Göteborgs Stads tjänsteplan för kommungemensamma interna tjänster

(1)

Göteborgs Stads tjänsteplan för

kommungemensamma interna

tjänster 2020-2022

(2)

Göteborgs Stads styrsystem

Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska viljan och stadens invånare, brukare och kunder. För att förverkliga utgångspunkterna behövs förutsättningar av olika slag.

Stadens politiker har möjlighet att genom styrande dokument beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. Inom Göteborgs Stad gäller de styrande dokument som antas av kommunfullmäktige och

kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet.

Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser.

Om Göteborgs Stads styrande dokument

Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument.

Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter.

De styrande dokumenten ska göra det tydligt både för organisationen och för invånare, brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra intressenter vad som förväntas av förvaltningar och bolag. De styrande dokumenten ligger till grund för att utkräva ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som är beslutat.

(3)

Dokumentnamn: Göteborgs Stads tjänsteplan för kommungemensamma interna tjänster 2020-2022

Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för

beslutet:

Kommunstyrelsen Göteborgs Stads nämnder

och styrelser 00xx/19 2019-xx-xx

Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig:

Plan År 2020 [Datum] Direktör ledningsstaben

Bilagor:

[Bilagor]

(4)

Inledning

Syftet med denna plan

En tjänsteplan fastställs årligen per tjänsteområde. Det är ett färdriktningsdokument som omfattar planerad utveckling, drift och förvaltning för kommande treårsperiod.

I tjänsteplanen kopplas mål, resurser och budget samman för att tydliggöra beslutsunderlaget och för att skapa underlag för dialog med berörda beslutsfattare.

Tjänsteplanen speglar den gemensamma bilden för aktörerna över vad som ska åstadkommas under budgetåret och de kommande två åren.

Vem omfattas av planen

Denna plan gäller för främst för Göteborgs nämnd för Intraservice och anger hur de kommungemensamma interna tjänster ska förändras kommande år. Planen gäller även de förvaltningar och bolag som nyttjar eller kommer att nyttja de kommungemensamma interna tjänsterna.

Giltighetstid

Denna plan gäller för perioden 2020 men innehåller planering också för åren 2021-2022.

Bakgrund

Tjänsteplaner tas fram enligt riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster som beslutades av kommunfullmäktige 2014-06-05 §25.

Koppling till andra styrande dokument

Framtagande av tjänsteplaner sker enligt riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster och regler för kommungemensamma interna tjänster - generellt. De tjänster som ska finnas regleras av regler för kommungemensamma interna tjänster.

Förändringarna i tjänsterna ska bidra till att uppfylla mål i budget, program och planer.

Till exempel utvecklas tjänsterna för att stödja mål i:

• Kommunfullmäktiges budget

• Program för Göteborgs Stads väg mot e-samhälle

• Program för utveckling av intern service för staden

• Göteborgs Stads program för utveckling av service till boende, besökare och företagare 2017 - 2020

• Göteborgs Stads plan för att förbättra arbetsmiljön och minska sjukskrivningstalen

• Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad

Se mer kopplingar till andra styrande dokument under rubriken Strategisk betydelse, koppling mål/uppdrag för respektive förändringsinsats inom varje tjänsteområde.

(5)

Uppföljning av denna plan

Göteborgs nämnd för Intraservice är ansvariga för uppföljning av planen. Uppföljning av plan redovisas på en övergripande nivå i ordinarie uppföljningsrapporter. För uppföljning i detalj skapar Intraservice särskilda uppföljningsrapporter samt en årsrapport.

(6)

Göteborgs Stad Intraservice 1 (1)

Innehåll

Klicka här för att ange text

Tjänsteplaner 2020-2022 per tjänsteområde... 7

Ekonomi ... 7

HR ... 29

IT-tjänster ... 42

Kommunikation ... 82

Kultur och fritid samt service ... 99

Ledning och styrning ... 118

Operativt inköp ... 136

Utbildning... 159

Vård och omsorg... 176

(7)

Tjänsteplan 2020–2022

Ekonomi

2019-12-04

(8)

Tjänsteplan 2020–2022 2 (22) Ekonomi

Göteborgs Stad, Intraservice 2019-12-04

Versionshantering

Datum Version Beskrivning Ändrat av

2018-07-16 0.1 Utkast utifrån TP2019, fortsatt

arbete samt fakturadistribution Jenny 2018-09-07 0.2 Avsnitt om utbildning inlagt Jenny 2018-11-08 0.5 Förslag till TP2020 ok enligt TF

20181108 Jenny

2018-12-19 0.6 Inga förändringar, prioriteringsforum

har tagit ställning till TP2020 Jenny/Anders J 2019-02-15 0.7 Justering av behov, nyttor och

strategisk koppling Jenny

2019-02-25 0.8 Uppdaterad tabell kostnader utveckling Jenny 2019-03-13 0.9 Strategiska mål, nyttor samt

kommentarer från processgrupper Jenny 2019-04-04 0.91 Mer digitalisering o justerad

kostnadstabell Jenny/Sidi

2019-04-16 1.0 Efter beslut i tjänsteforum Jenny 2019-04-24 1.0 Efter beslut i prioforum – inga

justeringar Anders/Jenny

2019-10-24 1.1 Reviderad med risk o konsekvens vid

ev neddragning Jenny

2019-11-07 1.2 Revidering på alternativ 1 delad i 1a o

1b Jenny

2019-11-20 1.3 Reviderad alternativ 2 Jenny

2019-12-04 2.0 Reviderad efter beslut i beslutsforum

2019-12-03 Beslutsforum/gm

Jenny

Innehåll

Långsiktig inriktning och mål ... 4

Risk och konsekvensanalys ... Fel! Bokmärket är inte definierat. Kostnadsuppskattning samt finansieringsform ... 4

Vidmakthållande ... 5

Påverkan på vidmakthållande ... 6

Förändringsinsatser ... 7

1 Digitalisering inom ekonomiområdet (fortsatt arbete) ... 7

1.1 Identifierat behov ... 7

1.2 Förändringsinsats ... 8

1.3 Målgrupper ... 9

1.4 IT-stöd och arbetsmiljö ... 9

1.5 Krav ... 9

(9)

1.6 Risk ... 9

1.7 Säkerhetsnivå ... 9

1.8 Strategisk betydelse; koppling till politiska mål/uppdrag, verksamhetsmål/uppdrag ... 10

1.9 Förväntade nyttor ... 11

2 Utveckling fakturadistribution ... 12

2.5 Krav ... 13

2.6 Risk ... 13

3 Utbildning inom område ekonomi ... 16

3.5 Krav ... 17

3.6 Risk ... 17

(10)

Tjänsteplan 2020–2022

Långsiktig inriktning och mål

• Tjänsteområde ekonomi ska leverera moderna ekonomitjänster som stödjer stadens chefer i att planera och analysera sin verksamhet.

