Syntesrapport
Funktionsupphandling
av järnvägsinfrastruktur
Industriell Miljöteknik, Linköpings UniversitetJuni, 2012
Förord
Denna rapport är resultatet av en treårig studie som fokuserat på “Funktionsupp‐ handling av järnväginfrastruktur”. Den har utförts av Industriell Miljöteknik, Linkö‐ pings universitet och finansierats av Trafikverket (tidigare Banverket). Studien har främst utförts av doktoranden Sofia Lingegård med stöd av handledarna Mattias Lindahl och Niclas Svensson. Under projektets gång har Åsa Markström un‐ der det sista året fungerat som kontaktperson, något som har varit mycket värdefullt. Tack Åsa! Ett varmt tack riktas också till alla de på Trafikverket som aktivt har bidragit med sitt kunnande och sin tid. Vi riktar oss med ett extra starkt tack främst till Per Kvick, Ste‐ fan Engdahl, Lars Roos, Anders Boëthius, Lars‐Erik Johansson, Johan Sundin och Daniel Johansson.
Sammanfattning
Bakgrund till projektet
Vid byggnation och underhåll av infrastruktur för järnväg används stora mängder av olika material, vilket medför stor miljöpåverkan från de tidiga produktionsstegen, till exempel råvaruutvinning. Hittills har Trafikverket inte haft något uttalad livscykel‐ tänkande i sitt arbete med upphandlingar. Trafikverket behöver arbeta med miljö‐ ledning av nya produkter och välja de mest resurssnåla produkterna i ett livscykel‐ perspektiv. En bättre planerad och förebyggande verksamhet för drift och underhåll skulle möjliggöra förlängd livslängd för järnvägsprodukter.
Integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden (till exempel funktions‐ eller resultat‐ orienterade kontrakt) är en affärsmodell som används av allt fler företag. Affärsmo‐ delltypen benämns ofta även som funktionsförsäljning och kan beskrivas som ett livscykelkontrakt med funktionsåtagande. Tidigare forskning har visat att denna typ av affärsmodell, ofta ökar drivkrafterna för förändring och därmed ökad kosteffekti‐ vitet och kvalitet ur ett livscykelperspektiv Det övergripande syftet med det här projektet är att; ta fram metoder, som stödjer Trafikverket, att utveckla sina sätt att utforma upphandlingsspecifikationer.
Mer specifikt så har det undersöks om integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudande kan
förbättra förvaltningen av järnvägsinfrastruktur, och vad skulle i sådant fall en implemente‐ ring innebära för riskfaktorer samt hur kan kontrakten utvärderas ekonomiskt‐ och miljömäs‐ sigt?
Brist på informations- och kunskapsöverföring
Traditionella entreprenadformer har fördelar, till exempel att de är välkänd kon‐ traktsform och att de inblandade vet vad som förväntas av dem. Å andra sidan är kontrakten inte optimala för innovation och utveckling på grund av de detaljerade specifikationerna. Vidare är inlåsning av teknologi och brist på informations och kunskapsöverföring nackdelar med dagens tillvägagångssätt. Livscykeln på anlägg‐ ningen bryts ner i många mindre kontrakt och kontinuitet saknas emellan dem vilket skapar ineffektivitet. Entreprenörerna har inga incitament att dela med sig av kun‐ skap och information under och efter kontraktet vilket gör att ingen kunskapsåterfö‐ ring sker till Trafikverket och de projekteringskonsulter som ska utforma kommande upphandlingar.
Slutsatserna är i linje med de Riksrevisionen har dragit i en rapport om upphand‐ lingar och produktivitet (Riksrevisionen, 2012). I den rapporten framkom det till ex‐ empel att bristande uppföljning av upphandlingarna, som en följd av en dåligt fun‐ gerande erfarenhetsåterföring och otillräcklig konkurrens, var orsaker till att den förväntade produktiviteten uteblivit.
Potential för Integrerade produkt- och tjänsteerbjudanden
Integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden har potential att minska kostnader och miljöpåverkan, till exempel genom förbättrad innovation, resurseffektivitet och in‐ formationsåterkoppling. Även om de ekonomiska fördelarna är den främsta driv‐ kraften för branschen, kan de potentiella miljöfördelarna ses som en positiv bieffekt. Vidare kräver integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudande en förbättrad informa‐ tionsöverföring, något som stimulerar innovation.
Entreprenörerna skulle utgå från ett helhetsperspektiv och kunna påverka hela livs‐ cykeln för anläggningen. De hoppas på att beställare skulle fokusera mindre på det initiala inköpspriset och istället på den totala livscykelkostnaden i förhållande till kvaliteten för den givna lösningen.
Flera utmaningar med integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt har dis‐ kuterats, och de flesta av dem härrör från risk‐ och osäkerhetsaspekter som en följd av långsiktiga kontrakt och avsaknad av erfarenhet för det typen av kalkyler. Andra utmaningar gäller organisatoriska frågor som det faktum att aktörerna ser sig själva som parter med motsatta intressen och att det saknas förtroende dem emellan. Be‐ ställarens konservativa företagskultur gör det svårt att införa nya typer av avtal och förändringar skulle krävas för att ett livscykeltänkt skulle slå rot inom organisatio‐ nen.
Ekonomiska och miljömässiga utvärderingar krävs
Nästa steg i forskningsprojektet är att kvantitativt utvärdera potentiella ekonomiska och miljömässiga förändringar som sker vid implementering av integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden. Med utgångspunkt i den utvecklade modellen kommer sce‐ narier att tas fram för att modullera olika förändringar och dess konsekvenser. Den ekonomiska utvärderingen görs med hjälp av beräkning av livscykelkostnad medan utvärderingen av miljöpåverkan sker med hjälp av livscykelanalys. Tanken är att fastställa vilka faktorer det är som är viktiga i upphandlingarna för att nå effektivitet och produktivitet. Detta är i linje med Riksrevisionen som rekommenderar att fakto‐ rer som påverkar produktiviteten bör analyseras (Riksrevisionen, 2012).
Slutligen kommer verktyg och riktlinjer för hur resultat och slutsatser ska komma till nytta i Trafikverkets upphandlingsprocess att utformas. Detta för att resultatet ska komma till nytta i framtida upphandlingar.
Rekommendationer och åtgärder
Med utgångspunkt i slutsatserna rekommenderas Trafikverket följande åtgärder för att utveckla sina upphandlingsspecifikationer.
Trafikverket bör använda mindre specificerade förfrågningsunderlag, vilket ger mer utrymmer för att utnyttja den erfarenhet och kunskap som finns hos entreprenörerna. Detta kan göras genom att använda mindre detaljerade krav och tydligare användning av och fokus på funktionskrav. Trafikverket behö‐ ver utveckla sin förmåga att formulera tydliga och mätbara funktionskrav, samt att följa upp funktionskrav.
Trafikverket bör involvera entreprenörerna tidigare i kontrakten. Om entre‐ prenörerna medverkar redan i projekteringsfasen finns potential att nå mer utveckling samt få mer användbara lösningar. Entreprenörerna kan till exem‐ pel potentiellt bidra med alternativa lösningsförslag innan allt för mycket lås‐ ningar har hunnit uppkomma i och med projekteringsfasen.
