Malmö högskola
SÄL - Särskild lärarutbildning
Examensarbete
10 poäng
Upplevda brister med det interna
informationsflödet
på en medelstor gymnasieskola
Learned insufficiencies in the internal information flow
of a middle size upper secondary school.
Karin Lindmark
AUO 60 poäng Höstterminen 2006
Examinator: Nils Andersson Handledare: Anders Lindh
Abstract
Spreading and collecting information is and has always been essential in order to communicate and cooperate on daily basis in a society like owns today. All individuals are being exposed to a large amount of information daily. This increases the demand for reliability and accuracy of the information and also the source that distribute the information. In an environment such as a school both pupils and personnel are exposed to a constant flow of information from both external and internal sources.
The purpose of this study was to illustrate and identify the possible and in some cases obvious shortcomings in the internal flow of information in a medium sized upper secondary school. My group of interest have been educationalists, student council personnel and administrative personnel. Initially, I sent out a questionnaire determine general opinion of the flow and distribution of information in our school. Based on the answers, I then designed a questionnaire with more specific and detailed questions about the requirements and complaints my colleagues had expressed initially. The crux after problems seems to be the flow of information is somewhat unstructured and to some extent incomplete. To substantiate where the responsibility lies in distributing information and through which channels they are allocated, I interviewed the school secretary. Thus, I got answers to most of my colleagues questions and a robust foundation for my analysis and ultimately, my discussion. Finally I approached management to interview the person in charge of these questions and how they experienced the situation.
My study resulted in many useful suggestions of how to eliminate obsolete and superfluous channels in order to get the most accurate and precise information provided.
Keywords:
Channels, communication, flow of information, information, information overflow, internal communication.
Innehållsförteckning
1. INLEDNING ...5
2. BAKGRUND ...8
2.1 LITTERATURGENOMGÅNG & BEGREPPSFÖRKLARINGAR...8
2.2 KOMMUNIKATION...8
2.3 INTERNKOMMUNIKATION...8
2.4 INFORMATIONSKANALER...11
2.5 NY TEKNIK FÖR INTERNINFORMATION...12
2.6 INTRANÄT...13
3. SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNING ...14
3.1 SYFTE...14 3.2 FRÅGESTÄLLNING...14 4. METOD...15 4.1 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT...15 4.2 ENKÄT...16 4.3 INTERVJU...17 4.4 BEGRÄNSNINGAR...17 4.5 STUDIENS TILLFÖRLITLIGHET...17 5. RESULTATREDOVISNING ...18 5.1 RESULTAT 1...18 5.2 RESULTAT 2...19
5.3 SAMMANFATTNING OCH ANALYS AV ENKÄT...19
5.4 INTERVJU AV GYMNASIESEKRETERARE...24
6. DISKUSSION ...28
6.1 SLUTORD...33
6.2 FÖRSLAG PÅ VIDARE FORSKNING...34
REFERENSER...35
Bilaga 1...36
Bilaga 2...37
Bilaga 3...38
1. Inledning
Att tillgodogöra sig information och sprida den vidare har i alla tider varit väsentligt för att vi skall kunna utvecklas och fungera tillsammans i samhället, på jobbet och i övriga relationer i vår vardag.
Tack vare uppkomsten av skriftspråket för omkring 5000 år sedan blev det möjligt att lagra stora mängder information och kunskap utanför individen. Detta har enligt Hård af Segerstad (1982, s.5) haft stor betydelse för våra möjligheter att dokumentera och sprida information till andra människor. Människans förmåga att samla och sprida data om sig själv och sin omvärld, att bearbeta information och att kommunicera med andra är av grundläggande betydelse för hennes möjlighet att lösa praktiska och teoretiska problem. I och med skriftspråket kunde nu kunskap och information dokumenteras och lagras och därför spridas mer effektivt till andra människor och över generationer. Detta medförde att utvecklingen inom många tekniska och innovativa områden ökade mycket fort.
I och med tekniska framsteg utvecklades nya metoder för informationsspridning, via trådbaserad överföring och därefter med hjälp av radiovågor. Hård af Segerstad (1982) beskriver den snabba och omvälvande utveckling under 1900-talet. Hur den moderna informationsindustrin växer fram och sprider information via dagstidningar, Radio- TV-program, filmer och video i en aldrig sinande ström. Den stora mängden information krävde omfattande möjligheter till dokumentation vilket har lett till olika metoder för informationsbehandling och lagring av information. (a.a. s.6)
Även den interna informationen inom företag ökar i och med att organisationer blir större. Varje enskild individ exponeras dagligen för en stor informationsmängd, vilket ökar trycket på en bra och tydlig informationshantering. Det är inte bara den växande bulken av information som kan vara ett problem, utan även att all information inte kan behandlas på samma sätt. I en stor organisation finns det information som är av större eller mindre betydelse för grupper av människor och de finns information som vissa grupper inom organisationen inte har tillgång till. Oberoende av vilket sätt varje individ inom ett företag får del av informationsflödet ställer det stora krav på företagets organisation.
Skolan är ett tydligt exempel där informationsflödet ständigt ökar och är extremt vikigt både externt och internt. I dag finns mycket ny teknik som på många sätt hjälper till och underlättar informationsvägarna. Enligt myndigheterna för skolutveckling har i stort sett alla gymnasieskolorna idag tillgång till Internet och samtliga lärare och elever
har en egen e-postadress. Trots att vi har tekniken i form av egna datorer med e-post och databasmöjligheter är det ändå svårt att tillgodose berörda personer med den infor-mation de behöver för att kunna planera sin arbetsdag. Detta grundar sig troligen i att det finns naturliga grupper inom en organisation (skola). På vår skola har vi flera ar-betslag och andra grupperingar som i vissa fall är självständiga, men i andra fall måste interagera och utbyta information. Länken mellan dessa grupper är inte alltid tillfreds-ställande och självklar. Komplexiteten ökar ytterligare när flera grupper inom samma organisation behöver information för gemensamma beslut, eller då en information kan vara konfidentiell för vissa grupper. Utifrån detta resonemang identifierar jag tre sorters information. 1) Primär information, dvs. information som byts i realtid mellan person 1 och person 2. 2) Sekundär information, information som utbyts mellan person 1 och 2 men som är intressant för person 3. Inom skolan kan P3 vara en lärare som behöver veta vad som sagts mellan P1-förälder och P2-sjuksyster. 3) Vilande information, sådan information som arkiveras och som är tillgängligt via en databas, mapp eller pärm.
Gymnasieskolans organisation ser i stort sätt likadan ut över hela landet, men det som skiljer dem åt kan vara storlek, programinriktning, personal- och elevantal. Oftast finns det en eller flera skolledare och en grupp som sköter administration och ekonomi. Därtill kommer oftast också ett elevvårdsteam som kan bestå av en skolsköterska, syokonsulent och kurator. Vidare är många gånger lärarna indelade i olika arbetslag. Dessa olika kategorier bildar bestämmande grupper som exempelvis skolstyrelse, elev-rådsstyrelse, samrådsgrupp, miljögrupp och trygghetsgrupp. Informationsflödet flödar väldigt olika mellan dessa enskilda personer och grupper. Sändare och mottagare av information skiljer sig på en mängd punkter och informationskanalerna kan vara både analoga och digitala, exempelvis anslagstavlor, veckoblad och intern-post, men även intern TV, e-post, mappar i Outlook eller en hemsida. Dessutom utbyts information via personalmöten, arbetslagsmöten och elevvårdskonferenser. Informationen kan via dessa kanaler vara av typen primär och sekundär och den är ofta sekretessbelagd.
I detta examensarbete har jag valt att undersöka hur informationsflödet är uppbyggt och fungerar samt hur det uppfattas av personalen på min arbetsplats. Målsättningen med arbetet är att ge vägledning och riktlinjer till en framtida administrativ arbetsgrupp, hur informationsutbytet på en skola kan effektiviseras och förbättras.
Den gymnasieskola jag jobbar på är förhållandevis stor. Vi är ca 75 lärare och 800 elever. På denna skola fungerar inte alltid den interna informationen tillfredställande. Det finns uppenbara brister i rutinerna för hanteringen av informationen då den inte når
fram till alla och många klagomål har framförts att respektive person inte har fått rätt eller tillfredställande information. Många medarbetare undrar till och med var infor-mationen finns att hämta.
