Uppföljning av kommunstyrelsens internkontrollplan 2015 (KS/2015:466)

(1)

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1]

Kommunstyrelsen

2015-11-30 Dnr KS/2015:466

Uppföljning av kommunstyrelsens internkontrollplan 2015 (KS/2015:466)

Beslut

1. Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av nämndens internkon- trollplan 2015, vilken kommer att ligga till grund för en handlingsplan för att åtgärda nämndens/förvaltningens brister.

2. Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen i uppdrag att åter- rapportera vidtagna åtgärder senast i samband med delårsrapport 2, 2016.

Sammanfattning

2015 års internkontrollplan är uppdelad i tre huvudområden; ekonomi, HR och upphandling.

Området ekonomi omfattar sex kontrollpunkter; (5.) kontanthantering, (K1.) representation, (7.) anläggningsregister, (8.) inköp och hyra av personbil (leasing), (K2.) betalning av leverantörsfakturor och (K3.) periodisering.

Området HR omfattar tre kontrollpunkter; (20.) introduktion av nya ledare, (21.) uppgift om anställdas bisysslor, (22.) rehabiliteringsutredning.

Området upphandling omfattar två kontrollpunkter; (23.) upphandlingsform och (24.) ramavtal.

Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i en tjänsteskrivelse 2015-10-20.

(2)

TJÄNSTESKRIVELSE 1[2]

Kommunledningsförvaltningen

2015-10-20 Dnr KS/2015:466

Kommunledningsförvaltningen

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 - 530 610 00 / Sms·/HandläggareMobilTelefon/ · E-post magnus.eriksson2@botkyrka.se

Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se

Referens Mottagare

Magnus Eriksson Kommunstyrelsen

Uppföljning av kommunstyrelsens internkontrollplan 2015

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av nämndens internkontrollplan 2015, vilken kommer att ligga till grund för en handlingsplan för att åtgärda nämndens/förvaltningens brister.

Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen i uppdrag att återrap- portera vidtagna åtgärder senast i samband med delårsrapport 2, 2016.

Sammanfattning

2015 års internkontrollplan är uppdelad i tre huvudområden; ekonomi, HR och upphandling.

Området ekonomi omfattar sex kontrollpunkter; (5.) kontanthantering, (K1.) representation, (7.) anläggningsregister, (8.) inköp och hyra av personbil (leasing), (K2.) betalning av leverantörsfakturor och (K3.) periodisering.

Området HR omfattar tre kontrollpunkter; (20.) introduktion av nya ledare, (21.) uppgift om anställdas bisysslor, (22.) rehabiliteringsutredning.

Området upphandling omfattar två kontrollpunkter; (23.) upphandlingsform och (24.) ramavtal.

Ekonomi

Inom ekonomi finns det fortfarande brister kring leasing av personbil, peri- odisering av intäkter och kostnader, betalning av leverantörsfakturor i tid samt intern och extern representation. Vår slutsats är att det finns ett gene- rellt behov av utbildningsinsatser. Förvaltningen bör därtill se över sina ru- tiner så att dessa stödjer en korrekt redovisning.

HR

Inom HR har kontrollerna visat att introduktionen av chefer samt uppgifter om anställdas bisysslor fungerar bra. Däremot behöver förvaltningen ta fram rutiner för rehabutredning vid upprepad korttidsfrånvaro.

(3)

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[2]

2015-10-20 Dnr KS/2015:466

Upphandling

Inom upphandling har kontrollerna visat att ramavtal vid några tillfällen inte har använts, vilket åtgärdas med utbildningsinsatser samt vidareutveckla den interna kontrollen. Inga avvikelser har noterats när det gäller upphandlings- form, det vill säga kontroll av att direktupphandling inte sker när formali- serad upphandling krävs.

_________

Expedieras till

Niclas Johansson, ekonomichef

Monica Blommark, controller

Frida Wikström, controller

Magnus Eriksson, controller

Anders Kuylser, upphandlingschef

Ulrika Halling, HR-specialist

(4)

RAPPORT 1[8]

2015-09-30 Dnr KS/2015:466

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 - 530 626 19 / Sms·072-715 25 20 · E-post cagri.hayran@botkyrka.se

Referens Mottagare

Magnus Eriksson Kommunstyrelsen

Uppföljning av kommunstyrelsens internkontrollplan 2015

Sammanfattning

2015 års internkontrollplan är uppdelad i tre huvudområden; ekonomi, HR och upphandling.

Området ekonomi omfattar 6 kontrollpunkter; kontanthantering, representat- ion, anläggningsregister, inköp och hyra av personbil (leasing), betalning av leverantörsfakturor och periodisering.

Kontrollen visar inga avvikelser gällande kontanthantering. Övriga kon- trollpunkter visar brister. Vår slutsats är att det finns ett generellt behov av utbildningsinsatser. Förvaltningen bör därtill se över sina rutiner så att dessa stödjer en korrekt redovisning.

Området personal (HR) omfattar 3 kontrollpunkter; introduktion av nya le- dare, uppgift om anställdas bisysslor, rehabiliteringsutredning. Kontrollen har visat att det saknas rutiner för rehabiliteringsutredning vid upprepad korttidsfrånvaro. Rutiner kommer att tas fram. Inga avvikelser har noterats vad gäller att alla nya ledare ska delta i den förvaltningsgemensamma intro- duktionen och kring att nyanställda lämnar uppgifter om eventuella bisyss- lor.

Området upphandling omfattar 2 kontrollpunkter; upphandlingsform och

ramavtal. Kontrollen har visat att ramavtal vid några tillfällen inte har an-

vänts. Vår slutsats är att det behövs utbildningsinsatser. Förvaltningen bör

även vidareutveckla sina interna kontrollmetoder för att säkerställa att inköp

inte sker utanför tecknade ramavtal. Inga avvikelser har noterats när det gäl-

ler upphandlingsform, det vill säga kontroll av att direktupphandling inte

sker när formaliserad upphandling krävs.

(5)

BOTKYRKA KOMMUN RAPPORT 2[8]

2015-09-30 Dnr KS/2015:466

I tabellen nedan sammanfattas våra resultat per huvudområde och kontroll- moment:

Område Kontrollmoment Resultat/betyg

Ekonomi Kontanthantering 3/3 = bra (inga avvikelser)

Representation 1/3 = mindre bra

Anläggningsregister 2/3 = ok, förbättring krävs Inköp o hyra av personbil 1/3 = mindre bra

Leverantörsfakturor 2/3 = ok, förbättring krävs Periodisering 2/3 = ok, förbättring krävs HR Introduktion chefer 3/3 = bra (inga avvikelser)

Bisysslor 3/3 = bra (inga avvikelser)

Rehabiliteringsutredning 1/3 = mindre bra

Upphandling Upphandlingsform 3/3 = bra (inga avvikelser)

Ramavtal 2/3 = ok, förbättring krävs

(6)

2015-09-30 Dnr KS/2015:466

Genomförd granskning

Ekonomi

5. Kontanthantering (Allmän bedömning: 3/3 = bra)

Kontrollen avser: Att verksamheter som har mynthantering har lämpliga och kända rutiner.

Resultat: Förvaltningens tidigare handkassor på medborgarkontoren i Tumba, Tullinge och Tullinge områdesgrupp har avvecklats under 2015 kontrollen är därmed inte aktuell.

K1. Representation (Allmän bedömning: 1/3 = mindre bra)

Kontrollen avser: Att belopp, momsavdrag, uppgifter om syfte och delta- gare överensstämmer med gällande regler. Detta innefattar att vi även granskat att attesten utförts av utsedd beslutsattestant.

Resultat: Samtliga leverantörsfakturor på representationskonton under peri- oden 1 januari till 31 augusti 2015 har granskats, totalt 200 poster. Resulta- tet av kontrollen redovisas i tabell nedan. Under hösten har rättningar pågått och tabellen redovisar även hur många återstår att rätta. Felaktig moms har hittats och kommer att utredas vidare.

