Kortmanual Adato
Version 5.7 2011-04-29
Rehabsystemet Adato
Enligt 22 kap, 3§ lagen om allmän försäkring skall arbetsgivaren i samråd med den anställde svara för att dennes behov av rehabilitering klarläggs och för att de åtgärder vidtas som be- hövs för en effektiv rehabilitering.
Adato (latin: från denna dag) är utvecklat för att underlätta ett effektivt arbete med rehabi- litering, för att minska långtidssjukfrånvaro och för att göra rehabiliteringsprocesser mer överskådliga och lätthanterliga på företag och andra organisationer. Systemet gör att det är lätt att överblicka rehabprocesser och registrera anteckningar fortlöpande.
Arbetsgivarens hantering av personuppgifter regleras av Personuppgiftslagen (PUL). Arbets- givaren får enligt PUL behandla de personuppgifter som är nödvändiga för att fullgöra sina arbetsrättsliga skyldigheter. Det är endast i undantagsfall som det är tillåtet att behandla känsliga uppgifter om de anställda. Arbete med rehabilitering anses i PUL som en sådan un- dantagssituation. Enligt PUL är det ingen skillnad mellan om du skriver uppgifter för hand och sätter in i en pärm eller om du skriver i datorn. Uppgifterna i Adato skyddas så endast de som är behöriga kan läsa data. Inom stat och kommun gäller därutöver sekretesslagen § 11, som skyddar dessa uppgifter mot offentlighet.
Börja med rehabbevakningen
Adato startas och används från en vanlig webbläsare (Microsoft Internet Explorer). Efter in- loggningen visas en översikt på rehabbevakningar som skapats av Adato. Om du får frågan om att ett pop-up fönster blockerar ska du ange att du alltid godkänner detta från denna web-plats.
Adato bevakar automatiskt all sjukfrånvaro som automatiskt överförts från lönesystemet – dag för dag ett kalenderår bakåt i tiden. De medarbetare som du har rehabansvar för och som har varit långtidssjuka mer än 14 dagar i följd eller har fler än 6 korttidstillfällen, visas på rehabbevakningen, under fliken ”Aktuella bevakningar”. Fliken bredvid, ’Historiska bevakningar’, visar alla bevakningar som någon gång funnits på fliken ’Aktuella bevakning- ar’.
Sjukfrånvaron visas grafiskt längst ned på bilden när du markerar en bevakningsrad:
När en medarbetare hamnar på rehabbevakningen skickas samtidigt ett mail till dig som an- svarig chef, med uppmaning om att du ska starta ett rehabärende för medarbetaren. Bevak- ningslistan fylls hela tiden på med nya bevakningar från sjukfrånvarouppgifter. När du skap- at ett rehabärende från en bevakning försvinner den från listan, så det blir din uppgift att tömma listan genom att starta nya rehabärenden!
Lägg till ett nytt rehabärende från bevakningslistan
Dubbelklicka på den medarbetare som du vill lägga till ett rehabärende för. Om du vill starta ett rehabärende som en sk tidig insats: klicka på knappen Lägg till rehabärende och sök fram aktuell person). En dialogruta öppnas med uppgifter som behövs för att starta reha- bärendet.
När du har följt anvisningarna i dialogrutan och sparat så försvinner personen från bevak- ningen visas istället som ett rehabärende på fliken Rehabärenden. Detta är alltså dina ak- tiva rehabärenden! Här kan du göra urval i fälten (klicka sedan på knappen Sök) samt titta översiktligt på dina rehabärenden och var de befinner sig i rehabprocessen. Men först ska du dokumentera en första anteckning i Rehabjournalen.
Dokumentera ett rehabärende i rehabjournalen
När du väljer ett rehabärende d.v.s. dubbelklickar på en rad (en person) på fliken Reha- bärenden så visas rehabjournalen för den sjukskrivne:
Rehabjournalen är en detaljerad sammanställning av ett rehabärende med hela dokumentat- ionen samlad. Det är här själva rehabprocessen sätter igång efter att ett rehabärende regi- strerats. Den övre delen av rehabjournalen visar en sammanställning av medarbetar- och sjuk- och rehabinformationen samt aktuell status, dvs. var ärendet befinner sig på rehab- trappan och i rehabkedjan. Information om Försäkringskassans rehabkedja och ramtiden vi- sas uppe i högra hörnet, klicka på frågetecken-symbolen ovanför ordet ’ramtid’.
När du börjar med ett helt nytt ärende är rehabjournalen tom på journalanteckningar. Du skapar anteckningar successivt i rehabjournalen genom att välja och anteckna med någon av guiderna på journallisten.
