17.2. Bilaga 1. Behovsanalys Nya Turebergshuset

(1)

BEHOVSANALYS

UPPDRAGSNUMMER

SOLLENTUNA KOMMUN 14502242

2018-10-31

SWECO MANAGEMENT AB

Anette Ellertsson

Maria Östholm

(2)

förslag till tidplan, organisation och frågeställningar att utreda i vidare arbete med en förstudie. Behovsanalysen ska:

• Klargöra varför en förändring behövs och specificera faktiska behov

• Identifiera behov och problem, men inte lösa dem (det görs i förstudien)

• Formulera mål och strategier som underlag för kommande beslut

Sollentuna kommunhus är i behov av en omfattande renovering. Renovering av ventilation, avlopp och hissar är några av de åtgärder som behöver vidtas för att tillgodose en bra arbetsmiljö. I samband med renoveringen har kommunen bestämt att anpassa lokalen för att skapa ytterligare samarbete och stödja ett mer flexibelt, modernt samt digitalt utvecklat arbetssätt. Kommunen avser att övergå till så kallat aktivitetsbaserat arbetssätt, där var och en kan välja mest lämpliga arbetsplats utifrån den arbetsuppgift som ska utföras. Hur Sollentuna kommun ska definiera och utforma vad en aktivitetsbaserad arbetsplats är för dem, utarbetas i en process där samtliga medarbetare som berörs bjuds in att delta och påverka.

För att skapa förutsättningar för en lyckad övergång till aktivitetsbaserat kontor samt den påfrestningen som en ombyggnation innebär för medarbetare bör dessa ledord beaktas:

• Delaktighet – gäller ledning, chefer och medarbetare. Ju högre delaktighet, med styrning via t ex workshops och intranät, desto bättre förankring

• Kommunikation – genomtänkt, transparant och planerad kommunikation på flera forum som t ex intranätet, stormöten, arbetsmöten, workshops. Vad, varför och hur ska vi kommunicera under projektet. Regelbundet informationsflöde ger god kontinuitet och trygghet.

• Resurser – både genom delaktighet hos medarbetare men även genom tid. Tid och resurser för workshops, implementering och utveckling under processen är en nyckel till framdrift, resultat och framgång.

• Acceptans och ödmjukhet – varje process är unik då det handlar om människor. Att genomgå förändring kan upplevas olustigt och det kan vara svårt att lyfta sig själv ur sitt sammanhang och ha förståelse för varför man blir tvungen till förändring. Att som ledare, chef och medarbetare bemöta processen med acceptans och

ödmjukhet ger projektet en större chans att växa och utvecklas åt rätt håll med nöjda, välmående och produktiva medarbetare.

• Tillit – tillit till processen, projektet och individen

Det finns flera viktiga parametrar att ta hänsyn till gällande utformandet av ett

aktivitetsbaserat kontor för att möjliggöra hög produktivitet och skapa bra välbefinnande Dessa parametrar är bland annat:

• att ha rätt IT-lösningar och digitala verktyg som erbjuder frikoppling från den fysiska arbetsplatsen och möjliggör mobilitet.

• att medarbetarna är tillfreds med förutsättningarna för avskildhet

• att det finns möjligheter för kommunikation

• att få till växlingar mellan arbetsytor

• att inte behöva leta efter platser och lägga tid på det

Tillvägagångssätt för att initialt under behovsanalysen samla information kring

arbetsmönster och nyttjande av lokaler vara att genomföra en nyttjandegradsmätning av lokalerna och skicka ut en frågenkät ut till samtliga medarbetare i kommunhuset.

(3)

Nyttjandegradsmätning av lokalerna genomfördes för att på ett tydligt sätt synliggöra hur ofta de olika rumstyperna (arbetsplatser, mötesrum etc.) nyttjas.

Mätningen genomfördes under 2 veckor och gav en indikation om nyttjande av

arbetsplatser på 42 % under mätperioden. Mätningen visade på att förvaltningarna nyttjar sina arbetsplatser olika mycket med ett intervall mellan 21 – 58 %.

Frågeenkäten som skickades ut i komplement till nyttjandegradsmätningen med syfte att klargöra nuvarande arbetssätt och arbetsuppgifter.

Medarbetare angav i frågeenkäten att de uppskattar att de tillbringar ca 60% av sin arbetstid vid sitt skrivbord vilket inte riktigt stämmer överens med

nyttjandegradsmätningens resultat.

Dock går det att dra slutsatsen att den totala lokalytan inte utnyttjas effektivt med dagens lokalutformning och att det finns förbättringspotential genom en mer flexibel och bättre anpassad lokalutformning för kommunens utvecklade arbetssätt och organisation.

Mötesrummen, som ofta upplevs vara fullbokade, visade på nyttjande av endast 32%

generellt sett. Det är av stor vikt vid den nya lokalutformningen att utreda vidare vilken typ av mötesrum verksamheterna är i störst behov utav och se över att

mötesbokningssystemet möjliggör ett effektivt nyttjande av mötesrummen.

(4)

(5)

Innehållsförteckning

Inledning 3

Vision & Identitet för det framtida kommunhuset 4

Kommunens organisation 5

3.1 Projektets organisation 5

Metod 6

4.1.1 Aktivitetsstudie 6

4.1.2 Intervjuer 6

4.1.3 Nyttjandegradsmätning 6

4.1.4 Workshop 6

4.1.5 Förslagsmail 7

4.1.6 Övergripande riskanalys 7

4.1.7 Analys 7

4.1.8 Studiebesök 7

Verksamhetsnyttor med aktivitetsbaserat arbetssätt 8 5.1 Utökat samarbete mellan förvaltningar, grupper och medarbetare 8

5.2 Ökad flexibilitet i arbetet 8

5.3 Ökad trivsel och hälsa hos medarbetare 8

5.4 Ytbesparingar ger reducerad lokalkostnad och är positivt för miljön 8

5.5 Kommunen – en modern och attraktiv arbetsgivare 9

WPA – aktivitetsstudie 9

Nyttjandegradsmätning 10

Överordnade behov/Fokusområden 11

8.1 Lokalutformning och inredning 11

8.1.1 Nuläge 11

8.1.2 Nyläge 12

8.1.3 Viktiga frågeställningar att utreda 17

8.2 Kommunikation 18

8.2.1 Nuläge 18

8.2.2 Nyläge 19

8.2.3 Kommunikation under processen och projektet 19

8.3 Arbetssätt och arbetskultur 19

(6)

8.3.1 Nuläge 19

8.3.2 Nyläge 20

8.4 IT, AV och digitalisering 21

8.4.1 Nuläge 21

8.4.2 Nyläge 22

8.4.3 Viktiga behov att uppfylla och frågeställningar att utreda 22

8.5 Säkerhet och brand 23

8.5.1 Nuläge 23

8.5.2 Nyläge 24

8.5.3 Viktiga behov att uppfylla 24

8.6 Kontorsservice 24

8.6.1 Nuläge 24

8.6.2 Nyläge 25

8.7 Flytt, evakuering och avveckling 25

8.7.1 Nuläge 25

8.7.2 Nyläge 26

Hållbarhet 26

Tidplan 27

Rekommendation framåt/Förutsättningar för en lyckad aktivitetsbaserad arbetsplats 28

Bilagor

Bilaga 1. Nyttjandegradsmätning Bilaga 2. WPA aktivitetsstudie

Bilaga 3. Sammanfattning intervjuer förvaltningschefer Bilaga 4. Sammanfattning workshop ledningsgrupp Bilaga 5. Sammanfattning workshop chefsgrupp Bilaga 6. Sammanfattning workshop medarbetare Bilaga 7. Rekommendation aktivitetslista

(7)

Inledning

Sollentuna kommuns huvudsakliga kontorsverksamhet är idag etablerad på 2 olika adresser i Sollentuna kommun med vikt i Turebergshuset (fastigheten centrum 2), även kallat kommunhuset. Totalt omfattar lokalerna ca 700 arbetsplatser. Hyresavtalen för externa hyresgäster i lokalerna löper ut i början på 2020.