All personal har tillgång till dator med Internet och e-post. Informationen inom skolan distribueras via veckoblad och via e-post. Viss information finns även under gemensamma mappar i programmet Outlook, på anslagstavlor och i pärmar i allmänna personalutrymmen. Information på skolan distribueras också ut vid möten för personal, arbetslag och ledningsgrupper. Trots alla dessa kanaler når inte informationen fram till alla berörda. Det har visat sig att vissa informationskanaler är mer lättåtkomliga, medan andra är mer diffusa eller till och med helt okända för flertal medarbetare.
2. Bakgrund
2.1 Litteraturgenomgång & begreppsförklaringar
Jag har inte hittat någon forskning kring intern information på skolor. Det finns en del studier kring den externa informationen vilket inte var intressant i mitt arbete. Litteraturen behandlar mestadels företag eller organisationers interna information, men oftast tar den upp kommunikation, då även den interna kommunikationen som utgör en stark kapacitet för en organisation. I nedanstående avsnitt presenterar jag ett urval av denna litteratur för att kunna definiera viktiga begrepp och ge en utgångspunkt för min undersökning.
2.2 Kommunikation
I Svenska Akademins Ordlista förklaras ordet kommunikation med: ”överföring av information”. Ibland förklaras skillnaden mellan de båda begreppen med att information är en enkelriktad och kommunikation en dubbelriktad process. Båda förklaringarna refe-rerar indirekt till en kommunikativ basmodell som utformades i slutet på 1940 talet av Shannon & Weaver som från början betraktade studiet av telefoni. De enskilda en-heterna i modellen (sändare-meddelande-kanal-mottagare) har blivit självklara begrepp i teoribildning på området. Redan på den tiden fanns också brusbegreppet med i teknisk bemärkelse vilket visar att frågan om kommunikation alltid har varit intressant.
Brus Effekt Mottagare Medium Budskap Sändare
Figur 1. Kommunikativ basmodellen i sin grundversion Heide, m.fl. (2005).
Harold Lasswell, är en av kommunikationsforskningens pionjärer som verbaliserade modellen i den kanske mest kända frasen inom kommunikationsforskning: Who? Says what? In which channel? To whom? Whit what effect? Heide, m.fl. (2005, s.34).
2.3 Internkommunikation
Internkommunikation betecknas som kommunikation inom ett företag, myndighet eller en organisation. En vid definition som innefattar all information och kommunikation
om jobbet och arbetsplatsen: skvaller, rykten, instruktioner och ordergivning, ut-bildning, ledningens tal på personalfesten, löneförhandlingar med mera.
Enligt Larsson & Rosengren (1995, s.122-126) menar Göran Orre, informations-ansvarig på Pripps att många arbetsplatser under 60-talet fick problem med internkommunikationen. Tillväxten gjorde att arbetsplatserna blev större och tjänste-mannakollektivet ökade i storlek. Samtidigt blev avståndet större mellan ledning och arbetare. Konsekvenserna visade sig snabbt, ryktesspridningen tilltog, och det blev oro i luften. I dag är intern kommunikationen fortfarande ett centralt begrepp på en arbetsplats.
De finns många olika typer av internkommunikation. Det kan vara kommunikation med den närmaste chefen, kommunikation vid ett sammanträde, ledningens kommunikation eller kommunikation via e-post eller via annan kanal. Larsson & Rosengren (1995, s.43) visar en modell från Richmond och McCroskey (2001) som utgår från sex funktioner för kommunikation i en organisation:
Den informativa funktionen är att se till så att medarbetare har erforderlig information
för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Informationen kan komma uppifrån, nerifrån eller vertikalt från andra medarbetare.
Den regulativa funktionen handlar om kommunikation om regler, policy, normer och
värderingar av allt som styr tänkandet och handlandet i organisationen. Det kan vara till-sägelse från ledning till medarbetare, men även dokument där organisationens filosofi behandlas.
Integrationsfunktion är kommunikation som fokuserar på koordinering av uppgifter,
arbetstilldelning, gruppkoordinering eller att få medlemmar att arbeta mot samma mål.
Ledningsfunktion är kommunikation som fokuserar på att få medarbetarna att göra det
som krävs för att nå målen, att lära känna personalen och att skapa goda relationer med dem.
Den övertalande funktionen är en följd av ledningsfunktionen. Det är när chefen
försöker övertala och påverka medarbetarna att göra något särskilt.
Socialiseringsfunktionen är en funktion som ofta glöms bort, men som kanhända är den
viktigaste funktionen. Denna funktion avgör om en individ överlever eller inte i en organisation. Det handlar om att bli en integrerad del i de kommunikationsnätverk som existerar. Det handlar om att lära sig vem man bör prata med för att få information och vad man får prata om. Vidare handlar det om att lära sig de informella normer som existerar.
Larsson (1997, s.39) anser att välfungerande rutiner för information och kom-munikation på en arbetsplats eliminerar många stressfaktorer. Det är viktigt att personalen, utöver sitt vanliga arbete även känner sig uppdaterade och välinformerade om det som sker i sin omgivning. Att slippa lägga ner dyrbar tid på att själva ta reda på eller rent av leta information som de behöver eller förväntas känna till bör eliminera en del av den dagliga stressen.
Om den interna kommunikationen fungerar bra kan den lyfta verksamheten som helhet, om den däremot inte fungerar kan den orsaka problem i det dagliga arbetet. Medarbetarnas samlade känsla av delaktighet är en motivationshöjande drivkraft med stor betydelse för resultatet. Internkommunikation måste därför uppfylla ett antal kriterier för att bli effektiv. Några vanliga krav är saklighet, trovärdighet, aktualitet och snabbhet. Läroprofeten Argyris menar enligt Larsson (1997, s.71) att; för att in-formation ska fungera krävs att den är konkret, klar, konsistent, identisk och tillgänglig. Konsistent innebär att den ska vara fyllig och komplett, medan identiska kravet betyder att den ska vara konsekvent, koordinerad och att man ska säga samma sak överallt. Motsatsen innebär att organisationens mål och utveckling fallerar.
Enligt Larsson & Rosengren (1995, s.122) hävdar Göran Orre att intern information ska vara öppen, snabb, saklig och ärlig. Med öppen menar han att man ska sträva efter att ge en så fullständig information man kan. Hans tanke med snabbhet är att informatören ska ta initiativet i informationsgivningen. Den som ger förstahandsinformationen har alltid ett övertag. Allt som medarbetarna hör längre fram ställs i relation till förhandsinformationen. Ryktesspridning är ett vanligt problem som skapas av dem som bara har delar av sanningen och som stör den korrekta informationsgivningen. Enligt Larsson & Rosengren (1995, s.124) skall saklighet vara en självklarhet precis som ärlighet, vilket bygger på att mottagaren ska kunna lita på sanningshalten i informationen. Författarna skriver vidare att enligt Rogers & Rogers (1976) är det en vanlig uppfattning bland anställda i under-sökningar att de får för lite information. Han menar att lösningen inte är att öka mängden information då ett överflöd av information lätt kan skapa svårigheter att hitta rätt information. En enkel formel vore att man producerar rätt information till rätt person på rätt sätt vid rätt tidpunkt. Intern information ska riktas till all personal men den ska brytas ner till delgrupper tillhörande olika enheter (a.a. s. 73) För att få struktur och bringa ordning i den interna informationsverksamheten kan man enligt Larsson & Rosengren (1995, s.78) dela in den i fyra former av kommunikation:
− Arbetskommunikation: den information som medarbetarna behöver för att kunna sköta sina vanliga arbetsuppgifter.
− Nyhets & lägeskommunikation: det aktuella läget, vad som har hänt och vad som ska hända i organisationen måste alltid finnas att tillgå.
− Styr och förändringskommunikation: för att styra verksamheten krävs informa-tion om mål, planer och riktlinjer inklusive ekonomisk utveckling av budget och bokslut. Även kommunikation om förändringar exempelvis omstruktureringar som planeras hör hit.
− Värderings- och kulturkommunikation består av organisationens attityder, etik och medarbetarsyn likväl som inställningen tillsamhällsansvar.
2.4 Informationskanaler
Larsson (2001, s.39) anser att man bör se över sina informationskanaler som t ex. anslagstavlor, intern TV, e-post, pärmar med mer genom att göra en förteckning på de verktyg man använder. Med hjälp av en kanalinnehållsmatris kan man sedan upptäcka om de använda kanalernas starka och svaga sidor utnyttjas rätt.