Tjänsterna ska mot kund och medborgare ha ett användarvänligt gränssnitt.

• Tjänsteområdet ska ständigt söka efter att effektivisera vidmakthållandet så långt som möjligt.

• Tjänsteområdet ska utveckla stadens redovisningsprocesser så att arbetet utförs effektivt och med god kvalitet.

• Tjänsteområdet ska utveckla stadens exploaterings- och

investeringsprocess så att ekonomiska vägval och konsekvenser synliggörs och tas fram i god tid.

• Tjänsteområdet ska stödja planeringsprocessen och utveckla stadens utdata så att analysarbetet underlättas/effektiviseras och därmed kan fördjupas.

Kostnadsuppskattning samt finansieringsform

1. Digitalisering inom ekonomiområdet: Fortsättning på projektet som påbörjades 2019. Ett arbete som kommer behöva pågå i flera år

framöver. Kostnaderna består av egen arbetad tid. Förklaringen till ökad kostnad från 2021 är bedömningen att tekniska expertkunskap kommer behöva köpas in. Kostnaden för åren 2021- framåt kommer ses över grundligare efter 2019 års projekt. Initiativet genomförs tillsammans med tjänsteområde operativt inköp för att nyttja resurser på ett effektivt sätt. Både kunderna och projektet hade önskat att vi kommit längre under 2019, men det visade sig att staden inte var så mogen för att digitalisera som vi först trodde. Vi behöver satsa här för att få framfart.

Detta initiativet är även mycket nära sammankopplat med både

Tjänsteområdets utvecklingsinitiativ, tkr

2020 2021 2022 2020 2021 2022

1. Fortsatt arbete: Digitalisering inom ekonomiområde 2 500 4 700 4 700 0 0 0

2. Utveckling fakturadistribution 600 600 0 0 0 0

3. Fortsatt arbete: Långsiktig lösning samordnad redovisning 0 0 0 0 0

4. Utbildning inom ekonomiområdet 320 0 0 0 0 0

5. Förstudie: Utökade tjänster 0 750 1 600 0 0 0

6. Förstudie: Sammanställd redovisning 0 1 100 1 600 0 0 0

7. Kommande utveckling 0 0 0 0 0 0

Summa 3 420 7 150 7 900 0 0 0

Påverkan vidmakthålla Utvecklingsinitiativ

(11)

standardisering av processerna i staden och Intraservice enhet redovisningstjänster

2. Utveckling av fakturadistribution: Avtalet med ny leverantör ger oss möjlighet att utveckla vår kundfakturatjänst till att bli mer digital.

Kostnaden består av egen arbetad tid samt en del tekniska justeringar som kommer behöva genomföras.

3. Utbildning inom ekonomiområdet: En mindre insats för att främst matcha projektet inom operativt inköp med syfte att utveckla utbildningsdelarna. Beslut är fattat att samtliga stadens förvaltningar ska arbeta efter de standardiserade processerna inom område ekonomi och operativt inköp. En förutsättning för genomförandet det är att utbilda så att samtliga användare i systemen faktiskt ges möjlighet att följa arbetsgången i de standardiserade processerna. Kostnaden består av egen arbetad tid. Initiativet genomförs tillsammans med

tjänsteområde operativt inköp för att nyttja resurser på ett effektivt sätt.

Vidmakthållande

• Stöd i budget, prognos och analys

o Tjänsten skapar förutsättning för samtliga chefer i staden att, årligen, lägga budget, personalbudget samt prognos för sin verksamhet. Detta tillsammans med utfallet ger sedan möjlighet att göra analyser av verksamheten. Genom

tjänsten ges förutsättningar att skapa en personalbudget med hjälp av befintligt data från personalsystem. I tjänsten ingår även att ge stöd, utbildning och information kopplad systemstödet och processen.

• Stöd i kundreskontraprocessen

o Tjänsten skapar förutsättningar för stadens kundfakturering, påminnelsehantering och socialt inkasso. Tjänsten ska bidra till att säkerställa, följa upp och utveckla effektiva processer och it-stöd. I tjänsten ingår även att ge stöd, utbildning och information kopplad systemstödet och processen.

• Stöd i redovisningsprocessen

o Tjänsten erbjuder stadens organisationer stöd och förutsättningar att följa kommunalredovisningslag och kommunallagen.Tjänsten tillhandahålls för att skapa förutsättningar att löpande sköta stadens redovisning avseende såväl intern som externredovisning. I tjänsten ingår även att ge stöd, utbildning och information kopplad systemstödet och processen.

• Stöd i anläggningsredovisningsprocessen

o Tjänsten skapar förutsättningar att löpande sköta

redovisning av stadens anläggningstillgångar. Tjänsten ska bidra till att säkerställa, följa upp och utveckla effektiva processer och it-stöd. I tjänsten ingår även att ge stöd,

(12)

utbildning och information kopplad systemstödet och processen.

• Sammanställd redovisning

o Tjänsten gör att staden kan samla alla förvaltningars och bolags redovisning till en samlad koncernredovisning enligt lagkrav. Den består av ett it-stöd som fungerar som både rapporterings -och konsolideringsverktyg.

• Momsexpertis

o Tjänsten bidrar till att öka kvaliteten i stadens redovisning och syftar till att säkerställa att staden får rätt

momsersättning/redovisar rätt mervärdesskatt. Stöd ges dels i enskilda frågor, dels genom information och utbildning.

