Ett harmoniskt designat medlemsbrev
Hur man förbättrar ett disharmoniskt nyhetsbrevenligt principerna för god informationsdesign.
Linda-Marie Ullermo
För avläggande av filosofie kandidatexamen i Informationsdesign med inriktningen Textdesign
Ett examensarbete på grundnivå, 15 hp Examinator: Yvonne Eriksson
Handledare: Åsa Arketeg
Akademin för Innovation, design och teknik Mälardalens högskola
Abstrakt (svenska)
Syftet med det här examensarbetet har varit att förbättra ett disharmoniskt medlemsbrev utifrån principer för god informationsdesign. Detta på grund av att verksamhetsledarna har fått klagomål på dess utformning samt att
verksamhetsledarna själva tycker att medlemsbrevet är ”fult, svårt att läsa (pga text och form)” och vill därför att det förbättras. Genom min förstudie som bestod av kvalitativa intervjuer med verksamhetsledarna, en enkätundersökning med målgruppen, en omvärldsanalys och två textanalyser kunde jag svara på följande frågeställningar: Vilka brister finns det i nuvarande medlemsbrevet gällande text, innehåll och form? Min teoriinsamling har utgått från följande frågeställning: Hur kan jag använda mig av de tre principerna för god
informationsdesign (läslighet, läsbarhet och läsvärde) för att uppnå harmoni? Mitt gestaltningsförslag utgår från de brister som framkom i metoden och förbättringarna på de rekommendationer som framkom i teorin.
Abstract (english)
The main objective of this thesis has been to improve a dishamonius newsletter based on the principles of good information design. This is because the head of operations have received several complaints on its layout and that the leaders themselves think that the newsletter is “ugly and hard to read (mainly because of its text and form) and therefore want it to be changed and improved. Through my preliminary study that consisted of qualitative interviews with the head of operations, a survey with the
target audience, a surrounding world analysis and two text analysis, I was able to a answer the following questions: What flaws is there in the current newsletter regarding content and shape? My theory collection has started from the following question: How can I use the three principles of good information design (legibility,
readability and reading value) to achieve harmony? My design proposal is based on
the shortcomings that came to light in the method and on the improvement recommendations that emerged from the theory.
Innehållsförteckning
Förord ... 4 Definition av begrepp ... 4 1. Inledning ... 6 1.1 Bakgrund ... 6 1.2 Målgrupp ... 6 1.3 Problembeskrivning ... 7 1.4 Forskningsfråga ... 7 1.5 Frågeställningar ... 8 1.6 Syfte ... 8 1.7 Avgränsning ... 8 1.8 Val av teori ... 8 1.9 Val av metod ... 10 2. Teori ... 132.1 Informationsdesign och harmoni ... 13
2.2 Läslighet ... 14 2.3 Läsbarhet ... 18 2.4 Läsvärde ... 20 3. Metod ... 20 3.1 Förstudie ... 20 3.2 Läsbarhetsanalys ... 22 3.3 Funktionell analys ... 26 3.4 Omvärldsanalys ... 27 3.5 Reflektioner ... 29 4. Gestaltning ... 30 4.1 Grafisk manual ... 30 4.2 Innehåll ... 35 4.3 Struktur ... 37 4.4 Gestaltningsförslag ... 38 5. Diskussion ... 40 5.1 Diskussion ... 40 5.2 Vidare studier ... 41 6. Källförteckning ... 42 7. Bilagor ... 44
Förord
Tack till mig själv för att jag prioriterat att skriva examensarbete på sena kvällar efter jobbet trots lockande faktorer som andra jobb, lek, social samvaro, möjligheten att rädda världen och ha kalas.
Ett ännu större tack till min dotter för hennes tålamod och förståelse för uteblivet lek. Trots sin unga ålder på 6,5 år är jag högst övertygad om att hon redan är smartare än en ”högskoleklassare”.
Definition av begrepp
Harmoni: Detta examensarbetet utgår från Pettersons (2002) resonemang att harmoni är när läsligheten, läsbarheten och läsvärdet i ett grafiskt meddelande överensstämmer och skapar ett bra läsflöde.
Disharmoni: Begreppet används för att förklara ett tillstånd av ett dåligt utformat grafiskt meddelande.
God informationsdesign: God informationsdesign uppnås genom att anpassa det grafiska meddelandet efter läsligheten, läsbarheten och läsvärdet.
Läslighet: Det grafiska meddelandets typografi och layout.
Läsbarhet: Läsbarheten bestäms av sitt innehåll, hur det presenteras och hur väl anpassat det är för sin mottagare att förstå texten.
1. INLEDNING
1.1 Bakgrund
Teater Oliver är en liten ideell teaterförening i Västerås. Deras vision är bland annat att vara en förening där alla får prova på och utvecklas inom teaterkonst (Teater Olivers hemsida, hämtad 211213). De har två anställda som tillsammans sköter all kommunikation gällande föreningen. En gång varannan månad skickar de ut ett medlemsbrev i PDF-format via mail med information till sina medlemmar. Syftet med medlemsbrevet är att informera om:
• Vad föreningen gör.
• Vad som händer i föreningen.
• Vad man kan göra som medlem i föreningen.
Deras medlemsbrev innehåller en kompakt beskrivning av vad som händer de kommande två månaderna. Kompletterande information ska komma att fås genom deras hemsida och Facebooksida. De tycker att medlemsbrevet är en viktig
informationsväg som måste finnas kvar men att den bör förbättras.1
Jag tog kontakt med Teater Oliver i egenskap som förälder till medlem då jag upplevt deras medlemsbrev som svårt att läsa och förstå. Medlemsbrevet har för mig varit den främsta källan för viktig information eftersom man sällan träffar verksamhetsledarna. Vid min kontakt med Teater Oliver framkom att de har fått flera påpekande likt mina och att de själva känner att medlemsbrevet inte är väl utfört. De tycker själva att medlemsbrevet är ”fult” till text och form och att det är i stort behov av en förbättring.2
1.2 Målgrupp
Medlemsbrevet riktar sig mot två målgrupper. Den ena är medlemmarna på Teater Oliver som idag är 92 st från 7 år och uppåt. Genomsnittsåldern enligt
verksamhetsledarna ligger på 20 år. Den andra målgruppen är föräldrar till
1 Se avsnitt Förstudie för mer information.
medlemmar som har ett behov av att få information gällande sitt barns aktivitet. En mindre, sekundär målgrupp är pedagoger och intressenter. Detta examensarbete kommer dock endast fokusera på de två huvudmålgrupperna; medlemmar och föräldrar till medlemmar.
1.3 Problembeskrivning
Informationsdesign, som det här examensarbetet berör, är ett begrepp som innefattar studier om hur man bör designa ett grafisk meddelande på bästa sätt (Pettersson 2002, s. 45). God informationsdesign handlar om att mottagaren ska kunna ta emot
information utan att uppleva något läshinder (Baer 2008, s. 22). Vid min intervju med verksamhetsledarna framkom att det finns läshinder i deras medlemsbrev.
Verksamhetsledarna tycker, som de själva uttryckte, att medlemsbrevet är “fult, svårt att läsa (pga text och form). Det framkommer även att de har fått klagomål från deras medlemmar. Önskemål från verksamhetsledarna är att medlemsbrevet ska vara tilltalande och lätt att ta sig till för många.3 Pettersson kallar fult för disharmoni och menar att det är upplevelsen av att de designelement man använder inte ser bra ut tillsammans (2002, s. 163). Vidare menar Pettersson att följande tre områden inom Informationsdesign ska överensstämmas för att uppnå harmoni; läsligheten, läsbarheten och läsvärdet (2002, s. 81). Min slutledning är att medlemsbrevet är disharmoniskt och att den bör förbättras enligt principer för god informationsdesign. Jag har valt att utgå från Petterssons definition av harmoni/disharmoni eftersom det stämmer överens med den problembild som har framkommit i min förstudie samt att definitionen kopplas samman till det här examensarbetets inriktning –
informationsdesign.
1.4 Forskningsfråga
På vilket sätt är Teater Olivers medlemsbrev disharmoniskt och hur förbättrar man det i enlighet med principerna för god informationsdesign i syfte att skapa ett medlemsbrev som till text, innehåll och form är mer harmoniskt.
3 Se avsnitt Förstudie för mer information.
1.5 Frågeställningar
Vilka brister återfinns i medlemsbrevet gällande text, innehåll och form? Hur kan jag använda mig av de tre principerna för god informationsdesign (läslighet, läsbarhet och läsvärde) för att uppnå harmoni?