Anslags tavla Video Personal tidning Personal möte Tillfällig trycksak ”Trivsel frågor” Bokslut och annan ekonomi ”Peptalk” vi- anda - stärkande information Teknik Utbildning ”Händelsestyrd” information Information om information
Något förenklat kan man säga att kryssen i rutorna ska gå att ordna i en diagonal som bildar en kanal för varje innehållstyp, dock finns det säkert undantag. En tom horisontell rad skulle innebära att det saknas en kanal för en viss typ av information. En fullkryssad rad skulle innebära att en kanal utnyttjas långt över sin kapacitet.
Enligt Larsson & Rosengren (1995, s.134) kan analyser med hjälp av kanalmatriser avslöja kommunikationsproblem som annars är besvärliga att upptäcka, bl.a. därför att det inte är plötsliga, dramatiska långvariga och vardagliga, men relativt lätta att rätta till när de väl är upptäckta. Problemet med att informationen inte söks där den är lagrad löses upp i samma stund som den upptäcks. I princip gäller det också problem som har att göra med oenighet om var initiativet ligger. I båda fallen kan man säga att information om information – information som handlar om sig själv är lösningen.
Det är viktigt att tala om:
− Var informationen finns lagrad
− Om den kommer att serveras eller måste sökas − Var den kan sökas
− När den förväntas bli tillgänglig
− Om den förväntas föras vidare och i så fall i rå eller förädlad form. (a.a. s.137)
2.5 Ny teknik för interninformation
Heide, m.fl. (2005, s.34) menar att de flesta stora och medelstora svenska organisationer i dag har någon form av intranät. Syftet med införandet av ett intranät i en organisation är i de flesta fall att effektivisera den interna informationsspridningen samt att skapa en plattform för kommunikation. I första skedet var intranätet en ren informationskanal som metaforiskt kan beskrivas som en elektronisk anslagstavla där allmän information och nyheter publicerades. Efterhand skapade man applikationer som var knutna till medarbetarnas dagliga verksamhet såsom manualer, instruktioner, projektplaner, blan-ketter med mera. I och med införandet av ett intranät övergår informationsspridningen till en pull modell, som innebär att medarbetarna själva får hämta informationen till skillnad från push modell, där personalen blir överbelastade med information. Detta medför beteendeförändringar vad gäller både publicering och användning av information. I dag är ambitionen för många organisationer att intranätet dessutom ska stödja den tvärfunktionella kommunikationen genom att man använder sig av diskus-sionsgruppfunktionerna på intranätet.
2.6 Intranät
Bark m. fl. (2002, s.17) beskriver att ett intranät bygger på Internetteknik. Till skillnad mot Internet, som det endast finns ett av och därför är ett eget namn, existerar det mängder av olika intranät. Det vanligaste verktyget i ett intranät är webbsidor, vilka är tillgängliga via webbläsare, exempelvis Netscape Navigator och Internet Explorer. Användaren kan via sin webbläsare få tillgång till i princip all den information som finns publicerad på intranätet. Ett intranät handlar inte bara om att sprida och hämta information. Det förekommer också funktioner för dialog t.ex. e-post, diskussions-grupper och elektroniska anslagstavlor. Ett intranät är ett nätverk av flera olika sammankopplade datorer. Nätverket är uppbyggt enligt en klientserverstruktur och URL, vilket gör det möjligt för användarna att publicera informationen. Tekniken som ett intranät bygger på är öppen, enkel och billig. Att den är öppen innebär att tekniken går att utveckla även av personer som inte är knutna till en viss programtillverkare. Ett intranät kräver inte heller installation av någon särskild produkt eller protokoll. Det fungerar bra med en standardwebbläsare och en TCP/IP uppkoppling. Till skillnad från Internet har ett intranät tre andra egenskaper: hastighet, säkerhet och kontroll.
3. Syfte och frågeställning
3.1 Syfte
Syftet med min undersökning är att identifiera och belysa de problem som finns i det interna informationsflödet på en medelstor gymnasieskola. Målsättning med min studie är att resultatet ska bli ett bra underlag för hur man kan förbättra informationsflödet, dess struktur och planering så att alla berörda skall kunna tillgodogöra sig den information de behöver på ett enkelt och hanterbart sätt.
3.2 Frågeställning
Hur upplever personalen den interna informationen på skolan? Är alla nöjda eller vilka är de uppenbara bristerna?
Vilka möjligheter och förslag från personalen finns det för att förbättra den interna informationen och informationsflödet på skolan?
Vilka är våra officiella kanaler?
Hur är informationsflödet strukturerat och genom vilka kanaler ska det presenteras för personalen?
4. Metod
Metoden beskriver redskapen som används för att få insikt i de problem man vill undersöka. Enligt Trost (2001, s.54) kan man använda sig av både kvalitativa och kvantitativa metoder eller en kombination av de båda. Det som skiljer dem åt är hur materialet inhämtas och analyseras. Något förenklat ger den kvantitativa metoden svar på frågan ’Hur mycket’ eller ’Hur många’. Kvantitativa undersökningar har den positivistiska vetenskapsteorin som grund. Den betonar att de företeelser man studerar är något man kan observera. Man observerar, manipulerar och mäter olika slags företeelser i världen och försöker finna och uttrycka samband mellan dem.
Begrepp som reliabilitet (tillförlitlighet) och validitet (förmåga att verkligen mäta det som avses) är centrala för att resultaten ska kunna användas vid generaliseringar. Kvalitativ data svarar på frågan ’Varför’? Kvalitativa undersökningar kännetecknas av att man försöker förstå hur människor upplever sig själva och sin omgivning. Det är en metod som har hermeneutiken som grund. En hermeneutisk teori skall uttrycka en individs eller en grupp individers livsvärld. Med en sådan undersökning försöker man komma åt något subjektivt. Detta subjektiva är något som i princip inte kan observeras utan måste förstås genom att man sätter sig in i människors situation. Detta gör undersökningen genom att den innehåller termer som beskriver hur individen eller individerna i gruppen uppfattar sin situation.
Patel & Davidsson (2003, s.70) menar att det är viktigt att klargöra på vilket sätt personernas medverkan kommer att användas, om det är konfidentiellt eller anonymt. Skillnaden mellan dessa begrepp är att om en enkät är anonym finns varken namn, nummer eller annan möjlighet till identifiering. Detta medför att vi inte kan nå de personer som inte svarat på enkäten utan måste gå ut med ett nytt utskick till samtliga. Är enkäten konfidentiell betyder det att vi vet vem vi har fått svar ifrån men att det bara är mottagaren som har tillgång till uppgifterna
4.1 Tillvägagångssätt
Min undersökningsgrupp är pedagoger, elevvårds- och administrativ personal på en gymnasieskola. Totalt rör det sig om ca 75 personer. Jag har valt att utesluta skolledningen och istället intervjua någon av dem, för att få svar på vilka som har ansvar för informationen och hur den i dag distribueras. Även vaktmästeri utesluter jag för att de inte distribuerar någon information till pedagoger eller elevvård.
Till att börja med undersökte jag hur personalen uppfattade att informationsflödet fungerade på arbetsplatsen. Detta gjordes med en öppen fråga via e-post till alla utom ledningen för att se om det fanns ett problem, hur omfattande problemet var och hur många det berörde. Enligt Wisen & Lindblom (1997, s 130) är detta en vanlig metod man använder sig av när man vill ha svar av många personer.
Eftersom jag var hänvisad till mina kollegors villighet att besvara mina frågor beskrev jag bakgrund och syftet med min studie i ett brev (missivet) i anslutning till min första öppna e-postfråga. Detta för att betona vikten av varje individs medverkan, se Bilaga 2. Min fråga ställde jag utifrån både ett kvantitativt och ett kvalitativt perspektiv. Kvantitativt för att frågan gick ut till 75 personer för att få en så omfattande svarsfrekvens som möjligt och kvalitativ utifrån att jag ställde en öppen fråga som gav utrymme för personerna att själva uttrycka och reflektera över hur de uppfattade situationen på skolan. Med detta tillvägagångssätt ville jag få en inblick i hur situatio-nen såg ut och från detta underlag urskilja problemen.
Svaren sammanställde och sorterade jag under passande rubriker för att få en god överblick och struktur på problemen. Sammanställning finns i Bilaga 3. Utifrån
innehållet i min sammanställning (problemen) gjorde jag först en ingående analys av
hur omfattande problemen faktiskt var. Baserat på de mest förekommande synpunkterna utformade jag en webbenkät i ett system som heter Artologik//Query & report. Enkät-programmet Artologik sorterar respondenternas svar i en databas.