Guider
Anteckna med hjälp av guiderna
För att dokumentera väljer du alltså en av guiderna på journallisten, t ex Anteckning:
Med guiden Anteckning kan du dokumentera olika händelser i rehabärendet. Tänk på att skriva alla anteckningar på ett neutralt sätt. Dokumentationen ska kunna användas i arbets- rättsliga sammanhang. En enkel regel är att skriva så man kan visa det för den som är sjuk- skriven. Det viktiga är att när du i dokumenterar anger datum för händelsen, rubrik och en anteckning. Om status för rehabärendet har ändrats anger du detta genom att välja rehab- steg (sjukskrivning, utredning, åter i arbete, omplacering, extern lösning).
Övriga guider som kan användas är t ex:
• Plan för rehabilitering – en guide med ett mer omfattande frågebatteri som rör områ- den; ohälsa, arbetssituation, privat situation och livsstil samt mål och handlingsplan för rehabilitering.
• Avsluta rehabärendet
Alla guider har automatisk blankettutskrift. Om du vill att medarbetaren ska skriva under t ex en planering så bockar du i rutan för ”protokoll” samt att medarbetaren har deltagit. Du
Registrera åtgärder för händelserna i rehabärendet
Innan du sparar en anteckning, kan du även registrera en eller flera åtgärder för att kunna följa upp det man beslutar om:
Åtgärderna hjälper dig att få kontroll över det man bestämt eller kommit överens om samt ska följa upp. Du kan även få e-postbevakning på dessa så att åtgärderna inte glöms bort samt se alla planerade åtgärder längst ner i rehabjournalen. När du sparat visas åtgärden som en rad i den guide du för närvarande arbetar med. Registrera ev fler åtgärder och spara hela guide-anteckningen. På rehabjournalen ser du nu de anteckningar du gjort som rubrik- rader.
Rehabjournalen redovisar all dokumentation för ärendet
Om du vill ändra uppgifterna, dubbelklickar du på en anteckningsrad. För att klarmarkera en åtgärd kan du dubbelklicka direkt i åtgärdsregistreringen och fylla i datumet när den blev klar. Då kan här också markera om personen fått t ex fortsatt eller förlängd sjukpenning.
Klicka då på knappen Intyg. Bifogar du ett intyg om detta till rehabärendet, så skapas auto- matiskt en anteckningsrad om detta i rehabjournalen.
Skriv ut rehabjournalen med anteckningar
Från rehabjournalsidan kan du skriva ut hela rehabjournalen, välj knappen Skriv ut, där all dokumentation i rehabärendet visas – dels en sammanställning och dels varje guide/anteckning som du dokumenterat (samt ev bifogade dokument t ex om du bifogat ett inscannat sjukintyg):
Du kan också skriva ut varje anteckning som ett enskilt dokument. Då klickar du på skriva- ren längst till höger på samma rad som anteckningen. Det finns också ett antal standardut- skrifter som kan skrivas ut från fliken Utskrift. De flesta rapporter kan skrivas ut som Pdf-, Word- eller Exceldokument (klicka på pilen bredvid knappen ”Skriv ut”).
Avsluta rehabärenden
När ett ärende är löst, så skall det avslutas i Adato. Det är mycket viktigt att verkligen an- teckna att ärendet är avslutat eftersom du annars får påminnelser om att ärendet är inak- tivt. Du använder guiden ”Avsluta rehabärende” för att göra detta. Ärendet flyttas då från översikten över aktiva ärenden till översikten för avslutade ärenden. Adato slutar också att påminna dig om detta ärende.
Speciellt vad gäller ärenden om korttidsfrånvaro är det dock en bra regel att inte vara för snabb med att avsluta ärendet. Det kan ju vara så att det inte är löst. Man kan då vänta till Adato påminner om ärendet och avsluta vid detta tillfälle. Om man skulle ha avslutat ett
ärende för snabbt, så går det att öppna det igen. Ta upp ärendet på bildskärmen, tryck på knappen ”Öppna ärende”.
Följ upp rehabarbetet med statistik
Funktionen/fliken Statistik finns för att beräkna statistik som visas med siffror och grafer.
Statistiken kan visas i Pdf-, Word eller Excelformat:
Även kostnader och mer avancerad statistik går att få ut ur Adato, se övriga flikar.
Dokumentera personanteckningar som förebyggande in- satser
I fliken ”Personer” kan du föra korta anteckningar innan en person blir sjukskriven, som en sk tidig insats. Du dubbelklickar på medarbetaren i översikten så kommer du till fliken ”Per- sonanteckning”. Observera att du här inte kan lägga till åtgärder som ska följas upp. Om du önskar göra det måste du starta ett rehabärende (se sid 3).
