§ 64 Revisionsberättelse och fråga om ansvarsfrihet 2016 (KS/2017:281)

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1]

Kommunfullmäktige

2017-04-27 KS/2017:281

§ 64

Revisionsberättelse och fråga om ansvarsfrihet 2016 (KS/2017:281)

Förslag till beslut

Kommunfullmäktige beviljar kommunstyrelsen och övriga nämnder samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ ansvarsfrihet för 2016 års verk- samhet.

Sammanfattning

Revisorerna har granskat kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet under år 2016. Revisorerna har också genom lekmannarevisorer granskat de aktiebolag och den stiftelse som kommunen är engagerad i.

Granskningen har utförts enligt kommunallagen, god redovisningssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente.

Revisorerna har den 12 april 2017 lämnat en revisionsberättelse för 2016.

Revisorerna tillstyrker att kommunstyrelsen och övriga nämnder samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ ansvarsfrihet.

Revisorerna tillstyrker att årsredovisningen godkänns. Den är upprättad i en-

lighet med kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Lennart Bengt Ericsson

Kurt Sjrilander

Kommunfullmdktige

REVISIONSBER,/iTTELSE r6N AN

^ZOrO

Vi har granskat kommunstyrelsens och niirnndernas verksarnhet under ir ^2016,

samt genom utsedda lekmannarevisorer

2iven de

aktiebolag och den stiftelse som kommunen iir engagerad i. Granskningen har ufftjrts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente.

Granskningen har haft den omfattning och inriktning samt givit det resultat som redovisas i revisorernas redogdrelse och dvriga till berlittelsen fogade bilagor.

Kommunens ettirsplan innehiller

m6,l

och riktlinjer ftir en god ekonomisk

hushillning utifran ett finansiellt och verksamhetsmiissigt perspektiv. Vi bed<imer att det sammantagna resultatet i arsredovisningen i stort

^zir

ftirenligt med

dessa.

Vi tillstyrker att:

Kommunstyrelsen och tiwiga niimnder samt de enskilda ft)rtroendevalda i

dessa

organ beviljas ansvarsfrihet

Kommunens drsredovisning godkiinns den iir i allt viisentligt uppriittad i

enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed med undantag i vissa delar fiir komponentavskrivning _av materiella ankiggningstill gangar.

Tumba 2017-04-06

4c5, _{ttf*' Teste}

w ^{Karl-Eri ,m}

Jrr-#{*M,w,

Til I r ev is i ons b er ritt els en h6r bi I agorna : Revisorernas redog0relse

(bil l)

De sakkunnigas rapporter

i

olika granskningar (bil 2- I g) Granskningsrapporter

(bil

I 9)

*t'Zt'-=-

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil 1 ¹⁽²⁰⁾

REVISORERNAS REDOGORELSE T6N ^{AN ZOTO}

1 ^ALl,wliNr

Vi har under f,ret genomft;rt var granskning i enlighet med kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet samt faststiillt revisionsreglemente.

PwC har bitratt

oss

i

arets

granskningsarbete.

Fcirutom granskning av kommunstl'relsens och

n?imndernas

verksamhet har granskning liven skett av

^de

aktiebolag och den stiftelse som kommunen iir engageradi, via utsedda lekmannarevisor och ftirtroendevald revisor. Vidare har SOdertoms dverftirmyndam[mnd granskats, som iir en

s

k gemensam niimnd' For att ytterligare strukturera vira arbetsformer har vi iiven fastst?illt

^en

revisionsstrategi, som iir ett komplement till ^{det av} kommunfullmiiktige faststiillda revisionsre glementet.

2 INRIKTNING OCH OMFATTNING

Milstittningen med revisionsarbetet

^2ir

att friimja ?indamilsenlighet, effektivitet, riitfvisande riikenskaper och god intern kontroll. Utifran ^denna milszittning utarbetas revisionsplanen, som innehf,ller granskningar inom ft)rvaltnings- och redovisningsrevision.

Revisionsarbetet domineras av forvaltningsrevisionella granskningar (ftrdjupade revisionsprojekt), d v

s

verksamhetsinriktade granskningar inom olika viisentliga omriden. Granskningsinsatserna syftar till att

^ge

impulser till ^en effektivisering av verksamheten samt tika iindamilsenligheten-

Vidare

gcirs

granskningar inom redovisningsrevision i form av olika system och redovisningsrutiner, intern kontroll, delarsrapport och irsredovisning. Dessa insatser syftar till att friimja riittvisande riikenskaper och god intern kontroll.

Resurser

^avsZitts

iiven ftir granskning av ansvarsutdvning, oftirutsedda granskningsinsatser, ridgivning och uppdragsadministration.

Som underlag ftir mandatperiodens revisionsplaner har en viisentlighets- och riskanalys genomforts. Utifran

derura

analys har vi prioriterat olika

granskningsinsatser och sammanstZillt

^dessa

i arliga planer. Fiirslaget till

revisionsplan for 2016har diskuterats och stiimts av med kommunfullm?iktiges

presidium, som iiven lcipande under aret erhillit samtliga revisionsrapporter (inkl

skrivelser) fcir kiinnedom.

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen Blt | ²⁽²⁰⁾

Projektpianer ftir samtliga projekt i revisionsplanen har utarbetats, innehiliande bl

a

bakgrund, revisionsfrigor, kontrollmil, revisionskriterier, metod, avgriinsning och budget.

RESULTAT

3.1 Kommunstyrelsens _och niimndernas ansvarsutiivande

I kommunallagen

stadgas

bl a

att

revisorema arligen

ska

granska all verksamhet inom niimndernas verksamhetsomriden. I och med detta har vi genomfcirt

en

granskning av niimndernas ansvarsutcivning, d v

s

hur niirnnderna st1r, leder och ftiljer upp verksamheten. lnsamling och analys av grunddokumentation har skett.

Vi har tiven triiffat samtliga niimndpresidier inkl kommunstyrelsens och forvaltningsledningar inom ramen ftjr ansvarsutcivandegr*rkoi.rg"rr.

Vid granskningen har ett antal olika utvecklingsomriden identifierats, vilka kommunicerats med respektive niimnd _och ftirvaltningsledning samt diskuterats med kommunledningen i samband med slutrevisionen. PM har uppriittats och cjverliimnats fcir kiinnedom till respektive niimnd.

var sammanfattande bedcimning iir att det finns ett strukturerat system flor

st5rrning,

ledning, uppftiljning och kontroll som omfattar samtliga niimnder. Vissa skillnader i hw systemet tilliimpas finns dock mellan niimndema. Det giiller t ex skillnader i niimndernas bedcimningsgnurder och resultatredovisning. Vidare kan vi konstatera att det i

de

flesta niimnders intemkontroll finns omrAden som behiiver f<irbiittras ftir att ni godkiint (grdnt). Niimnas kan t ex att avsaknad av riktlinjer ftir representation har siagit igenom i form av brister i flertalets niimnders internkontroll.

Under trdffarnamed niimnderna har det varit tydligt att stora ftirzindringar

rir

pi

g6ng som iiven piverkar niimndernas styrning och ansvarsutovande. Ar-bete pega, med att utveckla nya mil i kommunen, ett processorienterat arbetssiitt

rir

pe gang att inforas likval som flera nya beslutstcidssystem. I detta sammanhang iirdei av-

vikt att ntimndernas

arbete

hills samman och den interna kontrollen iir en central del i ntimndemas ansvarsut<ivande. Kommunstyrelsens styrande och stcidjande roll

iir hiir viktig. Ett annat omride som iir angeliiget ftjr kommunen som helhet iir hanteringen av sjukskrivningsliiget och kompetensforscirjningen. Vi

ser

positivt pi

att ett sarnlat $epp nu har tagits i kommunen ftir att arbeta mer systematiskt med att minska sjukfranvaron. Niirvarande personal iir avgorande for niimndema mcijlighet att ni sina mil.

Den sammanfattande bedtimningen

avseende

tekniska niimnden tir att det finns ett system for styrning och ledning samt uppft)ljning och kontroll i form av

kommunens dokumenterade st5mnodell. Atgrirder har i viss

mAn

vidtagits under

iret mot bakgrund av

den

kritik som liimnades frdn revisionen ftiregiende

ar.