Påverkan på vidmakthållande

Vidmakthållandet påverkas främst genom effektivare arbetssätt och på sikt minskade kostnader. Minskade kostnader kan visas på centralnivå, genom att till exempel arbetsmoment automatiseras/digitaliseras inom enheter på Intraservice. Bedömningen är i dagsläget inte att initiativen ovan ska leda till några ökade kostnader för vidmakthållandet. En ny fakturadistributör med lägre priser har upphandlats, vilket ger oss förväntade minskade kostnader på 1 000 tkr framöver.

Digitalisering inom området kommer på sikt att leda till lägre kostnader till exempel kan arbetet på enheten redovisningstjänster dra nytta av mer digitaliserade processer.

Kostnaderna för att ta in nya kunder i samordnad redovisning kommer belasta de kunder som ansluts.

Initiativet kring utbildning kan leda till att en ny intern tjänst utvecklas. Den behöver i så fall ha en prismodell som gör att de som köper utbildning även betalar för den. Det kan alltså leda till att vidmakthållandet ökar, men inte att kostnaderna som fördelas ut på alla ökar.

(13)

Förändringsinsatser 1 Digitalisering inom

ekonomiområdet (fortsatt arbete)

1.1 Identifierat behov

• Fortsätta identifiera vilka processer, arbetsmoment som kan digitaliseras eller automatiseras för att frigöra tid till andra arbetsuppgifter

• Fördjupade analyser av teknikens förutsättningar och möjligheter i relation till identifierade processer och arbetsmoment

• Arbeta med förändringsledning för att uppnå största möjliga nytta med digitalisering kombinerat med verksamhetsutveckling

Vi behöver arbeta med digitalisering och verksamhetsutveckling inom ekonomiområdet på ett systematiskt sätt tillsammans i staden. Vi behöver identifiera potentiella områden som kan digitaliseras/automatiseras så att administrationen kan minskas och resurser kan frigöras.

Det är inte bara arbetssätten som behöver digitaliseras utan hela

processer. Vi behöver kunna lita på att processen fungerar, täcker in alla moment och genomförs korrekt för att slippa göra manuella delar eller kontroller/rättningar.

Projektet Digitalisering inom ekonomiområdet kommer att ha identifierat ett antal arbetsmoment/ processer, vilka bör utvärderas ytterligare i avseende kostnad/ nytta och teknisk genomförbarhet samt förslag på prioritering under 2019. De arbetsmoment/ processer som bör utvärderas är:

• Reversering av leverantörsfakturor

• Digital bokslutspärm

• Momsredovisningen

• Momskörningen

• Ingående processer i kundreskontra

• Kontoavstämningar vid bokslut

• Automatiserade avvikelserapporter

• Hantering av interna mellanhavanden

• Avstämning av förvaltningsinterna prognosuppgifter i Nekksus

(14)

1.2 Förändringsinsats

Initiativet för 2020 är en fortsättning, fördjupning och utveckling av 2019 års arbete. Där det kommer att krävas en djupare analys av identifierade arbetsmoment/ processer. Initiativet kommer att behöva göra en djupare analys av de identifierade arbetsmomenten/ processerna och genomföra så kallat Proof of Concept av 2–3 arbetsmoment/ processer.

En identifierad process kartläggas och fastställas, för att i efterföljande fas utformas den tekniska lösningen till igångsättning. Tillvägagångssättet kräver bland annat verksamhetskunskap (processpecialist), systemkunskap av befintliga systemstöd och RPA kompetens för konfiguration och drift.

Göteborgsregionen har gjort en upphandling av mjukvarurobot som staden kan använda sig av.

Digitalisering kan innebära allt från att säkra information till att uppnå automatisering genom mjukvarurobotisering via automatisering av strukturerad data i en fastställd process (Robotic Process Automation, RPA), till automatisering av ostrukturerad data med maskininlärning där mjukvaruroboten (Artificiell intelligens, AI) genomför egna val och beslut.¹

Projektet för 2019 kommer föreslå ett antal kriterier för utvärdering av möjliga arbetsmoment/ processer för automatisering:

• Kvalitativa vinster

o Ökad kundnöjdhet o Ökad medarbetarnöjdhet

o Ökad kontroll och reducerad risk

• Direkta ekonomiska vinster o Tid per process

(15)

o Antal transaktioner

o Estimerad avvikelse, antal ärenden som troligtvis behöver gå till manuell hantering, till exempel på grund av dålig eller avsaknad av data eller avvikande hantering

• Passar för automation o Datakvalitet

o Komplexitet och omfattning – att välja några inte allt för omfattande arbetsmoment/ processer ökar chansen för genomförande inom projektets tidsram

o Återanvändning

Projektet för 2019 kommer även föreslå stöd för prioritering av arbetsmoment/ processer:

• Med stora volymer

• Där det finns risk för arbetskraftsbrist

• Som är krångliga (ej komplexa) och tidskrävande

1.3 Målgrupper

Insatsen riktar sig främst till ekonomer, administratörer och chefer i stadens förvaltningar och bolag.

1.4 IT-stöd och arbetsmiljö

Medarbetarperspektivet kommer att belysas utifrån lämpliga punkter avseende Förändring i mallen Tidig riskbedömning som Intraservice tagit fram för användning vid införande av IT-stöd.

1.5 Krav

Inga identifierade lagkrav ligger till grund för förslaget.

1.6 Risk

Offentlig sektor står inför stora utmaningar både ekonomiskt och vad gäller rekryteringar. Om staden inte arbetar med att effektivisera genom digitalisering och verksamhetsutveckling kommer vi inte kunna leverera samma kvalitet och service till medborgarna som vi gör idag. Staden behöver följa utvecklingen av många skäl bland annat för att vara en attraktiv arbetsgivare

1.7 Säkerhetsnivå

Respektive verksamhet är ägare till sin information och ansvarar för informationsklassning och hantering i IT-stöden. Representanter från förvaltnings- och bolagsledningar ska tydliggöra den egna verksamhetens behov och krav av säkerhetsnivå till tjänsteansvarig på Intraservice.

(16)

Förändringsinsatsen antas inte innebära någon förändring gällande informationsklassning. Grundsäkerhetsnivån bedöms gälla, nivå 1. I de fall förändringar i hantering av information (exempelvis genom

upphandling av nytt IT-stöd) görs som en del av förändringsinsatens ska en informationskartläggning och riskanalys genomföras, med

representanter för berörda verksamheter, för att säkerställa en hantering av informationen i enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för

informationssäkerhet.

