Anvisningar

augusti 2006 • avdelningen för samverkan med enskilda organisationer, humanitärt bistånd och konflikthantering

anvisningar

för sidas bidrag till enskilda

organisationer för humanitära insatser

dessa anvisningar gäller för samtliga enskilda organisationer, som söker bidrag för humanitär verksamhet från sida, finansierade från anslagsposten humanitära insatser och konfliktrelaterad verksamhet. inom sida handläggs dessa bidrag inom avdelningen för samverkan med enskilda

Dessa anvisningar anger förutsättningarna för svenska och internationella enskilda organisationer att söka bidrag från Sida för humanitära insatser. Förutom föreliggande anvisningar regleras Sidas bidragsgivning till svenska och internationella enskilda organisationers humanitära verksamhet i avtal mellan Sida och den enskilda

organisationen. Sidas Allmänna villkor för Sidas bidrag till svenska enskilda organisationer anger hur förmedlade bidrag får användas (gäller i tillämpliga fall även internationella enskilda organisationer).

Det finns separata anvisningar för bidrag till svenska enskilda organisationers utvecklingssamarbete på EO-anslaget, inom olika sektorer och länder, samt för insatser som har som huvudmål att främja fred och säkerhet (www.sida.se).

Vägledande i bedömningen av insatserna är framförallt nedanstående dokument: – Regeringens politik för humanitärt bistånd (skr. 2004/05:52)

– Regeringens riktlinjer för Sidas arbete med humanitärt bistånd (UD2004/60685/GS) – Sidas särskilda riktlinjer för humanitära insatser gällande till exempel hälsa, barn

och minor (www.sida.se)

Förutom ovanstående är följande internationella dokument viktiga för Sidas bedömning: – Uppförandekoden för humanitärt bistånd (Code of Conduct for International Red

Cross and Red Crescent Movement and NGOs in Disaster Relief)

– Inter-Agency Standing Committee, IASC:s anvisningar och principer för humanitära aktiviteter

– Guiding Principles on Internal Displacement

– 1994 Guidelines on the Use of Military and Civil Defence Assets in Disaster Relief och 2003 Guidelines on the Use of Military and Civil Defence Assets to Support

United Nations Humanitarian Activities in Complex Emergencies

Dessa anvisningar är fastställda av Avdelningen för samverkan med enskilda organisationer, humanitärt bistånd och konflikthantering genom beslut 2006–00 43 67. 2006–08–25

Utgiven av Sida 2006

Avdelningen för samverkan med enskilda organisationer, humanitärt bistånd och konflikthantering Tryckt av Edita Communication AB, 2006

Artikelnummer: SIDA30432sv ISBN 91–586–2154–7

Innehåll

1. Inledning

2. Sidas humanitära bistånd

3. Bidrag från Sida

3.1 Formella kriterier för sökande organisation 11

3.2 Vad Sida ger bidrag till 11

4. Sidas bedömning av ansökan

4.1 Sidas bedömning av sökande organisation 14 4.2 Sidas bedömning av insatsen 16

5. Utformning av ansökan

6. När bidrag beviljats

Dessa anvisningar anger förutsättningarna för svenska och interna-tionella enskilda organisationer att söka bidrag från Sida för huma-nitära insatser.

Hjälp till människor som drabbats av våldsamma konflikter eller na-turkatastrofer har varit en del av det svenska biståndet alltsedan det på-börjades på 1950-talet. Organisationer av olika slag (frivilliga, svenska, internationella, lokala) har spelat en viktig roll i genomförandet av ett effektivt humanitärt bistånd i kraft av sin kompetens, nätverk och när-varo i de drabbade länderna.

Vägledande för allt humanitärt bistånd är att det styrs av de

drab-bade människornas egna behov. Stödet bygger på principerna om hu­

manitet (det centrala är att rädda liv och lindra lidande) opartiskhet (ge-nomförandet av humanitära insatser grundar sig enkom på behov utan att särskilja mellan eller inom grupper av människor) och neutralitet (hu-manitära insatser ska inte gynna någon sida i en våldsam konflikt eller dispyt). Dessa principer uttrycks i den internationella humanitära rätten och utvecklas i universella deklarationer, konventioner och andra

do-kument. Humanitärt bistånd ska dessutom vara oberoende och därmed

frånskilt politiska, ekonomiska, militära eller andra intressen.

Det övergripande målet för Sveriges internationella utvecklingssam-arbete är att bidra till att skapa förutsättningar för fattiga människor att förbättra

sina levnadsvillkor. Genom att minska orättvisor och fattigdom i världen

skapas bättre förutsättningar för fred, säkerhet och utveckling för folk och nationer. Det svenska utvecklingssamarbetet utgår från ett fattig-domsperspektiv och ett rättighetsperspektiv.

Regeringens politik för humanitärt bistånd (skr. 2004/05:52) visar riktningen för det stöd som förmedlas till humanitär verksamhet via Sida. Målet med det svenska humanitära biståndet är att det ska bidra

till att rädda liv, lindra nöd och upprätthålla mänsklig värdighet, till förmån för

1. Inledning

nödlidande människor som har utsatts för, eller står under hot att utsättas för väpnade konflikter, naturkatastrofer och andra katastrofliknande förhållanden. Politiken skall

medverka till målet för Sveriges internationella utvecklingssamarbete och därmed till det övergripande målet för regeringens utvecklingspoli-tik såsom uttalat i Sveriges poliutvecklingspoli-tik för global utveckling: Gemensamt ansvar (pro-position 2002/03:122)

Utvecklingspolitiken anger åtta huvuddrag som skall genomsyra alla politikområden: demokrati och god samhällsstyrning (1), respekt för de mänskliga rättigheterna (2), jämställdhet mellan män och kvinnor (3), hållbar användning av naturresurserna och omsorg om miljön (4), eko-nomisk tillväxt (5), social utveckling och trygghet (6), konflikthantering och säkerhet (7) och globala gemensamma nyttigheter (8).

Gemensamt ansvar: Sveriges politik för global utveckling

Varje stat har förstahandsansvar att möta de humanitära behov som uppstår inom det egna landets gränser. I de fall staten eller andra insti-tutioner i det utsatta landet inte vill eller kan leva upp till detta ansvar faller det på det internationella samfundet att möta dessa behov. Detta humanitära imperativ är grunden för Sidas humanitära bistånd.