Avser

Antal rätt 2015-08-31

Antal fel 2015-08-31

Antal fel 2015-10-30

Felaktig beslutsattest 200 0

Deltagarförteckning sak- nas

169 31 12

Syfte saknas 181 19 1

Åtgärd: Samtliga berörda attestanter har blivit informerade om hur redovis- ningen ska se ut och korrigering har skett. Det felaktigt redovisade momsen gentemot skattemyndigheten kommer att rättas av ekonomienheten vid på- följande momsredovisning. Fortsatta utbildningsinsatser pågår.

7. Anläggningsregister (Allmän bedömning: 2/3 = Ok, behöver förbättras)

(7)

2015-09-30 Dnr KS/2015:466

Kontrollen avser: Att bokförda värden i anläggningsregistret är rimliga och att anläggningen existerar.

Resultat: Granskningen av avskrivningstiderna för våra investeringsobjekt har visat att majoriteten av förvaltningens investeringar har en rimlig av- skrivningstid. För avskrivningstider per objekt se Appendix investeringar.

Granskningen har visat att förvaltningens inventarieförteckning behöver uppdateras.

Åtgärd: Att ta fram förvaltningsinterna riktlinjer för investeringsredovisning på kommunledningsförvaltningen och kommunicera dessa riktlinjer till för- valtningens budgetansvariga chefer.

Att ta fram en ny inventarieförteckning för kommunledningsförvaltningen.

8. Inköp och hyra av personbil (Allmän bedömning: 1/3 = mindre bra) Kontrollen avser: Att rätt kostnadskonto och rätt momsavdrag görs enligt gällande avdragsbegränsningar.

Resultat: Endast 2 av 104 kontrollerade poster visade rätt redovisad moms.

80 stycken av de som kontrollerats avsåg Bilpoolen AB och 24 Mabi bilut- hyrning. Samtliga granskade poster visade rätt kostnadskonto. Förvaltningen har under perioden inte köpt några personbilar.

Åtgärd: Att införa en ny rutin, tydligt informera om denna och de regler som gäller för momsredovisning på området. Den nya rutinen innebär att at- testanten flödar fakturan vidare till förvaltningens ekonom för momsomräk- ning och kontering av moms i vårt fakturahanteringssystem.

Diskussion pågår med Bilpoolen AB för att få fakturorna tydligare vad gäl- ler avdragsgill respektive icke avdragsgill moms.

Samtliga poster som haft felaktig momsredovisning kommer att korrigeras av ekonomienheten.

K2. Leverantörsfakturor (Allmän bedömning: 2/3 = Ok, behöver förbätt- ras)

Kontrollen avser: Att fakturor tidsmässigt betalas enligt avtal eller betal-

ningsvillkor.

(8)

2015-09-30 Dnr KS/2015:466

Resultat: En analys har gjorts för att visa fördelningen av dessa poster mel- lan förvaltningens enheter, där några enheter sticker ut. Ekonomienheten har i vissa fall tagit kostnader för andra enheter för att förebygga ytterligare för- seningar. Fakturor med fel faktureringsadress och ofullständiga uppgifter om mottagare är andra faktorer som försenar fakturahanteringen. IT-stöd har haft problem med attesträtter till följd av sin omorganisation.

Ansvar Avgift antal Ränta antal Summa Antal

Summa 40 39 79

Ansvar Avgift (kr) Ränta (kr) Summa (kr)

Summa 9 594 17 288 26 882

Åtgärd: kontrollen har visat att det finns fortsatt behov av utbildningsinsat- ser för samtliga användare av fakturahanteringssystemet. Vi ser även ett fortsatt behov att på kommunövergripande nivå föra dialog med våra upp- handlade leverantörer i syfte att förbättra deras fakturering.

K3. Periodisering (Allmän bedömning: 2/3 = Ok, behöver förbättras) Kontrollen avser: Att belopp överstigande ett basbelopp (44 500 kr) perio- diserats.

Resultat: I samband med tertialbokslut 2, blev sammanlagt 2 fakturor (över- stigande ett basbelopp) av misstag felaktigt behandlade. Dessa två rörde ti- digare tvistefakturor.

Av 50 ytterligare kontrollerade poster var 3 inte periodiserade.

Rutinen för att ta hand om obehandlade fakturor i samband med varje terti- albokslut fungerar bra och innebär alla fakturor uppgående till minst ett bas- belopp (44 500 kr) granskas och behandlas. När det gäller upplupna kostna- der, det vill säga kostnader för något som förbrukats under perioden, sker systematiska avstämningar. Vår bedömning är att en jämförelsevis högre risk för fel föreligger här, då denna kontrollåtgärd både kräver ett mer tidskrävande analysarbete och god verksamhetskännedom.

Åtgärd: Att tydligt informera om gällande rutiner för periodisering till mot-

tagnings- och beslutsattestanter.

(9)

2015-09-30 Dnr KS/2015:466

Personal

20. Introduktion (Allmän bedömning: 3/3 = Ok)

Kontrollen avser: Att nya ledare deltar i den förvaltningsgemensamma in- troduktionen.

Resultat: Inga noterade avvikelser.

21. Bisysslor (Allmän bedömning: 3/3 = Ok)

Kontrollen avser: Att nyanställda lämnar uppgift om bisysslor.

Resultat: Inga noterade avvikelser.

22. Rehabilitering (Allmän bedömning: 1/3 = mindre bra)

Kontrollen avser: Att rehabiliteringsutredning görs vid upprepad korttids- frånvaro.

Resultat: Rutiner för rehabiliteringsutredning vid upprepad korttidsfrånvaro saknas.

Åtgärd: Att ta fram rutiner för rehabiliteringsutredning vid upprepad kort-

tidsfrånvaro.

(10)

2015-09-30 Dnr KS/2015:466

Upphandling

23. Upphandlingsform (Allmän bedömning: 3/3 = bra)

Kontrollen avser: Att direktupphandling inte sker när formaliserad upp- handling krävs.

Resultat: Av samtliga kontrollerade fakturor överstiger ingen faktura be- loppsgränsen för när formaliserad upphandling krävs. Av 50 kontrollerade fakturor är 11 stycken fakturor beställningar som gjorts via direktupphand- ling. Värdet uppgår till totalt 132 697 kronor exklusive moms. Se nedanstå- ende tabell:

Typ av faktura Antal Värde

Kontrollerade fakturor 50 7 710 310,04

Varav ramavtal använts 34 7 203 364,74

varav ramavtal finns men ej använts 2 82 695,25

varav direktupphandling 11 132 696,55

Internt köp 2 21 924,75

Köp annan kommun 1 252 748,00

Åtgärd: Ingen åtgärd anses i nuläget nödvändig.

24. Ramavtal (Allmän bedömning: 2/3 = ok, förbättring krävs) Kontrollen avser: Att ramavtalen används.

Resultat: Registeranalys av 50 fakturor har genomförts. Ramavtal har an- vänts för 26 av det totala antalet kontrollerade fakturor, avvikelse konstate- ras hos 23 av de kontrollerade fakturorna.

Vi har också vid genomgång av föregående kontrollmål nummer 23. ”Upp-

handlingsform” noterat avvikelser mot upphandlade ramavtal enligt föl-

jande; glasmästeri 2 fakturor, kontorsmaterial 1 faktura, låsmästare 2 faktu-

ror samt 11 fakturor avseende bland annat konsulter inom handlednings-

tjänster, utbildning, lokalhyra, restaurangbesök samt solskydd.

