Protokoll SNAU 2013-03-21 §§ 56-73

(1)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Utdragsbestyrkande

Socialnämndens arbetsutskott 2013.03.21 1

Plats och tid OF:s kontor vårdcentralen kl 08.00-09.55

Beslutande Stefan Westergren (S) ordf

Håkan Karlsson (C)

Håkan Svensson (M) tjg ers

Övriga deltagande Jane Johansson, socialchef Elisabeth Andersson, IFO chef Berit Johansson, sektionschef Mia Blom, socialsekr.

Pethra Adamsson, socialsekr.

Heidi Hansen, socialsekr.

Yvonne Hofling, ekonom Lindali Bergenzaun, sekreterare

§ 58-65

§ 56-65

§ 56-57

§ 61-63

§ 64

§ 67

Justerare Håkan Karlsson

Justeringens plats och tid Socialförvaltningen 2013.03.25 kl 13.00

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 56-73

Lindali Bergenzaun (§ 56-66 soc.tj.ärenden)

Ordförande

Stefan Westergren

Justerare

Håkan Karlsson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Socialnämndens arbetsutskott

Sammanträdesdatum 2013.03.21

Datum för anslagets upp-

sättande 2013.03.28 Datum för anslagets

nedtagande 2013.04.19

Förvaringsplats för proto-

kollet Socialförvaltningen

Underskrift

(2)

Socialtjänstärenden……….. 2-12 Ekonomisk månadsrapport……….. 13 Västbus, reviderade riktlinjer……… 14 Detaljplan för Lagerhuset 6 m.fl. i Vara tätort, Vara kommun…. 15 Revisionsrapport – anställningar och avslut i lönesystem……… 16 Revisionsrapport – vikarieanskaffning……… 17 Urval delegeringsbeslut……….. 19

Övrigt……… 20

(3)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande SN AU § 67

Ekonomisk månadsrapport

Beslut

Arbetsutskottet noterar informationen __________

Ekonom Yvonne Hofling redogör för ekonomisk rapport för februari månad enligt bilaga

__________

(4)

Utdragsbestyrkande

SN AU § 68 Dnr 16/2013.001

Västbus, reviderade riktlinjer

Arbetsutskottets förslag till beslut

Socialnämnden godkänner de reviderade riktlinjerna _________

Sammanfattning

Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet har gemensamma riktlinjer för samverkan avseende barn och ungdom med sammansatt psy-

kisk/psykiatrisk och social problematik, ”Västbus”.

Riktlinjerna har reviderats och kompletterats med riktlinjer för familjehemspla- cerade barn och unga.

Skaraborgs kommunalförbund har beslutat att rekommendera medlemskom- munerna att godkänna de reviderade riktlinjerna

Socialchef Jane Johansson föredrager ärendet __________

(5)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

SN AU § 69 Dnr 10/2013.003

Detaljplan för Lagerhuset 6 m.fl. i Vara tätort, Vara kommun

Socialnämnden har tagit del av planen och anser att tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning speciellt skall beaktas.

_________

Sammanfattning

Samhällsbyggnadsförvaltningens plan och byggenhet har upprättat ett förslag till detaljplan för rubricerad fastighet daterad febr 2013.

Planförslaget innebär möjlighet för Varaslättens Lagerhus att uppföra ytterligare silor i anslutning till de befintliga.

Detaljplanen är utsänd för samråd under tiden 8 mars – 29 mars 2013 _________

(6)

Utdragsbestyrkande

SN AU § 70 Dnr 11/2013.001

Revisionsrapport – anställningar och avslut i lönesystemet

Socialnämnden att avger yttrande enligt nedanstående förslag.

__________

Bakgrund

Kommunens revisorer har, med biträde av PwC (Karin Norrman Elgh), gjort en översiktlig granskning av rutiner och kontroller i samband med anställningar och avslut i lönesystemet. Rapporten har överlämnats till Kommunstyrelsen, och nämnderna för yttrande.

Revisorernas har vid sin granskning lyft fram ett antal rekommendationer. Bl a rörande behörighetstilldelning och införandet av kontrollmoment (loggkontroller) i verksamhetssystemet, ProCapita inom individ- och familjeomsorgen (IFO).

Beredning

HR-chefen har gått igenom revisionsrapporten och lämnar ett förslag på ge- mensamt yttrande till behandlingen i KSAU den 2013-03-20.

Förvaltningens/avdelningens/tjänstemannens ståndpunkt Revisorernas, för socialnämnden aktuella, rekommendationer är att skapa rutiner för behörighetstilldelning och införandet av kontrollmoment (loggkontroller) i verksamhetssystemet, ProCapita inom IFO. Dessa rutiner föreslås likna de som redan finns inom kommunal hälso- och sjukvård (HSL), omsorgen kring personer med funktionsnedsättning (OF) och äldreomsorgen (ÄO).