Sida arbetar för humanitärt bistånd på två sätt, dels genom finan-siellt stöd till organisationer för förberedande och genomförande av insatser och dels genom upplysningsarbete och metodutveckling av humanitära frågor.

Beslut om bistånd skall riktas mot drabbade människors grundläg-gande behov såsom mat, vatten, hälsa, tak över huvudet, skydd mot övergrepp samt till insatser som stärker den internationella humanitära rätten i syfte att upprätthålla de humanitära principerna och värna mänsklig värdighet. Detta kräver att de behov som ska tillgodoses iden-tifieras utifrån en behovsanalys.

Ett effektivt humanitärt bistånd är det bistånd som i en humanitär situation främjar långsiktiga och lokalt förankrade lösningar av de akuta behoven för de drabbade människorna. Detta bistånd täcker både fy-siska basbehov såsom mat och kläder, sociala behov såsom säkerhet och trygghet, liksom sådana behov som täcks in av internationell rätt. Sidas finansiella stöd innefattar därmed främst täckandet av grundläggande behov, inklusive skydd, under eller i direkt anslutning till humanitära kriser. Därutöver kan bidrag ges för till exempel demobilisering, förso-ningsarbete och humanitär minhantering, samt visst förebyggande av och beredskap för katastrofer, för att därigenom skapa förutsättningar för återuppbyggnad och långsiktig utveckling.

Sverige har ställt sig bakom de 23 principer för humanitär givarpoli-tik som arbetats fram av ett stort antal stater (Principles and Practice of Good

2. Sidas humanitära bistånd

Det humanitära imperativet Behoven är centrala Ett effektivt humanitärt bistånd Principer för ett bra humanitärt givarskap

Humanitarian Donorship_{). Detta innebär att Sida bland annat strävar efter}

att uppnå flexibilitet och förutsägbarhet i sin finansiering för att svara på förändrade behov i humanitära kriser och i möjligaste mån försöker involvera de drabbade i utformandet, genomförandet, uppföljning och utvärdering av insatser. Sida ger även hög prioritet till att främja strate-gisk och operativ samordning mellan de humanitära aktörerna där var och en bidrar utifrån sina särskilda roller, mandat och förutsättningar.

Utöver detta ställer Sida sig bakom de så kallade Sphere minimistan-dards och de principer för humanitärt bistånd som utvecklats av Hu-manitarian Accountability Partnership – International (HAP-I). Sida är dessutom medlem i Active Learning Network for Accountability and Learning in Humanitarian Action (ALNAP), ett nätverk för utvärdering

och lärande inom humanitärt bistånd2_{. Dessa nätverk och}

organisatio-ner verkar för att höja kvaliteten av humanitärt stöd och förbättra an-svarstagandet hos humanitära aktörer gentemot givare och mottagare. Grundläggande för ett effektivt humanitärt bistånd är att det bygger på de specifika förutsättningar som gäller i den aktuella humanitära si-tuationen. Det är svårt att ge generella riktlinjer för hur insatserna skall utformas. Några allmängiltiga grunddrag kan dock tecknas:

• Mål. Det är grundläggande att målformuleringen utgår ifrån en be-hovsanalys för att identifiera de behov som skall mötas. Ett effektivt humanitärt bistånd kräver även en förståelse för den humanitära kri-sens orsaker, förlopp och konsekvenser.

• Målgrupp. Den drabbade befolkningen består av olika grupper som har olika resurser och behov. Hjälpen bör utgå från en behovs-analys, som särskilt belyser situationen för grupper som av olika anledningar är extra sårbara eller utsatta. Målgruppen skall vara klart definierad och i möjligaste mån vara delaktig i planering och utförande av insatsen.

• Kompetens och kapacitet. Ett effektivt humanitärt bistånd ställer stora krav på den sökande och genomförande organisationens lokalkän-nedom, biståndskunnande och kapacitet.

• Lokala resurser och lokal förankring. Insatser skall i möjligaste mån iden-tifiera och komplettera de kunskaper och resurser som finns lokalt, så att befintliga strukturer stärks snarare än att parallella system byggs upp. Upphandling av varor och tjänster bör om möjligt ske lokalt eller regionalt. Ovanstående kräver att organisationen har god lokal förankring i det aktuella området och bland annat kännedom om hur korruption kan motverkas.

1 Se www.goodhumanitariandonorship.org,

2 Mer information om Good Humanitarian Donorship, Sphere, HAP-I och Alnap finns att hämta till exempel på www.reliefweb.int, www.sphereproject.org, www.hapinternational.org och www.alnap.org.

Internationella standards

Allmänna grunddrag för ett effektivt humanitärt bistånd

• Samordning. Detta skall ske utan att avkall görs på den huma-nitära verksamhetens opartiska och oberoende natur. Syf-tet med samordning är att få bättre underlag för prioritering-ar och därmed kunna uppnå balans mellan olika regioner, sektorer och behov i den humanitära responsen. Väl samordnade insatser minskar riskerna för överlappning och gap i biståndet. Särskilt på sektornivå har samordningen förstärkts under senare år. CAP-processen är en viktig mekanism för samordning. Appel-lerna utarbetas lokalt av FN och enskilda organisationer och baseras på en CHAP – en gemensam analys av situationen och behoven i landet. Det är viktigt att enskilda organisationer deltar i processen, för att kunna påverka den humanitära agendan och det gemensam-ma strategiarbetet.

• Uthållighet. Trots att många av insatserna är kortsiktiga har det hu-manitära biståndet alltid långsiktiga utvecklingseffekter som måste beaktas. Valet av metod att tillhandahålla livsmedelsbistånd påver-kar till exempel efterfrågan, utbud, pris, lokala odlingsmönster och möjligheten att klara av framtida underskott. Humanitära kriser kan också påverka och förändra relationer i samhället, till exempel mel-lan kvinnor och män och det är viktigt att humanitära insatser bidrar till att ojämlikheter inte förvärras. Ett effektivt humanitärt bistånd stödjer dessutom övergången från humanitärt till mer långsiktigt ut-vecklingssamarbete för att verka för en uthållig lösning av de pro-blem som finns.

• Uppföljning och utvärdering. Biståndsinsatserna måste följas upp, resul-tat läsas av mot uppställda mål och gjorda erfarenheter integreras i det fortsatta arbetet.