(11)

2015-09-30 Dnr KS/2015:466

Typ av faktura Antal Värde

kontrollerade fakturor 50 163 415,68

varav ramavtal finns 26 97 984,66

varav ramavtal finns, ej använt. 11 25 594,22

varav direktupphandling 12 49 144,55

varav kreditfaktura 1 -1 500,00

Åtgärd: Den avvikelse som konstaterats avseende övriga inköp är av mindre omfattning och avser frakt, yrkeskläder, kontorsmaterial, resetjänster samt tolk- och översättningstjänster.

Vad avser genomförda kontroller där avvikelse från ramavtal konstaterats beror detta på att befintliga avtal gått ut under våren 2015 och att nya varit under upphandling.

Bristerna har åtgärdats genom informationsinsatser.

Mattias Jansson Anna Giotas Sandquist

Kommundirektör Chef för kommunledningsförvaltningens stab _________

Expedieras till

Niclas Johansson, ekonomichef

Monica Blommark, controller

Frida Wikström, controller

Magnus Eriksson, controller

Anders Kuylser, upphandlingschef

Ulrika Halling, HR-specialist

(12)

Kommunstyrelsen

2015-11-30 Dnr KS/2015:803

Revidering av kommunstyrelsens sammanträdestider 2016 (KS/2015:803)

Beslut

1. Kommunstyrelsen beslutar om ändring av följande sammanträdesdagar 2016:

4 april flyttas till 11 april 30 maj flyttas till 7 juni

3 oktober flyttas till 10 oktober.

Ärendet

Med anledning av kommunens uppföljningsprocess föreslås revidering av kommunstyrelsens sammanträdestider.

Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i en tjänsteskrivelse 2015-11-10.

(13)

2015-11-10 Dnr KS/2015:803

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 530 610 00 E-post monica.blommark@botkyrka.se

Referens Mottagare

Monica Blommark Kommunstyrelsen

Revidering av kommunstyrelsens sammanträdesordning 2016

Kommunstyrelsen beslutar om ändring av följande sammanträdesdagar 2016:

4 april flyttas till 11 april 30 maj flyttas till 7 juni

3 oktober flyttas till 10 oktober.

Alternativt

Kommunstyrelsen beslutar att:

Flytta sammanträdet den 4 april till den 11 april.

Ändra utskicksdatum för delårsrapporterna till den 25 maj respektive 28 september.

Sammanfattning

I kommunstyrelsens beslut om sammanträdesdagar 2016 är det tre tillfällen som fungerar dåligt med hänsyn till kommunens uppföljningsprocess. De datum som avses är 4 april, 30 maj och 3 oktober.

På kommunstyrelsens sammanträde i april ska kommunens årsredovisning behandlas och för att det ska vara möjligt att färdigställa den behöver sam- manträdet flyttas fram en vecka till den 11 april.

För att uppnå bästa möjliga aktualitet i delårsrapporterna bör dessa behand-

las på kommunstyrelsens sammanträden i maj/juni och oktober. Antalet ar-

betsdagar från det att nämnderna ska lämna sina rapporter till att utskicket

till kommunstyrelsen ska ske är fyra respektive sex dagar. Under den tiden

ska rapport och tjänsteskrivelse tas fram och budgetberedningen ska ha ett

sammanträde. För att skapa mer tid finns två alternativ. Det ena är att flytta

fram sammanträdena till den 7 juni respektive den 10 oktober. Det andra al-

ternativet innebär att sammanträdestillfällena kvarstår, men att utskicket till

kommunstyrelsen sker onsdagen den 25 maj respektive onsdagen den 28

september, d.v.s. fem dagar innan respektive sammanträde.

(14)

2015-11-10 Dnr KS/2015:803

Kommunledningsförvaltningen förordar att samtliga tre mötestillfällen i lik- het med tidigare år flyttas enligt följande:

Kommunstyrelsesammanträde enligt beslut (KS/2015:529)

Förslag till nytt datum för kommunsty- relsens sammanträde

4 april 11 april

30 maj 7 juni

3 oktober 10 oktober

Mattias Jansson Niclas Johansson

Kommundirektör Ekonomichef

(15)

Kommunstyrelsen

2015-11-30 Dnr KS/2015:769

Kommunstyrelsens delegationsordning 2015-2018 (KS/2015:769)

Beslut

1. Kommunstyrelsen godkänner delegationsordning för kommunstyrelsen.

2. Kommunstyrelsen godkänner föreslagna justeringar i kommunstyrelsens delegationsförteckning under förutsättning att kommunfullmäktige den 26 november 2015 godkänner kommunstyrelsens förslag till ny organi- sation av kommunledningen.

Ärendet

Kommunstyrelsen beslutade i december 2014 att anta justeringar i gällande delegationsordning för kommunstyrelsen (KS 2010:460). Eftersom ny man- datperiod har inträtt sedan dess föreslås att kommunstyrelsen beslutar om att godkänna delegationsordningen även under nu innevarande mandatperiod.

Samtidigt görs en språklig justering i delegationsordningen och delegations- ordningen dateras 2015-11-04.

Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i en tjänsteskrivelse 2015-11-04.

(16)

2015-11-04 Dnr KS/2015:769

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 - 530 610 00 / Sms·/HandläggareMobilTelefon/ · E-post jannica.ifstrom@botkyrka.se

Referens Mottagare

Jannica Ifström Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens delegationsordning 2015-2018

Förslag till beslut

1. Kommunstyrelsen godkänner delegationsordning för kommunstyrelsen.

2. Kommunstyrelsen godkänner föreslagna justeringar i kommunstyrelsens delegationsförteckning under förutsättning att kommunfullmäktige den 26 november 2015 godkänner kommunstyrelsens förslag till ny organi- sation av kommunledningen.

Ärendet

Kommunstyrelsen beslutade i december 2014 att anta justeringar i gällande delegationsordning för kommunstyrelsen (KS 2010:460). Eftersom ny man- datperiod har inträtt sedan dess föreslås att kommunstyrelsen beslutar om att godkänna delegationsordningen även under nu innevarande mandatperiod.

Samtidigt görs en språklig justering i delegationsordningen och delegations- ordningen dateras 2015-11-04.

Mot bakgrund av att kommunstyrelsen föreslår ny organisation av kommun- ledningen fr.o.m. den 1 januari 2016 görs vissa justeringar i delegationsför- teckningen. Samtidigt förs det in delegation för att besluta om sådant före- ningsbidrag som inte ska handläggas av kultur- och fritidsnämnden eller so- cialnämnden, i enlighet med kommunstyrelsens uppdrag till kommunled- ningsförvaltningen (KS/2015:532). Vissa ytterligare ändringar som behöver göras tas också upp i samband med denna justering. Delegationsförteck- ningen justeras enligt följande:

Chefsjurist, exploateringschef, verksamhetschef för teknik och logistik, verksamhetschef för städservice och IT-controller stryks som befattningsha- vare. IT-chef läggs till som befattningshavare. Enhetschef för IT-stöd byts ut mot enhetschef för IT- och telefonistöd samt enhetschef för IT/e byts ut mot enhetschefen för IT-utvecklingsenheten. Verksamhetschef byts ut mot av- delningschef.

B 6 – Ny punkt: ”Beslut om utbetalning av föreningsbidrag med belopp om

högst etthundratusen (100 000) kr” Behörigheten delegeras via kommundi-

(17)

2015-11-04 Dnr KS/2015:769

rektör till Avdelningschef. Under anmärkning anges ”Avser föreningsbidrag som inte ska handläggas av kultur- och fritidsnämnden eller socialnämn- den”.

B 9 – Punkten utgår. Punkten rör delegation via kommundirektören till verksamhetschef för samhällsutveckling och exploateringschef att, var för sig, underteckna exploateringsavtal, köpehandlingar och andra överlåtelse- samt upplåtelseavtal avseende fast egendom upp till ett värde av tvåhundra- femtio (250) basbelopp.

D 1 – Punkten ändras. ”Anställning av kommundirektör samt anställning av förvaltningschef” ändras till ”Anställning av kommundirektör”.