4.2 Enkät
Enkäten utformade jag med tretton slutna och sex öppna frågor och påståenden, om de förslag och önskemål personalen själva uttryckte utifrån min första fråga. Fördelen med ett webbaserat enkätprogram är att respondenterna får full anonymitet när det gäller innehållet, däremot kan jag som administratör se hur många och vilka som har svarat. På så vis kunde jag klargöra för respondenterna att deras svar skulle vara konfidentiellt, se Bilaga 4. Detta gav mig också en möjlighet att gå ut med en påminnelse till dem som inte svarat för att uppnå en så hög svarsfrekvens som möjligt.
Jag valde att begränsa mig till de mest förekommande eller återkommande kommentarerna då dessa var de mest aktuella att ta upp i denna studie. Dessutom ville jag göra enkäten så kortfattad och precis för att alla skulle orka besvara den. Speciellt inom vår sektor överhopas vi av enkäter av olika slag, så en alltför omfattande enkät har snarare mer avskräckande effekt än en positiv. Enligt Patel & Davidsson (2003, s.70)
har enkäter och intervjuer ofta en tendens att innehålla för många frågor, därför gäller det att vara kritisk och stryka sådant som `kan vara bra att ha ´om man egentligen inte behöver det.
4.3 Intervju
En vanlig metod i utredningssammanhang är enligt Holme (1997, s.99) en intervju. Att intervjua innebär att söka information och skaffa sig sakförhållande om ett problemområde. För att få svar på alla mina frågor och de uttalade frågor respondenterna ställde kompletterade jag min undersökning med en intervju. Jag fick en avtalad tid med rektorn HJ, men han fick förhinder så jag intervjuade vår
gymnasiesekreterare i stället. En intervju kan å ena sidan vara hårt strukturerad med en
lista av förutbestämda frågor eller å andra sidan vara utformad för att identifiera ett frågeområde som under intervjuns gång täcks in och samtidigt ger utrymme åt fler tankegångar. Mitt frågeformulär var strukturerat, vilket innebär att frågorna formulera-des i förväg. Frågorna var öppna för att ge utrymme åt fler tankegångar. Detta tillvägagångssätt valde jag för att få en om möjlig kvalitativ undersökning.
4.4 Begränsningar
Interninformation och kommunikation är ett stort område. Jag kommer inte att gå in på hur information tolkas eller vilka olika brister det finns i kommunikationen mellan olika grupper. Under arbetets gång har förutsättningarna för mitt arbete påverkats på olika vis. En omorganisation gjorde att många pedagoger blev förflyttade eller uppsagda vilket skapade en turbulens av känslor i hela skolan. Enkäten blev försenad och kom ut samtidigt med betygsättning och skolavslutning.
4.5 Studiens tillförlitlighet
45 av 75 personer svarade på enkäten vilket är 60 %. Svarsfrekvensen blev låg vilket kan påverka resultatet och dess tillförlitlighet. I detta fall tycker jag ändå att resultatet är trovärdigt eftersom jag själv jobbar på skolan och har känt av de påtalade bristerna. Dessutom har det länge diskuterats kring problematiken i korridorer och personalrum. Med tanke på den turbulens som pågick samtidigt som sommarlov och betygsättning var i annalkande förstår jag att det blev en låg svarsfrekvens.
5. Resultatredovisning
Här redovisar jag först hur personalen i stort ser på informationsflödet på arbetsplatsen. Svaren är sorterade och grupperade under passande rubriker, för att göra dem mer lättöverskådliga. Här redovisar jag endast ett urval av kommentarer, resterande kom-mentarer finns Bilaga 3. Därefter redovisar jag svaren på den enkät jag utformade med frågor och påståenden om de förslag och önskemål personalen själva uttryckte. 30 lärare svarade på den första öppna frågan jag ställde via e-post. Har du någon gång det senaste kvartalet känt att du saknat den information du behövt? I så fall vilken information?
5.1 Resultat 1
Många efterfrågar bättre information när det gäller all typ av elevvårdsärenden.
”Jag har påtalat hög frånvaro för elev jag ej är klf för men får ingen information om vilka åtgärder som vidtas.”
För sen information var ett annat dilemma speciellt då det gällde sådant som är schemabrytande.
”Ibland kommer ny schemabrytande information så sent att bokning av salar, samarbete med kolleger, planering av redovisningar, deadlines och studiebesök kullkastas. Det skapar mycket extra arbete.”
Några undrade hur informationsflödet ser ut vilka kanaler som finns och var man hittar det som behövs.
”Visst händer det ibland, att jag inte riktigt har fått den information, som jag tycker jag behövt. Samtidigt känner jag, att vi inte alltid riktigt har bestämt hur informationsflödet skall se ut.”
Vidare funderade ett flertal på vem som har hand om all information. ”Vem gör vad och när blir det gjort!? ”
Många tyckte att vi har för många kanaler med ostrukturerad information.
”Det är förvirrande med info som sitter på olika ställe och bara fungerar för redan frälsta.”
Ett övervägande antal saknar information.
”Främst, innehållsmässigt, är mängder av bristfällig och outtalad information av vad som gäller, vad som förväntas, vad som är på gång och vilka beslut som tas inom vår verksamhet.”
”Jag skulle nog vilja säga att det inte så mycket är informationsmissar som att in-formationen ofta ändras. Först kommer ett besked och sedan ändras detta besked igen för att ändras igen och igen. Det gör att man inte kan lita på informationen när man läser den första gången.”
En del saknar uppdragsbeskrivning.
”Jag saknar och gjorde så under hela höstterminen information om mitt uppdrag.” Många önskar ta del av ekonomin.
”Information om skolans ekonomi kunde vara klart bättre.”
5.2 Resultat 2
Baserat på de svar jag fick utformade jag en ny enkät med frågor och påståenden om de förslag och önskemål personalen själva uttryckte när det gällde att få tillgång till in-formation. Min enkät innehöll tretton slutna och sex öppna frågor. Se resultat och frågor i Bilaga 4.
5.3 Sammanfattning och analys av enkät
45 lärare svarade till slut på min enkät. Då fick jag skicka ut en påminnelse efter en vecka. Här redovisar jag en sammanfattning av de frågor och svar jag fick på enkäten.
Genom vilka kanaler skall information föras mellan elevvårdsgruppen - resp. ansvarig lärare. (Öppen fråga)
Alla vill ha direktkontakt med elevvårdspersonalen. Några kan tänka sig att arbets-lagsmöten vore ett bra forum för elevvårdsgruppen att informera. Någon önskar att det ska gå via den blankett som finns för anmälan till elevvården och därefter genom direktkontakt. Förslag finns även på intern-post och telefon. Vidare fanns ett förslag att elevvården skulle skicka ett e-meddelande ut till klass/mentor att det finns info att få.
Slutsats: Här finns det bra förslag på rutiner, viktigt att alla får information om vilka
rutiner vi ska ha. Detta bör dokumenteras och synliggöras så att även alla nyanställda kan hitta informationen.
Det finns frågor som behandlas av elevvårdsgruppen men som inte kräver samma typ av känslighet. Hur skall dessa frågor behandlas, på samma sätt som känsliga frågor, eller via andra kanaler?
66 % tycker att e-post är den rätta kanalen, medan 11.1 % tyckte att det även vore bra om dessa frågor behandlas i en mapp i Outlook. 31 % visste inte i vilken kanal de ville ha informationen.
Slutsats: Enligt siffrorna tycker flest att informationen ska gå via e-post, annat förslag är
att frågorna behandlas i en mapp på Outlook.
Om andra kanaler, via vilken kanal?
66.7 % tyckte att e-post är rätt kanal. 11.1 % tyckte att mappen i Outlook fungerar bra, medan 31.1 % svarade vet ej.
Slutsats: Störst andel tyckte att e-post är rätt kanal.
Annan information, som t.ex. aktivitet (Dont drink and drive) skall den föras fram genom Skolnytt eller via andra kanaler? (öppen fråga)
93.3 % tyckte att informationen skulle föras fram via Skolnytt. 31.1 % hade följande förslag. ’Med välutbyggt intranät kan info skickas till alla berörda och inga andra. Mapp
i Outlook. En diskussion med eventuellt andra intresserade.Personalkonferens. E-post,
Bra om vi kan ha ett forum för olika aktiviteter. En mapp där var och en kan läsa vad som är på gång. Intro och eventuellt en påminnelse via e-meddelande anslagstavla. Information på vår hemsida, rullande information på vår intern TV.’
Slutsats: Nästan alla tyckte att den ska föras fram i Skolnytt. Dock finns det önskemål
om en mapp i Outlook eller ett intranät, där alla kan läsa vad som är på gång. Information på hemsidan och intern TV. Viktigt är att om informationen ska ligga i flera kanaler bör det finnas uttalat var informationen kommer att finnas eller en allmän information om hur vi jobbar med information på skolan.