I regleringsbrevet specificerar regeringen de villkor och prioriteringar som gäller för det svenska humanitära biståndet under året. Genom delposten “Humanitärt bistånd och konfliktrelaterad verksamhet” an-slår regeringen medel för det humanitära bistånd som administreras av Sida. Inom Sida handläggs det humanitära biståndet av Enheten för humanitärt bistånd vid Avdelningen för samverkan med enskilda orga-nisationer, humanitärt bistånd, och konflikthantering (SEKA).

Alla svenska enskilda organisationer som uppfyller vissa kriterier kan söka bidrag från Sida för humanitära insatser (se nedan). När ansökan inkommit till Sida görs en bedömning (se kapitel 4) bland annat utifrån de behov som föreligger och den totala finansieringsbilden. I vissa fall kan Sida också föreslå organisationer att genomföra specifika insatser. Sida uppmanar enskilda organisationer att söka bidrag genom de kon-soliderade FN-appellerna i världen och från EU/ECHO. Ifall så inte har gjorts ska organisationerna motivera det i ansökan till Sida.

Sidas humanitära bistånd förmedlas genom flera olika aktörer, som FN:s olika organ, internationella Röda Korsrörelsen, Räddningsver-ket, svenska enskilda organisationer och utländska humanitära aktö-rer. Humanitärt bistånd kan när det bedöms konkurrenskraftigt även kanaliseras genom andra svenska myndigheter och andra icke-kom-mersiella svenska aktörer. I undantagsfall ges humanitärt bistånd ge-nom lokala enskilda organisationer i Sidas samarbetsländer och till mottagarlandets regering.

Det avtal som tecknas mellan Sida och samarbetsorganisationen och Sidas Allmänna villkor för bidrag till svenska enskilda organisationer regle-rar Sidas stöd till svenska enskilda organisationer (i tillämpliga fall även internationella enskilda organisationer). Villkoren reglerar framför allt förvaltning och hantering av beviljade bidrag, som exempelvis avtal, ut-värdering/revision och upphandling.

3. Bidrag från Sida

Egeninsats krävs inte för humanitära insatser, men uppmuntras då det bekräftar legitimitet och förankring i den egna organisationen. Sidas beslut om bidrag för humanitära insatser kan inte överklagas.

3.1 Formella kriterier för sökande organisation

För att söka bidrag från Sida måste en svensk enskild organisation upp-fylla vissa formella kriterier.

Organisationen skall:

1. vara demokratiskt uppbyggd, ha aktiva medlemmar, en vald styrelse, stadgar och regelbunden mötesverksamhet

2. ha säte och vara registrerad i Sverige

3. ha en ideell eller kooperativ målsättning, och arbeta för en samhälls-utveckling på demokratisk grund

4. ha bedrivit verksamhet i Sverige i minst två år och dokumenterat detta i årsberättelser och bokslut

5. ha arbetat i mottagarlandet, direkt eller genom en samarbetsorgani-sation, i minst ett år

6. ha fullgjort sina skyldigheter för eventuella tidigare bidrag, till exem-pel rapporterings- och redovisningsåtaganden

En stiftelse kan erhålla bidrag om kriterierna 2–6 ovan uppfylls, men skall även:

7. vara stiftad av demokratiskt uppbyggda organisationer, ha en tydlig förankring i det demokratiska samhällslivet och präglas av demokratiska värderingar och öppenhet mot intressenter och all-mänhet

8. ange goda skäl till varför stiftelseformen valts 9. ha stadgar som tillåter insyn

10. ha en styrelse som utses för en viss mandattid 11. vara registrerad hos Länsstyrelsen

En internationell enskild organisation kan erhålla bidrag om den upp-fyller kriterier som motsvarar dem som anges här ovan eller som Sida bedömer rimligen kan begäras av organisationen.

3.2 Vad Sida ger bidrag till

Bidrag kan i princip lämnas för alla kostnader som är nödvändiga för insatsens genomförande, det vill säga projekt- och administrationskost-nader (se nedan). Medel beviljas i regel för avgränsade tidsperioder som kan variera från några månader till flera år. Medel betalas ut i svenska kronor. Separat bidrag för frakt eller planering av insatser medges ej och en organisation kan inte söka bidrag för redan avslutad verksamhet.

Egeninsats Kriterier för svensk organisation Kriterier för stiftelser Kriterier för internationell enskild organisation

Justering av budget i efterhand med anledning av förändringar i väx-lingskursen är inte heller möjligt.

När bidrag används för upphandling av varor och tjänster skall de bestämmelser om upphandling som finns som bilaga till Allmänna villkor

för Sidas bidrag till svenska enskilda organisationer tillämpas.

Som projektkostnader räknas kostnader för själva insatsen såsom till exempel insatsvaror och projektledning. Projektkostnader är dessutom kostnader för resurspersoner, metodutveckling, uppföljningar/utvär-deringar, revision och upphandling relaterade till insatsen. Se vidare nedan för ytterligare exempel.

Administrationskostnader (overheads) är en restpost som är nödvän-dig för att insatsen ska kunna genomföras. Det kan till exempel vara löpande ekonomiadministration, drift av ett kontor, räntekostnader och ledning. Administrationsbidraget ska täcka administration i alla led, alltså även administrativa kostnader för internationella och lokala sam-arbetsorganisationer. Bidrag kan beviljas om högst 7 procent av projekt-kostnaderna, men kan bli lägre om projektet inte rimligen motiverar ett sådant bidrag.

Exempel på projektkostnader:

• Bidrag för fortbildning av lokalanställd personal inom relevanta

om-råden, tex ATHA-utbildningen i Härnösand3_{. Utbildning bör dock i}

första hand ske i samarbetslandet eller närliggande land.

• Bidrag för hyra av kontorslokal, fordon,

kommunikationsutrust-ning och annan kapitalkrävande utrustkommunikationsutrust-ning kan medges efter sär-skild prövning och under förutsättning att sådana investeringar är relevanta för insatsen och inte utgör huvudändamålet med insat-sen. Förteckning skall biläggas för hur utrustningen skall användas och avyttras efter insatsens slut. Köp av mark eller fastigheter be-viljas i regel ej.

• Bidrag för lokal respektive internationellt anställd personal som arbetar inom ramen för en insats. Deltagande av internationell personal skall motiveras. Den sökande eller genomförande organi-sationen ansvarar för rekrytering, utbildning och arbetsgivaransvar för all personal

• Bidrag för kostnader för uppföljning av pågående insatser.