D 2 – Ny punkt. ”Anställning av förvaltningschef”. Behörigheten delegeras till kommundirektör. Under anmärkning anges ”Efter samråd med kommun- styrelsens presidium och verksamhetsnämndens ordförande”.

D 3 – (D 4 i justerad förteckning) Punkten ändras. Från ”Beslut om att utse tillförordnad chef (”tf chef”), inbegripet anställning av tillförordnad förvalt- ningschef, upp till et (1) år, samt arbetstagare på särskilt visstidsförord- nande” stryks ”samt arbetstagare på särskilt visstidsförordnande”.

Kommunledningsförvaltning uppdaterar också sin verkställighetsförteck- ning.

Mattias Jansson Anna Giotas-Sandquist

Kommundirektör Tf. kanslichef

(18)

DELEGATIONSORDNING 1[5]

2015-11-04 Dnr KS/2015:769

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 - 530 610 00 / Sms·/HandläggareMobilTelefon/ · E-post jannica.ifstrom@botkyrka.se

Referens Mottagare

Jannica Ifström Kommunstyrelsen

Delegationsordning för kommunstyrelsen

Allmänna förutsättningar för delegation

Beslut och verkställighet

Med beslut i en delegationsordning avses endast beslut i kommunallagens mening. Kännetecknande för ett kommunalt beslut är primärt att det finns alternativa lösningar samt att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. De ärenden som kommunstyrelsen har delegerat finns re- dovisade i Bilaga 1 (kommunstyrelsens delegationsförteckning).

Avgöranden som inte är att betraktas som beslut i kommunallagens mening kategoriseras istället som ren verkställighet. Inom den kommunala verk- samheten har man valt att se beslut av rutinmässig karaktär som regelmäss- igt fattas av olika tjänstemän, i kraft av deras tjänsteställning, som ren verk- ställighet. Vidare har stora delar av verksamhet inom den interna kommu- nala organisationen (personalärenden m.m.) bedömts som verkställighet.

Gränsen mellan beslut och verkställighet har betydelse dels för frågan om ett beslut kan överklagas genom laglighetsprövning, alternativt förvalt- ningsbesvär, dels för bedömningen av om beslutet ska anmälas till kom- munstyrelsen eller inte.

Beslut som fattats med stöd av delegation ska anmälas till kommunstyrelsen och i vissa fall är anmälan även startpunkt för den tidsfrist under vilken ett beslut kan överklagas. Anmäls inte ett beslut finns det följaktligen en risk för att beslutet inte vinner laga kraft.

De beslut som kommunledningsförvaltningen har bedömt såsom verkstäl-

lighet finns redovisade i delegationsordningens Bilaga 2 (Verkställighetsför-

teckning för kommunledningsförvaltningen).

(19)

BOTKYRKA KOMMUN 2[5]

2015-11-04 Dnr KS/2015:769

Delegation av beslutanderätt

Med delegationsbeslut menas ett beslut som faller inom ramen för en

nämnds, t ex kommunstyrelsens, behörighet och som nämnden/styrelsen har valt att överlåta till någon annan att avgöra. Beslutanderätten har följaktli- gen delegerats och mottagaren som ska fatta beslut i nämndens/styrelsens ställe kallas ”delegat”.

Syftet med delegation är att avlasta de kommunala nämnderna och styrel- serna från rutinbetonade ärenden. Delegation skapar således utrymme för att kommunstyrelsen ska kunna koncentrera styrelsens arbete till viktigare ärenden som är särskilt betydelsefulla och/eller av principiell karaktär. De- legation möjliggör också en effektivare förvaltning genom att beslutsvägar- na blir kortare och handläggningen snabbare.

Kommunstyrelsen får delegera sin beslutanderätt i ett visst ärende eller en grupp av ärenden till en enskild ledamot, ersättare eller en anställd i kom- munen. Det är dock inte tillåtet att delegera till en uppdragstagare, konsult eller entreprenör.

Givna delegationer kan när som helst återkallas av kommunstyrelsen. Rätten att återkalla gäller såväl generellt som i specifikt fastställda ärenden.

Kommunstyrelsen kan även föregripa ett beslut i ett ärende, där beslutande- rätten har delegerats, genom att ta över ärendet från delegaten och därefter fatta beslut. Styrelsen har dock inte rätt att ompröva ett beslut som delegat redan har fattat.

Begränsningar i delegationsrätten

Kommunstyrelsen får inte delegera beslutanderätt avseende:

1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kva- litet;

2. framställningar eller yttranden till fullmäktige;

3. yttranden med anledning av att beslut av kommunstyrelsen i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats;

4. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild, om det enskilda ärendet är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt;

5. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till kommunstyrelsen; samt

6. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter.

(20)

2015-11-04 Dnr KS/2015:769

Rätten att delegera får inte utnyttjas så att det kan påverka kommunstyrelsen övergripande ansvar för verksamheten. Delegation innefattar aldrig rätten att besluta i ärenden som är principiellt viktiga. Om ett enskilt ärende blir prin- cipiellt viktigt för kommunen ska delegaten hänskjuta ärendet tillbaka till kommunstyrelsen, även om ärendet ryms inom ramen för en i delegations- ordningen given behörighet att fatta beslut.

Jäv

Delegat får inte fatta beslut i sådana ärenden vari delegaten kan anses jävig (se 6 kap. 25 § kommunallagen). Beslut i ärende där delegat kan anses jävig ska av delegaten hänskjutas till överordnad eller till kommunstyrelsen.

Vidaredelegation

Enligt kommunallagen är s.k. vidaredelegation tillåten. Detta innebär att förvaltningschef (för kommunledningsförvaltningens vidkommande kom- mundirektör) kan bemyndigas att uppdra åt någon annan att fatta beslut på kommunstyrelsens vägnar. Vidaredelegation är dock bara tillåten i ett steg, vilket innebär att den som mottar en vidaredelegation från förvaltnings- chef/kommundirektör inte kan delegera vidare beslutanderätten.

Notera att endast förvaltningschef/kommundirektör kan bemyndigas att vi- daredelegera beslutanderätt från nämnd/styrelse och rättigheten måste ut- nyttjas på ett sådant sätt att kommunstyrelsen alltid har vetskap om vem som har rätt att fatta beslut i en viss kategori av ärenden.

Brådskande ärenden

Av 6 kap 36 § kommunallagen följer att en nämnd äger rätt att delegera brådskande ärenden till ordföranden eller annan ledamot. En förutsättning för delegation är dock att det inte går att vänta med beslutet till nämn- dens/kommunstyrelsens nästa sammanträde och att det rör sig om ärenden som absolut måste avgöras skyndsamt.

Anmälan av delegationsbeslut

Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för de uppgifter som överlämnats

till kommunstyrelsen av kommunfullmäktige via reglemente. Beslut som

fattas med stöd av delegation ska därför anmälas till kommunstyrelsen. An-

mälan har informations- och kontrollsyfte. Vidare är det nödvändigt att be-

slut anmäls för att besluten ska vinna laga kraft. Klagotiden över delegat-

ionsbeslut börjar löpa när protokoll över beslutet tillkännagivits på kommu-

nens anslagstavla.

(21)

2015-11-04 Dnr KS/2015:769

Kommunstyrelsens delegationsordning

Delegation

Kommunstyrelsen uppdrar åt kommundirektören att fatta beslut på kom- munstyrelsens vägnar i de ärenden som framgår av ”Kommunstyrelsens de- legationsförteckning”, se Bilaga 1.

Styrelsen överlåter även till kommundirektören att vidaredelegera ärenden till annan anställd inom kommunen. Kommundirektören ska i särskilt beslut fastställa till vilka befattningar olika ärenden och ärendegrupper vidaredele- geras och vidaredelegationen ska skrivas in i kommunstyrelsens delegat- ionsförteckning.