Trafikverket behöver förbättra informations‐ och kunskapsåterföringen mel‐ lan olika entreprenader, för till exempel en viss sträcka, men även mellan olika projekt. En grundsten för detta är att Trafikverket måste förbättra kunskapen och dokumentationen om de egna anläggningars status. Detta skulle kunna ske genom att krav ställs i upphandlingen på att entreprenörerna, som redan idag har mycket av informationen, men saknar incitament för att delge den, kontinuerligt ska dokumentera och rapportera in anläggningarnas status till Trafikverket. Detta skulle lämpligtvis kunna göras genom ett av Trafikverket administrerat, centralt och genomtänkt system, i vilket entreprenörerna kan logga in. Avslutningsvis, Trafikverket behöver utveckla sin förmåga att följa upp projekt och på så sätt ta till vara på lärdomar. Om det finns ett centralt sy‐ stem som kontinuerligt uppdateras så kommer även en del av utvärderingen kunna ske kontinuerligt. Trafikverket bör arbeta med att förbättra relationen mellan beställare och ent‐ reprenörer. Om förtroendet förbättras krävs mindre detaljstyrning vilket leder till mer effektivitet. Trafikverket bör fortsatt undersöka möjligheten för nya mer livscykelperspek‐ tivorienterade entreprenadformer, till exempel integrerade produkt‐ och tjäns‐ teerbjudanden. Detta för att nå ökad resurseffektivitet och ökad innovation. I syfte att bygga upp sin kunskap om i vilka sammanhang olika entreprenadty‐ per lämpar sig bäst, bör de satsa på att genomföra ekonomiska och miljömäs‐ siga utvärderingar och jämförelser av dem. Trafikverket bör se över sina existerande ekonomiska ersättningsmodeller för att bygga in incitament i dem som stimulerar ökad resurseffektivitet.
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1 2 Bakgrund... 3 2.1 Järnvägsinfrastruktur ... 3 2.2 Integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden ... 3 3 Syfte ... 5 4 Metod... 7 4.1 Forskningsstrategi ... 7 4.2 Datainsamlingsmetoder för forskningsfrågorna 1‐3... 8 4.3 Datainsamlingsmetoder för forskningsfrågorna 4‐6... 10 4.4 Forskningsprocessen... 10 5 Resultat... 15 5.1 Dagens upphandlingsformer... 15 5.2 Integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt för järnvägsinfrastruktur... 16 5.3 Fördelar och möjligheter med integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt ... 17 5.4 Utmaningar och risker med integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt för järnvägsinfrastruktur ... 18 5.5 Modell för utvärdering av potentiella ekonomiska och miljömässiga förändringar från integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden ... 21 6 Diskussion... 25 6.1 Teknisk inlåsning och brist på informationsöverföring ... 25 6.2 Utveckla en mer hållbar järnväg ... 25 6.3 Inre motstånd och ny kompetens ... 26 6.4 Förtroende och förbättrad informationsdelning... 26 6.5 Modell för utvärdering av potentiella ekonomiska och miljömässiga förändringar från integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden ... 27 7 Slutsatser & rekommendationer... 29 7.1 Brist på informations‐ och kunskapsöverföring ... 29 7.2 Potential för Integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden ... 29 7.3 Ekonomisk och miljömässig utvärdering krävs ... 30 7.4 Rekommendationer och åtgärder ... 30 8 Referenser ... 33Appendix
Appendix 1: Intervjuguider Appendix 2: Lingegård, S. (2009) PSS for rail and road infrastructure ‐ a literature study. Linköping University – IEI Report Number LIU‐IEI‐R‐‐ 10/0112—SE. Appendix 3: Lingegård, S., Sakao, T. & Lindahl, M., (2012). Integrated Product Service Engineering ‐ Factors Influencing Environmental Performance. In: Cogan B,editor. Systems Engineering ‐ Practice and Theory, ISBN 978‐953‐51‐ 0322‐6, InTech.
Appendix 4: Lingegård S., Lindahl, M., & Svensson, N. (2011) PSS Contracts for Rail
and Road Infrastructure. Paper presented at the Functional Thinking for
Value Creation, Proceedings of the 3rd CIRP International Conference on IPS², Braunschweig.
1 Inledning
Denna rapport är en sammanfattning av den forskning och de publikationer som har genererats under tre år i forskningsprojektet ”Funktionsupphandling av järnvägens infrastruktur”. För mer detaljerad information och bakgrundsfakta till den forskning som redovisas i denna rapport hänvisas läsaren till nedan källor. Dessa innehåller utförliga beskrivningar av tillvägagångssätt och mer omfattande resultat från inter‐ vjuer etc.
Avhandling
Lingegård, S. (2012). Integrated Product Service Offerings for Rail Infrastructure:
potential benefits and challenges. Licentiate thesis, Linköpings universitet. Artiklar presenterade på internationella vetenskapliga konferenser
Lingegård S., Lindahl, M., & Svensson, N. (2011) PSS for Rail and Road Infra‐
structure. Paper presented at the Functional Thinking for Value Creation, Pro‐
ceedings of the 3rd CIRP International Conference on IPS², Braunschweig. Lingegård, S. (2011) PSS Contracts for Rail Infrastructure. The R&D Manage‐
ment Conference June 28th‐30th, Norrköping. Lingegård, S., Lindahl, M., Sundin, E. (2010) Organizational changes in connec‐ tion with Integrated Product Service Offerings. CIRPʹs 2nd IPS² Conference. Lin‐ köping, Sweden, 14‐15 April. Publicerat bokkapitel Lingegård, S., Sakao, T. & Lindahl, M., (2012). Integrated Product Service Engi‐ neering ‐ Factors Influencing Environmental Performance. In: Cogan B, editor. Sys‐ tems Engineering ‐ Practice and Theory, ISBN 978‐953‐51‐0322‐6, InTech. Rapport Lingegård, S. (2009) PSS for rail and road infrastructure ‐ a literature study. Lin‐ köping University – IEI Report Number LIU‐IEI‐R‐‐ 10/0112—SE. Utkast som kommer att skickas till en vetenskaplig tidskrift under 2012 Lingegård S., (2011) Identification of Risks related to Integrated Product Service Of‐ ferings of Rail Infrastructure. Rapport innehåller också data om studier som genomförts nu under våren 2012 men som ännu inte har hunnit publiceras.
Avslutningsvis, under arbetet med projektet har följande avhandling varit till stor nytta för bakgrundsinformation, inte minst under det arbete som bedrivits under
våren 2012 och som ännu inte finns publicerat.
Svensson, N. (2006) Life‐Cycle Considerations for Environmental Management of
the Swedish Railway Infrastructure. Doctorial thesis Doctorial, Linköping Uni‐
2 Bakgrund
I detta kapitel beskrivs kortfattat bakgrunden till det som gjorde att projektet initie‐ rades. Först beskrivs tidigare forskningsresultat kopplat till järnvägsinfrastruktur och därefter forskningsresultat kopplad till integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden.2.1 Järnvägsinfrastruktur
Vid byggnation och underhåll av infrastruktur för järnväg används stora mängder av olika material, vilket medför stor miljöpåverkan från de tidiga produktionsstegen, till exempel råvaruutvinning (Svensson & Eklund, 2007). Hittills har Trafikverket inte haft något uttalad livscykeltänkande i sitt arbete med upphandlingar. I en doktors‐ avhandling av Svensson (2006), vid Linköpings universitet för Trafikverkets räkning fastslogs det att Trafikverket behöver arbeta med miljöledning av nya produkter och välja de mest resurssnåla produkterna i ett livscykelperspektiv. Vidare drog studien slutsatsen att en bättre planerad och förebyggande verksamhet för drift och under‐ håll skulle möjliggöra förlängd livslängd för järnvägsprodukter. Detta skulle också leda till en ökad dematerialisering, se (Dobers & Wolff, 1999).Järnvägsinfrastruktur karakteriseras av låg produktivitetsutveckling, låg motivation för innovationer, låg användning av nya produkter och metoder samt att det lägsta priset ofta är det främsta kriteriet för val av lösning vid upphandling (Nilsson, 2009; Olander et al., 2010). Det behövs förändring och 2003 startades FIA med syftet att skapa ett forum för förändring (FIA, 2011). De utstakade målen var ökad effektivitet, förbättrat samarbete, bättre incitament för utvecklingsinvesteringar och mer effektiv spridning av kunskap genom livscykeltänk och förbättrad resurseffektivitet (FIA, 2011).
