och återhämtning. Skoladministratören är en central del i skolans organisation och en väl fungerande skola gynnar samhället som helhet.

Tillkännagivanden

Författarna vill rikta ett stort tack till alla deltagare som genom att delta och berätta om sina erfarenheter och upplevelser bidrog till ett gediget material som resulterade i denna studie. Författarna vill även tacka vår handledare Universitetsadjunkt Carina Karlsson som med engagemang och kunskap stöttat och guidat oss genom processen. Slutligen vill författarna rikta ett varmt tack till våra respektive familjer som stöttat genom processen.