Informationshanteringsplan
Myndighet: Kultur- och fritidsnämnden Antagen datum:
Avdelning: Kultur- och fritidskontoret Enhet: Kontoret, plan 12
Informationsägare och ansvarig inför tillsynsmyndighet: Förvaltningschef
Process/arbetsflöde Handlingstyp System Sekretess Hänvisning till OSL Personuppgift Typ av personuppgift
Hänvisning till Dataskyddslagen (GDPR)
GDPR
förklaring Bevara Gallringsfrist Leverans till arkiv Medium Anmärkning Ansvarig handläggare
Nämndadministration
Möteshantering för KFN samt KFN AU Tjänsteutlåtanden Public 360 Ja 11 kap 1§ Offentlighet- och sekretesslagen Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Bevaras 4 år Digitalt
Bilagor till tjänsteutlåtanden Public 360 Ja 11 kap 1§ Offentlighet- och sekretesslagen Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Bevaras 4 år Digitalt
Kallelser till KFN samt KFN AUs
sammanträden Public 360 Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Bevaras 4 år Digitalt
Dagordning Public 360 Ja 11 kap 1§ Offentlighet- och sekretesslagen Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Bevaras 4 år Digitalt
Protokoll Public 360 Ja 11 kap 1§ Offentlighet- och sekretesslagen Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Bevaras 4 år Digitalt
Skriftliga reservationer Public 360 Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Bevaras 4 år Digitalt
Protokollsanteckning Public 360 Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Bevaras 4 år Digitalt
Motioner och motionssvar Public 360 Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Bevaras 4 år Digitalt
Arvodering Närvarolistor, underlag för utbetalning av
arvode Troman Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Gallring Digitalt
Attestlistor Papper Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Gallring Papper
Avsägelser Public 360 Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Gallras vid inaktualitet Digitalt
Fyllnadsval Public 360 Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Gallras vid inaktualitet
Blanketter för förlorad arbetsinkomst
m.m. Solsidan? Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen Gallras vid inaktualitet
Allmän administration Delegationsbeslut Public 360 Nej Nej Gallring 2 år
Projekthandlingar Public 360 Nej Nej
Rutiner, rutinbeskrivningar Public 360 Nej Nej
Styrdokument Public 360 Nej Nej
GDPR-administration
Hantering av personregister Registerförteckning Public 360 Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen
Diarium och diarieförda handlingar Diarieförda handlingar/diarieakt Public 360 Ja 11 kap 1§ Offentlighet- och sekretesslagen
Fristående dokument Public 360 Ja 11 kap 1§ Offentlighet- och sekretesslagen
Korrespondens och informationsmaterial
Korrespondens Ej diarieförd post och e-post Outlook Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen
Kurs- och konferensinbjudningar Outlook Nej Nej
Detaljplaner Public 360 Nej Nej
Broschyrer och annat egenproducerat
material Papper/pdf Nej Nej
Enkäter av vikt för verksamheten Public 360 Nej Nej
Enkäter och enkätsvar på externa enkäter Public 360 Nej Nej
Information till kommuninvånare eller andra externa intressenter på Sollentuna kommuns hemsida, via nyhetsbrev eller
annat utskick Papper/digitalt Nej Nej
Handlingar rörande ekonomi och upphandling Fakturahantering och ekonomiadministration
Budgetförslag, resultatprognoser, årsredovisning
Kommunens ekonomisystem/Public 360
Nej Nej
Ekonomirapporter Kommunens ekonomisystem Nej Nej
Fakturor Kommunens ekonomisystem Nej Nej
Följesedlar, kvitton Kommunens ekonomisystem Nej Nej
Rekvisitioner, kopia Kommunens ekonomisystem Nej Nej
Handlingar rörande upphandlingar:
anbud/offerter, avtal, förfrågningsunderlag,
anbudsinbjudningar, protokoll och övrig upphandlingsdokumentation, kopior
Kommunens avtalsdatabas/Public 360
Ja 11 kap 1§ Offentlighet- och sekretesslagen Nej
Mötesadministration
Enhetsmöten/APT Kallelse I-disken Nej Ja Namn 2 kap 3 § Dataskyddslagen
Minnesanteckningar I-disken Nej Ja Namn 2 kap 3 § Dataskyddslagen
Registratur
Diarieföring Diarieförda ärenden Public 360 Ja 11 kap 1§ Offentlighet- och sekretesslagen Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen
Fristående dokument Public 360 Nej Nej
Utlämnande av allmän handling Postlista I-disken Nej Nej
Personaladministration och samverkan
Anhörigblankett/kontaktlista till anhöriga I-disken Ja 11 kap 1§ Offentlighet- och sekretesslagen Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen
Dokumentation från skyddsronder I-disken Nej Nej
Minnesanteckningar från ledningsgruppen eller andra
arbetsgrupper/nätverk? I-disken Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen
Protokoll samverkansmöten Public 360 Ja Namn 2 kap 3 § Dataskyddslagen
Avtal/ överenskommelser Avtal, kortfristiga och/eller för löpande
drift Public 360 Nej Nej
Avtal, långfristiga Public 360 Nej Nej
Hyreskontrakt/avtal, kopior Public 360 Nej Nej
Nyttjanderättsavtal Public 360 Nej Nej
Avtal ang. drift och underhåll Public 360 Nej Nej
Intraprenadavtal Public 360 Nej Nej
Övriga avtal av tillfällig betydelse Public 360 Nej Nej
Övriga avtal som rör verksamhet och
uppdrag Public 360 Nej Nej
Styrdokument
Hantera kultur- och fritidsnämndens delegationsordning Delegationsordning Nej Nej
Planering, uppföljning Stratsys Nej
Hantering av förtroendevalda Förtroendemannaregister Troman Nej Ja 2 kap 3 § Dataskyddslagen