En aspekt vi måste ta hänsyn till är de verksamheter med verksamheter som är klassade som skyddsobjekt av SÄPO. I dessa fall ställs extra hårda krav på system och säkerhet samt vilka som får arbeta med dem och hur information får hanteras, lagras och spridas.

1.8 Strategisk betydelse; koppling till politiska mål/uppdrag,

verksamhetsmål/uppdrag

I kommunfullmäktiges budget 2019 står bland annat:

• ”Göteborg ska vara en stad där nya idéer och innovationer växer fram” (sidan 5).

• ”Stadens organisation måste bli effektivare och det kommunala uppdraget och välfärden stå i fokus” (sidan 6).

• ”Det är också viktigt att kommunen har en effektiv organisation där kärnuppdragen är i fokus” (sidan 76).

• ”Staden ska ständigt se över sin organisation och pröva

effektiviseringsformer i den egna verksamheten eller i forma av sammanslagningar, delningar eller avyttringar av verksamheter.

Välfärdens kärnuppgifter ska alltid prioriteras. Digitalisering och ny teknik öppnar stora möjligheter som staden ska nyttja där det är möjligt.” (sidan 77).

De långsiktiga målen för tjänsteområde ekonomi som detta initiativ har sin tydligaste koppling till är:

• Tjänsteområdet ska ständigt söka efter att effektivisera vidmakthållandet så långt som möjligt.

Övriga strategiska uppdrag som är direkt kopplade till initiativet är:

• Intraservice konsoliderings- och digitaliseringsuppdrag

(17)

1.9 Förväntade nyttor

• Effektivare ekonomihantering som ger oss möjlighet att omfördela resurser på kort och lång sikt.

• Minska det manuella arbetet och därmed riskerna att fel begås

• Kvalitetssäkrad informationshantering och informationsflöden

• Ökad möjlighet att fullt ut dra nytta av gemensamma processer och arbetssätt

• Skapa möjlighet för verksamheterna att arbeta mer effektivt och digitalt i sina processer

• Se även delar av punkt 1.2 Förändringsinsats

(18)

2 Utveckling fakturadistribution

2.1 Identifierat behov

Under slutet av 2018 har upphandling av en ny fakturadistributör genomförts. Upphandlingen syftade till att ersätta dagens funktioner så att tjänsten kan levereras som tidigare.

I projektet 2018 har vi även identifierat ett antal funktioner som ger staden möjlighet att effektivisera och utveckla tjänsten ytterligare.

Avtalet som tecknats med leverantören ger staden möjlighet att framöver beställa och realisera ytterligare funktioner. Det här initiativet syftar till att vi under 2020 realiserar dessa funktioner.

2.2 Förändringsinsats

Nedan följer ett antal exempel på funktioner som skulle effektivisera och utveckla den befintliga tjänsten ytterligare.

Informationsteknisk utveckling:

 API Application Program Interface med syfte att knyta samman

mjukvarufunktioner. Detta krävs för att kunna dela information från tex fakturaarkiv och fakturavalsregister. Detta underlättar för de som arbetar med kundfakturering då de enkelt kan se exakt den faktura de sänt inklusive genom vilken kanal den gått. Krävs för att kunna realisera utökade funktioner för medborgare på hemsidan eller handläggare kunna anropa från verksamhetssystem och ekonomisystem.

Funktioner som syftar till att ge kundnära grupperingar ute på bolag och förvaltningar utökade funktioner jämfört med idag:

 Fakturavalsregister – funktion för att kunna välja och se gällande fakturakanal.

 Virtuell printer: ger staden möjlighet att slippa printa ut och kuvertera själva.

Funktioner för att förenkla för medborgare och företagare inom ramen för tjänsten:

 Integrerad betalningsfunktion: Idé om att kunden ska kunna betala fakturan i den kanal där fakturan mottagits:

 Mina sidor

(19)

 Digitalfaktura.

 Mobilfaktura

 QR-kod på pappersfaktura

 Internetbanksfaktura till småföretagare: samma funktion som till privatpersoner med syfte att minska antal pappersfakturor.

Funktioner för att kostnadseffektivisera distribution av fakturor:

 Digitalfaktura: PDF-faktura som går att sända till en digital brevlåda.

 Mobilfaktura: Faktura som skickas till betalarens mobiltelefon

 Distribution: I nuvarande avtal ingår inte postförmedling av

pappersfaktura utan enbart förberedelse av sådan (olika kuvert i olika lådor till olika postförmedlare). Med postförmedling kan vi ta del av portooptimering och distributionskonsolidering för att minska kostnader i postala utskick.

2.3 Målgrupper

Bolag och förvaltningar med verksamhet med nära kontakt med kunder.

Medborgare och företagare

2.4 IT-stöd och arbetsmiljö

2.5 Krav

2.6 Risk

åtgärderna inte genomförs kommer inte tjänsten att påverkas negativt utan den kan levereras som tidigare. Risken är däremot att staden inte följer utvecklingen så som medborgarna förväntar sig.

(20)

2.7 Säkerhetsnivå

2.8 Strategisk betydelse; koppling till politiska mål/uppdrag,

verksamhetsmål/uppdrag

• ”Göteborg ska vara en stad där nya ideér och innovationer växer fram” (sidan 5).

• ”Staden ska ständigt se över sin organisation och pröva

effektiviseringsformer i den egna verksamheten eller i forma av sammanslagningar, delningar eller avyttringar av verksamheter.

Välfärdens kärnuppgifter ska alltid prioriteras. Digitalisering och ny teknik öppnar stora möjligheter som staden ska nyttja där det är möjligt.” (sidan 77).

• Tjänsteområde ekonomi ska leverera moderna ekonomitjänster som stödjer stadens chefer i att planera och analysera sin verksamhet. Tjänsterna ska mot kund och medborgare ha ett användarvänligt gränssnitt.