Brådskande ärenden

Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt ordföranden, att på kommunstyrel- sens vägnar och efter samråd med vice ordföranden, fatta beslut i ärenden som är så brådskande att kommunstyrelsens avgörande inte kan avvaktas.

Ordförandens beslut i brådskande ärende ska anmälas av ordföranden till kommunstyrelsen vid nämndens nästkommande sammanträde.

Anmälan av delegationsbeslut

Delegationsbeslut anmäls till kommunstyrelsen, senast en (1) månad efter det att det aktuella beslutet har fattats, enligt följande rutin:

1. Delegaten ansvarar för att en lista upprättas med de beslut som delega- ten är skyldig att anmäla till kommunstyrelsen.

2. I listan anges delegatens namn och befattning, handläggare, datum för beslut, diarienummer och vad beslutet avsett samt vilken punkt i dele- gationsförteckningen som legat till grund för delegatens beslut. Vid upphandling anges även leverantören och kontraktssumman.

3. Delegaten ansvarar för dels att listan (enligt punkten 1-2) skickas via e- post till kommunsekreteraren, dels att kopior av aktuella beslut inges till kommunsekreteraren. Kopia av listan skickas även till kommundirektö- ren om beslut har fattats efter vidaredelegation.

4. Kommunsekreteraren sammanställer listor från delegaterna och ser till

att besluten anmäls till nästkommande sammanträde i kommunstyrelsen.

(22)

2015-11-04 Dnr KS/2015:769

Medelstäckning för beslut

Innan ett beslut fattas är delegaten skyldig att kontrollera att planerat beslut ryms inom ramen för egen budget, dvs. medelstäckning finns för avsett än- damål.

Uppdelning av inköp för att komma under såväl lagstadgade som av kom-

munen beslutade beloppsgränsningar får inte förekomma.

(23)

Bilaga 1

2016-01-01

Kommunstyrelsens delegationsförteckning

Kommunstyrelsen har i beslut att uppdra till kommundirektören att fatta vissa beslut inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Kommundirektören har härvid vidaredelegerat beslutanderätten enligt nedanstående förteckning. Beslut som fattas av delegat ska återrapporteras till kommundirektören i samband med att beslutet anmäls till kommunstyrelsen.

I delegationsförteckningen förekommer följande beslutsfattare:

Arkivarie Ekonomichef Enhetschef

Enhetschefen för IT- och telefonistöd Enhetschefen för IT-utvecklingsenheten HR-chef (Human Resource-chef) IT-chef

Kanslichef Kommunarkivarie Kommundirektör Kommunikationschef Kommunjurist

Kommunstyrelsens presidium Registrator

Säkerhetschef

Upphandlare (tjänsteman anställd på kommunens upphandlingsverksamhet) Upphandlingschef

Avdelningschef

När det i förteckningen anges obestämd chef, t ex avdelningschef och enhetschef, avser beslutanderätten den chef som ansvarar för berörd verksamhet/enhet.

Delegationsförteckningen gäller fr o m 2016-01-01 och tills vidare.

Förteckning över delegationsbeslut

(24)

Bilaga 1

2016-01-01

Grupp Ärendegrupp Delegat Vidaredelegerat till Anmärkning

A ALLMÄNT

A 1 Mindre ändringar i kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan

Kommundirektör Kanslichef Efter samråd med registrator och kommunarkivarie

A 2 Myndighetens skriftliga beslut om att inte lämna ut handling samt beslut om

förbehåll i samband med att handling utlämnas

Kommundirektör Kanslichef, med kommunjurist som ersättare

Beslut om att lämna ut handling fattas direkt av den tjänsteman som förvarar handlingen. Om tjänsteman finner att det finns hinder för utlämnande, ska han/hon vägra lämna ut handlingen. Beskedet kan lämnas muntligt. I samband med att tjänsteman lämnar ett negativit besked ska tjänstemannen upplysa sökanden om att ett skriftligt beslut av ”myndigheten”

(kommunen) krävs för att det muntliga beslutet ska kunna överklagas till kammarrätten

A 3 Träffa/ingå personuppgiftsbiträdesavtal för kommunens räkning

Kommundirektör Kanslichef

A 4 Gallring i de myndighetsarkiv som överlämnats till centralarkivet samt överföring av information till digitalt medium

Kommundirektör Kommunarkivarie och arkivarie, var för sig

A 5 Tillstånd att använda kommunens vapen Kommundirektör Kommunikationschef

A 6 Yttrande för kommunens räkning över Kommundirektör Säkerhetschef

(25)

Bilaga 1

2016-01-01

ansökningar om tillstånd till allmän kameraövervakning

A 7 Teckna sponsringsavtal upp till ett värde av tvåhundratusen (200 000) kr per avtal

Kommundirektör Kommunikationschef

A 8 Föra kommunens talan, samt bemyndiga ombud att föra kommunens talan, i mål och ärenden inför skiljenämnder, vid över- och underdomstolar,

exekutionssäten samt nationella såväl som internationella myndigheter. Vidare innefattar delegerad behörighet rätten att dels framställa och bemöta ersättnings- och/eller ansvarsyrkanden, dels utom rätta iaktta och bevaka kommunens intressen, dels och motta samt kvittera till

kommunen tilldömda medel, saker, handlingar samt till kommunen ställda försändelser. Härutöver befullmäktigas delegaten att ta emot kallelser och delgivningar, anta eller förkasta ackord, i eller utom konkurs, samt ingå förlikning.

Rätten att ingå förlikning, inför eller under en rättsprocess, gäller upp till ett värde (förlikningslikvid) om maximalt enmiljon (1 000 000) kr

Kommundirektör Kommunjurist Behörigheten inbegriper rätten att fatta beslut om att inleda rättsliga förfaranden, utföra och bevaka kommunens talan i rättsprocesser, överklaga såväl dom som beslut samt avge yttrande i

rättsprocesser.

Delegatens behörighet inbegriper även rätten att befullmäktiga ombud, i enskilt ärende, motsvarande den behörighet som följer av till delegaten delegerat

bemyndigande.

Bemyndigande att föra kommunens talan inför domstol och andra myndigheter i upphandlingsärenden har i särskild ordning delegerats i C 8 och D 16.

Delegationen i C 8 respektive D 16 inskränker emellertid inte den allmänna delegationen att föra kommunens talan enligt A 8. Talan i upphandlingsärendena samt arbetstvister kan följaktligen föras med stöd av såväl A 8 som D 16 respektive C 8

A 9 Lämna yttrande över remiss Kommundirektör Behörigheten avser endast yttrande över

remiss som inte är av principiell

(26)

Bilaga 1

2016-01-01

betydelse för kommunen

B EKONOMI

B 1 Bemyndiga och utse beslutsattestanter för kommunledningsförvaltningen

Kommundirektör Bemyndigande ska ske utifrån gällande

reglemente för budgetansvar och intern kontroll. Beslut om att utse andra attestanter än beslutsattestant, t ex mottagningsattestanter, är en verkställighetsåtgärd

B 2 Bemyndiga ombud i den

kommungemensamma internbanken i Södertälje att för Botkyrka kommuns räkning företräda kommunen och dels besluta om samt genomföra finansiella affärstransaktioner, inbegripet rätten att uppta lån inom den av

kommunfullmäktige beslutade låneramen och nyttja finansieringsinstrument, dels underteckna skuldebrev, derivatkontrakt och andra lånehandlingar samt även i övrigt underteckna erforderliga handlingar i samband med genomförande av

transaktioner. Delegaten äger härutöver rätt att själv företa de rättshandlingar som delegaten får bemyndiga ombudet att utföra

Kommundirektör Ekonomichef Botkyrka kommuns internbank bedrivs operativt i samverkan med Huddinge respektive Södertälje kommun, inom ramen för den infrastruktur som finns i Södertälje kommun

B 3 Förnyelse av kommunens borgen i samband med omsättning eller omplacering av befintliga lån

Kommundirektör Ekonomichef

(27)

Bilaga 1

2016-01-01

B 4 Avskrivning av fordringar till ett

uppskattat värde av hundratusen (100 000) kr

Kommundirektör Ekonomichef

B 5 Beslut om utdelning av Alby och Hågelby fond

Kommundirektör Ekonomichef

Beslut om utbetalning av föreningsbidrag med ett belopp om högst etthundratusen (100 000) kr

Kommundirektör Avdelningschef Avser föreningsbidrag som inte ska handläggas av kultur- och

fritidsnämnden eller socialnämnden B 6 Beslut om att bevilja kommunal

hyresgaranti, ansöka om statligt bidrag för utfärdade hyresgarantier samt redovisning av utfärdade hyresgarantier till av staten anvisad myndighet

Kommundirektör Avdelningschef för medborgarservice samt enhetschef för

medborgarkontoren, var för sig

Hyresgarantin innebär att kommunen går in som borgensman för hyresgäst och garanterar att hyran blir betald.