Utveckling av intem kontroll behrivs fortsatt och p&gir. Ett flertal rekryteringar

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil 1 3(20)

har skett och fortsiitter for att stiirka upp viktiga funlctioner. Vi kan notera att omfattande arbeten kvarstar

^f<ir

att kommunen ska fcilja god redovisningssed

avseende

komponentavskrivning av materiella anliiggningstillgangar. Andra delar som brjr niimnas iir att prognossiikerheten behover utvecklas och fastighetsregistret har brister som beh<iver itgiirdas. Niimndens

^egen

bedclmning iir att

arets

resultat iir fcirenligt med faststiillda mil vilket vi i allt viisentligt instiimmer med. VAr bedcimning iir att ntimnden inte till ^{fullo vidtagit itgiirder ft)r} att styra, ft)lja upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag. Vi bedijmer dock inte att bristerna iir si stora att det piverkar v6r beddmning om niimndens ansvarsfrihet.20lT blir ett

ar

med fortsatt forblttringsarbete ftjr niimnden och revisorerna kommer fortsAtta att ftlja utvecklingen.

Samtliga niimnders

ansvarsut<ivande

bedtims ha varit tillfredsstiillande for 2016.

3.3 Arsredovisningochdelirsrapport

Efter genomford granskning beddmer vi att irsredovisningen redogdr for utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska stiillningen.

Kommunen lever upp till kommunallagens krav pi en ekonomi i balans. Vi

bedrimer att ftirvaltningsberiittelsen i allt viisentligt innehiller den information som ska ingi enligt lag om kommunal redovisning och god redovisningssed. Vi

noterar dock att drifts- och investeringsredovisningen och analysen av

^dessa

kan utvecklas i forvaltningsberlttelsen.

Vi bedcimer att riikenskaperna i allt viisentligt tir riittvisande och uppriittade i

enlighet med god redovisningssed med nedanstiende undantag.

Viisentliga awikelser mot god redovisningssed har pitraffats

avseende

komponentavskrivning av materiella anliiggningstillgangar. Det har nu gitt tre ir

sedan

rekommendationen kring komponentavskrivning inftlrdes ^{utan att} kommunen, endast i mycket ringa omfattning, pibdrjat implementeringen.

Kommunen har under

^derura

trearsperiod genomfort omfattande investeringar samtidigt som

en

beddmning av effekterna av komponentavskrivning ftir

Zildre

investeringar saknas. Sammantaget leder detta till att det finns

en

betydande osiikerhet varftjr vi inte kan uttala

^oss

om huruvida kommunens riikenskaper iir rZitfvisande

avseende

redovisning av anlaggningstillgangar och

^dess

effekter pi

s6viil resultat- som balansriikningen.

Vi

bed<jmer

att irets resultat iir ftirenligt med fullmiiktiges mil for god ekonomisk hushillning i det finansiella perspektivet. De finansiella mfllen for 2016 iir

uppffllda.

Vi bedrimer, utifr&n irsredovisningens 6terrapportering, att verksamhetens utfall iir

ftrenligt med fullmiiktiges overgripande mil ftir verksamheten. Denna bedomning

baseras pfr

att majoriteten av indikatorerna pfrvisar ftjrbiittrade eller oforiindrade

forhillanden jAmfort med foregiende 6r. Vir uppfattning

?ir

dock att kommunen

BOTI(YRKA KOMMUN

Revisionen Blt | ⁴⁽²⁰⁾

borde gdra

en

tydligare utvZirdering av miluppfyllelsen ftir de

13

milen och inte

endast

beskriva utvecklingen av indikatorerna. vidare bedcimer vi att

utviirderingen av miluppfyllelsen skulle bli mer objektiv om det pi ftrhand vid uppriittande av budget skulie definieras vilka viirden som kravs ftr olika

miluppfyllelseniv6er. Ett arbete

phghr

i kommunen med att

se civer

m&lstyrningen och ett led i detta

2ir

att uppriittamatbara och mittsatta mil. Vi

ser

positir,t pn detta ftriindringsarbete.

Revisionsrapport over granskning av frrsredovisning har civerliimnats ftjr

kiinnedom till kommunstlrelsen.

En civersiktlig granskning har skett av delarsrapporten. I granskningen har det framkommit att kommunen endast i begriinsad utstriickning _har

anpassat

sig till

komponentavskrivning

avseende

materiella anliiggningstillgangar (RKR 11.4). i

kommunens delirsrapport

saknas

beddmning av resultateffekten av

att<ivergdrng

till komponentavskrivning inte skett vilket vi

anser

vara otillfredsstallande. i

civrigt har det inte framkommit nigra omstiindigheter som tyder pi att kommunens delirsrapport uppriittats i strid med lagens krav och god redovisningssed.

Revisionsrapporten

<iver

granskning av deldrsrapport har civerliimnats har tillsammans med ett utlitande <iverliimnats till kommunfullmiiktige, utifran av giillande regler kring revisorernas beddmning av god ekonomisk hushillning.

3.4 Intern kontroll i viisentliga system, rutiner och processer Granskning

av

systemfdr budgetansvar och attest

Den sammanfattande beddmningen iir att det firurs ett

2indamd.lsenligt

system ft)r budgetansvar och attest, msn att ftljsarnheten till detta system inte i alla delar iir tillfredsst[llande. Granskningen omfattar revisionsplanen ftir 2016 menhar till

stora delar

baserats

pi iakttagelser under 2015.

Vi kan konstatera att samtliga niimnder ftiljer reglementets krav kring att faststiilla en arlig internbudget, fdrutom socialniimnden. Att denna niirnnd fortfarande inte faststiiller en internbudget

bed<ims

allvarligt, eftersom

derura

brist iiven pitalades vid

en

tidigare granskning under 2013. Att kommunstyrelsen, utifran sin

uppsiktsplikt, inte siikerstiillt att samtliga ntimnder antar en 6rlig intembudget iir otillfredsstiillande. Omfattningen och detaljeringsgraden pi faststiillda intern- budgetar varierar vidare mellan de olika niimnderna, vilket aktualiserar behov av centrala mallar inom omr6det.

Det iir endast fyra av kommunens niimnder (kultur- _och fritidsniimnden, tekniska

niimnden, samhrillsbyggnadsniimnden samt milj6- och hiilsoskyddsniimnden) som

ftiljer reglementets krav pi att niimnden

ska

informeras om utsedda budgetansva-

riga och ersiittare i samband med faststiillande av internbudget, vilket beddms vara

otillfredsstiillande.

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil 1 ⁵⁽²⁰⁾

Kommunstyrelsen och ovriga niimnder, ftirutom samhiillsbyggnadsnZimnden, har

i sina respektive delegationsordningar

^lZimnat

delegation till ftirvaltningschef alternativt kommundirektctr att utse beslutsattestanter. Nigra flterrapportering av

denna

typ av delegationsbeslut har inte skett till kommunstyrelsen och

^dessa

niimnder under hela 2015. Fyra av

dessa n2imnder

f6r dock, som tidigare ndmnts, information en gdng per 6r om utsedda beslutsattestanter inkl ersiittare. Diiremot itenapporteras ^inte dilegationsbeslut kring iindring av beslutsattestanter lopande under iret till kommunstyrelsen eller nigon av niimnderna'

Bedrimningen iir att frekvensen i den ekonomiska och verksarnhetsmiissiga rapporteringen till niimnderna under granskad period i stort

?ir

fcirenlig med reglementets krav.

Utifrin hittillsvararide granskning beddmer vi att utbildningsniimndens, social- niimndens samt vird- och omsorgsnlmndens ansvarsutcivande har varit tillfreds- stzillande for 2015, niir det giiller hantering av prognostiserade underskott.

Diiremot bedrtmer vi att tekniska niimndens ansvarsut<ivande inte har varit tillfredsstiillande. Detta eftersom niimnden

^endast

passivt godkiint de ekonomiska rapporterna fran fitrvaltningen utan att ge nhgraformella uppdrag med anledning

pro^gnostiserat

underskott, som de enligt reglementet

^?ir

skyldiga att giira. Tekniska

,rli-t d"n har inte heller ftljt kommunstyrelsens uppmaning att i samband med del6rsrapport per augusti redogora ftr vidtagna och planerade itgZirder for att minimera underskottet lor 2015.