Övriga strategiska uppdrag som är direkt kopplade till initiativet är:

• Intraservice konsoliderings- och digitaliseringsuppdrag

• Konsument och medborgarservice digitaliseringsuppdrag

(21)

2.9 Förväntade nyttor

Med heltäckande funktion avseende kunders fakturor och

betalningsstatus får stadens organisationer möjlighet att se det kunden ser, vilket underlättar förståelse och dialog Nedan är nya funktioner som bidrar till detta.

• fakturans utseende och innehåll

• en viss fakturas faktureringssätt

• aktuell faktureringskanal

Detta bör resultera i en tryggare dialog med kunden med mindre stress för handläggare som följd. Förutsättning skapas även för utökade självservicetjänster på hemsidan, vilket på sikt kan minska antalet telefonärenden gällande fakturan och dess status.

Utvecklingen skapar även förutsättningar för en förflyttning av stora volymer från papper och kuvertdistribution till digitala kanaler, vilket minskar den negativa miljöpåverkan.

Med digitalfaktura och mobilfaktura skapas ett heltäckande erbjudande till kunderna gällande mottagande av fakturor och kan få fler att välja annan kanal än papper. En välplanerad och rejäl informationsinsats som påverkar kunderna att välja digitala kanalerna krävs för att uppnå full nytta av insatsen.

En elektronisk (digital) faktura är billigare att framställa och distribuera.

Integrerad betalningsfunktion i respektive fakturakanal gör det enklare för kunden att ”betala fakturan direkt” men mindre risk att glömma. Fler betalade fakturor innebär färre påminnelser och minskad administration.

(22)

3 Utbildning inom område ekonomi

3.1 Identifierat behov

Behovet av olika typer av utbildningar inom område ekonomi har lyfts under något år tillbaka i flera forum. Den mest förekommande frågan om stöd som kommer till centralt verksamhetsstöd på Intraservice är just utbildningsbehov.

De behov som användarna beskriver rör dels de tekniska lösningarna, Hypergene och Unit4Business World (även Proceedo som finns inom tjänsteområde operativt inköp), dels stöd i ekonomiprocessernas olika delar. Det som tjänsteforum ekonomi upplever som det främsta behovet är förståelsen för hur system och processer hänger ihop inom områdena leverantörsreskontra, kundreskontra och redovisning.

Leverantörsreskontra tillhör tjänsteområde operativt inköp.

Vi behöver ta reda på mer exakt vad de olika användarnas behov består av.

Användarna har idag svårt att nyttja det befintliga it-stödet fullt ut.

3.2 Förändringsinsats

Initialt behöver vi definiera behoven i staden och vad vi menar med utbildning inom det här området. Vi behöver göra lämpliga

avgränsningar. Förslag på åtgärder på både kort och långsikt och utifrån kostnads och nyttoanalys behöver tas fram. Förslag på fortsatt arbete ska tas fram som beslutsunderlag. Ur detta kan vi sedan prioritera åtgärder att arbeta vidare med.

Beroende på vad behovskartläggningen ger kan vi behöva ta fram förslag på lämplig utformning av en eventuell tjänst. Om beslut fattas att gå vidare med utveckling av en tjänst ska därefter förutsättningar för att implementera tjänsten skapas. För att en tjänst ska vara välfungerande behöver ansvar och roller i projekt respektive förvaltning samt ägarskap för framtagna utbildningar tydliggöras. Förslag på fortsatt arbete och kostnad för vidmakthållandet ska tas fram i projektet.

3.3 Målgrupper

Primära målgrupp: ekonomer, administratörer och chefer i Göteborgs Stads förvaltningar och bolag.

(23)

3.4 IT-stöd och arbetsmiljö

3.5 Krav

3.6 Risk

Om initiativet inte genomförs fortsätter arbetet som idag och medarbetare i staden upplever ingen förbättring trots att de i flera år påpekat behovet.

Det i sig kan vara en risk om medarbetarna upplever att de inte blir lyssnade till. Risken med brister i enhetliga utbildningar kan vara att vi agerar olika mot både medarbetare och medborgare samt att misstag begås.

3.7 Säkerhetsnivå

3.8 Strategisk betydelse; koppling till politiska mål/uppdrag,

verksamhetsmål/uppdrag

Göteborgs Stad vill vara en attraktiv arbetsgivare och skapa förutsättningar för god introduktion och kompetensutveckling för medarbetarna.

(24)

• ”Göteborg ska vara en stad där nya ideér och innovationer växer fram” (sidan 5).

• ”Stadens organisation måste bli effektivare och det kommunala uppdraget och välfärden stå i fokus” (sidan 6).

• Tjänsteområde ekonomi ska leverera moderna ekonomitjänster som stödjer stadens chefer i att planera och analysera sin verksamhet.

Tjänsterna ska mot kund och medborgare ha ett användarvänligt gränssnitt.

• Tjänsteområdet ska stödja planeringsprocessen och utveckla stadens utdata så att analysarbetet underlättas/effektiviseras och därmed kan fördjupas.

Denna förändringsinsats har en koppling till politiskt beslutade styr- och färdriktningsdokument och indirekt av ett antal större förändringsprojekt och utredningar:

• Program för utveckling av intern service (var o hur?)

• Göteborgs Stads plan för att förbättra arbetsmiljön och minska sjukskrivningstalen

• Medarbetar- och arbetsmiljöpolicy

• Riktlinje till Medarbetar- och arbetsmiljöpolicy för Göteborgs Stad

3.9 Förväntade nyttor

• Kvalitetssäkrade och enhetliga utbildningar möjliggör effektivare processer och mindre risk att misstag begås

• Att fullt ut nyttja de it-stöd staden köpt in ger oss mer valuta för den investering som gjorts. Vi kan arbeta mer effektivt och undvika egna hemmabyggda lösningar i tex excel i större utsträckning.

• Möjligheten att erbjuda medarbetare i staden kompletta och välsammansatta utbildningar inom området ökar tryggheten hos medarbetaren.

I projektdirektiv som ska tas fram ska fördjupad analys av mål, förväntade nyttor och nyttorealisering beskrivas.