Turebergshuset uppfördes 1976, mindre ombyggnationer har skett över tid men lokalerna och huset är slitet samt omoderna. Huset står idag inför en omfattande renovering. I samband med renoveringsbehovet och att dagens teknik möjliggjort för nya arbetssätt har kommunen fattat ett beslut om att se över lokalerna och förbereda dem för framtida arbetssätt.

En tidigare studie om lokalisering av kommunhuset pekar på att ombyggnation av dagens befintliga hus är bäst med avseende på ekonomi, miljö, igenkänning, tillgänglighet för invånare osv.

Sollentuna kommun har parallellt genomfört ett omfattande förändringsarbete, vilket innebär att det finns även verksamhetsmässiga skäl att se över lokalerna för att få verksamhetsanpassade lokaler som stödjer framtida arbetssätt. Kommunen har bestämt att övergå till ett aktivitetsbaserat arbetssätt i samband med ombyggnation av kommunhuset.

Mot bakgrund av ovanstående, har Sweco erhållit i uppdrag att genomföra en behovsanalys samt därefter en förstudie.

Syftet med behovsanalysen är att skapa en rapport som redovisar behov och målformulering, samt förslag till tidplan, organisation och frågeställningar att utreda i vidare arbete med en förstudie. Behovsanalysen ska:

• Klargöra varför en förändring behövs och specificera faktiska behov

• Identifiera behov och problem, men inte lösa dem (det görs i förstudien)

• Formulera mål och strategier som underlag för kommande beslut

(8)

Vision & Identitet för det framtida kommunhuset

Kommunens ledningsgrupp har arbetat fram ”huset” som en vägledning gällande det framtida kommunhuset kring hur det skall uppfattas, vad man önskar skapa, känna och bygga för. Kommunhuset är en del av kommunens budskap och en viktig del av varumärket. Ett kommunhus har ett symbolvärde för sin kommun.

För att tydliggöra och skapa förståelse kring syftet och bakgrunden till ombyggnationen och förändringen av arbetssätt har även en story arbetats fram. Denna story skall även fungera som ett stöd för chefer att använda i omställningen till ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Sollentuna kommuns vision är att bli Sveriges mest attraktiva kommun och kommunhuset är en viktig del av det varumärkesarbete kommunen arbetar med i strävan att uppnå sin vision. För att enklare locka, behålla och rekrytera såväl invånare som företag,

investeringar och duktiga medarbetare arbetar kommunen eftertänksamt med att skapa ett tydligt samt attraktivt varumärke.

Uppfattas utåt

Skapa

Känna

Bygga för

(9)

Kommunens organisation

Organisationskissen ovan visar på Sollentuna kommuns nämnd- och tjänstemannaorganisation som gäller från 1 januari 2019.

3.1 Projektets organisation

Sweco rekommenderar att projektet sätts samman enligt bilden på projektorganisation för att skapa tydlighet över vilka delar som ryms inom projektet och vilka ansvarsområden som finns samt hur de fördelas. Att genomföra en ombyggnation av denna storlek och

komplexitet med avseende på yta och antal berörda parter och samtidigt övergå till ett nytt arbetssätt kräver tätt samarbete mellan beställare, medarbetare och konsulter. Denna typ av projektorganisation är tillämpbar genom hela projektet och kan efter projektets avslut användas i mindre skala för att kunna hantera övergången till förvaltning och för ev.

justeringar samt frågeställningar etc som kan uppkomma en tid efter inflytt.

(10)

Metod

4.1.1 Aktivitetsstudie

För att kunna skapa en bra arbetsplatslösning har Sollentuna kommuns medarbetare fått möjlighet att besvara en enkät gällande nuvarande arbetssätt och arbetsuppgifter. Syftet är att få en bild av de arbetsuppgifter och aktiviteter som medarbetare dagligen gör och som kan stödja utformningen av den nya arbetsplatsen. Aktivitetsstudien genomfördes av extern leverantör.

4.1.2 Intervjuer

Genom att intervjua förvaltningscheferna skapas god inblick i hur organisationen arbetar samt uppfattning om förvaltningarnas uppbyggnad. Under intervjuerna gavs förvaltningscheferna möjlighet att ge information om deras förvaltnings specifika behov och önskemål.

4.1.3 Nyttjandegradsmätning

En nyttjandegradsmätning genomfördes för att på ett tydligt sätt synliggöra hur ofta de olika rumstyperna (arbetsplatser, mötesrum etc.) nyttjas.

4.1.4 Workshop

Workshops genomfördes med kommunens ledningsgrupp, chefer och medarbetare för behovsanalysens informationsinhämtning. För att skapa framgång i projektet och ge de rätta förutsättningarna för ett lyckat förändringsprojekt måste organisationen starta arbetet

(11)

med en delaktig, införstådd och enad ledningsgrupp. Ledningsgruppen och chefer måste tillsammans besvara och förstå Varför en förändring bör ske, Vad som ska göras och slutligen Hur det skall ske. För att fånga upp behov, synpunkter och att alla medarbetare skulle få möjlighet att göra sin röst hörd genomfördes workshops där samtliga medarbetare i kommunhus gavs chansen att delta.

4.1.5 Förslagsmail

För att fånga upp förslag, input och åsikter från medarbetare under processens gång till behovsanalysen samt senare arbete med förstudie har en projektspecifik mailadress upprättats.

4.1.6 Övergripande riskanalys

Det är viktigt att i tidigt skede identifiera övergripande risker och farhågor med projektet för att kunna arbeta proaktivt. Dessa fångas upp i bl a i intervjuer, workshops och

aktivitetsstudien.

4.1.7 Analys

För Sollentuna kommun jämförs nu- och nyläge för att identifiera skillnader inom olika områden, som stöd för att kunna slå fast vilka förändringar som kommer att krävas inom de olika områdena vid övergång till aktivitetsbaserat arbetssätt. Detta kommer sedan vara vägledande i arbetet under förstudien.

Detta kommer kopplas till 7 områden:

Lokalutformning & Inredning Kommunikation

Arbetssätt och arbetskultur IT, AV och digitalisering Säkerhet och brand Kontorsservice

Flytt, evakuering och avveckling 4.1.8 Studiebesök

Kommunen har genomfört studiebesök hos olika verksamheter som implementerat ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Syftet har varit att få inspiration och skapa sig en bild över hur ett aktivitetsbaserat kontor kan se ut beroende på verksamhet, ekonomiska- och BTA/LOA- förutsättningar. Syftet har även varit att förstå hur man rör sig, att man rör sig, och att man kan vara mer flexibel samt att bli medveten om förändringsresans omfattning och de utmaningar som kan uppstå längst vägen. Besöken har gjorts i olika forum men bl a med chefer och i projektgruppen. Medarbetare erbjuds också möjlighet till studiebesök.

(12)

Verksamhetsnyttor med aktivitetsbaserat arbetssätt

Swecos definition av aktivitetsbaserat arbetssätt är att ledarskap, lokaler och teknik anpassas till medarbetarens varierande behov av arbetsmiljö. Medarbetaren har inga fasta platser, utan kontoret erbjuder ett flertal olika typplatser/zoner som svarar mot det behov som medarbetaren har för att genomföra dagens arbete. Miljön ska vara kreativ och

erbjuda goda möjligheter för personalen att samarbeta och utbyta information över gränser.

Det aktivitetsbaserade kontoret stimulerar rörelse, variation, kreativitet och möten mellan medarbetare. En miljö som på många sätt främjar hälsa och en god arbetsmiljö. Det är dock inget inredningskoncept utan en ny arbetsform som påverkar hela organisationen. Att ställa om till en aktivitetsbaserad miljö är ett förändringsprojekt som kräver delaktighet i alla led och förståelse för de utmaningar det innebär att ändra invanda beteenden och

strukturer.