1.6 Syfte
Syftet är att skapa ett medlemsbrev som till text, innehåll och form är mer harmoniskt enligt de tre principerna för god informationsdesign.
1.7 Avgränsning
Jag har inte använt mig av någon utprovning i mitt arbete. I enlighet med min forskningsfråga har jag istället analyserat texterna utifrån relevanta metoder för brukstextanalys för att se vilka brister som finns i medlemsbrevet. Jag har använt mig av dessa för att visa på det praktiska problemet. I mina textanalyser har jag använt mig av de två senaste medlemsbreven som Teater Oliver har skickat ut under hösten. Informationen från dessa medlemsbrev kommer vara utgångspunkten i mitt förslag på förbättring. Även om jag endast kommer skapa ett förslag på en ny utformning av medlemsbrevet och inte en mall, kommer jag ändå ha i åtanke att det är något de i framtiden ska kunna producera själva. Huvudfokus för detta examensarbete ligger på medlemsbrevets utformning och struktur på innehåll och inte på bearbetning av själva brödtexten.
1.8 Val av teorier
1.8.1 Informationsdesign och harmoni
Inom ämnet informationsdesign är utbudet av litteratur tunt. Detta examensarbete kommer därför att utgå från fyra böcker: Information Design Workbook av Kim Baer(2008), Information Design – An introduction av Rune Pettersson( 2002) The practial guide to Information Design av Ronnie Lipton (2007) och Designing
Information: Human Factors and Common Sense in Information Design av Joel Katz
(årtal?). Ovan nämnda böcker kompletterar varandra inom ämnet informationsdesign.
litteratur inom text och form, men då sällan som en helhet. Baer (2008) behandlar i sin bok Information Design Workbook informationsdesign på ett övergripande sätt. Baer (2008) utgår från många praktiska exempel medan Pettersson (2002) har ett djupt och brett underlag kring informationsdesign. Lipton (2007) och Katz (2012) går liksom Baer (2008) att koppla till de definitioner som Pettersson (2002) tar upp. Harmoni är ett nyckelord i det här examensarbetet och per definition utgår den från Pettersson (2002) samt Holtzschue (2011) som har skrivit boken Understanding color: an introduction to designers. Även om boken har fokus på färgharmoni så ger den en god introduktion till ett allmänt begrepp om harmoni.
1.8.2 Läslighet och läsbarhet
När man utgår från läslighet, läsbarhet och läsvärde handlar det om att hitta en teoretisk grund som är anpassad efter det problem som man försöker lösa/förbättra. Läslighet: Läsligheten i detta examensarbete handlar om att anpassa medlemsbrevet efter den kontext den visas i, i detta fall för läsning på webben. Det finns en hel del litteratur att tillgå om hur det på bästa sätt skapas material för webben och framför allt hur webbsidor utformas. En svårighet var dock att hitta något som behandlar
medlemsbrev och formatet PDF. En bok som berör ämnet i viss mån är Klarspråk på nätet av Karin Guldbrand och Helena Englund Hjalmarsson. Boken fungerar som en praktisk handbok där författarnas tanke är att boken ska kunna användas som en uppslagsbok.
När det kommer till hur man anpassar en text för skärmläsning har jag kompletterat Klarspråk på nätet med Användbarhetsboken skriven av Tommy Sundström, 2005. Användbarhetsboken – bästa sätten att göra en fungerade webb beskriver de metoder som har kommit fram genom erfarenhet och forskning sk. best practices. Darroch et al. (2005) har i sin artikel The effect of Age and Font Size on Readin Text on
Handheld computers, kommit fram till vilken fontstorlek som anses lämpligast att läsa på webben för människor i olika åldrar. Peak et al (2014) har i sin studie User
perceptions of Aestehtic Visual Design Variables within the Informing Enviroment: A Web-Based Experiment, studerat vikten av visuell design på nätet och vilka
Läsbarhet: När det kommer till läsbarhet utgår jag från medlemsbrevets innehåll och hur det presenteras. Till det tar jag även hänsyn till läsligheten samt läsvärdet dvs. läsarens förutsättningar och motivation till att läsa. Bergströms bok Effektiv visuell kommunikation tar upp harmoni i grafisk formgivning, ett nyckelord i detta arbete. I Information Design Workbook av Kim Baer, 2008, presenteras ett “Design toolkit” som visar hur man praktiskt kan använda sig av olika verktyg för att uppnå god informationsdesign. Petterssons An introduction to Information Design bidrar också med praktiska tips på hur läsbarheten kan ökas. Som ett komplement till ovanstående böcker har jag också använt mig av Christer Hellmarks bok Typografisk handbok och är precis det namnet antyder, en handbok i gestaltning av typografi. Huckin (1983) bidrar till det här examensarbetet utifrån ett kognitivt perspektiv på hur information uppfattas.
1.9 Val av metod 1.9.1 Textanalyser
Modellerna som valts som analysverktyg är hämtade ur Lennart Hellspongs Metoder för brukstextanalys (2001). Hellspong (2001) är professor i retorik och har både skrivit och forskat om textanalys, vilket gör att hans modeller känns väl anpassade för examensarbetets inriktning. Examensarbetets syfte är främst att titta närmare på medlemsbrevets läsbarhet och funktion vilket motiverade en läsbarhetsanalys och en funktionell analys. Hellspongs modell på en läsbarhetsanalys innefattar både text, innehåll och form (2001, s. 86). En funktionell analys valdes för att se hur väl
medlemsbrevet förmedlar Teater Olivers syfte. Syftet med en funktionell analys är att att analysera textens funktioner i sitt sammanhang (ibid, s. 83). Den frågeställning som textanalyserna hjälper mig att besvara är följande: Vilka brister finns i det nuvarande medlemsbrevet gällande text, innehåll och form? Genom textanalyserna kommer det kunna utläsas vad som fungerar bra samt vilka läshinder som finns och därigenom kunna förbättra dessa i förslaget på en mer harmonisk design.
Jag har också valt att göra en omvärldsanalys en sk. komparativ analys, genom att jämföra två medlemsbrev från andra teaterföreningar i syfte att undersöka likheter och
skillnader (ibid, s. 78-79). Genom att analysera andra medlemsbrev kan man hitta utmärkande drag som kan tillämpas vid förbättringen av Teater Olivers medlemsbrev. Från de tre analysverktygen, läslighet, läsbarhet och läsvärde, har jag valt de delar som är relevanta för mitt problem och mina frågeställningar, detta för att göra analysen så tydlig som möjligt utifrån examensarbetets syfte. Till läsbarhetsanalysen och den funktionella analysen har jag valt att utgå från de två medlemsbrev som har skickats ut under höstterminen 2013 (se Bilaga 1 och Bilaga 2). Anledningen till att jag valde dessa medlemsbrev är för att de är mest aktuella. Att analysera två
medlemsbrev skapar även en bredd på den information som analyserats eftersom varje medlemsbrev inte nödvändigtvis har samma innehåll. Till den komparativa analysen hartvå medlemsbrev valts ut inom samma genre som Teater Oliver det vill säga teaterföreningar.
Läsbarhetsanalysen är baserad på den förstudie som gjorts samt min egen bedömning kring medlemsbrevens utformning. Hellspong menar ändå att “tankarna bakom hypotesen kan ge insikt av värde” (Hellspong 2010, s. 86) och menar då att även om man utgår från sin egen bedömning och inte en allmän bedömning kan det ge insikter kring vad som fungerar och inte fungerar. Den funktionella analysen baseras på den information som jag har fått av verksamhetsledarna på Teater Oliver. Vid
informationsöverföring finns det alltid ett tolkningsutrymme och på så sätt finns det en risk för att jag har tolkat informationen på annat sätt än vad verksamhetsledarna har avsett. I den komparativa analysen har jag valt ut två teaterföreningars
medlemsbrev som jag personligen tycker fungerat väl i text, form och innehåll genom att de är konsekventa i sitt utförande. Det är svårt att komma ifrån ett subjektivt tyckande när man använder sig av analysverktyg på detta sätt. De analysverktyg jag använt mig av är också skrivna av en och samma författare. För att skapa en större bredd hade jämförelse mellan olika analysverktyg kunnat göras samt låtit fler personer varit med och utföra analyserna.