Har du haft behov av att hitta information i tidigare utskick av Skolnytt?
95.6 % svarade ja, medan 2.2 % svarade nej och 2.2 % svarade vet ej.
Slutsats: Här syns tydligt att man hela tiden måste gå tillbaka och söka information.
Tycker du att innehållet i Skolnytt ska vara sökbart?
73.3 % tycker att informationen i skolnytt ska vara sökbar. 13.3 % tyckte inte att informationen skulle vara sökbar medan 13.3 % inte visste om den skulle vara sökbar.
Slutsats: De flesta tycker att informationen ska vara sökbar, konstigt att det inte blev
samma summa som ovanstående eftersom dessa hade behov av att hitta informationen i tidigare utskick, då skulle det ju också underlätta om den var sökbar.
Hur ofta brukar du skicka info till Skolnytt? (Öppen fråga)
13 av 45 personer har aldrig skickat information till Skolnytt. Övriga 32 personer skickade information i varierande omfattning, sällan, någon gång per år, varje vecka.
Slutsats: Här undrar jag vilka som skickat information förutom elevvården.
Visste du att detta var möjligt?
36 personer visste att detta var möjligt medan 9 personer inte hade en aning om att den möjligheten fanns. Fördelningen blir 80 %, respektive 20 %.
Slutsats: Tydligen finns här en informationsmiss. Det finns ingen information om att
denna möjlighet finns.
Schemabrytande aktiviteter finns i terminsplaneringen. Ytterligare information för att påminna, kommer alltid i Skolnytt för den aktuella veckan.
37.8 % instämmer medan 46.7 % inte alls instämmer och 15.6 % vet ej.
Slutsats: Störst andel tycker inte att schemabrytande aktiviteter finns i
termins-planeringen och att ytterligare information för att påminna, inte kommer i Skolnytt för den aktuella veckan. Här finns ännu en informationsmiss, tydligen behöver man förbättra sig.
Genom vilka kanaler och hur vill du att schemabrytande aktiviteter ska presenteras?
3 svarade e-post, 5 svarade e-post & Skolnytt, 4 tyckte e-post & Skolnytt & personal-konferens, 4 valde läsårsplaneringen, medan 11 ville ha information i fler kanaler.
Slutsats: De flesta vill att schemabrytande aktiviteter ska presenteras i flera kanaler
varav e-post, Skolnytt och läsårsplaneringen ansågs som bäst.
Är terminsplaneringen och Skolnytt bra kanaler för konferenstider?
41 svarade ja, 3 svarade nej och 2 visste inte.
Nästan alla tycker att terminsplaneringen och Skolnytt är bra kanaler för konferenstider någon tyckte att ett e-meddelande till berörda vore ett bra komplement.
− Klasskonferens i Personalrummet & terminsplanering − Intranät
− Mapp i Outlook
− Gärna via någon slags bokningsschema (jfr bokning av salar) så att konferenserna inte kolliderar
Tycker du att dörrarna i personalrummet är en bra kanal för information?
16 svarade ja, medan 20 svarade nej och 9 vet ej.
Slutsats: Allt för många tycker inte att dörrarna är en bra plats för info därför borde
denna kanal ifrågasättas.
Vore det bra om all återkommande information sorteras i mappar i Outlook och att du med ett kortfattat e-meddelande får reda på att ny information finns i respektive mapp?
23 svarade ja medan 11 sa nej och 11 vet ej. Frågan väckte följande kommentarer:
- E-meddelandet kan lika gärna innehålla informationen
- Sen ska man leta efter e-meddelandet
- Vi borde istället ha ett fungerande intranät där vi kopplade informationen till en sökbar databas
- Förutsatt att man bara får det som berör en
- Plus meddelande om att uppdatering finns
- Räcker med Skolnytt
- En individuell planering med individen rörande information vore också bra
Slutsats: Då de flesta tyckte att en mapp i Outlook samt ett kortfattat e-meddelande
om att ny info finns var bra, kan detta sätt användas och kompletteras med ett meddelande att uppdatering finns. Ännu bättre vore det om vi fick ett välfungerande intranät där informationen är kopplad till en sökbar databas. Då skulle även den individuella planeringen för var och en kunna visas i en kalender.
Skulle det underlätta om sådan information hade en deadline?
20 svarade ja, 4 svarade nej och 21 vet ej.
Slutsats: Svårt att analysera, kanske var min fråga felformulerad eftersom så många inte
återkommande information är. Utesluter man dem som inte visste så kan man väl säga att en deadline för information är bra.
Information som bara berör elever, t.ex. anmäla skostorlek för pjäxuthyrning i samband med skolresa bör bara distribueras till elever och klassföreståndare.
39 höll med medan 5 inte tyckte så och 1 vet ej.
Slutsats: De flesta höll med om att de som bara berör elever ska endast gå ut till elever
och klassföreståndare.
Är det intressant för dig att kunna följa skolans ekonomiska utveckling?
43 svarade ja, 1 svarade nej och 1 vet ej.
Slutsats: Det finns stort intresse från hela personalen att få följa med i den ekonomiska
utvecklingen!
Hur och när vill du ha informationen presenterad?
Totalt tycker 21 att personalkonferensen är en bra kanal, 13 tycker att personal-konferensen räcker medan 8 vill ha ytterligare information via ämneskonferens, Skol-nytt eller e-meddelande eller i en mapp i Outlook. Ytterligare förslag är Intranät eller via hemsidan och då lösenordsskyddat. Det finns också önskemål om att det ska finnas gott om utrymme för frågor efter budgetgenomgången. Ytterligare önskemål är att budgeten presenteras tydligt med hjälp av de tekniker vi har.
Slutsats: Personalkonferensen är en bra kanal som kan kompletteras med t.ex. en mapp i
Outlook.
Vore det bra att presentera kostnader för vandalisering, stölder med mera på personalkonferensen?
31 svarade ja, medan 8 svarade nej och 6 vet ej.
Slutsats: Många tycker att det vore bra att presentera kostnader för vandaliserig och
stölder på Personalkonferensen.
Har du fått en uppdragsbeskrivning?
26 svarade ja, medan 18 svarade nej. 40 % av de som svarade har inte fått någon uppdragsbeskrivning.
Anser du att något är oklart med din uppdragsbeskrivning?
8 av 45 tycker inget är oklart med uppdragsbeskrivningen. De övriga 37 anser att det finns en hel del som är oklart. Till exempel omfattningen av de olika deluppdragen och hur mycket som ska vara undervisning. Någon vet bara vilka kurser som ingår i upp-draget inget mer. Här finns massor av frågor och oklarheter.
5.4 Intervju av gymnasiesekreterare
Här redovisar jag intervjun jag gjorde med gymnasiesekreteraren. Intervjun är en komplettering för att få svar på en del uttalade frågorna som respondenterna ställde. Egentligen hade jag en avtalad en tid med rektorn HJ för min intervju. Han fick ett
förhinder så jag fick göra min intervju med vår gymnasiesekreterare i stället.
Finns det någon som är huvudansvarig för all information och hur den distribueras till personalen på skolan?
”Ja, huvudansvarig för all information är rektor HJ som är en av programrektorerna på skolan.”
Finns det något övergripande träd på hur informationen är uppdelad och vem som ansvarar för vad?
”Inte i form av ett samlat träd. Information om vem som handlägger vad finns på olika ställen såsom i Gemensamma mappar i Outlook, i blanketten arbetsfördelning för skolledningen”, i lärarnas uppdragsbeskrivningar, i Skolnytt med mer. Viss information ges muntligt i samband med olika konferenser.”
Hur vet personalen vem som ansvarar för vad? ”Se ovan.”
Hur är informationsflödet strukturerat och genom vilka kanaler ska det presenteras för personalen?
”Någon statisk struktur för information finns inte eftersom denna ges i så många olika former och sammanhang. Information ges på olika sätt beroende på vilken information det gäller. All information skall ibland inte nå alla anställda och viss information skall ibland även ges till eleverna. Ibland ges informationen till eleverna av
klassföre-ståndaren eller läraren, ibland av kanslipersonal, rektorer eller annan administrativ personal. Viss information sker muntligen. ”
Vilka är våra officiella kanaler? ”Skolnytt” ”Läsårsplanering” ”Intern-TV” ”Outlook” ”e-post” ”Hemsidan” ”Internbrev”
”Anslagstavla 1 (utanför kansliet)”
”Anslagstavla 2 (innanför personaldörren)”
”Anslagstavla 3 (i personalrummet vid matborden)” ”Information på dörrarna”
”Schema på väggarna i korridoren” ”Individuella val (korridor)”
”Pärm utanför receptionen”
”Pärmar i bokhyllan i personalrum” ”Högtalarinformation”
”Personalkonferens”
”Regelbundna möten (MBL)”
Finns det en plan på hur ni distribuerar informationen?