Förvaltningen har beslutat att, i enlighet med rekommendationerna i rapporten, införa rutiner inom IFO liknande de som redan finns inom HSL,OF och ÄO, avseende tilldelning av behörigheter samt rutiner för kontrollmoment (loggkontroller) i verksamhetssystemet, Procapita

Förslag till yttrande från SN

Arbetsutskottet överlämnar följande förslag till yttrande över rapporten:

Socialförvaltningen inför, i enlighet med rekommendationerna i rapporten, rutiner inom individ- och familjeomsorgen liknande de som redan finns inom den kommunala hälso- och sjukvården, omsorgen kring personer med funkt- ionsnedsättningar och äldreomsorgen, avseende tilldelning av behörigheter samt rutiner för kontrollmoment (loggkontroller) i verksamhetssystemet, Procapita.

(7)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

SN AU § 71 Dnr 11/2013.001

Revisionsrapport – vikarieanskaffning

Socialnämnden avger yttrande enligt nedanstående förslag.

__________

Bakgrund

Kommunens revisorer har, med biträde av PwC (Karin Norrman Elgh), gjort en översiktlig granskning av rutiner och kontroller i samband med vikarieanskaffning. Rapporten har överlämnats till Kommunstyrelsen, och nämnderna för yttrande.

Beredning

HR-chefen har gått igenom revisionsrapporten och lämnar ett förslag på ge- mensamt yttrande till behandlingen i KSAU den 2013-03-20.

Revisionsfråga och rekommendationer PwC hade följande revisionsfråga som utgångspunkt:

 Bedrivs en uppföljning och ett arbete med den interna kontrollen kring hur vikarier arbetar inom bildningsnämnden och socialnämnden?

Svaret på revisionsfrågan blev att PwC bedömer att det i stort sett sker en upp- följning och ett arbete med intern kontroll avseende de vikarier som arbetar inom bildningsnämndens och socialnämndens verksamhetsområden.

PwC gör vidare följande rekommendationer för att ytterligare stärka den interna kontrollen:

 Vi rekommenderar att det arbetas fram rutiner för vakansför- medlingens interna arbete. Vi rekommenderar även att en kommungemensam rutin arbetas fram för behov av vikarier är vakansförmedlingen är stängs.

 Det framkom i intervjuerna att vakansförmedlingen inte har an- passats efter utökningen av verksamheter. Det bör därmed över- vägas om det behövs fler vakansförmedlare för att hinna med och intervjua alla nya vikarier.

 Uppföljningen av lösta luckor bör utvidgas till att jämföras med det totala antalet luckor som inkommer till vakansförmedlingen för att enklare planera behovet av nya vikarier.

(8)

Utdragsbestyrkande

 Rutinen för uppföljning av vikarier bör utvidgas till att gälla även vikarier inom bildningsförvaltningen.

Förslag till yttrande från Socialnämnden

Arbetsutskottet föreslår socialnämnden att ställa sig bakom HR-chefens förslag till yttrande över rapporten:

”En ny organisation för personalavdelningen har trätt i kraft från årsskiftet 2012/2013, då avdelningen delats upp i en HR-stab samt en Personalförsörj- ningsenhet. Personalförsörjningschefen tillträdde 2013-02-18.

Syftet med den nya organisationen är att fokusera på kommunens framtida personalförsörjning och bemanning, och den nye chefen har ett tydligt uppdrag att utarbeta rutiner för rekrytering och introduktion, samt för vakansför-

medlingens arbete, och dimensionera avdelningen därefter.

Av detta kommer som en naturlig följd även särskilda rutiner för uppföljning för samtliga verksamheter.

Jag bedömer att arbetssättet i den nya organisationen väl motsvarar de rekommendationer som PwC lämnar i sin rapport.

Ovanstående åtgärder, i kombination med det positiva svar som PwC lämnat på revisionsfrågan i sin helhet, gör att frågan torde kunna avrapporteras i Kommunfullmäktige som besvarad.”

Socialchef Jane Johansson föredrager ärendet _________

(9)

VARA KOMMUN

Urval delegeringsbeslut

Beslut

Följande delegeringsbeslut skall redogöras för vid socialnämndens samman- träde:

A13/325 Biståndshandläggare inom ÄO

B13/300 Handläggare inom IFO

D13/818 Avgiftshandläggare

_________

Arbetsutskottet genomför urval ur delegeringsbeslut för februari månad 2013.

_________

(10)

Övrigt

Socialchef Jane Johansson informerar om det pågående arbetet med Olovsgatans fysiska placering

___________