11.3. Bilaga 2, Nya Turebergshuset

Nya Turebergshuset

Bakgrund

Sollentuna kommunhus (Turebergshuset) är i behov av en omfattande renovering.

Turebergshuset uppfördes 1976, mindre ombyggnationer har skett över tid men lokalerna är omoderna och slitna. Renovering alternativt utbyte av ventilations-, avlopps- och elsystem, belysning samt hissar är några av de åtgärder som behöver vidtas för att uppnå dagens lagkrav och i övrigt tillgodose en bra arbetsmiljö.

En tidigare studie om lokalisering av kommunhuset pekar på att ombyggnation av dagens befintliga hus är bäst med avseende på ekonomi, miljö, igenkänning, tillgänglighet för invånare osv.

Sollentuna kommun har genomfört ett omfattande förändringsarbete, vilket innebär att det finns även verksamhetsmässiga skäl att se över lokalerna för att få verksamhetsanpassade lokaler som stödjer framtida arbetssätt.

Förstudie

Våren 2017 genomfördes upphandling av konsult för genomförande av förstudien. Sweco Management vann upphandlingen avseende projektledning och genomförandet av en behovsanalys och förstudie. Arbetet startade i slutet 2017 och avslutas i och med denna rapport. Arbetet med delprojekt flytt- och avveckling kommer att fortsätta fram till årsskiftet 2019/2020.

Förstudien har omfattat två̊ grundläggande delar; teknisk renovering av huset samt utveckling och anpassning till aktivitetsbaserat arbetssätt.

Syftet med förstudien har varit att kartlägga fastighetens tekniska status och behov av upprustning, kommunens krav på lokalutformningen samt att kartlägga kommunens

nuvarande arbetssätt och skapa en plattform för utvecklingen till aktivitetsbaserat arbetssätt.

Arbetet med förstudien har delats in i sju delprojekt; lokalutformning och inredning,

kommunikation, arbetssätt och arbetskultur, IT/AV, säkerhet och brand, kontorsservice och flytt, evakuering och avveckling.

Biblioteket

Utifrån perspektivet vilka kommunala verksamheter som kan rymmas i det nya kommunhuset beslutade kommunstyrelsen på sammanträdet 2018-09-11, § 143, att genomföra en utredning rörande huvudbibliotekets framtida lokalisering.

I samband med förstudien har frågan om huvudbiblioteket bör samlokaliseras med kommunhuset utretts. Att flytta biblioteket till Nya Turebergshuset bedöms skapa ett mer tillgängligt och tryggare bibliotek. Placeringen i Turebergshuset bedöms även ge

förutsättningar för bättre samarbete med andra verksamheter och bättre service till Sollentunas invånare.

I utredningen konstaterades att alla intervjuade personer från olika verksamheter var mycket positiva till att biblioteket flyttas till Nya Turebergshuset. Bibliotekets eventuella placering i Nya Turebergshuset bedöms även kunna bidra till ett mer levande torg och kommunhus.

Det har under utredningsarbetet framförts önskemål från verksamheten om att möjliggöra för biblioteket att ha mer-öppet i Nya Turebergshuset. Ett mer-öppet bibliotek utan bemanning kan dock medföra ökade risker, exempelvis att personer med annat uppsåt än besöka

bibliotekets verksamhet kommer in i lokalen, vilket innebär att frågan måste utredas vidare.

Nya Turebergshuset

Ekonomi avseende förstudie

Inför förstudien uttryckte kommunen önskemål om att få verksamhetsanpassade lokaler som stödjer framtida arbetssätt. Samordning och delaktighet av medarbetare och chefer ansågs som en viktig del i arbetet med förstudien. Därav delades budgeten upp i två olika poster;

externa poster om 8,8 miljoner kronor och interna poster om 5,0 miljoner kronor. Externa poster avsåg bland annat extern projektledning, tekniska konsulter och arkitekter medan interna poster avsåg intern tid som förväntades läggas på förstudie och som ryms inom budgetramen. Tidrapportering av interntid och uppföljning av interna poster avseende förstudie gjordes i projektuppföljningssystemet Antura. Utfallet av tid i samband med att förstudie avslutades visar på 2 miljoner kronor vilket är 3 miljoner kronor lägre jämfört med budget. Utfallet av antal rapporterade timmar är lågt och analysen av tidrapporterad tid visar på att antal rapporterad tid borde ligga på 3 miljoner kronor. Externa posterna följdes upp i både Antura och ekonomisystemet Visma. Utfallet i samband med att förstudie avslutades visar på 1,6 miljoner kronor lägre utfall jämfört med budget vilket till större del beror på lägre projektlednings- och konsultkostnader.