2.2 Integrerade produkt- och tjänsteerbjudanden
Integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden (till exempel funktions‐ eller resultat‐ orienterade kontrakt) är en affärsmodell som används av allt fler företag (Kowalkowski, 2008; Kowalkowski et al., 2009; Lingegård, 2009; Öhrwall Rönnbäck et al., 2009). Affärsmodelltypen benämns ofta även som funktionsförsäljning och kan beskrivas som ett livscykelkontrakt med funktionsåtagande.
Tidigare forskning har visat att denna typ av affärsmodell, ofta ökar drivkrafterna för förändring och därmed ökad kosteffektivitet och kvalitet ur ett livscykelperspektiv (Lindahl et al., 2009; Lindahl et al., 2009; Statskontoret, 2009).
I grunden går affärsmodellen ut på att: ”skapa så mycket nytta som möjligt i förhållande till mängden resurser som används.” För att möjliggöra detta krävs ett livscykelperspektivtänkande där hela erbjudandet och dess komponenter (produkter och tjänster) beaktas (Lingegård et al., 2011). För att klara av att göra detta tar leverantörerna oftast över ansvaret för de i erbjudandet ingående produkterna under erbjudandets användningsfas (Lindahl & Ölundh, 2001). Leverantörens ansvarsövertagande medför nya incitament för att mer nog‐ grant ta hänsyn till både ekonomiska och miljömässiga faktorer (Lindahl, 2006; Sundin et al., 2010). Leverantören blir ansvarig för att leverera ett resultat, inte bara till exempel en produkt, vilket därmed ökar incitamenten för att optimera material‐ och energianvändningen (Sakao & Sundin, 2009; Sundin et al., 2010). Det leder även till ökad dematerialisering, se Dobers & Wolff (1999).
Användningsfasen är oftast den fas som är längst i en produkts livscykel och för många produkter också den mest kostsamma, det vill säga i den fasen finns oftast den största förbättringspotentialen (Mont & Tukker, 2006; Tukker & Tischner, 2006). Går det att till exempel undvika underhålls‐ och reservdelsbehov under använd‐ ningsfasen, genom från början bättre konstruerade produkter, samt om använd‐ ningsfasen kan förlängas, finns det mycket pengar att spara. Detta samtidigt som kvaliteten på produkten kan höjas, till exempel kopplat till tillgänglighet och tillför‐ litlighet (Sakao & Lindahl, 2009; Sakao et al., 2010).
För att åstadkomma ovan krävs det att leverantören är ansvarig för designfasen. Det‐ ta eftersom det är där som konstruktionslösningar, prestanda, material, mm fastställs och därmed de mesta av produktens framtida kostnader och miljöpåverkan låses (Lewis & Gertsakis, 2001; Sakao & Lindahl, 2009; Sakao et al., 2010). Detta innebär att det vid integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden sker en del vitala förändringar när det gäller vad som bör prioriteras vid produktutvecklingen och produktionen. Traditionellt tjänar många företag stora pengar på service och underhåll, samt att kunderna efter ett tag kommer tillbaka och vill köpa nya produkter då de gamla slu‐ tat att fungera (Tukker & Tischner, 2006). Vid integrerade produkt‐ och tjänsteerbju‐ danden förändras detta då leverantören står för service och underhåll (Sakao & Lindahl, 2009; Sakao et al., 2010). Helt plötsligt blir service och underhåll en kostnad för leverantören och under den tid som kunden inte har access till produkten så ge‐ nerar den inte heller någon intäkt (Sundin et al., 2009). Leverantören vill inte heller att kunden efter en tid kommer tillbaka och önskar en ny produkt för det blir bara en extra kostnad leverantören. Istället finns det en önskan att kunden ska använda pro‐ dukten så länge som det ekonomiskt intressant för leverantören. Sammanfattningsvis innebär detta att fysiska produkter som används för integrerade produkt‐ och tjäns‐ teerbjudanden bör anpassas för just integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden (Sundin et al., 2009).
3 Syfte
Syftet med projektet är att;
ta fram metoder, som stödjer Trafikverket, att utveckla sina sätt att utforma upphandlingsspecifikationer.
Upphandling av konventionella entreprenörskontrakt för nyinvestering, reinvester‐ ing och underhåll av järnvägen sker oftast genom separata avtal. Genom att gå från dessa separata avtal till avtal som innefattar hela livscykeln, det vill säga först byg‐ gande och sedan även underhåll och drift av järnvägssträckor kan incitamenten öka för ett mer lönsamt och hållbart järnvägssystem. Potentiella vinster för Trafikverket, baserat på tidigare forskning kring integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden, kan sammanfattas med; minskad total kostnad för underhåll, högre tillförlitlighet på grund av starkare incitament för entreprenören att un‐ derhålla i tid, och mer långsiktiga samarbeten med leverantörer. Det övergripande syftet ovan har omformulerats till ett mer konkret syfte för forsk‐ ningsprojektet. I kapitel 2 beskrevs integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudande som en typ av kontrakt som skulle kunna bidra till de förändringar som behövs inom järnvägsindustrin. Forskningsprojektets syfte har därför varit följande:
Kan integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudande förbättra förvaltningen av järnvägsinfrastruktur, och vad skulle i sådant fall en implementering inne‐ bära för riskfaktorer samt hur kan kontrakten utvärderas ekonomiskt‐ och miljömässigt??
Syftet har, för att förtydliga forskningen och dess olika delar, brutits ned i sex forsk‐ ningsfrågor, FF1‐FF6. Under perioden 2009‐2012 har FF1‐FF3 helt besvarats och re‐ sultaten har publicerats i en licentiatavhandling och i vetenskapliga artiklar, se kap 1. Under våren 2012 har FF4 behandlats, men några resultatet från det arbetet har ännu inte publicerats. FF5‐FF6 är kommande steg, med start hösten 2012, och kommer att inkludera kvantitativa utvärderingar. Läs mer om frågeställningarna nedan. FF1: Hur sker upphandlingen av järnvägsinfrastruktur för närvarande? Fokus för den här delen var att genomföra en nulägesanalys över vilka kontrakt som används, hur de olika aktörerna är involverade i kontrakten samt hur aktö‐ rerna ser på dagens upphandlingspraxis.
FF2: Vilka är de potentiella fördelar och utmaningar som beställare och entrepre‐ nörer associerar med livscykelkontrakt för järnvägsinfrastruktur?
Den här frågan undersöker hur ett integrerat produkt‐ och tjänsteerbjudande skulle kunna se ut för järnväg och ett första steg är att utveckla en modell för att illustrera erbjudandet. Det är viktigt att modellen innehåller de övergripande delarna samt indikerar vilken aktör som har ansvar för respektive del samt vil‐ ken aktör som utför arbetet i respektive del. Därefter kan de potentiella förde‐ larna och utmaningarna diskuteras.
FF3: Vilka potentiella riskfaktorer finns vid användning av integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden av järnvägsinfrastruktur? Ett byte av kontraktsmodell innebär förändrade riskfaktorer för de inblandade aktörerna och hur risken hanteras påverkar resultaten, vilket gjorde att just risk fick ett extra fokus i den här studien. FF4: Hur kan potentiella ekonomiska och miljömässiga förändringar från integre‐ rade produkt‐ och tjänsteerbjudanden utvärderas kvantitativt? Fokus för den här delen är att utveckla en modell som visar järnvägsinfrastruk‐ turens olika nivåer för komponent, produkter och system tydligt. Beslut måste också tas om vilka delar som anses vara oföränderliga samt vilka delar som ska var i fokus. Vidare måste det bestämmas på vilken nivå de potentiella föränd‐ ringarna ska diskuteras och utvärderas. Tanken är att i ett nästa steg använda modellen för att bygga scenarier och därmed kunna modullera olika föränd‐ ringar och dess konsekvenser.