Kostna-derna för uppföljning skall stå i rimlig proportion till insatsens bud-get. Alla former av uppföljning skall dokumenteras och finnas till-gänglig för Sida.

• Bidrag kan även om dessa inte är direkt kopplade till en specifik

in-sats i vissa fall ges för metodutveckling, deltagande i internationella

3 Advanced Training Programme on Humanitarian Action (ATHA-programmet) är ett kursprogram som Sida tagit fram tillsammans med Harvarduniversitetet.

Vad är projektkostnader? Vad är administrations­ kostnader? Fortbildning Investeringar Personal Uppföljning Kvalitetsfrågor

nätverk om humanitära frågor samt arbete med policyfrågor och an-dra kvalitetshöjande åtgärder. Bian-drag kan även ges för nationellt och internationellt påverkansarbete om frågor som berör människors si-tuation i humanitära kriser.

• Bidrag för utvärderingar av större insatser. En utvärdering innebär

en mer omfattande analys av till exempel genomförande, resultat, måluppfyllelse, effektivitet och avvikelse. Utvärderingen kan ske vid olika tidpunkter men genomförs i regel efter att insatsen avslutats. Initiativet till en utvärdering kan tas av organisationen själv, den lo-kala samarbetspartnern eller Sida.

• Sida kan även ge bidrag till organisationer för att göra

behovsanaly-ser i en humanitär kris. Dessa behöver inte göras av samma organi-sationer som därefter genomför insatser.

• I de fall organisationens riskanalys gör gällande att det finns skäl för en separat budgetpost för oförutsedda utgifter kan Sida bevilja det. Organisationen måste dock få Sidas godkännande om dessa medel används på sätt som förändrar insatsens huvudsakliga inriktning el-ler om det leder till stora ändringar i budgeten, se Sidas standardav-tal för bidrag till enskilda organisationer.

Utvärdering

Behovsanalyser

Initialt gör Sida en bedömning av varje ansökan för att se om skäl före-ligger för en fullständig beredning. I den initiala bedömningen övervägs huruvida insatsen är behovsbaserad, om organisationen uppfyller for-mella kriterier, om medel finns tillgängliga hos Sida, om insatsen passar in i den övergripande strategin för Sidas humanitära bistånd, om det finns alternativ eller mervärde att gå via just denna organisation, samt en uppskattning av den totala givar- och organisationsbilden i den ak-tuella humanitära situationen. Bedömningen tar även hänsyn till sam-arbetsstrategin för det land/område där katastrofen inträffat i de fall denna strategi omfattar även humanitärt arbete.

Utifrån denna initiala bedömning avgörs ifall ansökan ska avslås eller om en fullständig beredning ska göras. Denna omfattar en mer samlad analys av den sökande organisationen och den föreslagna insatsen i sin helhet. Särskilt viktigt i bedömningen är förutsättningar och risker, re-levans, genomförbarhet, uthållighet och uppföljning. Sidas bedömning omfattar en analys av behovet av humanitärt bistånd mot bakgrund av vad som görs lokalt och vad övriga givare gör, vilka insatser som är prio-riterade samt en identifiering av den eller de organisationer som har de bästa förutsättningarna att tillföra den hjälp som behövs. Att en fullstän-dig beredning görs innebär inte med automatik att ansökan beviljas.

4.1 Sidas bedömning av sökande organisation

Grundläggande för Sidas bedömning av sökande organisation är dess biståndskunnande och kapacitet. Organisationen skall vidare ha en god kännedom om den humanitära situationen och bör ha en tydlig lokal förankring. Organisationen skall därutöver uppfylla vissa formella kri-terier, se 3.1.

Med sökande organisation avses den organisation som söker bi-drag hos Sida och med vilken Sida tecknar avtal ifall bibi-drag beviljas.

4. Sidas bedömning av ansökan

Initial bedömning Bedömning i korthet: – analys av behov – val av insats – identifiering av organisation

En svensk organisation som samarbetar med en internationell enskild organisation kan ansöka om bidrag från Sida för insatser som kanali-seras genom den internationella enskilda organisationen. Då bedömer Sida i första hand den svenska organisationens förutsättningar och kapacitet att följa upp insatsen och i andra hand den internationella enskilda organisationens förmåga att genomföra/styra och följa upp genomförandet i samarbete med eventuella lokala partners. Bedöm-ningskriterierna är i stort sett desamma för den internationella en-skilda organisationen som för den sökande svenska organisationen. Om insatsen genomförs av en samarbetsorganisation i mottagarlandet är den också föremål för Sidas bedömning. Samarbetsorganisationen i mottagarlandet kan vara till exempel en lokal enskild organisation, en internationell enskild organisation med lokal förankring, samt en nationell eller regional myndighet.

Vid Sidas bedömning av den sökande organisationen är följande fak-torer av särskild betydelse:

• Organisationens mål, prioriteringar och verksamhet i förhållande till det övergripande målet för det svenska internationella utvecklings-samarbetet och målet för Sveriges humanitära bistånd, samt dess re-lation till de huvuddrag som anges i den svenska politiken för global utveckling (se kapitel 1) och i förekommande fall aktuell samarbets-strategi

• Organisationens tidigare erfarenhet av humanitärt bistånd och dess lokala förankring i det aktuella katastrofområdet, samt dess kompa-rativa fördelar

• Organisationens verksamhetsinriktning, resurser och kompetens ge-nerellt och i förhållande till den föreslagna insatsen

• Organisationens administrativa system och rutiner för planering, uppföljning, redovisning och rapportering samt förmåga att rekry-tera kompetent personal och upphandla varor och tjänster

• Organisationens kapacitet att analysera och rapportera risker, effek-ter och resultat samt förmåga att integrera tidigare erfarenheeffek-ter i det fortsatta arbetet.

Sida utgår från att den sökande organisationen har anslutit sig till och följer den uppförandekod för humanitärt bistånd som utarbetats av ett stort antal välrenommerade frivilligorganisationer (Code of Conduct for

International Red Cross and Red Crescent Movement and NGOs in Disaster Relief).