1.9.2 Kvalitativ webbintervju
Internet har idag blivit ett allt vanligare kommunikationsmedel som ger möjligheten att få kontakt med personer som annars är svåra att nå, exempelvis på grund av tidsbrist eller avstånd (Svenningsson 2003, s. 11). Fördelarna med att använda mail för en kvalitativ intervju är att informanten är tidsoberoende och hinner både
reflektera över frågorna samt svara med eftertanke vilket kan vara svårt att göra vid ett fysiskt möte (ibid s. 49). Svenningsson skriver även: ”Den metod vi väljer beror också på vad vi har för syn på kunskap, och vilken typ av kunskap vi vill kunna erhålla” (2003, s. 57). Eftersom jag ville ha båda verksamhetsledarnas svar kändes en webbintervju som ett lämpligt sätt att komplettera den brief jag fått. De får också möjlighet att fundera kring frågorna tillsammans och ge ett gemensamt svar om så önskas.
1.9.3 Webbenkät
Jag valde att göra en webbenkät via webbenkäter.com, vilket är ett verktyg för att skapa egna enkäter på internet. Enkätverktyget strukturerar sedan svaren i en överskådlig tabell. Sveningsson menar att en surveyundersökning, även kallad webbenkät, görs genom ett representativt urval som man kan dra slutsatser ifrån som gäller för hela målgruppen (2003, s. 74). Mitt representativa urval bestod av
medlemmar och föräldrar till medlemmar. Enkäten skickades ut via Teater Olivers maillista samt delades på deras Facebooksida.
I min webbenkät var det inte nödvändigt att ta privata uppgifter från den svarande mer än personens ålder. Informationen om att inga personuppgifter behövde utlämnas skrevs i början av webbenkäten. Likaså att svaren endast kommer att användas inom ramen för det här examensarbetet. Genom att delge den informationen kan personen bestämma själv om den vill delta i enkäten eller avstå.
2. TEORI
Genom litteratur inom området Informationsdesign har jag sökt svar på följande frågeställning: Hur kan jag använda mig av de tre principerna för god
informationsdesign (läslighet, läsbarhet och läsvärde) för att uppnå harmoni?
2.1 Informationsdesign och harmoni
Detta examensarbete görs inom området informationsdesign. Informationsdesign rymmer ett flertal olika benämningar men alla vill uppnå samma sak – klarhet i kommunikation. Pettersson skriver att informationsdesign omfattar studier av hur ett grafisk meddelande bör designas för att uppnå maximal kommunikation mellan sändare och mottagre (2002, s. 21). Baer skriver att god informationsdesign är när mottagaren inte upplever någon turbulens. Mottagaren behöver exempelvis inte stanna upp och tänka på vad den precis sett, utan informationen är väl anpassade efter
mottagarens förutsättningar (2008, s. 22-23). Lipton skriver att
informationsdesignstudier utgår från att skapa klarhet och begriplighet hos ett grafiskt meddelande för ett särskilt syfte, exempelvis att lära, förklara eller för att informera (2007, s. 1). Katz menar att en informationsdesigners jobb är att klargöra, förenkla och göra information mottaglig för de människor som ska använda informationen. Detta genom att göra informationen meningsfull och utformad på ett sådant sett att de förstår (2012, s. 10). De flesta författare verkar vara överens om att
informationsdesign handlar om att skapa ett grafiskt meddelande, till en given
målgrupp, på ett sådant sätt att de förstår och intresserar sig för budskapet utan någon egentlig ansträngning (Pettersson 2002; Baer 2008; Lipton 2007; Katz 2012).
Harmoni är ett nyckelord för detta examensarbete. Enligt Holtzschue är harmoni ett tillstånd där flera olika element ger en känsla av att höra samman, att det är färdigt, återkommande, naturligt och i balans (2011, s. 150). Pettersson är av samma åsikt som Holtzschue och menar att harmoni är när designelement hör ihop. Vidare menar Pettersson att man kan uppnå harmoni inom informationsdesign genom att anpassa meddelandet efter läsligheten, läsbarheten och läsvärdet (2002, s. 81). I The pracital guide to Information Design är syftet att visa på hur man kan designa för effektiv kommunikation, den utgår inte från de benämningar som Pettersson använder men boken är indelad i tre huvuddelar vilka är att identifiera sin målgrupp, hur man
designar begripligt och hur man designar meningsfull grafik (Lipton 2007) vilket innefattar den innebörd som Pettersson definerar för läslighet, läsbarhet och läsvärde. Pettersson menar att läsligheten handlar om den tekniska designen dvs. Liptons motsvarighet på grafik, att läsbarheten handlar om hur man anpassar innehållet på bästa sätt dvs. Liptons definition på att designa begripligt och sist menar Pettersson att läsvärde utgår från målgruppen dvs. där Lipton lyfter fram att man ska identifiera sin målgrupp (Pettersson 2008; Lipton 2007). Det verkar finnas en röd tråd även när det gäller hur skapar god informationsdeign men att beämningarna är olika.
Genom att skapa ett harmoniskt grafiskt meddelande med riktlinjer från
informationsdesign underlättar man för för läsprocessen och mottagarens möjlighet att förstå meddelandet (Pettersson 2002, s. 81), man hjälper mottagaren att förstå och navigera komplexa ord, figurer, riktningar, att lösa ett problem, avsluta en uppgift eller att möta ett behov och den minimerar känslan av frustration (Lipton 2007, s. 1).
2.2 Läslighet
Läsligheten är det verktyg där man anpassar det grafiska meddelandet efter det medium som meddelandet visas i dvs. den tekniska designen (Pettersson 2002, s. 48). Teater Olivers medlemsbrev skickas ut via mail och kan därför komma att läsas på antingen dataskärm, mobilskärm, surfplatta och kan även skrivas ut.
I en forskning om User Perceptions of Aesthetic Visual Design Variables within the information Enviroment: A Web-Based Experiment diskuteras hur viktig den visuella designen är på nätet för mottagarens känsla av glädje och nöjdhet. Forskningen tar upp ett flertal artiklar som lyfter fram vikten av en god visuell design. Exempelvis har ett visuellt gränssnitt visat sig ha inflytande över användarnas ekonomi, fysik och mentala hälsa likaså har ett estetiskt gränssnitt på en mobiltelefon visat sig ge kunderna en glädjefeull upplevelse och skapat lojalitet. Även färg har visat sig påverka kunden. En tilltalande färg på en hemsida leder till högre nöjdhet och en e-handelssida som är mer estetiskt tilltalande genererar i en högre nivå av
tillfredsställelse hos kunderna (Hartmann, Sutcliffe, & De Anfeli, 2008; Cyr, Head &Ivanov, 2006; Wang, Minor & Wei, 2011; refererade i Peak et al 2014, s. 26).
2.2.1 Medlemsbrev/Nyhetsbrev
De flesta nyhetsbrev brukar vara formaterade i html-format. En nackdel med det kan vara att den inte stöds av alla e-postprogram eller mobila apparater (Guldbrand et al 2012, s. 254). Teater Olivers medlemsbrev använder sig idag av medlemsbrev sparad i PDF-format och skickar den till sin målgrupp via e-post. PDF-formatet kan läsas både på mobil, surflatta eller via dator, men likt html-format stödjer inte alla mobiler det formatet. Att skapa något som fungerar för alla apparater verkar vara ett problem som är svårt att undkomma.
Medlemsbrevet, även kallat nyhetsbrev, menar Guldbrand är ett bra sätt att skapa och behålla relationer på (ibid s. 254). Det finns en del riktlinjer man kan utgå ifrån när man ska skapa ett medlemsbrev. Det ska vara anpassat för skumläsning, enkelt att läsa, inte för pratigt och man ska hålla sig kortfattad eftersom meningslöst innehåll och svårläst text kan hamna i mailskräpposten (ibid s. 251). Vidare anser Guldbrand att följande delar bör ingå:
• kort introduktion • korta nyheter
• länkar till utförligare läsning • länk till utgivarens webbplats
• anvisningar om hur man kan avsluta prenumerationen med länk till rätt plats (ibid s. 253)
2.2.2 PDF-dokument
Det format som Teater Oliver använder för sitt medlemsbrev idag är PDF. PDF står för Adobe Portable Document Format och är ett filformat med öppen standard som alla kan läsa både på dator och mobil. När man konverterar dokument till PDF ser de ut på samma sätt som de vore utskrivna, skillnaden är att PDF-filer kan innehålla klickbara länkar och knappar (Adobe, hämtad 17 dec 2013). Att spara i PDF-format
gör att man bevarar formgivningen (Guldbrand et al 2012, s. 130). Fördelen med PDF
är att man behåller sin formgivning precis som man designat den, en nackdel med PDF är att den behöver stöd för att kunna läsas. Till smartphones/surfplattor finns det
en kostnadsfri applikation och till datorn finns en programvara som behöver uppdateras med jämna mellanrum.