5.1 Utökat samarbete mellan förvaltningar, grupper och medarbetare Variation i möbleringar och ytor och utan fasta arbetsplatser bidrar till rörelse. Miljön uppmuntrar till spontana möten och interaktion och underlättar därmed ett kunskapsutbyte och kompetensöverföring.

5.2 Ökad flexibilitet i arbetet

En aktivitetsbaserad miljö underlättar för medarbetare att själv välja mest lämpliga plats för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. För att aktivitetsbaserat kontor skall underlätta för medarbetare att utföra sina arbetsuppgifter är det viktigt att den yta, funktion och de verktyg som medarbetare behöver finns tillgängliga. Det är också då medarbetare ställer sig positiva till sin arbetsmiljö. Uppfylls de behov medarbetare har för att utföra olika arbetsuppgifter ger det flexibilitet i det dagliga arbetet och en möjlighet till högre effektivitet.

Flexibel och till viss del standardiserad miljö ger arbetsgivaren en fördel vid organisationsförändringar då lokalerna enklare kan anpassas efter behov.

5.3 Ökad trivsel och hälsa hos medarbetare

Aktivitetsbaserad arbetsmiljö kan öka koncentrationen hos medarbetarna vilket beror på att specifika arbetsuppgifter kan kopplas samman med anpassade lokaler.

Miljön bidrar till ökad rörelse och medarbetare blir mindre stillasittande.

Rätt digitala verktyg kan underlätta för att arbeta på olika platser och i olika miljöer som t ex i hemmet vilket kan ha positiv påverkan på stress.

5.4 Ytbesparingar ger reducerad lokalkostnad och är positivt för miljön Ett bättre nyttjande av lokalen ger möjligheter att anpassa antalet arbetsplatser efter faktiskt behov och undvika att stora delar av lokaler står outnyttjade under dagen. Ytans nyttjande kan maximeras och användas på bättre och mer kostnadseffektiv och kan på så sätt minska lokal- och driftkostnad per anställd.

(13)

En effektivt nyttjad lokal ger besparingar i energikonsumtion. Ett mer digitaliserat arbetssätt innebär även mindre pappershantering och minskade resor då möten i högre grad kan ske digitalt, vilket har en positiv inverkan på miljön.

5.5 Kommunen – en modern och attraktiv arbetsgivare

Ett väl genomfört aktivitetsbaserat kontor kan bidra till upplevelsen av kommunen som en modern och attraktiv arbetsgivare vilket underlättar vid rekryteringar och stärker

varumärket.

WPA – aktivitetsstudie

Work people analytics genomförde en digital aktivitetsstudie som alla medarbetare i kommunhuset finns möjlighet att besvara. Totalt 591 medarbetare fick enkäten och svarsfrekvensen låg på ca 63%.

Medarbetarna svarade att de anser att de största arbetsuppgifterna är administration och formella möten och att ca 37% av arbetstiden läggs på dessa två aktiviteter. Dessa aktiviteter anses också vara mest viktiga och värdeskapande i det dagliga arbetet. Trots detta framkommer i intervjuer och workshops att man önskar minska de formella mötena och det blir viktigt att utreda detta vidare och på vilka sätt möteskulturen kan förändras samt möjligen effektiviseras.

De mest tidskrävande arbetsaktiviteterna kräver miljöer som tillgodoser avskildhet för koncentrationskrävande arbetsuppgifter, rätt utformade mötesrum med rätt teknisk utrustning och varierande inredning samt miljöer som kan möjliggöra ökad samverkan via informella möten och därmed bidra till att minska de formella mötena.

Medarbetare anger att de tillbringar ca 60% av sin arbetstid vid sitt skrivbord men nyttjandegradsmätningen ger en indikation på nyttjande i snitt 42% av arbetsdagen. En viktig frågeställning är då hur man med stöd av arbetsmiljön och rätt digitala verktyg kan stödja mobilitet och rörlighet i utförandet av arbetsuppgifter.

Det vanligaste verktyget medarbetarna använder sig av är bärbar dator följt av mobiltelefon och därefter stationär dator. Vad kommer ett nytt arbetssätt kräva för verktyg och

utrustning för att medarbetare effektivare skall kunna utföra sina arbetsuppgifter?

Samverkan är stor inom kommunen och de olika förvaltningarna och kontaktytorna är många. Här ser vi att miljön kan påverka samverkan positivt och förenkla samarbetet än mer. Ytterligare kartläggning bör göras för att se vilka förvaltningar som bör placeras i närhet av varandra.

I studien går att utläsa att det finns en strävan att frångå stuprörskulturen mot ökat

skapande och samarbete. Vad innebär detta för kommunen och hur detta skall uppnås bör analyseras ytterligare.

Slutligen går i analysen att se att den fysiska miljön är något som kan förbättras för att öka trivseln hos medarbetarna. De organisatoriska parametrarna är de kriterier som

medarbetarna är mest nöjda med och känslan överlag är att organisationen erbjuder

(14)

trygghet att agera, ger syfte och får medarbetarna att känna stolthet. Där det finns

förbättringspotential gäller att bringa tydlighet kring förväntningar och att främja samarbetet inom organisationen.

Viktigast för att uppnå en god arbetsmiljö anser medarbetarna vara att verktyg och

teknikstöd fungerar och tätt därefter kommer mjuka värden som att möjliggöra en hälsosam livsstil samt personlig utveckling.

Se vidare i Bilaga 1. WPA aktivitetsanalys

Nyttjandegradsmätning

En nyttjandegradsmätning genomfördes för att på ett tydligt sätt synliggöra hur ofta de olika rumstyperna (arbetsplatser, mötesrum etc.) nyttjas.

Nyttjandegradsmätningen utfördes under 2 veckor (vecka 6+7 2018) med 3 mätningar om dagen. En kompletterande mätning gjordes under ett senare skede i vissa mötesrum som inte kom med i första mätningen. Mätningen av dessa mötesrum utfördes två gånger om dagen.

Sett till hela Turebergshuset och Tingsvägen så nyttjades arbetsplatserna till 42 % under mätperioden vilket ger en indikation på att den totala lokalytan inte utnyttjas effektivt.

Mätningen visar att förvaltningarna nyttjar sina arbetsplatser olika mycket med ett intervall mellan 21 – 58 %.

Högst nyttjandegrad har Miljö- och Byggnadskontoret samt Vård- och Omsorgskontoret med 58% resp. 56% under mätperioden. En förklaring till detta kan vara att en del möten hålls på det egna rummet och att det under mätperioden inte togs hänsyn till om det var flera personer vid arbetsplatsen eller i det egna arbetsrummet utan endast noterades om det var upptaget.

Mötesrummen i nyttjades i genomsnitt till 34 % under mätperioderna. Nyttjandegraden skiljer sig mycket beroende på förvaltning.

Högst nyttjande av mötesrum har Barn- och Ungdomskontoret . Även Vård- och

Omsorgskontoret, Trafik- och Fastighetsförvaltningen har en högre nyttjandegrad >= 50 %.

Då det framkommer i intervjuer och workshops att verksamheten upplever en brist på tillgängliga mötesrum måste möteskulturen och mötesbokningsrutiner ses över då mätningen ger en tydlig indikation på att mötesrummen har större nyttjandekapacitet än vad som används i dag.

Möten på det egna kontorsrummet har inte tagits hänsyn till vid mätningen.

Projektet behöver fördjupa sig i vilken typ och storlek av mötesrum som har den högsta beläggningen inför framtida lokalutformning.

(15)

Överordnade behov/Fokusområden

8.1 Lokalutformning och inredning

8.1.1 Nuläge

Utformningen av planlösningen och utnyttjandet av lokalens ytor i dagens kommunhus upplevs inte tillfredsställande gällande vare sig estetik, säkerhet eller arbetsmiljö.