FF5: Vilka potentiella ekonomiska och miljömässiga förändringar sker vid im‐ plementering av integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden?
Den här frågan är av kvantitativ natur och syftar till att bygga scenarier med ut‐ gångspunkt från modellen som har tagits fram kopplat till FF4. Scenarierna kommer därefter att användas till att modullera olika förändringar och dess konsekvenser. Den ekonomiska utvärderingen görs med hjälp av beräkning av livscykelkostnad medan den utvärderingen av miljöpåverkan genomförs med hjälp av livscykelanalys. FF6: Hur bör slutsatserna från frågeställningarna FF1‐FF5 implementeras i Trafik‐ verkets verksamhet så att de kan fungera som ett effektivt och aktivt använt stöd vid utformning av upphandlingsspecifikationer? Fokus för den här frågan ligger på att utforma verktyg och riktlinjer för hur re‐ sultat och slutsatser ska komma till nytta i Trafikverkets upphandlingsprocess. Frågor som kommer att beaktas är till exempel hur verktygen och riktlinjerna bör vara utformade för att bli aktivt använda i den löpande verksamheten och hur ska man implementera forskningsresultaten.
4 Metod
I detta kapitel presenteras den övergripande forskningsdesignen, följt av forsknings‐ processen, där en översikt av de metoder som används beskrivs.4.1 Forskningsstrategi
Som tidigare har nämnts är det övergripande syftet med projektet att; “ta fram metoder, som stödjer Trafikverket, att utveckla sina sätt att utfor‐ ma upphandlingsspecifikationer”.Bakgrunden till ovan övergripande syfte är att upphandling av konventionella ent‐ reprenörskontrakt för nyinvestering, reinvestering och underhåll av järnvägen tidi‐ gare oftast har skett genom separata avtal. Genom att gå från dessa separata avtal till avtal som innefattar hela livscykeln, det vill säga först byggande och sedan även un‐ derhåll och drift av järnvägssträckor kan incitamenten öka för ett mer lönsamt och hållbart järnvägssystem. Potentiella vinster för Trafikverket kan sammanfattas med; minskad total kostnad för underhåll, högre tillförlitlighet på grund av starkare inci‐ tament för entreprenören att underhålla i tid och mer långsiktiga samarbeten med leverantörer
Denna, studies övergripande frågeställning;
“Kan integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden förbättra förvaltningen av järnvägsinfrastrukturen och vad skulle i sådant fall en implementering innebära för riskfaktorer samt hur kan kontrakten utvärderas ekonomiskt‐ och miljömässigt?
är av en explorativ karaktär. En explorativ inriktning används för att ge grund‐ läggande kunskap och förståelse om ett område och för att ge vägledning för att på ett bra sätt kunna begränsa forskningen (Lekvall & Wahlbin, 2001; Yin, 2009). Forsk‐ ningen har varit tvungen att vara av explorativ karaktär. Detta då det inte tidigare har gjorts så många forskningsstudier som berör integrerade produkt‐ och tjänsteer‐ bjudanden av järnvägsinfrastruktur och det har därför inte funnits så mycket att bygga vidare. Grunden har till stor del byggts från noll, men med hjälp av byggste‐ nar från andra områden där integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden redan idag är vanligt förekommande och lyckosamma. Detta grundläggande arbete är samtidigt nödvändigt för att framöver kunna uppnå projektets övergripande syfte, “ta fram metoder, som stödjer Trafikverket, att utveckla sina sätt att utforma upphandlingsspecifikationer”. Utan en grundläggande förståelse om till
exempel den nuvarande situationen och terminologin som används är det svårt att undersöka något och ändå mer att lyckosamt implementera något nytt, som integre‐ rade produkt‐ och tjänsteerbjudanden innebär. Erfarenheten från tidigare studier kring integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden har visat på att personerna som arbetar med denna nya typ av erbjudanden genomgår en rejäl tankesättförändring. För att kunna genomföra denna krävs bland annat förståelse för nuvarande begrepp i relation till den förändring som önskas – det vill säga hur bör upphandlingsspecifi‐ kationerna utformas och hur når man fram till dessa. Resultaten kommer följaktligen att vara värdefulla för den vidare forskningen inom projektet.
4.2 Datainsamlingsmetoder för forskningsfrågorna 1-3
För att få en bättre överblick så bröts syftet ned i ett antal mer detaljerade frågeställ‐ ningar. Dessa frågeställningar har besvarats med hjälp av både primär datainsam‐ ling, där data samlas in från den ursprungliga källan, och sekundär datainsamling, där till exempel befintlig statistik och rapporter ingår (Lekvall & Wahlbin, 2001): Primärdata – t ex intervjuer, fokusgruppsworkshops, enkäter och litteratur‐ studier av skriftligt material från Trafikverket.
Sekundärdata – t ex omfattande litteraturstudier.
4.2.1 FF1 – Hur sker upphandlingen av järnvägsinfrastruktur för närvarande?
Syftet med FF1 är att få en beskrivning och en förklaring av den nuvarande situatio‐ nen i järnvägsinfrastrukturbranschen. Vidare att även få en överblick över tidigare genomförd forskning kopplad till detta. Utifrån FF1 har ännu mer specifika frågor formulerats i syfte att få ett tydligt svar med fokus på hur industrin för närvarande fungerar (jfr Lekvall & Wahlbin (2001)). Informationen är grundläggande för att tyd‐ ligt kunna besvara FF2 och FF3. FF1 har fokus på “hur” infrastrukturen upphandlas, det vill säga en förklarande frå‐ ga och används för att förklara operativa förbindelser (jfr Yin (2009)). Frågan har ock‐ så inslag av en explorativ karaktär, eftersom den används för att rama in följande FF2 och FF3 och ge underlag för dem (se Lekvall & Wahlbin (2001) och Yin (2009)). I samband med formulerandet av FF1 gjordes en litteraturstudie för att underlätta en initial avgränsning av problemet och ge riktlinjer för frågeställningen. Detta är den vanliga proceduren vid kvalitativ forskning (Creswell, 2009). Dessutom har littera‐ turstudier använts under hela projektet för att undersöka eller få fördjupad kunskap om vissa ämnen.
Arlandabananprojektet är det projekt i Sverige som mest av alla liknar ett integrerat produkt‐ och tjänsteerbjudande. Därför gjordes i samband med formulerandet av FF1 även en intervju med en respondent från högsta ledningen på Arlandabanan In‐ frastructure AB. Syftet var att få en övergripande bild av Arlandabananprojektet, till exempel utmaningar, frågeställningar och erfarenheter. Intervjun följde samma förfa‐ rande som för den stora intervjustudien som beskrivs nedan, men på ett mindre strukturerat sätt.
4.2.2 FF2 – Vilka är de potentiella fördelar och utmaningar som beställare och entreprenörer associerar med livscykelkontrakt för
järnvägsinfrastruktur?