2.2.3 Anpassning av text och form för webbläsning
När man ska anpassa sin text och form för webben gäller inte samma riktlinjer som när man läser på papper. På nätet fungerar olika typsnitt, punktstorlekar, färger och struktur olika bra för läsbarheten. Det finns ett flertal riktlinjer man kan ha i åtanke när man ska designa för läsning på webben. Nedan redovisas de som är relevanta för det här examensarbetet.
Typsnitt och punktstorlek
Det är svårt att veta på vilken apparat som Teater Olivers medlemsbrev kommer läsas på. Det kan vara genom en standarsskärm för dator, en mobiltelefon eller på en surfplatta. Skillnaden mellan dessa är storleken på skärmen. Teater Oliver har medlemmar mellan 7 år och uppåt med en genomsnittsålder på 20 år. Den andra målgruppen är föräldrar till medlemmar. Inga siffror finns på deras åldrar. I en forskning om The Effect of Age and Font Size on Reading Text on Handheld Computers var syftet att testa hur olika punktstorlekar påverkade läsbarheten på handhållna datorer för olika åldrar. Två grupper testades, en med yngre deltagare 19-29 år och en äldre deltagargrupp med ålder mellan 61-78 år (Darroch et al 2005, s. 254). Det visade att det inte fanns några direkta skillnader mellan punktstorlek 6-16 när det kommer till läsprestation. Även mängden text som presenterades hade ingen effekt på läsprestationen. Däremot fanns det olika preferenser på vad de föredrog där de äldre deltagarna föredrog något högre punktstorlek (ibid s. 265). Författarnas rekommendation är att använda sig av storlek 8-12 punkter för maximal läsbarhet hos en bred användargrupp (ibid s. 253). Guldbrand delar samma åsikt och skriver att lämpliga storlekar för läsning på skärm är mellan 8-12 punkter och att den bör vara minst 12 om läsaren är äldre samt att 14-36 punkter är vanligt att använda vid rubriker (2012 s. 216).
Sundström menar att det är kompromiss mellan att texten bör var så stor att den är bekväm att läsa samtidigt som den bör vara så liten att man får en överblick (2005, s. 46-47).
När det kommer till val av typsnitt för webben skriver Darroch et al att linjära fonter föredras när man läser på skärm (2005, s. 256). Även Guldbrand skriver att linjärer är det bästa valet eftersom de ger en bra mellanrum mellan tecknen. Vidare ger
författaren följande förslag på typsnitt:
- Linjärer: Verdana, Georgia, Myriad, Calibri, Droid sans. - Antikvor: Minion, Cambria, Droid seriff.
Droiderna ska vara särskilt anpassade för läsning på mobiltelefonernas små skärmar (2012, s. 123).
Andra riktlinjer för god läslighet på webb
• En radlängd bör ligga på mellan 55-65 tkn per rad och inte vara kortare än 35 tkn (Guldbrand et al, s. 127). En regel är att radavståndet är 120 % för
webbläsare och att den ska ligga mellan 120-150 % i löpande text (Sundström 2005, s. 53).
• Fetstil är den bästa markeringsstilen på webben eftersom den gör texten tydligare. Fetstil kan också med fördel användas till rubriker i mobiltelefoner och för att betona delar I texten (Guldbrand et al 2012, s. 135-137).
• På webben är vänsterställd text att föredra till brödtexten. Högerställd lämpar sig för tabeller med sifferuppställning och centrerad till rubriker.
Marginaljusterad text är aldrig ett bra val vid webbläsning (Guldbrand et al 2012, s. 148; Sundström 2005, s. 56).
Färger
Holtzschue skriver att färgharmoni är när två eller fler färger ger en känsla av
behaglighet. En färg kan uppfattas som vacker, men inte kan vara harmonisk eftersom det krävs en grupp av element för att skapa harmoni. Författaren menar också att man inte behöver gilla en färg för att den ska användas på ett harmoniskt sätt. Alla färger ska ge känsla av att vara på plats och fungerar väl med de andra. Det är relationen mellan färgerna i kompositionen som skapar färgharmoni och inte färgerna själva (2011, s. 150-151). Färg är ett viktigt verktyg eftersom den hjälper läsaren att
navigera och scanna av texten fort (Baer 2008, s. 90). När man väljer färg ska man ha i åtanke att 4 % av befolkningen är färgblinda eller har svårt att skilja mellan grönt och rött. Ska man använda röd eller grön färg är det därför bra att lägga till en extra
markering. Svart text på vit bakgrund anger bra läsbarhet på webb. Blått och lila är färger som oftast förknippas med länkar och är därför lämpliga att använda till det (Guldbrand et al 2012, s. 150-152). Sundström tar också upp vikten av att inte
använda blått och lila till annat än länkar. Författaren lyfter också fram att konstrasten i färgerna mellan text och bakgrund gör mycket för läsbarheten (2005, s 66).
2.3 Läsbarhet
Läsbarheten är det verktyg där man kollar på hur man anpassar innehållet i det grafiska meddelandet på bästa sätt (Pettersson 2002, s. 50).
2.3.1 Informationens struktur och innehåll
Enligt Pettersson är ett välstrukturerat material indelat i kapitel och sektioner som tillsammans fungerar som en enhet som ger läsaren en snabb inblick i hela
dokumentet. Likaså gör en genomarbetad förteckning och sidnumrering det lättare för läsaren att hitta information (2002, s. 46).
I artikeln A Cognitive Approach to Readability tar författaren upp några olika
kognitiva aspekter som kan vara bra att tänka på när man vill öka läsbarheten (Huckin 1983). Följande kognitiva teorier tar Huckin upp:
• Schema theory: innebär att det är lättare att lära sig något nytt om man redan vet något om saken, likaså är det svårare att ta till sig ny information om det är en sak man inte känner igen (1983, s. 92).
• Activades semantic contexts: Att känna igen något gör att man får ett flertal detaljerade bilder som gör att vi får det lättare att läsa en text (1983 s. 93). Ett exempel som Huckin tar upp är att om man läser “Washing clothes” före brödtexten ökar förståelsen för det man läser. Vet man inte vad det är man läser eller inte fått någon ämnesbeskrivning blir förståelsen mycket sämre. En semantisk kontext aktiveras då informationen känns viktig att förstå av läsaren.
• The level effect: syftar på att läsaren strukturerar in texten i hierarkier från hög till låg. Informationen som anses hög prioriteras först, tar längre tid att
med hög nivå hamnar i huvurubriker, mellanrubriker, ämnesmeningar eller i början av en paragraf (Huckin 1983, s. 95)
• The leading-edge strategy: är en modell för förståelse och visar att informationen absoreras, lagras och är lätt att dra sig till minnes utifrån följande nivåer:
1. Högst i texthierarki 2. Det som lästes senast. (1983 s. 96).
Genom att gruppera information signalerar man en hierarki vilket hjälper läsaren att lokalisera det den söker efter (Baer 2008, s. 107). Vidare skriver Baer att detta kan göras genom storlek, kontrast och utmärkande variabler som färg och form (ibid, s. 92) medan Huckin fokuserar på att det kan göras genom olika rubriknivåer. Baer menar att skillnader mellan styrka, form och typografiska element skickar signaler om att viss information har blivit prioriterad och på det sättet hjälper den läsaren att strukturera viktiga hierarkier (ibid s. 98). För dokument som används på dator kan man lägga in hyperlänkar som gör att man lätt kan hoppa till andra delar och även ut på internet (Pettersson 2002, s. 46).
Pettersson har tagit fram en lista med riktlinjer för att öka läsbarheten, dessa är följande:
• Håll det enkelt! Utelämna onödig text, bilder och andra grafiska element. • Var tydlig och noggrann! Välj både ord och bild med omsorg.
• Var konsekvent! I annat fall kan man förvirra läsaren. • Skriv alltid bildtexter som förklarar bilderna.
• Gör text och bild eleganta och enkla att läsa. • Betona rubriker på en konsekvent sätt.