Nuvarande lokal stödjer inte ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Lokalen är utformad med många cellkontor, få ytor som bidrar till spontana ytor eller projektarbete, många och bitvis långa korridorer. Ytan är ej heller jämnt fördelat mellan enheter och rumsligheter samt mötesrummen upplevs delvis felplacerade vilket bidrar till att rummen inte nyttjas effektivt.

Det upplevs även svårt att få tag på tillgängliga mötesrum. Mötesrummen är spridda på många olika delar i lokalen vilket gör vissa av dem mer svårtillgängliga. Det finns stor brist på spontana mötesytor och möjlighet till interaktion med andra medarbetare i

kommunhuset. Nyttjandegradsmätningen som utförts visar på att arbetsplatserna nyttjas endast 42% och mötesrummen 34% under mätperioden.

Det är överlag stora skillnader i standard på både ytskikt och inredning mellan de olika våningsplanen. Lokalen känns omodern och inte särskilt välkomnande.

Ur ett säkerhetsperspektiv fungerar den inte heller särskilt väl då besökare enkelt kan ta sig upp i byggnaden, om än med vissa begräsningar även in på avdelningar samt att många externa möten behöver hållas på den interna zonen och högt upp i huset pga.

mötesrummens placering.

Lokalen har delvis gjorts om över tid för att försöka möta behovet av bland annat fler mötesrum dock har ventilationen inte anpassats. Vissa delar av huset har undermålig ventilation och luftkvaliteten upplevs som ojämn mellan våningsplanen.

Det är problem med hissarna som är underdimensionerade, gamla och långsamma vilket innebär att de inte har kapacitet att hantera det flöde av människor som dagligen förflyttar sig i huset. Trapphuset är låst och upplevs som instängt, otillgängligt och inte trevligt att vistas i. Här finns stor förbättringspotential om det går att anpassa säkerhets- och brandcellsgränser på ett annat sätt än i dag.

Kommunhuset har inte en särskilt välkomnande eller tydlig entré och reception.

Utformningen av entré- och receptionsytorna möjliggör ej mottagande av ett större antal besökare och det finns få sittplatser för väntande besökare. Det är lätt för besökare att ta sig in i huset utan att anmäla sig vilket inte är bra ur ett säkerhetsperspektiv.

Det finns i dag ingen gemensam matsal för alla medarbetare att äta sin lunch i. I huset finns en restaurang som drivs av extern aktör och som är öppen även för allmänheten. Den

(16)

är placerad högt upp i huset vilket bidrar till en mycket hög belastning på hissarna under tiden kring lunch och då är hissarna redan är hårt belastade av de som jobbar i huset.

Parallellt utreds även möjligheten att flytta kommunens huvudbibliotek från Aniaraplatsen till Turebergshuset.

8.1.2 Nyläge

Viktiga behov att uppfylla gällande tekniska förutsättningar

• God ventilation genomgående i huset

• Fungerande vatten och avlopp

• Moderniserade funktionsdugliga hissar som är anpassade efter antalet personer som vistas i huset

• Lokalernas utformning skall vara flexibel och medge personal- och organisationsförändringar i framtiden

• Lokalerna skall stödja olika typer av arbetsuppgifter dvs även hantering av sekretessklassade uppgifter.

• Bra lösningar för avfallshantering och återvinning behövs

• Solavskärmning krävs i söderläge

Viktiga behov att uppfylla gällande entré, reception och väntrum:

• Tillgänglighets- och arbetsmiljökrav skall uppfyllas i harmoni med huset

• Inbjudande och tillgänglig för besökare och medarbetare

• Vacker, välkomnande och professionell miljö

• Bemannad reception med vänligt bemötande där registrering av besök sker digitalt

• Bra mottagande för besökare hela vägen från entré till mötesrum

• Besökshanteringen bör vara genomtänkt och externa besök kan lämpligen hållas i nedre delen av huset

• Tydlig skyltning

• Utställningsytor som kombineras med väntytor

• Sittgrupper/möbler för olika behov

• Väntrum som är anpassat för besökande barn

• Tillgång till vatten

• Ev besöksdatorer

• Önskemål om Café har framförts

(17)

• Förbättrad säkerhet med tydligare gränser mellan extern och intern yta

• Ev flytt av huvudbiblioteket till Turebergshuset och ev synergier med bibliotekets verksamhet

Viktiga behov att uppfylla gällande mötesrum, samtalsrum och telefonrum

• Sollentuna kommun är en mötesintensiv organisation. Genom att tillskapa fler öppna och gemensamma ytor kan antalet informella och spontana möten öka vilket erfarenhetsmässigt kommer att minska antalet formella möten.

• Det finns starkt önskemål om att placera kommunfullmäktigesalen i nedre delen av huset

• Det bör finnas mötesrum i en ”extern zon” för externa möten och besökare samt andra mötesrum i kontorets ”interna zon” för interna möten

• Mötesrummen bör inredas med varierad utformning för att främja varierade

mötesformer och möjlighet till olika ergonomiska arbetsställningar som tex hög och låg möblering, ståbord, loungemöblering

• Att det finns mötesrum som är väl anpassade för barn och familjemöten i den

”externa zonen” både gällande trygg lugn miljö, inredning och utrustning

• Att det finns mötesrum med insyn till anslutande rum för barn att vara i då samtal pågår med deras föräldrar intill

• Att det finns olika säkerhetsklass på mötesrummen i den ”externa zonen” som utformas och utrustas för att möta olika krav på säkerhet

• Att det finns lättillgängliga obokningsbara telefonrum på varje våningsplan för att tillgodose behovet av telefonsamtal i ostörd miljö

• Att det finns obokningsbara mötesrum för spontana avstämningar och informella möten

• Att det finns samtalsrum för 2-3 personer för avstämning och samtal

• Att det finns rum som även kan användas till återhämtning efter tungt emotionellt arbete

• Ljudklassen på mötesrum och samtalsrum skall anpassas till rummets funktion

• Det måste finnas möjlighet att hålla sekretessmöten utan insyn av

förbipasserande, t ex att det finns textilier som går att dra för vid fönsterpartier mot korridor

• Att det finns mötesrum anpassade efter vissa funktionshinder, t ex med hörselslingor eller med anpassade hjälpmedel och bildverktyg

(18)

• Externa mötesrum, samtliga eller ett urval, får ej ha lösa föremål eller möbler som är lätta att kasta eller skada någon med

Viktiga behov att uppfylla gällande arbetsplatser skrivbord och fokusytor

• Att det finns höj-och sänkbara skrivbord på varje plats (fördel om de är tystgående)

• Att det finns olika storlekar på bord på olika ytor i lokalen pga. att vissa

arbetsuppgifter som t ex att hantera ritningar och detaljplaner etc. kräver större bordsytor

• Att det finns platser där sekretessuppgifter kan hanteras (t ex ryggen fri, skärmar mellan borden, skärmskydd)

• Att det finns bra lättinställda hygieniska arbetsstolar anpassade efter en

aktivitetsbaserad miljö. Bra om det finns minst 2-3 olika typer av arbetsstolar att välja emellan

• Att det finns tillräckligt med ergonomiska arbetsplatser i samtliga zoner för olika typer av arbetsuppgifter så som t ex koncentrationsarbete eller för

rutinarbetsuppgifter

• Att det finns god tillgång till helt avskilda ytor eller rum där det går att arbeta helt ostört och koncentrerat

• Att det finns rengöringsservetter eller liknande vid arbetsplatserna för möjlighet att göra rent arbetsverktyg som används av flera som tex tangentbord

• Att det tillhandahålls kontorsmaterial och eventuella hjälpmedel som t ex rullmus i anslutning till skrivborden

• Utred om det finns behov av att kunna erbjudas möjlighet att boka vissa arbetsplatser i perioder för t ex projektarbete