VAr bed<tmning iir att hantering och omfattning av tilliiggsanslag iir i enlighet med giillande intema och extema regelverk.

Vidare

bed<imer

vi att gtillande beslutsordning kring godkiinnande av ansokningar om externa projektmedel ftljs. Beslutsunderlaget till granskade iirenden bedoms vidare vara tillfredsstiillande, ftirutom

^n?ir

^det g[ller beskrivning av eventuella ekonomiska risker kring

proj

ektet.

Vi bedomer iiven att ftirvaltningarnas ftirteckningar

<iver

beslutsattestanter och ersiittare uppffller reglementets innehillsmflssiga krav samt i stort iir aktuella. Det

senare

eftersom de infordras irligen av kommunens centrala ekonomifunktion.

Bedomningen iir ocksi att utanordningar hanteras enligt interna styrdokument, ndr det giiller attestmoment och omfattning av kontroller. Enligt uppgift har iiven antalet utanordningar minskat 6ver tid pi grund av stramare interna rutiner, vilket

iir positivt.

Avslutningsvis

bed<jmer

vi att foljsamheten till reglementet iir tillfredsstiillande niir det giiller jriv

och

jrivsliknande ftrhAllanden kring beslutsattest av resor och logi ftr forvaltningsledningar och kommunledning, ftjrutom niir det giiller kommunstyrelsens ordfiorande. I samband med detta har iiven oklarheter

konstaterats kring tolkningen av kommunstyrelsens principbeslut fran 2001-03-05

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen Bil I ⁶⁽²⁰⁾

kring studieresor utanftir EU och

den

krets som kandidatliinderna utgdr. Brister har vidare konstaterats niir det giiller attestanter inom olika ftirvaltningar som beslutsattesterat fakfuror _avseende

_egna

resor och logi. I det av

oss

granskade urvalet av fakfuror, var

10

% felal<tigthanterade.

Utifrin granskningsresultat rekommenderar vi

att :

o Kommunstyrelsen tar frarn generella och styrande mallar ftr internbudget samt siikerstiiller att samtliga niimnder arligen faststiiller en internbudget inkl information kring utsedda beslutsattestanter och ersiittare till

^dessa.

Detta sker liimpligtvis i samband med implementeringen av den nya budget- och uppft

lj

ningsprocessen som kommunfu llmiiktiee

faststzill de

i

december 2015.

o Socialniimnden siikerstliller att en flrlig internbudget faststiills.

o Samhiillsbyggnadsniimnden gdr en civersyn av sin delegationsordning, som

i dagsliiget

bedcims

vara undermilig, och i detta sammanhang tillser _att delegationsordningen iiven upptar punkten att utse beslutsattestanter.

o Kommunstyrelsen och ciwiga niimnder siikerstiiller att delegationsbeslut kring iindring av beslutsattester under

aret

Atenapporteras till ansvarig niimnd.

o Friimst

de

niimnder som under 2015 erhiliit ftirre

zin

fyra ekonomiska uppftiljningsrapporter (inkl delirsrapportema) behciver ta stiillning till

frekvensen i uppftljningen. _En tampligt generell rutin framiedes iir att

de

minadsrapporter som infordras av kommunledningsft rvaltningen, och som uppriittas av respektive niimnds ftirvaltningsorganisation, fiir vidare sammanstiillning och redovisning

ti

ll kommunstyrelsen, iiven

del ges

niimnderna som ett besluts- eller anmrilningsiirende.

o En mall utarbetas och publiceras pi intraniitet, kring vad beslutsunderlaget

ska

inneh6lla niir det giiller kommunstyrelsens godkiinnande av extema

proj

ektmedel over faststiilld

belopp sgr2ins.

o De ftirvaltninga.r som

l2imnat

in fa blanketter till kommunens centrala ekonomifunktion kring iindring av beslutsattestant under

20 I

5, beh6ver

se

over sin rutiner ftr att

Ziven

siikerstiilla aktualiteten lcipande under

aret.

o Kommunstyrelsen siikerstiiller att faststiilld beslutsattestordning i regle- mentet fdljs, niir det giiller resor, logi

etc

ftir kommunstyrelsens

ordftirande.

o Kommunstyrelsen

ser

civer sitt principbeslut frin 200I-03-02 kring regler for studieresor utanftir EU och den krets som kandidatliinderna utgor.

Detta med

avseende

pi aktualitet och huruvida det ska omfatta bide

tj

iinstemiin

o ch

politiker.

Slutligen vill vi lyfta fram att reglerna kring budgetansvar och attester med fordel

kan infogas i befintligt redovisningsreglemente, som i detta sammanhang dops om

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

PiI | ⁷⁽²⁰⁾

till exempelvis budget-, redovisnings- och attestreglemente. Detta ftr att begriinsa antal styrdokument inom omridet. Vidare kan vi konstatera att delvis over- lappande skrivningar finns i

de

bida reglementena kring niimndernas budget-

*.u*. Reglementena innehiller dock inga motstridiga uppgifter inom omridet, men reglementet ftir budgetansvar och attest innehiller

^en

betydligt mer utft)rlig beskrivning av innebcirden av niimndemas budgetansvat,

^dn

det

2ildre

redovisningsreglementet.

Revi

sionsrapporten har

<iversiints

till kommunstyrelsen for besvarande.

Gr ans

knin g av lhner, ldnerelatet ade

^av

gifter

^o c h p ens

ioner

En granskning av kommunens intema kontroll

^avseende

rapportering av ltiner,

1<jnerelaterade

avgifter och pensioner har genomft)rts. Efter genomfi)rd granskning gor vi bed6mningen att den interna kontrollen avseende ltiner och ersiittningar i allt viisentligt iir tillrAcklig. I granskningen har dock foljande brister noterats:

o Vid verifiering av reseersiittningar verifierades fyra av tio

ersZittningar

med anmiirkning.

o De kontroller som genomftjrs av chef i samband med attestering av tid och frinvarorapportering dokumenteras inte.

o En loneutbetalning har identifierats diir felaktig

skattesats

tilliimpats till

friljd av att felaktiga skatteuppgifter registrerats i

l<inesystemet.

Mot bakgrund av noterade brister rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

o siikerstiilla att underlag finns

avseende

reseersiittningar,

o de kontroller som genomfors av chefer infor attestering av tid och frinvarorapporter dokumenteras,

.

se

over behovet av

^st2irkt

intem kontroll

^avseende

registrering av uppgifter i lonesystemet.

Rapporten har skickats till kommunstyrelsen for kiinnedom och itgzird.

G r an ^s

knin g _av

b et

alnin

^{g s b ev}

aknin g

^{o c}

h kr

uvv e r ks am h e

t

k un dfo r dr in g

ar Sammanfattningsvis iir var bedomning att rutinerna kring betalningsbevakning och kravhantering i huvudsak iir iindamilsenliga och att

den

interna kontrollen i

huvudsak iir tillr2icklie.

Var bed<imning

^baseras

pi iakttagelser och bedrimningar av kontrollmil som finns beskrivna och bedomda i revisionsrapporten.

Fcir att yfterligare stiirka den interna kontrollen liimnar vi kommunstyrelsen

ft

lj ande

rekommendationer

^:

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen Bil 1 8(20)

. uppdatera och faststiill

de

rutiner/riktlinjer som

ska

giilla frir

betalningsbevakning och krawerksamhet samt komplettera

dessa

med dokumentationskrav

avseende

ftirvaltningarnas mdnatliga avstiimning av restiiingder/utest6ende fordringar.

o faststiiila vem som iir behdrig attfattabeslut om uppriittande av avbetalningsplan respektive beviljande av anstind med betalning.

o utreda existerande diflerenser mellan kundreskontra och huvudbok och siikerstiilla att dverensstiimmelse finns mellan

dessa

system kontinuerligt framciver.

o tillse att processen kring kravhantering /betalningsbevakning fungerar Itipande. I

nul?iget

finns det vissa eftersliipningar till fbljd av tidsbrist.

Rapporten har dverliimnats till kommunstyrelsen ftjr besvarande.

