KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK
Fastställt av Dokumentansvarig Datum
Kommundirektör Annette Andersson Lönehandläggare Eva Sjöstedt 2017-11-01 1 (18)
Personal - Arbetsmiljö Lön och ersättningar
Självservice - instruktion chef
Självservice - instruktion chef ... 1
Inloggning ... 2
Klicka på rollen chef ... 2
Bevilja poster ... 4
Frånvaro ... 4
Avvikande tjänstgöring (övertid) ... 6
Reseräkningar ... 8
Tillägg och avdrag ... 8
Endagsförrättning ... 8
Flerdygnsförrättning ... 8
Söka fram anställningar ... 9
Mina Anställda ... 11
Konto ... 12
Saldouppgifter ... 13
Bemanning ... 13
Bevilja i vikpool ... 15
Fliken Rapporter & Beslutstöd ... 17
Inrikes reseräkning ... 18
Inloggning
Inloggning via kommunens nätverk sker efter inloggning via länken Självser- vice och Ekonomi på hemsidan Piren
Klicka på rollen chef
Här får du tillgång till information och länkar som kan vara till nytta.
För att lägga upp en prenumeration:
Gå in under flik Beslut och rapportering
Välj Organisation
Markera Enhet och tryck på välj Gå vidare till
Klicka på
Döp den till exempelvis Enhets namn tryck spara.
Du kommer sedan få ett mail när du har poster att bevilja.
Bevilja poster
Välj flik Beslut och Rapportering
Klicka på den understrukna raden poster att åtgärda.
När prenumerationen har kommit igång så finns dessa rader.
Frånvaro
Klicka på personens namn
Viktigt att börja kolla om person som lagt in semesterdagar eller komptimmar har dagar att ta.
Klicka på knappen
När du trycker på simulera knappen så ser du direkt hur många dagar den anställde har kvar.
Bocka i beviljad då blir även tillstyrkt i bockad tryck spara.
Sjuk och tillfällig föräldrapenning och annan ledighet ska du också bevilja. Vid dessa ledigheter så lägger den anställde in sin ledighet så fort man är tillbaka.
Blir det mer än 7 kalenderdagar så är det alltid din lönehandläggare som lägger in hela frånvaron from första sjukdagen samt läkarintygets tom datum.
Viktigt för dig som arbetsledare är att läkarintyg ska visas upp av den anställde.
Du ska även förvara detta på ett säkert ställe.
Detta för att det ska aviseras till Försäkringskassa så att den inte ska dröja för länge innan sjukpenning ska betalas ut samt att vi kan betala ut sjuklön tom dag 14.
Avvikande tjänstgöring (övertid)
I vårt lönesystem är det så enkelt att vid val extratid, kurs konferens eller ordi- narie arbetstid så utvärderas rätt ersättning.
Eftersom det ligger ett schema i alla anställningar så kan rätt övertid utvärderas.
Du behöver aldrig tänka på om det är fyllnad eller något annat.
Extratid ska användas om en anställd blir beordrad att jobba utöver sin arbets tid.
Meddelande ska alltid finns om man har jobbat över.
Det är stor skillnad om det är fyllnadslön enkel, eller kval övertid.
Det är olika omvandlings regler fyllnad ger timme mot timme enkel 1.5 och kval övertid 2 lediga timmar för varje timme.
I allmänhet så finns det två val extratid ledigt eller pengar, kurs konferens tid ellerpengar.
Då får du tänka på att hålla koll på tidplanen där det står vilket som är sista datumet för månaden.
Övertid t.ex. gällande januari ska vara beviljat det datum som gäller för febru- ari.
Om medarbetare är på Kurs, konferens eller möte och inte har arbetstid då.
Meddelande ska alltid finns på vilken kurs eller konferens man har varit.
.
Så här ska det vara rapporterat om den anställde har varit på utbildning eller möte.
Detta val ger fyllnadslön eller fyllnadstid.(se bild förgående sida)
Används då deltidsanställa inte har arbetstid enligt schemat och varit på kurs eller möte(se bild förgående sida)
Om ni beviljar övertid efter stoppdatum säg då till din löneadministratör som sköter lönerna.
I annat fall måste lönekontoret göra en extrautbetalning.
Reseräkningar
Tillägg och avdrag
Här ligger poster som gäller om den anställde har kört med egen bil i tjänsten.
En körjournal ska bifogas så du kan se vad resorna avser.
Den anställde ska skriva totalen inte resa för resa.
Körjournalen finns i verksamhetshandboken. Där står också vilka regler som Gäller.
Endagsförrättning
Du ska vara utanför kommungränsen och vara borta mer än 6 timmar för att få resetillägg och färdtidsersättning.
Flerdygnsförrättning
Du ska vara mer än 5 mil från arbetsplatsen eller hemmet för att ha rätt till traktamente och färdtidsersättning.
Tänk på att du alltid ska fylla i om du har fått måltider och om du ska ha färd- tidsersättning.
Färdtidsersättning för chefer
Chefer i Kalmar kommun som i sin anställning förhandlat bort rätten till övertidsersättning har heller ingen rätt till färdtidsersättning.
Utlandstraktamente söks endast på blankett
Kolla alltid också att det har markerats om lunch middag har ingått.
Dessa räkningar ska alltid skrivas ut och eventuella kvitton ska vara med.
Dessa ska sparas på arbetsplatsen för en eventuell revison.
Viktigt att man fyller i vilka måltider som har ingått.
Söka fram anställningar För att kunna se dina anställda
Här kommer man in med automatik på personen man var sist inne på, ta bort Personnummer först
Tryck på
Välj din orginastion och tryck på sök.
Under resultat kommer alla anställda upp som ligger under den organisation du har sökt på.
Klicka på raden du vill titta på
Mina Anställda
Genom att trycka på de olika flikarna hittar du information om anställningen
Anställningar Anställningsuppgifter
Under denna flik kan man se personens grund uppgifter, Arbetstid, Pensions- uppgifter, Utvärderingsuppgifter, försäkring och verksamhetsbegrepp.
Utvärderingsuppgifter är där man lägger kopplingen till Time Care planering och Pool.
Vid nytt beslut måste lönehandläggare koppla på person för att denne ska komma in i Time Care Planering/Pool
Konto
Här ser du kontosträngen d.v.s. ansvar verksamhet med mera.
Saldouppgifter
I rullningslisten kan du se dina anställda och titta på deras lönespecifikation
Bemanning
På bemanningsöversikten ser du din personal för en viss tidsperiod. Du serä- ven arbetstider övertid turbyten med mera.
Klicka på Inställningar för att få en bra visning
Har du personal som jobbar 5 dagar i veckan så sätter du 5 i stället för 7. Natt- pil för de som jobbar natt.
Bevilja i vikpool
Längst ner på denna bild finns inställningar att göra fyll i en-
ligt nedan och tryck spara
Du kan förenkla när du ska bevilja genom att trycka på inställningar. Med dessa inställningar så kommer vissa rutor att vara förinställda. Markera notering på den högra sidan och tryck på pil som går till vänster.Notering innebär att du på din vikarielista kan se för vem man har vikat för.
Fliken Rapporter & Beslutstöd
Under adresser ser du löneutbetalnings och anhörigadress välj och tryck skapa rapport
Detta val visar om du har tidsbegränsade anställningar och du ser vilka datum vikariaten går ut.
Tryck på skapa rapport så ser du dessa datum.
Valet öppen frånvaro visar vilka som är sjuka just nu, Tryck på skapa rapport.
Inrikes reseräkning