• Utred om det finns behov av att kunna se vart i huset det finns tillgängliga platser när man kommer till kontoret och hur detta i så fall skulle kunna lösas

• Det är bra att kunna erbjuda t ex balansplattor, balansstolar (core-pall) och att placera ett antal per våningsplan för tillgänglighet

Viktiga behov att uppfylla gällande loungeytor och allmänna utrymmen

• Alla platser på ett aktivitetsbaserat kontor räknas som arbetsplatser och därför ska det finnas variation i möblering och färgsättning

• Hjälpmedel som t ex laptopbord och uttag för dataladdare bör placeras på lämpliga ställen för att främja och möjliggöra arbete på olika platser

• Miljön, möblering och övrig inredning skall möjliggöra samarbete och bidra till spontana möten och kreativitet

(19)

Viktiga behov att uppfylla gällande pentry, matsal och kaffestationer

• För att främja samarbete och nätverkande mellan förvaltningar och kollegor bör en gemensam matsal erbjudas

• Kylskåp bör erbjudas för förvaring av matlådor etc per våningsplan

• Matsalen måste ha bra akustik, vara tillgänglig och välkomnande med variation i bra möblering anpassad matsal

• En cafédel kan utformas i direkt anslutning eller som en del av matsalen så att medarbetare gemensamt kan ta en fika i trevlig miljö oavsett tid under dagen

• En intern matsal skall ha flera funktionsområden för ett effektivt lokalutnyttjande.

Matsalen bör utanför lunchtid dvs 11-13 kunna nyttjas på annat sätt tex stor konferensyta

• Varm mat bör intas i den gemensamma matsalen. Kaffestationer och vatten skall finnas i anslutning till matsalens loungeytor, på varje våningsplan och i anslutning till mötesrum

• Önskemål finns om ”mat-på-jobbet” kylar

• I anslutning till konferensdel och kommunfullmäktigesalen behövs ett större servicekök planeras för

Viktiga behov att uppfylla gällande Servicedesk för IT, telefoni & service

• Servicedesk bör placeras och utformas så att den inte stör övrig intilliggande verksamhet

• Servicedesk har som övergripande mål att kunna hjälpa och ge god service till medarbetare gällande it, telefoni och service och bör därför utformas så att den är tillgänglig, tillmötesgående och enkel att besöka samt att den för säkerhets skull går att låsa vid tillfällen den är obemannad eller över natt.

• Servicedesk skall utformas med rätt antal arbetsplatser och arbetsytor för sitt syfte.

Viktiga behov att uppfylla gällande arkiv

• Att arkivbehovet hos verksamheterna inventeras

• Att arkivlokalerna uppfyller tekniska krav för arkiv tex ventilation, brandkrav m.m.

• Att sekretesskrav uppfylls

• Att inredningen anpassas efter verksamhetens behov

• Att möjligheten att installera kompaktarkiv i närarkiv på planen utreds

(20)

Övriga ytor

• Utställning och/eller plats för showroom för samhällsinformation och kommunens aktiviteter mm i anslutning till entrén bör utredas vidare med avseende på placering och storlek.

• Ett intressant och nytänkande förslag från medarbetare är att tillskapa olika

”attraktioner” på varje våningsplan för att skapa rörelse i huset.

• Omklädningsrum och i vissa fall även dusch behövs på lämpliga tillgängliga ställen i huset för de funktioner som har behov av det i sitt arbete.

• Det finns starka önskemål om ett nytt fräscht gym med placering högst upp i huset på våning 13

• Duschmöjlighet och omklädningsrum önskas i naturlig anslutning till gymmet

• Det bör erbjudas torkrum och viss förvaringsmöjlighet för träningskläder i anslutning till gym

• Det finns önskemål om löpband/gåband avsedda för att kunna hålla gåmöten med kollegor

• Låst cykelrum önskas för att kunna förvara sin privata cykel i dagtid.

• Trapphusen bör öppnas upp och göras mer tillgängliga samt välkomnande för att skapa rörelse och främja nyttjandet av dem

• Trapphusen bör ha god akustik, lämplig trevlig belysning och färgsättning och bjuda in till nyttjande. På så sätt kan de bidra till bättre hälsa hos personal som nyttjar dem samt avlasta användningen av hissarna

Förvaring

• Varje medarbetare bör erbjudas ett låsbart personligt skåp för personliga föremål så som liten väska, dator och en pärm.

• Opersonliga skåp som är låsbara för tillfällig förvaring kan vara ett stöd vid arbete på annat våningsplan än där det personliga skåpet finns placerat

• Utred vilka som har behov av tillgång till lättillgängligt referensbibliotek

• Förvaring för profilprodukter, gåvor, vaktmästerisaker bör placeras i närheten av internservice.

• Gällande dagens förvaringsbehov och kommande digitaliseringsarbete behöver noggrann analys göras utav uppskattat framtida faktiska behov av förvaring för arbetsmaterial. Det är viktigt att inte utgå från dagens behov då det kommer att förändras drastiskt efter digitaliseringsprocessen och efter städaktiviteter.

(21)

• Arbetsmaterial behöver finnas lättillgängligt och kunna förvaras på ett säkert sätt

• En väska för att bära med sig dator etc. bör erbjudas till de som önskar. Det finns flera olika varianter

• Vissa kontor har behov av särskilda arbetskläder och utrustning som i vissa fall behöver kunna låsas in.

8.1.3 Viktiga frågeställningar att utreda

• Medicinska specialbehov hos medarbetare som påverkar utformning av arbetsplats och arbetsmiljö?

• Hur ser förvaltningarnas olika behov av lokalutformning ut utifrån de olika arbetsuppgifter de har?

• Hur ser kommunens organisation ut idag och närmaste åren med avseende på nyrekryteringar?

• Är hantering av sekretessuppgifter något som är en arbetsuppgift som ställer särskilda krav på en hemvist?

• Ska andra kommunala verksamheter beredas plats i huset?

• Ska beroendemottagningen fortsatt vara i kommunhuset? Var skall den placeras och vilka behov finns att uppfylla?

• Ska externa hyresgäster inrymmas i huset efter ombyggnationen?

• Hur ser kommunens lokalbehov ut gällande t ex arkiv, KF-sal, cykelparkering, reservkraft, serverhallar etc.?

• Finns möjlighet att flytta ned Sollentunasalen (kommunfullmäktigesalen) till nedre delen av huset?

• Kan Sollentunasalen (KF-salen) nyttjas till fler aktiviteter och sammankomster än i dag för ett effektivare lokalutnyttjande?

• Finns möjlighet att placera en gemensam matsal för medarbetare på pl. 13 där nuvarande Sollentunasalen finns? En gemensam matsal bör utformas med mycket god akustik.

• Finns möjlighet att bygga en terrass på taket som skulle kunna integreras med en gemensam matsal på pl. 13 för medarbetare?

• Finns det möjlighet och vilka fördelar finns i så fall med att ha en gemensam reception och angränsande väntrum för externa besök?

• Vilka riktlinjer finns kring sekretess anpassat till en aktivitetsbaserad arbetsmiljö och hur skall lokalen anpassas för att stödja dessa?

(22)

• Vilka miljökrav har kommunen? En miljökonsekvensanalys kan komma att behöva göras.

• Hur skall befintlig inredning återbrukas eller återvinnas?

• Finns möjlighet att utforma en del av befintlig kontorsyta till aktivitetsbaserad provarbetsplats?

• Hur ser underlag och tekniska utredningar ut för huset? Saknas underlag och ritningar?

• Finns det fördelar med att tillskapa en separat personalentré?

8.2 Kommunikation

Området kommunikation behandlas nedan med syfte att tydliggöra hur viktigt det är med fungerande, tydlig och kontinuerlig information innan, under och efter implementeringen av ett nytt arbetssätt. Hur kommunikationen hanteras kan vara avgörande för hur lyckad implementationen och upplevelsen av nytt arbetssätt blir. Därför bör mycket tid och tanke läggas på att besvara hur, vad, till vem och varför information skall delges under

processen.