FF2 har en mer tydligt undersökande karaktär, eftersom integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt av järnvägsinfrastruktur inte är allmänt förekommande i Sverige och att det även internationellt inte har publicerats så mycket inom området. Frågans fokus är på “Vilka är de potentiella för‐ och nackdelarna?” och “vilka”‐ frågor är i allmänhet explorativa (jfr Yin (2009)). För att samla in den information som behövs för att besvara FF2 gjordes en kvalitativ intervjuundersökning. Denna typ av intervju används för att erhålla en beskrivning av ett fenomen utifrån respon‐ dentens perspektiv (Kvale, 1997). Att välja en intervjustudie som främsta datainsam‐ lingsmetod är lämpligt när området är nytt och kunskapen är låg om ämnet, det vill säga det finns inte tidigare studier att relatera till (Merriam, 1994). Strukturen för en intervju kan variera från öppen, där endast till exempel frågeteman valts ut i förväg, till mycket strukturerade, där intervjun består av helt i förväg defi‐ nierade frågor (Kvale, 1997). Ju mer strukturerad intervjun är, desto lättare är den att analysera, men å andra sidan kan de spontana och oväntade svaren som kommer med en mindre strukturerad intervju förloras som en följd av detta (Kvale, 1997). Öppna intervjuer används när lite är känt om forskningsämnet och forskaren inte har tillräcklig kunskap för att ställa konkreta och relevanta frågor (Merriam, 1994). I det‐ ta fall fanns, tack vara FF1, tillräckligt med bakgrundskunskaper tillgängliga för att bedriva semistrukturerade intervjuer. Semistrukturerade intervjuer används för att hämta viss information från alla respondenter, och styrs av vissa fördefinierad och i ordningsföljd förbestämda övergripande frågor, vilka under intervjun, baserat på re‐ spondentens svar kompletteras med i förväg ej definierade frågor (Merriam, 1994). Detta gjorde intervjuerna mer fokuserade, och det fanns fortfarande utrymme för kompletterande frågor och kortare diskussioner (jfr Kvale (1997)). Vid intervjuer används vanligtvis olika typer av intervjuguider som till exempel an‐ ger intervjuns teman och de viktigaste övergripande frågorna (Kvale, 1997). Kvalite‐ ten på dessa påverkar slutresultatet så mycket tids lades ner på att utforma guiderna och att anpassa dem mot tänkta respondenter, till exempel i fråga om frågerelevans och språkbruk så att respondenterna inte missuppfattar frågorna. Resultatet blev två semistrukturerade intervjuguider, en för köparen och en för leverantörer. Bas för guiderna var litteraturstudien och den ursprungliga klargörande intervjun med Ar‐ landabanan. Intervjuguiderna återfinns i bilaga 1.
Resultaten från intervjuerna validerades med en enkät som skickades ut till alla re‐ spondenterna. En undersökning används normalt för att upptäcka mönster och för att möjliggöra jämförelser, i detta fall var det ett tvärsnitt, där data samlas in vid en punkt i tiden (jfr Creswell (2009) och Merriam (1994)). Inom projektet har resultaten från undersökningen främst använts för att bekräfta att de viktigaste resultaten, som framkom från analysen av intervjuerna, verkligen var de viktigaste delarna. Under‐ sökningen gav även en möjlighet att låta respondenterna rangordna resultatens in‐
bördes betydelse. Respondenterna från Trafikverket respektive respondenterna fick lite olika undersökningar beroende på resultaten från intervjuerna.
Det fanns ett starkt skäl för att inte skicka enkäten till potentiella respondenter som inte hade blivit intervjuade. Skälet var att det snabbt insågs att det skulle behövas en ganska omfattande förklaring i början av enkäterna om respondenten inte redan hade blivit intervjuad och därmed hade kommit in i vokabulären och tankesätten kring integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden. Om inte fanns risken att de sva‐ rande inte förstod vilka typer av erbjudanden som skulle diskuteras och därmed gav missvisande svar.
4.2.3 FF3 – Vilka potentiella riskfaktorer finns vid användning av integrerade produkt- och tjänsteerbjudanden av järnvägsinfrastruktur?
Från både den inledande litteraturstudien och de utförda intervjuerna var det up‐ penbart att risk var en viktig parameter. Risker är därför i fokus för FF3, även om ämnet minskats ned till riskfaktorer, frågetypen som FF3 utgör är fortfarande utfors‐ kande, eftersom riskfaktorerna är okända.
Intervjustudien tillhandahöll data för denna frågeställning, men för att få mer kun‐ skap om ämnet genomfördes en gruppintervju. En gruppintervju är en typ av inter‐ vju som är lämplig för undersökande utredningar, där djupare förståelse för respon‐ dentens perspektiv i ett avgränsat område är önskvärd (Lekvall & Wahlbin, 2001). I gruppintervjuer har intervjuaren mindre kontroll över situationen, och samspelet mellan respondenterna kan lättare resultera i spontana kommentarer (Kvale, 1997). Respondenterna i gruppintervjun, varav alla var ledande befattningshavare från Tra‐ fikverket, valdes så att de representerade olika perspektiv.
4.3 Datainsamlingsmetoder för forskningsfrågorna 4-6
Då arbetat med FF4‐FF6 ännu inte är klart så redovisas i denna rapport inte vilka da‐ tainsamlingsmetoder som används för respektive frågeställning. Det kommer istället att redovisas i en framtida rapport som omfattar hela forskningsprojektet. Det är dock redan nu klart att liknande metoder som använts för FF1‐FF3 kommer att an‐ vändas för FF4‐FF6.
På grund av frågornas karaktär, inte minst FF5 som handlar om ekonomiska och mil‐ jömässiga förändringar som sker vid implementering av integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden, är det redan nu klart att livscykelanalys‐ och livscykelkostnads‐ analysmetodik kommer att användas.
4.4 Forskningsprocessen
Som beskrivits ovan, bestod forskningsprocessen av flera steg och olika metoder för datainsamling. Forskningen har främst en kvalitativ ansats, men vissa inslag av kvantitativa metoder har också använts för att genom triangulering ytterligare fast‐ ställa kvaliteten på resultaten (jfr Merriam (1994)).
Tabell 1 nedan visar vilka metoder som användes för att besvara FF1‐FF3. Ytterligare information om de använda metoderna kan hittas i publicerade artiklar, se kapitel 1. Tabell 1. Forskningsmetoder som används för att besvara FF1‐FF3. X betecknar att data från denna forskningsmetod användes i stor utsträckning för att svara på den aktuella frågeställningen. (X) anger att endast en liten del data från forskningsmetoden användes för att besvara den aktuella frågeställningen.
Frågeställning Litteraturstudier Semistrukturerad intervjustudie Gruppintervju Enkät FF1 X X (X) FF2 (X) X X X FF3 X X 4.4.1 Litteraturstudier
Den huvudsakliga litteraturgenomgången utfördes i den första fasen av projektet. Syftet var att få kunskap om integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandeavtal, eller liknande som redan är realiserade, samt för att samla in information om forskning som utförs inom integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandeområdet. Eftersom mycket lite har gjorts inom området “integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden för järnvägsinfrastruktur”, var det av stort intresse att undersöka andra applika‐ tionsområden, till exempel flyg, för att dra lärdomar från dessa.
Inledningsvis var nyckelorden som användes; infrastructure, long‐term contracts, IPSO contracts, performance contracts, Design‐Build contracts. Sökningen gjordes i databaser och i takt med att relevant litteratur hittades, studerades även deras refe‐ renslistor. 4.4.2 Intervjustudien Intervjustudien utfördes från våren till hösten 2010. Syftet var att ge olika perspektiv och idéer som rör forskningsfrågorna. Intervjuguiderna baserades på resultaten från litteraturstudien och den ursprungliga initiala intervjustudien. Intervjuguiderna validerades innan de används av respon‐ denten från den initiala intervjustudien. De omfattade omkring 40 övergripande frå‐ gor samt nyckelord och ytterligare frågor att ställa om respondenten inte berörde alla områden som var i fokus.
Valet av respondenter gjordes utifrån målet att få en bra bild av järnvägsbranschen och för att få kunskap om både köpare och leverantörers perspektiv och deras inter‐ aktion. Totalt genomfördes 14 intervjuer och respondenterna från Trafikverket be‐ skrivs figur 1. Tabell 2 nedan visar entreprenörrespondenterna och deras position på sina respektive företag.