Denna kod betonar bland annat att biståndet enbart skall baseras på behov utan hänsyn till mottagarens etniska tillhörighet, tro, kön, sexu-ell läggning, funktionshinder sexu-eller nationalitet.4 _{Om organisationen inte}

Vilken är sökande organisation?

Uppförandekod för humanitärt bistånd

har anslutit sig till denna uppförandekod skall anledningen till detta sär-skilt belysas i ansökan.

Sida lägger dessutom stor vikt vid att enskilda organisationer konti-nuerligt utvecklar sin kompetens i humanitära frågor. Sida uppmanar därför enskilda organisationer att bland annat dra fördel av ATHA-ut-bildningen i Härnösand.

4.2 Sidas bedömning av insatsen

Varje humanitär kris är unik och därför blir Sidas bedömning specifik för varje situation. Det är grundläggande att den föreslagna insatsen är relevant i förhållande till de behov som identifierats via en behovsana-lys. För Sidas bedömning av en insats görs dels en kvalitetsgranskning och dels en granskning av den föreslagna budgeten. Sida har följande bedömningsgrunder:

Relevans – Bedömning av hur relevant insatsen är i förhållande till do-kumenterade behov och de problem som formulerats i ansökan. Av särskild vikt är att projekten baseras på en behovsanalys och att det finns en rimlig koppling mellan behov och typ av insats, dvs om stöd planeras i form av mat, förnödenheter, försörjningsstöd, skyddsåtgär-der eller kontantbidrag. En bedömning görs även av organisationen och dess komparativa fördelar och mervärde när det gäller att av-hjälpa problemen.

Genomförbarhet – Bedömning av de praktiska förutsättningarna som existerar för ett lyckat genomförande av insatsen. Har sökande orga-nisation och eventuell samarbetspartner kapacitet och resurser för ett lyckat genomförande? En bedömning görs även av huruvida insatsen förmår mobilisera lokala resurser.

Samordning och deltagande – Bedömning av huruvida insatsen sam-ordnas med de ansträngningar som görs av andra aktörer (de drabbade själva, lokala myndigheter, övriga biståndsorganisationer, samt FN-sys-temet), samt om insatsen kompletterar det som andra aktörer gör.

Sida kräver att organisationer deltar i lokala samordningsdiskussio-ner och informerar andra humanitära aktörer om sina insatser och program.

Även det inflytande de drabbade har under planering, implemente-ring och uppföljning bedöms. Det är viktigt att organisationerna visar öppenhet och ansvar i relation till mottagarna, genom att genomföra insatser på ett transparent och deltagande sätt. Detta innebär bland annat att mottagarna i möjligaste mån ska delta i behovsanalyser, få information om kriterier för val av målgrupp och om vad som ingår i hjälpen, ha möjlighet att ge synpunkter på genomförandet av insatserna etc. Sida lägger här stor vikt vid de principer och standards som utveck-lats för humanitärt bistånd, som Code of Conduct, Sphere standards och HAP-I:s principer.

Effektivitet – Bedömning av huruvida de fastställda målen av

insatsen är realistiska och huruvida strategin för genomförande är ett lämpligt och kostnadseffektivt sätt att uppnå målen under rådande om-ständigheter och givet möjliga alternativ.

Uppföljning och utvärdering – Bedömning av huruvida insatsmål och resultat kommer att kunna följas upp genom de indikatorer som angivits av sökande organisation i ansökan.

Risker och riskhantering – Bedömning av de externa och interna risker som identifierats av sökande organisation i ansökan. Sökande organi-sations förslag på hur dessa kan minimeras och dess förmåga att han-tera riskerna bedöms även. Sida lägger stor vikt vid hur organisationen hanterar risken för korruption, både inom ramen för projektet och i kontakter med det lokala samhället där projektet genomförs.

Organisationen ska dessutom ha ett system för att göra säkerhetsbe-dömningar för det aktuella katastrofområdet och ha uppdaterade eva-kueringsplaner för sin personal. Organisationen skall på Sidas anmodan kunna lämna in uppdaterade säkerhetsplaner.

Uthållighet och långsiktiga effekter – Bedömning av den föreslagna insatsens förväntade och potentiella långsiktiga effekter och uthållig-het. En viktig fråga för Sida är hur insatsen bidrar till att bygga lokal kapacitet för att hantera den nuvarande situationen och framtida kri-ser. Dessutom bedöms även om insatsen beaktat eventuell positiv eller negativ påverkan på till exempel miljö-, konflikt- och jämställdhets-aspekter. Finns en medvetenhet om hur huvuddragen i den svenska politiken för global utveckling och Sidas strategiska prioriteringar kommer att påverka eller påverkas? En bedömning görs även av insat-sens förmåga att beakta övergången från humanitärt bistånd till mer långsiktigt utvecklingssamarbete.

Hiv/aids – Särskild hänsyn tas till frågor kring hiv/aids. I länder där hiv/aids har betydelse för den humanitära situationen bör insatser i hög grad integrera ett hiv/aidsperspektiv. När normala samhällsstrukturer slås sönder, som ofta är fallet i humanitära kriser finns ofta risk för snabb spridning av hiv/aids.

I granskningen av budgeten gör Sida en helhetsbedömning som innefat-tar en rimlighetsbedömning av de olika posterna och en genomgång av de områden som ingår. En uppskattning görs av insatsens kostnadseffek-tivitet och om det råder samstämmighet mellan akkostnadseffek-tiviteter och budget. En budget kompletterar en beskrivning i en ansökan och prioritering-arna i den föreslagna budgeten ger en bra bild av hur organisationen resonerar i frågor som relevans, genomförbarhet och uthållighet.

Humanitära aktörer söker i många fall medel från flera givare. I de fall bidraget från Sida ingår i en större insats ska organisationen beskri-va hela projektet beskri-vad gäller mål, målgrupp, relebeskri-vans etc. I beskrivningen

Granskning av budget

Medel från flera givare/ samfinansiering

av organisationens insats bör fokus ligga på mervärdet som den bidrar med i form av resurser och kompetens. I enlighet med tankegångarna i initiativet Gott Humanitärt Givarskap kan Sida i många fall ge ett allmänt bidrag till ett projekt eller program, där bidraget inte är kopplat till vissa aktiviteter eller budgetposter. Det förutsätter dock att projekt-beskrivningen och rapporteringen relaterar till hela verksamheten och inte enbart till de aktiviteter som finansieras med svenska medel.