(25)

Tjänsteplan 2020–2022 ver2.0

Tjänsteområde HR

2019-12-04

(26)

Tjänsteplan 2020–2022 ver2.0 2 (13) Tjänsteområde HR

Versionshantering

Datum Version Beskrivning Ändrat av

2018-10-01 0.1 Första utkast Carolin Lo Tran

2018-11-06 0.2 Komplettering Kristina Högström

2018-11-02 0.3 Utkast till tjänsteforum Kristina Högström 2018-11-06 0.4 Uppdatering ekonomiska tabeller Carolin Lo Tran 2018-11-23 0.5 Första leverans till SLK Kristina Högström 2019-03-14 0.6 Uppdatering ekonomiska tabeller Britt-Marie Nilsson 2019-04-05 0.7 Förslag till tjänsteforum Britt-Marie Nilsson 2019-04-08 0.8 Tjänsteforum fastställer Britt-Marie Nilsson 2019-04-11 0.9 Förslag till Prioriteringsforum Britt-Marie Nilsson 2019-04-15 1.0 Prioriteringsforum fastställt Britt-Marie Nilsson 2019-12-04 2.0 Revidering förändrad budget enligt

beslut i Beslutsforum 2019-12-01 Britt-Marie Nilsson

Innehåll

Långsiktig inriktning och mål ... 4 Kostnadsuppskattning samt finansieringsform ... 5 Vidmakthållande ... 5 Påverkan på vidmakthållande ... 6 Förändringsinsatser ... 6 1 Digitalisering inom HR ... 6 1.1 Identifierat behov ... 6 1.2 Förändringsinsats ... 7 1.3 Målgrupper ... 7 1.4 IT-stöd och arbetsmiljö ... 7 1.5 Krav ... 7 1.6 Risk ... 8 1.7 Säkerhetsnivå ... 8 1.8 Strategisk betydelse; koppling till politiska mål/uppdrag,

verksamhetsmål/uppdrag ... 8 1.9 Förväntade nyttor ... 8 2 Förstudie HR-svit ... 8 2.1 Identifierat behov ... 8 2.2 Förändringsinsats ... 9 2.3 Målgrupper ... 9

(27)

2.4 IT-stöd och arbetsmiljö ... 10 2.5 Krav ... 10 2.6 Risk ... 10 2.7 Säkerhetsnivå ... 11 2.8 Strategisk betydelse; koppling till politiska mål/uppdrag,

verksamhetsmål/uppdrag ... 11 2.9 Förväntade nyttor ... 11 3 Införande förmånsportal (bolag) ... 12 3.1 Identifierat behov ... 12 3.2 Förändringsinsats ... 12 3.3 Målgrupper ... 12 3.4 IT-stöd och arbetsmiljö ... 12 3.5 Krav ... 12 3.6 Risk ... 13 3.7 Säkerhetsnivå ... 13 3.8 Strategisk betydelse; koppling till politiska mål/uppdrag,

verksamhetsmål/uppdrag ... 13 3.9 Förväntade nyttor ... 13

(28)

Tjänsteplan 2020–2022 ver2.0

Långsiktig inriktning och mål

HR-arbetet i Göteborgs Stad syftar ytterst till att stödja organisationen med att försörja verksamheterna med rätt kompetens på lång och kort sikt. En

förutsättning för detta är att Göteborgs Stad upplevs som en attraktiv arbetsgivare.

Under 2019 antogs programmet för attraktiv arbetsgivare 2019–

2023, där tre mål lyfts fram i programmet som ska stärka Göteborgs Stads förmåga att vara en attraktiv arbetsgivare.

Två av målen handlar om styrning och ledning och att ge medarbetare och chefer rätt förutsättningar och verktyg så att kompetenser, arbetsinsats och engagemang tas till vara. Det tredje målet handlar om att kontinuerligt arbeta för att verksamheten har tillgång till den kompetens som krävs för att utföra våra uppdrag med goda resultat.

Utvecklingsinitiativen i tjänsteplan 2021–2023 ska stödja målen

genom att stärka vår förmåga att leda verksamheten, oss själva och andra i förändring och utveckling. Digitalisering är en av vår tids viktigaste samhällsförändrande krafter och rätt använt kommer den att bidra till att förbättra service och tjänster, nå ökad effektivitet och möta utmaningen kring kompetensförsörjning.

Utvecklingsinitiativen i denna tjänsteplan kan komma att påverkas av politiskt beslutade styr- och färdriktningsdokument men även indirekt av andra

förändringsprojekt och utredningar som pågår och kan komma att påbörjas inom staden.

(29)

Kostnadsuppskattning samt finansieringsform

Tjänsteområde HR som övriga tjänsteområden fick uppdrag från Intraservice ledning att presentera förslag på neddragning i tjänsteplan 2020 motsvarande 40% samt beskriva konsekvenser och risker. Förslagen har därefter presenterats för beslutsforum. Tjänsteområde HR förslag accepterades av beslutsforum 2019-12-03. Följande neddragningar görs under 2020;

Digitalisering inom HR

Budget halveras från 1 000,0 tkr till 500,0 tkr. Focus sker på test av RPA utifrån genomförd förstudie 2019 och som en förutsättning för fortsatt digitalisering.

Neddragningen innebär att aktiviteter i form av kompetenshöjande åtgärder för att bättre möte nya arbetssätt ej sker under 2020. Neddragningen får ingen större påverkan 2020 då mycket fokus för verksamheterna kommer att vara på

förändrad organisation inom staden.

Införande av förmånsportal

Budget 500,0 tkr dras ned till 0. Införandeprojektet pågår som planerat under 2020 men avser enbart bolag och ska ej bekostas via ekonomimodellen. Dialog har förts med Stadshus AB om fördelning av projektkostnader inom

bolagssfären.

Projekt inom programmet attraktiv arbetsgivare.

Programmet leds av stadsledningskontoret och vi ser inga större effekter under 2020 då aktiviteter inom Intraservice troligen inte varit aktuella innan efter sommaren 2020.

Vidmakthållande

Tjänsteområde HR innefattar tjänster som ger stöd i arbetet med arbetsmiljö och hälsa, bemanning, chefsförsörjning, chefsrekrytering och chefsutveckling, employer branding, karriärplanering och karriärutveckling, löneadministration, lönebildning, mänskliga rättigheter, omställning, pensionsadministration, personaluppföljning, praktik, rehabilitering, rekrytering samt nya tjänsten förmåner.