”De största frågorna informeras om i MBL och på personalkonferenser och oftast även i Skolnytt. Andra frågor kan handläggas via e-posten eller pappersvägen. Sättet att distribuera informationen beror på dess innehåll.”
Om det finns en plan hur ser den då ut? ”Se ovan”
”Nej, eftersom det inte alltid är information som återkommer, utan det ibland kan dyka upp frågor som måste hanteras på olika och kanske nya sätt. Dessutom kan det hända att återkommande information inte skall ges på samma sätt som tidigare skett.”
Vem har ansvar för vad?
”I dokumentet Skolledningens arbetsansvar finns ansvarsfördelningen.”
Hur bildas och avvecklas arbetsgrupper?
”Programrektor HF gör via Skolnytt en förfrågan om intresse finns för att delta i en viss arbetsgrupp. Rektor avgör sedan vilka som skall delta. Om tillräckligt antal personer är intresserade kan en arbetsgrupp starta. Denna avvecklas antingen när uppdraget är utfört eller när arbetsgruppens uppgift blir inaktuell.”
Finns det någon speciell som ansvarar för elevvårdsärenden? ”Rektor har yttersta ansvaret för elever inom sitt program.”
Vem ansvarar för personalkonferensen?
”Enligt skolledningens arbetsfördelning ligger ansvaret för personalkonferenser på gymnasiesamordnaren. Denne samlar in olika uppgifter till ärendelista.”
Vem ansvarar för budgeten? ”Rektor HJ ”
Vem har hand om IT frågor? ”Rektor HJ”
Vem har hand om uppdragsbeskrivningen? ”Respektive programrektor”
Finns det en gemensam policy för hur ni hanterar uppdragsbeskrivningen?
”Ja, innehållet i uppdragsbeskrivningar bedöms efter samma principer för alla arbets-tagare och utarbetas i samarbete mellan alla rektorerna. Gemensam upp-dragsblankett för hela Skolstaden har tagits fram i Skolstadens ledningsgrupp.”
Finns det en folder som beskriver samt förklarar de vinster som förknippas med de olika uppdragen?
”Nej, det finns ingen värderingslista för de olika arbetsuppgifterna i en lärares arbete. Innehållet i uppdraget skall ses som en helhet och motsvara 1360 timmars arbetsplats-förlagd tid för en heltidsanställd befattningshavare. Till dessa timmar kommer 407 timmars förtroendearbetstid.”
6. Diskussion
En skolmiljö är ett tydligt exempel där alla individer ständigt utsätts för ett ökande flöde av information. I en aktiv miljö som denna kan det ibland vara svårt att tillgodose berörda personer med den information de behöver för att kunna planera sin arbetsdag. Avsaknad av information är stressande, men det är inte heller så att en ständig ström av information automatiskt behöver betyda ökad kunskap hos mottagarna. För mycket information kan då istället leda till avtrubbning där man tillslut inte orkar ta in informationen, som skickas ut. Att lita på informationen man får handlar därför också mycket om att kunna lita på dess avsändare.
Den mest kända frasen inom kommunikationsforskningen - Who? Says what? In which channel? With what effect? myntades redan 1940 av Harold Laswell. Modellen var ett sätt att visa på hur viktigt det är med information om informationen och hur den kanaliseras ut. Kommunikation eller överföring av budskap där budskapet når mottagarna med samma mening det har för avsändaren, låter lätt i teorin men fungerar ofta sämre i praktiken. Ofta uppstår störningar eller brus på vägen som gör att information går förlorad på vägen eller att den inte ens når fram till de tänkta
mottagarna.
Då jag själv har haft svårt att hitta information jag har behövt, blev jag nyfiken på om det fanns fler än jag som upplevde det på samma sätt. Min ambition med denna uppsats har varit att på ett lättöverskådligt sätt identifiera de kanaler informationen går via, och eventuellt kunna ge förslag på de problem som kan finnas gällande informationsflödet på vår skola. Ganska snabbt fick jag klart för mig att detta var ett problem för fler än mig, då jag ständigt hörde hur det klagades i korridorerna. Ytter-ligare bekräftelse fick jag genom min inledande fråga till personalen: Hur upplever personalen den interna informationen på skolan? Är alla nöjda eller vilka är de uppen-bara bristerna? Respondenterna till antal var inte så många vilket förmodligen berodde på den turbulens som pågick inom organisationen. Innehållets omfattning blev ändå tillräckligt stor för att man lätt kan utläsa att det finns en hel del brister.
Då jag gick vidare med min undersökning försökte jag bena ut mer i detalj hur läget såg ut. Från kollegorna strömmade det in kommentarer och tips och det var nästan svårt att begränsa sig till hur mycket som var relevant i en inledande ögonöppnare som denna uppsats.
när det gäller exempelvis inställda möten, besök, utställningar och liknande. Tydligt är att det saknas information om informationen. Känslan av att informationsflödet var ostrukturerat var också en återkommande synpunkt. Detta har att göra med att den information som faktiskt går ut till personalen ofta kommer från alldeles för många kanaler och personer, samtidigt som den ofta inte är komplett. Dessutom är det förvirrande när informationen sitter på olika ställen som dörrar, speglar eller glasmontrar då detta endast fungerar för dem som redan är vana vid att söka sin
information där. .
Många har sedan länge ett eget tillvägagångssätt för att ta till sig information och använder sig därför endast av de redan befintliga och för dem fungerande kanalerna. På så sätt kan de gå miste om viktig information som de behövt. När jag ställde frågan om dörrarna till personalrummet var en bra kanal för information svarade många nej, vilket gör att kanalen kanske bör ifrågasättas. Risken när informationen finns i för många kanaler är att den istället skapar brus. Av analysen att döma så är det precis det som hänt. För mycket brus gör att vi till slut inte orkar ta emot information utan istället stänger den ute. Enligt Orre och Palm kan problem som detta avhjälpas med hjälp av ett kanal-perspektiv där man analyserar i vilken grad kanalerna fungerar störningsfritt och samordnat och i vilken grad de bidrar till att det avsända budskapet faktiskt når mottagaren. Den enklaste analysformen ur ett kanalperspektiv är att helt enkelt förteckna sina redskap; anslagstavlor, intern TV, e-post med mera. Sedan kan man med hjälp av en kanalinnehållsmatris avslöja vilka av de använda kanalernas starka och svaga sidor som utnyttjas rätt. På så vis görs en inventering av kanaler samtidigt som man får en överblick av informationsflödet, vilket underlättar om man vill skapa ordning och struktur på flödet. För att få reda på hur det såg ut i andra änden, där informationen kommer ifrån tog jag med mig mina frågor till gymnasiesekreteraren för att få en tydligare bild hur flödet var strukturerat. Gymnasiesekreteraren och jag kunde gemensamt identifiera 18 informationskanaler. Jag har inte hittat några rekom-mendationer på hur många kanaler man bör ha, detta varierar troligtvis mellan olika arbetsplatser. Dock anser jag att man bör inventera och se över sina informationskanaler för att klargöra huruvida vi använder eller inte använder dem, samt vilken kanal som lämpar sig bäst för de olika typerna av information som går ut. Genom intervjun fick jag reda på att det finns en person som är huvudansvarig för all information, rektor HJ. Det finns inget informationsträd som pekar på hur informationen är uppdelad eller hur den distribueras. Emellertid kan alla ta reda på vem som informerar genom att gå in på några
olika ställen så som Gemensamma mappar i Outlook, blanketten Arbetsfördelning för skolledning, Skolnytt och i lärarens uppdragsbeskrivning.
Av mina kollegors svar var det en tydlig efterfrågan på att få veta var någonstans information finns och vem som ansvarar för informationen. Även om det enligt informationsansvarig finns en hel del mappar i Outlook samt blanketter som informerar om vem som ansvarar för vad framgår det inte tydligt var informationen finns eller vem som ansvarar för innehållet. Eftersom informationen inte är sökbar måste den ny-anställde eller den informationsbehövande klicka sig igenom en hel del mappar och väl där utläsa vem som har ansvar. Det är inte heller säkert att personer hittar vad de söker. Orre och Palm menar att problem med att informationen inte söks där den är lagrad, om den nu är lagrad, lätt kan avhjälpas med hjälp av ett informationsträd som informerar om var informationen finns. Flera respondenter efterfrågade faktiskt ett övergripande träd som skulle beskriva var informationen fanns. Ett sådant träd skulle underlätta för många, framför allt skulle nya medarbetare lättare kommer åt all information om vad som gäller och hur vi jobbar med den interna informationen.