Figur 1. Till vänster i figuren syns respondenterna från Trafikverkets (STA) tillhörighet och position. Den högra delen av figuren visar Trafikverkets organisation och med respondenternas avdelningar inringade. Tabell 2. Entreprenörrespondenterna och deras position på sina företag. Entreprenör Respondentens position Entreprenör A Regional marknadschef Entreprenör B Marknadschef Entreprenör C Marknadsavdelning, Anbud och beräknings koordinator Entreprenör D Affärsområdeschef, underhåll Entreprenör E Affärsområdeschef, underhåll Entreprenör F Design Konsult, projektledare Entreprenör G Marknadschef Vid intervjuerna, som varade cirka en timme, så användes både telefon och fysiska intervjuer och allt spelades in för att kunna fokusera på respondenterna och dynami‐ ken i intervjun (Kvale, 1997). Principen om konvergens användes för att bestämma när tillräckligt med intervjuer hade utförts, det vill säga när ytterligare intervjuer inte skulle bidra med ny information (jfr Lekvall & Wahlbin (2001)). För att höja tillförlit‐ ligheten på intervjuerna så hade respondenterna möjlighet att läsa igenom resultaten från respektive intervju och ge kommentarer.
Intervjuer med ytterligare respondenter från olika avdelningar inom Trafikverket kunde ha gett mer information, men inte nödvändigtvis ny information.
4.4.3 Enkäten
Som framgått tidigare var syftet med enkäten primärt att validera resultaten från in‐ tervjustudien. Undersökningen skapades med hjälp av det webbaserade enkätverk‐ tyget ”Survey Monkey” och skickas ut till respondenterna i maj 2011. Valet av ett
webbaserat enkätverktyg gjordes av flera anledningar. Dels för att det är enkelt att skicka ut enkäten och att följa upp den och dels för att respondenterna inte kan se kommande frågor förrän de svarat på den aktuella frågan, det vill säga inte blir på‐ verkade av kommande frågor (jfr Lekvall & Wahlbin (2001).
Enkäten bestod av olika typ av frågor, till exempel stängda, öppna och skalfrågor. Den började med slutna frågor, där respondenterna ombads att uppge namn, organi‐ sation och position. Detta innebär att respondenterna inte var anonyma och att det var möjligt att koppla resultaten av undersökningarna med intervjuresultatet. Majo‐ riteten av frågorna var skalfrågor där respondenterna ombads att gradera svaret på en skala från 1‐5, där 1 = starkt emot och 5 = instämmer helt.
De flesta av respondenterna fullföljde undersökningen och resultaten kunde därför analyseras och användas för att validera informationen från intervjuerna. 4.4.4 Gruppintervju Gruppintervjun genomfördes i maj 2011 på ett konferenshotell i Stockholm. Som an‐ ges i forskningsstrategin var syftet att utlösa en diskussion mellan experterna inom Trafikverket. Den inspelade diskussionen varade i fem timmar, men ämnet diskute‐ rades kontinuerligt, även under kaffe‐ och lunchpaus. Totalt var det tre respondenter från intervjustudien som inbjöds att delta, alla från Trafikverket och de representera‐ de viktiga områden inom Trafikverket. Den ena var affärsutvecklare för underhålls‐ kontrakt, den andra var inköpschef för underhållskontrakt och den tredje var chef för investeringsavdelningen. Det faktum att dessa tre respondenterna deltog var ett medvetet beslut, bortsett från att ha kunskap om ämnet, visade de också intresse för ämnet under intervjuerna, samt var frispråkiga och generösa med sina idéer och övertygelser. Vidare, för en gruppintervju är det viktigt att tänka igenom gruppkonstellationen samt att den inte inkludera alltför många respondenter (Lekvall & Wahlbin, 2001). Förutom de tillfrå‐ gade deltog tre från forskargruppen.
5 Resultat
I det här kapitlet presenteras resultatet från och först presenteras dagens upphand‐ lingsformer och aktörernas åsikter kring dem. Därefter introduceras integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden för järnvägsinfrastruktur. Vidare beskrivs potentiel‐ la fördelar och utmaningar som aktörerna identifierar för integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden. Resultatet presenteras översiktligt, men en utförligare version finns i Lingegård (2012) kapitel 6‐8.
5.1 Dagens upphandlingsformer
De kontraktsformer som idag används för att upphandla järnväg, delar in järnvägs‐ infrastrukturens livscykel i flera delar, det vill säga separat kontrakt för byggnation och därefter flera efterföljande separata kontrakt för underhållet. Olika aktörer utför kontrakten vilket innebär att det generellt inte finns någon kontinuitet mellan dem. Även Trafikverkets organisation är uppdelad i två divisioner (Investerings‐ och Tra‐ fikdivisionen) som separat ansvarar för byggnation respektive underhåll.Majoriteten av byggnadskontrakten utförs med utförandeentreprenader där entre‐ prenörerna skickar in anbud baserat på en detaljerad specifikation som Trafikverket tagit fram med hjälp av konsulter och projektörer. Priset är den faktor som idag har den avgörande rollen vid val av anbud. Fördelarna med traditionella kontrakt, främst utförandeentreprenader, är att alla in‐ blandade aktörer känner till modellen och kan beräkna anbud. Trafikverket trycker på att de vet vad de får, eftersom kontraktet är specificerat i detalj. Å andra sidan an‐ ser både respondenterna på Trafikverket och de intervjuade entreprenörerna att det nuvarande sättet att upphandla är resurskrävande och ineffektivt. Ett exempel på detta är att projekteringsfasen inte alltid är optimal, utan problem med designen upptäcks under byggfasen, vilket kostar tid och pengar.
Det finns även en nyare typ av kontrakt, totalentreprenad, som involverar entrepre‐ nören redan i design och projekteringsfasen. Entreprenörerna får därmed möjlighet att påverka hur anläggningen ska byggas. I Sverige används dock inte för närvaran‐ de totalentreprenader in någon stor utsträckning. Dessutom verkar det som att total‐ entreprenaderna ibland liknar utförandeentreprenader och detta eftersom Trafikver‐ ket har gått in och blandat sig i entreprenörernas arbete. Respondenterna menade att detta kan bero på att Trafikverket, av tradition, är teknikorienterat och alltid tidigare har kontrollerat alla tekniska detaljer.
För underhåll används en typ av funktionskontrakt där tanken är att Trafikverket handlar upp en bestämd funktionalitet och entreprenören bestämmer lämplig lös‐ ning för detta. Underhållskontrakten liknar totalentreprenaderna eftersom entrepre‐
nören är ansvarig för delar av den detaljerade designen. Längden på kontrakten är vanligtvis fem år med option på två ytterligare. Flera underhållskontrakt upphandlas under järnvägsinfrastrukturens livscykel och även reinvesteringar behövs kontinuer‐ ligt för att upprätthålla funktionen på anläggningen.
5.2 Integrerade produkt- och tjänsteerbjudandekontrakt för
järnvägsinfrastruktur
Ett integrerat produkt‐ och tjänsteerbjudande för järnväg kan beskrivas som ett livs‐ cykelkontrakt med övergripande funktionsansvar, som inkluderar design, byggna‐ tion och underhåll. Funktionen är satt på en högre nivå än för dagens totalentrepre‐ nader och underhållskontrakt. Trafikverket skulle upphandla en funktion och inte specificera i detalj vilka metoder entreprenören ska använda för att nå resultatet. ”Bygg en järnväg från A till B med kapacitet C och underhåll anläggningen under X antal år. Efter kontraktsperioden ska anläggningen ha Y kapacitet i restvärde”.