Ansökan om humanitärt bistånd kan lämnas in när som helst under året. Ansökan ska helst skrivas på engelska. För att ansökan skall be-handlas måste den innehålla följande dokument eller motsvarande information:

1. Försättsblad (undertecknad papperskopia i enlighet med nedan)

2. Organisationsbeskrivning (se 5.1)

3. Insatsbeskrivning (se 5.2)

4. Budget angiven i SEK, USD eller EUR (se 5.3)

När en svensk organisation söker bidrag från Sida för första gången el-ler när lämnade uppgifter har förändrats bifogas följande uppgifter:

5. Registreringsbevis 6. Stadgar

7. Verksamhetsberättelse med reviderat bokslut

8. Utdrag ur protokoll som styrker firmatecknare

För internationell enskild organisation som söker för första gången skall motsvarande handlingar inlämnas.

Försättsblad:

Ansökningsdatum: Datum när ansökan lämnas till Sida.

Rubrik: Bör formuleras så att den ger en klar uppfattning om insatsens inriktning och innehåll Område: Land/region och ort där insatsen skall genomföras

Planerad aktivitetsperiod: Beräknad start och slut för insatsen. Total tidsåtgång bör

anges i antal månader.

Sökande organisation i Sverige: namn, adress, telefon- och faxnummer, samt e-postadress Sökande organisations projekthandläggare: namn, telefon- och faxnummer, samt

e-postadress

Samarbetsorganisation (er): namn och kontaktperson Sökt belopp: i SEK

Andra givare som mottagit ansökan: namn och kontaktperson(er)

Sammanfattande insatsbeskrivning: en kort konkret beskrivning av den föreslagna

insatsen (cirka 500 tecken). Sammanfattningen skall vara formulerad så att den utan bearbetning kan utgöra underlag för extern information.

Sammanfattande projektbudget:

– Insatsens totalkostnad uppdelad i relevanta budgetposter

– Insatsens totalfinansiering uppdelat enligt följande (1) sökt bidrag i SEK (svenska kronor), (2) eventuell kontant egeninsats och (3) andra bidrag från andra givare inklusive mottagarorganisationen

Firmatecknare: Ansökan skall undertecknas av firmatecknare eller annan juridiskt

behörig person.

5.1 Organisationsbeskrivning

Organisationsbeskrivningen innefattar en redogörelse för den sökande organisationens mål, prioriteringar och verksamhet, samt en beskriv-ning av organisationen utifrån tidigare erfarenheter av humanitärt bi-stånd och/eller utvecklingssamarbete, liksom tidigare erfarenheter från det aktuella katastrofområdet.

Beskrivningen skall även innefatta organisationens kapacitet och kompetens att genomföra insatsen på ett effektivt sätt, system för upp-följning, redovisning och rapportering, samt organisationens kapacitet att analysera och rapportera risker, effekter och resultat. Ange även om organisationen har anslutit sig till tidigare nämnda uppförandekod och motivera varför om så inte är fallet.

Motsvarande uppgifter skall i tillämpliga fall lämnas för samarbets-organisationen i mottagarlandet eller annan samarbetspart.

5.2 Insatsbeskrivning

Ansökan skall följa den uppdelning av rubriker som anges nedan. Un-der vissa rubriker finns ett antal frågor som kan användas som

vägled-ning i formuleringen av texten. Texten behöver inte vara omfattande, men skall täcka in det mest väsentliga. Punkt 1– 3 bör inte överskrida två sidor tillsammans.

1. Bakgrund

Bakgrundsavsnittet bör innefatta en beskrivning av den humanitära si-tuationen i form av en kortfattad analys av det område/land där kata-strofen har inträffat, alternativt om så är fallet en beskrivning av varför hot finns om en framtida katastrof. Beskrivningen bör även relatera till dokumenterade behov.

– Under vilka förhållanden genomförs insatsen?

– Vilka externa faktorer är viktiga för att insatsen ska kunna genomföras?

2. Intressentanalys

Intressenter är de som påverkas av eller utövar inflytande på insatsen – direkt eller indirekt. Beskrivningen av de olika intressenterna beror på den kontext i vilken insatsen genomförs. Lägg särskild vikt vid att beskriva och motivera valet av målgrupp (till exempel kön, ålder, social och ekonomisk ställning, etnisk grupp). För att definiera målgruppens och andra intressenters roll kan följande frågor beaktas:

– På vilket sätt deltar målgruppen i planering, genomförande och uppföljning?

– Hur deltar kvinnor och män, pojkar och flickor? Hur ser man till att inte vissa grupper hindras från att delta? Finns det särskilt sårbara grupper, som tex handikappade, äldre, sjuka, barn och hiv-smittade som behöver extra stöd eller insatser för att kunna delta? Hur påver-kas målgruppen och eventuella grupper inom och utanför målgrup-pen av insatsen? Finns det risk för att vissa grupper diskrimineras? – Kommentera fördelningseffekter; hur påverkas flickor och pojkar

respektive kvinnor och män?

– Kan några grupper komma att påverkas negativt?

– I konfliktsituationer, hur påverkar valet av målgrupp konfliktens utveckling?

– Vilka övriga grupper, organisationer och myndigheter kommer att påverka/påverkas av insatsen, direkt eller indirekt?

3. Problem­ och behovsanalys

Problem- och behovsanalysen innefattar en beskrivning/diskussion av de problem som kan komma att mötas och som insatsen avser lösa. Ana-lysen bör ge en förklaring till varför problemen existerar, samt ange vilka som varit med och definierat behoven och de planerade åtgärderna och varför problemet/en inte kan lösas av de drabbade/landet själva.

–

– Vem/vilka påverkas av problemet?

– Vilka är behoven i den aktuella humanitära situationen? – Vem har definierat behoven?

4. Målanalys – bilden av den framtida situationen

Målanalysen innefattar tre nivåer av mål: övergripande mål med insat-sen, insatsmål och förväntade resultat.

Det övergripande målet innefattar insatsens direkta effekter och de långsiktiga förändringar som insatsen förväntas leda till. Beskriv kortfat-tat det övergripande målet (som skall ha sin grund i problemanalysen). Insatsmålet/en beskriver den situation som förväntas bestå om insat-sen leder till önskat resultat och de uppfattningar som finns angående externa faktorer som påverkar insatsen. Det är viktigt att insatsmålet/en och resultaten är specifika och realistiska, samt innefattar en viss tids-ram. Insatsmålet/en skall formuleras så att man i efterhand kan avgöra i vilken mån det har uppfyllts. Måluppfyllelsen skall kunna mätas med kvalitativa och/eller kvantitativa indikatorer.