(2002, s. 50):
2.3.2 Grafisk manual och principer för formgivning
I förstudien så framkom att Teater Oliver inte har någon grafisk manual dvs. inga riktlinjer för hur deras kommunikationsmaterial ska se ut. Enligt Bergström ska en grafisk manual innehålla riktlinjer för logotyp, färg, stilmall och olika regler för hur
ett grafiskt meddelande ska visas. Den visuella profilen är det som gör att kunderna käner igen organisationen och därför bör allt material vara enhetligt (2012, s. 270). Bergström utgår från följande fyra formprinciper för att uppnå harmoni. Dessa älr följande:
Kontrast mellan storlek, styrka, form eller färg skapar en dynamisk och spännande form. Bergström menar att det är nödvändigt att något måste synas tydligt och dominant för att skapa en ingång till läsningen (2012, s. 232).
Balans är viktigt för att helheten ska fungera. För att skapa ett harmoniskt intryck ska man arbeta symmetriskt dvs. att bild och text läggs i mitten av det grafiska
meddelandet (ibid s. 234). Hellmark skriver att man kan uppnå en typografisk balans om “marginalförhållandena, storleken på mellanrubriker och kapitelrubriker,
paginasiffrans placering, utformning av eventuella kolumntitlar m.m. i en bok är genomtänkta” (2006, s. 97).
Linjering innebär att element placeras i samma höjd från första till sista sidan, bilderna följer ett mönster, marginaler är lika stora samt att navigeringsinstrument är placerade enhetligt. Detta kan göras genom att använda ett stödraster (Bergström 2012 s, 234).
Rytm innebär att man bygger upp materialet med olika former, växlingar mellan när- och avståndsbilder, olika färger m.fl. Bergström menar att rytm är viktigt för att behålla läsarens intresse (ibid 235).
2.4 Läsvärde
Läsvärdet är mottagarens subjektiva tyckande. Vad som är intressant för en person kan vara tråkigt för en annan. Pettersson menar att man måste anpassa både text och form så den tilltalar målgruppen. Han jämför läsvärdet med intresset av att lyssna på något som är intressant respektive inte intressant (2002, s. 81).
3. METOD
Mina metodval hjälper mig att besvara följande frågeställning:
Vilka brister återfinns i medlemsbrevet gällande text, innehåll och form? 3.1 Förstudie
Att använda Teater Olivers medlemsbrev var ett eget initiativ då jag som förälder till medlem upplevde deras medlemsbrev som svårläsligt. Genom en första kontakt med verksamhetsledaren Sirkka berättade hon att de inte var nöjda med medlemsbrevets utformning och att de har fått klagomål på att den inte var bra. I min förstudie valde jag att göra en kvalitativ intervju över mail med båda verksamhetsledarna och en webbenkät riktad mot medlemsbrevets två huvudmålgrupper: medlemmar och förälder till medlem.
3.1.1 Kvalitativ webbintervju 03/12/13
Jag kontaktade Sirkka och Linnéa som är verksamhetsledare på Teater Oliver för att ställa frågor angående medlemsbrevet. Utifrån den intervju som gjordes framkom att medlemsbrevet har tre syften. Dessa är:
• Medlemmarna ska kunna ta del av information om vad föreningen gör. • Medlemmarna ska kunna ta del av vad som händer på föreningen. • Medlemmarna ska kunna ta del av vad de själva kan göra som medlem i
föreningen.
Medlemsbrevet ska fungera som en kompakt beskrivning av många små nyheter. Vill läsaren veta mer ska kompletterande information kunna fås via Facebook eller deras hemsida. Medlemsbrevet ska även kunna skrivas ut och sättas på kylskåpet hemma om så önskas.
Verksamhetsledarna tycker att medlemsbrevet är dåligt utfört och den kritik de fått, och själv delar åsikt om, är att det är fult och svårt att läsa på grund av sin text och form. De tror att många medlemmar kan välja att inte läsa medlemsbrevet på grund av detta, samtidigt tror verksamhetsledarna att de flesta läser medlemsbrevet trots dess
nuvarande utseende vilket kan upplevas motsägelsefullt. Dock är inte fokus antalet läsare i detta examensarbete, utan på vilka brister nuvarande medlemsbrev har och hur dessa kan förbättras.4
3.1.2 Webbenkät
Efter intervjun med verksamhetsledarna gjordes en webbenkät. Syftet var att ta reda på hur många som läste, varför och varför inte de läste medlemsbrevet.
Sammanfattningsvis kunde man se att läsmålet och hur de ville ta del av
informationen skiljde sig mellan medlem och förälder till medlem. Medlemmar läser främst medlemsbrevet för att de vill hålla sig uppdaterade om vad som händer, sen för att den innehåller viktig information och sist för att den innehåller intressant
information. Medlemmar tar idag främst del av information via Facebook, sen muntligt och sist delar hemsida och medlemsbrev plats.
Föräldrar till medlem läser främst medlemsbrevet för att ta del av viktig information och sen för att de vill hålla sig uppdaterade och sist för att informationen är intressant. På frågan vart de tar del av information idag visar att övervägande, 71,4 % tar del av information från medlemsbrevet, på andra plats kommer hemsida och på tredje att de själva kontaktar ansvariga. 5
3.2 Läsbarhetsanalys
Hellspong menar att en läsbarhetsanalys passar bäst att göra på informativa texter som upplevs som svårlästa. En läsbarhetsanalys har till syfte att avgöra hur tillgänglig en text är och utgår från de tre riktlinjerna för god informationsdesign; dess läsbarhet, lättlästhet och läslighet. Läsbarheten bestäms av hur bra det går att använda en text för ett visst syfte, lättlästheten om hur lätt eller svårt det är att läsa en text och läsligheten bestäms av textens grafiska form (Hellspong 2001, s. 85-86). Följande punkter ingår i en läsbarhetsanalys; lässituationen, textens grafiska form, textens språk och textens innehåll (ibid, s. 87-89).
4 Se Bilaga 5 för att läsa hela intervjun.
3.2.1 Genomförande
I analysen användes två av Teater Olivers medlemsbrev. Dessa kallas vidare för Medlemsbrev 1 och Medlemsbrev 26
Medlemsbrevens innehåll
Följande innehåll hade de två medlemsbreven:
• Information om vad man gör om man blir sjuk. • Ett OBS! stycke.
• Olika medlemserbjudanden.
• Om man vill vara delaktig i styrelsen. • Om man vill regissera en pjäs/vara ledare. • Månadens medlem.
• Gruppindelning med dag och tid. • Nyhet/aktuellt av något slag.
Lässituationen
Lässituationen avgör hur en text används, vem den riktar sig till, vilka läsmål läsaren har och under vilka omständigheter som läsaren möter texten (Hellspong 2001, s. 87).
Medlemsbrevet är främst till för Teater Oliver medlemmar. Medlemmarna är från sju år och uppåt och är indelade enligt följande 7-9 år, 10-13 år, 14-16 år, 18 år och uppåt. Den riktar sig även till förälder till medlem då det finns åldersgrupper som är omyndiga eller saknar läskunskaper.
I webbenkäten som gjordes i förstudien framkom att sex av sju föräldrar läser medlemsbrevet. Deras främsta läsmål var att ta del av viktig information, sedan att hålla sig uppdaterade om vad som händer inom föreningen och sist för att
informationen var intressant. Av de 19 medlemmar som svarat på enkäten är det 15 st som brukar läsa det. Det är övervägande personer över 20 år som har svarat på
enkäten, därefter kommer medlemmar mellan 17-20 år. Tillskillnad från förälder till medlem, är medlemmarnas läsmål främst att hålla sig uppdaterade om vad som händer inom föreningen, sedan att ta del av viktig information och sist för att den
innehåller intressant information.7
Medlemsbrevet skickas ut varannan månad i PDF-format via mail och kan läsas via dator/smartphone/iPad. Den delas aldrig ut, men eftersom medlemsbrevet är i A4 format finns möjligheten att skriva ut den om så önskas.
Textens grafiska form
Läsligheten handlar om den grafiska formen och hur den hjälper eller förhindrar läsningen och möjligheten att ta sig till informationen (Hellspong 2001, s. 87).
Textstorleken är uppskattningsvis 14 pkt, vilket känns helt okej att läsa. Läsflytet störs av meningar som är avhuggna och styckesindelningar som inte ligger symmestriskt. På Bild 1 kan man exempelvis se hur texten i andra spalten ligger ovanför
huvudrubriken i första spalten.