Gronskning av intern kontroll avseende ett urvar kostnadsslag

Syftet med granskningen har varit att bedcima den interna kontrollen kopplat tiil

ett urval av kostnadsslag.

Fdlj

ande

kostnadsslag har granskats:

o Representation (extern/intern)

. Resor/logi (inklusive bilersiittningar)

o Drcijsm6lsriintor

o Personalinhyming

o Skadegorelse

. Fastighetsunderhill

. Kurser och konferenser

Efter genomft)rd granskning

gcir

vi bed<jmningen att den interna kontrollen kopplat till hantering av granskade kostnadsslag inte iir tillriicklig. Beddmningen

baseras pA

i huvudsak ftiljande identifierade brister:

Av 90 granskade fakturor

avseende

representation samt resor och logi, vilket iir si kallade ftirtroendekiinsliga poster, kunde 25 verifieras utan anmiirkning med

avseende

pi angivande av syfte, deltagare, momsavdrag och beslutsattest.

Kvarstiende problematik med hantering av BK-nummer pi elektroniska fakturor medftir hriga kostnader ftjr drcijsmilsriintor.

Plan ftjr planerat underhill

saknas.

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil I ^e(20)

o Av 45 granskade fakturor

avseende

kurser och konferenser, vilket bedoms vara fortroendekiinsliga poster, kunde 27 verifreras utan anmiirkning med

avseende

pi angivande av syfte, relevans ftir verksamheten, deltagare och attestant.

Mot ^bakgrurd av noterade brister rekommenderar vi kommunstyrelsen och berorda niimnder att:

o Uppriitta riktlinjer ft)r fortroendekiinsliga poster,

^sAsom

representation, t"so. och logi samt kurser och konferenser, som omfattar vilka underlag som miste bifogas ftjr att verifikationerna

^ska

uppfylla kraven pi

fullstiindiga verifikationer, ^samt

^se

dver behovet av en stiirkt intern kontroll. Riktlinjerna

^bcir

iiven omfatta attest av faktura'

o Stiirka rutinen kring elektroniska leverantdrsfakturor si att leverantorer uppger korrekt BK-nummer pi fakturan si att fakturan kommer in i

leverantdrsystemet utan manuell hantering.

. Upprlitta plan for planerat underhill'

Revisionsrapporten har skickats till kommunstyrelsen med begiiran om yttrande.

Grunskning av unldggningsredovisning

Den sammanviigda bedrimningen iir att rutinema kring anl2iggningsredovisningen inte iir tillriickliga och uppgiftema i anliiggningsregistret inte fullt ut iir

tillforlitliga. ^Vidare

^gcir

^vi bedomningen att kommwren inte pi ett tillfredstiillande siitt har

^anpassat

sig till rekommendationen kring komponentavskrivning

Vid avskrivning av materiella anliiggningstillgangar ska,

^sedan

december 2014, komponentavskrivning tillZimpas. Med detta

avses

att en anliiggningstillgangs samtliga urskiljbara komponenter med ett viirde pi minst 100 000 kronor ska beaktas

separat

(RKR1). I de fall diir den ekonomiska livsliingden skiljer sig viisentligt mellan komponentema

^ska

varje enskild komponent skrivas av baserat

pi

^dess

livsliingd (RKR 11.4). Tilliimpning av komponentavskrivning medftr att delar av

^de

utgifter som tidigare betralctats som driftskostnader aktiveras.

Revisorerna finner det inte acceptabelt att kommunen trots tidigare pflpekanden frAn revisionen endast i mycket ringa omfattning pibtirjat komponentavskrivning.

Inom ramen ft)r granskningen har iiven sv&righeter att verifiera fullstrindighet och existens i anl?iggningsregistret noterats. Kommunen gtir inga dokumenterade och heltackande avstiimningar avseende fullstiindighet och existens av fastighets- bestindet. Avstiimning

saknas

[ven ftir fordon.

t Ridet for kommwral redovisning

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen Bil 1 t0(20)

Revisorerna har med anledning av granskningen begiirt kommunstyrelsens svar pi

de

iakftagelser och rekommendationer som liimnats samt

en

redovisning av vilka

atgzirder

som kommer att vidtas och niir

dessa bedcims

vara genomftirda.

3.5 Fiirdjupande revisionsprojekt Placeringar _i HW-hem2

och

familjehem

Efter genomftrd granskning iir vir sammanfattande bedcimning att socialnzimnden endast i begriinsad utstriickning siikersttiller att placeringar av barn och unga i

HVB-hem och famiijehem _hanteras pi ett iindamilsenligt och riittssiikert siitt.

Bedcimningen grundar sig pi verifiering av de

sex

kontrollmi.len som ligger till

gund granskningen,

sAsom:

o _Mil, rutiner och riktlinjer finns ftir omridet, inkl handliiggning och

dessa

tilliimpas i tillfredstzillande utstriickning

o Stipulerade utredningstider hills

o Barn och vardnadshavarens asikter tilrvaratas vid placeringar

' HVB-helnmens _och familjehemmens fbrmiga att mcita barnens behov

' Uppfttljning av placerade barn enligt den omfattning som lagen kriiver, tidsmiissigt, innehillsmiissigt och genom att ocksi lita barnen komma till

. Uppftljning tals av handlaggning och placering ftir god kvalitet

Utifran granskningsresultat rekommenderar vi att:

o Socialniimnden siikersttiller att det i kvalitetsledningssystemet finns

de

processer och rutiner som behtivs ftir att siikerstiilla att direktiv finns som uppfuller

de

krav som stiills i lag och ftreskrift inom omridet.

o Socialniimnden beaktar placeringar i HVB-hem _och familiehem vid uppriittande av kommande

6rs

uppftiljningsplaner.

Vi onskar socialniimndens syn pi granskningsresultatet och en redovisning av vilka itgiirder som kommer att vidtas med anledning av liimnade rekommenda- tioner.

Revisionsrapporten har dverliimnats ftir besvarande till

^so

cialniimnden.

Ko mm un e n s a

kt

iv

it

ets an s v ar

fd r

un g d o

mar

ut

anf6 r gt

mn as ie s k o I

an

Var sammanfattande bedtimning iir att utbildningsniimnden inte fullt ut har ett iindamfllsenligt system lor arbetet med aktivitetsansvaret, som civerensstiimmer med giillande regelverk. Bed<imningen grundar sig pi verifiering inom de fina kontrollomriden som ligger till grund granskningen, sisom:

2 Hem

fiir vird

och boende.

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil 1 ¹¹⁽²⁰⁾

. Organisation och verksamhet

o Styming och utviirdering

o Arbetsprocess

. Dokumentation

Utiftan granskningen liimnas ft

lj ande

rekommendationer:

. Uppriitta

en

uppdragsbeskrivning fcir kommunens alrtivitetsansvar (KAA),

som beskriver roller och ansvarsfordelningen mellan de olika aktdrema'

o Utveckla milstyrningen, inkl uppftiljningar och utviirderingar, kring KAA.

o Analysera vilka behov som finns inom KAA-teamet och utifrAn

dessa

ta fram

en

prioriteringslista

civer

vilka atgiirder som behover vidtas.

o Ta fram riktlinjer for arbetet med KAA, for att fi ^{underlag ftir} att optimera rutiner och arbetssiitt samt minska sirbarheten.

r Siikerstiill att det finns ett

ZindamiLlsenligt

digitalt system som handliiggarna kan dokumentera i samt uppriitta riktlinjer

^avseende

vad som

^ska

dokumenteras.

Revisionsrapporten har

rjversZints

till utbildningsniimndens

^o

ch

arbetsmarknads

- och vuxenutbildningsniimndens for besvarande.

N

rir in g s

liv

sv er ks amh et e

n

Den sammanfattande bed<imning utifran granskningen

2ir

att kommunen i allt viisentligt bedriver

en

niiringslivsverksamhet med fokus pi utveckling och tillviixt.

Vi gor beddmningen att arbetet idag inte flrllt ut

?ir

iindamilsenligt, di de av

kommnnstyrelsen faststiillda milet giillande

en

placering pi topp 30

senast

2017

Ar

inaktuellt och i dagsliiget inte uppfattas som realistiskt.