Resultaten av insatsen kommer av de aktiviteter som genomförs inom ramen för insatsen. Resultaten bör vara faktiska och konkreta som en di-rekt konsekvens av insatsens aktiviteter. Ofta krävs flera aktiviteter för att nå ett visst resultat. Ange vilka resultat aktiviteterna förväntas leda till (kvalitativa och/eller kvantitativa indikatorer) och på vilket sätt dessa re-sultat bidrar till att insatsmålet/en och det övergripande målet uppnås.

5. Aktivitetsplan – medel för att uppnå målen och eliminera problemet

Aktivetsplanen beskriver vilka aktiviteter som är nödvändiga för att uppnå de förväntade resultaten och för att eliminera det ursprungliga problemet. Observera att aktiviteter är de medel som krävs för måluppfyllelse och inte mål i sig. Beskriv även i möjligaste mån om aktiviteterna är en del (delpro-jekt, komponent) av en större insats och i sådana fall hur den hänger ihop med den övergripande insatsen eller eventuella strategin. En beskrivning bör finnas av vilka aktiviteter som görs av målgruppen, respektive lokala enskilda organisationer, lokala myndigheter, regering och utländska bi-ståndsgivare och hur insatsen samordnas med dessa aktiviteter.

Aktivitetsplanen innefattar även en plan för vilka resurser som krävs för att genomföra insatsen.

– Hur ska insatsen genomföras? Varför har man valt att genomföra insatsen på det föreslagna sättet?

– Hur samordnas insatsen med andra ansträngningar för att avhjälpa problemet? Vad gör lokala myndigheter, människorna själva, andra humanitära aktörer etc.

– Vilka resurser finns tillgängliga lokalt för att genomföra aktiviteterna? – Vilka resurser finns tillgängliga inom den egna organisationen och

hos eventuell samarbetspartner?

– Hur kommer eventuell upphandling att ske?

– Finns planerad tidsram för insatsen där början och avslut tydligt framgår?

– På vilket sätt är insatsens avslutningsfas planerad?

6. Uppföljning och resultatredovisning

För att kunna se ifall insatsen uppnår sina mål bör organisationen ha en metod för att mäta resultat. Vanligtvis brukar resultat bedömas utifrån indikatorer som gör det möjligt att mäta vilka framsteg insatsen gör på olika nivåer. Att hitta en lämplig indikator för ett mål är ett sätt att försäkra att målet blir specifikt, realistiskt och konkret. En rimlig nivå kan vara att beskriva så många indikatorer som det finns resultat och ytterligare några för uppfyllelse av insatsmålen.

– Hur och när planeras resultatuppföljningen? – Hur kan indikatorerna användas vid uppföljningen? – Vad ska insatsen uppnå när det gäller kvalitet? – Vad ska insatsen uppnå när det gäller kvantitet?

– Under vilken tidsperiod? När ska måluppfyllelse vara uppnådd? – Hur kan lärande från insatsen tas tillvara?

7. Riskanalys och riskhantering

Riskanalysen beskriver om det finns någon avgörande extern eller in-tern faktor som är en förutsättning för att insatsen skall lyckas. Beskriv även vilka faktorer eller intressekonflikter – externa såväl som interna – som kan hindra eller allvarligt försvåra insatsens genomförande och om alternativa strategier övervägts för att uppnå det övergripande målet. Externa faktorer eller risker finns utanför insatsens ram och innefattar till exempel brist på säkerhet och tillträde, politiska utveck-lingar eller korruption som organisationen inte råder över. Interna faktorer eller risker är av den typ att organisationen kan utöva kontroll över dem och minimera effekterna av dem. Riskanalysen bör sedan resultera i en riskhanteringsplan, det vill säga en plan för hur dessa potentiella risker kan minimeras. En särskilt viktig fråga är hur ge-nomförande och sökande organisation motverkar risken för korrup-tion inom projektet och om organisakorrup-tionerna har tagit fram policy och handlingsplaner för detta.

8. Uthållighet och långsiktiga utvecklingseffekter

En kort beskrivning av de förväntade och potentiella långsiktiga effekter som insatsen kan förväntas ha, samt en redogörelse för om/hur orga-nisationen försökt undvika negativa effekter till följd av insatsen. Det är viktigt att i detta sammanhang beakta de huvuddrag som finns i Sveri-ges politik för global utveckling, samt Sidas strategiska prioriteringar för hiv/aids och anti-korruption. Information om de olika områdena finns att hämta på www.sida.se.

– Hur kan negativa konsekvenser på miljön undvikas? – Har en miljökonsekvensbedömning genomförts?

– Vilken påverkan har insatsen på lokala konflikter eller spänningar mellan grupper i ett samhälle?

– Har en konfliktanalys genomförts? Hur har slutsatserna av en sådan analys tagits tillvara i utformningen av insatsen?

– Har insatsen potential att ha en positiv inverkan på konfliktsituationen? – På vilket sätt tillgodoser insatsen kvinnors och mäns, flickors och poj-kars behov? Hur planerar man att undvika att insatsen bidrar till en ojämn fördelning vad avser dessa grupper?

– På vilka sätt har insatsen beaktat resultaten i en jämställdhetsanalys? – Hur påverkar hiv/aidssituationen problemet/en som insatsen avser

lösa? På vilket sätt kan eventuella negativa konsekvenser avhjälpas? – På vilket sätt bidrar insatsen till att stärka och bygga upp lokal

kapa-citet att hantera humanitära kriser?

5.3 Budget och finansiering

Budgeten skall omfatta både planerade kostnader och finansiering för hela insatsen. Även eventuell egeninsats och andra givares bidrag skall specificeras. Gäller ansökan endast vissa komponenter av ett större program ska det framgå i budgeten vilka poster det svenska bidraget skall användas till. Gäller ansökan ett oöronmärkt stöd behöver det inte framgå vilka aktiviteter eller budgetposter inom projektet som det svens-ka stödet ssvens-ka användas för.