Bild 1 Bild 2
Rubrikfärgen i Medlemsbrev 28
har en skarp gul färg vilket påverkar textens läsbarhet. Rubrikerna i medlemsbrev 1 har ingen genomgående struktur utan är antingen understrykna, i fet versal stil eller finns inte alls. Det är svårt att orientera sig i medlemsbrevet när det saknas en konsekvent struktur. Båda medlemsbreven har två spalter vilket gör att radlängden inte blir för lång. Styckeslängden känns lagom. På ett flertal ställen i medlemsbrevet finnas, av oklar anledning, en tunn svart ram som ringar in texten. Ramarna är ibland tomma, se exempel på Bild 2 ovan.
7 Se avsnitt Förstudie.
I medlemsbrev 19
finns tre bilder på vad jag har antagit är månadens medlemmar. Texten som ska tillhöra bilderna återfinns på en annan sida. Då inte text och bild tydligt visar att de hör ihop kan det vara svårt att förstå vilken funktion de har.
Textens språk
Textens språk avgör hur lätt eller svårt det är att läsa en text samt vilka krav den ställer på läsaren dvs. dess lättlästhet (Hellspong 2001, s. 85).
LIX (Läsbarhetsindex) ger endast en uppfattning om hur lätt/svårt det är att läsa en text. Den baseras på medeltalet ord per mening och antalet lång ord (http://www.lix.se Hämtad 10/12/13). Den säger inget om grammatiska fel, stavfel eller om textens utformning. Medlemsbrev 210 har ett läsbarhetsindex på 31 och klassificeras som
lättläst, se Bild 3 nedan.
Bild 3. lix.se utförd: 29 november 2013
Även om LIXmätaren visar att texten är lättläst är meningarna på vissa ställen osammanhängande vilket gör att texten blir svår att förstå. Det finns även meningar som bryter av på ställen som påverkar läsflödet.
Som nämndes under Textens grafiska form saknas det huvudrubriker. De rubriker som finns och ska fungera som en indragare till brödtexten är inte konsekventa, vilket försvårar läsningen.
9 Se Bilaga 1.
Textens innehåll
Textens innehåll handlar om hur väl informationen är anpassad efter sin målgrupp och deras läsmål (Hellspong 2001, s. 88).
Medlemsbreven är på mellan 4-5 sidor, vilket känns lagom. Innehållsmässigt består de första 1,5 sidorna i båda medlemsbreven av exakt samma information.
Informationen innehåller också samma brister i texten. Detta skapar inte ett intryck av ett uppdaterat medlemsbrev.
Det saknas logik i strukturen på innehållet. En sida kan exempelvis innehålla information om hur man ska meddela om sjukdom, om man vill bli ledare och om medlemavgifter. Det är endast i Medlemsbrev 1 som man kan läsa vilken tidsperiod som medlemsbrevet tillhör. I Medlemsbrev 2 saknas den informationen helt.
3.3 Funktionell analys
Som ett komplement till läsbarhetsanalysen valde jag att göra en funktionell analys. Den funktionella analysen har till syfte att kolla textens funktion, sampel och hur texten stödjer dem i sitt sammanhang (Hellspong 2001, s. 83). Genom att göra en funktionell analys kan man se hur väl medlemsbrevet uppfyller sitt syfte. Syftet med medlemsbrevet är att informera om:
• Vad föreningen gör.
• Vad som händer i föreningen.
• Vad man kan göra som medlem i föreningen.
3.3.3 Genomförande
Medlemsbrevet är i PDF-format och skickas ut till målgruppen via mail. Texten har ett lagom stort typsnitt och styckesindelningar är lagom, detta gör att det känns enkelt att läsa medlemsbrevet både på mobil och dator. Den innehåller dock olika
rubrikmarkörer vilket ger en upplevelse av att det inte finns någon genomgående struktur. Huvudfunktionen för medlemsbrevet är att informera om vad som händer, vad föreningen gör och vad medlemmar kan göra. Då informationen är ostrukturerad och saknar ett logiskt flöde är det svårt att förstå att det är ovanstående som Teater
Oliver vill förmedla. Detta kan också försvåra läsflödet och möjligheten för målgruppen att kunna ta del av informationen.
3.4 Omvärldsanalys
Jag har valt att göra en omvärldanalys genom analyverktyget komparativ analys. Genom en komparativ analys undersöker man likheter, skillnader och/eller påverkan mellan dem. Syftet att göra en analys av detta slag är för att se hur andra medlemsbrev ser ut inom branschen samt att jämföra dessa och se om det finns några gemensamma drag (Hellspong 2001, s. 78-79).
3.4.1 Genomförande
Jag har valt ut två medlemsbrev från andra teaterföreningar som jag tycker fungerar bra till text och form, dessa är Folkteatern Gävleborg11
och Umeå Teaterförening12
. Hellspong skriver att man får ut mer av en jämförelse om det finns något samband mellan texterna (Hellspong 2001, s. 79). Den gemensamma nämnaren i min analys är genren medlemsbrev samt området teaterföreningar. Följande punkter ingår i en komparativ analys: sammanhanget, språket, innehållet, det sociala, stilen och
sambanden (ibid 2001, s 79-80). Fokus i analysen kommer ligga på de delar som detta examensarbete fokuserar på vilka är sammanhanget, språket och innehållet.
Sammanhanget
Sammanhanget kollar på likheter och skillnader gällande textens yttre förutsättningar (Hellspong 2001, s. 79). Båda medlemsbreven är teaterföreningar som finns i Sverige. Funktionen i dessa är att förmedla information om teaterförestälnningar samt vad som händer inom branschen. På respektive hemsida finns en puff som heter “Nyhetsbrev”. Där har man möjlighet att prenumerera på nyhetsbrevet genom att ange sin
mailadress. Målgruppen är troligen deras medlemmar och en intresserad allmänhet. På Teater Olivers hemsida finns ingen puff för prenumeration på medlemsbrev. Deras medlemsbrev är främst riktat till deras medlemmar, föräldrer till medlem och sekundärt till intresserad allmänhet.
11 Se Bilaga 3.
Språket
Eftersom mitt examensarbete inte fokuserar på den textuella nivån undersöker jag endast hur textstyckena är komponerade.
Umeå teaterförening13
Nyhetsbrevet börjar med deras logotyp och en text under som informerar om att det är ett nyhetsbrev. Datum för nyhetsbrevet finns också högt upp till höger. Varje puff har en tydlig avskiljning i form av en svart rak linje. Varje puff består av en liggande bild till vänster, huvudrubrik, brödtext (kort indragare), datum i fetstil och avslutas med en läs mer-länk. Läs mer-länken är tydligt markerad med fet stil i orange färg och är understryken. Detta går konsekvent igenom hela nyhetsbrevet. Nyhetsbrevet består av fyra puffar och är på cirka 1,5 A4. I slutet av nyhetsbrevet finns en länk för om man vill avbryta prenumerationen samt kontaktuppgifter till Umeå Teaterförening.
Folkteatern Gävleborg14
Folkteatern Gävleborg har likt Umeå Teaterförening sin logga högst upp i
nyhetsbrevet. Nyhetsbrevet saknar datum och vad det är för typ av dokument. Vidare kommer en inledande text som följs av två puffar om pågående föreställningar. Dessa delar skiljs av med en svart linje. Puffarna är uppbyggda med huvudrubrik, ingress, liggande bild, mellanrubrik, brödtext och avslutas med en “Läs mer”-länk. Rubriknivåer, typsnitt och färg på “Läs mer”-länk är konsekvent lika. Folkteatern Gävleborgs nyhetsbrev avslutas med kontaktuppgifter samt länk till om man vill avbryta sin prenumeration.
Innehållet
Umeå teaterförening består av fyra puffar som innehåller information om kommande föreställningar. Folkteatern Gävleborg har en inledande text och fortsätter sedan med två puffar kring tre föreställningar.
13 Se Bilaga 4 nyhetsbrevet.
3.5 Reflektioner
3.5.1 Reflektion kring läsbarhetsanalys och funktionell analys
Medlemsbrevet har som nämnts tidigare tre syften som Teater Oliver vill förmedla. Dessa är att medlemmarna ska kunna ta del av information om vad föreningen gör, vad som händer och vad man kan göra som medlem. Läsmålet för medlemmarna har visat sig vara att främst hålla sig uppdaterade, sedan att ta del av viktig information och sist att läsa information som är intressant. Föräldrar till medlemmar skiljde sig från medlemmarnas läsmotiv, som främst läste medlemsbrevet för att ta del av viktig information, sen för att hålla sig uppdaterad och sist för att ta del av intressant information. Mina anlyser visar att medlemsbrevet till viss del lever upp till sitt syfte och läsarens läsmål. Det största läshindrena är medlemsbrevets utformning och struktur. Utifrån mina analyser har jag kommit fram till följande:
Fungerar
Den har rimliga styckesindelningar
Den har lättläst punktstorlek, uppskattningsvis 14 pkt. Informationen är relevant för läsmålet.