Sweco rekommenderar att det som framkommit under workshops med chefer tas i beaktande och hanteras under processen och i projektet. Kontinuerlig återkoppling och information är viktigt för att undvika spekulationer och för att skapa förståelse för processen.

I tidigt skede är det viktigt att:

• Identifiera intressenter

• Ta fram en kommunikationsstrategi och kommunikationsplan

• Kartlägga vilka forum som krävs för god kommunikation

8.2.1 Nuläge

I dag sitter medarbetare på fasta platser vilket förenklar den direkta dialogen mellan kollegor. Vissa förvaltningar har behov av oförutsedda snabba chefsbeslut. Den fasta placeringen upplevs underlätta och ger trygghet vid behov av snabb dialog och beslut av närmsta chef. Som kommunikationskanal inom kommunen används intranätet kallat Solsidan och mail samt olika mötesforum. Skype används men skillnaden i nyttjandegrad är stor mellan medarbetare och olika förvaltningar.

Kommunen har en viktig roll i kommunikation till sina invånare och besökare och skall verka för att stödja sina invånare. Det är därför av stor vikt att relevant information är tydlig och synlig i kommunhuset för besökare. I dag är avsedda informationsytor i entré och reception inte helt enkla att överblicka.

(23)

8.2.2 Nyläge

Det finns bra digitala verktyg som kan stödja kommunen i sitt informationsflöde i entré och reception.

Nya digitala verktyg som kommunen beslutar att använda skapar nya vägar för dialog och kommunikation och dessa bör implementeras i god tid innan inflytt i de nya lokalerna.

Digital signage kan med fördel användas på strategiska placeringar i huset för ett levande informationsflöde. Det är dock viktigt att underhålla informationen så att budskapet blir levande och intressant för mottagaren.

8.2.3 Kommunikation under processen och projektet

I workshops med chefsgruppen har nedanstående önskemål framkommit och för flera av dessa önskemål finns redan åtgärder framtagna i kommunikationsplanen som kommunen tagit fram.

• Chefer önskar få information först så att de känner sig pålästa inför frågor från medarbetare

• Kontinuerlig information kring projektet och aktiviteter av projektorganisationen (även om ingen ny information finns)

• Information bör gå ut i flera olika kanaler för att nå fler medarbetare och underlätta förankringen.

• Visuellt gemensamt bildstöd som är lika för alla oavsett chef eller medarbetare

• Chefer önskar kunna få stöd i hur de skall informera sina medarbetare

• Det är viktigt att informationen är transparant

• Gemensamma regelbundna träffar mellan chefer är önskvärt för att kunna delge och stödja varandra i processen och övergången till AKTIVITETSBASERAT KONTOR

• Informationsmaterial i form av PPT:er om varför övergången skall ske önskas 8.3 Arbetssätt och arbetskultur

8.3.1 Nuläge

I dag upplevs i vissa delar av organisationen att arbete utanför kontoret inte är helt accepterat av chefer och medarbetare. Det saknas en enhetlig policy kring arbete på annan plats än kontoret. Flexitidssystemet upplevs inte vara tillräckligt flexibelt.

Kommunen är i dag en stuprörsorganisation och nuvarande lokalutformning stödjer den typ av organisation. Ambitionen är att den ombyggda lokalen och nytt arbetssätt motverkar denna typ av arbetssätt.

(24)

8.3.2 Nyläge

Idag så finns det IT och teknik som tillåter arbete hemifrån eller på annat ställe än på kontoret och de är något som de flesta cheferna ser positivt på. En annan faktor som försvårar möjligheten till att jobba hemifrån är, även om IT-verktygen finns för att jobba hemifrån, att infrastrukturen är opålitlig.

Acceptansen för hemarbete eller arbete på annan plats än på kontoret upplevs inte helt genomsyra verksamheten och nya generella strukturer för den möjligheten måste tas fram.

I Public Partners översyn framkommer att det efterfrågas mer av gemensamma arbetssätt som kan stärka en sammanhållen kommun med en mer övergripande gemensam kultur.

Det finns en önskan om att öka samarbetet och kompetensöverföringen över

förvaltningsgränser och mellan medarbetare samt att underlätta för det fysiska spontana mötet. En möjlighet till kortare ledtid och kortare handläggning är ett mål med ett förändrat arbetssätt. Det talas också om vikten av överblick kring vad som sker hos olika

förvaltningar i huset och vad ens kollegor arbetar med. Om överblick finns skapas möjlighet till att samverka i projekt och ge liv åt synergieffekter med ökat värde.

Ökat teamarbete och ökad arbetsglädje och bort från stuprörsorganisationen påtalas som ett nytt önskvärt läge i och med förändringen av lokal och arbetssätt.

Kommunen är en mötesintensiv organisation och det framkommer att det finns önskemål om att effektivisera formella möten och även göra dem färre.

Viktiga behov att uppfylla och frågeställningar att utreda

• Att skapa förståelse för att övergången till nytt arbetssätt är ett verksamhetsprojekt och inte ett lokalprojekt

• Nyckeln till framgång för ökat samarbete och kompetensöverföring efter övergång till ett aktivitetsbaserat arbetssätt är att beteenden förändras. Lokalen kan enbart stödja detta men förändringen ligger hos människan.

• Viktigt att alla chefer och medarbetare förstår varför och hur arbetssättet skall förändras.

• Det ligger ett ansvar hos alla medarbetare att verka aktivt för det beslutade arbetssättet och implementeringen av det

• Ledningsgrupp och chefer bör agera som ambassadörer för det nya arbetssättet

• En framgångsfaktor för implementeringen kan vara att involvera utvalda medarbetare som interna ambassadörer för projektet och ge dem stor insyn i projektet samt utvecklingen av arbetssätt

• Det behövs en strategi för hur chefer skall leda och verka i ett aktivitetsbaserat kontor

(25)

• Det behövs en strategi för hur medarbetare skall verka i ett aktivitetsbaserat kontor

• Det viktigt att säkra att alla förstår hur man skall nyttja de olika ytorna och funktionerna på sitt nya kontor. Denna process fortskrider även efter inflytt.

• Det behövs tid för implementering av nytt arbetssätt

• Implementering av förändring i arbetssätt och digitalisering bör ske i hanterbara steg och i god tid före inflytt

• Ge chefer stöd i olika typer av forum och via informationsmaterial

• Kompetenssäkring hos chefer i att leda i förändring

• Kompetenssäkring hos chefer i att leda i ett aktivitetsbaserat kontor

• Tillsammans arbeta fram ”gemensamma överenskommelser” som skall råda på arbetsplatsen

• Skapa trygghet genom förändringsprocessen hos medarbetare och chefer är av stor vikt för lyckad övergång

• Utred vilka områden och vad behöver våra medarbetare och chefer utbildas inom och ta fram erforderliga utbildningar i god tid före inflytt

• Hur kan man arbeta med att förbättra och effektivisera möteskulturen. Ta fram gemensamma överenskommelser gällande möten och komplettera med utbildning om behov finns.

• Vid behov utveckla och revidera arbetsbeskrivningar och introduktion till nyanställda

8.4 IT, AV och digitalisering

8.4.1 Nuläge

Även om ett stort antal mötesrum nyligen har uppdaterats med ny teknik påpekas att det ibland är svårt att få till fungerande och tillfredsställande teknik i vissa mötesrum för möjligheten att hålla olika typer av digitala möten.

Mötesbokningssystem måste uppdateras då det i dag anses svårt och tidskrävande att boka mötesrum och att de mötesrum man har befogenhet att boka ofta är upptagna.

Beläggningsmätningen visar att många mötesrum står tomma stora delar av dagen men ändå upplevs det som att det finns för få mötesrum. I snitt nyttjas mötesrummen i Turebergshuset endast 34% under mätperioden.