Tjänsteplan och budget 2020-2022,^tkr

Tjänstesområdets utvecklingsinitiativ, tkr

2020 2021 2022 2020 2021 2022

Digitalisering inom HR 500 500 500 0 250 250

Förstudie HR-svit 1 500 4 000 6 000 0 0 5 000

Införande av förmånsportal 0 0 0 0 0 0

Förstudie IT-stöd för hantertering av avvikelser 1 200 0 0 0 0 0

Summa 3 200 4 500 6 500 0 250 5 250

Påverkan vidmakthålla Utvecklingsinitiativ

(30)

Utöver de tjänster som ryms inom ekonomimodellen finansieras tjänsteområdet via kommunbidrag för tjänsten pension, processledning av stadens

gemensamma HR-processer samt delar av Karriärcenters verksamhet. Center för Ledarutveckling, CLU, finansieras i huvudsak av köp och sälj.

Kostnaderna för vidmakthållande för 2020 kommer att påverkas av eventuella beslut om nya kommungemensamma interna tjänster inom

utbildningsadministration och webbutbildningar.

Påverkan på vidmakthållande

Vid upprättande av tjänsteplan 2020–2022 är påverkan på vidmakthållande en mycket grov uppskattning vad förstudie HR-svit resulterar i då utfallet av upphandling Q1-Q2 2021 inte går att bedöma innan förstudie kommit en bra bit på väg under 2020.

Förändringsinsatser

1 Digitalisering inom HR

1.1 Identifierat behov

Den digitala arbetsplatsen blir en större och större del av arbetsdagen för fler och fler i staden. Fokus måste ske på likväl den digitala arbetsmiljön som på den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön och säkerställa att det systematiska arbetsmiljöarbetet även innefattar den digitala arbetsplatsen.

Kommunfullmäktige beslutade 2017-09-14 att ge nämnden för Intraservice i uppdrag att från den 1 januari 2018 ansvara för och driva Göteborgs Stads övergripande digitaliseringsarbete. Det Digitala Göteborg ska skapa bättre

Arbetsmiljö Digital kompetens Attraktiv arbetsgivare

(31)

förutsättningar för digitalisering i Göteborgs Stad, från behov till nytta för boende, besökare, företagare och medarbetare.

Målbilden för medarbetare ”Göteborgs Stad är en attraktiv arbetsgivare med nöjda medarbetare. Det finns en god digital kompetens hos ledare och medarbetare, där den digitala arbetsmiljön skapar goda förutsättningar att leverera smidig, enkel och sammanhållen service”.

1.2 Förändringsinsats

För att skapa smidig och enkel service sker digitalisering genom automatisering RPA (Robot Process Automation) av de HR-processer vilket belysts i förstudie 2019.

Under 2020 planeras att genomföra en PoC (Proof of Concept) i syfte att pröva förverkligande av en viss metod eller idé för att visa på genomförbarhet.

Projektet kommer att samarbete med tjänsteområde Vård och omsorg, Ekonomi och Operativt inköp som har samma behov.

Inom HR är inriktning mot den löneadministrativa processen som syftar till att ge kunskap och erfarenhet för att öka digitaliseringen genom automatisering.

Vid gott resultat av test av genomförbarhet kan under 2021 och framöver flera moment inom stadens HR-processer automatiseras utifrån den kunskap och erfarenhet som tjänsteområdet tillskansat sig genom förstudie och test av automatisering på utvalda processer.

1.3 Målgrupper

Insatsen riktar sig till medarbetare, chefer, chefsstöd och HR-personal inom förvaltningar och bolag.

1.4 IT-stöd och arbetsmiljö

Medarbetarperspektivet kommer att belysas i det fortsatta arbetet utifrån tre perspektiv: tidig riskbedömning, riskbedömning vid upphandling samt riskbedömning vid uppdatering av befintliga IT-stöd.

1.5 Krav

Ett politiskt mål som ligger till grund för utvecklingsinitiativet att digitalisera inom HR-området är att digitalisering ska användas för att skapa enkel och effektiv service som underlättar för chefer och medarbetare.

Dataskyddsförordningen och arkivlagen måste beaktas i all utveckling som innebär digitalisering.

(32)

1.6 Risk

Om medel inte avsätts för digitalisering inom HR uppstår konsekvenser att kompetenshöjande aktiviteter ej kan genomföras för att skapa en god digital kompetens hos chefer och medarbetare.

1.7 Säkerhetsnivå

Respektive verksamhet är ägare till sin information och ansvarar för Informationsklassning och hantering i IT-stöden enligt stadens gällande

styrdokument för informationssäkerhet. Bedömningen är att förändringsinsatsen följer stadens informationssäkerhet grundsäkerhetnivå 1-2.

Utifrån verksamhetens behov och krav kan säkerhetsnivån behöva justeras.

Informationskartläggning behöver göras för respektive utvecklingsinitiativ i samband med uppstart. Utifrån informationsklassningen kan säkerhetsnivån behöva justeras. Beslut om förhöjd säkerhetsnivå tas i tjänsteforum.

1.8 Strategisk betydelse; koppling till politiska mål/uppdrag, verksamhetsmål/uppdrag

Kommunfullmäktige beslut 2017-09-14 att Intraservice ska driva utveckling av digitalisering.

Intraservice uppdrag att utveckla och leverera service och interna tjänster. Med hjälp av digitalisering ska förutsättningar skapas för smidig och enkel hantering för stadens verksamheter

1.9 Förväntade nyttor

Utökad digitalisering sker och verksamheterna får stöd i nya arbetssätt och förändrade processer skapas nyttor i form av:

• Utrymme för medarbetare, chefer, chefsstöd och HR-avdelningar att arbeta med andra mer värdeskapande uppgifter.

Hemtagningseffekterna sker till största del inom stadens förvaltningar och bolag under förutsättning att verksamheterna tar till sig nya arbetssätt

2 Förstudie HR-svit

2.1 Identifierat behov

Utvecklingen har gått framåt av systemstöd inom HR samtidigt som fler och fler system blivit molnbaserade. Avtalen gällande Göteborgs Stads befintliga

(33)

lönesystem och ett antal andra system inom HR-området behöver ses över. Det har t ex gått över tolv år sedan lönesystemet Personec P infördes.