Kan förbättras
Styckesindelningarna bör vara symmetiska. De svarta tomma ramarna fyller ingen funktion.
Informationen bör struktureras tydligare efter avsändarens syfte. Informationen bör struktureras så att det följer en röd tråd. Medlemsbrevets viktigaste delar bör betonas.
Rubriknivåer bör vara enhetliga och lätta att läsa/förstå. Bild och text bör harmoniseras så man förstår att de hör ihop. Datum eller månad som medlemsbrevet gäller för bör förtydligas. Informationen bör anpassas efter dess huvudfunktion.
3.5.2 Reflektioner omvärldsanalys
De gemensamma drag man kan se mellan nyhetsbreven är typen av information och upplägget. Båda nyhetsbreven innehåller information kring föreställningar. Dessa visas på liknande sätt genom kort information om föreställningarna och sedan en Läs mer-länk. Strukturen i medlemsbreven är lika med undantag för att Folkteatern Gävleborg har en inledande text. De använder både tydliga markeringar mellan varje puff. Rubrikhierarkierna är konsekvent uppbyggda och man får fort en översikt som gör att det lätt att navigera. Jämfört med Teater Olivers medlemsbrev så skiftar målgruppen något eftersom Teater Oliver har mer fokus på medlemsinformation och sekundärt till en intresserad allmänhet, medan de nyhetsbrev jag har analyserat främst är riktad till en intresserad allmänhet. Slutsatser från omvärldsanalysen är att efterfölja följande struktur:
1. Logotyp från avsändare samt vad det är för typ av dokument. 2. Information från avsändare.
3. Information kring föreställningar samt “läs mer”-länk.
4. GESTALTNING
4.1 Grafisk manual
I de analyser som gjorts framkom att medlemsbrevet inte är enhetligt. Det finns varierande markörer och rubriknivåer och det saknas en genomgående struktur.15 För att uppnå harmoni och god informationsdesign bör ett grafisk meddelande vara utformat på ett sådant sätt att det inte krävs någon ansträngning av läsaren,16 vilket inte är fallet för Teater Olivers medlemsbrev. Jag har dragit slutsatsen att de brister som framkom i analyserna är det som verksamhetsledarna menar med att
medlemsbrevet är fult till text och form.17 Idag har Teater Oliver endast en logotyp och saknas det Bergström skriver att varje företag bör ha, en grafisk manual. Utöver en logotyp bör typsnitt, färg och en stilmall ingå i en grafisk manual. Detta gör att all kommunikation blir enhetlig (2012, s. 270).
4.1.1 Typsnitt, punktstorlek och rubriknivåer Typsnitt
Typsnittet jag har valt är Droid Sans för rubriker och Droid Seriff för brödtext.
Guldbrand et al anser att det typsnittet lämpar sig för både läsning på mobil och skärm (2012, s. 123). Även om det framkommit att ett linjärt typsnitt föredras för
webbläsning, finns önskemål från verksamhetsledarna att medlemsbrevet ska kunna skrivas ut. Då Droid Seriff, som är ett serifft typsnitt och passande för tryckt material, även fungerar bra för webben ser jag det som ett typsnitt som täcker både läsbarheten och verksamhetsledarnas önskan.
Punktstorlek
Teater Olivers målgrupp är från 7 år och uppåt. Den rekommendation som både Guldbrand et al och Darroch et al ger är att punktstorleken ska ligga på mellan 8-12 punkter (Guldbrand 2012, s. 216; Darroch et al, s. 253). Jag har valt att
15 Se Metod.
16 Se Teori. 17 Se Förstudie.
använda punktstorlek 12 på brödtext då det framkommer att det är en storlek som fungerar oavsett ålder.
Rubriknivåer
Det kommer finnas två rubriknivåer och dessa kommer vara 16 respektive 20 punkter dvs. en konsekvent ökning med 4 punkter mellan rubriknivåer. Genom att använda rubriknivåer hjälper man den kognitiva processen med att skapa en hierarki av informationen (Huckin 1983, s. 95). Genom att skapa en hierarki blir det lättare för läsaren att orientera sig i medlemsbrevet.
4.1.2 Radlängd , textjustering och grafiska markörer Radlängd
En radlängd bör enligt Guldbrand är 55-65 tecken varav minst 35 tecken (2012, s. 45). Den kolumnbredd jag har valt är 87. Med punktstorleken 12 i Droid Seriff ger det en radlängd på 37-43 tecken, vilket håller sig inom den rekommenderade ramen. För att skapa luft i texten vid skärmläsning har jag utgått från det
rekommenderade 120 % (Sundström 2005, s. 53). Textjustering
Både Guldbrand och Sundström rekommenderar att ha vänsterställd text på
brödtexten och centrerad på huvudrubriker (Guldbrand et al 2012, s. 148; Sundström 2005, s. 56). Jag har dock valt att ha vänsterställd rubrik eftersom jag upplever det mer harmoniskt och balanserat utifrån den layout jag har valt.
Grafisk markör
En bra grafisk markör som fungerar för både läsning på skärm och mobil är att använda fetstil. Därför kommer både huvudrubriken på 16 pkt och underrubriken på 14 pkt att använda fetstil. Detta gör att det skapas en kontrast mellan styrka och storlek som enligt Bergström och Baer är nödvändigt för att skapa ingångar till läsningen (Bergström 2012, s. 232; Baer 2008, s. 92).
4.1.3 Färg
Teater Oliver saknar tydliga riktlinjer för färg. I förstudien framkom att 57,1 % tar del av information via deras hemsida. För att skapa en koppling mellan den information som redan sänds ut och deras medlemsbrev har jag därför valt att använda färger från deras hemsida. Detta kommer skapa en igenkänningsfaktor, något som Bergström skriver är viktigt (2012, s. 270).
Teater Olivers hemsida
De färger jag har valt att använda är följande:
Färgvalen och användningsområden stämmer till viss del överens mellan hemsida och medlemsbrev. En skillnad är att den vinröda färgen kommer att användas till grafiska former istället för bakgrundsfärg. Genom att använda former mellan styckena skapar man rytm och färgen skapar kontrast. Formerna kan även användas för att lyfta fram viktig information. Baer menar att färg och form också signalerar hierarki (Baer 2008, s. 92). Vid användning av röd färg bör man lägga till en extra markering för att
underlätta för färgblinda och de som har svårt att skilja mellan grönt och rött Bakgrundsfärg
Huvudrubrik samt Läs mer-länk
Hyperlänkar
Form
(Guldbrand et al 2012, s. 152). Jag har därför valt att ha en svart ram runt den vinröda formen.
Stilmall
Medlemsbrevet kommer vara i A4 format. Detta lämpar sig väl eftersom
verksamhetsledarna vill att medlemmarna ska kunna skriva ut medlemsbrevet. För att skapa ett harmoniskt intryck kan man enligt Bergström arbeta symmetriskt (2012, s. 234). Jag har valt att följa hans riktlinjer för linjering och därför gjort ett stödraster. Genom att skapa ett stödraster kan man ställa in vilka marginaler det ska vara mellan raderna. Det ökar känslan av balans eftersom texten hamnar på samma nivå i båda spalterna (Bergström 2012, s. 234).
Riktlinjer grafisk manual
4.2 Innehåll
I den funktionella textanlysen18
av två tidigare medlemsbrev framkom att det kan vara svårt att förstå avsändarens syften och vilken information som medlemsbrevet
innehåller. Detta eftersom det inte finns några utmärka kategorier eller tydlig struktur.
Verksamhetsledarnas syfte19
med medlemsbrevet är:
18 Se Metod. 19 Se Förstudie.
• Medlemmarna ska kunna ta del av information om vad föreningen gör. • Medlemmarna ska kunna ta del av vad som händer på föreningen. • Medlemmarna ska kunna ta del av vad de själva kan göra som medlem i
föreningen.