I dag är formella möten en av de aktiviteter som rankas som viktigast och mycket värdeskapande utav medarbetarna. Det visar att det måste finnas ett bra, lättanvänt och korrekt mötesbokningssystem där fler rum kan nyttjas av fler medarbetare och förvaltningar för att komma tillrätta med den upplevda avsaknaden av rum. Det finns stor

(26)

utvecklingspotential både gällande möteskulturen, digitala verktyg och implementationen av dessa då det i dagsläget ej är direkt vanligt med digitala möten.

Gällande attestering av fakturor så är det i dag tidskrävande samt kräver pappersutskrifter vilket upplevs som frustrerande och ineffektivt samt att det inte är i linje med dagens moderna miljötänk.

På vissa håll i kommunen finns inte tillit till digitala verktyg och att det kan vara problem med att t ex uppkoppling inte fungerar vilket medför att man har svårigheter att utföra sitt arbete. Generellt så upplever Sweco att den digitala mognaden är låg hos kommunen.

Detta är viktigt att ha i beaktande gällande implementeringen av nytt utvecklat digitalt arbetssätt så att den anpassas i god tid och att rätt och tillräckliga resurser avsätts för detta syfte.

8.4.2 Nyläge

En aktivitetsbaserad arbetsmiljö innebär ett digitaliserat arbetssätt. Exakt vad det innebär för Sollentuna kommun måste utredas vidare. Pappershanteringen bör minskas eller i vissa fall helt avslutas. Under övergångsperioden skall stora mängder papper scannas in och det är en nödvändighet att förbereda för både tekniska verktyg såväl som att i god tid

säkerställa att det finns fysisk arbetskraft inför implementering av nytt arbetssätt.

En oerhört viktig del att utreda vidare är mötesbokningssystemet så att det blir enkelt att boka och finna rätt typ av mötesrum med rätt utrustning för mötets karaktär.

Bokningsskärmar utanför mötesrum underlättar för överblick av lediga rum och att boka spontana möten. De ökar också kapaciteten av mötesrum då rummet avbokas automatiskt om mötesdeltagare inte checkat in i rummet via skärmen inom tidsbestämt spann efter mötets start.

Digital signering bör införas och i god tid innan inflytt för att effektivisera arbetet och för att minska pappershanteringen och behovet av förvaring.

8.4.3 Viktiga behov att uppfylla och frågeställningar att utreda

• Kommunen har inte alla digitala verktyg för ett mobilt arbetssätt i dag. Utredning kring vad som behövs måste göras.

• Ta fram en strategi för hur kommunens telefoni skall fungera.

• En förutsättning för ett väl fungerande aktivitetsbaserat kontor är att IT-systemen fungerar problemfritt. Rätt IT-lösningar möjliggör frikoppling från den fysiska arbetsplatsen och möjliggör mobilitet

• Swecos erfarenhet är att organisationer som satsar på att utbilda medarbetarna i de nya IT-lösningarna lyckas bäst med sitt aktivitetsbaserade arbetssätt.

• Sweco rekommenderar att alla kommunens olika verksamheter – även andra verksamheter utanför de centrala förvaltningarna – använder de nya digitala lösningarna. Att använda olika lösningar kan ställa till problem.

• Det finns stora begränsningar i kommunens digitala verktyg. Och stödjande digitala verktyg är nödvändiga för ett mobilt arbetssätt i en aktivitetsbaserad arbetsmiljö.

Sweco rekommenderar därför att kommunen investerar i moderna IT-lösningar.

Det är exempelvis wifi, laddningsstationer, möbler förberedda med USB, el och telefoni.

• Kommunen bör noga tänka igenom den framtida digitala plattformen (både mjukvaru- och hårdvarutjänster) i god tid så den blir strategiskt genomtänkt, användarvänlig och stödjer ett nytt arbetssätt i en aktivitetsbaserad arbetsmiljö.

(27)

• Implementering av digitalt arbetssätt tar tid och måste förberedas och planeras för i tidigt skede

• Implementeringsplan av digitala verktyg bör tas fram i samråd med delprojekt arbetssätt och påbörjas i god tid innan inflytt.

• Checklistor kan underlätta för att enkelt överskådliggöra vad som behöver implementeras och vilka som är i behov av extra stöd eller utbildning.

• Möjligheten och kunskapen kring digitala möten måste öka hos chefer och medarbetare

• Sweco rekommenderar en testmiljö av nya tekniska lösningar för lättare implementering hos medarbetare

• Ett system för att enkelt hitta lediga platser, samtalsrum, mötesrum och eventuellt medarbetare kommer underlätta för medarbetare under arbetsdagen

• Utred hur olika typer av mötesrum skall bestyckas

• Ta vara på de höga förväntningarna med ett digitaliserat arbetssätt som finns hos medarbetare.

• En framgångsfaktor för implementeringen kan vara att involvera och utbilda utvalda medarbetare som interna ambassadörer för digitaliseringsprocessen med uppmaning att bistå sina kollegor med hjälp kring nyttjandet av digitala verktyg

8.5 Säkerhet och brand

8.5.1 Nuläge

Det finns flera anledningar att förbättra säkerheten i kommunhuset i samband med ombyggnationen. Kommunfullmäktigesalen på plan 13 och den allmänna restaurangen på plan 12 kan innebära en stor säkerhetsrisk för Sollentuna kommuns personal då externa personer kommer långt in i huset dagligen. Det är i dag möjligt att som extern besökare kliva rakt in i kommunhuset och ta sig i princip obemärkt längst upp i huset. Många möten med externa besökare hålls inom de interna ytorna vilket äventyrar både säkerhet och sekretess. Det påtalas även att ljudklassningen inte är tillräcklig i vissa mötesrum vilket äventyrar sekretessen. Socialförvaltningen har ytterligare ett mindre väntrum på pl 3 dit besökare hänvisas efter att de anmält sig i receptionen vid entrén. Därefter tas besöken vidare in i lokalen till bokat mötesrum vilket inte är en optimal lösning ur

säkerhetssynpunkt.

Beroendecentrum har sin mottagning i kommunhuset. Det går i dag som extern besökare att fritt förflytta sig mellan alla våningsplan via hissar och från plan 1 även via trapphuset.

Arkiven i huset har stora brister och kommer att behöva hanteras separat både med avseende på renoveringen av arkiven, ev evakuering och säkerheten under

ombyggnadstiden. Digitaliseringen och hanteringen av kommunens pappershantering kommer att påverka arkivens utformning och frågan bör utredas vidare.

Det finns i dagsläget brister i husets brandskydd pga tex icke intakta brandcellsgränser.

(28)

8.5.2 Nyläge

Säkerheten och brandskyddet bör grundligt ses över inför ombyggnation. Nya lokalerna bör säkerställa att tex externa möten inte behöver ske inne på avdelningar utan att det finns avsedda mötesrum och en extern zon för dessa i nedre delen av huset. Den allmänna restaurangens placering inne i kommunhuset bör utredas utifall den kan flyttas eller avvecklas.

Det finns många starka önskemål om att öppna upp mer mellan våningsplanen via upplåsta trapphus och eller t ex spiraltrappor på vissa ställen mellan våningsplan. Detta bör utredas om det finns möjlighet att genomföra ur brand- och säkerhetssynpunkt.

Arkiven moderniseras och förses med modern teknik, ambitionen bör vara att placera platser i anslutning till externa mötesrum som forskare kan nyttja när de läser material från arkivet.