Vi uppfattar att bide pi politisk och tjiinstemannanivi finns

^h<iga

ambitioner att kommunen

ska

ha

en

tillfredsst?illande niiringslivsverksamhet.

^Sedan

vir

granskning 2012 konstaterar vi dock att det inte har beslutats om nigon ny uppdaterad niiringslivsstrategi. Diiremot har niiringslivsenhetens verksamhet utvecklats tillfredsstiillande pi flera siitt utifran

de

bedcimningar vi hade

d6.

I ettirsplanen fiir 2016har kommunstyrelsen itagit sig att det

senast

2016-12-3I ska finnas ett ftirslag

^pA en

ny niiringslivsstrategi. Var beddmning iir att det iir av

vikt att kommunsfielsen leder, styr och foljer upp att niiringslivsstrategin

antas senast

i bdrjan av 2077 for att miita

de

framtida utmaningama giillande

^de

strategiska niiringslivsfrigorna.

Det pigar bide ett strategiskl och ett starkt operativt arbete kring att fcjrbiittra for

foletagare i kommunen och fulltut fi ^ett iindamilsenligt niiringslivsklimat. Utifran

granskningsresultatet bedrimer vi att det iir ncidviindigt

att

kommunstyrelsen via

verksamhetsomride niiringsliv, nu etablerad inom arbetsmarknads- och vuxen-

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen Bir 1 12(20)

utbildningsniimnden, tillsammans faststiiller mil och resurser i ftirhAllande till

^de

ambitioner som kommunen har ftr att utveckla ntiringslivsklimatet. Idag finns ett uttalat mil om att Botkyrka kommun

senast Ar

2017

ska

vara i topp 30 pi Svenskt Niiringslivs ranking over kommunernas ftretagsklimat.

I den

senaste

miitningen hamnade Botkyrka p6 plats 170, ochmed anledning av detta blir vir bedcimning att mAlen iir i behov av revidering for att vara realistiska och niirvarande i den operativa verksamheten.

Vir bedctmning

Zir

att det iir viisentligt att kommunstyrelsen i sin uppsiktplikt och arbetsmarknads- och vuxenutbildningsniimnden utifran sitt nya ansvar ftiljer upp efFektema av organisationsfciriindringen mot

de

ftirviintningar och mfil som

farurs

med ftjriindringen i sitt ansvar attleda, styra och fcilja upp att niiringslivs-

verksamheten fungerar tillfredsstiillande.

Utifran genomfcird granskning rekommenderar vi att:

o Kommunstyrelsen och arbetsmarknads- och vuxenutbildningsniimnden prioriterar arbetet med den nya niiringslivsstrategin och den nya

niiringslivsplanen. Vir beddmning iir att det iir av vikt att

dessa

antas och implementeras i verksarnheten si snart som mcljligt.

o De mil som formuleras i

de

nya dokumenten

tas

fram i samrid med niiringslivschefen och niiringslivsenheten fbr att pi biista siitt fdnga

deras

starka ambitioner. Vi anser iiven att det i de reviderade dokumenten finns ett behov av

att

styrka och/eller ftirtydliga m6len med omorgarrisationen av niiringslivsenheten.

o Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsniimnden siikerstriller att

niiringslivsenheten bedriver sitt operativa arbete med ett tydligare fokus mot

satta

mil.

o En utviirdering gtirs av nitringslivsenhetens nya organisatoriska placering under arbetsmarknads- och vuxenutbildningsniimnden, ftir att siikerstiilla att

de

ambitioner som fanns n6ddes alternativt att

den

potential som finns

tas

till vara.

Rapporten har

overszints

till kommunstyrelsens och arbetsmarknads- och vuxenutbildningsniimndens ftir besvarande.

G r ans kn in

g

av p e rs o n

al-

o c

h

k o mp e t ensfd rs d

rj

n i n

g

Granskningen har syftat till att bedoma om kommunstyrelsen bedriver ett iindamil

senli

gt arbete kring kompetens-

o

ch personalftirsdrj ning?

Kopplat till revisi onsfrigan har ftllj

ande

kontrollomr6den

granskats :

o Ansvat ft)r och styrning av kompetens- och personalft)rsdrjning (styrande

och

stcidj ande

dokument).

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bir 1 13(20)

o Framforhillning i form av definierat framtida behov'

o Formulerade mil och omridets integration i verksamhetsplaneringen.

. Atgarder som har vidtagits och/eller som planeras inom omridet.

o Uppftlljning ^kring formulerade mil och effekter av vidtagna itgarder inom omridet.

Efter genomft)rd granskning iir vir sammanfattande beddmning att

kommunstyrelsen bedriver ett iindamilsenligt arbete kring kompetens- och personalft)rsdrjning.

Revisionsrapporten har skickats tili kommunstyrelsen

^f<ir

khnnedom och &tgiird i tilldmpliga delar.

Uppfd lj an de

grans kning

av

fdr

^e

ⁿⁱⁿ

^{gss td}

^d

Utifran genomftird granskning iir var sammanfattande bedtimning att organi- sationen och formerna ftir kommunens fdreningssttjd i stort iir iindamilsenligt. Vi

bedomer vidare vi att den interna kontrollen kring bidragsgivningen i huvudsak iir tillriicklig.

Vi bedcimer att det i huvudsak finns

en

tydlig organisation och ansvarsft)rdelning inom det granskade omrAdet, som kommer till uttryck i styrelsens och berorda niimnders reglementen samt i delegationsordningar. Kommunstyrelsens regle- mente behdver dock firlydligas ^kring foreningsbidrag, vilket iir ett uppdrag som stl.relsen redan gett till kommunledningsfcirvaltningen, utifr&n den oversyn av ftireningsbidrag som behandlats av kommunstyrelsen 2015-10-05. Behovet av alt genomfi)ra en sidan oversyn rekommenderades iiven i vir tidigare granskning av samverkan och

st<id

gentemot ideell sektor.

Vi bedrimer vidare att den delegation som liimnats, ndr det giiller f<ireningsbidrag, ligger inom de

grZinser

som kommunallagen medger. I detta sammanhang bor betonas att det iir upp till ansvarig niimnd, att utifran

g?illande

regelverk, ta

stiillning till vilka iirenden som ska delegeras och vilka iirenden som

^ska

behandlas samf?illt av niimnden. Detta giiller

Ziven

behovet av beredande utskott, om

formerna ftir detta inte niirmare finns reglerat i det av kommunfullmiiktige faststiillda niimndreglementet.

Vi bedomer att bidragsreglerna inom granskade niimnder nu iir aktuella och iindamiLlsenliga samt att de synpunkter som liimnats kring regelverket i anslutning

till tidigare granskning har beaktats p6 ett tillfredsstiillande s[tt. Inom kommun- styrelsens ansvarsomrfide iir riktlinjer under utarbetande

f<ir

hur omrides- gruppernas utvecklingsmedel

^ska

hanteras, vilket framledes bcir ge

en

tillfreds- stiillande reglering inom omridet. Detta i och med att huvuddelen av den bidrags- givning som sker pi tjiinstemannanivi sker inom omridesgruppemas verksamhet.

Granskad beslutsprocess kring ftireningsstcid inom kultur- och fritidsniimndens

ansvarsorffide bedoms vara iindamilsenlig, med

en

viil awtigd frirdelning mellan

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil 1 14(20)

strategiska niimndbeslut och delegationsbeslut inom vissa begriinsade belopps- griinser. Foreningsutskottets beredande roll kring foreningsstdd far dock

anses

vara otydlig i dagsliiget. Vidare omfattar inte det fuligabeslutet kring faststiillande av ekonomiska ramar ft)r fdreningsbidraget, det fcjreningsstdd som utgdr enligt tidigare fattade principbeslut samt avtal och riverenskommelser. Det bedoms vara viktigt att ansvarig

nZimnd

far

en

helhetsbild av den ekonomiska omfattningen kring det totala fcireningsstddet som utgir pt drsbasis, d v

s Ziven

kulturstcidet.

Vi

bed<imer

vidare att foljsamheten ilr god till faststiilld beslutsprocess, ftirutom niir det giiller konstaterade brister i iterrapportering av delegationsbeslut.