Min webbenkät20
visade att de läser medlemsbrevet av följande anledning:
Förälder till medlem läser främst för att: • viktig information
• hålla sig uppdaterade om vad som händer • informationen är intressant
Medlemmar läser främst för att:
• hålla sig uppdaterade om vad som händer • viktig information
• intressant information
Utifrån ovanstående har jag tagit fram följande kategorier, vilka stämmer överens med både avsändarens syfte och läsarens läsmål:
Aktuellt
Under denna rubrik hamnar information som är aktuell för stunden. Innehållet ska ändras från varje utskick. Denna rubrik ska ge en känsla av att medlemsbrevet uppdateras, något som saknades i deras nuvarande medlemsbrev.
Erbjudanden
här kan de lägga in information om vilka erbjudanden man kan ta del av som medlem i Teater Oliver.
Föreningsinformation
Här hamnar information som berör föreningen. Denna rubrik kan innehålla samma information och uppdateras när ny information kommer.
Månadens medlem
Månadens medlem är en återkommande kategori i deras medlemsbrev. Denna byts ut till varje nytt utskick.
Utifrån min komparativa analys21
och teoristudier22
framkom flera delar som bör finnas med i ett medlemsbrev. Dessa är följande:
• Logotyp från avsändare samt vad det är för typ av dokument. • En kort introduktion med information från avsändare.
• Korta nyheter med information och en “läs mer” länk. • Länk till utgivarens webbplats och kontaktuppgifter. • Anvisningar om hur man kan avsluta prenumerationen.
Teater Olivers medlemsbrev kommer att se ut enligt följande: 1. Logotyp från avsändare, vad det är för dokument samt datum. 2. Information från avsändare. 3. Kontaktuppgifter. 4. Aktuellt 5. Erbjudanden 6. Föreningsinfo 7. Månadens medlem 4.3 Struktur
För att skapa god informationsdesign i medlemsbrevet bör det vara enkelt för läsaren att hitta det den söker. I avsnittet ovan visade jag på vilket innehåll som är relevant för Teater Olivers medlemsbrev, nästa steg är att skapa en grafisk struktur. Genom att skapa en interaktiv PDF med hyperlänkar blir det möjligt för läsaren att navigera på fler sätt än genom att scrolla. Läsaren kan välja att hoppa över information och gå till
21 Se Metod. 22 Se Teori.
det som känns viktigast för dem. Kategorier med hyperlänkar kommer finnas i början av medlemsbrevet. Rubrik på kategorierna kan enkelt ändras efter behov.
Exempel på kategorier med hyperlänkar:
Exempel på mål för hyperlänk:
Utöver kategoriseringen har jag skapat en typografisk hierarki där jag använt färg och form för att skapa ingångar till läsningen och rytm i medlemsbrevet. I mitt
gestaltningsförslag används tomma rutor för att visa hur liggande och stående bilder kan användas. Under varje bild finns utrymme för bildtext, något som saknades i deras nuvarande medlemsbrev.
4.4 Gestaltningsförslag
Utifrån min metod- och teoriinsamling har jag tagit fram följande gestaltningsförslag (se nästa sida).
5. DISKUSSION
5.1 SlutdiskussionSyftet med det här examensarbetet var att skapa ett medlemsbrev till Teater Oliver som till text, innehåll och form är mer harmoniserat än deras nuvarande. Jag tog kontakt med föreningen för att jag, som förälder till medlem, ansåg att medlemsbrevet var dåligt utfört och påverkade läsabarheten. Verksamhetsledarna tyckte själva att deras befintliga medlemsbrev var “fult” och de har även fått klagomål på dess utseende. I min enkätundersökning med målgruppen framkom att målgruppen läser medlemsbrevet “trots” sitt utseende. Men på den grund att de ändå fått klagomål och på begäran av verksamhetsledarna själva valde jag att gå vidare med en förbättring av deras medlemsbrev som grund för det här examensarbetet. Utifrån min förstudie förstod jag att fult till text och form är det största problemet med medlemsbrevet. Rune Pettersson, professor i informationsdesign, kallar fult för disharmoni och menar att det är upplevelsen av att de designelement man använder inte ser bra ut
tillsammans. En disharmonisk layout kan påverka läsbarheten dvs. hur lätt/svårt det är för målgruppen att ta del av den information som vill sändas ut och bör därför
förbättras. Min problemformulering blev följande: På vilket sätt är Teater Olivers medlemsbrev disharmoniskt och hur förbättrar man det i enlighet med principerna för god informationsdesign i syfte att skapa ett medlemsbrev som till text, innehåll och form är mer harmoniskt.
Jag fortsatte med att göra en läsbarhetsanayls, vars syfte var att avgöra hur tillgängligt deras medlemsbrev var. Utifrån läsbarhetsanalysen drog jag återigen slutsatsen att det verksamhetsledarna menar med “fult till text och form” är baserat på det Petterson kallar för disharmoni som innebär att alla delar i ett grafiskt meddelande inte skapar en helhet. Vidare gjorde jag en läsbarhetsanalys och en komparativ analys i syfte att se om avsändarens syfte stämde och för att se hur andra medlemsbrev inom område såg ut. Resultatet från analyserna visade att det fanns många delar i medlemsbrevet som kunde påverka läsbarheten, främst var att det inte följde någon röd tråd, att elementen inte hade någon kontinutet eller saknade syfte vilket upplevdes som disharmonisk, dvs. att delarna inte hängde ihop.
informationsdesign och använde mig av verktygen läslighet, läsbarhet och läsvärdet för att söka efter hur jag kunde förbättra medlemsbrevet. Jag valde att luta mitt gestaltningsförslag på teorier som berör harmoni, läsning på skärm, struktur och innehåll, formgivning och kognitiva teorier kring läsbarhet.
Vid mitt förslag på gestaltning tog jag hänsyn till det som framkom både i min metod- och teoriinsamling. Jag började med att skapa en grafisk profil som de kan använda i all sin kommunikation. För medlemsbrevet skapade jag en mall för layout som de i framtiden kan använda vid sina utskick.
Målet med det här examensarbetet var att skapa harmoni i medlemsbrevet utifrån principerna för god informationsdesign. Min förhoppning är att mitt
gestaltningsförslag leder till att både verksamhetsledarna och deras målgrupp inte längre upplever något störande element i medlemsbrevet.
5.2 Vidare studier
Det hade varit intressant att göra en djupare undersökning av vad ordet “fult” innebär inom Informationsdesign. Det hade också varit intressant att göra en jämförelse av Teater Olivers nuvarande medlemsbrev och mitt gestaltningsförslag för att få in kvalitativ data som visar vilka element de uppfattar som störande och på vilket sätt det stör. Då det fanns en del återkommande text som var bristfällig, hade det vidare varit passande att också skapat ett förslag på förbättring av texten.
6. KÄLLFÖRTECKNING
Tryckta källor
Sveningsson Elm, Malin, Lövheim, Mia & Bergquist, Magnus (2003). Att fånga nätet: kvalitativa metoder för Internetforskning. Lund: Studentlitteratur
Guldbrand, Karin & Englund Hjalmarsson, Helena (2012). Klarspråk på nätet. 5. uppl. Stockholm: Prodicta
Pettersson, Rune (2002). Information design: an introduction. Amsterdam: John Benjamins Pub.
Bergström, Bo (2012). Effektiv visuell kommunikation: om nyheter, reklam och profilering i vår visuella kultur. 8., [rev.] uppl. Stockholm: Carlsson
Hellmark, Christer (2004). Typografisk handbok. 5. uppl. Stockholm: Ordfront Baer, Kim (2008). Information design workbook: graphic approaches, solutions, and inspiration. Gloucester, Mass.: Rockport
Hellspong, Lennart (2001). Metoder för brukstextanalys. Lund: Studentlitteratur Sundström, Tommy (2005). Användbarhetsboken: bästa sätten att göra fungerande webb. Lund: Studentlitteratur
Lipton, Ronnie (2007). The practical guide to information design. Hoboken, N.J.: Wiley
Katz, Joel (2012). Designing information: human factors and common sense in information design. Hoboken, New Jersey: Wiley
Holtzschue, Linda (2011). Understanding color: an introduction for designers. 4. ed. Hoboken, NJ: Wiley
Elektroniska källor
Teater Oliver, http://teateroliver.se/empty_2.html, hämtad 211213 Lixräknare, http://www.lix.se Hämtad 10/12/13
Adobe, http://www.adobe.com/se/products/acrobat/adobepdf.html, hämtad 17 dec 2013
Darroch, Iain & Goodman, Joy & Brewster, Stephen & Gray, Phil (2005). The Effect of Age and Font Size on Reading Text on Handheld computers. University of