Enligt respondenterna skulle den inledande planeringen där järnvägens sträckning bestäms, samt miljöutvärderingar görs, inte ingå i kontraktet. Detta på grund av att den fasen inkluderar inlösen av fastigheter, miljöpåverkansbedömningar etc., som bestämmer ramarna för projektet, vilket är en för stor risk för entreprenörerna att ta. Projekteringen av byggnationen och underhållet av anläggningen skulle däremot ingå i kontraktet. Tidsramen för projektering och byggnation beror på projektets om‐ fattning och underhållsdelen uppskattades av aktörerna till mellan 10‐45 år. Figur 2 visar översiktligt de delar som ingår i kontraktet, samt vilka aktörer som är ansvariga respektive genomförare av respektive fas. Det framgår att entreprenörerna från och med designfasen, det vill säga projekteringen, skulle vara huvudansvariga för an‐ läggningen.
Design Construction
Procurement Planning Operations & Maintenance
STA STA/
Contractor Contractor
STA STA/
Contractor Consultant/Contractor Contractor RESPONSIBLE EXECUTOR Figur 2: Schematisk bild över ett integrerat produkt‐ och tjänsteerbjudande för järnväg. (Lingegård, 2012).
5.3 Fördelar och möjligheter med integrerade produkt- och
tjänsteerbjudandekontrakt
I det här avsnittet redovisas respondenternas åsikter kring de fördelar och möjlighe‐ ter som finns kring integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt. En översikt finns i tabell 3. 5.3.1 Entreprenörernas perspektiv Entreprenörerna anser att, för att få till en utveckling i branschen krävs det att de får utökat ansvar för anläggningarna, vilket därmed ger de möjlighet att använda den kunskap som finns, men som inte används idag då specificerade utförandeentrepre‐ nader används. De påpekar även att de positiva effekterna från ett integrerade pro‐ dukt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt, där ansvaret är utökat, inte kommer över en natt, utan kräver ett mer långsiktigt perspektiv.En respondent bland entreprenörerna hävdade att allt håller i fem år, men om åta‐ gandet var längre skulle de bygga mer noggrant. Det skulle vidare bli mer intressant för entreprenörerna att använda lösningar som sänker underhållskostnaderna, till exempel genom att hitta mer hållbara lösningar som kräver mindre underhåll och service. Vidare ansåg de flesta av entreprenörerna att integrerade produkt‐ och tjäns‐ teerbjudandekontrakt skulle förlänga livslängden på anläggningen.
Rent organisatoriskt så skulle fördelen med integrerade produkt‐ och tjänsteerbju‐ dandekontrakt vara en smidigare övergång mellan bygg‐ och underhållsfaserna, ef‐ tersom kunskapen om anläggningen redan finns i organisationen. Entreprenören skulle få ett helhetsperspektiv och därmed kunna använda sin kunskap optimalt. Vi‐ dare skulle ett långt kontrakt ge möjlighet till långsiktig planering, vilket skulle göra det lättare att investera i till exempel maskiner. Entreprenörerna hoppades slutligen på att integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt kunde leda till att det inte längre är det anbud med det lägsta priset som vinner upphandlingen, utan det med den bästa lösningen. 5.3.2 Trafikverkets perspektiv
Respondenterna från Trafikverket ansåg att integrerade produkt‐ och tjänsteerbju‐ dandekontrakt kan ge mer genomtänkta lösningar, och där man redan i byggfasen tar hänsyn till underhåll. Entreprenörerna tvingas till ett mer holistisk synsätt, utökat livscykeltänkande och de måste beakta hela livscykelkostnaden. Vidare skulle kon‐ trakten leda till en utveckling av branschen eftersom entreprenörerna skulle få kon‐ kurrensfördelar genom att genomföra lösningar för en lägre totalkostnad. Tanken är att det ska löna sig att vara innovativ, vilket skulle bli en drivkraft för hela bran‐ schen. Dock anser respondenterna att den här utvecklingen skulle börja med mindre steg och som successivt ökas. Några respondenter ansåg att entreprenörerna antagli‐ gen skulle styra projektörerna bättre än Trafikverket, vilket skulle spara både tid och kostnad. Trafikverkets respondenter ansåg också att entreprenörerna antagligen
skulle bygga mer hållbart ifall de visst att de även skulle underhålla anläggningen under en längre tid. Den här typen av större kontrakt ansågs kunna minska den inhemska konkurrensen eftersom flera av entreprenörerna skulle vara för små för att delta i en upphandling. Däremot skulle utländska entreprenörer kunna vara intresserade av projekt i den här storleken, vilket därmed skulle kunna öka konkurrensen. Tabell 3: Aktörernas åsikter kring fördelar och möjligheter med integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt för järnvägsinfrastruktur. Trafikverkets åsikter Entreprenörernas åsikter Annorlunda tankesätt hos entreprenö‐ rerna som kan leda till mer hållbara lös‐ ningar. Leder till innovationsutveckling i bran‐ schen. Ger ett helhetsperspektiv över livscy‐ keln för järnvägen. Leder till lägre priser. Lockar utländska entreprenörer. Entreprenörerna skulle styra projekte‐ ringen bättre än Trafikverket. Mer kreativt arbetssätt Ger ett helhetsperspektiv över livscy‐ keln för järnvägen. Leder till lägre totalkostnad. Ger bättre/mer hållbara tekniska lös‐ ningar. Möjlighet att konkurrera i inköp och material. Samordningsvinster vid upphandling.
5.4 Utmaningar och risker med integrerade produkt- och
tjänsteerbjudandekontrakt för järnvägsinfrastruktur
Tabell 4 presenterar de utmaningar som respondenterna identifierade. De kan alla kopplas till de osäkerheter och risker som finns kring integrerade produkt‐ och tjäns‐ teerbjudandekontrakt för järnvägsinfrastruktur. Många av de upplevda utmaningar‐ na och riskerna finns på grund av att branschen idag saknar kunskap och erfarenhet om den här typen av kontrakt.
Utmaningarna kan delas in i tre kategorier relaterade till marknad, kontrakt och or‐ ganisation. Faktorerna kommer att förklaras kortfattat i den här sektionen men en mer omfattande förklaring av faktorerna finns i Lingegård (2012) kapitel 6‐8.
5.4.1 Kontrakt
Bland entreprenörerna fanns det olika uppfattningar om vilka utmaningar och risker som integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt innebär. Vissa ansåg att riskerna ökar medan andra att de minskar. Detta till trots ansågs riskdelningen mel‐ lan beställare och entreprenör, som en av de viktigaste kontraktsfrågorna. Respon‐
denterna från Trafikverket ansåg att den part som har störst möjlighet att påverka risken också ska ta ansvaret för den. Integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekon‐ trakt skulle innebära större risk för entreprenörerna, men vissa av entreprenörerna identifierat även fler möjligheter, och så länge dessa två faktorer var i balans skulle det inte vara ett problem. Entreprenörerna var överens om att risken måste vara kalkylerbar och att entrepre‐ nörerna inte kan stå för all risk. Risk är kopplat till prissättning och Trafikverket var oroade för att kontrakten skulle innebär högre priser, eftersom entreprenörerna kan‐ ske skulle ta betalt för den ökade risken. Det ökade risktagandet måste kompenseras med smartare lösningar. Entreprenörerna ansåg också att priset skulle öka på grund av risktagandet, men att det samtidigt skulle balanseras av konkurrensen. De ansåg även att risk är svårt att prissätta, och att det saknas erfarenhet av riskhantering. Om‐ förhandlingarna under avtalsperioden nämndes som ett sätt att minska osäkerheten. Trafikverket nämnde ett möjligt betalningssätt, ett där entreprenören får en ersätt‐ ning för underhåll, men att den minskar varje gång underhållsarbete utförs.
Tabell 4: Sammanfattning av de faktorer som orsakar osäkerheter och risker för potentiell användning av integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt för
järnvägsinfrastruktur (Lingegård, 2011).