Dessa

brister giiller bide generellt och specifikt inom granskad iirendegrupp,

s6som

ft)reningsbidrag och stipendier.

Vi bedcimer att interna kontrolien inom omridet i huvudsak

Ar

tillriicklig. De utvecklingsomriden som identifierats, ftir en eller flera av de granskade niimn- derna, giiller dokumentation av handlaggningsrutiner samt mrijligheten till ett

di

gitalt attestftirfarande i verksamhets systemet Interbook.

Var bedcimning iir iiven att

de

uppdrag, som liimnats med anledning av tidigare genomftird granskning, i stort har genomforts och iiven iterredovisats till styrelse och niimnd. Det som kvarstar av liimnade uppdrag iir revidering av kommun- styrelsens reglemente samt omprrivning av styrelsens principbeslut _om flrlig bidragsgivning till ftireningen Hela Miinniskan.

Utifran granskningsresultatet liimnas ftilj

ande

rekommendationer:

o Diskutera behovet av ftireningsutskott och

dess

beredande roll, bl

a

utifrAn effektema av nya bidragsregler fr o m2017.

. Komplettera det arliga beslutet kring faststiillande av ekonomiska ramar frir foreningsbidraget, med det fcireningsstdd som utgar enligt tidigare fattade principbeslut i kultur- och fritidsniimnden inkl

dverenskommelser/avtal. Niir det giiller det

senare

bcir aven

en

avtalsmall tas fram och stiilLringstagande

ske

kring liimpliga avtalsperioder.

o Kvalitetssiikra Aterrapportering av delegationsbeslut till kultur- och fritidsnZimnden, bide generellt och specifikt inom iirendegruppen bidrag och stipendier. I detta sammanhang behciver underscikas om iirendestatistik kan

tas

ut ur iirendehanteringssystemet Lex och/eller verksamhetssystemet lnterbook som underlag ftir iterrapportering till niimnden.

o Dokumentera de intema handkiggningsrutinerna kring fcireningsbidrag,

inom kommunstyrelsens respektive socialniimndens ansvarsomride. Detta

for att minska sfubarheten i rutinerna och gora

dessa

mindre person-

beroende. Frir kommunstyrelsens del sker detta liimpligtvis inom ramen

ftir pigiende processkartliiggning.

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil 1 15(20)

e Starta diskussioner med systemleverantciren kring mrijligheten att genom- fdra digitala attester i kultur- och fritidsftirvaltningens verksamhetsystem Interbook, som

^sedan

kan integreras till ekonomisystemet. Innan detta iir lost behdver den underskrivna utbetalningslistan delges den centrala ekonomifunllionen. Detta frir att verifiera att utbetalningama tir godktinda och beslutattesterade av behdrig person, innan

^de

verkstiills.

o

Se

dver kommunstyrelsens reglemente i sin helhet, utifrin SKL:s cirkuliir 2014:58

avseende

normalftirslag till reglemente ftir styrelsen och ovriga niimnder. Detta inom ramen ftlr redan liimnat uppdrag om revidering och ftrtydligande av styrelsens reglemente niir det giiller bidragsgivning till

ftireningar.

Ett medskick inftir kommunens niista revidering av niimndreglementena iir avslutningsvis att dverviiga en enhetlig reglering kring utskott och

ftirutsiittningama ftjr att inrdtta

dessa.

Revisionsrapporten har oversiints till kultur- och fritidsniimndens for besvarande.

L dngs

iktig

^{ekon omis k p}

^lanerin g

Efter genomftird granskning

^gcir

vi bedtjmningen att kommunstyrelsen inte i alla delar siikerstiiller en 2indamilsenlig langsiktig ekonomisk planering i kommunen.

Bedomningen

baseras

pi ett antal identifierade brister:

o De kortsiktiga finansiella milen under de

^senaste

tre 6ren har varit under den

milnivf som kommunen fastslagit fcir lingsiktigt god ekonomisk hushillning.

o Den ekonomiska flerarsplaneringen bygger till viss del pi viil underbyggda ekonomiska analyser och framtidsbedomningar. Ett utvecklingsarbete phghr avseende flerarsplaneringsprocessen diir vi noterar att investeringsplan och lokalresursplan ska utvecklas.

Mot bakgrund av noterade brister rekommenderar vi kommunstyrelsen och berrirda niimnder att:

. SiikerstZilla en 6kad langsiktighet och detaljeringsgrad inklusive likviditetseffekter i investeringsplanerna samt s2ikerstiilla att

^en

lokalresursplan tas fram fcir att

^ge

ftrutsiittningar fiir en god langsiktig ekonomi sk planering (uppdraget har piborj

ats).

o

^Se <iver

den finansiella milsiittningen samt hur kommunen pi ling sikt ska

ni ett ekonomiskt resultat som iir forenligt med god ekonomisk hushflllning.

Revisionsrapporten har skickats till Kommunstyrelsen for kiinnedom och

6tg?ird.

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil 1 16(20)

0v

^e

rg rip ande grans knin g

av

Jin ansfun ktio nen

Syftet har varit att dvergripande granska finansfunl,rtionen samt att utviirdera iindamilsenligheten med avseende pi styming och kontroll av denna verksamhet.

utifran granskningen vill vi siirskilt lyfta fram behovet av attkommunen identifierar och dokumenterar sina viisentliga processer inom finansfunktionen.

Detta ft)r att beskriva hur processema fungerar, ftrtydliga ansvar inom de olika processema, samt ansvar ftr

de

kontroller som utfdrs inom respektive process.

Dessutom

bcir

nigon form av rapportering ske fran de som utftr kontrollema till

den som ansvarar ftir processen, ftir att siikerstiilla attprocessen fungerar som det

ska.

Vidare

bcir

det beskrivas hur den oberoende granskning

av

processerlkontroller som utftjrs

ska

genomftiras.

Rapporten har tillsiints Kommunstyrelsen ftir besvarande.

Flyktingmottagande

Sammanfattningsvis iir var bedomning att niimndernas styming, genomftirande och uppftiljning av flyktingmottagande _inte iir iindamAlsenlig. Var bedcimning iir att det inte finns niryratydliga mil eller strategier

avseende

flyktingmottagande antagna av kommunstyrelsen eller

bercirda

niimnder. Driremot finns en samverkan och tydlighet i ansvar och roller inom verksamheten. organiseringen for

samhiillsorientering och bostadsftirscirjningen till nyankinda har ocksi fungerat v6l i kommunen. Det htiga mottagandet av ensamkommande barn har dock inneburit att det finns brister i dokumentationen

avseende dessa

iirenden och de individuella behoven belyses inte i tillracHig omfattning. Fdrekomsten av rutiner fdr iter-

s<ikningar varierar mellan ftirvaltningarna och i vissa fall

hzinger

itersdkningarna

pi kunskapen hos en specifik individ.

For att ftjrbiittra 2indamilsenligheten liimnar vi kommunstyrelsen foljande rekommendationer:

o Slikerstiill att det finns tydliga mil och strategier

avseende

flyktingmottagandet vilka ger viigledning ftir hela kommunen och fcir

de

verksamheter som skapats med fokus pi detta

arbete.

. Tydliggcir rutiner fcir handltiggningen av iirenden avseende ensamkommande bam och siikerstlill att det finns ftirutsiittninsa.r att utfora ett arbete i enliehet med riktlinjerna.

o Bertirda nilmnder bor siikerstalla

att

det finns dokumenterade rutiner for

hantering av iterscikning av kostnader. Det giiller iiven de processer som

sker mer siillan di

^dessa

trots allt kan vara av betvdande omfattnins fdr

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil 1 ¹⁷⁽²⁰⁾

kommunen. En genom

^ghng

av samtliga itersdkningsprocesser och dokumentation av

^de

rutiner som iir kopplade till

^dessa

^{skulle oka}

kunskapen i organisationen och gdra itersokningsarbetet mindre

s&rbart.

Det bcir ocksfl overviigas hur samordning av itersdkningsarbetet skulle kunna

^se

ut fdr att minska sirbarheten och ftlr att optimera arbetet.

Revi

sionsrapporten har overliimnats til I kommunstyrelsen ftir besvarande.

