Systemförvaltningsteori praktiken.

Systemförvaltningsteori i praktiken

Malin Nordström

Conference article

Cite this conference article as:

Nordström, M. Systemförvaltningsteori i praktiken. I: Sundsvall 42 :

dokumentation "ADB i verksamhetens tjänst" 1996, Dataföreningen i Sverige;

1996, pp. 119-122.

The self-archived published version of this conference article is available at

Linköping University Institutional Repository (DiVA):

http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:liu:diva-166565

Copyright: Dataföreningen i Sverige

G I Systemförvaltningsteori

praktiken

Malin Bergvall, DDCAB

Bakgrund och framgångsfaktorer

Under fyra års tid har jag bedrivit forskning om system­ förvaltning. Baserat på den teori jag utvecklat och prak­ tiska erfarenheter har jag, tillsammans med Tommy We­ lander tagit fram en referensmodell för systemförvalt­ ning. När det gäller att lyckas med systemförvaltningen, har det visat sig att ett antal faktorer är viktigare än an­ dra. Vi kallar dem för framgångsfaktorer, och de är sex till antalet: projektifiera systemförvaltningen förvalta informationssystem klargör ansvarsroller skapa affärsmässighet positionera systemförvaltningen bygg rutiner

För att lyckats med förvaltningen måste framgångsfak-torer dessutom vara:

beskrivna förstådda accepterade

Först när framgångsfaktorerna uppfyller ovanstående krav blir de använda. Många modeller och metoder ten­ derar nämligen att bli "hyllvärmare", efterso� kraven har stannat vid att de är beskrivna.

Om man i samband med en förvaltningsutformning sä­ kerställer ovan nämnda framgångsfaktorer, får man en systemförvaltning som karaktäriseras av hög affärsmäs­ sighet, ordning och reda och hög kundupplevd nytta. Detta leder i sin tur till en kostnadseffektiv systemför­ valtning.

I detta dokument beskriver jag framgångsfaktorerna kortfattat. Utförligare beskrivning finns i boken "Affärs­ mässig Systemförvaltning", som ges ut av Dataförening­ en i samarbete med Studentlitteratur.

Projektifiera systemförvaltningen

Ett av de mest betydande misstag man har gjort när det gäller systemförvaltning är att ge upp kraven på struktur och målstyrning, eftersom "det är ju omöjligt att gissa vilka förändringskrav som kommer att uppstå i informa­ tionssystemet i framtiden". Det är riktigt att det enda man vet när det gäller framtiden är att man inte vet. Men det betyder inte att man behöver låta systemför­ valtningen bli en "happening". Det är egentligen ännu �törre anledning till att man skapar möjlighet till mål­ styrning, och därmed uppföljning av systemförvaltning­ en. Hur skall man annars kunna veta om vi lyckats eller misslyckats?

Lösningen är att projektifiera systemförvaltningen.

Detta innebär att man bestämmer en lämplig period, formulerar mål, samt skapar en projektorganisation med tydliga ansvarsroller.

Lösningen att dela in informationssystemets livslängd i perioder är fördelaktig på flera sätt. Det är till att börja med lättare att realisera ambitionen och att se till att sys­ temstödet stämmer med verksamhetsplaner och budgets. Det är också lättare att sätta realistiska mål. Slutligen

kan man bättre följa upp systemförvaltningsarbetets kvalitet och kundnytta. Eftersom de flesta verksamhets­ planer och budgets löper på ett år, är det lämpligt att dela upp perioden årsvis.

Det är systemägaren, som ägare till informationssyste­ met, som självklart också skall uttala åt vilket håll sys­ temförvaltningen av hans eller hennes informationssys­ tem skall styras. Det krävs att man formulerar mål med förvaltningen för att den skall fungera på ett kontrolle­ rat sätt. Målen skall användas som underlag vid beräk­ ning av resurser för förvaltningen -och förvaltnings bud­ geten. Målen skall också följas upp.

När man nu har delat upp informationssystemets livs­ längd i en lämplig period och formulerat mätbara, realis­ tiska och tydliga mål som berörda parter är överens om, skall projektet systemförvaltning bemannas med perso­ ner som har de största förutsättningarna att nå målen. En av de verkligt stora orsakerna till att många miss­ lyckas med sin systemförvaltning, är att de som berörs och skall arbeta med systemförvaltningen kommer från olika linjetillhörigheter inom organisationen. Detta löser vi på ett mycket effektivt sätt genom att skapa en pro­ jektorganisation. Bästa arbetsteam är ju de som kan sät­ tas ihop på grund av erfarenhet, kompetens och person­ lighet. Inte därför att de tillhör någon speciell linjeorga­ nisation.

Förvalta informationssystem

Termen informationssystem har främst kommit att an­ vändas för maskinellt (d v s datorbaserade) informa­ tionssystem. När vi talar om informationssystem inbegri­ per vi dock även de manuella rutinerna och informa­ tionsanvändningen. Informationssystemet är därmed en del av verksamheten, eller en del av en specifik verksam­ hetsfunktion ( eller process!).

Ett problem idag är att man i många organisationer förvaltar endast ADB-systemet. Man glömmer bort ma­ nuella rutiner och informationsanvändningen. Att sepa­ rera ADB-system och informationssystem på det här sät­ tet leder ofta till att ADB-systemet inte stödjer verksam­ heten i önskvärd utsträckning. Det kan också vara svårt att få ADB-systemet att hänga med i förändringar. Figur 1 visar en systemmodell. Informationsanvändningen ut­ gör gränssnittet mot marknaden. När marknaden för­ ändras måste informationsanvändningen i organisatio­ nen följa efter, likaså de manuella rutinerna. Det är dock inte självklart att ADB-stödet följer efter.

1. lnformationsanvändning 2. Manuell databehandling 3. Tillämpningsprogram 4. Generella stödprogram 5. Systemprogram 6. Datorutrustning Figur 1. Systemmode/I. SUNDSVALL 42 - 1996 119