Kostnader i samband med flytt från och till Turebergshuset

Nedan beskrivs uppskattade kostnader i samband med utflytt, under evakueringstiden sam för återflytt. Kommunen kommer att ha verksamhet på sju olika platser under renoveringen; The Factory i Häggvik, Turebergsvägen, Tingsvägen, tre ställen vid Aniaraplatsen samt

Norrviken. Hyrorna för tillfälliga lokaler beräknas till cirka 27 miljoner kronor per år. Dessa ingår inte sammanställningen nedan. Lokalanpassningar ryms inom beslutad budget.

Utflytt Kostnader under evakueringstiden

Återflytt

Flyttkostnader 5 460 000 A 1 950 000 C 5 230 000 F

IT/AV 6 495 000 B 2 900 000 G

Säkerhet 3 019 000 D

Skyltning 750 000 E

Summa 11 955 000 5 719 000 8 130 000

A - fysisk flytt av lösöre och hantering av överblivet lösöre i Turebergshuset.

B - montage av nätverk, telefoni och AV-utrustning inklusive flytthantering av befintlig utrustning. Ombyggnation av voteringssystem i den tillfälliga KF-salen till en mobil lösning.

C - förvaring av möbler som skall sparas.

D - en extra ordningsväktare, brand-, inbrott- och fuktlarm för tillfälliga lokaler.

E - ny skyltning och informationsmaterial avseende nya adresser.

F - fysisk flytt av lösöre till Turebergshuset.

G - demontage och flytt av IT/AV som kan återanvändas i Turebergshuset.

Nya Turebergshuset

Tidplan

Upphandling av ombyggnadsentreprenaden planeras för att genomföras under hösten 2019.

Ombyggnadsprojektet planeras att vara avslutat andra kvartalet 2022 och återflytt till

Turebergshuset kan ske sommaren 2022. Kommunens projektorganisation fortsätter parallellt med Sollentuna kommunfastigheter AB:S renoveringsarbete.

Ekonomi

I förstudiearbetet har en projektkalkyl tagits fram. Kalkylen baseras på de drygt 150 ritningar, 15 tekniska beskrivningar, bemanningsplaner och inventeringar som har arbetats fram i förstudiearbetet samt Sollentuna kommunfastigheter AB:s projekteringsanvisningar.

Kalkylen uppgår till 550 miljoner kronor exklusive moms. I kalkylen ingår inte kostnader för IT/AV-utrustning och inredning. Utifrån kalkylen har en preliminär hyresberäkning gjorts.

Hyran beräknas till 33 miljoner kronor per år, vilket är 2 200 kr per kvadratmeter (LOA).

Beslutsprocess

Ärendet avseende Genomförande av ombyggnation av befintligt kommunhus (Turebergshuset)

med förstudien som bilaga är på ärendelistan i kommunstyrelsen 9 september och 19 september i kommunfullmäktige.

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta följande:

1. Sollentuna Kommunfastigheter AB får i uppdrag att renovera Turebergshuset och genomföra hyresgästanpassningar i samband med renoveringen i enlighet med bilagd förstudierapport och till en preliminär hyra om 33 miljoner kronor per år.

2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att för kommunens räkning teckna erforderliga avtal för detta ändamål med Sollentuna Kommunfastigheter AB.

3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att hantera investeringsutgifter rörande IT/AV- utrustning och inredning i ordinarie budgetprocess.

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen för egen del besluta följande, under förutsättning av fullmäktiges beslut ovan:

Kommunstyrelsens delegerar till kommundirektören att fatta beslut om innehållet i avtalen enligt ovan samt teckna avtalen för kommunens räkning.