Gr ans

kning av

si

ukfr

^dnv

aro

o

ch

^{reh ab}

ilitering

Enligt vir bedrimning siikerst?iller inte kommunstyrelsen fullt ut att det bedrivs ett iindamilsenligt ftrebyggande ^arbete ftr att ftirhindra sjukskrivningar inom

kommunens samlade verksamheter. Vi bedomer inte att det system som finns idag for rehabilitering iir helt iindamilsenligt, eftersom det inte sZikerstiiller att samtliga chefer i kommruren folier kommunens anvisning

^flor

rehabilitering och

arbetsanpassning.

Det firurs

^en

medvetenhet om att sjukfrdnvaron iir ett stort problem ftir

verksamhetema och att det redan idag leder till problem med personal- och kompetensftrsdrjningen. Av kommunledningsftirvaltningens rapport 6ver sjukskrivningsliiget i kommunen framgar ett antal itgiirder varav vissa iir

omedelbara och andra iir

htg?irder

pi liingre sikt. Vi

ser dessa

itgiirder som viktiga framgangsfaktorer i kommunens fortsatta arbete med sjukfrA'nvaro och

rehabilitering.

Vi liimnar foljande rekommendationer med anledning av vad som frarnkommit i

granskningen:

o Frigor om arbetsmiljo och friskvird ^b6r

^ses

som en integrerad och prioriterad del i kommunens arbetsgivaransvar.

o Arbetsmiljriutbildningar miste vara obligatoriska

f<ir

samtliga chefer.

o

Se

till ^{att rutiner,} anvisningar och blanketter inom arbetsmiljdomridet

^2ir

kiinda bland alla chefer och att de iir liittillgiingliga pi kommunens intraniit.

o Ta fram overgripande och langsiktiga milsiittningar for arbetet med att minska sjukfrinvaro kompletterade med konkreta och miitbara mil pi

kortare sikl.

Diskussioner pflg6r frir niirvarande i kommunen om att omorganisera arbetet med HR-frfrgor. Vi kan

^se

ett behov av attkommunledningsfiirvaltningen i

^st<irre

utstriickning ger stod till ftirvaltningar i frigor kring sjukfrinvaro och rehabilitering. Aven bland HR-ansvariga pi f<irvaltning

ama

dr det personal- omsiittning och den bild vi fick under intervjuerna n

^att

^{det iir stor skillnad mellan}

forvaltningama i upplevelsen av

a|t

ha stod i

^dessa

frigor.

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen Bil I ¹⁸⁽²⁰⁾

Kommunens organisation niir det giiller HR-fr6gor iir starkt decentraliserad. Vi

beddmer det som angeliiget att kommunledningsftirvaltningen tar ett ansvar fbr att sprida goda exempel pi hur olika ftrvaltningar och enheter arbetar for att

ftirebygga sjukfranvaro pi ett strukturerat och medvetet siitt.

Revisionsrapporten har skickats ftjr besvarande till kommunstwelsen.

Str

ategis k

a inv

e

steringsp roj

^e

kt

Efter genomftird granskning grir vi bed<imningen att Kommunstyrelsens och Tekniska niimndens styrning, ledning och uppfciljning

avseende

strategiska investeringsprojekt inte iir tillrricklig. Vidare

bed<imer

vi att den faststiillda handlingsplanen inte genomftrts

pA

ett iindamilsenligt

satt.

Dessa bedrimningar

baseras

i huvudsak pa ftiljande iakttageiser:

' De dokumenterade regler och riktlinjer som finns tir ej helt iindamilsenliga och tillfredssttillande.

o Ftirdelning

avseende

ansvar och befogenheter rir ej helt ?indamilsenlig.

o Bristande beslutsunderlag vid beslut och initiering av projekt.

o Till viss del bristande uppftljningsmrijligheter av projekt.

o Handlingsplanen iir ilnnu, tre 6r efter

dess

beslutande, inte genomftird.

vi rekommenderar Kommunstyrelsen och rekniska niimnden an:

o Revidera

de

regler och riktlinjer som finns

avseende

investeringar.

o

Se

tiver ansvars- och befogenhetsrollerna i syfte att siikersttilla att beslut fattas pi riitt niv6.

o Siikerstiilla att det finns tillriickliga beslutsunderlag vid beslut och initiering av projekt, samt utviirdera om fullmiiktiges budgetbeslut i mfll och budget

ska

vara det

enda

beslut

avseende

genomftirande av

investeringsproj ekt som fattas politiskt.

o Siikerstalla

att

goda fdrutszittningar finns ftir uppftljning och iterrapportering

av proj

ekt.

. Omgiende slikerstalla attpunlcterna i handlingsplanen ftirr.2}l3

ftirdigstiills.

Revisionsrapporten har dversiints till Kommunstyrelsen och Tekniska niimnden

ftir besvarande.

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen

Bil 1 ¹⁹⁽²⁰⁾

3.6 Uppfiiljning ^av tidigare granskningar

Uppfloljning ^av tidigare granskningar har genomft)rts

^avseende:

. Boendeplanering och siirskilda avgifter ftir ej verksttillda beslut (2014)

. Upphandlings- och ink<ipsverksamheten (2015)

o Bam i behov av siirskilt stod (2015)

. Policy och riktlinjer mot mutor

och

jliv (2015)

o Sponsringsverksamhet (2015)

o Bostadsanpassningsbidrag (2015)

. Socialniimndens ledningssystem ft)r systematiskt kvalitetsarbete (20i5)

Uppftiljnin gamahar dokumenterats i ^{ett PM,} men har inte foranlett nigon formell skriftvaxling ^eller sammantriiffande med

^bercirda

niimnder. Av de totalt2z

rekommendationer som ft)ljts upp i granskningen har alctiviteter initierats ftlr elva stycken (50 %) i syfte att htgardabristen och 6tta stycken (36 %)

,.korn n..rdationer bedoms vataitgfudade.

^Fcjr

tre stycken (14 %) rekommendationer

bed<ims

tidigare observationer kvarsti ^(ej itgtirdade)'

4 OVRIG INFORMATION

Sammantriiffanden sker arligen med kommunfullm?iktiges presidium ftir att diskutera anslagsbehov, aktuella revisionsproj ekt m m' Kommunfu

^I

lmiikti

^ges

presidium utgcir iiven budgetberedning for v6rt arliga

^?iskande'

Vi har iiven presenterat var verksamhet i samband med kommunfullmiiktiges

budgetsammantriide.

I samband med slutrevisionen har irsredovisningen och andra aktuella frigor

diskuterats med kommunledningen. I detta sammanhang niirvarar iiven kommunfu llmiiktige

^s

Presidium.

I egenskap av fortroendevalda revisorer har vi fortlopande under iret haft kontakt med ftjretriidare for styrelse och niimnder i kommunen. Detta for att bide

^ge

och erhilla viisentlig information. Var lagreglerade initiativr2itt i kommunfullmiiktige har diiremot inte anviinds i nigot granskningsiirende under

^6ret.

Vi har iiven triiffat niimnd- och ftrvaltningsrepresentanter under iret for att diskutera aktuella fragor. Detta bl

a

inom ramen fdr granskning av

ansvarsutovande.

5 SAMMANFATTANDE BEDOMNING

Enligt kommunallagen

^ska

vi irligen ^{granska all} verksamhet inom styrelsens och nlimndernas verksamhetsomriden. Av forarbetena framgar att omfattningen pi

insatsen styrs utifrin viisentlighets- och riskperspektiv samt tillgiingliga

BOTKYRKA KOMMUN

Revisionen Bil 1 20(20)

ekonomiska resurser. Om de ekonomiska resursema

bedcims

vara otillriickliga ftir

att genomftira uppdraget, i enlighet med god revisionssed, iir det vdrt ansvar att uppmiirksamma kommunfullmdktige pi detta ft)rhillande.

Vi bedomer att under 6ret genomfcirda granskningsinsatser i allt viisentligt _{ger ett}

tillfredsstiillande underlag fcir vdrt stiillningstagande i revisionsberiittelsen.

