17.1. Behovsanalys avseende nya Turebergshuset

(1)

Tjänsteutlåtande

Kommunledningskontoret

2019-02-20

Anna Hamberg Sidan 1 av 4

Näringslivschef +46 8 579 229 80

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2019/0111 KS-1

Diariekod: 250 Kommunstyrelsen

Behovsanalys avseende nya Turebergshuset

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar

1. Kommunstyrelsen godkänner kommunledningskontorets redovisning av behovsanalys för Nya Turebergshuset i enlighet med bilaga 1 till tjänsteutlåtande 2019-02-20

2. Kommunstyrelsen beslutar att kontorsytorna i det nya Turebergshuset ska stödja aktivitetsbaserat arbetssätt

Sammanfattning

Sollentuna kommunhus är i behov av en omfattande renovering. En tidigare studie om lokalisering av kommunhuset pekar på att ombyggnation av dagens befintliga hus är bäst med avseende på ekonomi, miljö, igenkänning, tillgänglighet för invånare osv. Mot den bakgrunden beslutade

kommunstyrelsen 2015-12-07, § 233, att en förstudie skulle tas fram.

Under 2017 upphandlades konsultstöd för att genomföra förstudien och arbetet inleddes vid årsskiftet 2017/2018. Under 2018 har fokus legat på att ta fram en behovsanalys som är utgångspunkten för det fortsatta arbetet med förstudien. Förstudien inklusive kalkyl för ombyggnationen beräknas vara färdigställd efter sommaren 2019.

Bakgrund

Sollentuna kommunhus är i behov av en omfattande renovering.

Turebergshuset uppfördes 1976. Mindre ombyggnationer har skett över tid men lokalerna är idag omoderna och slitna. Renovering alternativt utbyte av ventilations-, avlopps- och elsystem, belysning samt hissar är några av de åtgärder som behöver vidtas för att uppnå dagens lagkrav och tillgodose en bra arbetsmiljö.

En tidigare studie om lokalisering av kommunhuset pekar på att

ombyggnation av dagens befintliga hus är bäst med avseende på ekonomi, miljö, igenkänning, tillgänglighet för invånare osv.

Arbetssättet i kommunhuset har på många olika sätt och i olika omgångar ändrats sedan huset stod färdigt, vilket innebär att det även finns

verksamhetsmässiga skäl att se över lokalerna för att få lokaler som är anpassade till dagens verksamhet och som stödjer framtida arbetssätt.

Godkänt dokument, 2019-02-27, Manfred Holmelin

(2)

2019-02-20

Dnr 2019/0111 KS-1 Sidan 2 av 4

Mot den bakgrunden beslutade kommunstyrelsen 2015-12-07, § 233, att en förstudie skulle tas fram utifrån punkterna nedan.

 Kommunledningskontoret får i uppdrag att i samarbete med trafik och fastighetskontoret och AB Sollentunahem göra en förstudie avseende om- och eventuell tillbyggnad av Turebergshuset (fastigheten Centrum 2) i syfte att huset även fortsättningsvis ska användas som kommunhus för Sollentuna kommun.

 Förstudien ska göras utifrån den utredning som presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-06-01, § 88.

 Förstudien ska presenteras för kommunstyrelsen senast i september 2016.

Ärendet

Under 2017 upphandlades konsultstöd för att genomföra förstudien och arbetet inleddes vid årsskiftet 2017/2018. Under 2018 har fokus legat på att ta fram en behovsanalys som är utgångspunkten för det fortsatta arbetet med förstudien. Behovsanalysen ska identifiera de övergripande tekniska

behoven inför en ombyggnation och renovering av huset. Den ska även ge en översiktlig bild av tidplan och organisation samt identifiera

frågeställningar att utreda i vidare arbete med en förstudie.

Vid sidan av de tekniska behoven att rusta upp huset så handlar

behovsanalysen om verksamhetens behov av lokaler som är anpassade till nya sätt att arbeta.

Målbild för detta har varit följande punkter:

 Lokalerna ska möjliggöra samarbete, förmedla en känsla av

nytänkande, ansvarstagande och välkomnande och samtidigt skapa energi med ett tydligt invånarfokus.

 Utformningen av lokalerna ska stödja de behov kommunen har idag av olika typer av arbetsmiljöer och som därmed möjliggör att arbetsuppgifter utförs på bästa möjliga sätt.

 Skapa lokaler som möjliggör att arbetssätt och organisation kan utvecklas över tid.

 Lokalerna ska leda till att kommunen blir mer effektiv att tillhandahålla tjänster på ett ännu bättre sätt.

 Skapa en modern öppen arbetsplats som inspirerar, bidrar till att naturligt skapa rörelse och flöden och som bidrar till ökad kreativitet och ännu mer dialog.

 Skapa ett kommunhus som medarbetarna trivs i och känner stolthet över.

Kommunledningskontorets uppfattning är att det bästa sättet att uppnå dessa mål att huset byggs om till ett kontor som stödjer aktivitetsbaserat arbetssätt,

(3)

2019-02-20

Dnr 2019/0111 KS-1 Sidan 3 av 4

vilket innebär att medarbetarna väljer mest lämpliga arbetsplats utifrån den arbetsuppgift som ska utföras till skillnad från att ha fasta arbetsplatser som idag.

Det finns flera viktiga parametrar att ta hänsyn till gällande utformandet av ett aktivitetsbaserat kontor för att möjliggöra hög produktivitet och skapa bra välbefinnande. Dessa parametrar är bland annat:

• att ha rätt IT-lösningar och digitala verktyg som erbjuder frikoppling från den fysiska arbetsplatsen och möjliggör mobilitet.

• att medarbetarna är tillfreds med förutsättningarna för avskildhet

• att det finns möjligheter för kommunikation

• att få till växlingar mellan arbetsuppgifter som kräver olika typer av lokalutformning

• att inte behöva leta efter platser och lägga tid på det

Metoden för behovsanalysen har bland annat varit nyttjandegradsmätning av lokaler, kompletterande frågeenkät till medarbetarna, intervjuer med chefer, workshops med chefer och medarbetare.

Behovsanalysen är uppdelad i följande delar:

 lokalutformning & inredning

 kommunikation

 arbetssätt och arbetskultur

 IT/AV

 säkerhet & brand

 kontorsservice och flytt

 evakuering och avveckling.

Varje område presenteras utifrån nuläge och nyläge. Behovsanalysen avslutas med rekommendationer om arbetet framåt.

(4)

2019-02-20

Dnr 2019/0111 KS-1 Sidan 4 av 4

Projektet indelas i tre faser: analys, planering och genomförande. Med färdigställd behovsanalys går projektet nu över i planeringsfasen med förstudierapporten som slutprodukt. Rapporten kommer ligga till grund för ett beslut i kommunfullmäktige tidig höst 2019 om att renovering och ombyggnation av Turebergshuset ska genomföras.

Manfred Holmelin Anna Hamberg

Tf kommundirektör Avdelningschef

Bilagor

1. Behovsanalys Nya Turebergshuset

Beslutsexpediering

Projektchef Anna Hamberg Akten