Hyresgarantin omfattar maximalt sex betalningstillfällen och gäller två år från det att åtagandet börjat gälla

B 7 Försäljning av tjänster inom ramen för kommunstyrelsens verksamhetsområde till ett högsta belopp om tremiljoner (3 000 000) kr

Kommundirektör Efter samråd med kommunjurist, p g a

risken för överträdelse av

kommunallagen och konkurrenslagen.

Belopp under tvåhundraåttiofyratusen (284 000) kr utgör verkställighet B 8 Kassation och försäljning av lösöre upp

till ett belopp om enmiljon (1 000 000) kr vid varje enskilt försäljningstillfälle

Kommundirektör Efter samråd med kommunjurist, p g a

risken för överträdelse av

kommunallagen och konkurrenslagen.

Kassation och försäljning under ett (1) basbelopp betraktas som verkställighet B 10 Utge skadestånd i enskilt fall intill ett

belopp som ej överstiger tvåmiljoner (2 000 000) kr

Kommundirektör

(28)

Bilaga 1

2016-01-01

C UPPHANDLING

C 1 Besluta om samt genomföra

kommungemensamma upphandlingar

Kommundirektör Upphandlingschef

C 2 Beslut om vid vilka upphandlingar särskilda kontraktsvillkor ska tillämpas

Kommundirektör Upphandlingschef

C 3 Godkänna förfrågningsunderlag samt besluta om tilldelning (underteckna tilldelningsbeslut)

Kommundirektör Upphandlingschef och upphandlare, var för sig

Delegaten undertecknar avtal med upphandlad leverantör efter beslut om tilldelning. Tecknande av avtal utgör i förevarande sammanhang verkställighet i förhållande till det bakomliggande tilldelningsbeslutet

C 4 Beslut om upphandling eller annan anskaffning av varor och tjänster upp till ett värde av tiomiljoner (10 000 000) kr, vid varje enskilt anskaffnings-

/upphandlingstillfälle

Kommundirektör Behörigheten innefattar rätten att initiera

upphandling. Anskaffning av varor och tjänster över de i

upphandlingslagstiftningen fastställda tröskelvärdena ska dock ske med stöd av kommunens upphandlingspolicy och genomföras av upphandlingsenheten.

Belopp under tvåhundraåttiofyratusen (284 000) kr utgör verkställighet C 5 Beslut om upphandling eller annan

anskaffning av varor och tjänster upp till ett värde av tremiljoner (3 000 000) kr, vid varje enskilt anskaffnings-

/upphandlingstillfälle

Kommundirektör IT-chef Behörigheten innefattar rätten att initiera upphandling. Anskaffning av varor och tjänster över de i

upphandlingslagstiftningen fastställda

tröskelvärdena ska dock ske med stöd av

kommunens upphandlingspolicy och

genomföras av upphandlingsenheten.

(29)

Bilaga 1

2016-01-01

Belopp under tvåhundraåttiofyratusen (284 000) kr utgör verkställighet C 6 Beslut om upphandling eller annan

anskaffning av varor och tjänster upp till ett värde av två miljoner (2 000 000) kr, vid varje enskilt anskaffnings-

/upphandlingstillfälle

Kommundirektör Enhetschefen för IT- och telefonistöd samt enhetschefen för IT-utvecklingsenheten

Behörigheten innefattar rätten att initiera upphandling. Anskaffning av varor och tjänster över de i

upphandlingslagstiftningen fastställda tröskelvärdena ska dock ske med stöd av kommunens upphandlingspolicy och genomföras av upphandlingsenheten.

Belopp under tvåhundraåttiofyratusen (284 000) kr utgör verkställighet C 7 Beslut om upphandling eller annan

anskaffning av varor och tjänster upp till ett värde av enmiljon (1 000 000) kr, vid varje enskilt anskaffnings-

/upphandlingstillfälle

Kommundirektör Avdelningschef och enhetschef, var för sig

Behörigheten innefattar rätten att initiera upphandling. Anskaffning av varor och tjänster över de i

upphandlingslagstiftningen fastställda tröskelvärdena ska dock ske med stöd av kommunens upphandlingspolicy och genomföras av upphandlingsenheten.

Belopp under tvåhundraåttiofyratusen (284 000) kr utgör verkställighet C 8 Föra kommunens talan, samt bemyndiga

ombud att föra kommunens talan, inför domstol och andra myndigheter i upphandlingsärenden

Kommundirektör Upphandlingschef Ifrågavarande delegation inskränker inte den allmänna delegationen att föra kommunens talan enligt A 8. Talan i upphandlingsärendena kan följaktligen föras med stöd av såväl A 8 som C 8

D PERSONAL

D 1 Anställning av kommundirektör Kommunstyrelsens

presidium

(30)

Bilaga 1

2016-01-01

D 2 Anställning av förvaltningschef Kommundirektör Efter samråd med kommunstyrelsens

presidium och verksamhetsnämndens ordförande

D 3 Inrättande av ny tjänst samt indragning av befattning på

kommunledningsförvaltningen

Kommundirektör Avdelningschef

D 4 Beslut om att utse tillförordnad chef (”tf chef”), inbegripet anställning av

tillförordnad förvaltningschef, upp till ett (1) år

Kommundirektör

D 5 Beslut om att utse egen ersättare

(tjänsteförrättande chef, ”tjf chef”) under maximalt sju (7) veckor

Kommundirektör Avdelningschef respektive enhetschef

Under kortare frånvaro/tjänstledighet, t ex semester, äger chef rätt att utse sin egen ersättare

D 6 Anställning av personal på

kommunledningsförvaltningen samt beslut om fortsatt anställning efter uppnådd pensionsålder

Kommundirektör Avdelningschef respektive enhetschef

D 7 Träffa/ingå kollektivavtal, beslut i arbetsrättsliga tvister samt beslut om särskild avtalspension

Kommundirektör HR-chef

D 8 Träffa överenskommelse med anställd medarbetare på

kommunledningsförvaltningen om avgångsvederlag upp till ett belopp motsvarande maximalt tolv (12)

Kommundirektör HR-chef För det fall att överenskommelse ska

träffas med anställd medarbetare som

arbetar för HR-chefen, ska beslut

hänskjutas till kommundirektören. På

motsvarande vis ska beslut om att träffa

(31)

Bilaga 1

2016-01-01

månadslöner överenskommelse med till

kommundirektören (direkt) underställd personal lyftas till kommunstyrelsen för beslut

D 9 Träffa överenskommelse med anställd medarbetare på

kommunledningsförvaltningen om avgångsvederlag upp till ett belopp motsvarande två (2) årslöner

Kommundirektör Efter samråd med HR-chef

D 10 Träffa överenskommelse med anställd medarbetare på annan förvaltning än kommunledningsförvaltningen om avgångsvederlag upp till ett belopp motsvarande två (2) årslöner