PROTOKOLLSUTDRAG 1[2]

Kommunstyrelsen

2017-04-03 Dnr KS/2017:93

§ 61

Kommunens årsredovisning 2016 (KS/2017:93)

Beslut

Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige:

1. Kommunfullmäktige godkänner årsredovisningen för Botkyrka kommun 2016.

Sammanfattning

Syftet med kommunens årsredovisning är att informera om det gångna årets verksamhet och ekonomi. Kommunens uppdrag är att ge kommuninvånarna en bra service och samtidigt använda de ekonomiska resurserna på ett effek- tivt sätt. I kommunallagen uttrycks detta med begreppet god ekonomisk hushållning. Med utgångspunkt från kommunens ettårsplan för 2016 beskrivs i årsredovisningen på olika sätt hur kommunen lyckats leva upp till det

För tjugoförsta året i rad redovisar kommunen ett positivt ekonomiskt resultat. Årets resultat är 281 miljoner kronor, vilket motsvarar 5,9 procent av skatteinkomsterna inklusive utjämningsbidrag, jämfört med det budgete- rade resultatet på - 5 miljoner kronor, är årets slutliga resultat en förbättring med hela 286 miljoner i förhållande till budget. Framförallt tre faktorer har medverkat till det positiva resultatet: exploateringsintäkter, markförsäljning- ar och nämndernas sammantaget positiva budgetresultat.

En avstämning mot kommunallagens balanskrav ger ett resultat på närmare

174 miljoner kronor. Reavinsten på markförsäljningen till Södra Porten AB

på 100,8 miljoner kronor har räknats av från resultatet. Avkastningen från

pensionsavsättningen har räknats av, eftersom avsättningen ska finansiera

framtida pensionsutbetalningar. Å andra sidan har de fonder som sålts under

året tillgodoräknats i enlighet med förutsättningarna i budget. Överskottet

för vatten och avlopp ska återföras till kunderna, och överförs därför till

VA-fonden. Överskottet ingår därför inte i det justerade balanskravs-

resultatet.

BOTKYRKA KOMMUN PROTOKOLLSUTDRAG 2[2]

Kommunstyrelsen

2017-04-03 Dnr KS/2017:93

Yrkande

Mats Einarsson (V) yrkar bifall till ordförandeförslaget.

Särskilda yttranden

Jimmy Baker (M), Kia Hjelte (M), Stina Lundgren (M) och Yngve RK Jönsson (M) lämnar ett särskilt yttrande, bilaga.

Stefan Dayne (KD) lämnar ett särskilt yttrande, bilaga.

Lars Johansson (L) lämnar ett särskilt yttrande, bilaga.

_____

Expedieras till:

Kommunfullmäktige

SÄRSKILT YTTRANDE Kommunstyrelsen/kommunfullmäktige

2017-04-03 Ärende 61 Kommunens årsredovisning 2016 (KS/2017:93)

Det finns inte enbart positiva saker att ta med sig när vi kan konstatera att kommunen ger ett historiskt stort överskott på 281 miljoner kronor.

Botkyrka har inte fullgod kvalitet i välfärdens kärna; såsom omsorgen, skolan, socialtjänsten.

I lokaltidningen kan vi läsa om hur gamla inte får platser på särskilt boende och om hur kommunens hemtjänst är näst sämst i landet. Samtidigt som kommunen gör stort överskott.

Vi har uppenbarligen ett alldeles för högt skatteuttag. Med de senaste tjugo årens överskott i åtanke så kunde och borde kommunen sedan länge ha ett lägre skatteuttag.

Kommunen och majoriteten skulle kunna göra mer för att motverka och förebygga social oro och organiserad kriminalitet. Vi anser inte att den styrande majoriteten gör tillräckligt stora satsningar på den offentliga miljön och grundläggande infrastruktur. Vi tänker på allt från underhåll av fastighete/vattenledningar/vägar till gestaltning och skötsel av parker och gångstråk.

Den här typen av överskott blir dessutom ett hån mot välskötta kommuner som t.ex. Täby, Danderyd och Solna, som år ut och år in bär upp kommuner som Botkyrka, Malmö och Södertälje genom den kommunala skatteutjämningen.

Som ett räkneexempel motsvarar 25 öre skattesänkning ungefär 37 miljoner kronor. Om vi skulle sänka skatten en hel krona så skulle vi ändå göra 133 miljoner i överskott med bibehållen nivå i välfärden; d.v.s. en kraftig skattesänkning skulle inte påverka kommuninvånarna negativt.

Om man leker med tanken att man i ett första steg inför 2016 hade sänkt skatten med 50 öre (d.v.s. minskade överuttaget av kommunalskatt/straffbeskattning av medborgarna) så skulle resterande medel kunnat användas under 2016 för att kraftigt förbättra kvaliteten inom exempelvis äldreomsorgen, hemtjänsten, skolan, avhjälpa att våra socialsekreterare går på knäna, trygghetsarbete och uppgradering av det offentliga rummet.

Vi är vidare bekymrade över att överskottet varierar väldigt mycket från år till år, även om man räknar bort vissa engångseffekter som historiskt har inträffat, som exempelvis AFA- medel. Hur står det egentligen till med prognostiseringen i kommunen? Hur budgeterar man egentligen när vi ser sådana väldiga fluktuationer sett över tid - där kurvan går upp och ner?

Årsredovisningen vittnar även om att kvaliteten inom skolan och äldreomsorgen inte är

tillräckligt bra - i jämförelse med andra kommuner tillhör kommunen den sämsta fjärdedelen.

Samtidigt som indikatorn för hälsa är låg jämfört med länet, så kan vi se stora skillnader i förvärvsinkomst mellan kvinnor och män och alltför stora skillnader mellan de olika kommundelarna. Förvärvsfrekvensen är fortsatt alldeles för låg. Alltför många av gymnasieeleverna fullföljer inte sin gymnasieutbildning.

Det är vidare anmärkningsvärt många i vissa kommundelar som upplever en otrygghet där och inte heller kan tänka sig att rekommendera en vän att flytta till det egna bostadsområdet.

Sjukfrånvaron är fortsatt alldeles för hög bland kommunens anställda, vilket är något som vi behöver ta på större allvar.

Vad gäller beroendet av skattemedel utifrån (i formen av bidrag) så svarar

utjämningsbidragen (inklusive kommunal fastighetsavgift) för över 1,4 miljarder kronor.

Botkyrka är alltså fortsatt mycket beroende av utjämningssystemen för att finansiera verksamheterna.

Skattekraften ligger idag på 86 % av rikssnittet, trenden är tydlig och sjunkande - vid

maktskiftet 1994/1995 kunde Botkyrka stoltsera med att ligga över rikssnittet (101 %). Sedan dess har vi sett skattekraften sjunka stadigt, med undantag för något enstaka år. Majoriteten har inte, och verkar inte heller ha, för avsikt att vända på den utvecklingen.

Kommunen är, utifrån storlek, relativt sett lågt belånad i dagsläget - låneskulden uppgår till 2,325 miljarder kronor. Detta, sett till investeringar och låneskuld, positiva år kommer dock följas av tuffare år då många och tunga investeringar behöver göras framöver, som kommer att innebära en ökad upplåning. Inte minst inom skolsektorn.

Vad gäller de kommunala bolagen så är det blandade resultat i årsredovisningen. Genom gemensamt ansvartagande ser ekonomin för AB Botkyrkabyggen bättre ut än på länge. Vi behöver dock sälja ytterligare lägenheter de närmaste åren för att stärka ekonomin – samt producera nya hyresrätter. Vi är fortsatt tveksamma till kommunens engagemang i Kommuninvest.

Vad majoriteten däremot är försiktig med är att redogöra för hur prognoserna för framtiden ser ut. Botkyrkabyggen kommer gå igenom en tuff period de kommande tio åren med bl.a. en kraftigt ökad upplåning för att klara sina åtaganden.

Vi är vidare bekymrade över att siffrorna kring upplevd diskriminering är fortsatt alldeles för höga, förra året var det 17 % mot 13 % år 2015 och vi är vidare tveksamma till det särskilda målet om att lyfta fram ”hälsa, miljö och kreativa näringar” som prioriterade branscher. Vi moderater har en positiv inställning till alla typer av företagande och inte bara de som passar in i den rödgröna visionen som ”upplevelsekommun”.

Jimmy Baker

Kia Hjelte

Stina Lundgren

Yngve RK Jönsson