Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2015-03-24
Bo Johansson Sidan 1 av 3
arkivarie 08-579 216 51
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2015/0166 KS-1 Diariekod: 034
Kommunstyrelsen
Införskaffande av IT-system för elektronisk arkivering (e-arkiv
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
• Kommunledningskontoret beviljas 1,5 miljoner kr för införskaffande av IT-system för elektronisk arkivering (e-arkiv), enligt
kommunstyrelsens beslut 2015-03-16 § 49.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen fattade 2015-03-16 beslut om att avsätta 6 miljoner kr för införskaffande av ett e-arkiv från kommunstyrelsens oförutsedda
ospecificerade medel 2015 (§49). Den kostnadskalkyl som tidigare beslut byggde på redovisade kostnaderna e-arkivet som produkt. Den
kostnadskalkyl som redovisar kostnaden för e-arkivet som tjänst var tyvärr inte färdigställd då kommunstyrelsen fattade beslut. Den visar att kostnaden för införande blir betydligt lägre och beräknas till 2 miljoner kr. Skillnaden i kostnadsberäkning beror på att vid införskaffande av e-arkiv som tjänst utgår ingen initial investeringsutgift. Kostnaden för tjänsten e-arkiv fördelas i stället under den tidsperiod (åtta år) som avtalet med tjänsteleverantören omfattar.
Det beräknade beloppet för ett införande (2 miljoner kr) omfattar inköp, uppsättning, konfiguration och anslutning av ett verksamhetssystem (pilot).
Ytterligare en pilot kommer att utgöras av arkivering av ekonomiska data från kommunens tidigare ekonomiadministration (Se KS 2015-02-23 § 25).
Kostnaden för detta anslutningsprojekt har beräknats till 1 miljon kr.
Totalkostnaden om 3 miljoner kronor täcks dels genom medel från ett förväntat överskott i kommunledningskontorets budget för 2015 (1,5 mnkr), dels från de medel som beslutats i kommunstyrelsens beslut 2015-03-16 (1,5 mnkr).
Anslutningar från övriga verksamhetssystem hanteras i särskilda anslutningsprojekt och ingår inte i införandeprojektet.
Bakgrund
Sedan början av 2014 har Sollentuna haft ett samarbetsprojekt tillsammans med Järfälla, Täby, Upplands Väsby och Vallentuna kommuner. Projektet avsåg att ta fram ett förfrågningsunderlag inför ett avrop från
Tjänsteutlåtande
2015-03-24
Dnr 2015/0166 KS-1 Sidan 2 av 3
SKI/Kommentus ramavtal. Under arbetet fördjupades diskussionerna att också samarbeta kring genomförande av avrop och kring framtida förvaltning av e-arkiv. Därför beslutade styrgruppen för projektet att kommunerna ska genomföra en gemensam förnyad konkurrensutsättning (avrop). Varje kommun ska ha ett eget avtal, men leverantören ska vara gemensam för samtliga fem kommuner.
Enligt tidplan kommer samarbetsprojektet att fatta ett tilldelningsbeslut i juni 2015. Därefter kan kommunen starta ett införandeprojekt.
Målsättningen är att ett e-arkiv ska finnas på plats och vara klart att tas i drift vid årsskiftet 2015/2016.
Kostnadsberäkning
De underlag som tidigare presenterats har redovisat en beräknad kostnad om 6 miljoner kronor. för investering samt en årlig kostnad om 1,5 miljoner kronor för drift och underhåll. Den kostnadsanalys som nu färdigställts i projektet redovisar en kostnad om c:a 2 miljoner kr för införskaffande, uppsättning och konfiguration. Årskostnaden för tjänsten under avtalstiden beräknas motsvara den beräknade årskostnaden om 1,5 miljoner kr för drift och underhåll av e-arkiv som produkt.
Arkiveringen av ekonomiska data från kommunens tidigare
ekonomiadministration (Se KS 2015-02-23 § 25) beräknas till en kostnad om 1 miljon kronor. Detta är en engångsleverans till e-arkivet och omfattar dels information från kommunens huvudbok under perioden 1999-2005 och dels elektroniska fakturor. Anslutningen av denna ekonomiinformation var beräknad till 2020, men genom att tidigarelägga detta projekt och hantera informationen i e-arkivet kan kommunen avveckla de interimslösningar och därmed minska kostnaderna för drift och underhåll som annars varit
nödvändiga för att hålla ekonomiinformationen tillgänglig.
E-arkivet som en del av kommunens e-förvaltning
Ett införande av e-arkiv skapar underlag för en gemensam lagring av information som är tillgänglig för samtliga handläggare i kommunen. E- arkivet ökar också möjligheten att tillgängliggöra information.
Införande av e-arkiv i kommunen innebär att handläggare själva kan söka och hämta information om inte juridiska hinder föreligger. Detta bidrar till en effektivare beredning med bättre underbyggda beslut. E-arkivet öppnar också för att på sikt ge allmänheten möjlighet att söka i arkiverade
handlingar via extern webb. T.ex. att en privatperson själv kan eftersöka sitt betyg.
Ett e-arkiv ligger därför väl i linje med följande mål som Sveriges
Kommuner och Landsting antagit: 1) enklare vardag för privatpersoner och företag, 2) smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och
delaktighet samt 3) högre kvalitet och effektivitet i verksamheten.
Tjänsteutlåtande
2015-03-24
Dnr 2015/0166 KS-1 Sidan 3 av 3
Katarina Kämpe Bo Johansson
Kommundirektör Arkivarie