Kommundirektör HR-chef Efter samråd med berörd

förvaltningschef samt medarbetarens närmaste chef

D 11 Arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet enligt arbetsmiljölag och tillämpliga föreskrifter

Kommundirektör Avdelningschef respektive enhetschef. Kanslichef har ansvaret för de politiska sekreterarna

D 12 Disciplinpåföljd i form av skriftlig varning

Kommundirektör Avdelningschef Efter samråd med HR-chef

D 13 Avstängning av medarbetare Kommundirektör Avdelningschef respektive enhetschef

Efter samråd med HR-chef

D 14 Beslut om bisyssla Kommundirektör Avdelningschef respektive enhetschef

Beslut fattas i enlighet med kommunens policy för bisysslor

D 15 Uppsägning från arbetsgivarens sida Kommundirektör Efter samråd med HR-chef

(32)

Bilaga 1

2016-01-01

D 16 Avskedande av medarbetare Kommundirektör Efter samråd med HR-chef

D 17 Föra kommunens talan, samt bemyndiga ombud att föra kommunens talan, inför domstol och andra myndigheter i personal- och arbetsrättsliga ärenden

Kommundirektör HR-chef Ifrågavarande delegation inskränker inte den allmänna delegationen att föra kommunens talan enligt A 8. Talan i personal- och arbetsrättsliga ärenden kan följaktligen föras med stöd av såväl A 8 som D 16

E ÖVERKLAGANDE, RÄTTELSE OCH OMPRÖVNING

E 1 Besluta om rättelse/omprövning av beslut som delegat fattat enligt de förutsättningar som anges i 26-27 §§ förvaltningslagen

Delegat som fattat det ursprungliga beslutet.

Vid delegatens frånvaro inträder i första hand delegatens närmaste chef. I andra hand inträder

kommundirektören E 2 Besluta om att överklagande inkommit i

rätt tid och i förekommande fall besluta om att avvisa överklagande

Delegat som fattat det ursprungliga beslutet.

Vid delegatens frånvaro inträder i första hand delegatens närmaste chef. I andra hand inträder

kommundirektören

(33)

Bilaga 2

2016-01-01

Kommunledningsförvaltningens verkställighetsförteckning

Kommunledningsförvaltningens delegationsordning kompletteras av nedanstående förteckning över ärenden som bedömts såsom ren verkställighet. Verkställighetsförteckningen syftar till att tydliggöra var i organisationen som enskilda frågor och ärenden ska beslutas och handläggas samt klarlägga respektive chefs behörighet och befogenhet. Beslut i de ärenden som listas i nedanstående förteckning betraktas inte som beslut i kommunallagens mening och behöver inte anmälas till kommunstyrelsen.

Ärende Ansvar

Kommundirektör Avdelningschef Enhetschef Anmärkning

LEDNING/STYRNING

Utlämnande av allmän handling Beslut om att lämna ut handlingen

fattas av den tjänsteman som svarar för vården av handlingen, t ex handläggare, registrator eller arkivarie

Representation och uppvaktningar x x x Kommunens riktlinjer för

representation och uppvaktningar ska följas. Egen representation och personliga omkostnader ska alltid godkännas av överordnad chef.

Med personlig omkostnad avses exempelvis:

- egna utlägg i tjänsten;

- inköp av mobiltelefon;

- mobiltelefonräkningar;

- inköp av dator, annan teknisk utrustning samt inventarier;

- kurser, utbildningar och konferenser;

- medlemskap i branschföreningar;

(34)

Bilaga 2

2016-01-01

- prenumerationer och andra förmåner som är beskattningsbara;

- representation; samt

- resekostnader (t ex taxiresor) Underteckna handlingar för att fullfölja av

kommunstyrelsen fattade beslut

x Kanslichef

EKONOMISTYRNING

Budgetansvar x x x

Utse tjänstemän för att öppna anbud Upphandlingschef Kommunens upphandlingschef utser

två tjänstemän som, vid varje enskilt tillfälle, gemensamt öppnar anbud VERKSAMHET

Verksamhetsansvar inom tilldelat ansvarsområde

x x x

Teckna interna uppdragsöverenskommelser inom ramen för eget ansvars-

/verksamhetsområde

x x x

Upphandling eller annan anskaffning av varor och tjänster till ett värde upp till tvåhundraåttiofyratusen (284 000) kr

x x x Gäller hela avtalets ekonomiska värde.

Avrop av varor och tjänster utifrån upphandlade avtal (ramavtal)

x x x Avrop förutsätter att planerad

beställning ryms inom ramen för egen

(35)

Bilaga 2

2016-01-01

budget, dvs. medelstäckning finns för avsett ändamål

Kassation och försäljning av lösöre i varje enskilt fall upp till ett belopp motsvarande ett (1) basbelopp

x x Kassation och försäljning bör

genomföras efter samråd med kommunjurist, p g a risken för överträdelse av kommunallagen och konkurrenslagen

PERSONALÄRENDEN Lönesättning m.m.

Lönesättning av förvaltningschef och avdelningschef

x

Lönesättning av medarbetare x x x Närmast överordnad chef

Lönesättning av chef/medarbetare vid s.k.

”kvarköp”

x Beslut efter samråd med HR-chef

Bevilja lönetillägg för specificerad och tidsbegränsad arbetsuppgift

x x x Närmaste överordnad chef fattar beslut

med beaktande av kommunens lönepolicy

Bevilja övertidsersättning x x x Närmast överordnad chef

Bevilja ersättning för friskvård x x x Närmast överordnad chef

(36)

Bilaga 2

2016-01-01

Arbetstid

Bevilja medarbetare rätt att arbeta på distans upp till sex månader per beslutstillfälle

x x x Närmast överordnad chef

Beordra övertids-/fyllnadstjänstgöring x x x Närmast överordnad chef

Resor, konferenser m m Delta i utbildning, konferens och planeringsaktivitet

x x x Närmast överordnad chef

Egen medverkan/deltagande i konferens utbildnings- och planeringsaktivitet med egna enheten, där övernattning ingår

x x Närmast överordnad chef

Bevilja tjänsteresa inom Sverige x x x Närmast överordnad chef

Bevilja tjänsteresa inom EU x

Bevilja tjänsteresa utanför EU Kommunstyrelsen

Bevilja medarbetare rätt att använda egen bil i tjänsten samt godkänna milersättning och i förekommande fall fast bilersättning samt ersättning för parkeringsavgift

x x x Närmast överordnad chef fattar beslut

utifrån de riktlinjer som anges i

kommunens resepolicy

(37)

Bilaga 2

2016-01-01

Godkännande av ledighet

Bevilja lagstadgad ledighet x x x Närmast överordnad chef.

En medarbetare har rätt till annan ledighet än semester. För vissa typer av ledigheter har medarbetaren även rätt till ersättning (vilket även framgår av ifrågavarande verkställighets- förteckning).

Föräldraledighet är den vanligaste anledningen till tjänstledighet. En anställd har också rätt att vara tjänstledig för att exempelvis studera eller starta företag.

Det kan härutöver finnas ytterligare rätt till ledighet och ersättning enligt gällande kollektivavtal eller hängavtal (avstämning bör ske med kommunens HR-funktion).

Utöver vad som ovan har angivits innefattar rätten till ”lagstadgad ledighet” tjänstledighet för:

- militärtjänstgöring;

- vård av närstående;

- frånvaro när den anställde anses som smittbärare enligt smittskyddslagen;

- vissa föreningsuppdrag;

- svenskundervisning för invandrare;

- fackligt förtroendeuppdrag; och

- trängande familjeskäl.

(38)

Bilaga 2

2016-01-01

Bevilja tjänstledighet utöver lagstadgad ledighet

x x x Närmast överordnad chef

Bevilja ledighet för enskild angelägenhet med bibehållen lön

x x x Närmast överordnad chef, efter samråd

med HR-chef.