Flera föreslog att vi skulle ha ett intranät där all information finns tillgänglig. Bark m.fl. (2002) menar att grundtanken med ett intranät är att ett och samma medium ska kunna erbjuda samma information, samtidigt till alla anställda. Detta medför större ansvar för informationsansvarig som skall se till att informationen finns tillgänglig för medarbetaren, samtidigt som medarbetaren får större ansvar när det gäller att hämta informationen. Informationsansvarig har alltså ett stort ansvar att se till att information finns tillgänglig för medarbetaren, medan medarbetaren får större ansvar att söka och hämta informationen. Fördelarna är att man hittar informationen om den finns inlagd genom att man kan använda sökfunktionen. I dag får vi navigera och klicka oss igenom en massa olika mappar, Skolnytt eller e-post meddelanden.
När jag sedan ställde frågan om hur informationsflödet är strukturerat och genom vilka kanaler de skall presenteras för personalen fick jag svaret att det inte fanns någon statisk struktur för hur informationen skall gå ut. Informationen ges i så många olika former och sammanhang att det är beroende på vilken information det gäller. All in-formation skall ibland inte nå alla anställda och viss inin-formation skall ibland även ges till eleverna. Detta är helt förståligt och även ett önskemål från personal. Det händer ofta att nästan alla får den information som egentligen kanske bara berör en lärare eller en klassföreståndare och dennes klass. Av allt att döma bör rutinerna ses över. Rogers beskriver att lösningen inte är att öka mängden information utan istället producera rätt
information till rätt person vid rätt tidpunkt, dvs. riktas till all personal men delas till olika delgrupper. Detta kan vara ett bra sätt att tillämpa på vår skola. Om information skall riktas till en klass med elever behöver inte alla få informationen. Riktad grupp-indelad information ger större möjlighet att vara saklig och vi slipper ett överflöd av information. Det framkom att informationen ofta är ofullständig när den kommer eller bara ges i småportioner som någon sa. Många irriterar sig över att informationen hela tiden ändras och önskar därför att informationen i stället är fullständig när den kommer. Att ge fullständig information är enligt Orre & Palm en viktig pusselbit. Upprepad eller ofull-ständig information gör att man inte litar på den information man får vilket minskar trovärdigheten. Enligt läroprofeten Argyris är just saklighet och enhetlighet viktigt för att öka trovärdigheten. Information ska vara konkret, identisk och tillgänglig samt fyllig och komplett. Den ska inte vara halvdan och komma ut i flera former eller omgångar. Information som hela tiden ändras är svår att ta på allvar och riskeras att kanske omedvetet ignoreras eftersom man mist förtroendet för källan. På så sätt går man ibland tyvärr miste om väsentlig information. Kanske kunde informationsansvarig tillgodose önskemålen och försöka planera så att informationen är komplett när den kommer. Alternativt skulle sändaren kunna tala om att informationen är preliminär och för-modligen kommer att ändras eller kompletteras. Viktigt är att antalet ändringar begränsas.
Flertal tycker att informationen om skolans ekonomi kunde vara mycket bättre. Det finns stort intresse från respondenterna att få följa med i skolans ekonomiska utveckling. Budgetgenomgång ska helst vara vid personalkonferensen och då med utrymme för frågor. Önskemål finns också att redovisningen är tydlig. Även här skulle vi kunna använda oss av ett mappsystem i exempelvis Outlook eller ett intranät. Enligt Larsson (1997) anser Krebs (1990) att medarbetarnas samlade känsla av delaktighet är en motivations-höjande drivkraft med stor betydelse för resultatet. Det finns tydligen en hel del oklarheter med respondenternas uppdragsbeskrivningar. Enligt gymnasiesekreterare ska de finnas en gemensam policy för flera skolor när det gäller hantering och utformning av uppdragsbeskrivningen. Skolornas ledningsgrupper har tagit fram en uppdrags-blankett som utarbetats i samarbete mellan rektorerna. Uppenbarligen är tanken att det ska finnas en gemensam policy vilket är viktigt. För att trovärdigheten inte ska fallera bör rutinerna ses över. Även Argyris har åsikten att information ska vara identisk vilket betyder att den ska vara konsekvent, koordinerad och att man ska säga samma sak överallt. Motsatsen innebär att organisationens mål och
utveckling fallerar för att tro-värdigheten minskar.
För sen information var ett annat dilemma och då speciellt sådan information som är schemabrytande. Schemabrytande information kommer för sent. Det uppstår svårigheter att boka salar, samarbete med kolleger och planering av redovisningar även deadlines och studiebesök kullkastas. Detta skapar mycket extra arbete för många. Här bör rutinerna ses över. Många önskade att all schemabrytande information redan finns med i början av terminen på läsårsplaneringen. Önskemål finns också att det kommer en påminnelse i Skolnytt om aktiviteten. Det är av stor vikt för oss alla att få information i tid så att vi kan planera vår arbetsdag och den egna undervisningen. Enligt Larsson & Rosengren (1995) visar en av Richmond och McCroskey (2001) sex funktioner för kommunikation i en organisation upp den informativa funktionen vilken pekar på vikten att alla medarbetare har erforderlig information för att kunna planera och utföra sina arbetsuppgifter.
Många efterfrågar bättre information när det gäller all typ av elevvårdsärenden. Alla önskar ha direktkontakt med elevvårdspersonalen. Några tycker att ett bra forum för elevvårdsgruppen att informera är på arbetslagsmötena. Tydligen jobbar elev-vårdspersonalen redan med att förbättra sina rutiner. Den här terminen har de börjat informera på arbetslagsmöten och mycket annat är på gång. Det finns bra förslag på rutiner från respondenterna där även elevvårdsgruppen ingick. Viktigt är att alla får information om vilka rutiner vi ska ha. Detta bör dokumenteras och synliggöras så att även alla nyanställda kan hitta informationen.
En övervägande del av personalen saknar främst informationsinnehållet. Tydligen finns det outtalad information om vad som gäller, vad som förväntas, vad som är på gång och vilka beslut som tas inom verksamheten. Här finns många önskemål om tydliga riktlinjer för hur vår skola arbetar och vilken internpolicy vi ska ha. Genom min intervju fick jag klart för mig att viss information om riktlinjer, nyheter och beslut finns att tillgå i mappen för skolutvecklingsgruppen och den lokala utvecklingsgruppen där alla kan läsa de protokoll som förts vid mötena. Vidare ska arbetslagsmöten varje måndag tillsammans med arbetslagsledare och ledningsmöten ge information om vad som händer och vilka beslut som tas. Även personalkonferensen och Skolnytt informerar om vad som är på gång. Av allt att döma finns det ändå outtalad information. Detta kan bero på många olika faktorer som t.ex. kommunikationsproblem eller inte väl fungerande ledarskap. Detta är dock inget jag ska gå in på! Bristerna kan också vara något så enkelt som att ha en outtalad policy och otydliga riktlinjer för vilken
information vi själva ska söka upp och vad man kan förväntas få via e-post utskick, Skolnytt med mera. Väl fungerande rutiner för information och kommunikation skapar en informerad och uppdaterad personal vilket eliminerar många stressfaktorer. Jag har fått både önskemål samt en mängd olika förslag från respondenterna om hur vi kan skapa struktur och få ordning på den interna informationsverksamheten. Rogers & Rogers (1976) gav enligt Larsson & Rosengren (1995) exempel på hur man kan börja med att dela in den interna kommunikationen i fyra former av kommunikation. Det är viktigt att riktlinjer och den interna policyn är tydlig, så att vi drar mot samma mål. En viktig bit är att det finns information om informationen, med andra ord ett träd som tydligt visar hur allt hänger ihop och vem som ansvarar för vad. Lika viktigt är det att få veta var informationen finns lagrad, om den kommer att serveras eller måste sökas.