Idag finns förbättrad och ny funktionalitet på marknaden som Göteborgs Stad inte har. Nya eller förändrade behov inom staden kan ha uppstått sedan lönesystemet och ett antal andra system upphandlades.

Det som benämns som HR-sviten är systemstöd för arbetsmiljö och hälsa, bemanning, kompetensförsörjning, karriärutveckling, lönebildning, pension, rehabilitering, rekrytering samt uppföljning. Lönesystemet som masterdata föder HR-systemen med data.

Kommunstyrelsen beslutade 2015-02-26 att Göteborgs Stads bolag ska använda de gemensamma IT-system som staden beslutat ska vara kommungemensamma.

Under 2015 och 2016 genomförde Intraservice en kartläggning av nuläge och behov per underkoncern och bolag. Det konstaterades bland annat att tjänsterna inte var anpassade till bolagens behov utan i huvudsak till stadsdelarnas och fackförvaltningarnas kärnverksamhet.

Den politiska viljan att bolagen ska använda de kommungemensamma IT- stöden går i dagsläget inte att fullfölja fullt ut. En orsak är att det förnärvarande inte går att få stordriftsfördelar då det kapacitetsmässigt inte går att plocka in fler bolag i nuvarande lönesystem. En annan orsak är att vissa bolags har andra centrala kollektivavtal.

2.2 Förändringsinsats

Nyttoeffekt på sikt är att modernisera IT-stöd och arbetssätten för att skapa enkel och effektiv service som underlättar för chefer och medarbetare både inom stadens stadsdelar, fackförvaltningar och bolag.

Förstudien syftar till att;

• Genomföra omvärldsanalys,

• Genomföra behovsanalys,

• Upprätta beslutsunderlag med färdplan,

• Upprätta kravspecifikation inför konkurrensutsättning,

• Upprätta upphandlingsdokument inför konkurrensutsättning.

2.3 Målgrupper

Chefer, chefsstöd/administratörer, HR-avdelningar, lokala processledare och medarbetare i Göteborgs stads förvaltningar och bolag. Samt medarbetare inom kommungemensamma interna HR tjänster och IT på Intraservice. Övriga intressenter inom Intraservice, stadsledningskontoret och Stadshus AB.

(34)

2.4 IT-stöd och arbetsmiljö

Förstudien är omfattande och kommer med all sannolikhet innebär ett eller flera nya IT-stöd. Vissa IT-stöd inom HR-området berör alla anställda varvid

medarbetarnas arbetsmiljö ska belysa i behovsanalysen. Fackliga representanter ska vara med från början i processen på grund av det stora antal medarbetare som är berörda.

Medarbetarperspektivet ska belysas utifrån tre perspektiv: tidig riskbedömning i form av input till kravspecifikation, riskbedömning vid upphandling samt riskbedömning vid uppdatering av befintliga IT-stöd.

2.5 Krav

Det politiska målet att digitalisera och utveckla enkel och effektiv service berör även detta initiativ.

Kommunfullmäktiges beslut (KF 2015-02-06) att stadens bolag ska använda de kommungemensamma IT-systemen.

Göteborgs stads regler för kommungemensamma interna tjänster och Göteborgs stads generella regler för kommungemensamma interna tjänster.

Dataskyddsförordningen och arkivlagen måste beaktas i all utveckling som innebär digitalisering.

2.6 Risk

Förstudien är omfattande och komplex och kommer att kräva engagemang och interna resurser från Intraservice, förvaltningar och bolag. Omfattningen i timmar har vid upprättande av tjänsteplan inte kunnat specificeras, men förstudieprojektet är ett omfattande projekt inom verksamhetsområde HR.

Saknas personella som ekonomiska resurser, finns risk för kvalitetsbrister vid framtagande av underlag. Vilket i sin tur kan innebära att beslut om

upphandling ej kan tas.

I förstudien behöver identifiering ske av påverkansfaktorer som t ex

organisatoriska förändringar, planering av andra införanden som kan komma att påverka upphandling och införande.

Om upphandling ej kan ske blir effekten att staden fortsätter att arbete i HR- system som inte uppfyller stadens behov samt att staden sitter med befintliga avtal som försvårar att ställa krav på utveckling av IT-stöd.

Oklarheter kring hur staden ska förhålla sig till molnbaserade tjänster kan påverka kravställande inför upphandling.

(35)

2.7 Säkerhetsnivå

Respektive verksamhet är ägare till sin information och ansvarar för Informationsklassning och hantering i IT-stöden enligt stadens gällande

styrdokument för informationssäkerhet. Bedömningen är att förändringsinsatsen följer stadens informationssäkerhet grundsäkerhetnivå 1-2.

Utifrån verksamhetens behov och krav kan säkerhetsnivån behöva justeras.

Informationskartläggning behöver göras för respektive utvecklingsinitiativ i samband med uppstart. Utifrån informationsklassningen kan säkerhetsnivån behöva justeras. Beslut om förhöjd säkerhetsnivå tas i tjänsteforum.

2.8 Strategisk betydelse; koppling till politiska mål/uppdrag, verksamhetsmål/uppdrag

Att se över och utveckla HR-sviten bidrar till målet att digitalisera och skapa enkel och effektiv service för chefer och medarbetare.

2.9 Förväntade nyttor

På sikt ska förstudien leda till att inom HR-området finns verktyg i form av IT- stöd som stöder stadens HR-processer så att dessa upplevs som enkla och effektiva av chefer och medarbetare, kostnadseffektiva tjänster, driftsäkra med säker informationshantering samt uppföljning i form av data med hög kvalité.

Social hållbarhet uppnås genom nya lösningar som bidrar till förbättrad arbetsmiljö. Ekologisk hållbarhet uppnås genom obefintlig användning av papper samt ekonomisk hållbarhet uppnås genom kostnadseffektiva avtal, kostnadseffektiva tjänster och effektivisering av administration.

Nyttor av genomförd förstudie,

• En aktuell bild av omvärlden och marknadsutbudet finns,

• En uppdaterad analys av stadens behov finns,

• Ett upprättat beslutsunderlag med färdplan finns,

• En eller flera upprättade kravspecifikation-/er inför konkurrensutsättning finns,

• Upprättade upphandlingsdokument inför konkurrensutsättning finns,