Under ledighet för enskilda

angelägenheter kan medarbetare, om synnerliga skäl finns, medges behålla lönen under sammanlagt högst tio (10) arbetsdagar per kalenderår.

Som synnerliga skäl ska anses nära anhörigs svårare sjukdom eller

bortgång, begravning och gravsättning av urna samt bouppteckning efter sådan anhörig. Med nära anhörig avses exempelvis make, maka, registrerad partner, sambo, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar, barnbarn samt mor- och farföräldrar.

Vid barns svårare sjukdom utges förmån enligt momentet endast om medarbetaren saknar rätt till ersättning enligt socialförsäkringsbalken

Omplacering/avslut av anställning m.m.

Beslut i omplaceringsärenden inom egen enhet

x x x Närmast överordnad chef

Beslut om omplacering till annan enhet inom förvaltningen

x Efter samråd med HR-chef

(39)

Bilaga 2

2016-01-01

Bevilja uppsägning från medarbetare x x x Närmast överordnad chef

Bevilja förkortad uppsägningstid för medarbetare

x x x Närmast överordnad chef

Beslut om förtida avslut av visstidsanställning

x x x Närmast överordnad chef

Varsel och besked om anställningens upphörande, till tidbegränsad anställd medarbetare

x x x Närmast överordnad chef

Bevilja omställningsförmåner enligt Omställningsavtal (KOM-KL för

medarbetare hos kommunal arbetsgivare) vid övertalighet

x Efter samråd med HR-chef

Vidta åtgärder och fatta beslut i arbetsmiljöärenden

x x x Närmast överordnad chef

Enskild chefs skyldigheter, ansvar och beslutanderätt i arbetsmiljöärenden framgår och följer av den

arbetsmiljöfördelning som kommunstyrelsen fastställer

Utfärda tjänstgöringsbetyg x x x Närmast överordnad chef

Förhandlingsskyldighet enligt 11-14,

38 §§ medbestämmandelagen (MBL)

(40)

Bilaga 2

2016-01-01

Förhandling inom eget ansvarsområde x x x Närmast överordnad chef.

Reglerna om förhandlingsskyldighet enligt 11-14 §§ och 38 § MBL innebär att arbetstagarorganisationerna har medinflytande i frågor som arbetsgivaren ensam beslutar om.

Arbetsgivaren ska exempelvis på eget initiativ genomföra förhandling med de kollektivavtalsbärande

arbetstagarorganisationerna (s.k. primär förhandlingsskyldighet) innan beslut fattas om viktigare förändring av verksamheten. Det ska dock noteras att kommunen har tecknat ett

samverkansavtal som förtydligar och delvis modifierar tillämpningen av MBL

Förhandling som berör fler verksamhetsområden inom kommunledningsförvaltningen

x HR-chef

Skadehantering

Beslut om ersättning till medarbetare för återanskaffning av stulen eller skadad personlig egendom, upp till ett värde av två (2) basbelopp, i de fall där det kan antas att ersättning skulle ha lämnats av kommunens ansvarsförsäkring, om det inte hade varit för att ersättningsbeloppet ryms inom kommunens självrisk

x x Efter samråd med kommunjurist och

försäkringssamordnare

(41)

Bilaga 2

2016-01-01

Övrigt

Beslut om minnesgåva x x x Närmast överordnad chef

Beställa företagshälsovårdsinsatser x x x Närmast överordnad chef

(42)

Kommunstyrelsen

2015-11-30 Dnr KS/2015:793

Justerade riktlinjer för markanvisningar (KS/2015:793)

Beslut

Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige:

1. Kommunfullmäktige fastställer föreslagna justeringar i riktlinjer för mar- kanvisningar.

Ärendet

Kommunstyrelsen har den 2 november 2015 (KS/2015:694) uppdragit åt kommunledningsförvaltningen att senast den 31 december 2015 återkomma med förslag på justerade riktlinjer för markanvisningar och exploateringsavtal som en konsekvens av nya reglementen för kommunstyrelsen och samhälls- byggnadsnämnden.

Kommunledningsförvaltningen finner inga skäl att justera riktlinjerna för ex- ploateringsavtal då dessa inte utpekar någon nämnd eller förvaltning. Vad gäl- ler riktlinjer för markanvisningar föreslås följande justeringar mot bakgrund av att samhällsbyggnadsnämnden enligt de nya reglementena ansvarar för och samordnar platsutveckling och detaljplanering i den omfattning som kommu- nens utveckling kräver.

”Kommunstyrelsen” byts ut mot ”samhällsbyggnadsnämnden” och ”kommun- ledningsförvaltningen” byts ut mot ”samhällsbyggnadsförvaltningen” på samt- liga ställen i reglementet med undantag för:

§ 4 Beslutsgång i samband med markanvisning, Direkt markanvisning när de- taljplan tas fram, p. 2 – ”Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt samhälls- byggnadsnämnden att starta detaljplanearbete.” byts ut mot ”Samhällsbygg- nadsnämnden startar detaljplanearbete.”

§ 4 Beslutsgång i samband med markanvisning, Markanvisningstävling när

detaljplan ska tas fram, p. 2 – ”Kommunstyrelsen beslutar om tilldelning av

markanvisningen och ger samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att ta fram de-

(43)

BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 2[2]

Kommunstyrelsen

2015-11-30 Dnr KS/2015:793

taljplan.” byts ut mot ”Samhällsbyggnadsnämnden beslutar om tilldelning av markanvisningen och tar fram detaljplan.”

Kommunledningsförvaltningen redogör för ärendet i en tjänsteskrivelse 2015-11-13.

(44)

2015-11-13 Dnr KS/2015:793

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 - 530 610 00 / Sms E-post jannica.ifstrom@botkyrka.se

Referens Mottagare

Jannica Ifström Kommunstyrelsen

Justerade riktlinjer för markanvisningar

Förslag till beslut

Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige:

Kommunfullmäktige fastställer föreslagna justeringar i riktlinjer för markan- visningar.

Ärendet

Kommunstyrelsen har den 2 november 2015 (KS/2015:694) uppdragit åt kommunledningsförvaltningen att senast den 31 december 2015 återkomma med förslag på justerade riktlinjer för markanvisningar och exploateringsavtal som en konsekvens av nya reglementen för kommunstyrelsen och samhälls- byggnadsnämnden.

Kommunledningsförvaltningen finner inga skäl att justera riktlinjerna för ex- ploateringsavtal då dessa inte utpekar någon nämnd eller förvaltning. Vad gäl- ler riktlinjer för markanvisningar förslås följande justeringar mot bakgrund av att samhällsbyggnadsnämnden enligt de nya reglementena ansvarar för och samordnar platsutveckling och detaljplanering i den omfattning som kommu- nens utveckling kräver.

”Kommunstyrelsen” byts ut mot ”samhällsbyggnadsnämnden” och ”kommun- ledningsförvaltningen” byts ut mot ”samhällsbyggnadsförvaltningen” på samt- liga ställen i reglementet med undantag för:

§ 4 Beslutsgång i samband med markanvisning, Direkt markanvisning när de- taljplan tas fram, p. 2 – ”Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt samhälls- byggnadsnämnden att starta detaljplanearbete.” byts ut mot ”Samhällsbygg- nadsnämnden startar detaljplanearbete.”

§ 4 Beslutsgång i samband med markanvisning, Markanvisningstävling när

detaljplan ska tas fram, p. 2 – ”Kommunstyrelsen beslutar om tilldelning av

markanvisningen och ger samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att ta fram de-

taljplan.” byts ut mot ”Samhällsbyggnadsnämnden beslutar om tilldelning av

markanvisningen och tar fram detaljplan.”

(45)

2015-11-13 Dnr KS/2015:793

Mattias Jansson

Kommundirektör