Ett intranät skulle kunna bli en bra plattform för all interninformation där bara sökmöjligheterna skulle underlätta arbetet otroligt. Nackdelarna med ett intranät är färre än fördelarna, när informationen ökar kan detta få till följd att vi blir översköljda av information. Dock överväger fördelarna detta och jag anser att vi med ett intranät skulle få bättre möjligheter att utforma en kalender som kan uppdateras hos alla samtidigt. Användargränssnittet kan anpassas till verksamheten vilket kan öka överskådligheten. Diskussionsgruppsfunktionen kan dessutom ge stöd åt den tvärfunktionella kom-munikationen. Intranätet kräver dock i större utsträckning än tidigare att personalen själv tar ansvar och håller sig informerad samtidigt som kravet på ledningen ökar att förse intranätet med aktuell information. Men eftersom detta är en gemensamt viktig åtgärd för att vi skall känna att vi både kan lita på den informationen vi får och att distributionen sker konsekvent byggs troligtvis snabbt ett förtroende upp för de kanaler vi väljer. Då kan alla känna sig trygga och veta att de faktiskt kan få tag i all information de behöver. Oavsett om det är en månad i förväg eller samma dag.
6.1 Slutord
Trots den relativt dåliga uppslutningen av respondenter hade ändå de som besvarade mina frågor många olika tankar och idéer om informationsflödet. Undersökningen gav bra förslag på hur interninformationen kan förbättras för att alla berörda skall kunna tillgodose sig den information de behöver på ett enkelt och hanterbart sätt. Informationsträd, sökfunktioner, ett lätt uppdaterat kalendarium och ett intranät var några av förslagen på förbättringar.
6.2 Förslag på vidare forskning
Eftersom min undersökning enbart tog upp interninformation i stort kan det vara intressant att även titta på kommunikation och hur vi tolkar informationen olika. En annan intressant bit vore att titta närmare på ledarskap, policy och dess betydelse för en välfungerande organisation som en skola.
Referenser
Bark, M. & Heide M. & Langen, M. & Nygren, E. (2002) Intranätboken Från
elektronisk anslagstavla till dagligt arbetsverktyg. Malmö: Daleke Grafiska AB
Heide, M. Johansson, C. & Simonsson, C (red.) (2005) Kommunikation & organisation. Kristianstad: Kristianstads Boktryckeri AB
Larsson, I. & Rosengren, K. (red.) (1995) Kommunikationens villkor. Lund: Studentlitteratur
Larsson, L. (2001) Tillämpad kommunikationsvetenskap. (2:a uppl.) Lund: Studentlitteratur
Patel, R. & Davidsson, B. (2003) Forskningsmetodikens grunder. (3:e uppl.) Lund: Studentlitteratur
Hård af Segerstad, P. (1990) Information och kommunikation. (4:e uppl.) Uppsala: Offsetcenter AB
Svenska Akademins Ordlista Över Svenska Språket (1985) Stockholm: P.A. Nordstedt
& Söners Förlag
Trost, J. (2001) Enkätboken. (2: a uppl.). Lund: Studentlitteratur
Stukát, S. (2005)Att skriva examensarbete inom utbildningsvetenskap. Lund:
Studentlitteratur
Wisen, J. Lindblom, B. (1997) Effektivt projektarbete. (3:e uppl.) Stockholm: Gotab, Nordstedts Juridik AB
Internetadress:
It i skolan (besökt 25/8 2006)
http://www.skolutveckling.se/it_i_skolan
Bilaga 1 Kort meddelande via e-post. Bilaga 2 Första frågan jag ställde via e-post.
Bilaga 3 Sammanställda svar jag fick på e-post frågan. Bilaga 4 Enkät med inledande text till enkät och resultat.
Bilaga 1
Första brevet till kollegor
Kära Kollegor!
Snart ska jag påbörja mitt examensarbete som ska handla om det interna informations-flödet på skolan. Jag vet att ni alla har mycket att göra med prov, betygsättning och annat. Min förhoppning är att ni ändå tar er lite tid för att svara på en del frågor. Till att börja med kommer jag att skicka ut en öppen fråga via e-post som jag hoppas ni
besvarar. Senare kommer en uppföljning på de svar jag fått genom en enkät med en del frågor.
Vänligen
Bilaga 2
Öppen fråga via e-post Kära Kollegor!
Jag vill i mitt examensarbete göra mig en uppfattning om hur ett
informationssystem kan påverka informationsflödet på en skola. Mitt intresse väcktes när vi på vår institution började prata om brist på information samtidigt som vi tjatade om att vi drunknar i all
information via e-post. Ju mer jag tänkte på det desto mer lyssnade jag på alla runt omkring mig och hörde ständigt någon säga:
"De har jag inte fått reda på" "När fick vi den informationen" "Var finns den informationen" "Varför kan dom inte informera i tid" "De kom ju för tre veckor sedan de kan jag väl inte komma ihåg nu." Hoppas att ni alla vill hjälpa mig i detta arbete genom att svara på några frågor så att jag får en uppfattning om hur stort problemet är! Skolledningen vet om mitt arbete och ser med intresse fram mot de resultat jag får.
Har du någon gång det senaste kvartalet känt att du saknat den information du behövt?
I så fall vilken information? Soliga måndagshälsningar Karin
Bilaga 3
Elevvård
”Jag tycker att informationen i elevärenden är mycket dålig”
”Jag har påtalat hög frånvaro för elev jag ej är klf för men får ingen information om vilka åtgärder som vidtas”
”Jag har kämpat med en elev, som jag är klf för i 3 år, och när skolledning / elevvård tar över får jag ingen info om händelseutvecklingen.”
”Info från Syo när elever gör omval. Det borde vara naturligt att Syo diskuterar elevens situation med undervisande lärare innan eleven hoppar av kursen.”
”Don´t drink & drive" information kring praktiska arrangemang otydlig.
”Återkoppling i elevvårdsärenden, dvs om det har varit evk eller annat möte och vad som i så fall bestämdes. Det är annars svårt att veta hur man ska agera gentemot eleven.”
Ledning
”Information om skolans ekonomi kunde vara klart bättre.” ”Information om skolledningens inköp.”
”Tydlig information om skolans inköp.”
”En del information från ledning eller administration som rör eleverna borde gå direkt till klasserna, med kopia till lärarna. Detta är ett vuxnare sätt att hantera eleverna och ett sätt att kanalisera information rätt.”
”Jag är nöjd men det skulle inte skada att dagordningen till den nya lokala styrelsen skulle distribueras till alla på skolan. Elever som personal. På det här sättet skulle man ha mer koll på vad som händer. Även sådana händelser som vandalisering, stölder borde uppmärksammas så att vi alla mobiliseras till bättre uppmärksamhet.”
”Jag saknar och gjorde så under hela höstterminen information om mitt uppdrag.”
”Att skolledningen väljer att inte informera om hur de ser på mitt uppdrag är ur mitt perspektiv en gigantisk informationsmiss.”
”Jag förstår inte hur de kan utföra sitt arbete utan att ha koll på hur de enskilda anställdas uppdrag ser ut.”
Administrativ personal
”Ibland kommer ny schemabrytande information så sent att bokning av salar, samarbete med kolleger, planering av redovisningar, deadlines och studiebesök kullkastas. Det skapar mycket extra arbete.”
”De brister i information som jag upplever är kopplat till schemabrytande aktiviterter - när hela eller delar av skolan skall göra något speciellt.”
”En del information från ledning eller administration som rör eleverna borde gå direkt till klasserna, med kopia till lärarna. Detta är ett vuxnare sätt att hantera eleverna och ett sätt att kanalisera information rätt.”
Vet ej hur flödet ser ut
”Visst händer det ibland, att jag inte riktigt har fått den information, som jag tycker jag behövt. Samtidigt känner jag, att vi inte alltid riktigt har bestämt hur informationsflödet skall se ut.”
”Hur ser informationsflödet ut?” Vem
”Vem gör vad och när blir det gjort!? ”
”Frustrerande är, när jag inte fått reda på inställda möten - tiden är dyrbar.” ”Varför fick vi ingen info om besöket på UF-mässan.”
”Hade vi några som ställde ut?” ”Hade någon gjort ett dagsschema?” Muntlig info i personalrum eller korridor
”Själv har jag också svårt, att komma ihåg information, som jag får muntligt i korridorer och i personalrum, när jag t.ex. är på väg till något annat.”
Information som inte går fram
”Svårt att precisera, men viss information går inte fram mer än till vissa grupper, då kanske för att någon råkat prata med t.ex. en av rektorerna.”
Sen information
”Förra terminen och förra läsåret var det ibland lite sen info om olika arrangemang på skolan.”
”Främst, antalsmässigt, är: Tider/klockslag o datum; för möten o annat.” ”Dagordningar för möten, konferenser och utbildningsdagar.”