Marknad Kontrakt Organisation
Minskad konkurrens Minskat antal möjliga entre‐ prenörer Marknadens mognad för integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt Störningar i leverantörskedjan Långsiktig överlevnad för entreprenörer och underle‐ verantörer Inlåsning av marknaden Geografiskt område inlåst i kontrakt under längre tid Kontraktsinnehåll Lämpliga projekt Material‐ och reservdelshan‐ tering Kontraktslängd Avvägning mellan avbetal‐ ningstid på investering och risktagande. Osäkerheter Riskdelning Inga tidigare referenser för beräkningar Okunskap Prissättning Fast eller rörligt pris Risk för högre priser Utvärdering Långsiktighet Konkretisera funktionen Trafikverkets kultur Konservativ Uppdelad i två separata di‐ visioner Saknar långsiktigt perspektiv för upphandling Bristande dokumentation Tillit Riskdelning Transparens Kompetens Trafikverkets kunskap att bedöma anbud Entreprenörers kunskap om design och projektledning Längden på ett integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt var en fråga som alla respondenter ansåg viktig. Enligt Trafikverket måste kontrakten vara så pass långa att entreprenörerna tvingas ta konsekvenserna i underhållsfasen för val som
gjorts under projekteringen och konstruktionen. Kontraktslängden kan till exempel bestämmas efter den ekonomiska livslängden på anläggningen eller livslängden för material. Entreprenörerna påpekar att ju längre kontrakten blir desto svårare blir de att beräkna. Andra frågor som togs upp av aktörerna var volymen på kontraktet, gränserna för kontrakten i förhållande till omgivande avtal etc. Entreprenörer beto‐ nade vikten av transparens och gemensamma mål för att integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt ska fungera.
Funktionskraven för kontrakten var en annan faktor som många respondenterna tog upp. Respondenterna nämner svårigheterna med att definiera funktionskrav, samt att bestämma lämpliga sätt att mäta restvärdet av till exempel anläggningen. Entre‐ prenörerna betonade behovet av faktorer som är mätbara och faktorer som entrepre‐ nören kan påverka.
Den sista faktorn angående själva kontrakten som diskuterades, var frågan kring ma‐ terialhanteringen. Om entreprenörerna själva skulle kunna välja material är Trafik‐ verket oroliga för att standardmaterial inte väljs, vilket enligt Trafikverket riskerar att leda till problem vid reservdelshanteringen. Om avtalen å andra sidan var längre än livslängden på materialet, skulle detta inte skapa några problem. Problemet är dock svårigheten att identifiera punkten där det skulle vara mest lönsamt att avsluta ett kontrakt och detta eftersom olika material har olika livslängd.
5.4.2 Marknad
Storleken på kontrakten, geografiskt och i fråga om omfattning och innehåll, är en viktig fråga för entreprenörerna. Kontrakten måste vara tillräckligt stor för att skapa den volym som krävs för investeringar, men å andra sidan kan allt för många stora kontrakt resultera i en låsning av marknaden. Något som skulle kunna riskera att vissa entreprenörer under flera år hamnar utanför marknaden. Detta skulle då kunna minska konkurrensen på en marknad där den redan är låg.
En del entreprenörer skulle inte själv klara av ett integrerat produkt‐ och tjänsteer‐ bjudandekontrakt, istället skulle det eventuellt behövas båda generella entreprenör och järnvägsspecifika entreprenörer. Den senare har den tekniska kompetensen me‐ dan den generella har projektledningserfarenheten. Frågan om vem av entreprenö‐ rerna som skulle bli ansvarig för det integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekon‐ trakt var inte solklar för entreprenörrespondenterna.
Respondenterna ansåg att integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt bara är möjligt för nya investeringar. Argumentet var att reinvesteringar skulle kräva in‐ formation om anläggningarna som idag inte finns dokumenterat på ett bra sätt. Detta skulle resultera i alltför många osäkerheter kring tillståndet för material och kompo‐ nenter.
5.4.3 Organisation
Ovan nämndes att entreprenörer antagligen kan behöva gå samman för att kunna genomföra ett integrerat produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt. Gränssnittet mel‐
lan de två organisationerna när det gäller ansvar etc. identifierades som en svårighet av entreprenörerna.
En annan organisatorisk utmaning är det faktum att entreprenörerna idag inte har egen kompetens inom projektering. Det innebär att till en början skulle samma kon‐ sulter som Trafikverket använder idag, användas även av entreprenörerna, men de skulle styra konsulterna bättre. Entreprenörernas förslag på uppbyggande av egen kompetens, var en kompetensbas internt för att förstå tekniken, alternativt en egen utvecklingsavdelning för att verkligen nå innovativa lösningar.
Den långsiktiga överlevnaden för entreprenörer nämndes också som en utmaning. De tekniska entreprenörerna tror inte att långsiktiga resurser skulle vara ett problem om de hade ansvaret, men det skulle vara en annan historia för de generella entre‐ prenörerna som skulle vara beroende av de tekniska resurserna utanför deras orga‐ nisationer. En annan fråga som nämns av entreprenörer och som rör det långsiktiga perspektivet, var att intresset inom entreprenörernas organisation kan försvinna un‐ der kontraktet. Detta eftersom samma människor inte nödvändigtvis arbetar i orga‐ nisationen under hela perioden. Detta gäller därför att få kontinuitet i de integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakten och att upprätthålla kompetensen inom organisationerna.
Investeringsdivisionen och Trafikdivisionen inom Trafikverket fungerar som två se‐ parata divisioner, med mycket olika sätt att tänka. Integrerade produkt‐ och tjänste‐ erbjudandekontrakt skulle kräva mer samarbete dem emellan, vilket, enligt respon‐ denterna från Trafikverket, inte skulle göras utan friktion. Vidare beskriver de Tra‐ fikverkets organisation som teknikorienterad och konservativ, vilket är ett hinder för förändring. När det gäller kompetensen som krävs tror Trafikverkets respondenter att det mesta redan finns och att den stora utmaningen är att samordna den. Vikten av att förbättra dokumentation betonas dock. Detta behövs särskilt eftersom de per‐ soner som upphandlande ett långt kontrakt inte nödvändigtvis kommer att vara an‐ ställda under hela kontraktstiden. Entreprenörernas syn på Trafikverkets organisation är lik den ovan. Däremot ifråga‐ sätter vissa entreprenörer Trafikverkets kompetens att utvärdera anbud för integre‐ rade produkt‐ och tjänsteerbjudandekontrakt. Vidare tvivlar entreprenörerna på att Trafikverket kan släppa kontrollen och inte lägga sig i detaljer. Det behövs en annan typ av relation mellan Trafikverket och entreprenörerna, en relation som bygger på mer förtroende än den nuvarande.
5.5 Modell för utvärdering av potentiella ekonomiska och
miljömässiga förändringar från integrerade produkt- och
tjänsteerbjudanden
Då arbetet med att ta fram modellen som kopplar till FF4, som skett under våren 2012, fortfarande inte är klar (planeras vara klar i början av hösten 2012), så redovisas resultaten på ett mycket övergripande plan och utan detaljer. Resultatet från FF4 kommer att ligga till grund för FF5 och FF6 och modellen kommer att användas som
bas för att bygga scenarier och därmed kunna modullera olika förändringar och dess konsekvenser. Fokus är att utveckla en generell modell som tydligt visar järnvägsinf‐ rastrukturens olika nivåer för komponent, produkter och system. Figur 3 visar ett ar‐ betsutkast av modellen. Figur 3. Arbetsutkast till modell för utvärdering av potentiella ekonomiska och miljömässiga förändringar från integrerade produkt‐ och tjänsteerbjudanden.