8.5.3 Viktiga behov att uppfylla

• En övergripande säkerhetsanalys bör göras och därefter utfärdas en åtgärdsplan

• Utreda hur man skall hantera sekretessbelagda dokument och arbete etc

• Ta fram gemensamma övergripande säkerhetsrutiner för bland annat dokumenthantering

• Mötesrum som är säkerhetsklassade utifrån behov gällande bl a ljudklass, larm och flyktväg

• Säkerställa riktlinjer för digitalisering av dokument

• Brandskyddsdokumentation upprättas

• Arkiven i huset kan uppfylla krav i enlighet med arkivlagen

8.6 Kontorsservice

8.6.1 Nuläge

Det finns potential att förbättra, ena och utöka utbudet av kontorsservicetjänster i Turebergshuset för att där igenom också spara resurser och kapital.

Lokalernas funktioner och ytor måste ses över då de idag inte fullt ut stödjer god service.

Ytor för konferensservice, förråd, logistik m.m. kan effektiviseras och förbättras.

Befintliga logistiklösningar i huset bör förbättras, tex ytor för avfallshantering och godsmottagning.

Befintliga avtal och utbud av tjänster bör grundligt ses över samt att en tydlig strategi för framtida utbud tas fram.

Tjänsteutbudet kan centraliseras för att spara resurser och kapital.

(29)

8.6.2 Nyläge

Upphandlingsunderlag för de tjänster som inte är befintliga och upphandlade kommer upphandlingsstrategi och ev underlag att tas fram.

Att logistiken, lokalerna, organisationen och säkerheten stödjer en god och enhetlig service i Turebergshuset.

Att utbudet av tjänster är enhetligt och att det finns en tydlig och strukturerad förvaltning.

Servicefunktioner genererar bättre arbetsmiljö för medarbetare och bättre service till invånare.

• Gemensamt utbud och tillgång till kontorsservice- och FM-tjänster för verksamheter i Turebergshuset

• Gemensamma och effektivare förråd för tex kontorsmaterial

• Förbättrade lokaler som stödjer bra konferensservice.

• Säkerställa tydliga riktlinjer och organisation för hur kontorsservicetjänster skall förvaltas samt finansieras

• Ändamålsenliga lokaler som stödjer en god och säker service till Sollentunas invånare.

• Att tjänsteutbudet uppfattas som modernt och nytänkande för både invånare och anställda.

8.7 Flytt, evakuering och avveckling

8.7.1 Nuläge

Ombyggnationen av Turebergshuset omfattar hela huset, vilket innebär att kommunens personal och externa hyresgäster samt invånare kommer att beröras.

Troligen kommer fastighetens samtliga tekniska system, så som tex ventilation, vatten och avlopp, att bytas ut alternativt renoveras vilket också kommer att påverka arbetsmiljön i huset.

Även logistiken i fastigheten kommer att påverkas då samtliga hissar behöver renoveras alternativt bytas ut.

Detta medför att verksamheter kommer att behöva evakueras under vissa perioder eller under hela byggprocessen

En plan för evakuering och ev inhyrning av evakueringslokaler kommer att upprättas.

(30)

8.7.2 Nyläge

Att minimera påverkan av kommunens verksamheter och service till invånare.

Att genomföra ombyggnation, evakuering och flyttar på ekonomiskt försvarbart sätt.

Flyttar kommer därför att genomföras efter god planering ihop med verksamhet och ev utanför kommunens arbetstider. Flyttarna bör planeras så att de inte sker samtidigt för att bland annat underlätta för berörd projektpersonal, servicepersonal och t ex att inte överbelasta hissar vid samma tidpunkt.

Sweco förordar dock att gemensam inflytt av verksamheter skall ske när ombyggnationen är klar och att det är viktigt att ha en väl genomarbetad logistik- och serviceplan för detta.

• Att ombyggnationen till Nya Turebergshuset genomförs med så lite påverkan som möjligt på service till invånare och medarbetares arbetsmiljö.

• Att ombyggnation, flytt, evakuering och avveckling sker på ett ekonomiskt och miljömässigt hållbart sätt.

• Att befintlig inredning återanvänds alternativ avyttras på ett ekonomiskt och miljömässigt sätt.

• Att information kontinuerligt och i god tid ges i olika forum till alla intressenter

• Att evakueringslokalerna är väl anpassade för den verksamhet som kommer att vara lokaliserad där

• Att tillgänglighet till invånare upprätthålls under evakuering till de verksamheter som har medborgarbesök

Ombyggnationer kommer att kräva evakuering av vissa alternativt alla verksamheter och detta kan fastställas i samband med att utformningen av ny planlösning och ny teknisk infrastruktur framskrider

Turebergshuset tekniska utformning i dag kommer att till viss del styra hur ombyggnationen kan genomföras.

Hållbarhet

Det är av största vikt att miljömässig och ekonomisk hållbarhet genomsyrar projektet. Ett miljöprogram för projektet kommer att tas fram med tydliga hållbarhetsmål för projektet.

Det är av största vikt att projektet målsättning är att ha så högt ställda miljökrav det är möjligt inom givna ekonomiska ramar.

(31)

Miljöprogrammet kommer att omfatta bla avfallshantering, krav för val av tekniska system, krav på materialval, krav på transporter.

Sweco förordar även att Sollentuna kommun har FNs 17 globala miljömål i åtanke genom processen och rekommenderar via Swecos genomförande workshops kring utbildning och uppmärksammande av dessa mål.

Tidplan

Förslag på tidplan

(32)

Rekommendation framåt/Förutsättningar för en lyckad aktivitetsbaserad arbetsplats

Att gå över till ett aktivitetsbaserat arbetssätt är en strategisk ledningsfråga som kräver ett väl genomtänkt och målinriktat förändringsarbete kring bl a arbetskultur, arbetssätt, digitalisering och teknik. Det måste finnas en tydlighet kring vilket ansvar som ingår i både chefskap och medarbetarskap för ett aktivt deltagande i tagna beslut kring förändring av arbetssätt och arbetsmiljö.

Ett aktivitetsbaserat arbetssätt kräver en bra digital plattform med tid för implementering av nya digitala verktyg hos medarbetare. Det är i allra högsta grad en verksamhetsfråga som måste utredas och planeras för i tidigt skede i och med en övergång till nytt arbetssätt.

Varje process är unik och Sollentuna kommun behöver vara lyhörd för sina medarbetares tankar och ge dem chans att vara medskapande i processen.

Det medför stora möjligheter till verksamhetsutveckling i samband med en större lokalförändring. Möjligheterna och synergieffekter bör beaktas och förvaltas tex erbjuds flera tillfällen för workshops redan under processen som skapar möjlighet till ökad nätverkande, samverkan och samarbete mellan individer och kontor. Det brukar vara ett stort värde för verksamheten och projektet att tillfällen ges för att lyssna in varandra och utbyta tankar och reflektioner.

Det är väldigt viktigt att förstå att ett lokalprojekt och förändring av arbetssätt av denna karaktär inte har en enda absolut lösning utan att det handlar om att tillsammans med medarbetare komma fram till bästa möjliga tillfredsställande lösning för Sollentuna kommunhus. Processen tar heller inte slut vid inflytt och fullständig övergång till

aktivitetsbaserat arbetssätt utan då tar en ny fas vid och det är viktigt att ha resurser att hantera detta samt vara medveten om att förändringen fortgår och att justeringar kan komma att krävas.

För att skapa förutsättningar för en lyckad övergång till aktivitetsbaserat arbetssätt samt den påfrestningen som en ombyggnation innebär för medarbetare rekommenderar Sweco att dessa ledord beaktas:

• Delaktighet – gäller ledning, chefer och medarbetare. Ju högre delaktighet, med styrning via t ex workshops eller intranät, desto lättare förankring

• Kommunikation – genomtänkt, transparant och planerad kommunikation på flera forum som t ex intranätet, stormöten, arbetsmöten, workshops. Vad, varför och hur ska vi kommunicera under projektet. Bra med regelbundet informationsflöde för kontinuitet och trygghet.

• Resurser – både genom delaktighet hos medarbetare men även genom tid. Tid och resurser för workshops, utbildning, implementering och utveckling under processen är en nyckel till framdrift, resultat och framgång.