Hela projektbudgeten skall anges med specificerande av projektkost-nader. Eventuella kostnader för administration skall anges men behöver inte specificeras. Budgetposterna skall specificeras så att varje kompo-nent är tydlig och möjlig att följa upp. Specificering av budgetposter kan lämnas i bilagor. Budgeten ska redovisas i SEK, USD eller EUR om inte organisationen och Sida kommit överens om annat.

När bidrag beviljats tecknas ett avtal mellan Sida och den sökande or-ganisationen. Avtalet reglerar bland annat formerna för utbetalning, under vilken tidsperiod Sidas bidrag får användas, organisationens rap-porteringsskyldighet, samt hur och när ej utnyttjade projektmedel och eventuell ränta skall återbetalas. Avtal skall också tecknas mellan sö-kande organisation och samarbetsorganisationen i den mån en sådan finns. I och med detta påtar sig sökande organisation att föra vidare Sidas krav vad avser till exempel styrsystem, rapportering, revision och anti-korruption

Utbetalning av Sidas bidrag sker enbart mot rekvisition i original från organisationen där medel anges i svenska kronor. Detta under förutsätt-ning att eventuell tidigare rapportering har inkommit till Sida. Till varje medelsrekvisition skall bifogas en prognos avseende medelsförbrukning under den period som rekvisitionen avser. Sidas bidrag skall placeras på ett separat räntebärande konto. Eventuell revidering av tidigare god-känd budget skall godkännas av Sida. Se avtal för vidare information om vad rekvisitionen skall innefatta.

I och med att avtal tecknas mellan sökande organisation och Sida åtar sig organisationen att samarbeta för att motverka korruption under insatsens genomförande. Sökande organisation åtar sig även att utreda och om nödvändigt vidta rättsliga åtgärder mot den eller dem som på goda grunder kan misstänkas för korruption eller annan otillbörlig vin-ning. Vid misstanke om korruption eller oegentligheter skall Sida ome-delbart informeras.

Vid vissa tidsmässigt längre insatser, vanligen aktivitetsperioder över 12 mån, begär Sida en delrapport från den sökande organisationen. Delrapporten skall innehålla information om de aktiviteter som företa-gits och resultatuppfyllelse per aktivitet. Rapporten bör även redovisa eventuella avvikelser från planen och ange skäl till dessa avvikelser, samt

6. När bidrag beviljats

information om justerad tidsplan. Slutligen skall delrapporten innefatta en budgetuppföljning i enlighet med beviljad budget.

Slutrapportering av medel som beviljats av Sida är en viktig källa för lärande och underlag för uppföljning. Det är därmed väsentligt att rapporten är analyserande och försöker att förklara skillnader i tidigare insatsbeskrivning och slutgiltigt utförande. Slutrapporten skall innehålla dels en ekonomisk redovisning och dels en resultatorienterad rapport och vara bestyrkt av en auktoriserad revisor. Beträffande omfattningen av denna revision hänvisas till revisionsinstruktionen i Allmänna villkor för

Sidas bidrag till svenska enskilda organisationer. En elektronisk kopia och en

papperskopia av den ekonomiska och den resultatorienterade rappor-ten skall lämnas till Sida Stockholm senast sex månader efter insatsens slut, om inte annat reglerats i avtalet.

Rapportering bör fokusera på hela projektet och det mervärde som den svenska organisationen bidragit med. I de fall då bidraget bundits till någon specifik aktivitet eller budgetpost måste denna beskrivas sepa-rat. Detta gäller även den ekonomiska redovisningen.

Den ekonomiska redovisningen skall vara i samma valuta som ansö-kan och följa samma uppställning som den beviljade budgeten (se kapitel 5.3). Skillnader mellan budget och utfall skall noteras och förklaras i den resultatorienterade rapporten. Redovisningen bör ge en heltäckande bild av projektets intäkter och utgifter. Kompletterande information om till exempel övriga finansiärers bidrag bör lämnas (eventuellt i bilaga).

Den resultatorienterade rapporten skall vara analyserande i sin ka-raktär och därmed beskriva utfall i form av måluppfyllelse, resultat och effekter, samt genomförande i relation till de i ansökan identifierade problemen, förväntade resultaten och planerade aktiviteterna. I stort skall analysen relatera till insatsbeskrivningen i ansökan och vara upp-ställd i enlighet med denna (se 5.2). Analysen bör bland annat innefatta en beskrivning av:

– i vilken utsträckning de mål som ställts upp i insatsbeskrivningen har uppnåtts

– de aktiviteter som har genomförts och konkreta resultat och effekter av dessa, även vad avser långsiktiga utvecklingseffekter

– vilka i målgruppen som insatsen nått (till exempel kvinnor, män, barn, handikappade)

– eventuella avvikelser från plan och mål som har förekommit – bakgrunden till eventuella differenser mellan budget och utfall

– huruvida tidsplanen har hållits och ifall eventuella avvikelser förekommit – hur insatsen kommer att avslutas alternativt fortsätta

– slutsatser och lärdomar som dragits på grundval av erfarenheter från insatsen samt om och hur dessa kommer att återföras till organisatio-nens fortsatta verksamhet

Rapportering – slutrapport

Ekonomisk redovisning

Av Sida beviljade medel som inte förbrukats vid insatsens slut och in-tjänad ränta skall återbetalas till Sida i samband med slutredovisning. Observera att vissa större organisationer har separata avtal med Sida om återbetalning en gång per år.

En organisation som beviljas bidrag från Sida är skyldig att fortlö-pande tillhandahålla all information som Sida önskar ta del av, vilket inkluderar att informera berörd svensk ambassad om insatsen. Sida i sin tur informerar berörda ambassader om beviljade bidrag. Organisatio-nen skall även göra det möjligt för Sida eller av Sida utsedd representant att besöka insatsen.

Organisationen skall vidare informera om att insatsen erhåller stöd från Sida i sin information kring insatsen både i Sverige och i mottagarlandet.

Information till Sida och information utåt

Att halvera fattigdomen i världen till år 2015 är vår tids största utmaning. Det kräver samarbete och uthållighet. Samarbetsländerna ansvarar för sin utveckling. Sida förmedlar resurser och utvecklar kunskap och kompetens. Det gör världen rikare.

stYrelsen för internationellt utvecklingssamarbete 105 25 stockholm besöksadress: valhallavägen 199 telefon: 08-698 50 00 telefax: 08-20 88 64 sida@sida.se, www.sida.se